Recepción Recepción Guía de Usuario

Recepción
Recepción
Guía de Usuario
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Recepción
II.1 Panel de Recepción ................................................................
...............................................................................................
............................................................... 4
II.1.1 PrePre-asignación de Habitaciones ................................................................
.......................................................................
....................................... 7
II.2 Registro Individual ................................................................
..............................................................................................
.............................................................. 9
II.3 Registro de Grupos ................................................................
...........................................................................................
........................................................... 13
Manejo de Folios
II.4.1 Transacciones a Huéspedes ......................................................................... 15
II.4.2 Apertura de Crédito Folios ............................................................................. 18
II.4.3 Salidas de Huéspedes ................................................................................... 21
II.5 Estado de Casa ................................................................
................................................................................................
................................................................ 24
Reportes
II.6.1 Tarjetas de Registro ...................................................................................... 25
II.6.2 Estados de Cuenta ........................................................................................ 27
II.6.3 Huéspedes en Casa ...................................................................................... 29
II.6.4 Discrepancias ................................................................................................ 31
II.6.5 Saldos de Folios ............................................................................................ 34
Llegadas y Salidas
II.6.6.1 Llegadas Esperadas ................................................................................ 36
II.6.6.2 Llegadas Efectivas .................................................................................. 38
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Recepción
II.6.6.3 Salidas Esperadas................................................................................... 40
II.6.6.4 Salidas Efectivas ..................................................................................... 42
II.6.6.5 Salidas- Búsqueda Avanzada.................................................................. 44
Cierre de Turno
II.6.7.1 Transactions Review ............................................................................... 46
II.6.7.2 Listado de Transacciones ........................................................................ 48
II.6.7.3 Reporte de Cajero ................................................................................... 51
II.6.7.4 Revisión de Totales ................................................................................. 53
II.6.8 Listado de Habitaciones ................................................................................ 55
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Recepción
II.1 Panel de Recepción
El Panel de Recepción muestra en pantalla todas las habitaciones considerando el tipo
de habitación, número de habitación y el status de las habitaciones representado con
los siguientes colores:
•
Azul marino representa un cuarto ocupado, mostrando la información del
huésped.
•
Azul claro representa un cuarto pre-asignado.
•
Rojo representa a los cuartos que están fuera de servicio o en mantenimiento.
•
Blanco indica que el cuarto está disponible.
En el lado izquierdo de la pantalla aparecen puntos de colores: rojo (Habitaciones No
Disponibles), verde (Habitaciones Disponibles) y amarillo (Habitaciones Sucias) los
cuales indican el status en el que se encuentra la habitación donde se podrá filtrar con
solo seleccionar y después oprimir la tecla “Search” para refrescar la pantalla del Rack
de habitaciones. De esta manera solo aparecerán las habitaciones que tengan el status
que se haya seleccionado.
En esta misma pantalla presenta cinco días antes del día en curso el cual se presenta
en una columna de color gris a partir de esa fecha muestra dieciocho días de
pronostico en cuanto a todos los status de huéspedes y habitaciones.
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Recepción
En este Rack se puede filtrar habitaciones por sección de camaristas (configurada
previamente), por tipo de habitación (en caso de que se quiera ver desplegados las
habitaciones que pertenecen al tipo de habitación deseado) o en caso de que sea
necesario buscar a un huésped por nombre solo con escribirlo en el campo de “Nombre
Huésped” y oprimir el botón “Posicionar”, INNSIST presentara en la pantalla el primer
huésped que cumpla con esa condición; para buscar un numero de habitación en
especifico se escribirá dicho número de habitación en el campo “Habitación” y oprimir el
botón “Posicionar”.
Poniendo el cursor sobre el nombre de algún huésped ya sea en casa o preregistrados mostrará una “Ventana emergente” donde viene el status en el que se
encuentra el huésped, el nombre del huésped, la agencia, la compañía, el nombre del
grupo, fecha de llegada y fecha de salida, el código del contrato, el número de
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Recepción
personas, el segmento de mercado, la tarifa, y la forma de pago con la que se garantiza
la estancia, también muestra los huéspedes que vienen compartiendo.
Con un click derecho, usted puede realizar lo siguiente desde el Panel de Recepción:
•
Desasignar: Des-asignar una habitación (Registro en Azul Claro)
•
Check in: Al seleccionar esta función presentará la pantalla de registro con los
datos previos de la reservación para ingresar los datos faltantes al registro y al
grabar el registro cambiará el status a “En Casa”. Ver 2.2.1 Registro de
Huéspedes
•
Check out: Al seleccionar esta función INNSIST solicitará clave de autorización
para utilizar esta opción, una vez validada la clave presentará la pantalla de
Salida de Huéspedes.
•
Estado de Cuenta: Esta función mostrará la pantalla de estado de cuenta del
registro seleccionado.
•
Modificar: Esta opción permite ingresar a la pantalla de Registro de Huéspedes
para agregar, borrar o modificar datos de un huésped en casa (Registro en Azul
Marino).
•
Mover a: Habilitará una pantalla gris de lado derecho donde se podrá arrastrar el
registro seleccionado a esa parte gris, para después hacer la búsqueda de la
habitación destino y nuevamente se arrastrará el registro al nuevo número de
habitación.
•
Cancelar Mover a: Esta opción deshabilitará el proceso del cambio del “Move to”
para continuar con el cambio.
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Recepción
II.1.1 PrePre-asignación de Habitaciones
Esta opción tiene como función asignarle una habitación a un huésped antes de su
llegada de acuerdo a sus requerimientos especiales, con el objeto de cumplir con las
peticiones especiales de este. Cuando una reservación ya tiene pre asignada la
habitación se dice que el huésped está PRE-REGISTRADO o PRE-ASIGNADO, Para
realizar este proceso, deberá de dar la opción Preasignación de Habitación del Menú
de Recepción y Caja. El sistema le mostrará la siguiente ventana de captura, en donde
primero deberá indicar la fecha con la que va a trabajar y después INNSIST le mostrará
las tres diferentes opciones para que seleccione con cuál status de registro desea
trabajar: 1.- Reservaciones, 2.- Pre-Registro, ó 3.- Los dos anteriores:
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Recepción
Descripción de campos:
Fecha de Llegada: La fecha de llegada del huésped.
Incluir: Si desea incluir las reservaciones, registros de recepción o ambas.
Buscar por: Si desea que la búsqueda sea hecha por tipo de habitación, código de
mercado, tipo de huésped, mensajes de recepción o nombres de grupo.
Ordenar por: Si desea ordenar el reporte por nombre de huésped, tipo de huésped,
segmento de mercado, fecha de salida, tipo de habitación, número de habitación,
nombre de grupo o asignación automática..
Buscar Registro: Especificar los parámetros de búsqueda..
El reporte muestra la siguiente información:
•
Nombre de huésped
•
Compañía
•
Tipo de huésped
•
Tarifa
•
Tipo de habitación
•
Número de adultos
•
Número de habitación
•
Número de niños
•
Hora de Llegada
•
Nombre de Grupo
•
Fecha de Salida
•
Status
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Recepción
II.2 Registro Individual
Esta opción es de las más recurrentes para la operación del hotel, ya que aquí se
registra toda la información del huésped para su ingreso. Una vez que se ha asignado
una habitación al huésped y se ha abierto un folio para sus consumos, se sigue
actualizando la información desde los diferentes Módulos de Operación.
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Recepción
Descripción
Descripción de Campos:
Clave de Reservación:
Este campo se encuentra compuesto por tres segmentos, en el primero debe
especificar si la reservación es Individual o de Grupo, cuando se registra una
reservación individual, deberá capturar una "I", cuando se consulta una
reservación de grupo se capturará una "G"; el segundo es el contador
automático de reservaciones recibidas, y el tercero es un campo de extensión, el
cual se usa cuando a una reservación se le asignará más de una habitación.
“Si es un walk-in mostrará la pantalla de histórico de huéspedes donde se podrá
obtener la información del huésped si ya hubiera estado registrado en días
pasados ya que INNSIST crea in histórico de huéspedes llevando la estadística
de los huéspedes que por lo menos hayan estado registrados una vez en el
hotel.”
Fecha de Llegada: Fecha de llegada del huésped.
Fecha de Salida: Fecha de salida del huésped.
Noches: Número de noches de estancia del huésped.
Adultos: Número de adultos.
Niños: Número de niños.
Tarifa Diaria: Tarifa diaria que aplicará por la estancia del huésped.
Tarifa Estancia: Tarifa total de la estancia.
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Recepción
Tipo de Habitación: Tipo de habitación en la que se hospedará el huésped.
Habitación: Número de habitación en la que se hospedará el huésped.
Número de Folio: Número de folio que se le asigna al huésped.
Datos del huésped
Nombre: Nombre del huésped.
Dirección: Dirección del huésped.
Compañía: Compañía del huésped.
Correo Electrónico: Correo electrónico del huésped.
Tipo de Huésped: Tipo de huésped; normal o VIP.
Grupo:
Grupo: Grupo al que pertenece el huésped, si es que pertenece a alguno.
Placas: Placas del vehículo del huésped.
Clave Central: Clave Central de Reservación; si hizo su reservación por internet.
Tarjeta Casa:
Agencias y Tarifas
Agencia: Cliente o agencia de viajes que realizó la reservación.
Tipo de Tarifa: Tipo de tarifa que aplica para dicha agencia.
Tarifa: Cantidad del tipo de tarifa que aplica.
Segmento de Mercado: Segmento de mercado de la agencia.
Moneda: Tipo de moneda que se utiliza.
Tipo de Pensión: Tipo de pensión que aplica.
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Recepción
Mensajes: Al oprimir la opción Mensajes de esa sección muestra estos campos son
para registrar mensajes relacionados con la reservación, para los diferentes Módulos
de Operación.
Forma de Pago: Se llenan los siguientes campos referentes a la forma de pago que
utilizará el huésped.
Forma de Pago: Forma de pago en la que se liquidará el total del huésped por
rentas o servicios.
Tarjetahabiente: Nombre del dueño de la tarjeta.
Número de Tarjeta: Número de la tarjeta con la que se liquidará o garantizará la
reservación.
Fecha de Vencimiento: Fecha de vencimiento de la tarjeta.
Reservación Garantizada: Si la reservación es garantizada o no.
Fecha Límite de Garantía: Fecha límite en la que se respetará la garantía.
Límite de Crédito: Límite de crédito autorizado por el tarjetahabiente.
Huéspedes que comparten: Aquí se teclean los nombres de las personas que
comparten la habitación donde si llegaran a tener entradas o salidas diferidas las
presenta en los reportes de llegadas esperadas o salidas esperadas. Cabe hacer
mención que al ingresar huéspedes que comparten las fechas solo pueden ser iguales
a las del titular de la reserva o en su caso que entre después y salga antes más nunca
lo contrario.
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Recepción
II.3 Registro de Grupos
Esta opción es útil para hacer Check-in de los grupos que han reservado. Empezando
por hacer una búsqueda del grupo deseado; se pueden ingresar los huéspedes uno por
uno o seleccionar todos los huéspedes registrados en el grupo e ingresarlos juntos.
Información del
del grupo:
•
Nombre del huésped
•
Número de Adultos
•
Número de menores
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Recepción
•
Tipo de habitación
•
Número de habitación
•
Acción:
o Si ingresa.- Se hará Check-in en la habitación pre-asignada a los
huéspedes que tengan como acción “Si ingresa” al momento de ingresar
a todos los huéspedes del grupo.
o No ingresa.- los huéspedes que tengan como acción “No ingresa” se
quedarán sin movimiento alguno al ingresar a todos los huéspedes del
grupo.
o Cancelación.- Se cancelarán las reservaciones de los huéspedes que
tengan “Cancelación” como la acción a realizar al momento de ingresar a
todos los huéspedes del grupo.
o Des-preasignación.- Si se tiene la acción de “Des-preasignación”; se
removerá la pre-asignación de habitación que el huésped tiene, para
permitir el cambio de tipo de habitación o número de habitación que se le
había pre-asignado al huésped seleccionado.
•
Código de grupo
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Recepción
II.4.1 Transacciones a Huéspedes
Esta opción se utiliza para realizar todos los cargos relacionados con los diferentes
servicios brindados por el hotel al huésped. Se requiere validar al usuario de Innsist
para poder realizar las transacciones a huéspedes.
Descripción de Campos:
Fecha: Fecha en la que se realizó la transacción.
Transacción: Número de Transacción el cual el sistema brindará consecutivamente al
oprimir [Enter] en el campo.
Habitación: Número de habitación del huésped que realizó la transacción.
Nombre: Nombre del huésped que realizó la transacción.
Folio: Número de folio asignado al huésped en su registro.
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Recepción
Código: Teclear el número de código de la transacción y aparecerá automáticamente su
descripción, o bien presione la tecla “?” para consultar el código de las transacciones
con sus debidos códigos.
Cheque: El número de papeleta para llevar el correlativo de los movimientos realizados
en INNSIST
Comentarios: Comentarios sobre la transacción.
Importe: Cantidad del importe generado por la transacción.
Impuesto: Impuesto del monto del importe.
Propina: Propina generada por la transacción.
Información Adicional:
En la parte inferior de la pantalla de Transacciones a Huéspedes se muestra datos
informativos del folio al cual se realizara el movimiento, como es las fechas de vigencia,
el balance del folio seleccionado, e indicaciones respecto al folio que se está
manejando.
Transferencia:
Para realizar una transferencia de un folio de un huésped a otro huésped o la
transferencia de una extensión a otro del mismo folio, pueden ser realizadas en esta
misma opción de Transacciones a Huéspedes.
Los datos necesarios para realizar una transferencia son:
Transacción la cual se oprime [Enter] para que INNSIST muestre el consecutivo del
movimiento a realizar.
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Recepción
Se selecciona la Habitación de origen junto con el folio y la extensión donde se
encuentra de la transacción(es) a transferir. Después pasar a la pestaña de
Transferencias.
INNSIST puede agrupar las transacciones para una búsqueda más exacta de
transacciones.
Una vez que se eligió la agrupación, se continúa con la selección
del código de la
transacción, se pude elegir uno o varios códigos para hacer la transferencia. Después
en el campo de habitación se ingresa el número de habitación a la cual se pasara la
transacción(es) y se elige la extensión del folio al cual se hará la transferencia, INNSIST
mostrará como referencia los cargos que tenga la habitación destino.
Ya que se tenga seleccionado las transacciones y la habitación destino se oprime
“Transferir a” y las transacciones pasaran a la habitación seleccionada.
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Recepción
II.4.2 Apertura de Crédito Folios
En esta opción es donde se concede a los huéspedes crédito y donde se abren las
extensiones de los folios para los huéspedes también se crean los folios maestros y
permanentes.
Descripción de Campos
Tipo de Folio: El tipo de folio que se desea ingresar; puede ser de huésped, maestro o
permanente.
Habitación:
Habitación: Número de habitación a la que se desea asignar el folio.
Folio: Número de folio y extensión.
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Recepción
Nombre: Nombre del huésped o persona que comparte.
Indicaciones: Notificar algún comentario importante acerca del folio.
Forma de Pago: Manera de pago que respaldará al folio; en caso de ser tarjeta los
siguientes dos campos registran su información.
Número de Tarjeta: Número de tarjeta con la que se pagará.
Vencimiento: Fecha de vencimiento de la tarjeta.
Límite de Crédito: Cantidad que se autoriza o la cantidad del abono realizado para
poder efectuar los cargos a la habitación y otros servicios.
Acepta rentas: Se valida si se aceptan cargar rentas en el folio que se está
manipulando
Extras: Si se desean cargar conceptos diferentes a las rentas.
Carga Teléfonos:
Teléfonos: Se acepta o rechaza que el folio acepte cargos telefónicos.
Renta Compartida:
Compartida Cantidad que se quiere compartir de la tarifa y en el folio con el cual
se está compartiendo (este debe ser una extensión del folio de una misma
habitación) se captura el resto de la cantidad de la tarifa (la suma de ambas
debe ser el Total de la tarifa del registro) La función de Renta Compartida solo
aplica para Rentas de Habitación.
Folio Maestro:
Maestro El folio y la extensión a la cual se quiera mandar los cargos de este folio
hacia otro, ingresando en el campo Folio maestro en número de folio al cual se
quiere mandar los cargos.
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Recepción
Cliente:
Cliente Código de cliente al que pertenece el huésped.
Código Grupo:
Grupo El código de Grupo muestra si es el huésped viene con algún grupo.
Moneda: Tipo de moneda con el que se pagarán los cargos.
Fecha Vigencia: Fecha en la que se vence el folio; normalmente es la misma que la
fecha de salida del huésped.
Información de Recepción:
Recepción En la parte de información de recepción muestra datos
relevantes del folio en consulta, estos muestran el total de cargos y el total de
abonos realizados al folio, muestra en código de reservación, el status y el tipo
de folio.
Información Estadística:
Estadística Al final se encuentra la información estadística sobre la
apertura del folio y las modificaciones hechas en el mismo.
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Recepción
II.4.3 Salidas de Huéspedes
En esta opción es donde se da salida al folio del huésped, la salida de huéspedes
presenta el acumulado de la estancia junto con el total de sus cargos para así realizar
el pago de la misma.
Descripción de Campos:
Habitación:
Habitación número de la habitación o el código del folio maestro al cual se le quiere
dar salida.
Folio: Se llenará automáticamente al ingresar el número de la habitación para
seleccionar la extensión a la cual se le dará salida.
Nombre de Huésped: Nombre del huésped que se encuentra en la habitación.
Llegada: Fecha de llegada.
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Recepción
Salida: Fecha de Salida.
Agencia: Nombre de la agencia.
Forma de Pago: Forma de pago con el que se liquidará el folio.
Tarjeta de Crédito: Número de tarjeta.
Tarifa: Tarifa diaria.
Tipo de Huésped: Tipo de huésped; si es normal o VIP.
Clave Reservación: Clave de reservación del huésped.
Grupo: Grupo al que pertenece el huésped.
Salida:
Salida Una vez ingresada(s) las formas de pago y que el saldo de la cuenta este en
ceros ($ 0.00) se puede cerrar el folio de la habitación oprimiendo Salida Normal
después INNSIST validara la persona que está realizando el proceso.
Después el sistema informará que la salida ha sido realizada correctamente. Si la
habitación tiene más de un folio asignado el sistema notificará que la habitación no ha
sido libera ya que aun tiene folios pendientes que deben ser cerrados.
Facturación:
Facturación Una vez que se cerró la cuenta del huésped, se pasa al proceso de
facturación. En esta área se capturan los datos de facturación de la cuenta a cerrada.
Una vez ingresados los datos de facturación se presiona el botón de [Facturar] se
habilitara el campo de Formato de Factura, en cual se elegirá el formato en el que se
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Recepción
desea imprimir la cuenta. INNSIST puede manejar varios tipos de Formatos de
Facturas.
Transferencia de Folios:
Folios Desde Salida de Huéspedes se puede efectuar transferencias
de la misma manera que en Transacciones a Huéspedes. Las transferencias se
efectúan antes de cerrar la cuenta del huésped.
Estado de cuenta:
Antes de realizar un pago se puede consultar estado de cuenta del huésped
oprimiendo [F5-Review] y mandarlo imprimir para mostrarlo al huésped. INNSIST
cuenta con un formato de cuenta predeterminado configurado para las necesidades
del hotel y este estado de cuenta se puede mandar a imprimir oprimiendo [F9-Folio
Review], después se seleccionara el formato en que sea desea imprimir (configurado
previamente) y dar [Enter].
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Recepción
II.5 Estado de Casa
El reporte de Estado de Casa se realiza en base a las reservaciones y los huéspedes
que se tienen en casa, se obtiene el reporte respecto a la ocupación pronosticada para
un día en específico y la ocupación real.
El reporte muestra un resumen del inventario total del hotel actual y el pronosticado
para el día consultado; tomando en cuenta las habitaciones ocupadas y las disponibles,
llegadas y salidas efectivas y esperadas, status de ama de llaves, tarifas promedio y
más.
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Recepción
II.6.1 Tarjetas de Registro
Este proceso se utiliza para imprimir los datos en tarjetas de registro, agilizando de esta
manera, el tiempo de registro del huésped, ya que sólo se concentrará en revisar que
los datos aquí impresos sean correctos.
Descripción de Campos:
Fecha: En este campo proporcione la fecha de la cual desea imprimir sus
tarjetas de registro.
Imprime Tarifa: Este campo sirve para seleccionar si desea o no que salga
impresa la tarifa a cargar de la renta Habitación. En algunas ocasiones no es
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Recepción
recomendable que aparezca dicha tarifa; si fuera necesario que se imprimiera en
el campo Imp-Tfa poner que SI de lo contrario poner “NO”
Sólo Garantizadas: Para indicar si desea imprimir sólo las reservaciones
garantizadas ingrese la letra “S”, si desea todas las reservaciones, entonces
deje la letra “N” de NO.
Persona o Habitación: En este campo puede indicarle al sistema si desea que se
impriman las tarjetas de registro por Persona o por Habitación, de tal manera
que si le selecciona “Persona” INNSIST le imprimirá tantas tarjetas de registro
como número de personas registradas haya en cada reservación. Si por el
contrario, le selecciona por “Habitación”, sólo imprimirá UNA tarjeta por
habitación reservada.
Una vez que ha llenado estos campos, INNSIST le preguntará por el formato de
impresión que desee para la tarjeta de registro:
Al terminar de seleccionar este formato, se procede a pulsar F7 o en su defecto,
seleccionar el botón que tenga como etiqueta [Continuar], después de haber hecho
esto, se desplegará en la ventana el nombre de todas las reservaciones del día
seleccionado.
NOTA: Si selecciona la tecla de función F2-Imp para imprimir sus tarjetas de registro
ya que esta función lo que hace es imprimir sus reservaciones pero en forma de listado.
NO distribuye la información como se supone la debe hacer en una tarjeta de registro,
a menos que lo que en realidad desee es imprimir estas reservaciones en forma de
listado.
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Recepción
II.6.2 Estados de Cuenta
El Estado de Cuenta es un reporte de todas las transacciones que los huéspedes
realizaron durante su estancia en el hotel. Estas transacciones son generadas desde la
opción Transacciones a Huésped, centros de consumo existentes en el hotel o de la
tarificación automática de teléfonos, si el hotel cuenta con alguna. El Estado de Cuenta
se puede obtener diariamente o desde su ingreso a la fecha.
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Recepción
Descripción de Campos:
Habitación: En este campo se ingresa el número de habitación del huésped al cual
se desea consultar su estado de cuenta.
Folio: Se selecciona la extensión de los huéspedes registrados bajo el mismo folio
maestro y el sistema desplegará el nombre del huésped a analizar.
Cargos: Total de cargos a la cuenta del huésped.
Abonos: Total de abonos a la cuenta del huésped.
Saldo: Saldo con el que cuenta el huésped.
Descripción del Reporte:
•
Fecha
•
Trans Número de transacción; es otorgado por el sistema.
•
Código
•
Cheque
•
Importe
•
Observaciones
•
Usr usuario que registró la transacción.
•
Hora
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Recepción
II.6.3 Huéspedes en Casa
Esta opción muestra un reporte de todos los huéspedes que están registrados en el
hotel en este momento.
Puede buscar por algún filtro si busca algún huésped en específico, o dejar en blanco
los campos para obtener un listado de todos los huéspedes en casa.
Descripción de Campos:
Filtro: Filtro por el cual desea hacer la búsqueda; puede ser: por nombre de huésped,
número de habitación, compañía del huésped, tipo de huésped, código de grupo,
código de agencia, segmento de mercado o todos.
Buscar por: Especificaciones de la búsqueda.
29 | P a g e
Recepción
Descripción del reporte:
•
Nombre
•
Hsp tipo de huésped
•
C Si comparte habitación o no
•
T.Hab Tipo de habitación
•
A Número de adultos
•
N Número de niños
•
F.Llda Fecha de llegada
•
F.Sda Fecha de salida
•
Folio
•
Plan
•
Pe Pensión
•
Cod.Grupo Código de grupo
30 | P a g e
•
C.Reserva Clave de
reservación
•
Agencia
•
F.Pago Forma de pago
•
Seg Segmento de mercado
•
Alt Segmento alterno de
mercado
•
En Tipo de entrada; Walk-in o
pre-registro.
•
Compañía
Recepción
II.6.4 Discrepancias
Discrepancias
Esta opción permite obtener reportes en forma de listado sobre las habitaciones y el
status manejado tanto para recepción como para el ama de llaves, y conociendo
las opciones de búsqueda de cada campo de captura se puede obtener diferentes
combinaciones de éstas, por ejemplo: Se puede pedir un reporte por un tipo de
habitación en específico o por todos, por un status en específico o por todos, ya sea de
Recepción y Ama de Llaves, por las habitaciones disponibles o no disponibles, por
las discrepancias entre Recepción y Ama de Llaves, por las habitaciones bloqueadas
por días o por horas, entre otras.
31 | P a g e
Recepción
Descripción de Campos:
Tipo Habitación: Tipo de habitación que desea consultar.
Status de Recepción: El Status de la habitación que recepción otorgó; puede
ser: ocupado, disponible, pre-registrado o todos los status.
Status Ama de Llaves:
Llaves: El status de la habitación que ama de llaves otorgó;
puede ser: fuera de servicio por el día, fuera de servicio por horas, ocupada
sucia, ocupada con entrada hoy, ocupada limpia, en proceso de limpieza,
disponible limpia o todos los status.
Status de Habitación:
Habitación: El status actual de la habitación; puede ser: con
discrepancia, disponibles, no disponibles o todas las habitaciones con cualquier
status.
Número de Piso: El número de piso que desea consultar, o en el que se
encuentra la habitación que busca.
32 | P a g e
Recepción
Información en el reporte:
•
N.Hab Número de habitación.
•
T.Hab Tipo de habitación.
•
Rec. Status de Recepción
•
Ama Status de Ama de Llaves
•
H. Comp Número de habitación con la que se comunica.
•
Dis Habitación discrepante o disponible.
•
Status Status actual
•
Fecha Fecha del último cambio en el status.
•
Hora hora del último cambio en el Status.
•
Fecha Fin Fecha en que termina el bloqueo (en caso que su Status sea este
33 | P a g e
Recepción
II.6.5 Saldos de Folios
Es un reporte que muestra los saldos de los folios que se encuentran abiertos, estos
pueden ser de Huéspedes, al Margen o Maestros. Los filtros de búsqueda ayudan a
hacer una búsqueda más específica.
34 | P a g e
Recepción
Descripción de Campos:
Saldos de: El tipo de saldo que desea buscar; puede ser de huéspedes, Margen,
Maestro o Todos.
Filtro: El filtro de búsqueda que desea utilizar. La búsqueda puede realizarse
por: Nombre del huésped, Folio, Número de Habitación, Grupo, Fecha de
Llegada, Fecha de Salida o utilizar todos los filtros.
Buscar por: La especificación de lo que desea encontrar por medio del filtro de
búsqueda.
Saldo: El mínimo valor del saldo que desea encontrar.
Información del reporte:
•
Nombre
•
F.Pago Forma de pago
•
Folio
•
Saldo
•
Ext Extensión
•
Límite Crédito
•
N.Hab Número de habitación
•
Indicaciones a Caja
•
Apertura
•
Agencia
•
Vigencia
35 | P a g e
Recepción
II.6.6.1 Llegadas Esperadas
Este reporte tiene el propósito de mantener informado al departamento de recepción,
sobre las llegadas esperadas en base a las reservaciones que se tienen, para que éste
a su vez, pueda efectuar un pronto registro de los huéspedes.
Este reporte, en el departamento de reservaciones, sirve para tener un control de las
reservaciones que se espera lleguen en determinada fecha.
36 | P a g e
Recepción
Información del reporte:
reporte:
•
Código de reservación
•
Plan
•
Nombre del Huésped
•
Pensión
•
Comparte habitación
•
Número de Adultos
•
Tipo de Huésped
•
Número de Menores
•
Grupo
•
Fecha de salida
•
Segmento de mercado
•
Forma de Pago
•
Número de Habitación
•
Agencia
•
Tipo de Habitación
•
Código de grupo
•
Número de Huéspedes
•
Compañía
37 | P a g e
Recepción
II.6.6.2 Llegadas Efectivas
Este reporte muestra un listado de las llegadas de los huéspedes al hotel en la fecha
seleccionada.
38 | P a g e
Recepción
Información del reporte:
reporte:
•
Número de Folio
•
Agencia
•
Número de Extensión
•
Hora de llegada
•
Nombre del Huésped
•
Fecha de salida
•
Tipo de Huésped
•
Código de reservación
•
Segmento de Mercado
•
Forma de pago
•
Número de habitación
•
Entrada: Walk-in o pre-registro
•
Tipo de habitación
•
Código de grupo
•
Número de personas
•
Compañía
39 | P a g e
Recepción
II.6.6.3 Salidas Esperadas
En este reporte INNSIST le muestra los huéspedes que están pendientes de salir a
la fecha que se ha solicitado, es de utilidad para varios departamentos como por
ejemplo reservaciones, ya que con este reporte, podrá ver que personas faltan
por salir y si ya tiene una alta ocupación, programar con tiempo su plan de
contingencia a aplicar.
40 | P a g e
Recepción
Información del Reporte:
Reporte:
•
Clave de Reservación
•
Número de personas
•
Comparte habitación
•
Plan
•
Nombre del huésped
•
Fecha de Entrada
•
Tipo de huésped
•
Folio
•
Si la reservación es garantizada
•
Tarifa
•
Agencia
•
Grupo
•
Compañía
o no
•
Segmento de mercado
•
Tipo de habitación
•
Número de habitación
41 | P a g e
Front Desk
II.6.6.4 Salidas Efectivas
Este reporte es una lista de los huéspedes, con toda su información, que tienen
registrada la salida en la fecha seleccionada.
42 | P a g e
Front Desk
Información del reporte:
reporte:
•
Clave de reservación
•
Número de habitación
•
Nombre
•
Fecha de llegada
•
Tipo
•
Forma de pago
•
Si la reservación es garantizada
•
Tarifa diaria
•
Segmento de mercado
•
Número de folio
•
Tipo de habitación
•
Número de extensión
•
Total de habitaciones
•
Grupo
•
Tipo de plan
•
Compañía
•
Salida postergada
•
Agencia
43 | P a g e
Recepción
II.6.6.5 SalidasSalidas- Búsqueda Avanzada
En este reporte se muestra una lista de los huéspedes con todos sus datos de acuerdo
a los parámetros de búsqueda seleccionados por el usuario. La búsqueda avanzada de
huéspedes se puede hacer por:
•
Nombre del huésped
•
Agencia
•
Compañía del huésped
•
Número de Habitación
•
Código de la central de
•
Fecha de llegada
•
Fecha de salida
reservaciones
•
Nombre del grupo
44 | P a g e
Recepción
Información del reporte:
reporte:
•
Clave de Reservación
•
Segmento de mercado
•
Nombre del huésped
•
Agencia
•
Tipo de huésped
•
Número de personas
•
Número de habitación
•
Forma de pago
•
Fecha de entrada
•
Compañía
•
Fecha salida
•
Código de grupo.
•
Plan
45 | P a g e
Recepción
II.6.7.1 Revisión de Transacciones
El reporte de Revisión de Transacciones emite un listado de todos los cargos
ejecutados por el cajero de Recepción o algún punto de venta del hotel. Este reporte
puede ser mostrado para un rango de fechas o buscar una transacción en específico
de algún cajero.
Desde: Fecha inicial del rango de fechas que desea consultar.
Hasta: Fecha final del rango de fechas que desea consultar.
Departamento: Departamento dónde se realizaron las transacciones que desea
consultar; puede ser recepción, departamental o todos.
Ordenar por: Cómo desea ordenar los resultados de la búsqueda.
46 | P a g e
Recepción
Código: El código de transacción en específico que desea consultar.
Caja: El número de caja en específico que desea consultar.
El reporte muestra la siguiente información:
información:
•
Código de transacción
•
Impuestos
•
Número de cajero
•
Propina
•
Número de habitación
•
Centro de consumo
•
Número de Cheque
•
Tarifa
•
Número de Folio
•
Hora
•
Número de Extensión
•
Hora cancelación
•
Importe
•
Caja cancelación
•
Transacción
•
Fecha cancelación
•
Observaciones
•
Cancelado
•
Fecha
47 | P a g e
Recepción
II.6.7.2 Listado de Transacciones
Muestra las transacciones de recepción como las de caja departamental de acuerdo a
los filtros de búsqueda. Se puede elegir qué área se desea consultar y elegir el tipo de
cargo que se quiera mostrar, se puede ver por determinado rango de fechas y en una
búsqueda más detallada entre un rango de horas. Se manda ordenar de la manera más
conveniente para su consulta.
48 | P a g e
Recepción
Descripción de campos:
Departamento: Departamento dónde se capturaron las transacciones;
Recepción, Departamental o Todos.
Tipo de Movimiento: Tipo de movimientos que deseamos consultar; Cargos,
Abonos o Todos.
Código:
Código Código de la transacción que deseamos buscar. Dejar en blanco para
consultar todas las encontradas en el rango de fechas establecido.
Caja: Número de caja dónde se capturó la transacción.
Folio: Número de folio que realizó la transacción.
Rango Fechas: Fecha inicial y fecha final del rango de fechas que deseamos
consultar.
Hora Inicial: Hora inicial del rango de horas que deseamos consultar.
Hora Final: Hora final del rango de horas que deseamos consultar.
Ordenar por:
por: Los resultados de la búsqueda serán ordenados por: Transacción,
Folio Maestro, Número de Habitación, Código de Transacción, Cargo/Abono,
Referencia, Cantidad o Impuesto.
49 | P a g e
Recepción
Información del reporte:
reporte:
•
Trans Número de transacción
•
Impuesto
•
Folio
•
Observaciones
•
Ext Número de extensión
•
Clave de Reservación
•
Hab Número de Habitación
•
Usr Mod Usuario que modificó
•
Código
•
CC Código de caja
•
Car/Abo Cargo o Abono
•
Hora
•
Refer Referencia
•
Factura
•
Monto
50 | P a g e
Recepción
II.6.7.3 Reporte de Cajero
Esta opción muestra al cajero las transacciones que realizo en el día de consulta.
Descripción de Campos:
Cajero: Número de cajero del cual desea consultar las transacciones.
Fecha: Fecha que desea consultar.
51 | P a g e
Recepción
Información del reporte:
reporte:
•
Fecha
•
Trans Número de transacción
•
Folio
•
Ext Número de Extensión
•
Habit Número de habitación
•
Nombre
•
Código
•
Refer Referencia
•
Monto
•
Observaciones
•
Usr Mod Usuario que modificó
52 | P a g e
Recepción
II.6.7.4 Revisión de Totales
Este es un proceso de consulta de los movimientos contables realizados en los
departamentos de Caja Recepción y Caja Departamental en forma resumida de la
fecha que se está consultando teniendo múltiples aplicaciones, entre ellas, poder
cotejarlo contra su sobre de concentración de efectivos enviados a caja general, así
como todos los movimientos involucrados en el corte de caja.
53 | P a g e
Recepción
Descripción de Campos:
Fecha: Fecha qué desea consultar.
Departamento: Departamento de origen de las transacciones; Recepción,
Departamentales, Todas.
Cajero: Clave corta del cajero que registró la transacción.
Información del reporte:
reporte:
•
Código de transacción
•
Abonos
•
Cargos
•
Impuestos
•
Subtotal total de cargos sumados sin impuestos y total de abonos sumados
sin impuestos
•
Total total de cargos sumados con impuestos y total de abonos sumados con
impuestos
•
Total General Total de cargos menos total de abonos.
54 | P a g e
Recepción
II.6.8 Listado de Habitaciones
Este reporte emite un listado de todas las habitaciones del hotel, con los status de
recepción y ama de llaves, con el fin de facilitar la pre-asignación o tener una idea del
status general del hotel.
Descripción de Campos
Tipo habitación: Tipo de habitación que desea consultar.
Status Recepción: Status que recepción ha otorgado a las habitaciones que desea
consultar.
Status Ama de Llaves: Status de Ama de Llaves de las habitaciones que desea
consultar.
55 | P a g e
Recepción
Información del reporte:
•
Número de habitación
•
Tipo de habitación
•
Descripción
•
Status de Recepción
•
Status de Ama de llaves
•
Habitación con la que comparte
•
Discrepancia
•
Status de habitación
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