Procedimientos en cada etapa para ECAES 2005 (La U. de A.) Tramite ICFES Objetivo ICFES del Tareas De los jefes de programa: 1. Cumplir con la citación del ICFES para recibir orientaciones. 2. Informar a los estudiantes sobre los ECAES remitiéndolos a la pagina Web de vicedocencia y del ICFES e invitarlos a presentarlo. 3. Definir cual examen ECAES va a presentar su programa porque se acomoda estrechamente a los contenidos impartidos. (ver detalles de los exámenes en www.icfesinteractivo.gov.co) Determinar de forma muy aproximada Prerregistro cuantos serán los evaluados por cada examen. Recaudar los derechos de Registro en examen de los línea alumnos que presentaran la prueba. Observaciones sobre el trámite Fecha de orientaciones: 8 de septiembre en reunión con funcionarios ICFES. Por razones de administración de recursos el ICFES solicita esta información. Para proporcionar la información al ICFES la vicedocencia cuenta con una clave institucional Por ejemplo: (una por cada SEDE; es decir 6 claves en total)) Administración en Servicios de Salud, con énfasis en que le permite definir la asociación entre examen gestión de servicios de salud y gestión sanitaria y y programa y con algunas tarjetas para consignar ambiental, ha indicado que presentará el examen de los derechos de examen de sus estudiantes. Administración. Es muy importante generar una lista de Ingeniería Sanitaria y Ambiental presentó en 2004 el estudiantes para determinar con exactitud el examen para Ing. Ambiental. numero de quienes presentaran la prueba: - Excluya a quienes estarán por fuera del país para la fecha del examen. (intercambios, pasantias) De la vicedocencia 4. Proporcionar la información de prerregistro al ICFES y - Incluya a todos los que se han de graduar este obtener a cambio nombres de usuario y claves para cada año o antes del próximo ECAES. uno de los programas. 5. Remitir estas claves al respectivo programa y conservar copia de ellas. Dura cerca de un mes. De los jefes de programa: 1. Organizar un listado definitivo de estudiantes que La Universidad realiza una sola consignación por presentaran la prueba (cumplen con estar matriculados en el número de estudiantes definidos en las listas de el último año para graduarse de su carrera). El listado, cada programa. Sea cuidadoso con la lista, incluya impreso y en medio magnético, va en Excel con las a todos los matriculados en su último año de columnas: carera. 1 Tramite ICFES Objetivo ICFES del Tareas Observaciones sobre el trámite Apellidos Nombres Tipo de Docume nto Documento de Identidad ALVAREZ CANO HIREYA MARIA C.C. 48631452 2. Enviar a vicedocencia (Mauricio Sánchez P., [email protected]) -Carta y correo electrónico que define que examen ECAES va a presentar el programa y cuantos estudiantes pueden presentar el ECAES. -listado de estos estudiantes en Excel. Impreso y en medio magnético. La disponibilidad pronta de las listas es necesaria, pues las tarjetas presentan, con bastante frecuencia, inconvenientes para realizar la consignación y el trámite demanda bastante tiempo a quien lo realiza. Fecha limite para entrega de carta que indica que examen presenta el programa y el listado (impreso y en medio magnético) a vicedocencia: 19 de septiembre 6 p.m. Vicerrectoría administrativa realizará un solo pago el día: 28 de septiembre De la viceadministrativa: Se debe esperar 2 días antes de proceder a ocupar 3. Consignar, con la tarjeta diseñada para tal fin, los dineros los cupos pagados, esto debido a los cruces de por derecho de examen de los estudiantes. (Esto es cuentas del banco y el ICFES. habilitar los cupos para examen). De los jefes: 4. Ingresar a www.icfesinteractivo.gov.co y de acuerdo a las pautas, registrar a los estudiantes por los que se ha pagado. 5. Entregar de manera personal la clave que corresponde a cada alumno e indicarle que el debe terminar su registro, llenando un formulario con sus datos personales en la Web del ICFES. 6. Conservar registro de todo lo realizado. Fechas para registrar a estudiantes que presentaran examen en la web del ICFES: entre el 3 y el 20 de octubre. No olvide que los jefes deben habilitar a sus estudiantes y entregarles las claves para que ellos se registren. Estudiante que no se registre posibilidad de presentar el examen perderá De la vicedocencia 7. Verificar que los jefes han ingresado a la Web destinada para estos trámites y ya aparece quienes van a utilizar los cupos disponibles (nombre y cédula de los alumnos). 8. Generar listas de respaldo para rendir informes a rectoría 2 la Tramite ICFES Objetivo ICFES del Tareas Observaciones sobre el trámite sobre el proceso e invitar a los programas a que no dejen pasar las fechas del proceso. Su plazo está incorporado en la etapa anterior. Procurar que cada Obtención alumno inscrito de la obtenga la citación citación para su examen. EL ICFES se demora en asignar sitio de examen a los aspirantes con limitaciones, por razones De los estudiantes: 1. Completar el registro en www.icfesinteractivo.gov.co logísticas. Entonces, no habilita su formulario llenando el formulario, que entre otras cosas la pregunta completamente hasta una o dos semanas antes de culminar el proceso. por sus discapacidades. 2. Imprimir su citación personal. De esta forma, el estudiante conoce el sitio de examen, las fechas y horarios También por razones logísticas, en la ocasión pasada, muchos registros no se pudieron del mismo. completar a tiempo a causa de la carencia de aulas para el examen. Así, frente a todo registro el De los jefes: 3. Monitorear el proceso y llamar a quienes no han sistema del ICFES no generaba citación, sino un completado el registro para que lo hagan. (apoyados en las mensaje de “inténtelo mas tarde pues no hay aulas”. Ante esta situación, la dependencia debe listas que poseen) 4. Una estrategia que minimiza este monitoreo consiste en comunicarse con ICFES e indicar los percances. disponer los medios (una sala de computo, su computador personal o remitir a vicedocencia) para que los estudiantes cumplan estos procedimientos. 5. Consultar a ICFES y a Vicedocencia sobre dudas y remitir inconvenientes sobre el proceso a esta última dependencia. Estella Enciso [email protected], [email protected]. Telefónicamente: 091- 2437819, Funcionarios: Raúl Vargas, Edgar Yasú, Estella Enciso Conserve siempre por escrito copia de las consultas al ICFES, procure emplear el correo electrónico. Situaciones de años anteriores pueden repetirse: 1. recibir tarjetas y claves para programas que, al ser nuevos, no llegan a tener estudiantes matriculados en ultimo año (solucionado, este año ICFES no entrega tarjetas, pues funcionan las del año pasado o el cajero entrega un PIN para el programa) 2. la web www.icfesinteractivo.gov.co colapsa y no carga, pues mucho programas dejan todo para el final 3. las fechas originalmente acordadas para trámites son modificadas por el ICFES 4. los estudiantes no logran realizar su registro porque el ICFES dice: “no hay aulas disponibles” 3 5. los listados de estudiantes de cada programa a presentar ECAES son remitidos a vicedocencia varias veces y todos son diferentes 6. los listados de estudiantes de cada programa a presentar ECAES son remitidos a vicedocencia presentando registros erróneos en cedula, nombre o ambos. Por lo que el estudiante no puede registrarse o tiene problemas posteriores para demostrar que son sus resultados. 7. los listados de estudiantes de cada programa a presentar ECAES son remitidos a dependencias distintas a vicedocencia. 8. los estudiantes son remitidos a vicedocencia para atender sus dudas, por lo que se atrasan otros procesos. Entre otros… Por todo lo anterior, tenga en cuenta que: 1. La Universidad sólo paga una vez por los estudiantes. Por eso conserva el listado que usted entrega y compara a los inscritos. 2. Muchos de estos inconvenientes se solucionan si se avisa con anticipación a los estudiantes quienes son los que han de presentar el ECAES y se pide que verifiquen sus datos. 3. Muchos asuntos pueden mejorar si se destina a alguien para que responda las dudas, maneje con detalle estos procesos y mantenga comunicación con vicedocencia. Esto implica que las listas se generan sin errores, incluyen a todos los que van a presentar y se remiten a tiempo a la Vicerrectoría. 4. Las dudas son atendidas por esta Vicerrectoría de manera impersonal. Por favor no remita directamente a cada uno de los estudiantes. Como dependencia usted debe mantener también contacto con ICFES y brindar orientación a sus alumnos. 5. Lleve un registro de todo su proceso ECAES 2005 y remita al final un informe a su decano y a esta Vicerrectoría. (Mencione en él los inconvenientes detectados y las alternativas de solución; detalle además cuales estudiantes de su programa presentaron el examen, discriminados por último o penúltimo nivel) 4