Cuadro - Vicerrectoría de Docencia

Procedimientos en cada etapa para ECAES 2005 (La U. de A.)
Tramite
ICFES
Objetivo
ICFES
del
Tareas
De los jefes de programa:
1. Cumplir con la citación del ICFES para recibir
orientaciones.
2. Informar a los estudiantes sobre los ECAES
remitiéndolos a la pagina Web de vicedocencia y del
ICFES e invitarlos a presentarlo.
3. Definir cual examen ECAES va a presentar su programa
porque se acomoda estrechamente a los contenidos
impartidos. (ver detalles de los exámenes en
www.icfesinteractivo.gov.co)
Determinar
de
forma
muy
aproximada
Prerregistro
cuantos serán los
evaluados
por
cada examen.
Recaudar
los
derechos
de
Registro en examen de los
línea
alumnos
que
presentaran
la
prueba.
Observaciones sobre el trámite
Fecha de orientaciones: 8 de septiembre en
reunión con funcionarios ICFES.
Por razones de administración de recursos el
ICFES solicita esta información.
Para proporcionar la información al ICFES la
vicedocencia cuenta con una clave institucional
Por ejemplo:
(una por cada SEDE; es decir 6 claves en total))
Administración en Servicios de Salud, con énfasis en que le permite definir la asociación entre examen
gestión de servicios de salud y gestión sanitaria y y programa y con algunas tarjetas para consignar
ambiental, ha indicado que presentará el examen de los derechos de examen de sus estudiantes.
Administración.
Es muy importante generar una lista de
Ingeniería Sanitaria y Ambiental presentó en 2004 el estudiantes para determinar con exactitud el
examen para Ing. Ambiental.
numero de quienes presentaran la prueba:
- Excluya a quienes estarán por fuera del país para
la fecha del examen. (intercambios, pasantias)
De la vicedocencia
4. Proporcionar la información de prerregistro al ICFES y - Incluya a todos los que se han de graduar este
obtener a cambio nombres de usuario y claves para cada año o antes del próximo ECAES.
uno de los programas.
5. Remitir estas claves al respectivo programa y conservar
copia de ellas.
Dura cerca de un mes.
De los jefes de programa:
1. Organizar un listado definitivo de estudiantes que
La Universidad realiza una sola consignación por
presentaran la prueba (cumplen con estar matriculados en
el número de estudiantes definidos en las listas de
el último año para graduarse de su carrera). El listado,
cada programa. Sea cuidadoso con la lista, incluya
impreso y en medio magnético, va en Excel con las
a todos los matriculados en su último año de
columnas:
carera.
1
Tramite
ICFES
Objetivo
ICFES
del
Tareas
Observaciones sobre el trámite
Apellidos
Nombres
Tipo de
Docume
nto
Documento de
Identidad
ALVAREZ
CANO
HIREYA
MARIA
C.C.
48631452
2. Enviar a vicedocencia (Mauricio Sánchez P.,
[email protected])
-Carta y correo electrónico que define que examen ECAES
va a presentar el programa y cuantos estudiantes pueden
presentar el ECAES.
-listado de estos estudiantes en Excel. Impreso y en medio
magnético.
La disponibilidad pronta de las listas es necesaria,
pues las tarjetas presentan, con bastante
frecuencia, inconvenientes para realizar la
consignación y el trámite demanda bastante
tiempo a quien lo realiza.
Fecha limite para entrega de carta que indica que
examen presenta el programa y el listado (impreso
y en medio magnético) a vicedocencia: 19 de
septiembre 6 p.m.
Vicerrectoría administrativa realizará un solo pago
el día: 28 de septiembre
De la viceadministrativa:
Se debe esperar 2 días antes de proceder a ocupar
3. Consignar, con la tarjeta diseñada para tal fin, los dineros
los cupos pagados, esto debido a los cruces de
por derecho de examen de los estudiantes. (Esto es
cuentas del banco y el ICFES.
habilitar los cupos para examen).
De los jefes:
4. Ingresar a www.icfesinteractivo.gov.co y de acuerdo a
las pautas, registrar a los estudiantes por los que se ha
pagado.
5. Entregar de manera personal la clave que corresponde a
cada alumno e indicarle que el debe terminar su registro,
llenando un formulario con sus datos personales en la Web
del ICFES.
6. Conservar registro de todo lo realizado.
Fechas para registrar a estudiantes que presentaran
examen en la web del ICFES: entre el 3 y el 20
de octubre. No olvide que los jefes deben
habilitar a sus estudiantes y entregarles las claves
para que ellos se registren.
Estudiante que no se registre
posibilidad de presentar el examen
perderá
De la vicedocencia
7. Verificar que los jefes han ingresado a la Web destinada
para estos trámites y ya aparece quienes van a utilizar los
cupos disponibles (nombre y cédula de los alumnos).
8. Generar listas de respaldo para rendir informes a rectoría
2
la
Tramite
ICFES
Objetivo
ICFES
del
Tareas
Observaciones sobre el trámite
sobre el proceso e invitar a los programas a que no dejen
pasar las fechas del proceso.
Su plazo está incorporado en la etapa anterior.
Procurar que cada
Obtención alumno inscrito
de
la obtenga
la
citación
citación para su
examen.
EL ICFES se demora en asignar sitio de examen a
los aspirantes con limitaciones, por razones
De los estudiantes:
1. Completar el registro en www.icfesinteractivo.gov.co logísticas. Entonces, no habilita su formulario
llenando el formulario, que entre otras cosas la pregunta completamente hasta una o dos semanas antes de
culminar el proceso.
por sus discapacidades.
2. Imprimir su citación personal. De esta forma, el
estudiante conoce el sitio de examen, las fechas y horarios También por razones logísticas, en la ocasión
pasada, muchos registros no se pudieron
del mismo.
completar a tiempo a causa de la carencia de aulas
para el examen. Así, frente a todo registro el
De los jefes:
3. Monitorear el proceso y llamar a quienes no han sistema del ICFES no generaba citación, sino un
completado el registro para que lo hagan. (apoyados en las mensaje de “inténtelo mas tarde pues no hay
aulas”. Ante esta situación, la dependencia debe
listas que poseen)
4. Una estrategia que minimiza este monitoreo consiste en comunicarse con ICFES e indicar los percances.
disponer los medios (una sala de computo, su computador
personal o remitir a vicedocencia) para que los estudiantes
cumplan estos procedimientos.
5. Consultar a ICFES y a Vicedocencia sobre dudas y
remitir inconvenientes sobre el proceso a esta última
dependencia.
Estella Enciso [email protected],
[email protected].
Telefónicamente: 091- 2437819, Funcionarios:
Raúl Vargas, Edgar Yasú, Estella Enciso
Conserve siempre por escrito copia de las
consultas al ICFES, procure emplear el correo
electrónico.
Situaciones de años anteriores pueden repetirse:
1. recibir tarjetas y claves para programas que, al ser nuevos, no llegan a tener estudiantes matriculados en ultimo año (solucionado,
este año ICFES no entrega tarjetas, pues funcionan las del año pasado o el cajero entrega un PIN para el programa)
2. la web www.icfesinteractivo.gov.co colapsa y no carga, pues mucho programas dejan todo para el final
3. las fechas originalmente acordadas para trámites son modificadas por el ICFES
4. los estudiantes no logran realizar su registro porque el ICFES dice: “no hay aulas disponibles”
3
5. los listados de estudiantes de cada programa a presentar ECAES son remitidos a vicedocencia varias veces y todos son diferentes
6. los listados de estudiantes de cada programa a presentar ECAES son remitidos a vicedocencia presentando registros erróneos en
cedula, nombre o ambos. Por lo que el estudiante no puede registrarse o tiene problemas posteriores para demostrar que son sus
resultados.
7. los listados de estudiantes de cada programa a presentar ECAES son remitidos a dependencias distintas a vicedocencia.
8. los estudiantes son remitidos a vicedocencia para atender sus dudas, por lo que se atrasan otros procesos.
Entre otros…
Por todo lo anterior, tenga en cuenta que:
1. La Universidad sólo paga una vez por los estudiantes. Por eso conserva el listado que usted entrega y compara a los inscritos.
2. Muchos de estos inconvenientes se solucionan si se avisa con anticipación a los estudiantes quienes son los que han de presentar
el ECAES y se pide que verifiquen sus datos.
3. Muchos asuntos pueden mejorar si se destina a alguien para que responda las dudas, maneje con detalle estos procesos y
mantenga comunicación con vicedocencia. Esto implica que las listas se generan sin errores, incluyen a todos los que van a
presentar y se remiten a tiempo a la Vicerrectoría.
4. Las dudas son atendidas por esta Vicerrectoría de manera impersonal. Por favor no remita directamente a cada uno de los
estudiantes. Como dependencia usted debe mantener también contacto con ICFES y brindar orientación a sus alumnos.
5. Lleve un registro de todo su proceso ECAES 2005 y remita al final un informe a su decano y a esta Vicerrectoría. (Mencione en
él los inconvenientes detectados y las alternativas de solución; detalle además cuales estudiantes de su programa presentaron el
examen, discriminados por último o penúltimo nivel)
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