PROCEDIMIENTO DE READMISIÓN DE ESTUDIANTES A

ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ REGISTRO ACADÉMICO
PROCEDIMIENTO DE READMISIÓN DE ESTUDIANTES A PROGRAMAS
ACADÉMICOS DE PREGRADO
Revisó: Director de Admisiones y Registro Académico
Coordinador de Registro Académico
Profesional de Planeación
Código : PAR.08
Versión : 04
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Fecha de aprobación: Octubre 11 de 2004
Resolución N° 885
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Establecer las actividades a seguir cuando se solicite readmisión
Aplica para estudiantes no activos, que deseen ingresar al mismo
Programa Académico de Pregrado que estaban cursando en la
Universidad, luego de haber cancelado matrícula en alguna ocasión
dentro de los plazos fijados o se le haya aprobado la cancelación
extemporánea de matrícula o no haya renovado matrícula.
NORMATIVIDAD
Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado No 072 de Octubre 8 de 1972 del Consejo Superior
Reglamento Estudiantil de Pregrado – Modalidad No Presencial Acuerdo 048 de Julio 13 de 1984 del Consejo Superior
Acuerdo 005 de Febrero 10 del 2003 del Consejo Superior
Acuerdo 051 de Agosto 1 del Consejo Superior No. 051 de 2008
Acuerdo 091 de Noviembre 12 de 2010 del Consejo Superior
Acuerdo 063 de Julio 29 de 2011 del Consejo Superior - Tiempo máximo para obtención de título
Acuerdo 079 de Abril 16 de 2013 del Consejo Superior - Transición tiempo máximo para obtención de título
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
SOLICITUD DE EXCEPCIÓN: Solicitud por contravenir el Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado.
CONSIDERACIONES


Quien al culminar un período académico no renueve su matrícula para el siguiente período o haya cancelado matrícula dentro de los plazos fijados, o
le haya sido aprobada cancelación extemporánea de matrícula, deberá gestionar la readmisión ante el Consejo de Escuela correspondiente o ante el
Consejo de Programa.
El estudiante readmitido deberá acogerse al plan de estudios vigente en la fecha de readmisión. Corresponde al Director de Escuela o al Coordinador
del programa, realizar el estudio de equivalencias a que hubiere lugar, el cual será aprobado por el Consejo de Escuela o por el Consejo de
Programa.
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ACADÉMICOS DE PREGRADO
Código : PAR.08
Versión : 04
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CONSIDERACIONES
q CONDICIONES PARA SER READMITIDO EN UN PROGRAMA ACADEMICO DE LA UNIVERSIDAD
1. Que el estudiante no haya cancelado matrícula en más de dos (2) oportunidades.
2. Que el estudiante tramite solicitud de readmisión en las fechas establecidas en el Calendario Académico.
3. El estudiante de primer nivel de pregrado presencial que realizó cancelación de matricula no podrá hacer uso de la readmisión.
Si la solicitud de readmisión excede las fechas establecidas para su realización se debe presentar ante el Consejo Académico. El Consejo de Facultad no
podrá autorizar readmisión inmediata para los estudiantes que se les apruebe cancelación extemporánea de matricula, salvo aquellos que habiendo
cumplido todos los requisitos académicos tengan pendiente por cursar Proyecto de Grado I y Proyecto de Grado II.
Excepciónese de la anterior disposición a los estudiantes de los programas de modalidad a distancia
q CASOS PARTICULARES
Existen tres casos en los cuales hay requisitos previos para solicitar la readmisión: estudiantes sancionados por el Consejo de Facultad o Consejo
Académico y estudiantes que se han retirado por motivos de salud.



Si el estudiante ha tenido sanción disciplinaria y está condicionada su readmisión, deberá solicitar el levantamiento de la misma ante el
organismo correspondiente. En caso de no estar condicionada una vez cumplida la sanción deberá presentar la solicitud ante el Consejo de
Escuela.
Si el retiro obedeció a problemas de salud deberá solicitarse previamente concepto del servicio médico de la División de Bienestar
Universitario.(Siempre que quede estipulado en el acta de Consejo de Escuela y/o Facultad y/o Académico)
Si el estudiante canceló extemporáneamente el semestre, no podrá solicitar readmisión inmediata.
Toda solicitud que sea aprobada deberá contener la firma del Director de Escuela y la anotación de que fue aceptada.
El estudiante podrá solicitar la readmisión ante el Consejo de Escuela durante el período académico inmediatamente anterior al cual desea
ingresar, rigiéndose por las fechas establecidas en el calendario académico.
Las solicitudes que se tramiten fuera de las fechas establecidas en el Calendario Académico deberán ser estudiadas por el Consejo de Facultad y/o
Consejo Académico.
NOTA: Para el Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia, la Coordinación Académica o de Programa, es la responsable de recibir
las solicitudes de readmisión con los soportes pertinentes, hacer verificación de la documentación presentada y enviar a las instancias
correspondientes (Escuela, Consejo de Programas o Consejo de Instituto), con el correspondiente concepto, para darle trámite.
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Versión : 04
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Inicio/Fin
Dec isión
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
1. Diligencia formato
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
2. Verifica el
cumplimiento
de los requisitos
Conector
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1. El estudiante inactivo diligencia y entrega en la Escuela,
Coordinación académica o de Programa correspondiente,
el formato de Solicitud Académica para ser estudiada en el
Consejo de Escuela o de Programa.
Estudiante
NOTA: para las Sedes Regionales el Coordinador
Académico recibe la solicitud, verifica el cumplimiento de
los requisitos y emite concepto. Envía al Instituto de
Proyección Regional y Educación a Distancia para su
trámite correspondiente ante la Escuela o Coordinación de
Programa según corresponda.
Solicitud Académica
¿Cumple con las
condiciones
establecidas?
Documento
Página 3 de 7
Coordinador Académico
Sedes
2. La Escuela o Coordinación de Programa verifica el
cumplimiento de los requisitos exigidos para la readmisión.
Escuela
Coordinación de
Programa
3. Si el estudiante no cumple con las condiciones
establecidas se le informa al estudiante y se le regresa la
solicitud.
Escuela
Coordinación de
Programa
Coordinación
Académica
Si
No
3. Informa al estudiante
FIN
1
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Solicitud Académica
Código : PAR.08
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ACADÉMICOS DE PREGRADO
DIAGRAMA DE FLUJO
Versión : 04
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
4. El Director de Escuela o Coordinación de Programa
estudia y analiza la hoja de vida del estudiante con el plan de
estudios vigente y verifica si existen cambios.
Director de Escuela y/o
Coordinador de
Programa
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
4. Estudia y analiza hoja
de vida con plan de
estudios
No
Si
¿Hay cambios en
el plan de estudios?
5.Genera Acta y envía al
Consejo de Escuela y/o
programa
6.Realiza el estudio de
equivalencias de las
asignaturas y lo envía
Acta
Estudio de Equivalencias
No
1
Pág 6
5. Si no existen cambios el Director de Escuela o
Coordinador de Programa emite un concepto, genera un
acta y envía al Consejo de Escuela o de Programa.
6.Si existen cambios en el plan de estudios, el Director de
Escuela o de Programa realiza el estudio de equivalencias de
las asignaturas y lo envía al Consejo de Escuela o de
Programa.
Director de Escuela
y/o Coordinador de
Programa
Solicitud presentada en
las fechas establecidas
Si
7. Estudia y valida la
Readmisión y genera
acta
Acta
2
7. Si la solicitud de readmisión se realizó en el tiempo
establecido en el calendario académico, se estudia y emite
concepto ante el Consejo de Escuela o de Programa
acerca de la readmisión, genera acta y envía copia a la
Dirección de Admisiones y Registro Académico.
Nota: para estudiantes del Instituto de Proyección Regional
y Educación a Distancia modalidad a distancia, una vez
aprobada la solicitud por el Consejo de Programa, se
registra el estudiante como activo y se actualiza la hoja de
vida
Director Escuela
Coordinación
Académica Sede
Coordinación de
Programa
Formato Estudio de
Equivalencias
FAR.04
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Versión : 04
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
8. Informa al estudiante
8. Se informa al estudiante la respuesta del Consejo de
Escuela o de Programa ante la solicitud de readmisión.
Escuela
Coordinación
Académica Sede
9. Verifica cumplimiento
de requisitos
9. La Coordinación de Registro Académico verifica el
cumplimiento de los requisitos exigidos para la readmisión.
Coordinación de
Registro Académico
10. Si no cumple se informa al Consejo de Escuela o al
Coordinador de Programa a través de un memorando
firmado por el Director de Admisiones y Registro
Académico, que la solicitud no se registra en el Sistema
por contravenir el Reglamento Académico Estudiantil de
Pregrado, con copia a la Coordinación Académica de la
Sede, si el caso corresponde a un estudiante de la sede.
Funcionario de Registro
Académico
11.
La Escuela, Coordinación de Programa y/o
Coordinación Académica de la Sede informa al estudiante.
Escuela
Coordinador
Académico
DIAGRAMA DE FLUJO
2
3
¿Cumple con los
requisitos?
No
10. Informa a Escuela
11. Informa a Estudiante
Si
2
Pág 6
No
FIN
Realiza solicitud de
excepción
Si
4
12. Estudia solicitud y emite
concepto
3
12. El Consejo Académico estudia solicitud y emite
concepto
Consejo Académico
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Coordinación de
Registro Académico
Procedimiento de
Matrícula de Estudiantes
Antiguos de Programas
Académicos de
Pregrado. PFO.15
3
No
¿Aprueba Solictud
de Excepción?
Si
14.Informa a Estudiante
13.Registra como
estudiante activo y
actualiza la hoja de vida
del estudiante
2
13. Si el estudiante cumple los requisitos o la solicitud de
excepción es aprobada, la Coordinación de Registro
Académico registra al estudiante como activo y le actualiza
la hoja de vida.
14. Si la solicitud no es aprobada se le informa al estudiante.
FIN
15. Tramita paz y salvo
15. Una vez el estudiante está activo realiza los trámites de
paz y salvo, y continúa con el Procedimiento de matrícula.
Estudiante
FIN
16. Cuando la solicitud se realiza en fechas posteriores a
las estipuladas en el calendario académico y hasta el último
día de clases, el Consejo de Escuela o Programa emite
concepto acerca de la solicitud de readmisión y la envía al
Consejo de Facultad o de Instituto de Proyección Regional
y Educación a Distancia.
16. Emite concepto y
envía al Consejo de
Facultad o de Instituto
1
17. Emite concepto y
genera Acta.
No
3
Pág 5
17. El Consejo de Facultad o de Instituto de Proyección
Regional y Educación a Distancia emite concepto y genera
el Acta respectiva.
¿Requiere
aprobación Consejo
Académico?
Si
18. Envía los conceptos
emitidos sobre la
solicitud
4
Pág 5
18. En los casos en que la solicitud se presenta en fechas
posteriores al último día de clases, se envía la
documentación del caso para el estudio y aprobación por
parte del Consejo Académico o Consejo de Instituto.
Consejo de Escuela o
Programa
Consejo de Facultad o
de Instituto de
Proyección Regional
Consejo de Facultad o
de Instituto de
Proyección Regional
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Versión : 04
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
01
02
FECHA DE
APROBACIÓN
Octubre 11 de 2004
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Creación del documento

El Procedimiento de Readmisión de Estudiantes a Programas Académicos de
Pregrado Presencial, código PAR.08 modifica y sustituye al Procedimiento Readmisión
de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado Presencial código A01.04
establecido en el Manual Operativo de Procedimientos según la Resolución
885 de
Octubre 11 de 2004.
Cambio de la plantilla de acuerdo a lo establecido en la guía de elaboración de
documentos.
Diciembre 03 de 2007



03
04
Febrero 04 de 2011
Marzo 31 de 2014





Cambio en el nombre del documento.
Actualización del documento según el Acuerdo No 051 de 2008 del Consejo
Superior, por el cual se determinan los niveles de decisión de algunos trámites
Académicos para estudiantes de pregrado.
Actualización según el Acuerdo No 091 de 2010 del Consejo Superior.
Modificación de las actividades relacionadas en el Instituto de Proyección Regional y
Educación a Distancia con sus responsables.
Se incluyeron los Acuerdos No. 063 de 2011 y No. 079 de 2013.
Se enumeraron las actividades en el diagrama de flujo de acuerdo al número consecutivo
de la descripción.
Se elimina la actividad 11 (Realiza la solicitud de excepción al Reglamento Académico
Estudiantil de Pregrado, ante el Consejo Académico).