INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA BITACORA

INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA BITÁCORA
DE OBRA O SERVICIO
ÍNDICE
1. Generalidades.
2. De la forma de la bitácora.
3. Reglas generales para el uso de la bitácora.
3.1 Apertura.
3.2 Numeración y fechado de notas.
3.3 Redacción y escritura.
3.4 Errores.
3.5 Tachaduras y enmendaduras.
3.6 Sobreposiciones.
3.7 Inutilización de espacios sobrantes.
3.8 Retiro de copias.
3.9 Validaciones.
3.10 Frecuencia y cantidad de notas.
3.11 Compromiso de uso
3.11.1 Anotaciones de la supervisión.
3.11.2 Anotaciones del contratista o su representante.
3.11.3 Recomendaciones especiales.
3.12 Custodia.
3.12.1 Durante la ejecución de la obra.
3.12.2 En suspensiones de la obra por causas diversas.
3.12.3 Al término de la obra o por suspensión definitiva.
3.13 Cierre de bitácora.
4. Reglas de aplicación de la bitácora.
4.1 Disponibilidad.
4.2 Firmas.
4.3 Inviolabilidad.
4.4 Actividades periódicas.
5. Archivo de bitácora.
6. Bitácora de servicios.
7. Marco normativo
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1. Generalidades
La bitácora es un instrumento técnico de control durante el desarrollo de los trabajos de
construcción o de prestación de servicio, controlando el ejercicio de los mismos. En ella
deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los
acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos;
así como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones
ajenas a la responsabilidad de la contratista.
La bitácora para los efectos de la ley artículo 46°, es el medio oficial y legal de
comunicación entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el
desarrollo de los trabajos. Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios, por lo
que la residencia y la supervisión, deberán prever que los órganos internos de control
vigilarán el uso y seguimiento de la misma.
Por lo anterior, es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la
Supervisión en su elaboración, para asentar oportuna, sistemática y detalladamente los
acontecimientos relevantes, lo que nos permite confirmar el orden originalmente
planeado, así como los incidentes que lo interrumpen o modifican. Los argumentos que
se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados,
2. De la forma de la bitácora
El formato de la bitácora se ajustará a las necesidades de cada proyecto pero en todos
los casos deberá cumplir, como mínimo con lo siguiente:
2.1 Utilizar una bitácora por cada contrato.
2.2 La bitácora de la Obra consistirá en una o más libretas de pastas duras y
resistentes. En la pasta principal aparecerá el nombre de Pemex u Organismo
Subsidiario y espacios para indicar el área responsable de la ejecución de los trabajos,
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según sea el caso, el número del Contrato, la Descripción de la Obra y la identificación
Bitácora de Obra y un Renglón para el número de libreta.
2.3 Las primeras hojas incluirán una guía de uso de la bitácora de obra, la cual no irá
foliada.
2.4 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos
copias, una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisión, en su
caso.
2.5. Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con números
consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicará el número del Contrato de
que se trata.
2.6 Las hojas de copias deben ser desprendibles no así las originales que
permanecerán fijas en la libreta de la Bitácora. La primera copia desprendible deberá
ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el
residente de obra o el Supervisor, en su caso.
2.7 El primer folio de la primera libreta deberá iniciar con la nota de apertura y en
seguida la nota de validación del uso de la bitácora.
2.8 El contenido de cada nota debe precisar: número, clasificación, fecha, descripción
del asunto, ubicación, causa, solución, prevención, consecuencia económica,
responsabilidad si la hubiere y fecha de atención, así como la referencia, en su caso, a
la nota que se contesta.
3. Reglas generales para el uso de la bitácora
La residencia de obra y la supervisión, así como el contratista deberán observar las
siguientes reglas generales para el uso de la bitácora.
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3.1 Apertura.
Su apertura se hará previamente al comienzo de los trabajos y deberá iniciar con una
nota especial (nota de apertura), relacionando como mínimo lo siguiente: fecha de
apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal
autorizado, domicilios y teléfonos, datos particulares del contrato y alcances
descriptivos de los trabajos y las características del sitio donde se desarrollarán, así
como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico
que estará facultado como representante de la contratante y del contratista, para la
utilización de la bitácora, indicando a quien o a quienes se delega esa facultad.
Para los datos particulares del contrato, en la nota de apertura se deberá de anotar
como mínimo lo siguiente:

Nombre de la dependencia, que supervisará la obra, indicando la dirección del
proyecto, activo o la región a la que pertenece.

Número del contrato.

Titulo de la obra y su localización.

Nombre o razón social del contratista.

En el caso de supervisión por terceros, anotar los datos del contrato respectivo y
el nombre de la empresa de supervisión.

Nombre, firma, dirección y teléfono del residente o supervisor.

Nombre, firma, dirección y teléfono del superintendente de construcción del
contratista.

Número del proyecto o su equivalente.

Número de partida presupuestal.
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
Importe del contrato.

Plazo de ejecución de la obra.

Fecha de iniciación programada.

Fecha de terminación programada.

Valor y fecha programada de los anticipos.
3.2 Numeración y fechado de notas.
Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse en el día en el que se
efectúe el asiento consecutivamente respetando sin excepción el orden establecido;
para notas de eventos de fechas anteriores, en el texto de la nota será referenciada la
fecha correspondiente, cerrándolas con nombre y firmas del residente y/o supervisor y
del superintendente de construcción del contratista.
3.3 Redacción y escritura.
Las notas o asientos deberán efectuarse claramente, con tinta indeleble
preferentemente de tinta negra, letra de molde legible, sin abreviaturas y utilizando
papel carbón o autorreproducible para las copias.
3.4 Errores.
Cuando se cometa algún error de escritura, de intención o redacción, la nota deberá
anularse por quien la emita, abriendo de inmediato otra nota con el número consecutivo
que le corresponda y con la descripción correcta.
3.5 Tachaduras y enmendaduras.
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras, será nula.
3.6 Sobreposiciones.
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No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora, ni entre
renglones, márgenes o cualquier otro sitio, de requerirse, se deberá abrir otra nota
haciendo referencia a la de origen.
3.7 Inutilización de espacios.
Se deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de
las mismas.
3.8 Retiro de copias.
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitácora, llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los
renglones correspondientes, los interesados podrán retirar sus respectivas copias.
3.9 Validaciones.
Se podrán validar oficios, minutas, memoranda, circulares y cualquier otro documento,
refiriéndose en notas de bitácora el contenido de los mismos o bien anexando copias.
3.10 Frecuencia y cantidad de notas.
Estas se definen por cada caso en particular, por las situaciones que durante el
desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato.
3.11 Compromiso de uso.
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad.
Asimismo, deberá utilizarse la bitácora para asuntos trascendentes que deriven del
objeto de los trabajos en cuestión.
3.11.1 Anotaciones de la supervisión
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el
desarrollo de la obra, sobre los precios unitarios establecidos en el contrato, o la
recepción satisfactoria de la obra.
A continuación se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes
para su registro en bitácora, en forma enunciativa, mas no limitativa:
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a) Relativas a los documentos de la obra

Instrucciones de los trabajos
solicitándole el programa.

Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el
proceso de la obra.
adicionales
y/o
extraordinarios,
b) Relativas al plazo y programa de la obra

Modificaciones del programa de obra.

Condiciones metereológicas que influyan en la
trabajos.

Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y
demoras respecto al programa.

Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el
plazo.

Cuando se efectúen cambios en especificaciones de ingeniería y
alcances que impliquen modificaciones al programa.

Cuando por causas imputables a PEMEX el inmueble en que deberá
ejecutarse la obra, o los accesos necesarios para realizar el trabajo, no
estén disponibles.
c) Relativas a la ejecución de la obra
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ejecución de los

En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra.

Ordenes para que el representante del contratista se presente en la
obra y reuniones periódicas, así como de los acuerdos y compromisos
pactados en dichas reuniones.

Materiales y equipos significativos proporcionados por PEMEX.

Órdenes de corrección por defectos de obra.

Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra.

Condiciones de inseguridad, daños al medio ambiente, falta de higiene
en alguna(s) área(s) de trabajo.

Accidentes presentados en la obra.

Constancia de la fecha de recepción de las estimaciones presentadas
por el contratista o su representante para su revisión.

Órdenes de suspensión de la obra, si es el caso, indicando la causa y
órdenes de reiniciación de la misma.

Inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente el cambio
de personal técnico que estará facultado como representante de
PEMEX.

Fecha del acta de recepción de los trabajos.
d) Sobre anotaciones hechas con anterioridad
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
Avisos de incumplimiento de órdenes dadas al contratista

Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el
contratista o su representante.

Cancelación o cambio de órdenes o instrucciones.
3.11.2 Anotaciones del contratista o su representante.
Observaciones en relación a las órdenes que haya recibido del supervisor,
inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en
la ejecución de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en
particular las que se indican a continuación:
a) Relativas a los documentos de la obra

Solicitudes de información faltante, licencias, permisos, liberación de
bancos o tramos, estudios de factibilidad, planos o croquis de la obra y
cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del
alcance del contrato.

Acuse de recibo de planos, especificaciones y croquis de la obra.
b) Relativas al plazo y programa de la obra:
 Acuse de recibo de órdenes relativas al programa de obra, o
modificaciones al mismo.

Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de
ampliación de plazo y/o modificaciones del programa de obra.

Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la
supervisión sobre demoras y falta de cumplimiento del programa.
c) Relativas a la ejecución de la obra
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
Acuse de recibo u observaciones de órdenes de la supervisión relativas
a corrección de defectos, procedimientos de construcción y suministro
de personal, equipo y materiales.

Constancias de mal tiempo, falta de materiales y equipo que debía
entregar PEMEX, si es el caso, paros obligados y otras circunstancias
que, a juicio del representante del contratista, se aparten de lo previsto
en el contrato.

Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o
extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto.
3.11.3 Recomendaciones especiales
a) Instrucciones que deben referirse en la bitácora
Los cambios del proyecto, con sus trabajos adicionales y/o extraordinarios,
cambio de supervisor, notificaciones de retraso en los trabajos, con aplicación de
sanciones, suspensiones, reiniciaciones, terminaciones anticipadas y rescisión.
b) Seguimiento de notas e indicaciones
Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden
pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre, para evitar la posibilidad de
olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato.
c) Cuando aplique, llevar a cabo el control de los pagos provisionales
establecidos en el artículo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y
Servicios Relacionados con las Mismas.
3.12 Custodia.
Será responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este
instrumento en la obra, y
3.12.1 Durante la ejecución de la obra
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Desde la fecha de iniciación, la bitácora deberá estar permanentemente en la
obra a la disposición del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones
y consultas así como para revisión de los auditores y funcionarios que se
presenten en la obra debidamente acreditados.
3.12.2 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensión de la obra por afectaciones, cierre de accesos
y/o secuestros de instalaciones, equipo o maquinaria, el supervisor de la obra
deberá considerar la situación para determinar si recoge la bitácora, en cuyo
caso se llevará a las oficinas de la residencia, para que una vez resueltas las
situaciones descritas, se regrese a la obra.
3.12.3 Al término de la obra o por suspensión definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva, la bitácora será
entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original, para su
custodia.
3.13 Cierre de bitácora.
Será con una última nota especial, en la que se dará por finiquitada la relación técnica
de campo. Después se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes,
inutilizándolas sin arrancarlas de la libreta y ésta, por conducto de la supervisión se
anexa al finiquito de la obra.
4. Reglas de aplicación de la bitácora
Para cada uno de los tomos de la bitácora se deberá reglamentar y validar el uso de
este instrumento, precisando como mínimo los siguientes aspectos, los cuales deberán
asentarse inmediatamente después de la nota de apertura.
4.1 Disponibilidad.
Horario en que se podrán asentar notas, el que deberá coincidir con las jornadas de
trabajo de campo.
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4.2 Firmas.
Las notas de la bitácora deberán ser firmadas por ambas partes. Previendo que alguna
de las dos partes no firme, se establecerá en la apertura de la bitácora, un plazo
máximo para la firma de los interesados, acordando en caso del vencimiento del plazo,
la aceptación del asunto en cuestión.
Establecer plazo máximo para firma de los interesados, acordando en caso del
vencimiento del plazo, la aceptación del asunto en cuestión;
4.3 Inviolabilidad.
Se deberá enfatizar la prohibición de modificar cualquiera de las notas ya firmadas, así
sea por el responsable de la anotación original; y
4.4 Actividades periódicas.
Es recomendable regular en las actividades de carácter técnico administrativo, lo
relativo a la autorización y revisión de estimaciones, números generadores, obra
extraordinaria, así como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban
implementarse.
En este sentido, en la apertura de la bitácora de cada contrato se deberá establecer
cual será la documentación soporte de las estimaciones, así como la indicación de que
si alguno de los documentos que deben acompañar a alguna estimación ha sido
previamente entregado por el contratista, será suficiente con hacer referencia a él en la
propia estimación, sin que exista la obligación de volver a entregarlo.
5. Archivo de bitácora
Durante tres años posteriores a la recepción de la obra, la bitácora se conservará en
caja numerada de fácil localización en archivo que designe la dependencia de PEMEX
que tuvo a su cargo la supervisión de la obra.
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6. Bitácora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios, se debe abrir una bitácora por cada
contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilización estipuladas en
este instructivo.
7. Marco Normativo

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas
(LOPSRM).

Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionadas con
las Mismas (RLOPSRM)

Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios
Relacionados con las Mismas, para Petróleos Mexicanos, Organismos
Subsidiarios y Empresas Filiales.
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