Circular externa No. 008

CIRCULAR EXTERNA
Código: FO-GDT-CORE-008 Versión: 0
Datos de la Circular Externa
Circular Externa No:
0008
Dependencia:
0000
Destino:
CONSEJOS
DIRECTIVOS,
DIRECTORES
ADMINISTRATIVOS Y REVISORES FISCALES DE LAS
CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR
De:
Superintendente del Subsidio Familiar
Asunto:
AFILIACIÓN, DESAFILIACIÓN Y ENTREGA DE PAZ Y
SALVOS POR PARTE DE LAS CAJAS DE
COMPENSACIÓN FAMILIAR
Fecha:
05/06/2012
De conformidad con lo dispuesto por el artículo 3º del Decreto Ley 2150 del 30 de
Diciembre de 1992, concordante con el numeral 1º del artículo 24 de la Ley 789
del 27 de Diciembre de 2002, a la Superintendencia del Subsidio Familiar le
compete la vigilancia e inspección de las siguientes instituciones:
“1. Las Cajas de Compensación Familiar;
2. Las demás entidades recaudadoras y pagadoras del subsidio
familiar, en cuanto al cumplimiento de este servicio;
3. Las entidades que constituyan o administren una o varias
de las entidades sometidas a su vigilancia, siempre que
comprometan fondos del subsidio familiar.”
Dentro de los objetivos asignados por el Legislador a este Organismo de Control y
Vigilancia, a la luz de lo dispuesto en el artículo 2º del citado Decreto Ley 2150 de
1992, se encuentra el de:
“1. Ejercer la inspección y vigilancia de las entidades
encargadas de recaudar los aportes y pagar las asignaciones
del
subsidio
familiar,
con
el
propósito
de
que
su
constitución y funcionamiento se ajusten a la ley y a sus
estatutos internos.”
Dicha disposición es concordante igualmente con lo dispuesto en el artículo 7º,
numeral 4º del Decreto Ley 2150 y con el numeral 4º del artículo 24 de la Ley 789
de 2002, al señalar dentro de las funciones del Superintendente del Subsidio
Familiar la de:
"4. Instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como
deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en
cuanto a sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y
jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le
compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal
aplicación.”
La naturaleza Jurídica de las Cajas de Compensación Familiar que son objeto de
la función de Inspección, Vigilancia y Control por parte de esta Entidad, está
definida en el artículo 39 de la Ley 21 de 1982, según el cual:
“Las Cajas de Compensación Familiar son personas jurídicas de
derecho privado sin ánimo de lucro, organizadas como
Corporaciones en la forma prevista en el Código Civil,
cumplen funciones de seguridad social y se hallan sometidas
al control y vigilancia del estado en la forma establecida
por la ley.” (Las subrayas fuera de texto).
Naturaleza jurídica de las Cajas, confirmada por la jurisprudencia, cuando la
Honorable Corte Suprema de Justicia en forma reiterada hizo una serie de
manifestaciones al respecto, dentro de las cuales se puede citar entre otras la
Sentencia número 32 del 19 de marzo de 1987, que dijo:
“ ..., no es una actividad privada la que cumplen, ni son los
bienes que le pertenezcan en la forma de propiedad privada
adquirida con justo título, lo que hace a las Cajas entes de
Derecho Privado; todo lo contrario, son las actividades de
interés general y los bienes que están destinados a lograr el
bienestar de los trabajadores y sus familias lo que las
configura como entes de origen legal, y de naturaleza
especial que se organizan bajo reglas del Derecho Privado.
....
Se trata como sostuvo la Corte en la Sentencia del 12 de
agosto de 1976, de entidades de naturaleza especialísima que
por ministerio de la ley pueden crear los particulares con
fines eminentemente sociales y sin ánimo de lucro.” (Las
subrayas son de este Despacho).
Ahora bien, el Subsidio Familiar se encuentra definido en el artículo 1º de la Ley
21 de 1982, según el cual:
“El subsidio familiar es una prestación social pagadera en
dinero, especie y servicios a los trabajadores de medianos y
menores ingresos, en proporción al número de personas a
cargo, y su objetivo fundamental consiste en el alivio de las
cargas económicas que representa el sostenimiento de la
familia, como núcleo básico de la sociedad.”
Y el artículo 5º ibídem consagra que:
“El subsidio familiar se pagará exclusivamente a los
trabajadores beneficiarios en dinero, especie o servicios de
conformidad con la presente Ley.
Subsidio en dinero es la cuota monetaria que se paga por cada
persona a cargo que se (sic) dé derecho a la prestación.
Subsidio en especie es el reconocido en alimentos, vestidos,
becas de estudio, textos escolares, y demás frutos o géneros
diferentes al dinero que determine la reglamentación de esta
Ley.
Subsidio en
utilización
las Cajas
prioridades
servicios es aquel que se reconoce a través de la
de las obras y programas sociales que organicen
de Compensación Familiar dentro del orden de
prescrito en la Ley.”
Por su parte, el artículo 7o. ibídem consagra que están obligados a pagar el
Subsidio Familiar a través de una Caja de Compensación Familiar:
“1o.
La
Nación
por
intermedio
de
los
Ministerios,
Departamentos Administrativos y Superintendencias.
2o. Los Departamentos, Intendencias, Comisarías, el Distrito
Especial de Bogotá, y los Municipios.
3o. Los Establecimientos Públicos, las Empresas Industriales
y Comerciales y las Empresas de Economía Mixta de los órdenes
nacional, departamental, intendencial, distrital y municipal.
4o. Los empleadores que ocupen uno
permanentes.” (El subrayado fuera de texto).
o
más
trabajadores
Y el artículo 15 ibídem, consagra:
“Los empleadores obligados al pago de aporte para el subsidio
familiar, .... y los demás con destinación especial, según
los artículos 7o. y 8o., deberán hacerlo por conducto de una
Caja de Compensación Familiar que funcione dentro de la
ciudad o localidad donde se causen los salarios o de la Caja
más próxima dentro de los límites de los respectivos
departamentos, intendencias o comisarías”. (Lo resaltado fuera de
texto).
La norma reguladora del Subsidio Familiar en cuanto al pago de esta prestación
social y demás aportes con destinación especial, lo determina como una
obligación sólo a cargo de los empleadores, quienes deberán hacerlo por
conducto de la Caja que funcione en la ciudad o localidad donde se causen los
salarios.
Por su parte, el artículo 57 de la citada Ley 21 de 1982, determina que:
“Las Cajas de Compensación tienen obligación de aceptar a
todo empleador que solicite afiliación, si cumple con las
normas sobre salarios mínimos, debe pagar el subsidio
familiar
a través de una caja y se aviene al cumplimiento
de sus respectivos estatutos.” (El subrayado fuera de texto).
Concordante con el anterior marco normativo, el artículo 39 del Decreto 0341 de
1988, establece:
“Para efectos de la afiliación a que hace relación el
artículo 57 de la Ley 21 de 1982, las solicitudes presentadas
por
los
empleadores
deberán
acompañar
los
siguientes
documentos:
1.
Comunicación escrita dirigida a la respectiva caja de
compensación familiar, en la que informe: nombre del
empleador, domicilio, identificación, lugar donde se causen
los salarios y manifestación sobre si estaba o no afiliado a
alguna caja de compensación familiar.
2.
Prueba de la existencia y representación legal
en
tratándose de personas jurídicas. En el caso de las personas
naturales bastará la presentación de la
cédula
de
ciudadanía.
3.
Certificado de paz
anterior a otra caja.
4.
y
salvo
en
caso
de
afiliación
Relación de trabajadores y salarios.”
Y, el artículo 42 ibídem, señala que:
“Son afiliados a una caja de compensación familiar los
empleadores que por cumplir los requisitos establecidos y los
respectivos estatutos de la Corporación, hayan sido admitidos
por su consejo directivo o por su director administrativo,
cuando le haya sido delegada tal facultad.” (El subrayado fuera de
texto).
En este orden de ideas, se colige sin lugar a equívocos que efectivamente la
afiliación se debe surtir ante una sola Caja de Compensación Familiar y su
escogencia es una facultad legal que el legislador estableció única y
exclusivamente en cabeza del empleador bien sea del sector público o privado
que ocupen uno o más trabajadores permanentes, de tal suerte que es a éste a
quien corresponde determinar la Corporación a través de la cual pagará a sus
trabajadores la prestación social denominada Subsidio Familiar.
El artículo 45 de la Ley 21 de 1982, determina:
“ARTICULO 45: La calidad de miembro o afiliado de la
respectiva Caja se suspende por mora en el pago de los
aportes y se pierde en virtud de la resolución dictada por el
consejo Directivo de la misma, por causa grave, se entiende
como tal, entre otras, el suministro de datos falsos por
parte del empleador a la respectiva Caja, la violación de las
normas sobre salarios mínimos, reincidencia en la mora del
pago de los aportes y el envío de informes que den lugar a la
disminución de aportes o al pago fraudulento del subsidio.
Las Cajas de Compensación Familiar tiene obligación de dar el
correspondiente informe a las Superintendencias del Subsidio
Familiar, que serán previo en los casos de pérdida de la
calidad de afiliado, a efecto de que se adopten las
providencias del caso.
Sin perjuicio de las sanciones previstas por la ley, el
empleador que incurra en desafiliación por el no pago de
aportes o por el fraude de éstos, no será aceptado por otra
Caja de Compensación Familiar hasta tanto no satisfaga los
aportes
debidos
o
reintegre
los
valores
cobrados
fraudulentamente a las respectiva Caja. (Lo resaltado fuera de texto).
En tal virtud, en ningún momento se debe olvidar que son las Cajas de
Compensación Familiar, entes de naturaleza especialísima y que en cumplimiento
de su objeto social recaudan y pagan una prestación social denominada Subsidio
Familiar en dinero, especie y servicios a los trabajadores afiliados al Sistema del
Subsidio Familiar que por reunir los requisitos legales tienen derecho a la
misma, con el objetivo fundamental de aliviar las cargas económicas que
representa el sostenimiento de la familia como núcleo básico de la sociedad en
beneficio de los trabajadores de medianos y escasos recursos de nuestro país, lo
que constituye la razón fundamental para que las Cajas de Compensación
Familiar adopten todos los mecanismos necesarios que les permitan llevar a cabo
el cumplimiento de las funciones asignadas por el legislador, conforme a los
principios filosóficos y normativos en que se encuentra fundamentada esta
prestación social.
La Ley 789 de 2002 “Por medio de la cual se dictan normas para
apoyar el empleo y ampliar la protección social…”, estableció en
su artículo 21 dentro del Régimen de Transparencia, lo siguiente:
“Las Cajas de Compensación Familiar se abstendrán de
realizar las siguientes actividades o conductas, siendo
procedente la imposición de sanciones personales a los
directores
o
administradores
que
violen
la
presente
disposición a más de las sanciones institucionales conforme
lo previsto en la presente ley:
“…
10. Retardar injustificadamente la expedición de paz y
salvo a las empresas que hubieran tomado la decisión de
desafiliarse con sujeción a los procedimientos legales. Para
efecto de la expedición del paz y salvo se tendrá un plazo no
superior a 60 días a partir de la solicitud” (Negrilla y subraya
fuera de texto)
Las normas especiales que rigen el Sistema del Subsidio Familiar, que son de
obligatorio cumplimiento, no sólo para las Cajas de Compensación, sino para esta
Superintendencia y también para los particulares, establece requisitos para
realizar una desafiliación e igualmente para las afiliaciones a una Caja de
Compensación Familiar, es por esto que, para considerar como afiliado a un
empleador, debe agotarse previamente el procedimiento de afiliación, para de esta
manera empezar válidamente a cancelar los aportes a la respectiva Corporación
donde se tramita la afiliación y en consecuencia a ésta proceder a recepcionar la
documentación de los trabajadores y de sus beneficiarios para que puedan ser
acreedores de los beneficios a que tienen derecho por estar afiliados a una Caja
de Compensación Familiar.
No obstante que el tema de la afiliación y desafiliación se encuentra debidamente
regulado por las normas que rigen el Sistema del Subsidio Familiar, son
reiterativas las quejas ante este Organismo de Control y Vigilancia sobre la no
expedición dentro del término legal de los Certificados de Paz y Salvo por parte de
algunas Cajas de Compensación Familiar, a las empresas que voluntariamente
han solicitado su desafiliación y su consecuente afiliación a otra Caja de
Compensación Familiar, sin el cumplimiento de este requisito legal, cuyo
argumento en términos generales para negar dicha expedición es el que la
empresa no se encuentra a Paz y Salvo por cuanto revisadas las bases de datos
se evidencia que adeuda aportes de tres (3), cinco (5) o más años por este
concepto.
Esta situación permite evidenciar a este Organismo de Control y Vigilancia que las
Cajas de Compensación Familiar no están ejerciendo un adecuado y juicioso
control sobre el pago de aportes de los empleadores al Sistema del Subsidio
Familiar, como tampoco están dando cumplimiento a los ordenamientos legales
que regulan la suspensión y expulsión de las empresas, los cuales determinan en
forma expresa que la calidad de miembro o afiliado de la respectiva Caja se
suspende por mora en el pago de los aportes y se pierde en virtud de la
resolución dictada por el Consejo Directivo de la misma, por causa grave, se
entiende como tal, entre otras, el suministro de datos falsos por parte del
empleador a la respectiva Caja, la violación de las normas sobre salarios mínimos,
y la reincidencia en la mora del pago de los aportes.
Situaciones que solamente viene a evidenciar la Caja de Compensación Familiar,
cuando el empleador toma la decisión de desafiliarse y en consecuencia le solicita
la expedición del respectivo Paz y Salvo, el cual no le es expedido bajo el
argumento de la mora en el pago de aportes de vigencias anteriores, lo cual es
cuestionable y reprochable desde todo punto de vista, pues no se concibe que la
verificación del pago de aportes de años anteriores se efectúe sólo en el momento
de la solicitud de retiro, como en la práctica está ocurriendo, sino que dicha
verificación debe ser oportuna y no tomar por sorpresa a las empresas cuando
precisamente han tomado la decisión del cambio de Caja de Compensación
Familiar, haciendo uso de la facultad legal que les asiste de escoger libremente la
Corporación a la cual desean afiliar a sus trabajadores, para efectos del
reconocimiento y pago de la Prestación Social Subsidio Familiar.
Por lo anterior, esta Entidad de Control y Vigilancia, les reitera a las Cajas de
Compensación Familiar dar estricto cumplimiento a los ordenamientos legales que
regulan la afiliación y desafiliación de los empleadores al Sistema del Subsidio
Familiar y específicamente lo relacionado con el cumplimiento de los términos
legales para la expedición del Certificado de Paz y Salvo válido para afiliación a
otra Caja de Compensación Familiar.
Igualmente y frente al pago de aportes, les asiste el deber de hacer las
verificaciones mensuales, pues como quiera que el pago del aporte se causa mes
a mes, pueden oportunamente verificar los pagos correspondientes, además de
dar cumplimiento a las normas que regulan los procesos de suspensión y
expulsión de empresas por mora en el pago de aportes, evitando cobros de
vigencias anteriores solamente al momento del retiro del afiliado, demorando su
traslado injustificadamente.
Este Despacho estará atento al cumplimiento de esta Circular Externa y recibidas
las denuncias que sean puestas en su conocimiento, no dudará en adelantar las
investigaciones administrativas y la imposición de sanciones drásticas, dado lo
reiterativo de estas situaciones y la reiterada violación de los ordenamientos
legales y en especial el régimen de transparencia, si se comprueba que las Cajas
de Compensación Familiar continúan utilizando esta práctica para no expedir
oportunamente los certificados de paz y salvo válidos para afiliación de los
empleadores a otras Corporaciones.
Cordialmente,
EDMUNDO CONDE ZAMORANO
Superintendente
Proyectó: Alberto Mejía Gallo/Blanca Nidia Cañón Castillo
Revisó: María Eugenia Areiza Frieri
FECHA DE ENVIO:
Anexos :
Copia interna a:
05/06/2012 04:50:49 p.m.
Folios :
Por : ALBERTO MEJIA
GALLO/BLANCA NIDIA
CAÑON
Consecutivo : 2012-005510