PROC.003 13 MAYO 2011 PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE SALAS DE REUNIONES AUDITORIO Y SALA “A” La Representación OPS/OMS en Perú cuenta con un Auditorio y una Sala de Reuniones, ambos ubicados en el Primer Piso, los mismos que están disponibles en apoyo a la cooperación técnica que brindamos al país. La Unidad de Cursos y Seminarios es responsable de la administración de dichos ambientes. DESCRIPCION DE AMBIENTES AUDITORIO Tiene una capacidad de 70 personas y no podrá ser solicitado para reuniones con participación de menos de 35. Las dimensiones del Auditorio son: Sala: 10.80 mts. de ancho x 9.20 mts. de largo Estrado: 9.00 mts. de ancho x 2.96 mts. largo Número de carpetas: un máximo de 30 carpetas Formato estándar: 30 carpetas – 60 personas + 14 sillas a los lados – 14 personas: 74 personas como máximo Nota: está prohibido el ingreso de alimentos y bebidas al auditorio. Cuenta con los siguientes Equipos: Multimedia Lap top Ecran Equipo de audio de alta tecnología Micrófonos inalámbricos 2 Cabinas de traducción simultánea (sin equipos) Cabina de mando con anexo telefónico Conexión inalámbrica a Internet Mesa de Honor para 6 personas Podium para expositor Aire Acondicionado 1 D:\430946936.doc PROC.003 13 MAYO 2011 SALA “A” Tiene una capacidad máxima de 25 personas. Cuenta con los siguientes Equipos: Multimedia Lap top Ecran Anexo telefónico Conexión inalámbrica a Internet Pizarra acrílica Aire acondicionado OTRAS FACILIDADES Servicios Higiénicos Los participantes a reuniones disponen de dos (02) baños (Damas y Caballeros) ubicados en el pasadizo del Hall Principal. Para reuniones de más de 20 personas se ha establecido el apoyo exclusivo de personal de SSGG para el mantenimiento de los servicios higiénicos. El costo por este servicio será cargado al SEM correspondiente. Cabinas telefónicas Los participantes podrán utilizar los anexos que se encuentran en las dos cabinas ubicadas en el pasadizo del Hall Principal. Estos anexos servirán para comunicarse con anexos internos de esta Oficina o para recibir llamadas externas a través de la Recepcionista. Servicio de alimentos Únicamente se brindará servicio de coffee-break, pudiendo elegirse entre los siguientes: Tipo 1: Café, infusiones, galletas surtidas y agua natural Costo unitario US$ 1.00 Tipo 2: Café, infusiones, galletas surtidas, agua natural y gaseosas Costo unitario US$ 1.50 Nota: en caso de requerirse la atención de un servicio de alimentos distinto a los antes descritos, de manera excepcional, únicamente podrá ser autorizado previamente por el Sr. Representante. 2 D:\430946936.doc PROC.003 13 MAYO 2011 Utiles y/o Materiales La Unidad de Cursos y Seminarios es responsable de tramitar las compras de útiles/materiales para distribución y/o uso en las reuniones que hayan generado un documento SEM. En caso de reuniones cuyo financiamiento no necesite como sustento un documento SEM (gastos máximos equivalentes a US$ 100.00); las compras serán tramitadas a través de la Unidad de Compras. Nota: los útiles/materiales del stock son para atención de necesidades internas de la OPS Perú, no para su distribución en reuniones. Impresiones, fotocopias, reproducciones La Unidad de Cursos y Seminarios es responsable de tramitar el servicio de fotocopiado de documentos para distribución y/o uso en las reuniones que hayan generado un documento SEM. Nota: el servicio de fotocopiado se hará con proveedor externo SOLICITUDES DE SALAS, EQUIPOS Y SERVICIOS La política de uso del Auditorio y Sala “A” indica que las reuniones deberán contar con la asistencia obligatoria del Consultor responsable de la misma. El horario de uso del Auditorio y Sala “A” es de 08:30 a 16:30 horas. Las solicitudes deberán hacerlas directamente ingresando a la INTRANET: Información General / Cursos y Seminarios y elegir la opción de Reserva de Salas. Para reuniones amparadas en un documento SEM, la solicitud deberá hacerse con al menos 10 días útiles de anticipación a la fecha de inicio de la actividad (el documento SEM en estado “borrador” deberá también entregarse a la Unidad de Cursos y Seminarios, tomando en cuenta dicho plazo). Para reuniones con gastos que no superen US$100.00, la solicitud deberá hacerse con al menos 3 días útiles de anticipación a la fecha de inicio de la actividad. Nota: es obligatorio e imprescindible entregar Agenda y Lista de Participantes (con nombres y apellidos) a la Unidad de Cursos y Seminarios o de Servicios Generales, según corresponda. Esta es una medida de seguridad impartida por UNDSS que se debe asegurar su cumplimiento. Los datos que se mencionan a continuación son indispensables completarlos cuando efectúe su reserva del Auditorio o Sala “A”: 3 D:\430946936.doc PROC.003 13 MAYO 2011 Número de SEM Nombre de la reunión Fecha Horario de inicio y término Número de participantes Referencia financiera para cargar gastos (sin SEM) Especificar ambiente: Auditorio y/o Sala “A” Equipos requeridos * Tipo coffee-break elegido *En caso de requerirse equipo Multimedia en el Auditorio, dentro del documento SEM se incluirá el costo de un Técnico/Operador permanente. Para reuniones que no estén amparadas con SEM, el manejo del equipo Multimedia estará a cargo de personal de SSGG. 4 D:\430946936.doc