PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE VISITANTES

PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE VISITANTES,
PROVEEDORES Y COMUNIDAD
CÓDIGO: ____PD-GSO-32_________
VERSIÓN No. :
FECHA DE EMISIÓN: __10/05/2011___
ELABORADO Y REVISADO:
COPIA No. :
_01___
___01______
____________________________
Coordinador HSEQ-BASC
FECHA: _10/05/2011____
APROBADO:
FECHA: _10/05/2011___
__________________________
Gerente General
PROCEDIMIENTO PARA INGRESO
DE VISITANTES, PROVEEDORES Y
COMUNIDAD
PD-GSO-32
Fecha: 10/05/2011
Versión 1
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1. OBJETIVO
Conocer y controlar las actividades del personal que ingrese a las
instalaciones de Seguridad Nápoles Ltda.
2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos de la organización
3. DEFINICIONES
3.1.
VISITANTE
Toda persona diferente a los empleados que ingresa a las instalaciones
para conocerlas o contactar a alguien con fines comerciales o sociales.
3.2.
PROVEEDOR
Personas naturales o jurídicas que venden bienes, prestan servicios o
ejecutan obras; postores a las personas naturales o jurídicas que participan
en los procesos de selección presentando propuestas; y contratistas a
quienes hayan sido contratados conforme a las disposiciones de esta Ley.
PROCEDIMIENTO PARA INGRESO
DE VISITANTES, PROVEEDORES Y
COMUNIDAD
PD-GSO-32
Fecha: 10/05/2011
Versión 1
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4. PROCEDIMIENTO VISITANTES
No
ACTIVIDAD
INICIO
1
RESPONSABLE
DOCUMENTO
VIGILANTE
PORTERIA
PRINCIPAL
Solicitar
documento
de
identificación del visitante o
proveedor que requiera ingresar
a las instalaciones de la
compañía y anuncia su llegada
por citófono.
RECEPCIONISTA
En recepción el visitante o
proveedor informa a que área
se dirige o las labores que va a
desempeñar dentro de las
instalaciones de la compañía.
RECEPCIONISTA
La recepcionista debe informar
la llegada del visitante o
proveedor, la dependencia a
que se dirige o las actividades
que va a realizar, para
determinar la autorización de
ingreso.
RECEPCIÓNISTA
Se solicita al visitante o
proveedor el documento de
identificación para la entrega de
LIBRO DE
carnet de visitante, el porte de
VISITANTES
carnet de E.P.S y A.R.P. Se
registra junto con él, el formato
de control de ingreso al visitante
CONTROL DE
o proveedor, si es proveedor y
INGRESO
realiza
trabajos
en
las
VISITANTES Y/O instalaciones se solicita el porte
PROVEEDORES de los elementos de protección
(FT-GSO-02)
personal y recomienda su uso
durante la ejecución de su
labor. A su vez lo registra en el
libro de visitantes.
COORDINADOR
HSEQ-BASC
Se instruye al visitante y/o
proveedor sobre las políticas
ambientales, de SISO y de
seguridad, quedando registrado
en el formato correspondiente y
hace entrega de el formato de
control de ingreso al visitante
y/o
proveedor
para
su
diligenciamiento.
ANUNCIAR VISITANTES
2
REGISTRAR INGRESO
NO
SE AUTORIZA
EL INGRESO?
3
1
SI
4
5
SOLICITAR
INFORMACIÓN
INSTRUIR SOBRE POLITICAS
DE LA COMPAÑÍA
CONTROL DE
INGRESO
VIITANTES Y/O
PROVEEDORES
(FT-GSO-02)
CONTROL DE
INGRESO
VISITANTES Y/O
PROVEEDORES
(FT-GSO-02)
DIRIJIR Y ANUNCIAR AL
VISITANTE O PROVEEDOR
6
RECEPCIONISTA
1
DESCRIPCIÓN DE LA ETAPA
TARJETA
POLITICAS Y
SITUACIONES DE
EMERGENCIA
(FT-GSO-03)
Se orienta al visitante y/o
proveedor a la dependencia a la
cual se dirige y se verifica el
conocimiento y entendimiento
de las políticas ambientales, de
seguridad y de SISO.
PROCEDIMIENTO PARA INGRESO
DE VISITANTES, PROVEEDORES Y
COMUNIDAD
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTO
1
7
REALIZAR ACTIVIDADES
CON EL VISITANTE O
PROVEEDOR
QUIEN RECIBE LA
VISITA
CONTROL DE
INGRESO
VISITANTES Y/O
PROVEEDORES
(FT-GSO-02)
TARJETA
POLITICAS Y
SITUACIONES DE
EMERGENCIA
(FT-GSO-03)
RECEPCIONISTA
1
FIN
Fecha: 10/05/2011
Versión 1
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DESCRIPCIÓN DE LA ETAPA
La persona encargada de la
visita
acompaña en las
actividades correspondientes a
ésta para verificar que se
cumplan los procedimientos
establecidos e instruye sobre
rutas de evacuación, rol de los
brigadistas,
puntos
de
encuentro y otras políticas de
respuesta ante una emergencia.
La persona encargada firma y
registra la hora de salida en el
formato control de ingreso al
visitante y/o proveedor para ser
reintegrada a recepción.
El visitante o proveedor hace
ACOMPAÑAMIENTO Y
ENTREGA DE
DOCUMENTACIÓN
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PD-GSO-32
LIBRO DE
VISITANTES
devolución del documento de
identificación de visitantes de la
compañía y el formato de
Control de ingreso a partes
interesadas respaldado con la
firma y hora de salida para que
se le entregue su documento de
identificación.