El documento y el documentalista

Tema 2:
El documento y el
documentalista
El documento y el documentalista.
Tema 2: El documento y el
documentalista
El documento
Definición y evolución
Tipos de documento
El documentalista
Definición
Orígenes
Funciones
El documentalista en la sociedad de la
información








El documento y el documentalista.

DEFINICIÓN Y EVOLUCIÓN
El concepto de documento ha evolucionado a lo largo del tiempo
como consecuencia del desarrollo de las Ciencias relacionadas
con el Conocimiento.
En un primer momento se consideraba que solo eran documentos
las
informaciones
escritas
que
estaban
registradas
en
soportes planos, que se podían trasladar fácilmente y que eran
susceptibles de perdurar en el tiempo.
El documento y el documentalista.
Esta definición, que destacaba el valor de los libros y de los
expedientes de los archivos, dejaba fuera muchos soportes que
aumentaron exponencialmente a lo largo de los siglos XIX y
XX.
La invención del cine, la radio y la TV dio lugar a nuevos tipos de
información que también estaban depositados sobre un soporte,
pero que no podían leerse porque no quedaban registrados
mediante palabras escritas.
Paul Otlet cambió este concepto al considerar como documento, toda
información registrada, independientemente del soporte en el que
se hubiese grabado el “documento”.
El documento y el documentalista.
Ranganathan, representante de una corriente de
pensamiento que limitó el documento a un texto escrito
dice lo siguiente:
“Grabación de un mensaje en un soporte plano, de
fácil lectura; (…) la materialización de un pequeño
pensamiento sobre papel u otro material, apto para
su manejo físico, transporte por el espacio y
preservación a lo largo del tiempo.”
El documento y el documentalista.
La práctica y el trabajo cotidiano de las instituciones
documentales iba a toparse, a partir de la segunda mitad
del siglo XX con un aumento notable de la demanda de
materiales audiovisuales
(fotografías y grabaciones
sonoras o visuales).
En los años 60 los teóricos terminan por englobar en la
noción de documento no solo los textos escritos, sino las
grabaciones de imágenes (fijas o en movimiento) y de la
voz.
El documento y el documentalista.
Así pues, podemos deducir que el AVANCE TECNOLÓGICO
supone nuevas formas de plasmación del mensaje.
Además, deducimos, que EL SOPORTE NO DEFINE AL
DOCUMENTO,
SINO
SU
CONTENIDO
Y
SU
PERDURABILIDAD.
En cuanto al referente del documento, también carece de
limitación, de manera que absolutamente todo puede
estar representado en los documentos que acogen las
instituciones documentales.
El documento y el documentalista.
Así pues, retomando la definición de Documento, podemos
decir que:
Documento: mensaje o mensajes cada uno de ellos
incorporado permanentemente a un soporte (mientras
perdure dicha incorporación), empleado con una
finalidad informativa.
Hay que tener en cuenta también que una característica
compartida por todo documento es la de ser mensaje.
El documento y el documentalista.
P. Otlet nos habla de contemplar el documento
como un objeto con una única finalidad
específica, de carácter informativo, aunque
restringiendo tal finalidad informativa a la
reconstrucción o prueba de un fenómeno
físico o intelectual.
El documento y el documentalista.
Así pues, distinguimos en el documento dos finalidades: una
finalidad primera o inmediata y una finalidad última o mediata.
La finalidad primera o inmediata sería única y común a todo
documento, correspondiendo a la finalidad informativa que
debe figurar en su definición.
A su vez, la finalidad informativa o inmediata siempre en función
de una actividad secundaria o subsidiaria (finalidad última o
mediata), impuesta por cada usuario o receptor, de carácter
indeterminado y variable.
El documento y el documentalista.
MARCOS RECIO, Juan: Gestión de la documentación
en la Publicidad … (2004).
“Herramienta que recoge una información dentro de un
soporte. […] soporte que permite conservar y guardar
ese contenido. […] La razón de ser de la documentación
es conservar para que otros puedan consultar el
contenido de los documentos, de ahí que basándonos
en esa definición casi todo puede ser documento.”
El documento y el documentalista.
Podemos resumir la variedad conceptual existente en
torno al término Documentación:

Otlet y La Fontaine: primera definición. Documento es el
soporte que registra y conserva datos de conciencia
referidos al mundo y tienen elementos materiales, gráficos,
lingüísticos e intelectuales.

López Yepes: documento como versión de una información
intelectual en soporte accesible y que permita la
comunicación.
El documento y el documentalista.

García Gutiérrez: documento en dos etapas:

Predocumento: solo lo entiende la inteligencia
humana y puede no llegar a materializarse.

Documento: necesita intención y percepción
intelectual previa. Medio material que transmite
cualquier tipo de mensaje. Presencia del ser
humano en su generación y percepción.
El documento y el documentalista.
Para los teóricos de la documentación, el concepto de
documento tiene distintos puntos de vista:

FUNCIONAL: origen y evolución en el tiempo, perdurable.

ESTRUCTURAL: componentes del documento
El documento y el documentalista.
MARTÍN VEGA, Arturo: Fuentes de información general, Ediciones
Trea, Gijón, 1995
____
Martín Vega, al definir DOCUMENTO, apunta que incluye dos tipos
de componentes:


Componentes físicos o materiales: soporte, con cualidades de
tamaño, peso, sustancia
Componentes formales: estructura del contenido (grabado, impreso,
digitalizado…)
Esta definición, más flexible, continúa con la afirmación e que
formalmente el documento puede ser:


Textual: presenta información de manera escrita (números, letras o
cualquier carácter gráfico).
Especial o no textual: puede incluir texto, pero su información esencial
aparece con otro tipo de signos: iconográficos, plásticos, sonoros,
mixtos, audiovisuales, informáticos…
El documento y el documentalista.
CRUZ MUNDET, Jose Ramón: Manual de archivística. Madrid: Fundación
Sánchez Ruipérez, 2001.
_____
Procede del latín documentum, derivado del verbo docere: enseñar, instruir (…)
Ha evolucionado hacia el significado de prueba y se halla ampliamente
utilizado en el vocabulario legislativo.
_____
Por su parte, el Diccionario de terminología archivística entiende el concepto de
documento: “la combinación de un soporte y la información registrada en él,
que puede ser utilizado como prueba o para consulta.”
El documento y el documentalista.
A pesar de la evolución que ha experimentado el término
DOCUMENTO, la RAE, lo sigue definiendo en base a
su consideración inicial, muy cercana a la que realiza
la archivística:
(1) Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra
acerca de algún hecho, principalmente de los
históricos.
(2) Escrito en el que constan datos fidedignos o
susceptibles de ser empleados como tales para probar
algo.
El documento y el documentalista.

La enciclopedia ENCARTA (2005), siguiendo la misma línea que la
RAE, amplía un poco más el concepto, aunque sigue insistiendo
en el carácter probatorio (herencia del papel que los documentos
adquirieron con el Derecho Romano).
“Documento, del latín docere, “enseñar”, en sentido amplio, una entidad
física, simple o compuesta, idónea para recibir, conservar y transmitir
la representación descriptiva, emblemática o fonética de ua
determinada realidad relevante en el plano jurídico. El elemento
material en cuestión puede ser un papel, un vídeo o una cinta
magnetofónica (…) En un sentido estricto, por documento se entiende
el recipiente, soporte o envase en el que se vierten por escrito
manifestaciones o declaraciones”
El documento y el documentalista.
TIPOS DE DOCUMENTO:
CLASIFICACIÓN
Cruz Mundet: Valor del documento:

Depende del fin para el cual ha sido creado, lo que se denomina
valor primario, y, además, de la unidad que se pueda deducir con
posterioridad, lo que se conoce como valor secundario.

El documento posee un valor primario desde su nacimiento, en
cuanto tiene por objeto principal plasmar la gestión de una actividad
determinada.
El documento y el documentalista.

El valor inicial va perdiendo vitalidad con el tiempo desde el punto de
vista de la gestión administrativa. Sin embargo, comporta un valor
paralelo: el valor legal, jurídico o probatorio, cuyo plazo de
descripción varía desde unos pocos años en unos documentos, hasta
lo imprescriptible en otros.

Cumplido ya un período vital en el proceso administrativo, el
documento cobra un nuevo valor, acrecentado con el tiempo: el de
servir como fuente para la investigación histórica y para la acción
cultural: es el valor secundario, también denominado histórico o
permanente.
El documento y el documentalista.
Esquema de clasificación de los documentos:
1.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
PRIMARIOS
Publicaciones en serie
Libros
Informaciones técnicas y científicas
Actas de congresos
Tesis
Normas y recomendaciones
Patentes (Títulos de propiedad industrial)
Traducciones
Literatura gris
El documento y el documentalista.
2.
SECUNDARIOS: dan noticia del contenido y forma de los
primarios. Ahorran tiempo en la consulta.
1.
Fondos documentales (catálogos)
2.
Boletines de resúmenes.
3.
Catálogos de biblioteca.
4.
Boletines de índices.
5.
Bibliografías.
El documento y el documentalista.
3.
LITERATURA DE
Información
original,
REFERENCIA:
pero
tratada
labor
de
como
asistencia.
documentos
secundarios. Renovación constante.
4.

Diccionarios.

Enciclopedias.

Glosarios.

Mapas.
TERCIARIOS: reúnen información referencial en forma de
repertorio.
El documento y el documentalista.
Además, existen otro tipo de clasificaciones:

Por la naturaleza de la información: icónicos, visuales…

Por la naturaleza
magnético…

Por su origen: inéditos, publicados…

Por el modo de difusión
del
soporte:
papel,
película,
El documento y el documentalista.
EL DOCUMENTALISTA
“El término “documentalista” comprende de hecho el conjunto de
profesionales y estudiosos que son sujetos emisores del proceso
informativo-documental y que desempeñan su función en las
distintas fases del mismo: producción, tratamiento y difusión de los
diversos mensajes documentarios (...).”
El documento y el documentalista.
LÓPEZ YEPES (en LÓPEZ YEPES, 2002)
Concepción de BRADFORD, que parte de la base de que la Documentación es
una extensión de la Biblioteconomía. En ese sentido, (…) “en tanto en
cuanto la biblioteconomía se ocupa de todos los aspectos del tratamiento de
libros, la tarea del documentalista consiste en hacer disponible la
información original registrada en artículos de revistas, folletos,
especificaciones de patentes y otros documentos semejantes”.

Atendiendo a esta definición, el documentalista se configura como un
bibliotecario especializado en la difusión de los contenidos de material no
librario, precisamente el material más abundante y necesitado de métodos
de tratamiento especiales que soporta la Documentación, más netamente
vinculada al progreso de los conocimientos científicos.
El documento y el documentalista.
López
Yepes
contínúa
teorizando
sobre
el
concepto
de
documentalista:
“Todo depositario de documentos audiovisuales se convierte en
documentalista audiovisual cuando analiza aquellos e informa
(documenta) acerca de su contenido al usuario o investigador.”
“el documentalista audiovisual proporciona información de cada una
de las parcelas que constituyen la actividad audiovisual. Para
ello será conocedor del funcionamiento y realizaciones de la
empresa audiovisual en todos sus ámbitos”.
El documento y el documentalista.
ORÍGENES DEL DOCUMENTALISTA
(Aportaciones periodo Romano)
 El emperador Tiberio creó el cargo de procurator bibliothecarum
“director general de bibliotecas”, a cuyas órdenes estaban los
muchos bibliotecarios que trabajaban en las bibliotecas de todo el
imperio.  El cargo desaparece en el siglo III
 Obligaciones de un buen bibliotecario:

Conocer y mantener ordenados los libros.

Buscar copistas escrupulosos y hombres cultos para corregir el
trabajo de éstos.
Reparar los libros deteriorados.
Sugerir a su señor los libros que debe leer o escuchar.
Comentar aquellos que pueden serle útiles en su gobierno.



El documento y el documentalista.
Dentro de la evolución del trabajo del documentalista es importante el
período de influencia islámica en las bibliotecas andaluzas.
Los encargados de las bibliotecas no eran profesionales. Su
sueldo y categoría era inferior a la de un profesor, y a veces
contaban con la ayuda de auxiliares.

Su misión principal era la conservación de los libros (…), preocupándose de la
reencuadernación de los que lo precisasen.

Mantenimiento adecuado del orden.

Responsabilidad en la copia de los libros.

Cotejo entre los diversos manuscritos de una misma obra y corrección de
errores.

Orientación al usuario en la búsqueda de los libros que le resultasen útiles.
El documento y el documentalista.
S. XIII:
Tratado Ordine ed Office della Corte del Serenísimo sig. Duca d’Urbino, que se
encuentra en el códice Vaticano Urbinate lat. 1248:
El bibliotecario debe ser docto, de buen aspecto, de buen natural, educado y de palabra
buena y fácil; el cual debe tener el inventario de todos los libros y mantener éstos
ordenados y en su sitio, tanto los latinos, como los griegos, como los hebreos o
cualquier otro que hubiera, de suerte que se pueda encontrar pronto el que se quiera
buscar; y ventilar los libros junto con la estancia y cuidar de que no esté húmeda y
mantenerla libre de polilla, de insectos o gusanos y de cualquier otra cosa nociva, y
de las manos de ineptos y de ignorantes; y mostrarlos él mismo con diligencia a las
personas de autoridad y de saber, dándoles a entender de la mejor manera la
prestancia, belleza y elegancia de los mismos y de sus caracteres y de sus
miniaturas.
El documento y el documentalista.
Y hay que tener cuidado de que, al cerrarlos, no quede doblada alguna hoja y
repasarlos a menudo; y cuando se muestren a persona ignorante que los
quiera ver por simple curiosidad y no se trata de persona muy elevada,
basta con una ojeada; asimismo tener buen cuidado, cuando falte una
cerradura, de hacerla poner enseguida y lo mismo con cualquier otra falta; y
no dejar sacar fuera de su lugar libro alguno, a menos que lo mande el
señor. Y no se olvide de quedarse con el recibo de mano de aquel a quien
se ha hecho el préstamo, etcétera…”.
El documento y el documentalista.
Durante el Renacimiento:
Durante el SD. XVII, el documentalista era como un marchante de arte
o un asesor privado: búsqueda de presupuestos permanentes que
permitan la adquisición constante de volúmenes; búsqueda de la
representación del mayor número de escritores y obras; puesta en
manos de un público numeroso.
El documento y el documentalista.
Aportaciones de las BIBLIOTECAS PÚBLICAS de ESTADOS UNIDOS:
Esta generación de bibliotecarios nuevos (porque fueron los primeros
profesionales), construyó amplios edificios fundacionales capaces de
recibir las grandes cantidades de libros que no dejaban de llegar, y de
permitir una circulación fluida de los lectores; diseñó depósitos de
seguridad, contra el fuego y el robo, cerrados, para conservar los libros
muy usados y ya de poca demanda, y estanterías que permitían fácil
colocación de los libros y acceso de los lectores a ellos; introdujo nuevos
medios de trabajo desde el teléfono a la máquina de escribir; creó normas
de catalogación y sistemas de clasificación para mantener ordenados los
libros y permitir su pronta localización por los lectores; atendió a las
variadas necesidades de los lectores con la formación de colecciones
especiales
El documento y el documentalista.
(…); imaginó medios de extensión bibliotecaria para satisfacer a los que no podían
desplazarse a la biblioteca; incorporó materiales no librarios (…); organizó
actividades culturales, como exposiciones y conferencias (…), dando así una
idea clara de que eran conscientes del nacimiento de una nueva institución
social, que precisaba nuevas técnicas, origen de una nueva disciplina, la
biblioteconomía, a la que ellos llamaron librarianship, y una nueva profesión, la
de bibliotecario (…).
El documento y el documentalista.
DEL RÍO SADORNIL, José Luis: “El documentalista en la sociedad
de la información, (en LÓPEZ YEPES, 2002).
“Desde siempre existió la figura del bibliotecario o archivero, incluso
cuando el libro era de barro en el Oriente Medio o de papiro y piel en
Alejandría y Pérgamo. Esta figura se fue afianzando en Grecia y
Roma, cobrando mayor importancia al calor de los escriptorios de
los monasterios medievales, hasta definirse en su forma actual con
la aparición de la imprenta.
El documento y el documentalista.
Llegado el siglo XIX, los importantes cambios sociorreligiosos y
socioculturales que lo acompañaron causaron el desarrollo de los
primeros aspectos científicos en el estudio del documento: la
Bibliografía y los catálogos, la Bibliología y los repertorios, la
Biblioteconomía y la clasificación de todo tipo de documentos y,
finalmente, la Documentación, con la gestión de la información en
general. La existencia de archiveros y bibliotecarios (…) no fue
óbice para que un nuevo concepto de la gestión documental trajera
consigo otro tipo de gestor de la misma, que se llamará
“documentalista”.
El documento y el documentalista.
Algunas fechas relevantes en la profesión del documentalista:

1858: aparición con carácter oficial del Cuerpo Facultativo de Archiveros,
Bibliotecarios y Arqueólogos.

1887: Melvil Dewey organiza en la Universidad de Columbia el primer curso de
Biblioteconomía.

1909: los Special Librarians, en Estados Unidos, toman conciencia de la
profesión bibliotecaria de manera oficial. En el Meeting de la American Library
Association (ALA), nace la Special Library Association (SLA), la primera
organización de profesionales de las bibliotecas y documentalistas.

1932: aparición del Cuerpo de Ayudantes.

1935: Madrid, Ortega y Gasset: desvela la nueva tarea del bibliotecario en el
siglo XX en el II Congreso Internacional de Bibliotecas y Bibliografía. Se refería
a la necesidad de controlar la “abundancia torrencial” de libros y ser el médico,
higienista y filtro de sus lecturas”.
El documento y el documentalista.

1937: el Instituto Internacional de Documentación adopta la
denominación de Documentalista.

En España no se normaliza hasta los años 50, en los que se
empieza a incidir en la necesidad de definir de manera exacta
las respectivas misiones de bibliotecarios y documentalistas.

En 1975 Pérez Álvarez-Ossorio sitúa al documentalista junto con
el investigador científico, equiparándolo al científico de la
información o científico especializado en información.
El documento y el documentalista.
EL DOCUMENTALISTA EN LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN

El quehacer del profesional de la documentación puede ser descrito,
dentro del ámbito de un sistema general de comunicación, como una
tarea cuya finalidad primordial es servir de puente o mediación entre
emisores (creadores del mensaje) y receptores (los usuarios),
ayudando a resolver las necesidades informativas de estos últimos.

El documentalista no se limita a la difusión pasiva de la documentación
(permitir el acceso a los documentos solicitados), sino a informar
cuando sea preciso, entendido en un sentido muy amplio como indicar
de una u otra forma al usuario cuáles, de entre todos los documentos
disponibles, se ajustan mejor a sus necesidades o demanda concreta.
El documento y el documentalista.

El valor añadido de naturaleza informativa que el profesional origina y es capaz de
proporcionar a los usuarios a raíz de los documentos recopilados en su institución, sólo
es posible si sometemos los documentos a un tratamiento o proceso específico que se
denomina proceso informativo-documental.
MARCOS RECIO (2004).

El trabajo del documentalista se situará cerca de los documentos que
existan, de las diferentes formas de organizarlos y representarlos, (…)
de modo que la información se filtre, se distribuya y se difunda de la
manera más eficaz posible. Asimismo, el documentalista debe
orientarse a la atención al usuario, intentando solucionar sus
necesidades de información.
El documento y el documentalista.

El usuario debe ser analizado a la luz de aspectos como las formas en
que se presentan las necesidades de información, el grado de
conocimiento que tiene sobre el tema en cuestión, la cercanía a la
terminología usada, su comprensión sobre cómo está planteado el
problema de información, o su interés por el problema de información
que expone.
El documento y el documentalista.
LAS NUEVAS FUNCIONES DEL DOCMENTALISTA
Las nuevas tecnologías de la información transforman
el rol de los documentalistas, imponiendo
progresivamente una sistemática y didáctica
documental. Se impone también un cambio en las
políticas de gestión y de administración en los
centros de documentación.
El documento y el documentalista.
Cita a J. AUMENTE:
Hoy más que nunca, de cara a los superordenadores, los boletines electrónicos, las
estaciones de trabajo multimedia, los paquetes estadísticos, los discos ópticos,
las redes y satélites, y sobre todo, el ciberespacio, no se podrá prescindir de la
figura del documentalista, comprometida en la gestión adecuada de tanta
información. (…) [Como consecuencia], el profesional de hoy deberá cambiar su
función convencional, sus modos de gestión documental y hasta su mentalidad
con relación a las nuevas exigencias de la documentación virtual. Los
planteamientos de la información digital exigen del documentalista un
protagonismo distinto del que, hasta el presente, le ha sido consustancial. Todo
esto supone muchos cambios.
FUNCIÓN: por un lado, ha de gestionar un nuevo tipo de fondos de
naturaleza electrónica y digital y, por otro, ha de ampliar y profundizar su
propia formación y sus conocimientos en las vertientes de la informática
y de las telecomunicaciones.
LA CADENA DOCUMENTAL