Documentos de economato

DOCUMENTOS DE RECEPCIÓN,
ECONOMATO Y BODEGA
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Son diversos los documentos con los que se trabaja
diariamente en la recepción de géneros.
Pueden ser:
Internos: los emiten los diversos departamentos que
componen los establecimientos.
Externos: emitidos por las empresas proveedoras de
diferentes materias.
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Albarán
Factura
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Pedido o solicitud de productos o géneros que hace la
empresa al proveedor seleccionado.
Esta orden es cursada por el jefe del economato
tomando como referencia el stock y/u otras peticiones
puntuales de los departamentos de comidas y bebidas.
A través de esta solicitud, el proveedor se
compromete a servir la cantidad de
producto pactada, al precio acordado y en
el plazo determinado.
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En función del destino de los géneros:
•Pedidos habituales: se realizan periódicamente
•Pedidos extraordinarios: son materias primas que pueden o no existir en
el almacén pero que, por necesitarse para un evento determinado, se
solicitan para evitar alterar la actividad habitual de la empresa.
•Pedidos de reposición: son las materias primas sobre las que se fija una
cantidad mínima en almacén para asegurar su disponibilidad constante
(aceite, sal, azúcar, harinas...)
En función del origen de los proveedores:
•Nacionales: aquellos que se realizan dentro de nuestras fronteras.
•Internacionales: aquellos productos que se importan de otros países.
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Datos del comprador.
Datos del proveedor o vendedor.
Número de pedido: puede ser correlativo para todos los
proveedores o con una numeración para cada uno.
Fecha: día, mes y año en que se realiza el pedido.
Referencia de la persona que atiende para solucionar cualquier
incidencia que surja durante el proceso.
Plazo de entrega de las mercancías.
Medio de transporte o la agencia que se encargará del mismo.
Descripción de mercancías, códigos o referencias, cantidades y
precios.
Condiciones de pago, así como descuentos, embalajes, portes u
otros.
Firma del responsable que hace el pedido.
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Criterios o especificaciones de calidad para cada producto
Familia
Subfamilia
Código artículo
Unidad medida
Conservas y semiconservas
conservas
CS003
gramos
Descripción del producto:
Características
organolépticas:
Información nutricional:
Información adicional:
Aspecto
visual/peso/calibre:
Transporte:
Envases:
Embalajes:
Origen del producto:
Temperatura de recepción:
Tolerancia:
CHAMPIÑONES ENTEROS Y FINOS
Champiñones enteros, blancos o amarillentos, con olor característico, consistencia
sólida.
Valor energético: 10,85 Kcal.
Proteínas: 1,87 gr.
HC: 2,099 gr.
Materia grasa: 0,29 gr.
Consumir antes de la fecha indicada.
Envase rígido (lata), no reutilizable, limpios, íntegros, herméticos, sin abolladuras
ni oxidación.
Transporte: vehículo autorizado, cerrado, de uso exclusivo, con sus permisos e
higiene necesarios. El repartidor deberá ir uniformado y limpio.
Envases rígidos (lata), no reutilizables, limpios, íntegros, herméticos, sin
abolladuras ni oxidación.
Eurocham.
c/ Calahorra, Km. 16, (26560) La Rioja.
Ambiente.
No se aceptarán envases oxidados, bollados sin la fecha de caducidad correcta y
visible.
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Familia
Subfamilia
Código artículo
Unidad medida
Conservas y semiconservas
conservas
CS016
gramos
Descripción del producto:
Características
organolépticas:
Información nutricional:
Información adicional:
Aspecto
visual/peso/calibre:
Transporte:
Envases:
Embalajes:
Origen del producto:
Temperatura de recepción:
Tolerancia:
FILETES DE ANCHOA / Peso: 525 gr. / Pack:
Color marrón rojizo brillante, sabor característico y sin piel ni espinas.
Valor energético: 220 kcal.
Proteínas: 22,21 gr.
HC: 70,6 gr.
Grasas: 14,57.
Fibra: 0.
Sodio:4 gr.
Vitaminas, hierro, calcio y vitamina A.
Consumir antes de la fecha indicada y conservar siempre en cámara.
Ingredientes: anchoas, sal… Producto sin gluten.
Envases rígido (lata), no reutilizables, limpios, íntegros, herméticos sin
abolladuras ni oxidación.
Peso neto: 525 gr.
Peso escurrido: 400 gr.
En vehículo autorizado, cerrado, de uso exclusivo, con sus permisos e higiene
necesarios. El repartidor deberá ir uniformado y limpio.
Envases rígidos (lata), no reutilizables, limpios, íntegros, herméticos y sin
abolladuras ni oxidación.
Polígono industrial L Pesquera nº 2-3. 39770 Laredo, Cantabria (España).
Temperatura de recepción de 5 a 12 ºC.
No se aceptarán envases oxidados, bollados sin la fecha de caducidad correcta y
visible.
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Temperatura de recepción correcta.
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Criterios o especificaciones de calidad para cada producto
Familia
Subfamilia
Código artículo
Unidad medida
Grasas vegetales
Aceite de girasol
GR001
litro
Descripción del producto:
Características
organolépticas:
Información nutricional:
Información adicional:
Aspecto
visual/peso/calibre:
Transporte:
Envases:
Embalajes:
Origen del producto:
Temperatura de recepción:
Tolerancia:
ACEITE REFINADO DE SEMILLAS DE GIRASOL/Peso: 1 litro.
Líquido de color amarillo claro casi transparente, con sabor y olor característico,
suave y una acidez de 0,2º.
V.E. 900 kcal.
Proteínas 0.
HC 0.
Grasas 100 gr (saturadas, monoinsaturadas y poliinsaturadas).
Colesterol 0.
Vitamina E 60 mg.
Conservar en sitio fresco y seco.
Consumir antes de la fecha indicada.
Taponar después de cada uso.
Botella de PET, blanda con cierre hermético transparente.
Peso neto: 1litro.
Packs: 12 unidades.
En vehículo autorizado, cerrado, de uso exclusivo, con sus permisos e higiene
necesarios. El repartidor deberá ir uniformado y limpio.
Envases cerrados no reutilizables, limpios, íntegros, sin abolladuras, etiquetas
íntegras.
Urzante SL, ciudad agroalimentaria, calle A31500 Tudela , Navarra (España)
RSIA 16633- NA
Ambiente.
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No se aceptarán envases abiertos o defectuosos
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Ayudar al encargado de compras, recepción y almacenamiento.
Establecer una calidad estándar.
Mejorar el control de la materia prima recepcionada.
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La categoría del producto, la subcategoría y el producto (ejem. Categoría:
frutas y hortalizas, subcategoría: hortalizas , artículo: espárragos blancos).
Codificación con la que el establecimiento identifica el producto.
Características del producto: descripción del producto, su estado,
características organolépticas (color, olor, dureza, tacto, textura, sabor,
grado de engrasamiento, etc..).
Aspecto visual, peso y calibre.
Acondicionamiento y tipo de envase.
Origen del producto.
Temperatura interior en el momento de la recepción del producto (solo para
productos perecederos, tanto refrigerados como congelados).
Tolerancia: el margen de aceptación del producto.
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Documento externo emitido por el
proveedor que acompaña a la mercancía
solicitada. Este documento se confecciona
basándose en la orden de compras
efectuada por el establecimiento.
El jefe del economato firma y sella el
albarán tras comprobar que los productos
solicitados son los recepcionados y que
éstos están en condiciones.
El establecimiento se queda con una copia
y el proveedor se lleva sellados los dos
cuerpos restantes para confeccionar la
factura definitiva.
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Los datos que figuran en el albarán son los siguientes:
La inscripción "albarán" que lo distingue.
Número de albarán.
Nombre y datos de la empresa proveedora.
Nombre y datos de la empresa receptora.
Denominación de los productos entregados.
Número de unidades/unidades de medida.
Precio unitario e importe del producto entregado.
Importe total de los productos entregados.
Bases imponibles de IVA.
Fecha de entrega.
Firma del receptor (previa comprobación con la hoja de pedido
confeccionada por el departamento pertinente).
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Documento contable análogo al
albarán que valida legalmente la
operación de compraventa entre la
empresa y el proveedor justificando
el pago de las mercancías recibidas.
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El proveedor debe emitir la factura en el plazo máximo de 30 días a partir
del momento que se realiza la operación, o el último día del mes, cuando se
facture por meses.
El proveedor debe expedir la factura de todas las operaciones que realice,
conservando una copia de la misma.
El proveedor solo puede emitir un original de cada factura o ticket, pero
puede emitir duplicados cuando:
En una misma operación concurran varios demandantes.
Se produzca pérdida del original.
En cualquier caso, deberá aparecer en el documento la expresión "duplicado".
Cuando exista la obligación de emitir facturas, conservar la copia durante
cuatro años.
Los profesionales y empresas sujetos al IVA deben llevar obligatoriamente
dos libros de registro: el libro de facturas emitidas y el de facturas recibidas.
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Datos que deben figurar:
Número, serie y numeración será correlativa.
Fecha de expedición.
Nombre y apellidos, razón o denominación social completa,
tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario.
Número de identificación fiscal
Domicilio, tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de
las operaciones.
Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios
para la determinación de la base imponible del impuesto y su importe,
incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como
cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso implicados en las
operaciones.
La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o
en la que , en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se
trate de una fecha distinta a la expedición de la factura.
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Es el documento interno utilizado para
solicitar/retirar cualquier artículo del
economato o la bodega que justifica los
movimientos internos de las mercaderías
en el ámbito de la empresa restauradora.
Datos: dptos. implicados, fechas de
pedido y entrega, así como las firmas de
las personas implicadas en la solicitud,
salida y recepción de las materias primas
solicitadas.
Consta de un original y dos copias.
“NADA SIN VALE”.
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Libro donde se anotan aquellos géneros
que se han recibido de los proveedores
Datos que se deben incluir:
Las materias primas recepcionadas, (demandadas en el pedido
general y coincidentes con el albarán que acompañe el pedido).
Los datos básicos de la empresa proveedora de géneros.
La fecha de recepción en el almacén, economato o bodega.
Observaciones: se anotan las incidencias del pedido (roturas,
retrasos en la entrega o cualquier otra causa que hagan que el
pedido no se entregue con normalidad).
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Libro donde se anotan aquellos géneros que se han retirado del
departamento de economato, almacén y bodega a través de los
vales de pedido a economato.
Datos que deben figurar:
Las materias primas retiradas.
El departamento interno al cual se remite el pedido.
La fecha de salida del pedido del almacén, cámaras o bodega.
Observaciones: incidencias del pedido (perdidas por roturas,
deterioro o cualquier otras causa que hagan que el pedido no se
entregue con normalidad).
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LIBRO DE ENTRADAS
MATERIAS PRIMAS
RECEPCIONADAS
PROVEEDOR
FECHA DE
RECEPCIÓN
50 kg de patatas
Frutas correas
19/09/2011
5 kg de lenguado
Pescaderías del
norte SA
19/09/2011
OBSERVACIONES
El pedido era de 10
kg, el resto el
20/09/2011
LIBRO DE SALIDAS
MATERIAS PRIMAS
RETIRADAS
DEPARTAMENTO
RECEPTOR
FECHA DE SALIDA
2 ud de ron blanco
Bar-cafetería
21/09/2011
4 kg de azúcar
moreno
Pastelería
22/09/2011
OBSERVACIONES
No se entregan los
4 kg falta de stock
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Historial de las relaciones empresa-proveedor.
Datos que debe contener:
Datos personales: Nombre del
proveedor, el CIF domicilio,
teléfono, fax y email.
Artículos que proporciona con el
precio unitario y descuentos
Condiciones de venta: plazo de
entrega, forma de pago,
embalajes y transporte.
Observaciones.
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