CREAR UNA EMPRESA PRESTADORA DE SERVICIOS DE

CREAR UNA EMPRESA PRESTADORA DE SERVICIOS DE
NOMINA EN OUTSOURCING
LINA MARIA GONZÁLEZ DÍAZ
ERWIN LARA RODRÍGUEZ
UNIVERSIDAD DE LA SABANA
ESPECIALIZACIÓN GERENCIA ESTRATÉGICA
BOGOTA D.C. 2004
CREAR UNA EMPRESA PRESTADO DE SERVICIOS DE
NOMINA EN OUTSOURCING
LINA MARIA GONZÁLEZ DÍAZ
ERWIN LARA RODRÍGUEZ
Tesis de Grado para optar al título de
ESPECIALISTAS EN GERENCIA ESTRATÉGICA
Director de Tesis: Dr. Salomón Frost
UNIVERSIDAD DE LA SABANA
ESPECIALIZACIÓN GERENCIA ESTRATÉGICA
BOGOTA D.C. 2004
ii
DEDICATORIA
Este trabajo esta dedicado especialmente a mi gran compañero de tesis y amigo
Erwin Lara Rodríguez,
quién fue mi apoyo durante mis estudios en la
especialización y que a pesar de los momentos difíciles que esta atravesando,
demuestra su gran tenacidad y deseos de superación.
Este trabajo esta dedicado a todas aquellas personas que de una u otra forma
contribuyeron a la culminación del mismo. A todos ellos infinitos agradecimientos
pues tal vez sin su valiosa colaboración no hubiéramos llevado a buen término
este proyecto. Es por ello necesario darles el reconocimiento que se merecen por el
apoyo brindado a lo largo de este estudio-
Agradecemos
las empresas que nos permitieron realizar la investigación de
mercados.
iii
AGRADECIMIENTOS
Damos gracias a Dios, y a nuestras familias por el apoyo brindado en el transcurso
de la especialización, al igual queremos manifestar nuestros agradecimientos a
todos los amigos y compañeros de universidad que en algún momento fueron
importantes en nuestras vidas y que sin su colaboración y experiencia no
hubiéramos culminado nuestras metas.
Queremos dar un agradecimiento muy especial a la Universidad, y a todo el equipo
de profesores de la Facultad de
Especializaciones por ser formadores de
profesionales.
iv
RESUMEN
La tesis muestra la factibilidad de la creación de una empresa de nómina
en
outsourcing, relacionando la inversión inicial, su estructura organizacional y su
análisis financiero proyectado, el estudio de factibilidad para la puesta en marcha de
outsourcing de nomina se considera una alternativa factible desde el punto de vista
financiero, presentando ventajas para las empresas que decidan subcontratar el
manejo de nómina, dedicándose al objetivo de su negocio, eliminando los costos
del departamento de nómina y como consecuencia aumentando la productividad.
La contratación de servicios de nómina esta directamente relacionada con el
procesamiento, y administración de datos internos de la empresa, lo que implica un
alto sentido de responsabilidad y compromiso por parte de la empresa prestadora
del servicio
Palabras Claves: nómina, costos, productividad, factibilidad.
v
ABSTRACT
The thesis shows the feasibility for creation of outsourcing payroll company, relating
the initial investment with its organizational structure and prohected financial
analysis.
The feasibility study for begin payroll outsourcing consider that it’s a
feasible option from financial paint of view because this alternative has advantages
for companies that decide to subcontract eliminating payroll área costs and then
increasing productivity.
Payroll services engaging is directly related with the internal company data
processing and management, that implies a high commitment and responsability
sense of outsourcing company.
Key weords: payroll, costs, productivity, feasibility.
vi
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN
11
OBJETIVOS DEL ESTUDIO
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
12
12
12
JUSTIFICACIÓN
14
1. MARCO TEÓRICO
1.1 HISTORIA DE OUTSOURCING
1.1.1 Posición Geográfica
1.1.2 Reseña Histórica
1.2 BENEFICIOS Y RIESGOS
1.2.1 Beneficios
1.2.2 Riesgos
1.3 OUTSOURCING EN EL MUNDO
1.4 OUTSOURCING EN COLOMBIA
1.5 OUTSOURCING DE NOMINA
1.5.1 Ventajas
16
16
16
16
18
18
19
19
21
23
24
2. DISEÑO METODOLÓGICO
2.1 IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMA
2.2 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN Y FUENTE DE DATOS
2.2.1 Fuente de datos secundaria
2.3 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS
2.3.1 Diseño del elemento para la recolección de datos
2.3.2 Determinación de ámbito geográfico
2.3.3 Diseño de la muestra
25
26
26
27
28
28
29
29
3. RESULTADOS Y ANÁLISIS DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 METODOLOGÍA – FICHA TÉCNICA 3.2 RESULTADOS Y ANÁLISIS ENCUESTA
3.3 PORTAFOLIO DE SERVICIOS
3.3.1 Generación de listados de nómina
3.4 PROCESO PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE NOMINA
3.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
3.5.1 Descripción Estructura organizacional
3.6 ANÁLISIS FINANCIERO
3.6.1 Supuestos Generales
vii
31
31
32
40
41
42
44
45
49
50
Pág.
3.6.2 Proyección de Servicios de Outsourcing
3.6.3 Presupuesto de Inversión
3.7 HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
3.7.1 Intranet
3.7.2 Extranet
3.7.3 Correo Electrónico
3.8 EVALUACIÓN FINANCIERA
3.9 CONDICIONES CONTRACTUALES
3.10 ASPECTOS LEGALES
3.10.1 Trámites Comerciales
3.10.2 Trámites Tributarios
3.10.3 Trámites de Funcionamiento
3.10.4 Trámites de Seguridad Laboral
3.10.5 Costos de Constitución
3.10.5.1 Derechos Notariales
3.10.5.2 Registro Mercantil
3.10.5.3 Licencia Bomberos
51
52
59
59
61
61
74
80
80
80
81
82
82
83
83
84
84
CONCLUSIONES
85
RECOMENDACIONES
89
BIBLIOGRAFÍA
91
ANEXOS
94
viii
LISTA DE CUADROS
Pág.
Cuadro 1.
Cuadro 2.
Cuadro 3.
Cuadro 4.
Cuadro 5.
Cuadro 6.
Cuadro 7.
Cuadro 8.
Cuadro 9.
Cuadro 10.
Cuadro 11.
Cuadro 12.
Cuadro 13.
Cuadro 14.
Cuadro 15.
Cuadro 16.
Cuadro 17.
Cuadro 18.
Cuadro 19.
Cuadro 20.
Cuadro 21.
Cuadro 22.
Cuadro 23.
Cuadro 24.
Cuadro 25.
Cuadro 26.
Cuadro 27.
Cuadro 28.
Cuadro 29.
Cuadro 30.
Cuadro 31.
Cuadro 32.
Resultados y Análisis de la Investigación
Resultado de Sistemas de Nómina
Resultado de la Decisión de Centralizar o no la Nómina
Resultados por Rango de Números de Empleados
Resultado de los Procesos de Nómina
Resultado de los Niveles Directivos de la Empresa
Resultados de Nómina por Nivel
Resultados de Empresas Interesadas en Delegar el Proceso
de Nómina
Gastos de Personal Estimados
Supuestos Generales
Proyección de Servicios De Outsourcing
Presupuesto de Inversión
Presupuesto de depreciación
Presupuesto de Valorización de Activos Fijos
Presupuesto de Ingresos
Presupuesto de Gastos de Administración
Presupuesto de Servicio de la Deuda
Estado de Perdidas y Ganancias Proyectado
Presupuesto de Efectivo
Entradas de Efectivo
Salidas de Efectivo
Presupuesto de Flujo de Caja
Balance General Presupuestado
Evaluación Financiera del Proyecto
Programa de inversiones (empresa)
Programa de Operaciones (Empresa)
Flujo de Caja Neto (empresa)
Evaluación Financiera para el Inversionista
Programa de Inversiones (inversionista)
Programa de Operaciones (inversionista)
Flujo de Caja Neto (inversionista)
Punto de Equilibrio
ix
31
32
34
34
36
37
38
38
38
50
51
52
64
65
66
66
68
69
70
70
71
71
73
75
75
76
76
77
77
78
78
79
LISTA DE GRÁFICOS
Pág.
Gráfico 1. Sistemas de Nómina
32
Gráfico 2. Decisión de Centralizar o no la Nómina
34
Gráfico 3. Tamaño de Empresas por Empleado
35
Gráfico 4. Procesos de Nómina por Empresas
36
Gráfico 5. Personal Vinculado
37
x
LISTA DE ANEXOS
Pág.
Anexo 1. Modelo de Encuesta
94
Anexo 2. Lista de empresas encuestadas
98
Anexo 3. Organigrama
99
xi
INTRODUCCIÓN
Con el presente trabajo queremos demostrar la prefactibilidad de poder crear una
empresa prestadora de servicios de nómina en outsourcing a partir de la necesidad
de resolver problemas a las empresas en cuanto a los procesos de nómina,
soportado por una estructura tecnológica, administrativa y financiera.
Hoy en día las empresas están delegando parte de sus procesos en outsourcing
con el propósito de reducir costos y carga operativa buscando dedicarse a la misión
de su negocio, bajo este principio queremos demostrar la oportunidad que el
mercado ofrece.
El trabajo consta de las siguientes partes:
En el primer capítulo, se presenta un breve resumen de la historia del Outsourcing,
los beneficios y los riesgos de contratar sus servicios, su tendencia mundial,
ejemplos de empresas en el mundo, con sus ventajas y la mayor productividad y
competitividad que les ha generado el subcontratar el manejo de su nómina.
Igualmente se investigó sobre las tendencias del outsourcing en Colombia, su
utilidad, eficiencia y efectividad en los diferentes sectores de la economía. Entrando
ya en el tema de la investigación se detalla el concepto de Outsourcing de Nómina y
sus ventajas competitivas.
En el segundo capítulo, se relacionó todo lo referente al tema de investigación de
mercados; la identificación del problema, el diseño de la investigación y las fuentes
de datos. El tipo de investigación que se manejó en el desarrollo del trabajo fue la
investigación exploratoria donde se maneja información proveniente de la
observación y de las entrevistas realizadas a 30 empresas en el sector de la
economía en la ciudad de Bogotá.
El tercer capítulo, se refiere al resultado, análisis de la investigación y análisis
financiero donde se tuvieron en cuenta criterios decisorios en la factibilidad
financiera del modelo con la tasa interna de retorno y el valor presente neto,
además de lo anterior, se definió los precios de venta para obtener el punto de
equilibrio contable, es decir, para un nivel gastos establecidos se calcula el precio
mínimo en el cual se debe contratar un servicio de outsourcing para no incurrir en
pérdidas, se generaron unas conclusiones y unas recomendaciones al estudio de
prefactibilidad de una empresa de outsourcing de nómina.
11
OBJETIVOS DEL ESTUDIO
OBJETIVO GENERAL
Conocer intereses y tendencias de algunas empresas importantes en Bogotá
respecto a administración de personal y específicamente en la liquidación de
nómina, buscando identificar la posibilidad de desarrollar una investigación más
profunda, a fin de crear una empresa que preste servicios en liquidación de nómina
y asesoría en sistemas de compensación.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Realizar investigación preliminar que permita identificar intereses particulares de
algunas empresas importantes en la ciudad de Bogotá, respecto de la liquidación de
nómina.
Establecer el posible paquete de servicios integrados que puedan ser ofrecidos a
empresas con deficiencias en la liquidación de sus nóminas o donde se desee
subcontratar su elaboración, con el ánimo de especialización.
Realizar análisis que permita identificar las necesidades de recursos en tecnología,
12
espacio físico, personas a contratar, etc., requeridos para el montaje final de una
empresa especializada en el manejo de nóminas de terceros.
Identificar las necesidades de capital y evaluar las alternativas de financiación, para
el objetivo en mención.
13
JUSTIFICACIÓN
Es necesaria
la realización de este estudio
de mercados para evaluar la
prefactibilidad de la outsorcing de nómina en la Ciudad de Bogotá.
La prefactibilidad del servicio de proceso de nómina, incluye un sistema informático
de vanguardia que puede ser operado en forma remota por los clientes, al grado de
participación que se desee, compartiendo la responsabilidad de cada proceso de
nómina, o bien delegando ésta función y confiando en que con una empresa de
Outsourcing de Nómina, siempre obtendrá el mejor servicio al más bajo costo.
Desde el momento que las empresas. Contratan outsorcing de nómina, comienzan
a ahorrar, ya que ésta modalidad que se está generalizando a nivel mundial, permite
obtener ventajas considerables en las empresas, al no requerir personal
especializado, inversiones adicionales, soporte en Hardware y Software, supervisión
especializada, etc., apegándose a sus requerimientos más estrictos de operación y
confidencialidad. ...
Y ahorrará aún más...a través de la operación óptima de su compañía, reduciendo
gastos de personal, espacios físicos, insumos, gastos de operación, supervisión de
14
procesos,
multas
por
pagos
extemporáneos
comunicaciones.
15
y
equipo
de
cómputo
y
1. MARCO TEÓRICO
1.1 HISTORIA DE OUTSOURCING
1.1.1 Posición Geográfica
La Ciudad de Bogotá
1.1.2 Reseña Histórica
El outsourcing es una de las corrientes de administración más influyentes en el
mundo actual, que está tomando gran auge en la gestión empresarial moderna.
Ha existido desde hace más de 28 años y nació de la necesidad de pequeñas
empresas de subcontratar para poder operar y de la tendencia de la empresa
moderna de redimensionarse, es decir, ubicarse con la gente que necesita, en los
espacios justos y con la tecnología indicada1.
El outsourcing es delegar el manejo y desarrollo de funciones, actividades o
servicios en terceros, ya sean organizaciones o personas especializadas.
1
Revista Dinero. Outsourcing para todos. Mayo 31 de 1998. Pág. 8 y 9.
16
Las
empresas que contratan el outsourcing se concentran en lo que pueden hacer muy
bien, reduciendo costos entre 15% y 20% y maximizando el uso de sus recursos.
Los servicios que de manera regular se prestan por outsourcing son: selección de
ejecutivos, asesoría financiera y de costos, contabilidad, nómina, selección de
personal, software y soporte técnico, archivos funcionales, comunicaciones y
relaciones públicas, aseo, cafetería, seguridad, mensajería, vigilancia, transporte,
consultoría, capacitación, reparaciones (generales y específicas), telemercadeo,
investigación de mercados, entre otros.
La solidez, respaldo, experiencia, recursos financieros, técnicos, físicos y humanos,
son los elementos básicos de una organización de outsourcing y es lo que toda
empresa busca cuando solicita los servicios de un tercero.
Existen una serie de factores importantes para elegir a un proveedor de servicios:
experiencia del proveedor en el negocio, capacidad de asumir los riesgos por el
proceso/servicio, nivel y capacidad de compromiso con un esquema de
compensación por resultados, conocimiento de la tecnología, outsourcing como
línea central del negocio, esquemas de complementación y referencia de mercado,
solidez financiera y de inversión de capital, flexibilidad contractual, capacidad para
reducir y manejar riesgos.
En 1996 se le presentó una nueva oportunidad al equipo colombiano. El
Departamento de Nuevas Tecnologías y Negocios había puesto en marcha un plan
17
destinado a mejorar la productividad, introduciendo novedosas modificaciones en la
organización que generarían, sin lugar a dudas, incrementos substanciales de
efectividad, eficiencia y eficacia2.
A través de un contrato de outsourcing, se tiene como objeto no tener que lidiar con
el sindicato y no estar atado a convenios laborales anquilosados, que sin duda,
degradan la eficiencia y productividad de los recursos».
1.2. BENEFICIOS Y RIESGOS
1.2.1. Beneficios
¾
Reducción en costos de personal
¾
Reducción de tiempos en la instalación de equipos de cómputo.
¾
Reducción de costos operativos y maximización en el uso de los recursos.
¾
Delegación de servicios en organizaciones expertas.
¾
Alto grado de seguridad en la información y confidencialidad.
¾
Enfoca la empresa en el objetivo del negocio.
¾
Mejora niveles de servicio.
¾
Elimina la obsolescencia tecnológica.
¾
Acceso a Tecnología de Vanguardía.
¾
Estar en constante evolución.
2
Ibidem.
18
¾
Contar con las Mejores Prácticas.
¾
Integración de Servicios
¾
Aumenta la productividad de la empresa
1.2.2. Riesgos
¾
Dependencia del proveedor.
¾
No alcanza niveles de servicio requeridos.
¾
Falta de seguridad en la información.
¾
Negociar contrato inadecuado.
1.3 OUTSOURCING EN EL MUNDO
Hace algunos años el outsourcing parecía una tendencia que no iba durar mucho,
hoy en día ha llegado a desarrollarse tanto en el ámbito mundial, que incluso las
grandes multinacionales ofrecen a sus filiales en el mundo entero acuerdos
internacionales, y guías muy completas que facilitan el desarrollo de proyectos de
outsourcing, también existen compañías multinacionales dedicadas exclusivamente
a este servicio3.
En el mundo entero, empresas que van desde Nike hasta Rolls Royce, han
subcontratado algunas de sus tareas para obtener mayor productividad y
3
Revista Clase Empresarial. Outsourcing una decisión estratégica. Abril de 1994. Pág. 35
19
competitividad, lo que les ha generado mayores ventajas y beneficios. A escala
mundial las empresas mineras y petroleras son las que más emplean outsourcing, y
específicamente en Estados Unidos, los servicios que más se contratan son los del
sector financiero, seguido por el de información tecnológica, ventas y el de
administración.
En la medida en que el mundo actual de los negocios se enfrenta a mercados
nacionales e internacionales en los que la competitividad es factor determinante, la
empresa de hoy se ha visto obligada a ser no sólo eficiente sino eficaz, y para
lograrlo ha tenido que contratar expertos, que se dediquen a las tareas que no
están relacionadas con la misión de la empresa.
La mayoría de las compañías a nivel mundial no aprovecha ni la mitad del potencial
de sus sistemas de información. Permítanos cambiar eso. Así reza una frase
publicitaria de la transnacional que, entre otras cosas, se encarga de elaborar la
mayor parte de procesos informáticos de la alemana Volkswagen.
Las
empresas
outsourcing
ofrecen
soluciones
para
cualquier
vacío
de
procedimientos computarizados, entre éstos, migración, software estándar,
reingeniería en procesos de negocio, outsourcing, software factory, calidad ISO
9000, centro de capacitación, comercio electrónico, Intercambio Electrónico de
20
Datos (EDI), soluciones para el sector público (TAO) y automatización de procesos
de negocios4.
1.4 OUTSOURCING EN COLOMBIA
Los empresarios de Brasil y Chile lo llaman tercerización; en Argentina,
externalización, en Colombia, muy devotos de anglicismo lo llamamos outsourcing.
Mecanismo que, aunque antiguo, sé redefinió y sé extendió a casi todas las áreas
de la organización, sobre todo en ellas en plan de redimensionamiento.
Hasta ahora, y desde un par de década las empresas subcontratan los servicios de
celaduría, casino (cafetería), aseo y unos pocos más, ahora se subcontrata casi
todo.
Este fenómeno lleva a crear numerosas microempresas prestadoras de
servicios que obtienen utilidades por la subcontratación. En Estados Unidos, una
sola empresa procesa las nóminas de diez mil empresas, con lo cual los costos se
reparten y la eficiencia es mayor.
Estamos, al porte de una revolución empresarial, que buscará alcanzar de una
parte, mayores niveles de eficiencia y efectividad, un optimo servicio al cliente
(consumidor) y gratificadoras actividades; en concordancia con este hecho en
Colombia el outsourcing está en auge, debido a las condiciones actuales de
4
Revista. Clase Empresarial. Outsourcing en Sistemas, máxima flexibilidad y control. Septiembre de 1995. Pág. 54
21
exigencia del ámbito empresarial. La alta competencia existente, los crecientes
niveles de globalización y la necesidad de lograr crecimiento y rentabilidad obligan a
que las empresas busquen nuevas alternativas que le permiten estar a la par de las
exigencias de mercado mundial.
Sectores como el financiero, comercio, construcción, productos químicos derivados
del petróleo, productos metálicos, textiles
son los que tienen una mayor
participación empresarial en outsourcing, lo que lleva a deducir que las empresas
se están concentrando en las funciones propias de su negocio
Empresas como Top Management International, Price Waterhouse, Unisys,
Seguridad Técnica S.A, Guiomar Jaramillo Comunicaciones, están prestando
servicios de outsourcing a diferentes empresas nacionales y extranjeras, como
Xerox, Noel, El Tiempo, Kodak, Mitsubishi, IBM, Nissan Motor co, British Petroleum
Company.
Hoy en día está creciendo el número de empresas que subcontratan los servicios
de terceros, debido en gran parte a que hay un mayor número de proveedores de
servicio que están ampliando su gama de ofertas y esto crea mayores alternativas
para el cliente.
22
1.5 OUTSOURCING DE NÓMINA
Outsourcing de Nómina significa delegar en una empresa externa a su organización
el trabajo de cálculo y control de los pagos regulares de nómina a sus trabajadores,
así como los pagos por liquidaciones, intereses y utilidades que percibe el
trabajador en determinado momento5.
En la actualidad muchas empresas
cuentan con un área de nómina bastante
representativa dentro del número de funcionarios totales de la empresa,
ocasionando desgastes operativos y económicos.
Las empresas de Outsorcing buscan no ser un gasto, sino una inversión para la
empresa, cuya recuperación será inmediata, después de realizar valoraciones por
parte de la Outsourcing desarrollando recomendaciones prácticas y oportunas
para reducir riesgos y optimizar recursos.
Las empresas de Outsorcing siempre buscan
presentar un plan
integral de
soluciones a la empresa a la cual le esta presentando el servicio de que su nómina
opera correctamente y que de las cifras que de ella emanan
oportunas y auditables.
5
Revista ACUCNOTICIAS. Outsourcing informativo en Colombia. Enero de 1995. Pág. 42.
23
con confiables,
El proceso de nómina puede ser bastante complejo teniendo en cuenta el volumen
de trabajadores, controles internos susceptibles de mejorar, problemas de interfases
de nómina con contabilidad, y ausencia de controles de monitoreo.
1.5.1. Ventajas
· Agilización de las gestiones de recursos humanos y administración de su nómina.
· Eliminación de los costos para el desarrollo de un departamento de nómina
(menos personal, menos obligaciones laborales, menos infraestructura...).
· Cumplimiento de los deberes gubernamentales en la forma y tiempo requeridos.
· Asesoría por parte de contadores públicos especialistas en materia laboral.
· Y lo más importante, usted puede dedicarse a manejar la actividad principal de su
empresa y nosotros a administrar su personal. Cada quien desarrolla el rol que
mejor sabe hacer.
24
2. DISEÑO METODOLÓGICO
La investigación de mercados se ha convertido en una herramienta indispensable,
que ayuda a disminuir la incertidumbre y el riesgo cuando sea relevante, oportuna,
eficiente y exacta.
Pero muy cerca de la investigación de mercados
esta la
experiencia y el criterio del encargado de la toma de decisiones , que también es
una gran fortaleza que puede tener una empresa para lograr los objetivos.
Otro aspecto importante es el enfoque que actualmente se le da a la investigación
de mercados, por que en este momento con la necesidad de las empresas por ser
competitivas, se encuentran perspectivas más amplias con respecto a la
satisfacción de los deseos y necesidades de los consumidores, se han dado un
cambio total a estos conceptos porque la verdad es que por medio de ello se puede
pronosticar el desenvolvimiento de la empresa, lo oculta lleva implícito la toma de
decisiones.
Para el caso especifico de la prefactibilidad de
un outsourcing de nómina, es
importante crear una actitud positiva hacia el servicio
25
2.1 IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMA
Los aportes de información que han permitido formular el problema surgieron de
una parte, mediante indagaciones con empresas y personas conocedoras del
manejo de nómina de empresas dedicadas a diferentes sectores de la economía y
de otra parte manera motivados a delegar estas responsabilidades a terceros para
dedicarse al objetivo del negocio.
2.2 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN Y FUENTE DE DATOS
El estudio requería de una investigación cuantitativa y cualitativa , con el diseño
de un estudio de tipo descriptivo, que permita conocer las estructuras y modelos
de empresas que manejan su nómina de manera centralizada o descentralizada ,
para que con bases proporcionadas por el mercado se llegará
a presentar la
prefactibilidad de la outsourcing de nómina.
Se utilizó inicialmente la investigación Exploratoria donde se maneja información
proveniente de la observación y de entrevistas varias, permitiendo generar cursos
alternativos de acción, y evaluar las necesidades actuales en el tema en todo el
mercado empresarial.
26
Pasando a un primer paso de la investigación donde la información se convierte
en una herramienta para la toma de decisiones, permitiendo seleccionar un curso
de acción, existen unos objetivos claros y una evidencia de que la información a
recolectar se relaciona con las posibles ventajas.
Los requisitos necesarios para satisfacer las necesidades de información del
estudio, requerían del uso de información interna y externa, como publicaciones y
registros de datos, lo cual permite establecer las posibilidades de la prefactibilidad
en el mercado actual de la empresa de outsourcing de nómina.
Obtener estos datos implico además de la revisión bibliográfica, formular preguntas
a diferentes sectores de la economía.
Esta fase comprendió la aplicación de unas encuestas a sectores empresariales
de la Ciudad de Bogotá , utilizando un cuestionario desarrollado para una entrevista
personal. El propósito de la entrevista y de la encuesta era la de explorar las
percepciones, opiniones, ideas, necesidades de las empresas referentes al tema
de investigación.
2.2.1 Fuente de datos secundaria
¾
Análisis de documentos
Se analizaron diferentes tipos de material
impreso, con base en referentes
bibliográficos, esto con el fin de darle forma al marco teórico de la investigación.
27
¾
Internet
Dadas las posibilidades que ofrece el internet como técnica de obtener información,
se recurrió a diferente direcciones de este medio con el fin de recoger información lo
más actualizada posible de fuentes confiables.
2.3 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Con el fin de cubrir las necesidades de información se elaboraron preguntas
mediante un cuestionario estructurado directo, para ello se diseño una encuesta,
con el fin de conocer la percepción de cada uno de los segmentos sobre la
viabilidad de la outsourcing de nómina.
2.3.1 Diseño del elemento para la recolección de datos
¾
Encuesta
El instrumento diseñado consta de las siguientes secciones.
Solicitud de cooperación: En la cual se menciona el objetivo de la encuesta .
Datos de clasificación: Se obtuvo información sobre la clasificación de nóminas
centralizadas y descentralizadas
Información solicitada: información recogida
encuesta.
28
por medio de las preguntas de la
2.3.2 Determinación de ámbito Geográfico
Para llevar a cabo el estudio en el mercado local se tomó a la ciudad de Bogotá
por ser la Ciudad donde se ubican las principales empresas a nivel nacional y ser
quienes manejan
la nómina centralizada del resto de sus sucursales a Nivel
Nacional.
2.3.3 Diseño de la Muestra
Definición de la población
Para definir esta población se tomo como base todas las empresas de la Ciudad
registradas en el Directorio Telefónico, posteriormente
se hizo un listado
con
empresas cuya sede principal es Bogotá, y se realizaron llamadas telefónicas para
consultar si la nómina era manejada centralizada o descentralizada, la mayor parte
de la población escogida fue centralizado.
Tiempo: las encuestas fueron realizadas durante los meses de Febrero Y marzo
del año 2004.
Determinación del tamaño de la muestra
Se realizaron 30 encuestas a empresas en la Ciudad, el método de muestreo
utilizado para estimar el tamaño de la muestra, fue el muestreo proporcional pues
es el adecuado cuando se desea
conocer el grado de aceptación
investigación.
29
de la
Recolección de datos
El proceso de recolección de datos se inicio en la primera quincena del mes de
Febrero del año 2004, este proceso se realizó durante dos meses
Ver Anexo 1: Modelo de encuesta
30
3. RESULTADOS Y ANÁLISIS DE LA INVESTIGACIÓN
3.1. METODOLOGÍA – FICHA TÉCNICA –
Estudio
Análisis previo para determinar la viabilidad de realizar
una investigación y evaluación financiera para el montaje
de una empresa prestadora de servicios de nómina por
outsourcing.
Muestra
30 empresas (la muestra corresponde a empresas
consideradas de gran tamaño ya sea por capital o por
número de empleados).
Total entrevistas
30 entrevistas realizadas de las cuales 1 estaría
interesada en delegar la liquidación de nómina, 7 estarían
dispuestas a evaluar la posibilidad de delegar este
proceso y 22 que no lo consideran viable por ahora.
Entrevista personal semiestructurada, a muestra
seleccionada aleatoriamente al azar.
Metodología
Cobertura del
estudio
Fecha de
aplicación
Presidentes de compañía y/o altos ejecutivos de empresas
importantes del país ubicadas en Santafé de Bogotá,
durante el desarrollo del curso "alta gerencia" para
presidentes de compañía.
Entre el 3 de Febrero y el12 de Marzo del año 2004
31
3.2. RESULTADOS Y ANALISIS ENCUESTA
1. ¿Su empresa cuenta con un sistema de nómina?
Centralizado
26
87%
Descentralizado
4
13%
Total
30
100%
De las (30) empresas encuestadas, veintiséis (26) empresas (87% de la
muestra ) cuentan con un sistema de nómina descentralizado. Mientras el 13%
tiene un sistema de nómina descentralizado.
SISTEMA DE NOMINA
13%
Centralizado
Descentraliz
87%
32
2. ¿Que ventajas percibe del sistema actual?
Las principales y más comunes ventajas escritas por las empresas
encuestadas, según corresponda son:
Centralizado:
•
Disminución de costos
•
Rapidez para cambios de tecnología
•
Facilidad para modificaciones por cambio de ley
Descentralizado:
•
Mayor tiempo para reporte de novedades
•
Agilidad en procesos
33
3. Si su sistema de nómina es descentralizado, esta dentro de las metas de su
empresa centralizar?
Si
3
1
4
No
Total
75.00%
25.00%
100%
De las empresas que cuentan con un sistema de nómina descentralizado, tres (3)
de ellas esperan iniciar un cambio para centralizar sus operaciones, y una (1) no lo
considera por ahora pero piensa que más adelante hará parte de sus planes.
METAS DE CENTRALIZACION
25%
Si
No
75%
34
4. Su empresa tiene entre:
Empleados
0–100
101–500
501–1000
Más de 1000
Total
4
12
9
5
30
13,33%
40,00%
30,00%
16,67%
100%
La mayoría de las empresas encuestadas son en su mayoría grandes con más de
cien (100) empleados en su nómina correspondiendo a un 77% del total, el 3%
restante corresponde a empresas mas pequeñas en número de empleados.
TAMAÑO DE EMPRESAS POR EMPLEADO
17%
13%
0–100
101–500
501–1000
Más de 1000
30%
40%
35
5. En su empresa realizan procesos de nómina:
M ensual
Q u in c e n a l
C a to rc e n a l
Decadal
Sem anal
6
24
0
2
4
De las treinta (30) empresas encuestadas veinticuatro (24) realizan
procesos quincenales de nómina, de las cuales seis (6) realizan
procesos adicionales de pago década o semanal, para empleados
dos de planta, operarios u obreros. Las otras empresas encuestadas
realizan procesos mensuales en la liquidación de nómina.
PROCESOS DE NOMINA POR EMPRESA
30
# empresas
25
20
15
10
5
0
Mensual
Quincenal
Catorcenal
Decadal
Tipo de nómina
36
Semanal
6. Indique los diferentes niveles con los que cuenta su empresa:
Personal directivo
Personal comercial
Personal administrativo
Personal operativo
Otro.
30
30
30
12
0
Las treinta (30) empresas encuestadas cuentan con personal directivo,
comercial y administrativo, tan solo doce (12) tiene personal operativo.
PERSONAL VINCULADO
35
30
# empresas
25
20
15
10
5
0
Personal directivo
Personal comercial
Niveles
37
Personal
administrativo
Personal operativo
7. Cuenta con una nómina por cada nivel
Sí
30
No
0
Las treinta (30) empresas encuestadas cuentan con un tipo de nómina para cada
nivel de la organización por las siguientes razones:
* contar con niveles de confidencialidad y seguridad
* Contar con información estadística separada
* Contar con información contable y presupuestal
8. Su empresa estaría interesada en delegar el proceso de nómina en una entidad
externa especializada en este tipo de operación
Sí
No
Otro
Total
1
22
7
30
3,33%
73,33%
23,33%
100%
Los resultados arrojados para las empresas interesadas en delegar su proceso de
nómina, muestran que una (1) empresa si lo haría, siete (7) estarían dispuestas a
38
evaluarlo siempre y que sea favorable para ellos en términos de beneficio/costo.
Veintidós (22) empresa no estarían dispuestos a delegar su proceso de nómina,
pero algunas de ellas no descartan la posibilidad de evaluarlo más adelante.
9. Que servicios o que nómina delegaría:
"Las empresas encuestadas delegarían la liquidación total de su nómina; "pero en
especial aquellas que tienen algún interés en delegar este proceso, estarían
interesadas
en
administración
un
de
paquete que entregue no solo la
liquidación
sino la
bancos, la entrega de interfaces contables y entrega de
comprobantes de pagos personalizados.
10. Si usted decidiera delegar la liquidación de nómina en una entidad
especializada que servicios/beneficios le gustaría obtener:
- Disminución de costos.
- Contabilización automática de gastos de personal.
- Entrega oportuna de comprobantes de pago.
- Pago oportuno de la nómina sin errores y sin traumatismos con los bancos.
- Ampliación en los tiempos de cierre de novedades.
- Facilidad y rapidez en los reportes de novedades.
- Generación de estadísticas de acuerdo con intereses particulares de cada
empresa.
39
- Actualización permanente de la información de hoja de vida y su fácil consulta.
- Aplicación de las condiciones legales en la liquidación de salarios correctamente.
- Claridad y transparencia en el manejo de la nómina entre el proveedor, la
empresa y los trabajadores.
Ver Anexo 2. Relación de Empresas Encuestadas.
3.3 PORTAFOLIO DE SERVICIOS
Las alternativas ofrecidas con la liquidación de nómina serían las siguientes de tal
forma que cada cliente podría estructurar su paquete de servicios dependiendo de
sus posibilidades e intereses:
Recepción y digitación de novedades dentro de las fechas establecidas en el
cronograma con cada cliente. Las novedades podrán ser enviadas en formatos,
archivos planos o correos electrónicos.
Liquidación, revisión y consignación de nóminas periódicas.
Liquidación, revisión y consignación de prestaciones sociales parciales o definitivas.
40
Recálculo semestral de los porcentajes de retención en la fuente para las personas
en procedimiento dos (2).
Generación de informes contables (gastos de personal, provisiones mensuales de
prestaciones sociales, consolidados, informes para cierre de año, etc.). Esta
información se entregará en archivos planos bajo las características y condiciones
establecidas por los clientes.
Generación de informes presupuestales. Esta información se entregará en archivos
planos bajo las características y condiciones establecidas por los clientes.
Generación de estadísticas e indicadores de gestión. Estos informes
son los
básicos (indicadores de rotación de personal, ausentismo, vacancia, vacaciones
acumuladas, entre otros) pero si un cliente requiere un informe distinto o especial,
también sería generado.
3.3.1 Generación de listados de nómina
Generación y entrega personalizada de comprobantes de pago. Esta opción puede
presentarse de dos formas, comprobantes impresos con formalidades de seguridad,
como tipo de papel, sellos a convenir o comprobantes electrónicos a través del
correo interno o del WEB.
41
Consulta por pantalla de información personal de los empleados a través de la red
estableciendo para ello perfiles de usuarios con atribuciones de consulta y claves de
acceso.
Preparación del archivo de documentos de nómina (novedades, certificaciones de
vivienda, salud y/o educación para retención en la fuente, listados de nómina, etc.),
custodia durante un tiempo oportuno y envío del mismo al sitio indicado por el
cliente.
3.4 PROCESO PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE NOMINA
Se conformarían equipos interdisciplinarios que desarrollasen la gestión completa
con cada uno de los clientes, desde el contacto comercial y el acuerdo del servicio,
hasta la prestación real del servicio. Durante todo el tiempo el cliente tendrá
contacto con el líder de servicios y el coordinador de equipo, quienes apoyados en
un ingeniero soporte realizarán las actividades necesarias para satisfacer las
expectativas y necesidades del cliente.
Los pasos a seguir una vez establecido el acuerdo para la prestación de servicios
serían los siguientes:
42
Parametrizar el sistema, actividad que esta sujeta a las particulares condiciones de
cada empresa, serían responsables: un coordinador de equipo e ingeniero soporte y
jefe de personal de cada empresa.
Cargar base de datos del personal vinculado con archivo plano suministrado por la
empresa. Serían responsables: el coordinador de equipo e ingeniero soporte y jefe
de personal de cada empresa.
Realizar nómina prueba con el fin de establecer posibles diferencias o errores y
realizar ajustes pertinentes, siendo el responsable: un coordinador de equipo.
Iniciar reporte de novedades, actividad que se llevará a cabo dependiendo de las
posibilidades de cada empresa utilizando para ello formatos, archivos planos o
correo electrónico. Responsable: jefe de personal de cada empresa.
Digitar o cargar las novedades en el sistema. responsable: coordinador de equipo y
liquidador correspondiente.
Realizar el proceso de nómina. Responsable: coordinador de equipo y liquidador
correspondiente.
Revisar nómina y realizar correcciones pertinentes. Responsable: liquidador.
Tramitar consignación a través del sistema Banca Electrónica. Responsable:
coordinador Equipo.
43
Generar comprobantes de pago y dependiendo de las condiciones de cada
empresa se envían por correo electrónico o en papel a cada persona. Responsable:
coordinador de equipo y liquidador correspondiente.
Generar y enviar información contable, información estadística y demás información
solicitada por el cliente. Responsable: liquidador.
Generar Factura y tramitar gestión de cobro. Responsable: coordinador de equipo y
líder de servicios.
3.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Ver Anexo 3: Organigrama
La estructura organizacional de la empresa estará basada en procesos, de tal
forma que se organicen equipos de trabajo que interactúen unos y otros en función
del cumplimiento de los objetivos y con conocimiento claro del rol que
desempeñarían dentro de los procesos que participen, con ello, se busca obtener
cargos con alto nivel de empoderamiento permitiendo agilizar la prestación de
servicios y logrando ser más oportunos y eficientes.
Lo anterior buscara obtener mayores estándares de competitividad y prestar
servicios de excelente calidad como lo esperan los clientes;
44
es así como la
organización a conformar no es una organización funcional con densas estructuras
de mando y coordinación, sino una empresa basada en procesos con un solo
objetivo: prestar un buen servicio y ofrecer ventajas en la disminución de costos del
manejo de la nómina por funcionario de las empresas.
3.5.1 Descripción Estructura Organizacional
La empresa estará conformada por los siguientes cargos y equipos de trabajo:
Gerente General:
Objetivo del cargo: Representante legal y responsable de la correcta operación e
interacción de los servicios internos y externos prestados por la compañía. Tiene a
su cargo la
definición de
directrices y políticas generales en función del
cumplimiento de la visión y ejecución de la misión de la empresa.
Dirigir y coordinar los equipos de trabajo más importantes de la empresa los cuales
se dedica a la consecución de clientes y a la realización de las operaciones
necesarias para él cumplimento de los servicios a prestar directamente.
Tendría a su cargo la planeación y definición de estrategias de mercadeo, así como
esquemas de operación para el desarrollo interno de las actividades encaminadas a
prestar los servicios establecidos en dichas estrategias. De otra parte respondería
por la coordinación de las áreas de mercadeo y publicidad; en otras áreas ha de
45
interactuar con los asesores externos (abogados laborales y tributarios) para la
aplicación oportuna de las modificaciones o reformas legales que afecten los
servicios de nómina.
Realiza la labor comercial para el reclutamiento y enganche de nuevos clientes, ha
de coordinar las actividades que se requieran (con el equipo de ingenieros soporte)
para que la operación de nómina se lleve a cabo satisfactoriamente según acuerdos
establecidos con los clientes. De otra parte mantendría permanente contacto con
clientes para garantizar que las operaciones funciones en forma adecuada.
Planear, dirigir y coordinar los procesos de administración de recursos físicos y
financieros de la empresa, para facilitar y agilizar las operaciones y maximizar los
recursos disponibles. De otra parte realizará seguimiento a la ejecución
presupuestal.
Dirigir y coordinar las actividades encaminadas al recaudo de dinero por la
prestación de servicios de la empresa, administración del disponible y generación
de informes financieros así como consolidar información presupuestal
Le reportan directamente: La secretaria , el mensajero, el contador( Contrato por
prestación de servicios), el Analista III, y el contrato con Ingenieros soportes del
Software.
46
Secretaría:
Objetivo del cargo: Atender llamadas telefónicas
Efectuar seguimiento a la facturación elaborada por los Analistas - liquidadores y
llevar de manera sistemática el control al recaudo y pago oportuno de clientes,
igualmente controlar bancos y con esto realizar conciliaciones bancarias. Dentro de
los informes periódicos entregar los acumulados de cartera y bancos.
Realizar gestión de compras según las necesidades de la empresa. De manera
conjunta coordinar y hacer seguimiento a los contratos de prestación de servicios de
la empresa (vigilancia, aseo, transportes, etc.).
Mensajero:
Objetivo del cargo: pago de facturas, compras, servicios de mensajería.
Analista II
Objetivo del cargo: Coordinar los procesos de nómina de los clientes a su cargo
garantizando que se lleven a cabo oportuna y correctamente dentro de los
parámetros establecidos en el acuerdo con cada cliente. Coordinaría de manera
directa la tarea con los ingenieros soportes y los analistas
Le reportan directamente: Los Analistas I
47
Analista I
Objetivo del cargo : Ingresar las novedades de los clientes a cargo, de otra parte
realizar los procesos de liquidación de nómina, liquidación parcial o definitiva de
prestaciones sociales, recálculos de retención en la fuente, generación de
provisiones y consolidados; generación de los informes, listados, interfases,
comprobantes y demás información pertinente al proceso de cada cliente,
generando la facturación por servicios prestados de la empresa.
Ingenieros soporte:
Objetivo del cargo: Realizar los desarrollos y ajustes pertinentes a los procesos de
nómina de los clientes a su cargo, garantizar un proceso eficiente, así como generar
oportunamente las interfases, informes y demás información requerida en las
especificaciones solicitadas por cada cliente. Buscar permanentemente mejorar los
procesos de liquidación de nómina y generación de interfases, de otra parte ha de
realizar las modificaciones pertinentes en los procesos de liquidación según
cambios en la legislación laboral o fiscal que afecten la nómina de los clientes.
Realizar gestión para contar con tecnología de punta, tanto en los equipos como en
las instalaciones, redes, comunicaciones y software necesarios y adecuados para el
correcto funcionamiento de la empresa buscando garantizar la excelencia desde el
punto de vista técnico y tecnológico en el cumplimiento de la misión de la empresa.
48
• Contador:
Prestación de servicios
Objetivo del cargo: Realizar seguimiento a la contabilización oportuna y adecuada
de todos los procesos de la empresa de acuerdo con los parámetros establecidos
por la legislación colombiana en términos contables y fiscales. Basado en la anterior
información generar informes financieros.
3.6 ANÁLISIS FINANCIERO
La interpretación de datos financieros es sumamente importante para cada uno de
las actividades que se realizan dentro de la empresa, por medio de esta los
gerentes se valen para la creación de distintas políticas y estrategias de mercadeo,
así como también se pueden enfocar en la solución de problemas en específico que
aquejan a la empresa como lo son las cuentas por cobrar o cuentas por pagar; y en
este caso ayuda a identificar la prefactibilidad de crear una empresa de autsorcing
de nomina.
El estudio de mercado para la creación de la empresa se enfoca en las empresas
de 1 a 200 empleados, teniendo en cuenta el mercado laboral en Colombia.
En Colombia observamos que la mayoría de las empresas se reservan entregar el
manejo de la nómina a una empresa de autsorcing., y por este motivo
se va
identificar en el análisis el punto de equilibrio en cuanto al número de empleados.
49
Con el siguiente análisis se observará la viabilidad de la creación de la empresa.
3.6.1 Supuestos Generales
SIN FINAN.
Cuadro 10 . SUPUESTOS GENERALES
DETALLE
ANO 1
ANO 2
ANO 3
ANO 4
ANO 5
Inflacion
7.00%
7.00%
7.00%
7.00%
7.00%
Incremento en Ventas
8.00%
8.00%
8.00%
8.00%
8.00%
Incremento en precio
7.00%
7.00%
7.00%
7.00%
7.00%
100.00%
100.00%
100.00%
100.00%
100.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
30
30
30
30
30
Ventas de Contado
Ventas a Credito
Periodo de Cartera (Dias)
Costo Anual Credito
% Inversion Financiada
Tasa Impositiva
30.00%
------
------
------
------
0.00%
------
------
------
------
38.50%
38.50%
OPCIONES PROYECTO
CON FINAN.
1
SIN FINAN.
0
CUAL DESEA ?
-
0 SIN FINAN.
50
38.50%
38.50%
38.50%
Los estados financieros se limitan a proporcionar una información obtenida del
registro de las operaciones de la empresa bajo juicios de la investigación de
mercados y principios de contabilidad, aun cuando generalmente sea una situación
distinta a la situación real del valor de la empresa. Al hablar del valor pensamos en
una estimación sujeta a múltiples factores económicos que están regidos por
principios de contablidad, como son la inflación, el incremento en el volumen de
ventas anual, para el caso de la empresa de outsorcing de nomina las ventas serán
de contado , rotación de cartera de30 días.
La evaluación del proyecto de inversión tiene en cuenta los recursos propios como
única fuente de financiación.
3.6.2 Proyección de Servicios de Outsourcing
Se tomaron 5 empresas con 200 empleados
Cuadro 11. PROYECCIÓN DE SERVICIOS DE OUTSOURCING
EMPRESA
Empleados
Empresa A
200
Empresa B
200
Empresa C
200
Empresa D
200
Emprsea E
200
TOTAL
1000
51
3.6.3 Presupuesto de Inversión
La inversión se realizará en el primer año
SIN FINAN.
Cuadro 12. PRESUPUESTO DE INVERSIÓN
DETALLE
AÑO 0
AÑO 1
AÑO 2
AÑO 3
AÑO 4
AÑO 5
ACTIVO CORRIENTE
Efectivo
7.000.000
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
ACTIVO FIJO
Equipo de computo
23.100.000
Muebles y Enseres
12.000.000
OTROS ACTIVOS
Gastos Preoperativos
10.780.000
Total Inversion
52.880.000
Activo corriente:
Efectivo: $ 7.000.000
Activos fijos
52
La empresa contará con una estructura en tecnología que permita satisfacer las
necesidades de los clientes, para lo cual deberá tener una plataforma que permita
desarrollar todas las aplicaciones, con cableado estructurado y un servidor que
administre la red, las comunicaciones y por supuesto las aplicaciones para la
liquidación de nómina.
Se describe a continuación las necesidades de infraestructura en tecnología, los
costos de la misma, forman parte de las necesidades de inversión inicial y se
observan en detalle en el Anexo 3.
- Centro de Computo
Para operar se requiere un centro de computo con un espacio de 30 metros
cuadrados, en donde operará el servidor y todo el cableado estructurado. En cuanto
a iniciales adecuaciones el piso del centro de computo deberá tener un piso falso y
en este entrepiso pasará el cableado.
- Plataforma
Las aplicaciones que se utilizarán estarán sobre WINDOWS NT, plataforma ágil y
veloz, compatible con otras marcas, además proporciona seguridad en el manejo de
información, reduce costos, crece sin obstáculos tecnológicos y tiene óptima
velocidad de respuesta en las operaciones.
53
Con esta plataforma se busca que los programas y aplicativos corran como si
estuvieran en autopistas, con la ventaja
que pueden desenvolverse todas las
herramientas de última tecnología (intranet, extranet, correo electrónico e internet).
- Servidor
Se montará un servidor MICROSOFT para la administración de la red, que
soportará 20 terminales conectadas en redes departamentales, esto permitirá estar
conectados entre si con los servidores y PC de las demás empresas. Este servidor
permitirá la administración y el manejo de las bases de datos de todos los
empleados; en él estará montado el aplicativo de nómina, intranet, extranet y correo
electrónico. Maneja base de datos de 60.000 registros.
Las características técnicas del servidor son:
•
128 Megas de RAM.
•
Capacidad de cuatro (4) discos de 9.1 Gigabytes cada uno.
•
Trabaja en sistema operativo WINDOWS NT.
•
Procesador Pentium de 450-Mhz.
•
Capacidad de conexión para 200 PC.
•
El servidor trabajara con dos tarjetas de red, permitiendo mayor seguridad en las
comunicaciones.
•
Un ventilador de enfriamiento resistente y fácil de cambiar.
54
Ventajas del servidor:
•
El servidor cuenta con partes reemplazables en funcionamiento (discos duros,
fuente de alimentación, etc.) que permite intercambiar o reparar mientras el
sistema aún esta trabajando.
•
Puede ser reparado sin necesidad de apagar.
•
Cuenta con excelente capacidad en la administración de la información.
•
El servidor cuenta con un software que indica y predice los problemas antes de
provocar fallas.
- Cableado
Se utilizará un cableado UTP (par trenzado no aislado), por su bajo costo y facilidad
en la instalación. Su desventaja consiste en la limitación de distancia ya que solo
puede ser conectada a 100 metros (328 pies).
El cable de par trenzado sin blindaje se parece al cable telefónico común, pero está
habilitado para la comunicación de datos, permitiendo frecuencias altas de
transmisión. UTP soporta aplicaciones que van desde voz analógica y digital.
Comparado con el cable blindado, el UTP es más flexible y barato, por lo que su
utilización continúa extendiéndose en nuestro país. También los componentes
electrónicos usados con UTP son los más baratos de los tres medios, y debido a
55
que el cableado constituye una parte considerable de la inversión general de una
red, su bajo costo es un factor de peso en la decisión de usar UTP
- Redes de Area Local
A través de estas líneas se irán definiendo las clases de redes que existen, el
lenguaje que se utiliza para la transmisión de la información o protocolos más
habituales, los componentes necesarios para fabricar una red, como son una tarjeta
o adaptador de red que va en cada ordenador, el cableado, los conectores que
unen el cableado y la tarjeta de red, algún dispositivo concentrador o repartidor de la
señal, según el tipo de red y el sistema operativo que gestione en cada PC los datos
y los periféricos que se comparten.
La red de área local permitirá compartir bases de datos, programas, impresoras,
adicionalmente pone a disposición otros medios de comunicación como el correo
electrónico, con las consecuentes reducciones de costos como el creado por la
disminución del papel.
Las redes locales permiten interconectar ordenadores que estén dentro de un
mismo edificio o fuera del edificio, pero siempre teniendo en cuenta que el medio
físico que los une no puede tener más de unos miles de metros, para poder unir
ordenadores separados por grandes distancias es necesaria la red telefónica para
transmitir información. El sistema es muy seguro ya que solo ingresarán a la red los
usuarios autorizados con sus respectivas claves.
56
El término "red" generalmente se suele identificar a dispositivos del tipo Ethernet, en
la cual varias máquinas están conectadas. Sin embargo, también se aplica a líneas
punto a punto.
Es un sistema de transmisión de información con el objetivo de compartir recursos
con los que trabaja un ordenador normalmente, es decir, ficheros, directorios,
impresoras, plotters, escáners, etc... entre ordenadores conectados entre sí o bien
mediante redes conectadas entre sí.
- Computadores Personales
La empresa contará con equipos rápidos y eficientes debido al volumen de
información, cada usuario tendrá a su disposición un PC con las siguiente
características:
•
Compaq Presario.
•
Pentium II 300 Mhz.
•
64 en memoria RAM.
•
Capacidad en disco duros de 4 Gigas.
57
- Impresoras
Para el desarrollo de las impresiones se contará con dos impresoras de alta
capacidad ubicadas en el centro de computo y en el área de operaciones y tres de
mediana capacidad distribuidas en sitios estratégicos para facilitar la impresión y
recolección de documentos.
- Xerox N24
•
Láser.
•
8 Mb de RAM estándar.
•
Resolución máxima de 1200 por 1200 ppp.
•
Imprime 24 páginas por minuto.
•
Impresión rápida de texto y gráficas.
•
Calidad de impresión.
- Hewlett Packard 800
•
Inyección.
•
2 Mb de RAM estándar.
•
Resolución máxima de 1200 por 300 ppp.
•
Impresión a velocidad normal.
•
Buena calidad de impresión.
58
3.7 HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
El intranet, la extranet y el internet (correo electrónico) se instalarán en el servidor
Microsoft, con el fin de ser más rápidos y eficientes. Estas herramientas se
ejecutarán y controlaran desde el servidor y funcionarán con un software llamado
“Backoffice” el cual permite ejecutar al mismo tiempo y con velocidad el internet,
extranet e intranet.
3.7.1 Intranet:
El término Intranet comenzó a utilizarse a mediados de 1995 por proveedores de
productos para trabajo en red, con el fin de hacer referencia al uso dentro de
organizaciones privadas de tecnologías diseñadas para el establecimiento de
comunicaciones informáticas entre organizaciones. En otras palabras, una Intranet
es una red privada de trabajo entre computadores, basada en los estándares de
comunicación de datos de la internet pública.
La intranet debe ser vista desde una perspectiva empresarial, pues podría ser
descrita como un
intercambiador privado de información que ofrece beneficios
económicos y de capacidad sin precedentes, mediante la integración de servicios
tradicionales de trabajo en red.
El Intranet proporciona una plataforma común para encontrar, recuperar, visualizar y
actualizar una variedad de activos informativos, incluyendo datos numéricos y bases
59
de datos (Ej.: Las bases de datos de empleados de cada una de las empresas
donde se vaya a prestar el servicio), documentos compuestos de textos
estructurados, imágenes e incluso objetos multimedia como por ejemplo audio e
imágenes en movimiento.
La intranet ayudará a organizar la información presentándola en diversos tipos con
un estilo estándar. En un explorador de internet, la gama de comunicaciones e
informes empresariales, artículos, memorándum y tablas tradicionales adoptan un
aspecto y manejo común, así además de soportar una rápida toma de decisiones,
los estándares familiares pueden facilitar el aprendizaje de nuevas aplicaciones.
Muchas organizaciones en el mundo ya tienen intranet, pero en Colombia este
proceso apenas está comenzando, por esta razón se implementará para estar a la
vanguardia, ofreciendo herramientas que permitan la rápida toma de decisiones y
estar a un mayor nivel en tecnología con respecto a otras empresas.
Internet (sustantivo) - Un conjunto creciente de redes de computadoras que abarca
todo el globo, y que conecta a instituciones gubernamentales, militares, educativas y
comerciales, así como a personas particulares, a una amplia gama de servicios,
recursos e información. Se emplea un conjunto de convenciones y de herramientas
comunes para dar la apariencia de una única gran red, aunque las computadoras
que están conectadas entre si usan plataformas de equipos y programas muy
diversas.
60
3.7.2. Extranet
La extranet estará dirigida a empresas que contraten los servicios de nómina, el
propósito de esta herramienta es:
•
Actualizar clientes (empresas) en cuanto a informes (estadísticos de nómina,
proyecciones, presupuestos de nómina e indicadores de gestión).
•
Ofrecer nuevos servicios de nómina.
•
Enviar boletines informativos (Ej.: Informar en que días se abona la nómina).
•
Enviar los comprobantes de pago en archivos buscando desaparecer la
impresión, con el objetivo de reducir el costo de papel en las empresas.
3.7.3. Correo Electrónico
El correo electrónico es uno de los servicios más utilizado de Internet. El correo
electrónico o e-mail consiste en enviar archivos de un ordenador a otro. Los
usuarios de un determinado dominio tienen un buzón en el servidor de correo
electrónico. El servicio de correo electrónico requiere de los servidores de correo
uno conocido como servidor POP3 para gestionar el correo entrante y otro conocido
como servidor SMTP para gestionar el correo saliente. El servidor SMTP del
dominio jet.es gestiona el envío de dicho mensaje que viaja por Internet hasta que
llega al dominio ibm. com donde el servidor POP3 de este dominio se encarga de
colocar el mensaje en el buzón de Juan. Cuando Juan le indica a su gestor de
61
correo (Outlook) que verifique si tiene un correo nuevo, este se conecta al servidor
POP3 y al buzón de Juan para descargar los nuevos correos a su ordenador.
Herramienta que facilita a la empresa el envío de mensajes entre funcionarios, ya
sea personal interno o externo (empresas con la instalación de esta herramienta
reducirán consumo de papel, gastos en impresión, agilizará tiempos de respuesta,
reducirá tiempo en el desplazamiento de personal, agilizará toma de decisiones y
ejecución de transacciones, entre otros).
Las principales ventajas del correo electrónico frente a otros medios de intercambio
de información tradicionales (p.ej. correo tradicional, teléfono), son:
Comodidad
Velocidad
Coste
Permanencia
Formato digital
Privacidad
Colaboración e Información
El principal inconveniente es: Accesibilidad
62
Otros Activos:
Gastos Preoperativos:
Corresponden a los gastos de Cámara y Comercio, Derechos notariales , permisos,
licencias, y lo más importante la compra de Software
Se comprará un paquete de nómina multiempresarial en el mercado nacional que
cumpla con las condiciones de la legislación Colombiana y facilite el desarrollo o
modificación en su parametrización y diseño. De otra parte se Instalará un software
bancario para realizar los pagos electrónicamente abonando a cada cuenta
corriente o de ahorros el dinero respectivo.
63
- Presupuesto de Depreciación
Cuadro 13. Presupuesto de depreciación
DETALLE
AÑO 1
AÑO 2
AÑO 3
AÑO 4
AÑO 5
EQUIPO DE COMPUTO (5 años)
Depreciacion Anual
4.620.000
4.620.000
4.620.000
4.620.000
4.620.000
Depreciacion Acumulada
4.620.000
9.240.000
13.860.000
18.480.000
23.100.000
Depreciacion Anual
2.400.000
2.400.000
2.400.000
2.400.000
2.400.000
Depreciacion Acumulada
2.400.000
4.800.000
7.200.000
9.600.000
12.000.000
Total Dep. Anual
7.020.000
7.020.000
7.020.000
7.020.000
7.020.000
Total Dep. Acumulada
7.020.000 14.040.000
21.060.000
28.080.000
35.100.000
M. Y ENSERES (5 años)
El cuadro nos muestra el valor de la depreciación de los equipos y muebles y
enseres, la proyección se realizo a 5 años.
64
- Presupuesto de Valorización de Activos Fijos
SIN FINAN.
Cuadro 14. Presupuesto de Valorización de Activos Fijos
DETALLE
AÑO 1
AÑO 2
AÑO 3
AÑO 4
AÑO 5
Maquinaria y Equipo
18.480.000
13.860.000
9.240.000
4.620.000
0
Muebles y Enseres
9.600.000
7.200.000
4.800.000
2.400.000
0
Total Activos Fijos
28.080.000
21.060.000
14.040.000
7.020.000
0
- Presupuesto de Ingresos
Para evaluar la prefactibilidad de la creación de la empresa de nomina por
outsorcing,
se pretende
manejar la nómina de 1.000 empleados, aunque la
empresa tendrá la facultad de administrar la nómina de 4.000 empleados.
El siguiente análisis nos muestra el presupuesto de ingresos con el manejo de la
nómina de 1.000 empleados, que nos refleja el punto de equilibrio.
ƒ
Los precios de venta utilizados en el modelo se definen a partir de un Punto de
Equilibrio contable; es decir para un nivel de gastos establecidos se calcula el
precio mínimo al cual se debe contratar un servicio de outsourcing de nómina
65
para no incurrir en pérdidas. Un precio de venta inferior al establecido en el
modelo, causaría la inviabilidad financiera del proyecto.
Para nuestro análisis el precio de equilibrio es de $ 29.751
Cuadro 15. PRESUPUESTO DE INGRESOS
DETALLE
Número de empleados
Precio
Total Ventas
AÑO 1
AÑO 2
AÑO 3
AÑO 4
AÑO 5
1.000
1.080
1.166
1.260
1.360
29.751
31.834
34.062
36.446
38.997
29.751.000
34.380.256
39.729.823
66
45.911.784 53.055.657
- Presupuesto de Gastos de Administración
SIN FINAN.
Cuadro 16. PRESUPUESTO DE GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
DETALLE
AÑO 1
AÑO 2
AÑO 3
AÑO 4
AÑO 5
Salario del Gerente
5.000.000
5.350.000
5.724.500
6.125.215
6.553.980
Comisión por cumplimiento
1.000.000
1.070.000
1.144.900
1.225.043
1.310.796
675.000
722.250
772.808
826.904
884.787
5.400.000
5.778.000
6.182.460
6.615.232
7.078.298
Mensajero
600.000
642.000
686.940
735.026
786.478
Contador
500.000
535.000
572.450
612.522
655.398
Suministros
200.000
214.000
228.980
245.009
262.159
Mercadeo y publicidad
200.000
214.000
228.980
245.009
262.159
0
0
0
0
0
5.000.000
5.350.000
5.724.500
6.125.215
6.553.980
600.000
642.000
686.940
735.026
786.478
Sueldo secretaria
Analistas (3)
Seguros
Alquiler de oficina
Servicios públicos e imptos
SUBTOTAL
19.175.000 20.517.250 21.953.458 23.490.200 25.134.513
Gasto Depreciacion
7.020.000
7.020.000
7.020.000
7.020.000
7.020.000
Gto. Amort. Preoperat.
2.156.000
2.156.000
2.156.000
2.156.000
2.156.000
TOTAL GASTOS ADMINISTRACIÓN
28.351.000 29.693.250 31.129.458 32.666.200 34.310.513
67
El cuadro nos muestra los valores de nómina de los empleados, a los cuales se les
aplico un factor del 1.5% sobre el salario,
para cubrir los gastos de prestaciones
sociales, el salario del Gerente es Integral, el contrato del contador es por
prestación de servicios.
Cuadro 17. PRESUPUESTO DE SERVICIO DE LA
DEUDA
DETALLE
AÑO 0
AÑO 1
AÑO 2
AÑO 3
AÑO 4
AÑO 5
Valor Cuota
0
0
0
0
0
Interes
0
0
0
0
0
Amortizacion
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Saldo
0
68
- Estado de Pérdidas y Ganancias Proyectado
Cuadro 18. ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS
PROYECTADO
DETALLE
AÑO 1
AÑO 2
AÑO 3
AÑO 4
AÑO 5
Ingresos Operacionales
29.751.000
34.380.256
39.729.823
45.911.784
53.055.657
- Gastos Admon.
28.351.000
29.693.250
31.129.458
32.666.200
34.310.513
Utilidad Operativa
1.400.000
4.687.006
8.600.366
13.245.584
18.745.144
0
0
0
0
0
1.400.000
4.687.006
8.600.366
13.245.584
18.745.144
- Impuestos
539.000
1.804.497
3.311.141
5.099.550
7.216.880
Utilidad Neta
861.000
2.882.508
5.289.225
8.146.034
11.528.264
- Gastos Financieros
Utilidad Antes Imp.
Según el análisis del estado de pérdidas y ganancias, se obtuvo la utilidad neta en
la proyección de los cinco años.
69
- Presupuesto de Efectivo
Cuadro 19. PRESUPUESTO DE
SIN FINAN.
EFECTIVO
Cuadro 20. Entradas de Efectivo
DETALLE
AÑO 0
AÑO 1
Aportes Socios
52.880.000
AÑO 2
AÑO 3
AÑO 4
AÑO 5
0
0
0
0
0
Credito
0
Ventas en Efectivo
0
27.271.750
31.515.234
36.419.005
42.085.802
48.634.353
Cobros de Ventas
0
0
2.479.250
2.865.021
3.310.819
3.825.982
52.880.000
27.271.750
33.994.484
39.284.026
45.396.621
52.460.335
Total Ingresos
70
Cuadro 21. Salidas de Efectivo
DETALLE
AÑO 0
Maquinaria y Equipo
23.100.000
Muebles y Enseres
12.000.000
Gastos Preoperativos
10.780.000
AÑO 1
Gastos de Administración
AÑO 2
AÑO 3
AÑO 4
AÑO 5
19.175.000 20.517.250 21.953.458 23.490.200 25.134.513
Intereses
0
0
0
0
0
Amortizacion Credito
0
0
0
0
0
539.000
1.804.497
3.311.141
5.099.550
Impuestos
Total Egresos
45.880.000
19.175.000 21.056.250 23.757.955 26.801.340 30.234.063
Cuadro 22. Presupuesto de Flujo de Caja
DETALLE
Saldo Inicial de Caja
AÑO 0
AÑO 1
AÑO 2
AÑO 3
AÑO 4
AÑO 5
0
7.000.000
15.096.750
28.034.984 43.561.056
62.156.336
+ Ingresos
52.880.000
27.271.750
33.994.484
39.284.026 45.396.621
52.460.335
- Egresos
45.880.000
19.175.000
21.056.250
23.757.955 26.801.340
30.234.063
7.000.000
15.096.750
28.034.984
43.561.056 62.156.336
84.382.607
Saldo Final de Caja
71
El presupuesto de flujo de caja, es un estado financiero básico que informa sobre el
efectivo o equivalente de efectivo recibido y usado en las actividades de operación,
inversiòn, el efectivo esta conformado por el dinero disponible en caja y en bancos
72
Cuadro 23 . BALANCE GENERAL
PRESUPUESTADO
SIN FINAN.
DETALLE
AÑO 0
AÑO 1
AÑO 2
Efectivo
Ctas por Cobrar
7.000.000
15.096.750
2.479.250
28.034.984 43.561.056 62.156.336
2.865.021
3.310.819 3.825.982
84.382.607
4.421.305
Total Activo Corriente
7.000.000
17.576.000
30.900.006 46.871.874 65.982.318
88.803.912
Equipo de computo
Muebles y Enseres
23.100.000
12.000.000
18.480.000
9.600.000
13.860.000
7.200.000
9.240.000
4.800.000
4.620.000
2.400.000
0
0
Total Activo Fijo
35.100.000
28.080.000
21.060.000 14.040.000
7.020.000
0
Gastos Preoperativos
10.780.000
8.624.000
6.468.000
4.312.000
2.156.000
0
Total Otros Activos
10.780.000
8.624.000
6.468.000
4.312.000
2.156.000
0
TOTAL ACTIVOS
52.880.000
54.280.000
58.428.006 65.223.874 75.158.318
88.803.912
Oblig. Finan. Cto.
Plazo
Impuestos por Pagar
0
0
0
539.000
0
1.804.497
0
3.311.141
0
5.099.550
0
7.216.880
Total Pasivo Corriente
0
539.000
1.804.497
3.311.141
5.099.550
7.216.880
Oblig.Finan. Largo
Plazo
0
0
0
0
0
0
Total Pasivo Largo
Plazo
0
0
0
0
0
0
TOTAL PASIVO
0
539.000
1.804.497
3.311.141
5.099.550
7.216.880
Capital
Utilidades Retenidas
52.880.000
0
52.880.000
861.000
52.880.000 52.880.000 52.880.000
3.743.508
9.032.733 17.178.768
52.880.000
28.707.031
TOTAL PATRIMONIO
52.880.000
53.741.000
56.623.508 61.912.733 70.058.768
81.587.031
TOTAL PAS. +
PATRIM.
52.880.000
54.280.000
58.428.006 65.223.874 75.158.318
88.803.912
0
0
73
AÑO 3
0
AÑO 4
0
AÑO 5
0
0
La tasa interna de retorno: 13.74%
3.8 EVALUACIÓN FINANCIERA
Se establece a continuación las siguientes notas aclaratorias de la Evaluación
Financiera del proyecto de Outsourcing de Nómina.
ƒ
Los supuestos con los cuales se elaboraron los cálculos financieros se
encuentran en el cuadro 1 del estudio financiero.
ƒ
Se definieron dos indicadores como criterios decisorios en la factibilidad
financiera de este modelo: la Tasa Interna de Retorno y el Valor Presente Neto.
ƒ
La evaluación del proyecto de inversión tiene en cuenta los recursos propios
como única fuente de financiación.
ƒ
La tasa de interés de oportunidad se definió de acuerdo a estándares
nacionales para el sector. En este caso se ha asumido una Tasa de interés del
15% anual (Tomado Revista Dinero junio 13/2003 revista no. 183).
ƒ
Los precios de venta utilizados en el modelo se definen a partir de un Punto de
Equilibrio contable; es decir para un nivel de gastos establecidos se calcula el
precio mínimo al cual se debe contratar un servicio de outsourcing de nómina
para no incurrir en pérdidas. Un precio de venta inferior al establecido en el
modelo, causaría la inviabilidad financiera del proyecto.
74
En resumen, el Valor Presente Neto es cercano a cero y la Tasa Interna de Retorno
es del 13.74% anual (aproximadamente igual a la Tasa de Interés de Oportunidad),
lo que indica factibilidad financiera apenas aceptable para el proyecto.
El estudio de factibilidad para la puesta en marcha de una unidad de outsourcing de
nomina se considera una alternativa factible desde el punto de vista financiero a un
nivel de precio por trabajador de $29.751 con un incremento del 7% anual por
inflación y un incremento en la cantidad de personas aseguradas del 8% anual.
Esta conclusión esta soportada en un conjunto de cuadros en los cuales se describe
la planeación operativa y financiera del proyecto de inversión.
Cuadro 24. EVALUACIÓN FINANCIERA DEL PROYECTO
SIN FINAN.
Cuadro 25. Programa de inversiones ( empresa )
DETALLE
AÑO 0
AÑO 1
AÑO 2
AÑO 3
AÑO 4
AÑO 5
Equipo de computo
(23.100.000)
0
Muebles y Enseres
(12.000.000)
0
Total Activo Fijo
(35.100.000)
Inversion Diferida
(10.780.000)
Capital de Trabajo
(7.000.000)
0
0
0
0
7.000.000
Flujo de Inversion
(52.880.000)
0
0
0
0
7.000.000
75
0
0
0
0
0
0
Cuadro 26. Programa De Operaciones ( Empresa)
DETALLE
AÑO 1
Utilidad Neta
AÑO 2
AÑO 3
AÑO 4
AÑO 5
861.000
2.882.508
5.289.225
8.146.034 11.528.264
+ Depreciacion
7.020.000
7.020.000
7.020.000
7.020.000
7.020.000
+ Amortiz. Diferidos
2.156.000
2.156.000
2.156.000
2.156.000
2.156.000
Flujo Operacional
10.037.000 12.058.508 14.465.225 17.322.034 20.704.264
Cuadro 27. Flujo de Caja Neto ( empresa )
DETALLE
Flujo de Inversion
+ Flujo Operacional
Flujo de Caja Neto
TASA INTERNA DE
RETORNO
AÑO 0
AÑO 1
(52.880.000)
AÑO 2
0
AÑO 3
0
AÑO 4
0
AÑO 5
0
7.000.000
0 10.037.000
12.058.508 14.465.225
17.322.034 20.704.264
(52.880.000) 10.037.000
12.058.508 14.465.225
17.322.034 27.704.264
VALOR PRESENTE
13.74% NETO
(1.604.560)
Tasa Interes
Oportun.
76
15.00%
Cuadro 28. EVALUACIÓN FINANCIERA PARA EL
INVERSIONISTA
SIN FINAN.
Cuadro 29. Programa de inversiones ( inversionista )
DETALLE
AÑO 0
Maquinaria y Equipo
(23.100.000)
0
Muebles y Enseres
(12.000.000)
0
Total Activo Fijo
(35.100.000)
Inversion Diferida
(10.780.000)
Capital de Trabajo
(7.000.000)
+ Financiacion
Flujo de Inversion
AÑO 1
0
AÑO 2
0
AÑO 3
0
AÑO 4
0
AÑO 5
0
0
0
0
0
0
7.000.000
0
0
0
0
7.000.000
0
(52.880.000)
77
Cuadro 30. Programa de operaciones ( inversionista )
DETALLE
AÑO 1
AÑO 2
AÑO 3
AÑO 4
861.000
2.882.508
5.289.225
8.146.034
11.528.264
+ Depreciación
7.020.000
7.020.000
7.020.000
7.020.000
7.020.000
+ Amortiz. Diferidos
2.156.000
2.156.000
2.156.000
2.156.000
2.156.000
10.037.000
12.058.508
14.465.225
17.322.034
20.704.264
Utilidad Neta
Flujo Operacional
AÑO 5
Cuadro 31. Flujo de Caja Neto ( inversionista )
DETALLE
Flujo de Inversion
AÑO 0
AÑO 1
AÑO 2
AÑO 3
AÑO 4
AÑO 5
(52.880.000)
0
0
0
0
7.000.000
0
10.037.000
12.058.508
14.465.225
17.322.034
20.704.264
Flujo de Caja Neto (52.880.000)
10.037.000
12.058.508
14.465.225
17.322.034
27.704.264
+ Flujo Operacional
78
TASA INTERNA DE
RETORNO
VALOR PRESENTE
13.74% NETO
(1.604.560)
Tasa Interes
Oportun.
15.00%
Cuadro 32. PUNTO DE EQUILIBRIO
CONCEPTO
ANO 1
Gastos del período
29.751.000
Precio de equilibrio
29.751
79
3.9 CONDICIONES CONTRACTUALES
PARTES
Contratante: Empresa que solicita
los servicios de un tercero.
Contratista: Empresa que ofrece el
servicio.
Precio
Duración del contrato
Plazo
Determinación de la actividad a
realizar por el contratista
Elementos
Del contrato
Características
OBJETO
Innominado
Bilateral
Oneroso
Tracto sucesivo
Consensual
Principal
Autonomía del contratista
Depende del producto o servicio que
se determine en el contrato.
3.10 ASPECTOS LEGALES
Los pasos a seguir para la constitución de la empresa son los siguientes6:
3.10.1 Trámites comerciales
•
Reunir los socios para tomar la decisión de constituir la empresa y establecer la
clase de sociedad jurídica.
6
Camara de Comercio de Bogotá. "Guía para constituir y formalizar una empresa" Cuarta Edición , 1997.
80
•
Verificar en la Cámara de Bogotá que no exista un nombre o razón social igual a
la sociedad que se desea registrar.
•
Elaborar minuta de constitución y presentarla en cualquier notaría.
•
Obtener la escritura pública autenticada de la notaría.
•
Matricular la sociedad en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de
Bogotá.
•
Obtener certificado de existencia y representación legal.
•
Registrar los libros de contabilidad.
•
Renovar anualmente antes del 31 de marzo de cada año, la matrícula mercantil.
3.10.2 Trámites tributarios
•
Solicitar el formato de Registro Unico Tributario, RUT.
•
Diligenciar el formato RUT. Marcar la casilla de asignación de Número de
Identificación Tributaria, NIT.
81
•
Radicar los respectivos documentos en la ventanilla del RUT.
•
Reclamar el NIT provisional cuya vigencia es de seis meses.
•
Reclamar la tarjeta plastificada y devolver la provisional.
3.10.3 Trámites de funcionamiento
•
Obtener el Registro de Industria y Comercio.
•
Obtener certificado de seguridad expedido por el Cuerpo de Bomberos de
Bogotá.
•
Tramitar el permiso que expide el Departamento Administrativo de Planeación
Distrital. Debe cumplir con todas las normas referentes al uso del suelo.
•
Solicitar la matrícula sanitaria en la regional de la Secretaria de Salud o en los
CADE.
3.10.4 Trámites de seguridad laboral
•
Inscribirse ante la Administración de Riesgos Profesionales.
82
•
Tramitar ante las entidades promotoras de salud (EPS) y fondos de pensiones,
las afiliaciones de los trabajadores al Sistema de Seguridad Social y de
pensiones.
•
Tramitar la afiliación de los trabajadores a los fondos de cesantías.
•
Tramitar la inscripción ante una caja de compensación familiar y efectuar los
pagos correspondientes al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF,
Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA; y caja de compensación seleccionada.
3.10.5 Costos de constitución
Los costos en los que se incurren para la constitución de la empresa son los
siguientes:
3.10.5.1 Derechos notariales:
•
Se cancela 3/1000 en capital inferior o igual a $6.550.000.
•
Se cancela 2,9/1000 en capital inferior o igual a $13.110.000.
•
Se cancela 2,8/1000 en capital inferior o igual a $19.665.000.
•
Se cancela 2,7/1000 en capital superior a $19.665.000.
83
Más el 16% del IVA y $ 5..930 de la superintendencia de notariado.
3.10.5.2 Registro mercantil: $ 190.000
Anexo 4: Tarifas Cámara de Comercio: Registro único empresarial: $ 145.000
Secretaria de salud: Certificado de idoneidad sanitarìa: $105.000
3.10.5.3 Licencia bomberos: Certificado de seguridad: $ 148.000
Se cancela $ 192.000 de la declaración de Industria y Comercio.
84
CONCLUSIONES
• Teniendo en cuenta que el outsourcing es una técnica administrativa que esta
tomando gran auge en la gestión empresarial del país y con base en los
resultados obtenidos en la encuesta realizada a directivos de algunas empresas
de Santafé de Bogotá, es viable crear una empresa destinada a prestar servicios
de liquidación de nomina por outsourcing,
• La contratación externa de servicios por outsourcing y en especial en la
liquidación de nómina, requiere en la empresa prestadora del servicio excelente
nivel de desarrollo y garantía en tres factores:
„
Conocimiento y manejo adecuado de la información y servicio contratado.
„
Tecnología, para dar respuestas rápidas y oportunas.
„
Aspectos legales del contrato, claros y bien definidos, así como compromisos
bien estipulados.
• La contratación de servicios de nómina esta directamente relacionada con el
procesamiento, administración y manejo de datos internos de una empresa, lo
85
que implica un alto sentido de responsabilidad y compromiso por parte de la
empresa prestadora del servicio.
• El outsourcing no solo libera a las compañías de las labores del día a día en la
elaboración de nómina, sino también del tener que manejar una tecnología que
cambia en forma permanente o realizar modificaciones en la aplicación por
cambios de legislación laboral o tributaria.
• Una empresa proveedora de servicios de nómina debe garantizar altos
estándares técnicos acordes con las necesidades y proyecciones de la empresa
contratante, ofrecer bajos costos y excelente calidad del servicio, garantizando a
la empresa la posibilidad de seguir ejerciendo control sobre la nómina.
• Una empresa de servicios de nómina puede ofrecer a las empresas la posibilidad
de reducir o estabilizar costos, así como, contar con un servicio realizado por
personal calificado que no ocasiona retrasos en los procesos ni en el desarrollo
de proyectos y por supuesto con la habilidad de responder a las exigencias
cambiantes del mercado.
• La informática, al convertirse en uno de los ejes centrales de las actividades de la
empresa, ha replanteado el papel que tiene las funciones internas de ésta, por lo
que el outsourcing surge como alternativa favorable y viable en éste nuevo
enfoque, todo aquello que no genera valor al producto o servicio ofrecido, es
86
suceptible de ser delegado a un tercero. La nómina, como uno de los procesos
de mayor desgaste en las empresas no es ajeno a ser delegado.
• Para una empresa es difícil desprenderse de algunos procesos que han formado
parte de su vida organizacional, sin embargo, la necesidad de ser más
competitiva y no desaparecer del mercado obliga a mirar otras alternativas que
plantean cambios trascendentales en su funcionamiento y permiten desarrollar
una nueva cultura para la actividad empresarial.
• En el futuro inmediato (y “el futuro llego ayer”, según Peter Drucker) “más y más
gente que labora en una organización estará en la nómina de un contratista
externo independiente”, escribe el mismo Peter Drucker en su libro Gerencia para
el Futuro, quien ve la contratación de actividades no críticas como una regla
básica de los negocios modernos.
• El outsourcing es actualmente una manera de reducir costos, especializar
funciones administrativas y operativas con el propósito de que la empresa se
dedique a la misión de su negocio.
• Delegando la elaboración de nómina,
las empresas se liberan de procesos
mecánicos y engorrosos, dejándoselos a quien realmente sabe hacerlo.
87
• Con la entrada de este negocio se esta innovando el mercado, ya que
actualmente no hay mucha competencia, permitiendo la posibilidad de
posicionarse como pioneros en la administración de nómina por outsourcing
• El outsourcing se ha convertido en una de las herramientas más importantes para
las empresas de hoy y del futuro, buscando como fin, una mayor rentabilidad y
eficiencia.
• Las empresas actuales están buscando ser más competitivas por medio de la
reducción en costos, tiempo, actualización en tecnología, donde el outsourcing,
es la vía para un cambio radical y posiblemente exitoso en el futuro.
88
RECOMENDACIONES
•
El estudio realizado nos permite evidenciar grandes posibilidades para montar la
empresa prestadora de servicios de nómina por lo que es recomendable llevar a
cabo una investigación de mercados más profunda y realizar la evaluación
financiera pertinente para identificar la viabilidad real de dicha empresa.
•
Debido a que la tecnología cambia todos los días a un ritmo acelerado y que es
una herramienta indispensable en la creación de la empresa prestadora de
servicios de nómina, se recomienda estar actualizados e informados para
permanecer acorde con las tendencias del mercado.
•
Una vez este la empresa en funcionamiento debe fortalecer la imagen a través
del SERVICIO AL CLIENTE y para ello, se recomienda tener un área enfocada a
atender todos los clientes en cuanto a problemas de liquidación y pago,
inquietudes y asesorar en todos los aspectos del proceso de nómina.
•
La empresa deberá contar con personal de perfil profesional que cumpla con los
requerimientos de los cargos.
89
•
A medida que la empresa vaya creciendo se recomienda innovar en tecnología
de acuerdo a la cobertura y nacional y a la cantidad de información que se
maneje.
•
Se recomienda retroalimentación a través de la calificación con las empresas a
las cuales se presta el servicio de nómina con el propósito de mejorar y
perfeccionar el proceso.
•
La empresa deberá estar siempre a la vanguardia del mercado con el objetivo de
tener un portafolio de productos de alta calidad que sea competitivo y atractivo
para todo tipo de empresa.
90
BIBLIOGRAFÍA
CÁMARA DE COMERCIO, Guía para Construir y Formalizar una Empresa. Cuarta
Edición. Agosto de 1997.
CÁMARA DE COMERCIO, Guía Referenciada de Entidades de Apoyo Empresarial
en Santafé de Bogotá. Agosto de 1997.
COMPAÑÍA
COLOMBIANA
DE
SEGUROS
-COLSEGUROS-,
Diseño
Infraestructura Microsoft Windows NT.
GONZÁLEZ BRAVO, Daniel. La Compensación desde una Perspectiva Gerencial.
Desarrollo Gerencial - Universidad de los Andes. 1999.
MORALES, Jorge Enrique. Diseño o Revisión de la Estructura Organizacional.
Desarrollo Gerencial - Universidad de los Andes. 1999.
REVISTA CLASE EMPRESARIAL, Outsourcing una decisión estratégica?, Abril de
1994.
REVISTA CLASE EMPRESARIAL, Outsourcing, Julio de 1994.
91
REVISTA CLASE EMPRESARIAL, Outsourcing informático, Julio de 1997.
REVISTA CLASE EMPRESARIAL, Siga haciendo lo que sabe hacer, Agosto de
1994.
REVISTA CLASE EMPRESARIAL, Outsourcing en sistemas: Máxima flexibilidad y
control, Septiembre de 1995.
REVISTA ACUCNOTICIAS, "Outsourcing" informático en Colombia, Enero de 1995.
REVISTA PC, Los Servidores del Futuro. Marzo de 1998.
REVISTA DINERO, Outsourcing para todos, Mayo 31 de 1998.
SERNA,
Humberto. Cómo diseñar una Organización por Procesos. Desarrollo
Gerencial - Universidad de los Andes. 1999.
SERNA, Humberto.
Cómo diseñar un Sistema Integral de Medición y Gestión.
Desarrollo Gerencial - Universidad de los Andes. 1999.
Sir MICHAEL GRAIG-COOPER - PHILIPPE DE BACKER, Auditoría de Gestión. Ed.
Financial Times.
92
Sir MICHAEL GRAIG-COOPER - PHILIPPE DE BACKER, Reingeniería. Ed.
Financial Times.
93
ANEXO 1
ENCUESTA
En la actualidad las empresas presentan cambios y tendencias que las han llevado
a dedicarse a la esencia del negocio de acuerdo con su objeto social y delegando
en otros lo que no genera valor (aseo, vigilancia, mensajería etc.) o incluso aquellos
procesos que son muy costosos (sistemas de información, compras, bodegaje,
distribución, contabilidad, nómina)
Considerando aspectos de tecnología, cambios de ley, facilidad, agilidad, costos y
otros conceptos que buscan favorecer sus procesos le solicitamos responder a las
siguientes preguntas teniendo en cuenta, además, la visión y metas actuales de su
empresa.
Marque con una x según sea su respuesta:
1. Su empresa cuenta con un sistema de nómina:
____ Centralizado (liquidación de una nómina para toda la empresa)
____ Descentralizado (liquidación de nómina en cada regional o sucursal)
2. ¿Que ventajas percibe del sistema actual?
___________________________________________________________________
__________________________________________________________.
3. Si su sistema de nómina es descentralizado, esta dentro de las metas de su
empresa centralizar:
____ Sí
____ No
4. Su empresa tiene entre:
____ 0 – 100 empleados
____ 101 – 500 empleados
____ 501 – 1000 empleados
____ Más de 1000 empleados
5. En su empresa realizan procesos de nómina:
____ Mensual
____ Quincenal
____ Catorcenal
____ Decadal
____ Semanal
6. Indique los diferentes niveles con los que cuenta su empresa:
____ Personal directivo
____ Personal comercial
____ Personal administrativo
____ Personal operativo
____ Otro. Cual _______________________________.
7. Cuenta con una nómina por cada nivel
____ Sí
____ No
Cuales:_____________________________________________________________
___________________________________________________________.
8. Su empresa estaría interesada en delegar el proceso de nómina en una entidad
externa especializada en este tipo de operación:
____ Sí
____ No
¿Porque?___________________________________________________________
___________________________________________________________.
9. Que servicios o que nómina delegaría:
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
_______________________________________________________.
10. Si usted decidiera delegar la liquidación de nómina en una entidad
especializada, que servicios/beneficios le gustaría obtener:
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
_______________________________________________________.
------------------------------------------------------------------------------------------
OPCIONAL:
Nombre:
Cargo:
Empresa:
Teléfono:
____________________________________.
____________________________________.
____________________________________.
____________________________________.
ANEXO 2
LISTA DE EMPRESAS ENCUESTADAS
RANGO
EMPRESAS ENCUESTADAS
0-100
Compuoptions ltda
0-100
Integral Elevadores
0-100
Analisis Técnico
0-100
Sistemas y Soluciones
101-500
Coopserfun
101-500
Deloitte
101-500
Addeco
101-500
Constructora MVC
101-500
Laboratorio Analizar
101-500
Delima Corredores
101-500
Suma March
101-500
Signa Seguros
101-500
Superwiev
101-500
Los Coches
101-500
Servinco
101-500
Certicámara
501-1000
Casa Luker
501-1000
Seguros del Estado
501-1000
Generalli
501-1000
Colegio Mayor de Cundinamarca
501-1000
Casa Olimpica
501-1000
Cablecentro
501-1000
Servientrega
501-1000
Datacrédito
501-1000
Panamericana
>1001
Colseguros
>1001
Colpatria
>1001
Liberty Seguros
>1001
Horizonte
>1001
Suramericana