Procedimiento para la anulación de cheques

LOTERÍA NACIONAL DE BENEFICENCIA
TÍTULO: “PROCEDIMIENTO PARA LA ANULACIÓN
DE CHEQUES”
PREPARADO:
F-692(11)14
VIGENTE A PARTIR DE:
12-7-2011
REVISADO POR:
MARÍA R. DE QUIRÓS
ANALISTA
LIC. ERICK A. CASTILLO S.
JEFE
OFICINA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
LIC. CATALINO GUEVARA
ÁREA DE PLANIFICACIÓN
FINANCIERA
SEÑOR CARLOS GARAY
PLANILLAS Y DESCUENTOS
REVISADO POR:
SEÑOR OMAR RIVERA
ÁREA DE COORDINACIÓN
TÉCNICA FINANCIERA
LIC. ADOLFO HERRERA
(Jefe, a. i.)
DEPTO. DE CONTABILIDAD
APROBADO
MGTER. AUGUSTO C. RODRÍGUEZ
DIRECCIÓN DE FINANZAS
SR. MANUEL ESCUDERO
(Subjefe)
DEPTO. DE PRESUPUESTO
Y ESTADÍSTICA
LIC. ISABEL DE OLMOS
SEC. DE CONTROL DE
FONDOS
AUTORIZADO
LIC. JOSÉ PABLO RAMOS
DIRECCIÓN GENERAL
I. OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para la anulación de cheques reportados como caducados,
con información errada, inconsistencias, deteriorados, y otras situaciones que se puedan
presentar, manteniendo informadas a las unidades administrativas involucradas en el
proceso, para que apliquen las medidas de control que sean necesarias.
II. BASE LEGAL
Decreto de Gabinete Nº 224 de 16 de julio de 1969, Orgánico de la Lotería Nacional de
Beneficencia.
III. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO
1.
Según la necesidad, el área de trabajo de los funcionarios asignados para la
custodia y entrega de cheques debe contar con las condiciones adecuadas para la
PROCEDIMIENTO PARA LA ANULACIÓN DE CHEQUES
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seguridad y conservación de los cheques (área con llaves, muebles especiales, caja
fuerte, cámaras de seguridad, etc.).
2.
Los cheques deben llevar impreso el período de caducidad que se establezca.
3.
Para anular los cheques, se deben perforar con la palabra "ANULADO".
4.
En caso de no contar con la máquina perforadora para anular cheques, se debe
sellar o escribir la palabra “ANULADO” y perforar el cheque con otra herramienta
(Ejemplo: abre hueco).
5.
Toda solicitud de anulación de cheque deberá presentarse por escrito y adjuntar el
(los) documento(s) sustentador(es).
6.
Cuando el cheque se haya deteriorado, el beneficiario debe informar por escrito,
adjuntando como evidencia, los restos del cheque.
7.
En caso de hurto, el afectado deberá interponer denuncia ante la Dirección de
Investigación Judicial (DIJ) e informar por escrito a la Dirección de Finanzas,
adjuntando la denuncia interpuesta.
IV. CAUSAS QUE ORIGINAN LA ANULACIÓN DE LOS CHEQUES
Un cheque será anulado si se presenta alguna de las siguientes situaciones:
1.
Por caducidad
a. En posesión del Custodio: Transcurrido el período de caducidad, contados a
partir de la fecha en que fue girado el cheque, éste no ha sido retirado por el
beneficiario.
b. En posesión del Beneficiario (en circulación): Cheques que se han expedido,
registrado y enviado o entregado a sus beneficiarios, pero que no han sido
recibidos por el banco, ni pagados, ni devueltos y el tiempo de vigencia del
cheque ha expirado.
2.
Destrucción o deterioro físico del cheque.
3.
El cheque contiene errores:
a. En la cantidad (letras y/o números),
b. Monto a pagar,
c. Nombre del beneficiario.
4. El banco objeta el pago del cheque por problemas con la(s) firma(s) autorizadas u otro
motivo.
5. Solicitud de cambio en el nombre del beneficiario.
6. Cuando se informa que el beneficiario no realizó o no va a realizar la misión oficial y
por ende no utilizará el viático.
PROCEDIMIENTO PARA LA ANULACIÓN DE CHEQUES
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7. Por variación en los precios, al momento de realizar la compra del bien o servicio
requerido.
8. La casa comercial no cuenta con el artículo solicitado, al momento de realizar la
compra.
9. A solicitud escrita del beneficiario, por pérdida o hurto.
10. Cuando el cheque es utilizado de prueba.
11. Otras eventualidades.
V.
A.
PROCEDIMIENTO PARA LA ANULACIÓN DE CHEQUES
Cheques que se generan en la Sección de Control de Fondos
Para la anulación de los cheques que se generan en la Sección de Control de Fondos
(Cuenta General, Depósito de Billetero, Gordito del Zodiaco, etc.) debido a las
circunstancias antes descritas, se siguen los siguientes pasos:
1.
Unidad Administrativa Solicitante o Beneficiario
a. La unidad administrativa responsable de la custodia del cheque, elabora
memorando dirigido a la Dirección de Finanzas, detallando lo siguiente:
1. Número del cheque
2. fecha del cheque
3. Nombre del beneficiario
4. Monto del cheque
5. Motivo por el cual debe anularse el cheque (caducidad, errores,
cambio del nombre del beneficiario, etc.).
b. Los proveedores, contratistas o beneficiarios que así lo requieran,
presentarán nota solicitando la anulación del cheque, indicando la
información señalada en el punto anterior, adjunto al original del cheque
y documentos sustentadores que sean necesarios.
c. Remite memorando/nota, cheque, objeto de anulación y documentos
sustentadores a la Dirección de Finanzas.
2.
Dirección de Finanzas
a. Recibe memorando/nota de solicitud de anulación, cheque original y
documentos adjuntos.
b. Director(a) o Subdirector(a) de Finanzas revisa la solicitud e imparte
instrucciones.
c. Remite documentos al Área de Planificación Financiera.
PROCEDIMIENTO PARA LA ANULACIÓN DE CHEQUES
3.
4
Área de Planificación Financiera
a.
Recibe documentos (memorando/nota, cheque original, documentos
sustentadores).
b. Perfora el cheque con la leyenda “ANULADO”, utilizando la máquina
perforadora ubicada en el Área de Registro y Control de Recursos
Humanos (Planillas y Descuentos).
c.
Confecciona memorando de anulación de cheque, dirigido al
Departamento de Contabilidad, con la siguiente información:
1. Número del cheque
2. Fecha del cheque
3. Nombre del beneficiario
4. Monto del cheque
5. Motivo por el cual debe anularse el cheque
6. Número de la cuenta bancaria del cheque.
d. Remite el memorando para firma de la Dirección de Finanzas, adjunto
al cheque anulado y documentos originales sustentadores.
4. Dirección de Finanzas
Recibe documentos, firma el memorando y devuelve al Área de
Planificación Financiera, para su distribución.
5.
Área de Planificación Financiera
a. Recibe memorando firmado, adjunto al cheque anulado y documentos
originales sustentadores.
b. Saca copia de los documentos y distribuye:
Originales: Departamento de Contabilidad
Copias:
1ª. Departamento de Presupuesto y Estadística
2ª. Oficina de Fiscalización de la Contraloría
3ª. Oficina de Fiscalización de la Contraloría (Depto. de S.R.P.G.)
4ª. Sección de Control de Fondos
5ª. Dirección de Finanzas
6ª. Área de Planificación Financiera.
6.
Departamento de Contabilidad
a. Recibe documentos originales (memorando, cheque anulado, documentos
sustentadores)
b. Elabora “Comprobante Diario”
c.
Registra información en el Auxiliar respectivo y en el Mayor General.
PROCEDIMIENTO PARA LA ANULACIÓN DE CHEQUES
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d. Archiva el Comprobante Diario, cheque y documentos sustentadores,
para consultas posteriores.
Nota: El Departamento de Contabilidad suministrará, en calidad de préstamo,
el Comprobante Diario, cheque y documentos sustentadores originales, a las
unidades administrativas que lo soliciten para efectuar sus respectivos
trámites.
7. Departamento de Presupuesto y Estadística
a.
Recibe copia del memorando de anulación, remitido por la Dirección de
Finanzas, adjunto a la copia del cheque anulado y de los documentos
sustentadores.
b.
Coordina con la Unidad de Teleproceso (Oficina de Fiscalización de la
Contraloría), la reversión de la partida.
b.1. El Departamento de Presupuesto y Estadística solicita al
Departamento de Contabilidad, en calidad de “Préstamo”, el
Comprobante Diario y el cheque original con el sello/firma de la
Oficina de Fiscalización (Teleproceso).
b.2. Presenta documentos originales a la Unidad de Teleproceso.
c. Revierte en el sistema de Presupuesto, el registro de la transacción
para el reintegro de la partida.
d. El Departamento de Presupuesto y Estadística devuelve documentos
originales al Departamento de Contabilidad
8. Oficina de Fiscalización- Unidad de Teleproceso
a.
Recibe copia del memorando de anulación, remitido por la Dirección de
Finanzas, adjunto a la copia del cheque anulado y documentos
sustentadores.
b. Unidad de Teleproceso coordina con el Departamento de Presupuesto
y Estadística (ver punto 7.b.); verifica el cheque original con el
sello/firma de la Oficina de Fiscalización de la Contraloría, revierte la
partida y devuelve los documentos originales al funcionario del
Departamento de Presupuesto y Estadística.
9. Sección de Control de Fondos
a. Diariamente elabora la Caja de Egresos con la información de los
egresos o desembolsos realizados en el día. En la misma se incluye la
información de la numeración de los cheques girados y de los que se
dañaron, en esta Sección, durante su confección. En caso de recibir un
cheque anulado que pertenece a la Caja de Egreso que se está
elaborando, la información se registra en el sistema y se actualiza la
Caja de Egreso.
Los cheques anulados son perforados; el original se adjunta a la Caja de
Egreso que se remite al Departamento de Contabilidad y copia del
cheque anulado se archiva en dicha Sección para consulta.
PROCEDIMIENTO PARA LA ANULACIÓN DE CHEQUES
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b. Cuando el cheque es anulado posteriormente, Planificación Financiera
envía a la Sección de Control de Fondos copia del memorando de
anulación firmado por la Dirección de Finanzas, adjunto a la copia del
cheque anulado y documentos sustentadores. La Sección de Control de
Fondos se informa e inmediatamente anota en el “Libro Control de
Cheques” el número de memorando mediante el cual fue anulado el
cheque y archiva los documentos para consultas posteriores.
c. Finalizado el mes, el Departamento de Contabilidad envía a la Sección
de Control de Fondos el Informe Mensual de las Cuentas Bancarias. La
Sección de Control de Fondos verifica la información y registra en el
“Libro de Control de Banco” de la sección los ajustes correspondientes,
para actualizar saldos de las cuentas y balancear con el Departamento
de Contabilidad.
10. Recepción de Cuentas y Pagaduría
a.
Periódicamente revisa los cheques en custodia para determinar la
fecha de caducidad.
b. Los cheques caducados son remitidos a la Dirección de Finanzas,
adjunto a memorando del Departamento de Tesorería.
c.
B.
Archiva copia del memorando, para consulta posterior.
CHEQUES QUE SE GENERAN EN PLANILLAS Y DESCUENTOS (CUENTA
FONDO ESPECIAL - PLANILLA)
Planillas y Descuentos gira cheques para el pago de Salarios de Funcionarios y
Exfuncionarios, Décimo Tercer Mes, Bonificación de Funcionarios, Bonificación e
Intereses de Billeteros, Provisión o Fondo por Faltantes (Recompensa) y Becas.
Dependiendo del motivo por el cual deba anularse el cheque, se procederá de la siguiente
forma:
1. Cheques Caducados
Se sigue el procedimiento descrito en el punto A, del 1 al 8. (Con respecto a los cheques
de Bonificación e Intereses de Billeteros ver punto C).
1.1. La unidad administrativa o el beneficiario, remite cheque a la Dirección de Finanzas.
1.2. La Dirección de Finanzas imparte instrucciones al Área de Planificación Financiera.
1.3. El Área de Planificación Financiera anula el cheque y confecciona memorando.
1.4. La Dirección de Finanzas firma el memorando de anulación de cheque.
1.5. El Área de Planificación Financiera remite el memorando con sus respectivos
adjuntos (cheque y documentos sustentadores), a las siguientes unidades
administrativas:
PROCEDIMIENTO PARA LA ANULACIÓN DE CHEQUES
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Originales: Departamento de Contabilidad
Copias:
1ª. Departamento de Presupuesto y Estadística
2ª. Oficina de Fiscalización de la Contraloría
3ª. Oficina de Fiscalización de la Contraloría (Depto. de S.R.P.G.)
4ª. Planillas y Descuentos
5ª. Dirección de Finanzas
6ª. Planificación Financiera.
1.6. Departamento de Contabilidad elabora “Comprobante Diario” y registra en el Auxiliar
respectivo y en el Mayor General.
1.7. Departamento de Presupuesto y Estadística revierte la partida, previa coordinación
con el funcionario de Teleproceso (Oficina de Fiscalización).
1.8. La Unidad de Teleproceso, revierte la partida una vez verifique el cheque original.
1.9. Planillas y Descuentos recibe copia del memorando de anulación de cheques,
firmado por la Dirección de Finanzas, adjunto a la(s) copia(s) del (de los) cheque(s)
anulado(s).
a.
Actualiza control interno de la numeración de los cheques que se han utilizado y
archiva documentos para consulta posterior.
b. Cuando el beneficiario o afectado haga el reclamo del mismo, Planillas y
Descuentos, de acuerdo con la instrucción que reciba, procederá a realizar el
trámite para elaborar una nueva planilla e imprimir el cheque respectivo.
2. Cheques de Prueba (sin valor)
a. Unidad de Informática
Entrega a Planillas y Descuentos los cheques de prueba utilizados en el proceso
de impresión.
b. Planillas y Descuentos
1.
Anula cheques perforándolos con la palabra “Anulado”.
2.
Confecciona memorando con la información de los cheques anulados; saca
copia de los cheques y distribuye:
Original del
Contabilidad;
memorando
y
cheques
originales:
Departamento
de
Copias: Unidad de Informática, Planillas y Descuentos y Sección de Archivo
General.
c. Departamento de Contabilidad
Recibe memorando original y cheques originales anulados y los archiva para
consulta de la numeración anulada, al momento de efectuar la Conciliación
Bancaria.
PROCEDIMIENTO PARA LA ANULACIÓN DE CHEQUES
3.
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Cheques que se Dañan, al Momento de Imprimir las Firmas con la Máquina
Firmadora (con valores)
a. Planillas y Descuentos
Inmediatamente se daña el cheque, éste se envía a la Unidad de Informática,
para su corrección.
b. Unidad de Informática
Encargado de imprimir la planilla, ingresa al sistema, reemplaza el número del
cheque dañado, registrando el número del nuevo cheque, imprime el nuevo
cheque y saca del sistema el cheque anulado; devuelve el cheque dañado a
Planillas y Descuentos.
c. Planillas y Descuentos
Confecciona memorando con la información de los cheques dañados, anulados y
su reemplazo; saca copia de los cheques y distribuye documentos:
Originales: Departamento de Contabilidad;
Copias: Unidad de Informática, Planillas y Descuentos y Sección de Archivo
General.
d. Departamento de Contabilidad
Recibe memorando original y cheques originales dañados y archiva para
consultas posteriores.
4.
Cuando el Cheque es Retenido
Planillas y descuentos recibe instrucciones de la autoridad competente para retener
el cheque, ya sea por motivos de destitución, renuncia, licencia de gravidez, licencia
sin sueldo, incapacidades prolongadas y otras situaciones.
Seguidamente procede a tramitar los ajustes respectivos:
a. La persona tiene derecho a pago parcial
1. Se remite memorando con copia del cheque anulado al Departamento de
Presupuesto y Estadística, para que gestione el reintegro y se pueda
tramitar la nueva planilla.
2. El original del cheque se custodia en Planillas y Descuentos para ser
presentado a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría, cuando se
confeccione el nuevo pago por el tiempo que realmente le corresponde al
Colaborador.
3. Una vez la Oficina de Fiscalización de la Contraloría devuelve el cheque
original que ha sido anulado, se remite por medio de memorando al
Departamento de Contabilidad.
4.
Confecciona memorando con la información del cheque anulado, saca copia
del cheque anulado y distribuye:
Original del
Contabilidad;
memorando
y
cheque
original:
Departamento
de
PROCEDIMIENTO PARA LA ANULACIÓN DE CHEQUES
9
Copias: Unidad de Informática, Planillas y Descuentos y Sección de Archivo
General.
b. Cuando la persona no tiene derecho a pago
1.
Planillas y Descuentos confecciona memorando con la información del
cheque anulado, saca copia del cheque anulado y distribuye:
Original del memorando
Presupuesto y Estadística;
y
cheque
original:
Departamento
de
Copias: Planillas y Descuentos y la Sección de Archivo General.
2.
El Departamento de Presupuesto y Estadística recibe memorando
adjunto al original del cheque, para el reintegro total de la Partida.
2.1. Coordina con la Unidad de Teleproceso la reversión de la partida y le
entrega el cheque original, anulado.
2.2. Inmediatamente la Unidad de Teleproceso devuelve el cheque anulado,
el Departamento de Presupuesto y Estadística envía el cheque anulado
adjunto a memorando al Departamento de Contabilidad.
3. El Departamento de Contabilidad recibe memorando adjunto al cheque
original, para el reintegro total de la Partida.
Elabora “Comprobante Diario”; efectúa registros contables y archiva los
documentos para consultas posteriores.
C. ANULACIÓN DE CHEQUES DE BONIFICACIÓN E INTERESES DE BILLETEROS
Coordinación Técnica Financiera procederá a anular un cheque de Bonificación e
Intereses de Billeteros, cuando el cheque haya caducado o se reciban instrucciones para
girar el cheque a nombre del beneficiario del billetero (Ejemplo: Fallecimiento del
Billetero).
Para tal efecto, la Dirección de Finanzas remitirá memorando adjunto al cheque a la
unidad de Coordinación Técnica Financiera; ésta a su vez anula el cheque perforándolo
con la palabra “Anulado”; lo envía adjunto a memorando al Departamento de Contabilidad
para que su anulación por medio de Comprobante Diario y se efectúen los registros
contables respectivos, para que posteriormente se confeccione el cheque de reemplazo.
Los listados de las planillas con las firmas de recibido conforme (originales y copias) se
archivan en Coordinación Técnica Financiera, para consulta posterior
D. CUANDO EL BENEFICIARIO PIERDE EL CHEQUE
El Beneficiario que pierda su cheque, debe informar mediante nota a la Dirección de
Finanzas, adjuntando copia de su cédula.
La Dirección de Finanzas informa mediante nota al banco, para que se suspenda el
pago del cheque. El banco remite nota confirmando la suspensión, por un año, del pago
del cheque. El cheque es anulado mediante Comprobante Diario.
PROCEDIMIENTO PARA LA ANULACIÓN DE CHEQUES
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E. CUANDO EL BENEFICIARIO INFORMA EL ROBO DEL CHEQUE
El Beneficiario que sea objeto de robo de su cheque, debe interponer denuncia ante la
Dirección de Investigación Judicial (DIJ) e informar mediante nota a la Dirección de
Finanzas, adjuntando la denuncia presentada ante la DIJ y copia de su cédula.
La Dirección de Finanzas informa mediante nota al banco, para que se suspenda el
pago del cheque. El banco remite nota confirmando la suspensión, por un año, del pago
del cheque. El cheque es anulado mediante Comprobante Diario.
F. CHEQUES DE LAS DIRECCIONES PROVINCIALES Y AGENCIAS
Cuando el cheque se origine en una dirección provincial o agencia y es necesario anular
lo, ya sea al momento de confeccionarlo o después de firmado, se procederá a perforarlo
y sellarlo con la palabra “Anulado”; se prepara Comprobante Diario, registra información
en los libros respectivos y se envía memorando con el cheque anulado (original y copia) al
Departamento de Contabilidad. La dirección provincial o agencia remitente se queda con
copia de la documentación para consulta.
G.
CHEQUES, CON ERRORES U OMISIONES, RECHAZADOS O REPORTADOS
POR EL BANCO
El banco puede rechazar o reportar errores u omisiones en un cheque. debido a las
siguientes situaciones:
1. Errores en las cantidades: El beneficiario debe remitir el cheque a la Dirección de
Finanzas para su anulación y reemplazo (Ver punto A).
2. Omisión de firma: Cuando el cheque no cuenta con alguna de sus firmas, el
Beneficiario debe dirigirse a la Dirección de Finanzas, para que se proceda a la
consecución de la firma respectiva.
3. Los trazos de la firma estampada en el cheque, difiere de la firma registrada en el
banco. Cuando la firma del cheque tiene trazos distintos a los registrados en el banco,
el beneficiario debe dirigirse a la Dirección de Finanzas para que se realice la
verificación de la firma y se coordine con el Banco Nacional (Casa Matriz), la
aceptación del cheque. Si el banco rechaza la firma se procede a su anulación (Ver
punto A).
4. Cuando han cambiado las firmas de los autorizados y el banco no cuenta con la
información actualizada: El beneficiario debe dirigirse a la Dirección de Finanzas
para que se realice la verificación de la firma y se coordine con el Banco Nacional
(Casa Matriz), la aceptación del cheque.
Si hay cambio de firma autorizada, se debe esperar el término de días que establezca
el banco, para que sea de conocimiento general y el cheque sea aceptado por el
banco en cualquiera de sus sucursales.
5. Cheques con omisión de firma u otra situaciones reportadas por el Banco: En
aquellos casos en que el cheque ingresa al Banco y posteriormente se detecta que
contiene omisiones de firma u otras situaciones, el Banco devuelve a la Institución el
cheque original, con una Nota de Débito, adjunto al Estado de Cuenta, para que se
realicen los ajustes que correspondan.
PROCEDIMIENTO PARA LA ANULACIÓN DE CHEQUES
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GLOSARIO
1. Cheque: Documento firmado por el titular de una cuenta bancaria y que constituye
una orden de pago nominativa o al portador, que autoriza a retirar de dicha cuenta la
cantidad de dinero anotada.
2. Cheques caducados: Cheques que exceden la fecha de vigencia, perdiendo validez.
3. Cheques deteriorados: Cheques que se estropearon, rompieron, mancharon o
destruyeron parcialmente o totalmente.
4. Cheques pagados: Cheques que han sido cambiados o que se han hecho efectivos.
5. Reposición de Cheques: Reemplazo, sustitución de cheques(s).
6. Cheque con Inconsistencias: Cheques con error, que no contienen lo correcto.
7.
Endoso: Es la firma al dorso del cheque por la que el beneficiario lo transfiere en
dominio, lo entrega en cobro o lo constituye en prenda.
Panamá, 4 de julio del 2011
Oficina de Organización y Sistema Administrativos
EACS/MDEQ/mdeq.