De acuerdo con el decreto No. Del 2001 articulo 19 parágrafo: Los Agentes Retenedores deben enviar semestralmente a la Subsecretaría de Impuestos Municipales una relación discriminada se determina el modelo así: INFORMACION GENERAL: Diskette : 3 1/2Pulgadas Densidad :Alta(1.4 MB) Modo de grabación : ASCII Los Diskettes deben ser de alta densidad. El formateo debe ser forma standard de 1.440KB El archivo debe ser tipo texto, ASCII standard. La información debe ser enviada a la Alcaldía Mayor de Villavicencio adjunta a la declaración semestral. Los label o etiqueta externa deben estar debidamente marcados, para facilitar los procedimientos e identificación de la información, deberán contener los siguientes campos: Nombre Fijo : RETEINCO Nombres Variables : NIT del Agente Retenedor Nombre del Agente Retenedor Año – Periodo informado Numero del Diskette Total de Diskettes Ejemplo: El label o rótulo del primer Diskette irá marcado así: RETEINCO 830030787-7 PIMISYS LTDA. 2001-2 1 2 El label o rótulo del segundo Diskette irá marcado así: RETEINCO 830030787-7 PIMISYS LTDA. 2001-2 2 2 En cada Disquette se debe guardar la información en un único archivo llamada RETEINCO.TXT y estos deberán enviarse con la respectiva declaración de industria y comercio del Agente Retenedor. 1. NOVEDADES 1.1. Registro de Control Campo Nombre 1 2 3 4 5 ID NIT Dígito (DV) Año Periodo 6 Complemento Tipo Alfabético Numérico Numérico Numérico Numérico LONG 1 9 1 4 2 Contenido Posición Inicio del Archivo NIT o cédula del agente retenedor Dígito de Verificación del NIT AAAA Año de Declaración en cuatro (4) dígitos Periodo gravable de industria y comercio dentro del año de declaración Alfanumérico 161 18 – 178 Espacios Longitud total del registro = 178 caracteres I 1 2 – 10 11 12 – 15 16 – 17 DESCRIPCION 1.2. Registro de Detalle Campo Nombre Tipo LONG 1 2 3 4 ID NIT Dígito (DV) Nombre Alfabético Numérico Numérico Alfanumérico 5 CódActividad Numérico 6 Tarifa Numérico 7 Base Numérico 8 Valor Numérico 1 9 1 120 Contenido Posición D 1 2 – 10 11 12 – 131 DESCRIPCION Detalle del Archivo NIT o cédula del Contribuyente ó sujeto pasivo. Dígito de Verificación del NIT Código de la actividad que desarrolla el contribuyente 10 132 – 131 Código de la actividad que desarrolla el contribuyente 5 142 – 146 Tarifa utilizada en la retención para la actividad. Tres (3) enteros y dos (2) decimales. Los decimales NO llevan separador 16 147 – 162 Base gravable sobre la cual se aplicó la retención para la actividad. Catorce (14) enteros y dos (2) decimales. Los decimales NO llevan separador 16 163 – 178 Valor total de la retención para la actividad. Catorce (14) enteros y dos (2) decimales. Los decimales NO llevan separador Longitud total del registro = 178 caracteres 1.3. Registro de Total Campo Nombre 1 2 3 ID NumRegistros ValorTotal 4 Complemento Tipo Alfabético Numérico Numérico LONG 1 6 16 Contenido Posición T 1 2–7 8 – 23 DESCRIPCION Total del Archivo Numero de registros en el detalle del archivo Valor total de la suma de las retenciones. Catorce (14) enteros y dos (2) decimales. Los decimales NO llevan separador Alfanumérico 155 24 – 178 Espacios Longitud total del registro = 178 caracteres NOTA : Todos los datos numéricos se ajustan a la derecha y se complementan con ceros a la izquierda a excepción de los campos NIT, Dígito (DV) y CodActividad que se ajustan a la izquierda y se complementan con espacios. EJEMPLO: I8300307877200102 D1234567890102 0040000000011000000000000000003300000 D8206523233202 0040000000050000000000000000010000000 D86054472 107 0040000000360000000000000000180000000 D17419619 307 0040000000005300000000000000005300000 T0000040000000198600000 Descripción del ejemplo: En el registro de inicio el NIT del agente retenedor es 830.030.787-7 y está enviando la información del segundo período del 2001 (2001-2) En el primer registro de detalle el NIT del contribuyente es 123.456.789-0, al cual se le efectuó una retención por la actividad 102 (la cual equivale al 4 por mil) y cuya base grabable es 11,000,000.00, para un valor de retención de 33,000.00 En el segundo registro de detalle el NIT del contribuyente es 820.652.323-3, al cual se le efectuó una retención por la actividad 202 (la cual equivale al 4 por mil) y cuya base grabable es 50,000,000.00, para un valor de retención de 100,000.00 En el tercer registro de detalle el NIT del contribuyente es 86.054.472, al cual se le efectuó una retención por la actividad 107 (la cual equivale al 4 por mil) y cuya base grabable es 360,000,000.00, para un valor de retención de 1,800,000.00 En el cuarto registro de detalle el NIT del contribuyente es 17.419.619, al cual se le efectuó una retención por la actividad 307 (la cual equivale al 4 por mil) y cuya base grabable es 5,300,000.00, para un valor de retención de 53,000.00 En el registro de totales se especifíca que se están informando cuatro (4) registros de detalle por un valor de 1,986,000.00