6 sugerencias para obtener mejores dashboards de rendimiento en

6 sugerencias para obtener
mejores dashboards de
rendimiento en ventas
2
No es conveniente que espere hasta el final del trimestre para descubrir que falló. Desea
asegurarse de que tanto usted como sus equipos de ventas tengan un buen rendimiento y tomen
las mejores decisiones. Sin embargo, los dashboards siguen siendo una de las herramientas
de ventas más importantes y, a menudo, ignoradas que tenemos a disposición actualmente.
Los dashboards de datos no solo pueden proporcionar información sobre la que se puede actuar
en relación con el rendimiento de la canalización de ventas, sino que también pueden generar
información rápida y significativa para el proceso de toma de decisiones fundamentales. Lograr
que los equipos usen una única fuente de verdad promoverá la alineación organizativa, a la
vez que hará responsables a los administradores y a los individuos por igual, con los mismos
números. Existe un motivo por el cual los dashboards de ventas son importantes actualmente.
¿Necesita descubrir su próxima gran oportunidad de canalización? ¿Siente curiosidad por la
rentabilidad de los productos? ¿Alguna vez probó los análisis de “hipotéticos” con la planificación
territorial? ¿Pasa horas analizando sus datos de Salesforce? ¿Necesita ver los ingresos del año
hasta la fecha en un mapa geográfico?
Los dashboards son eficaces. Funcionan. La pregunta que se está haciendo ahora es la
siguiente: “¿Cómo puedo comenzar a implementarlos exitosamente en la operación de ventas
de mi empresa?”. Para una mayor eficacia, los dashboards de rendimiento en ventas cuentan
con métricas claramente definidas y se integran en sus procesos de ventas. Use estas seis
sugerencias para aprovechar al máximo sus dashboards de rendimiento en ventas.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Conozca sus datos
Optimice para obtener una única fuente de verdad
Elija las métricas importantes
Implemente visualizaciones interactivas
Use datos actuales y en tiempo real
Posibilite la independencia
3
1.
“Los recursos son
reducidos, el tiempo
es reducido y los datos
pueden ser complejos.
Cuando se intenta
contestar una pregunta,
probablemente haya
cien formas de hacerlo.
A veces, simplemente
debe dejar que los datos
lo orienten, en lugar de
ser usted quien los dirija”.
—Danielle Miller, administradora
de operaciones de ventas,
Amylin Pharmaceuticals.
Conozca sus datos
Primero, lo primero. ¿Conoce sus datos? ¿Dónde se encuentran sus datos?
¿Qué apariencia tienen? Conocer sus datos es particularmente importante, puesto
que hay una gran variedad de factores que se deben tener en cuenta.
Necesita conectar sus canalizaciones y sus datos de ventas de muchas formas: con
hojas de cálculo, bases de datos, cubos, Hadoop y, por supuesto, Salesforce. Es posible
que encuentre diversas opciones para transferir los datos directamente a Salesforce,
pero no se olvide de los datos adicionales, como el tamaño del mercado, las cuotas de
ventas, la región y las estadísticas demográficas.
Es probable que sus sistemas de ventas no capturen todas las transacciones, o es
posible que no pueda atribuir los resultados a un miembro específico del equipo de
ventas. El personal de ventas puede ser incongruente en la forma de registrar llamadas
y correos electrónicos. Algunos de los datos de ventas pueden presentar horas, días
o incluso semanas de retraso, o pueden estar sujetos a cambio debido a errores de
procesamiento. Si le lleva tiempo medir algo, es posible que haya malinterpretado sus
datos o, peor aún, que ya haya tenido un mal rendimiento durante el trimestre.
El conocimiento lo es todo
Amylin Pharmaceuticals es una empresa biofarmacéutica dedicada a mejorar las
vidas mediante el descubrimiento, el desarrollo y la comercialización de medicamentos
innovadores. Amylin usa fuentes como MySQL e Infobright para administrar una enorme
cantidad de información. Almacena actividad de ventas, datos de recetas, información
demográfica, incluso datos de censos para analizar modelos comerciales que los ayuden
a determinar cómo aumentar y dimensionar sus equipos de ventas. En cuanto al tamaño,
tiene por lo menos 100 millones de registros de datos.
Vea y aprenda más acerca de
cómo Amylin Pharmaceuticals
utiliza datos de múltiples fuentes
en dashboards para mejorar
su operación de ventas.
Danielle Miller, administradora de operaciones de ventas en Amylin, necesitaba
que sus equipos fueran capaces de ver y comprender todos estos datos mediante
dashboards optimizados para tomar decisiones rápidas.
“Nuestro personal de ventas se exponía al mercado mientras hacía llamadas todos
los días, pero no tenía idea de cuándo cubrirían la cuota regional. Cuando se puede
volcar eso en un dashboard significativo y mostrar el déficit existente en algunas zonas
donde no están llegando a los médicos, ese es el momento en el que todo encaja a la
perfección. No estábamos tratando de reprender a nadie ni de decirles “Deben hacer
más llamadas”, sino más bien “Miren esto, aquí tienen una visualización en la que se
muestra cómo administran su territorio y qué está sucediendo””, dice Miller.
Alinear los datos organizativos en dashboards visuales como fuente de verdad única
transformó el análisis, y esta transparencia de datos recientemente descubierta mejoró
radicalmente las operaciones de ventas en Amylin.
4
2.
Optimice para obtener una única fuente de verdad
Los datos de ventas por sí solos, sin datos de territorio, empresa o marketing, tienen un valor
reducido, ya que facilitan un rango limitado de decisiones. El uso de múltiples fuentes de
datos para una vista de dashboard es clave para liberar el máximo valor de la información.
La combinación de datos, también conocida como fusión de datos, es la capacidad de
combinar o unir datos de varias fuentes en un campo común. Puesto que los datos se
combinan en un campo común, mediante este método se generará una vista unificada
de sus clientes potenciales, sus canalizaciones de ventas, sus cuentas y sus metas
de rendimiento.
Considere los dashboards siguientes para ver la ventaja competitiva:
Ver el panorama general
Para los administradores de ventas, el foco es la eficacia operativa de su propio
equipo, pero sigue siendo importante que todo el mundo esté en sintonía. Combine
varios conjuntos de datos, como los datos de rendimiento por equipo, la cuota y los
datos regionales para ver el panorama general.
En un solo dashboard, encontrará los totales de la empresa, las regiones, los equipos
y los rendimientos individuales. En este dashboard, es inmediatamente evidente que la
región central tiene un rendimiento inferior. Explore con más detalle esa región y verá
que, aunque muchos vendedores ya alcanzaron la cuota (barras verdes), varios más
están muy atrasados en la región roja (barras grises).
Quota Dashboard
Company Total
$0
$2,000,000
$4,000,000
$6,000,000
$8,000,000
$10,000,000
Regional Total (click to see salespeople in region)
$12,000,000
$14,000,000 $16,000,000
Stats- All
Central
East
West
$0K $1,000K $2,000K $3,000K $4,000K $5,000K $6,000K $7,000K $8,000K
Sales
# of Sales People
# Hitting Quota
% Hitting Quota
% of Sales by Quota Hitters
Quota $
Sales $
Avg. Quota
Avg. Sales per Person
41
27
65.9%
86.6%
$11,825K
$15,603K
$275K
$380,558
Salespeople in All Region: Sales ($)
Barbara Davis
Betty Clark
Carol Allen
Charles Lee
Christopher Wright
Daniel Gonzalez
David Thompson
Deborah Adams
Donald Mitchell
Donna Walker
Dorothy Harris
Elizabeth Miller
Helen Rodriguez
James Williams
Jennifer Anderson
Jessica Baker
John Jones
View by Quota (%) or Sales ($)
%
$
Hit Quota
No
Yes
0K
200K
400K
600K
800K
Achievement: Quota (%) or Sales ($)
1000K
1200K
En este dashboard, cada barra es un gráfico de bala: el sombreado del segundo plano indica
el alcance de la cuota en porcentaje. Menos del 50 % del logro de la cuota es rojo. En la zona
verde se muestra una cuota del 100-125 %. Si cualquier vendedor logra la cuota, la barra de
ese vendedor cambia automáticamente a verde.
Para obtener más información, haga clic en este dashboard e interactúe con él.
5
Medir el rendimiento de la canalización
Comprender el rendimiento de las ventas corporativas es clave para determinar los ajustes
que necesita realizar hoy en su negocio. Un análisis comparativo típico, como el crecimiento
año tras año, es fácil de hacer como un solo cálculo. Sin embargo, también necesita ver su
rendimiento de manera histórica, acumulativa y por cada división de negocio. Combine los
datos de Salesforce con los datos de los productos para comprender las tendencias y las
nuevas oportunidades por región.
Sales Performance
South
West
Sales
Sales
East
Sales
Central
Sales
Furniture, Office Supplies, Technology Products
$60,000
Select Region:
Central
$41,343
$40,000
East
$20,000
$0
South
West
$60,000
$40,000
$27,106
$20,000
$0
Select Product Category:
Furniture
$71,647
$60,000
Office Supplies
$40,000
Technology
$20,000
$0
$60,000
$29,219
$40,000
$20,000
$0
01-Mar-10 01-May-10
01-Jul-10
01-Sep-10 01-Nov-10 01-Jan-11
Last Week's Sales
Running Total of
Sales
Cumulative Sales
$3,000,000
$75,914
$2,000,000
$1,000,000
$0
01-Mar-10 01-May-10
01-Jul-10
01-Sep-10 01-Nov-10 01-Jan-11
Este dashboard de rendimiento de ventas permite ver las tendencias de ventas diarias para
cada región y filtrar por producto. Para obtener más información, haga clic en este dashboard
e interactúe con él.
Este dashboard incluye las tendencias de ventas por región y por producto. La tendencia
de ventas diarias de cada región se muestra en la vista superior, y en la línea naranja de
abajo se muestra un total acumulado de todas las ventas. El filtro permite generar vistas
de todas las regiones y los productos de los cuales usted pueda ser responsable.
Usar elementos visuales para detectar influencias estacionales en tendencias temporales
le ofrece la capacidad de hacer pronósticos y planificar apropiadamente. También puede
tomar decisiones basadas en datos de trimestres históricamente improductivos, bajones
estivales y auges de fin de año.
6
3.
Elija métricas importantes
Ante todo, las métricas de sus dashboards deben ser indicadores que guarden
correspondencia con los objetivos planteados. Para seguir concentrado en los objetivos,
sea muy selectivo al determinar qué métricas aparecerán en sus dashboards de ventas.
Tenga en cuenta lo siguiente:
Aprenda más acerca del análisis
de datos de ventas en este
video tutorial gratuito.
¿Cuáles son sus indicadores de rendimiento clave (KPI) y cómo los puede medir?
Los KPI se deben corresponder con los objetivos individuales o de cada equipo. Si el equipo
de ventas interno tiene mediciones diferentes al equipo de ventas de campo, no haga que
ambos utilicen el mismo dashboard prediseñado. Proporcione a todo su personal de ventas,
su equipo de canal y sus ejecutivos vistas personalizadas de datos, directamente en un
navegador o tableta, de forma segura y con actualizaciones automáticas.
En este dashboard de muestra, filtre por departamento de ventas y equipo a fin de ver los indicadores
de rendimiento clave (KPI) codificados por color relativos a los pasos más importantes en el proceso
de conversión de cliente potencial a contacto. Si su organización está pagando $20, $50 o incluso
$100 o más por cliente potencial, debe asegurarse de que los vendedores realicen un seguimiento
oportuno de cada cliente potencial.
7
Convertir los KPI en acciones y no dejar que sean solo elementos informativos
En lugar de examinar algo que el personal de ventas ya hizo, alinee los procesos
con un objetivo futuro. Por ejemplo, en vez de analizar todos los clientes potenciales
con los que el personal de ventas no contactó la semana pasada, compruebe si cada
vendedor abrió la canalización necesaria para esta semana.
Alinee las acciones con cada indicador. Utilice los dashboards de rendimiento en
Vea este seminario web para aprender
a liberar la información de sus datos
de ventas para tomar mejores
decisiones basadas en los datos,
impulsar una productividad aumentada
y promover mejor la responsabilidad.
ventas para impulsar las acciones que usted y su organización esperan. Si la calidad
de su canalización se muestra en rojo, es mejor que la limpie. Si en sus mediciones
de tiempo previo a la llamada se muestra que los vendedores tardan demasiado en
llamar cuando aparecen nuevos clientes potenciales, motive a su equipo de ventas
o investigue a qué se debe la demora.
Promueva indicadores con miras al futuro
Seleccione mediciones externas que afecten al rendimiento. Es posible que un registro
del número de llamadas de ventas solo incluya llamadas cortadas, mensajes de voz
o números equivocados. En su lugar, considere la posibilidad de realizar el seguimiento
del número de nuevos clientes potenciales por semana. Eso le proporcionará más
información sobre las oportunidades.
¿Cuántas llamadas de descubrimiento realizó hoy el vendedor? ¿Cuántas conversaciones
en vivo se llevaron a cabo hoy para convertir un cliente potencial en un posible cliente?
¿Cuántas oportunidades creó o ganó hoy el vendedor?
Es probable que disponga de otras métricas de ventas específicas que constituyan
indicadores avanzados de objetivos corporativos globales; es importante incluirlas
solo si la relación entre estas y el objetivo corporativo es clara.
Asegúrese de poder explicar de manera precisa la conexión de cada métrica
de su dashboard con los objetivos de la organización.
8
4.
“No es necesario que sea
anticuado. Usted no tiene
que revisar una gran
cantidad de informes
diferentes ni hacer las
conexiones usted mismo,
porque no son las
habilidades por las que
fue contratado. Usted
es un representante de
ventas. Queremos que
sea capaz de vender. Y
todo lo demás debe ser
invisible y permanecer
en un segundo plano”.
—Rohan Mandelia, Progressive Insurance
Implemente visualizaciones interactivas
Los dashboards son importantes porque a través de ellos se logra que todos vean
los mismos datos. Una vez que varios usuarios interactúen con los mismos conjuntos
de datos, tendrán preguntas exclusivas acerca de lo que ven. Los vendedores, los
administradores y los líderes de negocios interactuarán con los mismos datos para
obtener respuestas a las preguntas específicas que tenga cada uno.
Además, los dashboards interactivos ofrecen a sus usuarios la posibilidad de realizar
tareas estadísticas básicas, como filtrar vistas, ajustar parámetros, hacer cálculos rápidos
y profundizar en el examen de datos subyacentes, todo ello con selecciones intuitivas
en los dashboards en cuestión. Mediante esta interactividad, se transforman los datos
acumulados en información sobre la que se puede actuar y tomar decisiones rápidas.
Los vendedores y los líderes de negocios de una organización se concentran en la
materialización de más acuerdos, la resolución de problemas y la toma de decisiones,
en lugar de tener que esforzarse por comprender conjuntos de datos.
Progressive Group of Insurance Companies es uno de los grupos de seguros para
automóviles particulares más grandes de los EE. UU. y cuenta con un equipo de
ventas de unas 300 personas. Al ser un equipo bastante reducido, cada vendedor
tiene asignado un gran territorio y administra entre 150 y 200 cuentas.
Rohan Mandelia, un analista de datos de Progressive Insurance, necesitaba proporcionar
al personal y los equipos de ventas la capacidad de interactuar con sus datos y plantearse
preguntas fácilmente.
Con los dashboards interactivos, “pueden contestar preguntas directamente sobre la
marcha... Pueden entender a quién deben ver, cuándo se deben acercar a los clientes
y de qué deben hablarles para movilizar los números; así es cómo se ganan el pan”,
dijo Mandelia.
Vea y aprenda más sobre los
dashboards interactivos.
9
5.
“Es tan dinámico que usted
puede cambiar cosas en
el momento en el que
se encuentra a sí mismo
haciéndose preguntas y
encontrando las respuestas
de cosas que ni siquiera
había pensado alguna vez”.
—Kris Munson, Watts Water Technologies
Use datos actuales y en tiempo real
Los datos antiguos solo ofrecen una falsa sensación de confianza a las decisiones.
Asegúrese de que los datos subyacentes de sus dashboards sean actuales y de que
las métricas seleccionadas reflejen los desafíos actuales del negocio.
Los datos pueden corresponder a este trimestre, a esta semana o a la hora en curso,
o bien pueden haberse generado hace 30 segundos (depende de la escala de tiempo
que sea adecuada para su negocio). Sin lugar a dudas: la creación de dashboards en
tiempo real elevará el nivel de sus operaciones de ventas.
Watts Water Technologies, un fabricante global de tuberías, soluciones de calefacción y
productos para la calidad del agua, tiene un equipo de unas 60 personas en los EE. UU.
Esos agentes tienen necesidades de tarificación específicas en sus territorios y deben
responder a situaciones competitivas en tiempo real.
Kris Munson, director de estrategia de precios, conoce de primera mano la importancia
de una alimentación de datos en tiempo real: logró que sus equipos obtuvieran información
en 30 segundos, en lugar de perder el tiempo descifrando datos con Excel.
Con sus dashboards de alimentación en tiempo real, los usuarios pueden revisar los
25 millones de transacciones de tarifas de un año y, luego, calcular el precio necesario
en el mismo momento.
Vea y aprenda más sobre el éxito
de Watts Water Technologies
con los dashboards de
alimentación en tiempo real.
Los dashboards interactivos con un mecanismo de alimentación de datos en tiempo
real le permiten contestar preguntas inesperadas de inmediato. Sus vistas guardadas
se actualizarán siempre, sin importar cuándo inicie sesión.
10
6.
Posibilite la independencia
Puede ver y comprender sus datos de ventas al crear dashboards e interactuar con ellos,
por su cuenta. Ya pasaron los días en los que era necesario un servicio de elaboración de
informes corporativos para generar, personalizar y publicar dashboards de ventas. Y, en
el mercado actual, simplemente no hay tiempo material para un proceso de extracción,
transformación y carga de datos (ETL), diario o incluso ejecutado cada hora. Usted tiene
que concretar acuerdos.
Es fundamental ahorrar tiempo en cada paso del flujo de trabajo de datos. Para que
sus datos de ventas tengan un fuerte impacto, el proceso de la toma de decisiones a
partir de la información debe ser veloz, incluidos la instalación del software, el acceso
y el análisis de conjuntos de datos complejos, la publicación de dashboards interactivos
y el compartir la información en toda la organización.
Use mejor su tiempo y sus recursos al conectarse directamente a sus datos de ventas
con una solución en la que los usuarios de negocios puedan crear y compartir sus propios
dashboards. El equipo de TI no debe dedicarle horas y horas a la semana a los informes
y los dashboards de ventas; libérelos para que se enfoquen en los proyectos estratégicos
que impulsan el crecimiento de la organización.
Poténciese a usted mismo y a su equipo con los dashboards de autoservicio para llevar
un registro de sus propios clientes potenciales, la canalización de ventas y los indicadores
de rendimiento clave (KPI).
Combine los datos de Salesforce con la información de clientes potenciales de campañas, el
seguimiento web, los correos electrónicos y los casos de asistencia para ver qué oportunidades
están activas. En este dashboard, vea qué clientes potenciales o cuentas llamaron, enviaron
un correo electrónico, visitaron el sitio web, iniciaron una prueba o registraron un caso de
soporte recientemente. Este dashboard es una grandiosa forma para que cada vendedor sea
completamente independiente y conozca quién sigue en la lista de llamados pendientes.
11
Conclusión
¿A qué número puede llegar? ¿Qué tratos puede cerrar? ¿Cuáles son las regiones más
importantes de la actualidad? No limite su proceso de toma de decisiones. Para obtener
los máximos resultados de ventas, optimice sus dashboards de rendimiento incluyendo
el máximo de flexibilidad y sutileza con estas seis prácticas recomendadas.
Si ya está creando dashboards de ventas, tome nota de estas recomendaciones y evalúe
la manera en que su información se ajusta a ellas. Si aún no utiliza dashboards, no solo es
el momento de preguntarse por qué no lo hace, sino también de considerar si la aplicación
de estos métodos proporcionará una mejor visibilidad a sus objetivos de ventas de corto
y largo plazo.
Acerca de los autores
Evan Randall, vicepresidente de operaciones de ventas, Tableau Software
Luego de ser cliente de Tableau durante 3 años, Evan aprovechó la oportunidad de unirse
al equipo de Tableau. Evan es principalmente responsable de la administración del tiempo,
la eficiencia y la eficacia de la fuerza de ventas. Conduce los cursos y la capacitación en
ventas, la estrategia y planificación, y el desarrollo de procesos de ventas. Antes de unirse
a Tableau, Evan ocupaba roles de liderazgo en operaciones de ventas en las industrias
de fabricación de semiconductores, la fabricación de telecomunicaciones y de software
en AMD, Spansion, Dell y JDSU.
Phil Gilles, gerente de operaciones de ventas, Proceso y tecnología, Tableau Software
Phil es responsable de un equipo de analistas de operaciones de ventas de Tableau
Software. Antes que en Tableau, trabajó para Doyenz, Inc. En Doyenz, creó procesos
y dashboards de informes para ayudar a administrar una organización de ventas
vertiginosa y transformarla en una organización multinacional creciente. Phil trabaja
en un rol departamental cruzado en Tableau que incluye liderazgo en ventas, finanzas,
operaciones y administradores del sistema. Su trabajo ayuda a asegurar la escalabilidad
de las soluciones, la continuidad y la validez de los datos, y una experiencia para el
usuario simple y positiva; todo al mismo tiempo que impulsa una mayor productividad
y capacidad para medir de la organización de ventas.
12
Acerca de Tableau
Tableau ofrece un enfoque nuevo y revolucionario a los dashboards de datos para el análisis de ventas.
Con tecnología fácil de usar y de arrastrar y soltar, se conectará rápidamente a sus datos de ventas, los
visualizará, los compartirá y generará informes con una experiencia sin problemas desde la PC o iPad.
Incluso, se puede conectar directamente a salesforce.com, lo que elimina la necesidad de una base de datos
independiente. Las soluciones de Tableau generan dashboards de datos de autoservicio rápidos y visuales,
sin necesidad de tener conocimientos de programación. Vea el impacto que Tableau puede tener en
su canalización de ventas descargando una prueba gratuita en www.tableau.com/es-es/products/trial.
Recursos adicionales
Descargar prueba gratuita
Informes relacionados
5 maneras de maximizar sus datos de Salesforce
5 Charts Every Sales Leader Should See (5 gráficos que todos los líderes de ventas
deberían ver)
Leveraging Data to Drive Sales at LinkedIn (Aprovechamiento de datos para impulsar
las ventas en LinkedIn)
Explorar otros recursos
· Demostración del producto
· Capacitación y tutoriales
· Comunidad y soporte
· Historias de clientes
· Soluciones
Tableau y Tableau Software son marcas comerciales de Tableau Software, Inc. Las demás empresas y los demás
nombres de productos pueden ser marcas comerciales de las respectivas empresas con que se asocian.