Caso Repuestos - Solución Internet

Repuestos, S. A.
Modernización del Sistema de Información Contable (AIS)
El grupo Repuestos, S. A. está conformado por tres diferentes empresas con su propia razón
social y funciones independientes, ubicadas en puntos físicos diferentes en la ciudad de
Guatemala, éstas son; Repuestos, S. A. ubicada en Calzada Aguilar Batres, Reconstructora,
S. A. ubicada en Calzada San Juan y La Terminal, S. A ubicada en la zona 9. Fue creada en
el año de 1,978 y al inicio fue sólo un punto de ventas, pero en el año 1,994 llegó a tener 12
puntos de ventas, los cuales desaparecieron y actualmente en el año 2,004 tiene 3 puntos de
venta localizados en las ubicaciones antes mencionadas, cuenta con un software para
administración de inventarios y facturación elaborado en Foxbase por un programador que
tiene como tareas darle soporte a los usuarios además de hacer las mejoras y correcciones
necesarios al software y un sistema de administración de Contabilidad, Cuentas por Cobrar,
Nómina y Bancos elaborado en ORACLE por una compañía especializada en desarrollo de
software la cual desapareció en el año 2,000, ambos sistemas no están comunicados y
fueron desarrollados en forma independiente corriendo en servidores diferentes, por lo que
no permiten adquirir la información que la gerencia requiere para la toma decisiones.
El equipo con que se cuenta es obsoleto y está constituido en su mayoría por computadoras
personales con sistema operativo DOS y Windows 98, además de algunas terminales de
trabajo remotas sin conexión a la central.
El gerente general y propietario de la empresa, perdió el interés de automatizar debido a que
ha intentado hacerlo 3 veces y en todas a fracasado, por lo que después de mucha
insistencia el gerente financiero logró convencerlo de la urgencia de modernizar el sistema de
información logró la autorización para seleccionar una empresa proveedora de soluciones de
software nacional con experiencia en este tipo de implementación, el presupuesto asignado fue
de $35,000.00 para actualizar el equipo, la red, adquirir licencias para el software y asesoría por
8 meses, la plataforma en que está desarrollada la nueva aplicación es Windows con MySQL,
Visual Basic y Crystal Report.
El consultor asignado al proyecto se reunió en varias ocasiones con el comité de usuarios de la
empresa, formado por el gerente de ventas, el contador general y el jefe del taller y llegaron a
establecer los siguientes requerimientos:
Administración de Inventarios:
Permitir administrar la información concerniente a las partes de automóviles que vende la
empresa, considerando diferentes bodegas en cada ubicación física, además de los servicios
de reconstrucción de motores que se realizan en el taller de servicio y calcular el costo de
venta de las ordenes de trabajo y de los productos para establecer los precios de venta de
acuerdo a las políticas de la organización y establecer la utilidad generada.
La realización de cualquier transacción que afecte las existencias y el costo del inventario
debe reflejarse en las diferentes áreas con las que tenga relación, facturación, cuentas por
cobrar, bancos, nómina, cuentas por paga y contabilidad.
Las existencias del inventario, pueden ser alteradas por medio de movimientos de entradas
(compras, traslados de bodega y ajustes) y salidas (traslados de bodega, ventas y ajustes)
de bodega.
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Administración de Caja:
Permitir controlar el ingreso de los pagos de los clientes por diferentes conceptos en
diferentes medios, efectivo, cheque y tarjeta de crédito, se debe poder realizar el corte de
caja diario en cualquier momento del día y contemplar transacciones especiales tales como
devoluciones y cambios, además de pago de comisiones por mecánicos que realizan
compras para sus clientes.
Administración de Cuentas por Cobrar:
Permitir administrar la cuenta corriente de los clientes y establecer su saldo en base a las
ventas al crédito y sus pagos relacionados. Debe establecerse políticas de descuentos por
pronto pago y controlar el sistema de cobros de la empresa para mejorar la recuperación de
pagos y reducir las cuentas malas.
Administración de Compras:
Permitir administrar las ordenes de compra con los proveedores desde el momento en que
se recibe una requisición de compra, se establece un sugerido desde el control de
existencias por bodega y se elabora el pedido hasta que se convierte en una orden en firme y
en una cuenta por pagar. Se debe identificar los aranceles por artículo importado y separar
las compras locales e importaciones, debe detallarse los gastos en dólares y en quetzales en
que se incurre al importar registrando la póliza de importación y realizando el costeo para
establecer el costo por unidad de compra.
Administración de Cuentas por Pagar:
Permitir administrar las cuentas por pagar con los diferentes proveedores de la empresa, en
base a las compras realizadas y los pagos respectivos. Debe proyectarse los pagos
estimados y los vencimientos en base a las contraseñas emitidas, también debe facilitar la
generación de la orden de pago para bancos.
Administración de Bancos:
Permitir administrar múltiples cuentas, registrar y dar mantenimiento a los cheques,
depósitos, retiros y notas contables que afectan el saldo de cada una de ellas. Además de
facilitar el proceso de conciliación de saldos en base a los estados de cuenta bancarios.
Administración de Activos Fijos:
Permitir administrar la maquinaria y equipo de la empresa, controlando las mejoras y
reparaciones realizadas así como los proveedores, responsables y depreciaciones
proporcionando el valor actual de los activos fijos.
Administración de Nómina:
Permitir administrar la información de los empleados que colaboran en la empresa y realizar
el cálculo de la nómina de pagos en base a movimientos de ingresos y egresos.
Básicamente permite alimentar y consultar, realizar los cálculos y emitir reportes de los
pagos realizados, detallando los ingresos y descuentos de los mismos. Principalmente
permitir controlar:
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Información Personal
Información sobre Puesto
Información Financiera
Administración Salarial
Control de Pagos
Control de Ausencias
Contabilidad:
Permitir el registro de las transacciones que afectan la situación financiera de cada empresa,
identificando la dependencia o departamento generador del movimiento. El proceso debe
registrar las partidas en un archivo temporal para que luego de ser revisadas sean
posteriormente aplicadas en lote y así afectar definitivamente las cuentas contables,
permitiendo flexibilidad y seguridad.
Ordenes de Servicio:
A continuación se presenta una descripción detallada de los diferentes pasos lógicos por los
que pasa una orden de servicio desde el momento de su creación hasta su entrega.
Recepción de Solicitud de Servicio:
El servicio puede ser por reclamo de garantía y por reparaciones a clientes, en el primer caso
sólo se cobran nuevos servicios si aplica. Los repuestos son proporcionados por el cliente y
pueden ser adquiridos en la sucursal de Repuestos, S. A. que se encuentra en las
instalaciones de Reconstructora, S. A.
El cliente puede solicitar que se cancele la orden de servicio lo que hace que se procesada a
anular la orden.
Realización de orden de servicio:
Si la solicitud de servicio es por garantía se verifica el tiempo que ha transcurrido desde la
entrega del aparato, si la garantía está vencida o es una reparación a clientes, el servicio
debe ser cobrado, si la garantía está vigente no se debe cobrar y se debe llenar la orden de
servicio y asignar un técnico. Si el cliente autoriza el cobro también se llena la orden de
servicio en base a lo especificado y se realiza la asignación de un técnico para realizar el
diagnóstico y establecer el presupuesto.
Asignación de Tareas
Se consulta la disponibilidad y se asigna a un departamento para iniciar el proceso de la
orden de servicio. Existe una tarifa establecida para cada servicio
Realización de Tarea
Si es necesario utilizar repuestos el técnico llena el detalle de requisición de la orden
indicando el código de cada repuesto a solicitar, se entrega un presupuesto, siempre es
necesario realizar un recibo de caja para registrar el cobro por el diagnóstico si aplica. La
autorización de la nueva tarea está sujeto a la autorización del presupuesto por parte del
cliente, quedando registrada la fecha de la autorización y el nombre de quien autoriza.
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Control de Tareas
El jefe de técnicos recibe el reporte de tareas realizadas por técnico y selecciona las órdenes
de servicio que requieren de repuesto, las otras órdenes se dan por concluidas y se trasladan
a control de cobros para proceder a su cierre. Los recibos de caja permiten generar la factura
para el cliente.
Elaboración de Presupuesto o Control de Garantía
Se verifica si se cuenta con los insumos necesarios y si hay existencias del repuesto en la
bodega de Repuestos, S. A., si hay, entonces se cotiza con ellos y se establece el precio
para el cliente, si no hay en existencias entonces se cotiza en plaza, si no hay en plaza es
necesario establecer el costo de importarlo y establecer el tiempo para proporcionar el precio
y tiempo de entrega para el cliente. Una vez establecido el presupuesto, se presenta al
cliente para su aprobación.
Autorización de Presupuestos
Si el cliente no autoriza el presupuesto entonces se cierra la orden por No Autorizada, si el
cliente pide tiempo para pensarlo, la orden se queda en estado “Pendiente de Aprobación”,
la vigencia de un presupuesto es de 15 días, después de este tiempo sin confirmación del
cliente se cierra la orden, de lo contrario si el cliente autoriza el presupuesto, entonces se
debe procesar la orden.
Si el cliente no encuentra las piezas y no hay en existencia en Repuestos, S. A. se debe
hacer una importación del repuesto, existe una boleta de importación que debe llenarse en
Repuestos, S. A. para luego solicitar la autorización de la importación. Cuando la importación
es recibida debe hacerse una carga de repuestos en la bodega para actualizar el inventario y
posteriormente abastecer las requisiciones de repuestos de Reconstructora, S. A.
Para realizar la importación es necesario que el cliente proporcione un anticipo el cual se
respalda con un recibo de caja que se procesa en el sistema de cuenta corriente.
Ejecución de Presupuesto
El cliente debe haber autorizado previamente el presupuesto para proceder a procesar la
orden. Se entrega un recibo de caja al cliente para cancelar la orden de servicio.
Cierra de Orden
El administrador de taller realiza la verificación de la documentación presentada por el
técnico por cada orden de servicio terminada y al confirmar que todo está correcto se realiza
el cierre de la orden, antes debe realizarse la operación del recibo de caja para
posteriormente facturar y cobrar al cliente.
Estados en que puede estar una Orden
Pendiente por Diagnóstico (la orden se está abriendo).
Pendiente por Repuesto (ubicar el repuesto).
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Pendiente por Importación (si no hay en plaza, se debe hacer una boleta de importación por
repuesto y esta boleta cambia el estado de la orden a “En Proceso de Reparación” al
ingresar la requisición).
En Proceso de Reparación (Es cuando ya está listo todos los repuestos para poder hacer la
reparación).
Pendiente de Presentar Presupuesto (No se ha realizado el presupuesto, por algún motivo el
presupuesto está pendiente).
Pendiente de Aceptar Presupuesto (El cliente no se ha decidido por aceptar el presupuesto).
Presupuesto No Aceptado (El cliente no autorizó el presupuesto).
Presupuesto Aceptado (En base a quien aceptó el presupuesto, se elabora la requisición y
se especifican egresos).
Orden Terminada (Puede ser Reabierta por rectificación).
Orden Reabierta (no genera comisión).
Orden No Autorizada (el cliente llama ya no necesita el servicio).
Orden Anulada (Hay un error al registrar la orden)
Orden en Almacén (El cliente no recogió la pieza después de 60 días)
Orden en Chatarra (El cliente no recogió la pieza después de 90 días)
Preguntas:
1. ¿El contar con dos herramientas de software independientes y un hardware obsoleto
qué problemas para administrar la información ocasiona?
2. ¿Está de acuerdo en desechar las herramientas de software actuales y adquirir una
nueva?, ¿Por qué?
3. ¿Qué información financiera debe solicitar el gerente financiero?, indique los reportes
que el AIS debe generar.
4. En base a los requerimientos establecidos, ¿cuál es el flujo de la información de la
compañía?
5. ¿Qué beneficios debe esperar la compañía al implementar el nuevo sistema de
información?
6. ¿Cuáles son los riesgos de un Sistema de Información Contable automático?
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