sistema de gestión administrativa

SISTEMA DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
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ÍNDICE
Área
Página
Presentación ……………………………………………………………………
3
Subdirección Administrativa ………………………………………………….
4
Subdirección Financiera ………………………………………………………
8
Procuraduría, Secretaría General ……………………………………………
10
Planificación, Tecnología de Información …………………………………..
13
2
PRESENTACIÓN
El documento que presentamos contiene un detalle resumido
del aporte que las áreas de apoyo administrativo deben
desarrollar en el crecimiento formal y ordenado de la Facultad
Latinoamericana de Ciencias Sociales FLACSO Sede Ecuador
en el año 2013.
En el mismo se destaca la colaboración de 4 departamentos con
sus respectivas responsabilidades generales, estos son:
Subdirección Administrativa
Talento Humano
Mantenimiento y Limpieza
Seguridad Física, Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente
Adquisiciones
Control de Bienes
Subdirección Financiera
Contabilidad
Tesorería
Presupuesto
Procuraduría, Secretaría General
Coordinación de Planificación
Planificación
Tecnologías de la Información
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SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Su estructura se relaciona con el servicio y apoyo al quehacer
docente e investigativo en labores de desarrollo y control de los
colaboradores de la institución y la entrega de los bienes y
servicios que requieren para su labor. Podemos resumir su
estructura de la siguiente manera:
Objetivo de la Gestión Administrativa
Llegar a ser un área con profesionales poseedores de un alto
grado y afán de servicio a la Institución, que de soporte a las
demás áreas académicas y técnicas, convirtiéndola en un
órgano fundamental para el cumplimiento de los objetivos
organizacionales.
Una de las funciones principales se enmarca en la planificación,
coordinación, dirección y ejecución de las labores determinadas
por la ley, los principios y reglamentaciones específicas
Objetivos Específicos
•
Implantación de
Organización
los
4
Procesos
desarrollados en
la
•
Selección de broker y empresa aseguradora independientes
que provean de seguros de vida y asistencia médica a los
empleados y estudiantes.
•
Selección de una empresa aseguradora y broker que
aseguren los bienes institucionales.
•
Estabilización y potenciamiento del Sistema Administrativo
Financiero CGWEB.
TALENTO HUMANO
Objetivo General: Proporcionar las capacidades humanas
requeridas por la organización y desarrollar habilidades y
aptitudes del talento humano para hacerlo más satisfactorio a sí
mismo y a la institución. Asegurar que la FLACSO cuente con
el talento humano requerido para el cumplimiento de sus
objetivos mediante el establecimiento de un sistema de gestión
integrada de recursos humanos por competencias.
Objetivos Específicos:
• Poner en ejecución el Manual de Funciones y Perfiles de
Cargos.
• Poner en ejecución el proceso de Reclutamiento y Selección
de personal por competencias.
• Poner en ejecución el proceso de Evaluación del Desempeño.
• Desarrollar el plan de capacitación, en base a los resultados
de la Evaluación del Desempeño.
• Actualizar e implantar el proceso de Valoración Cargos.
• Implantar el proceso de Inducción para personal nuevo.
• Mejorar la sistematización de la nómina dentro del sistema
CGWEB.
• Sistematizar el proceso de licencias, vacaciones y permisos.
• Restablecer el proceso de Controles (asistencia, normas, etc.)
5
MANTENIMIENTO
Objetivos
1. Conservar los bienes y activos en condiciones seguras y
preestablecidas de operación.
2. Garantizar Productividad,
Salubridad e Higiene.
Confort,
Imagen
Corporativa,
3. Evitar incidentes o accidentes y aumentar la seguridad para
las personas que ocupan nuestras instalaciones.
4. Contribuir al mejoramiento continuo de la Organización en
proyectos, sistemas de gestión internos y externos que brinde
el servicio y crecimiento institucional.
Proyectos:





Reparación de gres de la plazoleta principal
Salida del parqueadero adicional
Plan de mantenimiento formal anual
Gestión de desechos
Bodegas de Calderón
SEGURIDAD
Objetivos
1. Desarrollar planes de seguridad física personal y de bienes.
2. Implantar conjuntamente con mantenimiento el plan de
Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente con su
respectiva reglamentación.
Proyectos:
•
Gestión Administrativa
– Potenciamiento del Dispensario médico
– Desarrollar el Comité de Seguridad, Salud laboral y Ambiente
– Legalizar el Reglamento de Seguridad Salud ocupacional y
Ambiente
•
Desarrollo de la Gestión Técnica total
6
ADQUISICIONES
Objetivos
1. Proporcionar a las diversas unidades sus respectivos
requerimientos materiales de oficina, aseo y material eléctrico
a tiempo.
2. Cumplir con el Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones
de FLACSO Sede Ecuador en los diferentes procesos de
compras.
3. Coadyuvar a la mejora del clima laboral, satisfaciendo la
demanda justa de materiales de oficina, aseo y materiales
eléctricos de la institución
Proyectos





Calificación de Proveedores - SGS
Implementar los pedidos de Compras y requisición de bodega en línea.
Implementar el Plan Anual de Compras (PAC) por departamento.
Actualizar el Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones de FLACSO
Sede Ecuador.
Implementar un Sistema de Seguimiento de trámites.
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS
OBJETIVOS
•
Establecer un reglamento de Administración de Bienes basado
en los lineamientos de la Contraloría General del Estado.
•
Automatizar la toma física de bienes a través de herramientas
informáticas que permitan un control, seguimiento y
actualización de movimientos, bajas, transferencia de bienes
de forma inmediata, eficaz y efectiva.
•
Integrar la participación de los usuarios FLACSO en la
conservación de bienes y su custodia de manera responsable,
creando sistemas informáticos de solicitud, movimientos,
transferencias de bienes.
Proyectos
•
•
•
•
•
•
Implementación de un Reglamento de Administración de bienes.
Automatización de la toma física.
Sistema de Visualización de Actas en Línea.
Control de Administración de oficinas para profesores visitantes.
Control de arriendos y prestación de servicios de los mismos.
Administración de Seguros Multiriesgo de bienes institucionales .
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SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
MISIÓN
Ser servicio, apoyo y soporte a la comunidad académica
proporcionando información oportuna, transparente y confiable;
con un equipo de trabajo multidisciplinario, comprometido con
actitud proactiva, capacitación permanente y recursos adecuados
que contribuyan a alcanzar los objetivos institucionales.
VISIÓN
La Subdirección mantiene un modelo de gestión financiero propio
e innovador, con un sistema de información integrado, con
políticas y procesos definidos aplicando normas de calidad,
articulado con el modelo de gestión institucional.
VALORES
SERVICIO
ACTITUD
PROACTI
VA
COMPRO
MISO
SF
TRABAJO
EN
EQUIPO
EQUIDAD
ETICA
TRANSPA
RENCIA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Subdirección Financiera
Asistente
Mensajería
Coordinación Financiera
Presupuesto
Contabilidad
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Tesorería
OBJETIVOS
1. Adaptar el sistema financiero NIIF’s al nuevo modelo de
Gestión Institucional.
2. Actualizar los procesos financieros.
3. Entrega de información financiera oportuna a los órganos de
control internos y externos.
4. Seguimiento y evaluación de la ejecución presupuestaria
institucional.
5. Controlar y evaluar el plan estratégico y operativo de la
Subdirección Financiera.
6. Actualizar y difundir las políticas y reglamentos financieros.
7. Mantener al día el pago de: obligaciones laborales, tributarias,
estipendios, servicios básicos y proveedores y realizar
inversiones de los remanentes.
8. Desarrollar e implementar un manual contable financiero.
9. Mantener una cartera saludable de cuentas por cobrar.
10. Sistematizar los procesos financieros con el apoyo de
tecnologías.
11. Creación del Comité de Auditoria.
12. Implementar los controles en tiempos de despacho de
documentación financiera.
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PROCURADURÍA, SECRETARÍA GENERAL
ÓN FINANCIERA
CONFORMACIÓN ORGANIZACIONAL
Asistente 1
Asistente 2
Asistente 4
Asistente 3
Secretario/
a General
Procurador
ALCANCE SECRETARÍA GENERAL
Elaboración, revisión, registro, despacho de certificaciones,
certificados de notas, de asistencia o pertenencia a programas,
actas de recepciones de tesis, diplomas de acreditación de
realización de cursos, concurrencia a seminarios, eventos,
certificaciones especiales a pedido del/la interesado/a, validación
de reportes de información académica ante las autoridades
nacionales del Sistema de Educación Superior del país- CES,
SENESCYT, CEAACES- y ante los órganos del Sistema
Internacional.
Elaboración de expedientes, actas
referentes a Consejo
Académico, recopilación y difusión de la información referente a los
temas a ser tratados en las sesiones del Consejo.
Sistematización, digitalización y actualización de los expedientes y
actas de Consejo Académico.
ALCANCE PROCURADURÍA
Elaboración y/o revisión de convenios con universidades, escuelas
politécnicas, instituciones u organismos de cooperación nacional e
internacional, organismos del Estado Ecuatoriano, elaboración de
cuadros matrices de seguimiento de ejecución de convenios con
instituciones nacionales a través del sistema informático de registro
de FLACSO, archivo electrónico y custodia.
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Elaboración de contratos de becas y estipendios, razones de
renovación, adendums, actas de finiquito, comunicaciones de
requerimientos de pagos de estudiantes becarios/as en
condiciones de incumplimiento y seguimiento correspondiente,
seguimiento de acciones de cobro encargados a abogado/a
externo, organización y actualización de archivos físicos y
electrónicos, y resúmenes de listados de instrumentos jurídicos
relacionados con requerimiento de cumplimiento de obligaciones
de becarios/as.
Elaboración y/ o revisión de contratos de adquisiciones de bienes y
servicios, adendums, alcances, actas de liquidación de ser
necesarias, en actos y contratos de cuantías que no requieran
elaboración de pliegos, elaboración y actualización de cuadros de
procesos.
Elaboración y/o revisión de pliegos y convocatorias de procesos de
contratación de adquisiciones, construcciones, reparaciones,
compra venta, arrendamiento o similares de bienes y servicios por
parte de la Sede a base de solicitudes de otras dependencias de
FLACSO, particularmente del área administrativa, seguimiento
jurídico de procesos de contratación; revisión y elaboración de
contratos de adquisiciones de bienes y servicios, adendums,
alcances, actas de liquidación de ser necesarias, elaboración y
actualización de cuadros de procesos y contratos que han sido
objeto de revisiones u observaciones por materias y fechas.
Revisión para que todo proceso y documentos se ajusten al
Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones de FLACSO.
Apoyo en la participación de FLACSO en consultorías provenientes
de organismos internacionales u organismos del Estado
Ecuatoriano, apoyo en elaboración de pliegos, elaboración y/o
revisión de propuestas, ingreso de las mismas al Portal del INCOP,
participación en negociaciones y revisión de actas de negociación,
revisión de contratos finales de consultoría, elaboración y/o
revisión de contratos que se originen en la ejecución de contratos
de consultoría referentes a adquisiciones de bienes y servicios, de
contrataciones de personal e investigadores, atendiendo a la
naturaleza particular de cada contrato.
Organización, desarrollo, elaboración y/o revisión del trabajo
jurídico del régimen de contrataciones del personal de
colaboradores/as de FLACSO, en régimen de dependencia o de
prestación de servicios bajo honorarios, que incluye profesores/as,
investigadores/as,
empleados/as,
trabajadores/as y otras
personas contratadas por la Sede a base de requerimientos
originados particularmente a través de las Coordinaciones de
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Docencia y de Investigación, Coordinación Administrativa y otras
dependencias. Ello implica:
Elaboración de contratos modelo o revisiones y modificaciones,
adendums, actas de finiquito, procesos de desahucio y vistos
buenos, coordinación con las áreas académicas y administrativas
para el impulso y trámite de obtención de hojas de vida y
documentos habilitantes a ser incorporados en el expediente de
los/as contratados/as.
Revisiones a contemplarse: horarios especiales y cumplimiento de
régimen de registro de Ministerio de Relaciones Laborales.
Elaboración de solicitudes escritas a los organismos del Estado
correspondientes y apoyo en la tramitación para la obtención de
permisos de trabajo o de visas para profesores/as extranjeros.
OBJETIVOS
1. Sistematizar procesos: gran parte del tiempo se consume en
identificar documentos, completar expedientes. Al sistematizar
procesos, especialmente aquellos de trayectoria predecible, se
optimizará el tiempo del Procurador para enfocarse en los temas
de sustancia. Se está dividiendo el trabajo por especialización.
2. La planificación de la Procuraduría es difícil de formularla, toda
vez que su trabajo se basa en la normativa que va surgiendo, las
consultas que van absolviendo.
3. La planificación se va construyendo.
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PLANIFICACIÓN, TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
ALCANCE
MISIÓN
Proporcionar la información que FLACSO requiere, para lograr sus
objetivos a través de la provisión de servicios y recursos tecnológicos
que garanticen su operación con criterios de calidad, pertinencia,
confidencialidad, integridad, disponibilidad, y confiabilidad.
OBJETIVOS
1. Planear y organizar los procesos y recursos tecnológicos para
contribuir de la mejor manera al logro de los objetivos
institucionales, implementando una Estructura Organizacional y
una Arquitectura Empresarial de TIC apropiadas y ajustadas al
direccionamiento de FLACSO.
2. Identificar soluciones integradas que se requieran implementar,
para desarrollarlas o adquirirlas de acuerdo a la evolución
tecnológica institucional
3. Diseñar, construir, implementar y consolidar el sistema de
información de FLACSO "INFOFLAX" en sus etapas de
operación, proyección e inteligencia empresarial (BI)
4. Entregar y administrar servicios tecnológicos prestando la
seguridad y continuidad exigidas por FLACSO, así como brindar
soporte a los usuarios, administrar los datos y las instalaciones
que las soportan.
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5. Monitorear y evaluar la calidad y cumplimiento de los servicios
brindados, realizando control interno, evaluación del desempeño
y del cumplimiento regulatorio.
METAS Y PROCESOS
METAS TECNOLOGIA (perspectivas cuadro de mando integral)
BSC de Win Van Grembergen ISACA
PROCESOS COBIT 4.1
Figura 23, Pág 29, 72, 101, 152
Contribución Corporativa
1. Responder a los requerimientos de gobernanza acorde con las
disposiciones de la dirección de FLACSO
2. Mejorar costo-eficiencia de las TI y su contribución al desarrollo de la
institución
3. Responsabilizarse y proteger todos los activos de TI
4. Proteger el logro de los objetivos de TI
5.Clarificar el impacto institucional de los riesgos de las TI en recursos y
objetivos de las TI
6. Asegurar que la información crítica y confidencial no sea accedida por
quienes no tienen autorización
Orientación al Usuario
7. Asegurar la satisfacción de los usuarios finales con oferta y niveles de
servicio
8. Asegurar satisfacción mutua en relaciones con proveedores y terceras
partes
9. Optimizar el uso de la información
10. Asegurar la transparencia y comprensión de costos, beneficios,
estrategias, políticas y niveles de servicio de las TI
11. Reducir los defectos y repeticiones de trabajo en las soluciones y la
entrega de servicios
12. Asegurar la disponibilidad de los servicios de TI cuando sean
requeridos
13. Mantener la integridad de la información y de la infraestructura de
procesamiento
Excelencia Operacional
14. Asegurar la confiabilidad de las transacciones institucionales y los
cambios a la información son confiables
15. Responder a los requerimientos del negocio alineado con su
estrategia
16. Definir la forma en que los requerimientos funcionales y de control
son traducidos en soluciones automatizadas efectivas y eficientes
17. Adquirir y mantener sistemas de aplicaciones integradas y
estandarizadas
18. Adquirir y mantener infraestructura de TI integrada y estandarizada
19. Asegurar la integración apropiada de las aplicaciones en los
procesos
20. Asegurar el uso y el desempeño apropiados de las aplicaciones y
soluciones tecnológicas
21. Optimizar la infraestructura de TI, recursos y capacidades
22. Asegurar que los servicios de TI y la infraestructura pueden resistir
apropiadamente y recuperarse de fallas debido a errores, ataques
deliverados o desastres
23. Asegurar un mínimo impacto institucional, en el evento de una
interrupción o cambio en el servicio de las TI
24. Asegurar el cumplimiento de las TI con leyes, regulaciones y
contratos
Orientación al Futuro
25. Crear agilidad en las TI
26. Adquirir, desarrollar y mantener las habilidades de TI que responden
a la estrategia de TI
27. Entregar proyectos a tiempo y dentro de presupuesto, manteniendo
estándares de calidad
28. Asegurar que las TI demuestra eficiencia de costos de la calidad de
servicios, mejoramiento continuo y están listas para cambios futuros
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Procesos y Objetivos de soporte
1. Implementación del sistema Service Desk
2. Actualizar el sistema Equitrac para control de impresión Centro
de Cómputo.
3. Renovación de equipos.
4. Ampliación capacidad de equipos existente.
5. Plan de mantenimiento preventivo de equipos por
departamentos.
6. Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de
impresión, digitalización, proyección de video.
7. Implementación y gestión del sistema de respaldos.
8. Licenciamiento de software.
9. Licenciamiento software de seguridad (Antivirus, antispan,
etc.).
10. Implementación del sistema de Gestión de Calidad de Servicios
y Soporte.
11. Implementar un servidor para gestionar instalación de
actualizaciones de software.
12. Soporte a usuarios.
13. Creación de usuarios correo / active directory.
14. Administración de garantías.
15. Asesoría adquisición SOFTWARE Y HARDWARE solicitados a
medida TDR.
16. Soporte a aplicaciones desarrolladas.
17. Plan de contingencias.
Procesos y Objetivos Redes
1. Implementación del dominio flacso.edu.ec y la integración de
una plataforma de colaboración de correos electrónicos vía
web con la inclusión de herramientas de colaboración como de
contactos, calendario y puedan visualizar en dispositivos
móviles como fijos.
2. Implementación de una Red Privada Virtual - VPN
3. Gestión de Redes y comunicaciones
4. Implementación de un repositorio digital institucional que
permita el almacenamiento masivo de documentos y archivos
digitales (FLAXBOX)
5. Restructuración de componentes físicos de la Red de datos
institucional (Cableado y dir IP)
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6. Implementar un Sistema de Gestión de la Seguridad de la
Información (Políticas, Infraestructura)
Procesos y objetivos Auditoría
1. Implantación Control de Calidad.
2. Implantación Sistema de Seguridad Información.
3. Auditoría de calidad en base a los objetivos de TI.
4. Simulación de contingentes.
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