Instructivo para Empleadores SISTEMA FAOV EN

Versión 1.0
Caracas, Noviembre 2007
Instructivo para Empleadores
SISTEMA FAOV EN LÍNE@ v.2.0.
Versión 2.0.
Caracas, Junio 2009
INSTRUCTIVO PARA EMPLEADORES
SISTEMA
FAOV EN LÍNE@ v.2.0.
VERSIÓN 2.0
FECHA
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INSTRUCTIVO PARA EMPLEADORES
SISTEMA
FAOV EN LÍNE@ v.2.0.
APROBACIÓN
ELABORADO
CONFORMADO
Gerencia de
Tecnología de Información
Gerencia de Fiscalización / Gerencia de
Planificación y Desarrollo
Nombre
Firma y Fecha
Nombre
REYNA OJEDA
ARELIS GUZMAN
SOLANGE
MALAVE
Firma y Fecha
APROBADO POR JUNTA DIRECTIVA
Sesión Nº 17
Nombre
RAFAEL
CONTRERAS
Resolución Nº Fecha
JD-09-06
23-07-2009
Firma y Fecha
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TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO............................................................................................................................. 4
2.
BASE LEGAL........................................................................................................................ 4
3.
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS ................................................................................................ 4
4.
NORMAS GENERALES ....................................................................................................... 7
5.
PROCEDIMIENTO RECAUDACIÓN DE APORTES ........................................................... 9
6.
ESTRUCTURA DE ARCHIVO PARA LA CARGA DE LA NÓMINA .................................. 12
7.
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA EL SISTEMA FAOV EN LÍNEA .......................... 14
8.
PLANILLA DE PAGO APORTES AL FONDO DE AHORRO OBLIGATORIO PARA LA
VIVIENDA (FAOV) .............................................................................................................. 15
9.
CONTACTOS EN EL BANCO NACIONAL DE VIVIENDA Y HÁBITAT ........................... 17
10. ANEXO 1: OPERADORES FINANCIEROS ....................................................................... 18
11. ANEXO 2: COMPROBANTE DE AFILIACIÓN................................................................... 19
APROBADO
Nombre
Cargo
POR
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Fecha
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1.
OBJETIVO
Instruir a los Empleadores sobre las normas y procedimientos del Sistema FAOV
en Línea, a los Empleadores, para la afiliación y envío de información de los
aportes al Fondo, a fin de dar cumplimiento a: Decreto con Rango, Valor y Fuerza
Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (LRPVH) y el Decreto con
Rango, Valor y Fuerza de Ley Sobre Simplificación de Trámites Administrativos.
2.
BASE LEGAL
Ley que regula el Subsistema de Vivienda y Política Habitacional, publicada en
la Gaceta Oficial N° 37.066 del 30/10/2000.
Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (LRPVH), del 31 de julio de
2008, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
Nº 5.889.
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
3.
ƒ
Banco Nacional de Vivienda y Hábitat (Banavih): Ente de naturaleza financiera,
con personalidad jurídica, patrimonio propio, distinto e independiente del Fisco
Nacional, autonomía organizativa, funcional y financiera, adscrito al Ministerio del
Poder Popular con competencia en materia de vivienda y hábitat, responsable de
la administración del FAOV por mandato establecido en la Ley del Régimen
Prestacional de Vivienda y Hábitat.
ƒ
Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (FAOV): estará constituido por el
ahorro obligatorio proveniente de los aportes monetarios efectuados por las
trabajadoras o los trabajadores bajo dependencia y sus Empleadores.
ƒ
Aportes: corresponde a los depósitos o pagos de acuerdo a lo establecido en la
Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (LRPVH), equivalente al tres
por ciento (3%) del salario integral del trabajador, desde la fecha inicial de su
incorporación al ahorro habitacional, distribuido en dos por ciento (2%) de aporte
patronal y uno por ciento (1%) aporte del trabajador.
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ƒ
Empleador: se entiende por Empleador la persona natural o jurídica que en
nombre propio, ya sea por cuenta propia o ajena, tiene a su cargo una empresa,
establecimiento, explotación o faena, de cualquier naturaleza o importancia, que
ocupe trabajadores, sea cual fuere su número. Cuando la explotación se efectúe
mediante intermediario, tanto éste como la persona que se beneficia de esa
explotación se considerarán Empleadores.
ƒ
Trabajador: persona natural que realiza una labor de cualquier clase, por cuenta
ajena y bajo la dependencia de otra. La prestación de sus servicios debe ser
remunerada.
ƒ
Representante Legal: es la persona que encontrándose facultada conforme al
Documento Constitutivo correspondiente, ejerce la representación legal del
Empleador, y será la encargada de realizar todos los trámites correspondientes a
la afiliación de la Empresa al Sistema FAOV en Línea.
ƒ
R.I.F.: Registro de Información Fiscal. Es la identificación numérica contenida en
el certificado de inscripción del Servicio Nacional Integrado de Administración
Aduanera y Tributaria (SENIAT).
ƒ
Operador Financiero: son unidades de provisión de bienes o servicios asociados
a la vivienda y hábitat. Podrá actuar como Operador Financiero en materia de
vivienda y hábitat, cualquier institución pública o privada, previa calificación y
certificación por parte del Banco Nacional de Vivienda y Hábitat. (LRPVH Art. 4).
Instituciones calificadas por el Banavih para operar con recursos del FAOV. A los
efectos del FAOV, los Operadores Financieros son los Bancos Universales que
realizan intermediación financiera y prestan al Banavih, los servicios asociados al
Crédito Hipotecario.
ƒ
Salario Integral: De acuerdo a la sentencia del Tribunal Supremo de Justicia de
fecha 03 de septiembre de 2004, el concepto de Salario Integral en el artículo 133
de la Ley Orgánica del Trabajo contempla: “se entiende por salario la
remuneración, provecho o ventaja, cualquiera fuere su denominación o método de
cálculo, siempre que pueda evaluarse en efectivo, que corresponda al trabajador
por la prestación de su servicio y, entre otros, comprende las comisiones, primas,
gratificaciones, participación en los beneficios o utilidades, sobresueldos, bono
vacacional, así como recargos por días feriados, horas extras o trabajo nocturno,
alimentación y vivienda”.
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ƒ
Planilla de Pago: formulario que registra el detalle del compromiso en Bolívares
definitivo y firme, a cumplir por el Empleador con el FAOV, producto de los
porcentajes de retención del trabajador y de su correspondiente aporte como
Empleador. Es el documento definitivo, el cual una vez impreso desde el Sistema
FAOV en líne@, no permite ningún tipo de modificación y debe ser presentado
ante el Operador Financiero para su cancelación y validación.
ƒ
Estado de Cuenta Ahorrista: documento que registra únicamente las
transacciones de aportes y saldos realizados al Sistema FAOV en línea, por
medio del Empleador, a la Cuenta de Ahorro del Trabajador.
ƒ
Estado de Cuenta Empleador: documento que refleja el historial de los pagos
realizados y pagos pendientes por parte de los Empleadores con sus Aportes al
FAOV.
ƒ
Número de Afiliación de la Nómina: es un número asignado automáticamente
por el sistema para identificar la(s) nómina(s) de cada empresa.
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4.
NORMAS GENERALES
4.1. El Sistema FAOV en Línea, será el mecanismo a través del cual una vez
afiliados los empleadores, se llevará a cabo el proceso de recaudación de los
aportes al fondo, y estará bajo la administración y control del Banavih.
4.2. El Empleador deberá tener el Registro de Información Fiscal (RIF) actualizado
y la Fecha de Constitución de la Empresa, antes de realizar su afiliación al
Sistema FAOV en Línea.
4.3. Para el registro y carga de los trabajadores al Sistema FAOV en línea, el
único documento de identificación válido es la cédula de identidad, por lo cual
el Empleador deberá abstenerse de registrar en el Sistema a trabajadores que
dispongan de documentos de identidad distintos al señalado.
4.4. El Empleador deberá enterar mensualmente al Banavih, por medio de la
carga de la nómina de los trabajadores la información para el cálculo de los
recursos a retener como aportes al fondo, a través del sistema FAOV en
línea.
4.5. El Empleador deberá realizar los aportes dentro de los primeros cinco (5) días
hábiles del mes, de acuerdo a lo establecido en el artículo 91 de la LRPVH.
4.6. Por cada nómina(s) de trabajadores que administre el Empleador para enterar
sus aportes al Fondo, deberá crear en el Sistema FAOV en Línea, un(os)
Número(s) de Afiliación de la Nómina que la(s) identifique.
4.7. El Empleador podrá realizar todas las correcciones que él considere
conveniente en su nómina, antes de realizar la impresión definitiva de la
Planilla de Pago.
4.8. La Planilla de Pago podrá ser generada e impresa por el Empleador al final
del mes vencido.
4.9. El Empleador después de haber aceptado la planilla de pago en el sistema
FAOV en Línea, está no podrá ser reversada.
4.10. El Empleador no podrá tener pagos pendientes una vez generada la planilla
de pago en el sistema.
4.11. El Empleador deberá cancelar ante cualquier Operador Financiero la totalidad
del monto indicado en la Planilla de Pago, generada por el Sistema (ver
anexo 1 Tabla de Operadores Financieros).
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4.12. El Empleador cancelará la Planilla de Pago únicamente en efectivo o con
Cheque del mismo banco a nombre del Banavih.
4.13. Los depósitos efectuados ante el Operador Financiero se registraran en el
Sistema en un lapso no mayor de 24 horas, tiempo a partir del cual el Sistema
actualizará el status de la Planilla de Pago “Pendiente de Pago” a
“Cancelado”.
4.14. Una vez actualizado por el Sistema el status de la Planilla de Pago a
“Cancelado”, el Empleador podrá iniciar el proceso de carga de la próxima
siguiente nómina.
4.15. En caso de no enterar los aportes en el mes correspondiente, para el
siguiente período de pago, el sistema calculará automáticamente el
rendimiento generado por concepto de “pagos pendientes por realizar al
fondo”.
4.16. El Empleador podrá confirmar sus pagos al fondo, a través de la revisión y
generación de su Estado de Cuenta en el Sistema FAOV en Línea.
4.17. En caso del cierre de la empresa, el Empleador deberá notificar el evento al
Banavih, dentro de los cinco (5) días hábiles a partir del momento de la
ocurrencia, mediante comunicación escrita dirigida a la Gerencia de
Fiscalización.
4.18. El Empleador podrá cambiar el status del Número de Afiliación de la Nómina,
de activo a inactivo, y notificará la ocurrencia a través de comunicación escrita
al Banavih (Gerencia de Fiscalización), dentro del lapso de los cinco (5) días
hábiles posterior al cambio.
4.19. Las sanciones por incumplimiento a estas normativas y lo no previsto en el
presente Instructivo se regulará conforme a lo establecido por la LRPVH.
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PROCEDIMIENTO RECAUDACIÓN DE APORTES
5.
SISTEMA
EMPLEADOR
EMPLEADOR
11
AFILIA
AFILIA EMPRESA
EMPRESA AL
AL SISTEMA
SISTEMA
FAOV
FAOV EN
EN LÍNEA
LÍNEA DESDE
DESDE EL
EL
PORTAL
PORTAL BANAVIH
BANAVIH
22
CARGA
CARGA LA
LA NOMINA
NOMINA MENSUAL
MENSUAL DE
DE
FORMA
FORMA MANUAL
MANUAL OO POR
POR CARGA
CARGA
POR
POR ARCHIVO
ARCHIVO
33
SISTEMA
SISTEMA PROCESA
PROCESA INFORMACIÓN
INFORMACIÓN YY
GENERA
GENERA PLANILLA
PLANILLADE
DE PAGO
PAGO
EMPLEADOR
66
GENERA
GENERA ESTADO
ESTADO DE
DE CUENTA
CUENTA
44
REALIZA
REALIZA EL
EL PAGO
PAGO DE
DE LA
LA PLANILLA
PLANILLA
ANTE
ANTE EL
EL OPERADOR
OPERADOR
FINANCIERO
FINANCIERO (OPF)
(OPF)
OPF/EMPLEADOR
ESTADO DE
CUENTA
EMPLEADOR
55
EL
EL OPF
OPF PROCESA
PROCESA PAGO
PAGO YY ENVÍA
ENVÍA
ARCHIVO
ARCHIVO DE
DE TRANSFERENCIA
TRANSFERENCIA
DE
DE APORTES
APORTES AL
AL BANAVIH
BANAVIH
OPERADOR FINANCIERO
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5.1. Descripción del Proceso de Recaudación de Aportes
RESPONSABLE
ACCIÓN
1. Actualiza los datos para la Afiliación al Sistema:
1.1. Ingresa al portal del Banavih (www.banavih.gob.ve) en el link de
FAOV, para realizar la afiliación al Sistema FAOV en Línea,
indicando el RIF y la fecha de constitución de la Empresa.
1.2. Inicia la actualización de los datos solicitados.
1.3. Verifica el usuario creado por el sistema (RIF + un número
consecutivo de dos dígitos)
EMPLEADOR
1.4. Indica la clave de usuario master para posteriormente acceder al
sistema.
1.5. Identifica la(s) cuenta(s) a utilizar por cada nómina(s) de
trabajadores que administre, para enterar sus aportes al Fondo.
1.6. Verifica el (los) número (s) de cuenta generado por el sistema, el
cual debe contener el Código de Banavih (0321) + N° del RIF de
la Empresa + N° consecutivo para un total de (20) dígitos.
1.7. Genera e imprime el Comprobante de Afiliación al Sistema FAOV
en Líne@ v.2.0. (ver modelo anexo 2)
2. El Sistema recibe información:
BANAVIH /
SISTEMA
2.1. Procesa la información ingresada por el Empleador.
2.2. Crea el Número de Afiliación de la Nómina en el sistema, con su
respectivo usuario.
3. Realiza la Carga de Nómina:
EMPLEADOR
Nombre
3.1. Ingresa al sistema colocando el usuario y su clave de acceso.
Cargo
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Fecha
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RESPONSABLE
ACCIÓN
3.2. Selecciona en el menú la opción “Cargar Nómina”, para ingresar
los datos del mes correspondiente, la cual puede realizar a través
de los dos métodos:
• Carga Manual (Hasta 50 ahorristas)
• Carga por Archivo (Ver anexo 2 estructura de archivo .txt)
4. Procesa Nómina:
BANAVIH /
SISTEMA
4.1. Recibe los datos, si la carga fue correcta y completa, despliega
mensaje “Carga Exitosa”, en caso contrario, mostrará las
observaciones y errores detectados durante el procesamiento de
la nómina, a fin de que se realicen las correcciones necesarias y
realice nuevamente la carga.
5. Genera Planilla de Pago:
5.1. Ingresa a la opción “Planilla de pago” en el sistema, genera la
planilla preliminar.
EMPLEADOR
5.2. Verifica a través de Pantalla que la Planilla Preliminar, refleje los
datos correctos.
5.3. Si los datos están correctos, procede a imprimir la planilla de
pago, en caso contrario, realiza las correcciones necesarias en la
opción “modificar nómina”, regresa al paso anterior.
5.4. Se dirige al Operador Financiero con la planilla de pago definitiva
y realiza la cancelación correspondiente.
6. Recibe Planilla de Pago:
OPERADOR
FINANCIERO
6.1. El Operador Financiero procesa el Pago recibido por el
Empleador.
6.2. Envía al Banavih Archivo de Transferencia de Aportes a fin de
realizar la conciliación correspondiente que se reflejará en el
estatus de la Planilla de Pago en el Sistema.
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Cargo
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6.
ESTRUCTURA DE ARCHIVO PARA LA CARGA DE LA NÓMINA
El archivo de la nómina mensual deberá cumplir las siguientes condiciones:
1. El archivo contentivo de la información
extensión .txt.
de los aportantes deberá tener la
2. El nombre del archivo estará estructurado de la siguiente manera: la letra “N”,
Número de Cuenta Nomina (20 dígitos), Mes de la nómina (en formato MM),
Año de la nómina (en formato AAAA).
Ejemplo: N03210951248430000001052009.txt
3. Los datos de la estructura de la nómina deberán estar separados por una coma
(,).
4. De no existir fecha de egreso se debe colocar la coma al final del último campo,
a fin de que el sistema considere este campo para su validación.
Ejemplo:V,13828268,JOSE,VICENTE,LAGARDERA,RODRIGUEZ,383894,23102002,
5. Sí el trabajador posee un solo nombre o un solo apellido, se deberá dejar un
espacio en blanco en el campo correspondiente.
Ejemplo:V,13828268,JOSE, ,LAGARDERA, ,383894,23102002,
6. La fecha de egreso del trabajador, no deberá ser menor a la fecha de ingreso.
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Fecha
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El Diseño de la Estructura del Archivo de Nómina (.txt), deberá respetar el orden y
tamaño máximo de caracteres de cada uno de los campos:
CAMPO
Tipo de
Identificación
TIPO
LONGITUD
Caracter
1
OBLIGATORIO
V= Venezolano
E= Extranjero
Solo valores numéricos,
no están permitidos los
puntos (.) ni las comas (,)
Ejemplo: 11589639
SI
Variable
hasta
10
caracteres
Variable
hasta
25
caracteres
Variable
hasta
25
caracteres
Variable
hasta
25
caracteres
Variable
hasta
25
caracteres
Primer nombre del
Trabajador
SI
Segundo nombre del
Trabajador.
NO
Primer apellido del
Trabajador
SI
Segundo apellido del
Trabajador.
NO
Numérico
11 dígitos
En Bolívares (BsF.) sin
separador de miles y sin
separador de decimales los
dos últimos dígitos
corresponderán a los
decimales. En el caso de que
no posea decimales se deben
completar los dígitos con dos
(2) ceros.
Ejemplo: “2.158” representar
como: “215800”
Ejemplo:“859,23”representar
como “85923”
Fecha de
Ingreso
Fecha
8
Fecha de
Egreso
Fecha
8
Cédula de
Identidad
Numérico
Primer Nombre
Caracter
Segundo
Nombre
Caracter
Primer Apellido Caracter
Segundo
Apellido
Caracter
Salario Integral
Nombre
DESCRIPCIÓN
Cargo
SI
SI
Formato: DDMMAAAA
(sin separador)
Ejemplo: 01012007
Formato: DDMMAAAA
(sin separador)
Ejemplo: 05062008
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SI
SI
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Ejemplo del Archivo:
Nombre del Archivo: N032130853575300000002062009.txt:
7.
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA EL SISTEMA FAOV EN
LÍNEA
ƒ Requerimientos mínimos del equipo:
Pentium III con 256 MB de memoria y 2 GB de espacio disponible en disco.
ƒ Conexión a Internet.
Mínimo de 256 KBPS.
ƒ Navegador de Internet.
Se podrá utilizar cualquier navegador de Internet como por ejemplo: Internet
Explorer, Mozilla FireFox, etc.
Nombre
Cargo
APROBADO POR
Firma
Fecha
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8.
Nombre
PLANILLA DE PAGO APORTES AL FONDO DE AHORRO
OBLIGATORIO PARA LA VIVIENDA (FAOV)
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Fecha
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8.1. Descripción de los Campos de la Planilla de Pago:
ƒ
Número de Forma: Número de identificación de la Planilla de Pago.
ƒ
Referencia de Pago: Número correlativo de la Planilla de Pago en el Sistema.
ƒ
Nombre del Empleador: Indica el nombre de la Empresa afiliada.
ƒ
Nº RIF: Indica el Número de Registro de Información Fiscal de la Empresa
afiliada.
ƒ
Período: Indica el mes y año correspondiente al pago.
ƒ
Nº de Afiliación de la Nómina: Indica el número de cuenta por nómina que tiene
la Empresa afiliada al Sistema FAOV en Línea para realizar sus aportes al FAOV,
este número presenta una longitud de 20 dígitos.
ƒ
Nº de Trabajadores: Indica el número de trabajadores del total de la nómina.
ƒ
Nº de Trabajadores Incorporados: número de trabajadores ingresados en
nómina en el período correspondiente a la emisión de la planilla de pago.
ƒ
Nº de Trabajadores Desincorporados: número de trabajadores egresados de la
nómina en el período correspondiente a la emisión de la planilla de pago.
ƒ
Monto Total Nómina del Mes: Monto correspondiente al pago del período
indicado.
ƒ
Monto Aporte del Empleador (2%): Corresponde al aporte obligatorio del
Empleador a la cuenta de cada trabajador, equivalente al 2% del salario integral,
de acuerdo a lo establecido en la LRPVH.
ƒ
Monto Aporte del Trabajador (1%): Corresponde al aporte obligatorio del
trabajador, equivalente al 1% de su salario integral, de acuerdo a lo establecido
en la LRPVH.
ƒ
Monto de Rendimiento (Planilla Vencida): monto correspondiente a los
rendimientos devengados durante un lapso en el cual no se enteró el aporte
indicado. (art. 91 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley del Régimen
Prestacional de vivienda y Hábitat).
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ƒ
9.
Total a Pagar: Monto Total del aportes FAOV a cancelar por el Empleador,
producto de la sumatoria del sub-total del período (1) más sub-total del período
(2).
CONTACTOS EN EL BANCO NACIONAL DE VIVIENDA Y HÁBITAT
Al momento de requerir información relacionada con la funcionalidad del Sistema
y ante cualquier inquietud pueden comunicarse de la siguiente manera:
1.- Correo Electrónico:
[email protected]
(Colocando en el asunto Nombre y Rif de la Empresa)
2.- Gerencia de Fiscalización – Unidad
de Atención al Empleador
(0212) – 957 1581
957 1582
957 1583
957 1584
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Fecha
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10. ANEXO 1: OPERADORES FINANCIEROS
Nº
OPERADOR FINANCIERO
1
INSTITUTO MUNICIPAL DE CRÉDITO POPULAR
2
BANCO DEL TESORO, Banco Universal
3
BANCO INDUSTRIAL DE VENEZUELA, Banco Universal
4
BANFOANDES, Banco Universal
5
BNC - BANCO NACIONAL DE CRÉDITO
6
BANCO CARONI, Banco Universal
7
BANCO SOFITASA, Banco Universal
8
CORP BANCA
9
BBVA- BANCO PROVINCIAL
10 MI CASA, E.A.P.
11 BANCO CANARIAS
12 BANCO PROVIVIENDA, Banco Universal
13 CENTRAL, Banco Universal
14 BANCO OCCIDENTAL DE DESCUENTO
15 DEL SUR, Banco Universal
16 CASA PROPIA, E.A.P.
17 BFC FONDO COMÚN, Banco Universal
18 BANCO DE VENEZUELA
19 BANCO MERCANTIL
20 BANESCO, Banco Universal
21 BANCO FEDERAL
22 CITIBANK
23 BANCO DEL CARIBE
Nombre
Cargo
APROBADO POR
Firma
Fecha
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11. ANEXO 2: COMPROBANTE DE AFILIACIÓN
Nombre
Cargo
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Fecha
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COMPROBANTE DE AFILIACIÓN
SISTEMA FAOV EN LÍNEA
1. Objetivo: Demostrar la debida afiliación del empleador al Sistema Faov en Líne@
para realizar los aportes del Fondo de Ahorro Obligatorio para Vivienda.
2. Descripción de los Campos:
DATOS DE LA EMPRESA:
•
Número FAOV: Número asignado automáticamente por el sistema que
permite identificar al Empleador (Uso Interno).
•
(RIF) Nº: Número de Registro de Información Fiscal.
•
Estado: Nombre de la ubicación física geográfica donde se encuentra situada
la Empresa.
•
Nombre o Razón Social: Indica el nombre del Empleador.
•
Fecha de Constitución: Fecha (dd/mm/aaaa) en que se constituyó el
Empleador.
•
Fecha de Afiliación al Sistema: Fecha (dd/mm/aaaa) en que se afilió el
Empleador al Sistema Faov en Líne@.
•
Actividad Económica: Indica la actividad económica a la que se dedica el
Empleador.
•
Nombre
Representante Legal: Nombre y apellido del Representante Legal.
Cargo
APROBADO POR
Firma
Fecha