PROC003 Uso Salas de Reuniones

PROC.003 13 MAYO 2011
PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE SALAS DE REUNIONES
AUDITORIO Y SALA “A”
La Representación OPS/OMS en Perú cuenta con un Auditorio y una Sala
de Reuniones, ambos ubicados en el Primer Piso, los mismos que están
disponibles en apoyo a la cooperación técnica que brindamos al país.
La Unidad de Cursos y Seminarios es responsable de la administración de
dichos ambientes.
DESCRIPCION DE AMBIENTES
AUDITORIO
Tiene una capacidad de 70 personas y no podrá ser solicitado para
reuniones con participación de menos de 35.
Las dimensiones del Auditorio son:
Sala: 10.80 mts. de ancho x 9.20 mts. de largo
Estrado: 9.00 mts. de ancho x 2.96 mts. largo
Número de carpetas: un máximo de 30 carpetas
Formato estándar: 30 carpetas – 60 personas + 14 sillas a los lados – 14
personas: 74 personas como máximo
Nota: está prohibido el ingreso de alimentos y bebidas al auditorio.
Cuenta con los siguientes Equipos:
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Multimedia
Lap top
Ecran
Equipo de audio de alta tecnología
Micrófonos inalámbricos
2 Cabinas de traducción simultánea (sin equipos)
Cabina de mando con anexo telefónico
Conexión inalámbrica a Internet
Mesa de Honor para 6 personas
Podium para expositor
Aire Acondicionado
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SALA “A”
Tiene una capacidad máxima de 25 personas.
Cuenta con los siguientes Equipos:
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Multimedia
Lap top
Ecran
Anexo telefónico
Conexión inalámbrica a Internet
Pizarra acrílica
Aire acondicionado
OTRAS FACILIDADES
Servicios Higiénicos
Los participantes a reuniones disponen de dos (02) baños (Damas y
Caballeros) ubicados en el pasadizo del Hall Principal.
Para reuniones de más de 20 personas se ha establecido el apoyo exclusivo
de personal de SSGG para el mantenimiento de los servicios higiénicos. El
costo por este servicio será cargado al SEM correspondiente.
Cabinas telefónicas
Los participantes podrán utilizar los anexos que se encuentran en las dos
cabinas ubicadas en el pasadizo del Hall Principal. Estos anexos servirán
para comunicarse con anexos internos de esta Oficina o para recibir
llamadas externas a través de la Recepcionista.
Servicio de alimentos
Únicamente se brindará servicio de coffee-break, pudiendo elegirse entre los
siguientes:
Tipo 1:
Café, infusiones, galletas surtidas y agua natural
Costo unitario US$ 1.00
Tipo 2:
Café, infusiones, galletas surtidas, agua natural y gaseosas
Costo unitario US$ 1.50
Nota: en caso de requerirse la atención de un servicio de alimentos distinto
a los antes descritos, de manera excepcional, únicamente podrá ser
autorizado previamente por el Sr. Representante.
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Utiles y/o Materiales
La Unidad de Cursos y Seminarios es responsable de tramitar las compras
de útiles/materiales para distribución y/o uso en las reuniones que hayan
generado un documento SEM.
En caso de reuniones cuyo financiamiento no necesite como sustento un
documento SEM (gastos máximos equivalentes a US$ 100.00); las compras
serán tramitadas a través de la Unidad de Compras.
Nota: los útiles/materiales del stock son para atención de necesidades
internas de la OPS Perú, no para su distribución en reuniones.
Impresiones, fotocopias, reproducciones
La Unidad de Cursos y Seminarios es responsable de tramitar el servicio de
fotocopiado de documentos para distribución y/o uso en las reuniones que
hayan generado un documento SEM.
Nota: el servicio de fotocopiado se hará con proveedor externo
SOLICITUDES DE SALAS, EQUIPOS Y SERVICIOS
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La política de uso del Auditorio y Sala “A” indica que las reuniones
deberán contar con la asistencia obligatoria del Consultor
responsable de la misma.
El horario de uso del Auditorio y Sala “A” es de 08:30 a 16:30 horas.
Las solicitudes deberán hacerlas directamente ingresando a la
INTRANET: Información General / Cursos y Seminarios y elegir
la opción de Reserva de Salas.
Para reuniones amparadas en un documento SEM, la solicitud
deberá hacerse con al menos 10 días útiles de anticipación a la
fecha de inicio de la actividad (el documento SEM en estado
“borrador” deberá también entregarse a la Unidad de Cursos y
Seminarios, tomando en cuenta dicho plazo).
Para reuniones con gastos que no superen US$100.00, la solicitud
deberá hacerse con al menos 3 días útiles de anticipación a la fecha
de inicio de la actividad.
Nota: es obligatorio e imprescindible entregar Agenda y Lista de
Participantes (con nombres y apellidos) a la Unidad de Cursos y
Seminarios o de Servicios Generales, según corresponda. Esta es una
medida de seguridad impartida por UNDSS que se debe asegurar su
cumplimiento.
Los datos que se mencionan a continuación son indispensables
completarlos cuando efectúe su reserva del Auditorio o Sala “A”:
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Número de SEM
Nombre de la reunión
Fecha
Horario de inicio y término
Número de participantes
Referencia financiera para
cargar gastos (sin SEM)
Especificar ambiente: Auditorio
y/o Sala “A”
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Equipos requeridos *
Tipo coffee-break elegido
*En caso de requerirse equipo Multimedia en el Auditorio, dentro del
documento SEM se incluirá el costo de un Técnico/Operador
permanente. Para reuniones que no estén amparadas con SEM, el
manejo del equipo Multimedia estará a cargo de personal de SSGG.
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