COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN: PROCESO DE COMUNICACIÓN Proceso de comunicación:

COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN: Es el proceso de transferir y entender y mensaje o significado.
PROCESO DE COMUNICACIÓN.
Proceso de comunicación: Los pasos entre la fuente y receptor que como resultado da la transferencia y el
entendimiento del significado.
El proceso de comunicación está conformado por siete elementos:
• La fuente: Es la que inicia el mensaje
• La codificación: Conversión de un mensaje de comunicación en una forma
simbólica entendible.
• El mensaje: Es el producto real de la frente codificadora.
• El canal: Es el medio a través del cual viaja un mensaje de comunicación.
• La decodificación: Traducir el mensaje de la fuente
• La retroalimentación: Es retransmitir el mensaje hacia la frente para
verificar que se ha comprendido correctamente.
El mayor enemigo que tiene la comunicación es la DISTORSIÓN, que es el desvío de
alguna de las partes del proceso, la cual causa un entendimiento erróneo entre los dos
elementos.
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN
FORMAS DE COMUNICACIÓN MÁS UTILIZADAS
• Oral.− A través de un lenguaje común por el cual las personas se comunican entre sí sus ideas y mensajes.
• Visual.− Estimulando el sentido de la vista por medio de símbolos o figuras que tengan un significado
común en algún lugar o bien en el mundo.
• Auditiva.− Por medio de estímulos sonoros los cuales nos refieran objetos, animales, personas o
situaciones que sean comprensibles para nosotros.
• Escrita.− El lenguaje se puede manifestar a través de letras que a su vez forman palabras que organizadas
de manera coherente de acuerdo al idioma refiere ideas que sean entendibles para un grupos social o
cultural las cuales se imprimen en diferentes materiales.
• No verbal o Kinestésica.− Es aquella que proviene de los movimientos del cuerpo humanos, sus gestos, tics
nerviosos y expresiones que nos dan una idea de sus emociones, sentimientos y pensamientos más
profundos.
CANALES DE COMUNICACIÓN MÁS USADOS.
Los seres humanos por naturaleza tendemos a la comunicación, el poseer un lenguaje estructurado y complejo
es lo que nos diferencia de muchas de las demás especies del planeta, sin embargo no todos utilizamos el
mismo canal de comunicación, existen personas que son más receptivos a los sonidos, otros a las imágenes y
otros más que requieren de una explicación detallada del proceso y de alguna manera experimentarlo, es por
eso que las personas se pueden clasificar por el canal de comunicación que utilizan con mayor frecuencia en:
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• Auditivos
• Visuales
• Kinestésicos
La kinestesia es el estudio de los movimientos del cuerpo, los gestos, las configuraciones faciales, la
expresión, etc. Lo que nos lleva a un tipo más de comunicación humana, "la comunicación no verbal", los
estudiosos de la comunicación indican que el 80% de los mensajes que una persona emite hacia otra al estar
frente a frente provienen de la comunicación no verbal, su postura, la expresión de su cara, el movimiento de
sus manos, ojos y pies, y muchos otros indicadores veraces y genuinos, porque no 105 controlamos, ellos nos
delatan si estamos cansados, fastidiados, aburridos, felices, enojados, etc. Aún en las personas que poseen un
alto autocontrol existen gestos especiales que los pueden delatar y que son casi imperceptibles como el
movimiento de los ojos, su respiración entre otros.
Es importante saber cual es nuestro canal de comunicación más fuerte, ya que esto nos permitirá estar en
contacto con los estímulos correctos para poder comprender mejor el mundo que nos rodea, por otro lado, es
importante conocer que canal de comunicación utilizan las personas que están a nuestro alrededor y con las
que convivimos todos los días, ya que al conocer el canal en el que a ellas les es más sencillo comprender los
mensajes nos podremos concentrar en él teniendo una mayor posibilidad de ser comprendidos y evitar así las
distorsiones.
FORMAS Y CANALES DE COMUNICACIÓN DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES
Las formas de comunicación dentro de las organizaciones depende de la orientación que tenga dentro de la
misma, es así, como encontramos dos formas de comunicación principales la horizontal y vertical
subdividiéndose ésta última en ascendente y descendente.
Descendente: La
comunicación que fluye
hacia un nivel superior en el
grupo un organización a un
nivel más bajo.
Vertical
Comunicación
Horizontal
Ascendente: La
comunicación que fluye de
un nivel del grupo u
organización a un nivel más
bajo.
Lateral o lineal: Cuando la
comunicación tiene lugar
entre los miembros del
mismo grupo o nivel
jerárquico.
• Comunicación Descendente: Cuando pensamos el los jefes ó gerentes que se comunican con los
subordinados, el patrón descendente es aquel quien usualmente pensamos. Es utilizado por los líderes del
grupo y los gerentes para asignar metas, proporcionar instrucciones, informar a los subordinados acerca de
políticas y procedimientos, señalar problemas que necesitan atención y ofrecer retroalimentación acerca del
desempeño, ésta manera de comunicarse puede utilizar cualquiera de las formas ya expuestas con
anterioridad, oral, como órdenes, indicaciones, entrevistas, cursos y charlas de viva voz, escrita, a través de
memorándums, cartas, escritos, avisos y boletines, visual, con símbolos de campañas de seguridad entre
otras.
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• Comunicación ascendente: Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, informarles
acerca de progresos hacia las metas y darles a conocer problemas actuales. La comunicación ascendente
mantiene a los jefes informados sobre cómo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros
de trabajo y en la organización en general. Como en el caso anterior ésta vía de comunicación puede utilizar
diversas formas como por ejemplo: Escrita; a través de reportes, evaluaciones de metas, sugerencias y
quejas, oral; con pláticas ó mesas de trabajo.
• Lateral o lineal: La comunicación entre los miembros de un grupo, o personas del mismo nivel jerárquico
ahorra tiempo y facilita la coordinación, sin embargo, aunque ésta vía de comunicación es estimulada
formalmente, en ocasiones, se crea de manera informal para impedir la jerarquía vertical y acelerar la
acción por lo que es conveniente que éste tipo de comunicación sea alentada y sobre todo supervisada por la
gerencia para evitar ser ignorada. En éste caso generalmente se utiliza la forma oral de comunicación ya
que hacerlo por escrito según la reglas de la administración moderna, denotaría desconfianza de alguna de
las partes y por otro lado porque generalmente se realiza de manera informal.
LAS REDES DE COMUNICACIÓN DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN.
Las redes definen los canales por los cuales fluye la información dentro de una organización, estos canales
pueden ser formales e informales:
Redes formales: Son típicamente verticales, siguen la cadena de autoridad y están limitadas a las
comunicaciones relacionadas con la tarea. Existen tres tipos principales:
• La cadena: La cadena sigue rígidamente la cadena formal de mando
• La rueda: Se apoya en el líder para actuar como conducto central de las comunicaciones del grupo
• Todo el canal: Permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa uno con el
otro.
Las redes informales: Las redes informales son donde la información fluye a lo largo del muy conocido
chisme y pueden florecer rumores. El chisme tiene tres características principales:
• No está controlado por la gerencia
• Es percibido por la mayoría de los empleados como más creíble y confiable que las comunicaciones
formales emitidas por la alta gerencia.
• Se utiliza enormemente para servir a los propios interés de las personas dentro de la organización.
Ciertamente el chisme es una parte importante de la red de comunicación de cualquier grupo u organización y
vale la pena entenderlo. Les muestra a los gerentes aquellos temas que los empleados consideran importantes
y provocadores de ansiedad. Actúa, por ende, tanto como filtro o mecanismo de retroalimentación, recogiendo
los temas que los empleados consideran como relevantes.
Es importante, otra vez, desde el punto de vista gerencial, analizar la información del chisme y predecir su
flujo, dado que sólo un pequeño grupo de individuos (alrededor de un 10%) pasa la información a más de una
persona. Al evaluar cuáles individuos consideran como relevante cierta información, podemos mejorar nuestra
habilidad para explicar y pronosticar el patrón del chisme.
¿Se pueden eliminar los chismes o rumores? ¡No!, pero se pueden minimizar las consecuencias negativas al
limitar su rango e impacto a través de las siguientes sugerencias:
• Anuncie los programas de tiempo para tomar las decisiones importantes
• Explique las decisiones y los comportamientos que podrían parecer inconsistentes o secretos.
• Enfatice las desventajas, como también las ventajas, de las decisiones actuales y los planes futuros.
• Discuta abiertamente las posibilidades en el pero de los casos (casi nunca constituye una provocación
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de ansiedad ni una fantasía no hablada).
BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
A continuación revisaremos las barreras más importantes. que tiene el proceso de comunicación:
Filtración: La manipulación de la información para que sea más favorable para el receptor.
Percepción selectiva: Aparece debido a que los receptores ven en forma selectiva la información y escuchan
basados en sus necesidades, motivaciones, experiencias, antecedentes y otras características personales.
Defensa: Cuando las personas se sienten amenazadas tienden a reducir su habilidad para lograr el
entendimiento mutuo.
Lenguaje: En primera instancia las palabras significan de un mismo idioma representan diferentes cosas para
cada persona dependiendo de su edad, educación y antecedentes culturales, por otro lado si hablamos de tener
idiomas o lengua diferente resulta mucha más difícil al no contar con un leguaje verbal común.
No saber escuchar: Algunas personas tienen dificultad para prestar atención, puede ser porque están
demasiado ocupadas hablado, o bien que cuando se les comunica algo divagan o piensas en otras cosas.
Exceso de información: Se da más información de la que se puede recibir, lo que confunde al receptor.
Falta de tiempo: Lo que hace4ue los jefes o superiores no se comuniquen correctamente con sus
subordinados.
Las ideas preconcebidas: Esto modifica la actitud con la que se envía o recibe un mensaje.
Emociones: El estado anímico tanto del emisor como del receptor influye en la manera de interpretar o
comunicar un mensaje.
CLASIFICACIÓN DE BARRERAS DE COMUNICACIÓN.
Las barreras de comunicación pueden ser de naturaleza técnica, semántica y Humana.
• Técnicas: Son aquellas que pertenecen o se dan por el medio ambiente, errores en la ejecución del
proceso o fallas físicas de diversa índole
• Semánticas: Aquellas que pertenecen al lenguaje o la interpretación que de éste hacen el emisor o el
receptor.
• Humana: Son la que se dan por la naturaleza la persona que emite o puede hacer o las que de recibe
el mensaje, las diferencias que entre ellos producen los reflejos de su personalidad.
Algunos ejemplos son:
TIPOS DE BARRERAS
Técnicas
Espacio o distancia
Fallas mecánicas
Fallas eléctricas
Vacíos de tiempo
Interferencias físicas
Semánticas
Interpretación de palabras
Decodificación de gestos
Traslaciones de lenguaje
Significado de signos y símbolos
Sentido de los recuerdos
Humanas
Variaciones de percepción
Diferencias de sensibilidad
Variables de personalidad
Discrepancia de competencia
Limite sensorial
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MANEJO DE LAS BARRERAS DE COMUNICACIÓN
• Da seguimiento a tu comunicación: No des por hecho que la otra persona te entendió, piensa que puedes
ser mal interpretado. Por eso, verifica si tu receptor recibió el mensaje como tú esperabas.
• Controla la cantidad y la calidad de información: No digas demasiadas cosas, para que tu gente distinga
lo importante de lo secundario.
• Usa retroalimentación: Pide de vez en cuando a tu receptor que te diga con sus propias palabras el
mensaje que acaba de recibir, con el fin de verificar si tu información file entendida o si tus instrucciones
lograron lo buscado.
• Desarrolla empatía: Es decir, ponte los zapatos de la otra persona. Ser empatíco te ayuda a visualizar
cómo vas a ser entendido y a diseñar tu comunicación de acuerdo con tu receptor.
• Simplifica tu lenguaje: El lenguaje complejo es fuente de a los entendidos, si tu lenguaje no es
comprendido para el receptor, no lo uses, que el lenguaje esté a su nivel mejora la comunicación.
• Repite: Cuando comuniques algo complicado o difícil, no dudes en repetir lo de distinta manera, con el fin
de asegurarte de que tu receptor te entiende correctamente, repetir la información ayuda mucho a aclararla.
• Escucha: Busca activamente el significado de lo que se comunica. Haz preguntas que le indique a la otra
persona que estás buscando comprenderla. Deja que los demás hablen también.
• Controla tus emociones: Si te das cuenta de que estás alterado, es preferible posponer la comunicación.
• Mantén el contacto visual: Cuando hables o escuches, mira a la gente. Esto indica a la otra persona que
estás prestando atención.
REUNIONES BIEN ADMINISTRADAS
Las reuniones de trabajo, juntas, o charlas de retroalimentación son técnicas que se utilizan para la transmisión
de información competente a todos los miembros de un grupo u organización, existen administradores que son
literalmente fanáticos de las juntas o reuniones de trabajo, y aunque resultan ser positivas es necesario
hacerlas productivas, eficientar el momento para sacar de él lo mejor, llegar a acuerdos favorables para todos
y tomar las mejores decisiones. Entonces ¿Qué características tienen las reuniones bien llevadas?
• Tienen un propósito claro
• Se fomenta la participación de todos
• No dura más de lo necesario.
A continuación se presentan algunas sugerencias para administrar correctamente una reunión.
• Asegurarse de que el equipo conozca el propósito de la reunión, que sepa como se alcanzará dicho
propósito y qué significado tiene para el equipo.
• Crear un ambiente en el que las personas quieran participar.
• Acorta en forma efectiva a los miembros del equipo cuando se aparten de sus tareas.
• Establecer expectativas positivas para el comportamiento de los miembros del equipo.
Se debe cuidar que los miembros del equipo tengan claro la solución a tres preguntas que siempre hacemos:
• ¿Por qué estoy aquí?
• ¿Qué vamos a hacer?
• ¿En que me beneficio yo?
Esto se puede solucionar con el modelo de 3 pasos:
• PROPÓSITO: Responde a la pregunta ¿Por qué estoy aquí? comparta el objetivo de la reunión y de
qué manera encaja en el propósito común del equipo.
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• PROCESO: Responde a la pregunta ¿Qué vamos a hacer? Enseñarles el proceso y ellos lo seguirán.
Revise la agenda o minuta y recuérdeles que sean flexibles.
• RESULTADOS: Responde a la pregunta ¿En qué me beneficio yo con todo esto? Diga de que
manera se verá beneficiado el equipo con la reunión.
HABILIDADES QUE SE RECOMIENDAN EJERCER PARA
EFICIENTAR UNA REUNIÓN DE TRABAJO.
• Aportar información
• Comunicarse asertivamente
• Escuchar activamente
• Comunicarse de manera eficaz
• Clarificar algún punto cuando sea necesario
• Verificar sentimiento y reacciones
• Ser empáticos
• Buscar el consejo del grupo.
• Apoyar
• Asumir responsabilidad por la información y los acuerdos
• Integrar información e ideas
• Buen humor
• Compromiso al cumplimiento de tareas asignadas
La comunicación es un proceso que mejora con la práctica de técnicas que nos ayuden a mejorar nuestra
habilidad de expresar y hacer entender a los demás nuestras Leas, sentimientos y pensamientos, es
recomendable que tratemos de desarrollar dichas habilidades ya que la desinformación es un enemigo
peligros, "Una mentira a medias es peor que una mentira" éste dicho popular nos hace ver que la información
completa aunque sea errónea es menos peligrosa que una información incompleta.
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