Preguntas y Respuestas ¿Durante cuánto tiempo hay que conservar

Preguntas y Respuestas
¿Durante cuánto tiempo hay que conservar bloqueados los
ficheros?
PREGUNTA: La normativa obliga a no suprimir ni destruir datos de ficheros (ni ficheros enteros), sino a
bloquearlos, durante los plazos aplicables de cara a la exigibilidad de responsabilidades. ¿Qué plazo de tiempo es
ese exactamente?
RESPUESTA: Efectivamente, los datos de carácter
personal deben ser cancelados cuando hayan dejado de
ser necesarios para la finalidad para la cual hubiesen
sido recabados o registrados (art. 4.5 de la LOPD) o
cuando e! titular de! dato personal así lo solicite (art. 16
de la LOPD y arto 31 de! RLOPD); no obstante, deben
conservarse durante el tiempo en que pueda exigirse
algún tipo de responsabilidad derivada de una relación
u obligación jurídica o de la ejecución de un contrato o
de la aplicación de medidas precontractuales solicitadas
por el interesado. Es lo que se conoce como "bloqueo"
(art. 16.3 de la LOPD), pues la cancelación no
comporta la supresión o destrucción inmediata.
El bloqueo consiste en identificar y reservar los
datos de forma que no sea posible su tratamiento
excepto para poderlos poner a disposición de las
administraciones públicas, jueces y tribunales para
atender las posibles responsabilidades que hayan
podido surgir y sólo durante el plazo de prescripción
de esas responsabilidades. Es decir, que los datos se
bloquean pero no se suprimen, y la información se
conserva pero sin tratarla, cederla ni emplearla para
nada, y sólo se accede a ella cuando lo exija la
administración o por orden judicial.
¿Cuánto es este tiempo durante el que deben
permanecer bloqueados? No hay un plazo fijo. El
Tribunal Constitucional ha establecido lo que se
denomina "reserva de ley" a efectos de plazos
(sent. de! TC 292/2000), esto es, que cada normativa
generala sectorial determinará los correspondientes
plazos, por lo que no es posible establecer un único
plazo.
Así, como ejemplo, habría que considerar como
plazo el de prescripción de las acciones que prevé
la legislación civil (por ejemplo, 15 años para
ejercitar acciones personales; cfr. arto 1964 Código
Civil) o mercantil (por ejemplo, 6 años para la
conservación de libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a
partir del último asiento realizado; cfr. arto 30
Código de Comercio), así como e! plazo de cuatro
años de prescripción de las deudas tributarias o el de
prescripción de la normativa laboral (por ejemplo, 5
años para ejercitar e! derecho al reconocimiento de las
prestaciones; cfr. arto 43.1 LGSS), e incluso e! plazo
de diez años de conservación de documentos previsto
en la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del
blanqueo de capitales (art. 25.1), según sea el caso.
En definitiva, habrá que tener en cuenta los plazos que
marquen las normativas específicas (incluidas las
sectoriales) a las que se refiera cada dato concreto y
dependiendo de su sector de actividad o las
responsabilidades que presuma puede llegar a tener, de
forma que deberá conservarlos "operativos" durante
esos plazos.
En cuanto al modo de llevar a cabo el bloqueo,
una fórmula práctica sería que e! personal que tuviera
habitualmente acceso a ese dato ya no lo tuviera,
limitándose e! acceso (incluso e! digital) a una persona
con la máxima responsabilidad dentro de la empresa y
siempre por requerimiento judicial o administrativo.
y una vez cumplidos esos plazos, los
datos deben suprimirse definitivamente -O
bien conservarse previa disociación, de
forma
que
no
sea
identificada
la
información con e! titular de! Dato.
Por lo tanto, estas serían las fases de la cancelación
de un dato:
Cancelación
(por solicitud del titular del dato o por dejar de
ser necesario o pertinente)
Bloqueo
(durante el plazo necesario según el caso)
Supresión definitiva