El Principio del Futuro: “Los beneficios de la tecnología

Historia de Éxito de Clientes SAP | Oil & Gas | Saras Energía
El Principio del Futuro: “Los
beneficios de la tecnología para
la transformación de un negocio”
Partners de implementación
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Resumen ejecutivo
Organización
Visión
Por qué SAP
Implementación
Solución
Beneficios
Futuro
Organización
Saras Energía, S.A.
Sector
Oil & Gas
Productos y Servicios
Operador al por mayor de productos petrolíferos
Web
www.sarasenergia.com
Soluciones y Servicios SAP
SAP ECC-OIL 7.02: IS-Oil downstream, SAP ECC RETAIL
7.02: IS-Retail, SAP PI 7.31, SAP Business Warehouse
7.31, SAP Solution Manager 7
Partners de Implantación
BIRCHMAN y SAPIMSA
Saras Energía nace en 2001 tras la fusión de Continental OIL y Saroil, operadoras
petrolíferas implantadas en España, y se convierte en el 5º operador del país, con
unas ventas de 1.500 mill. €. Forma parte del grupo Saras y dispone de una refinería
en Cerdeña, que es una de las más importantes del mediterráneo. Saras Energía
cuenta con una terminal de hidrocarburos en Cartagena, que puede almacenar
112.000m3 y una red de 112 estaciones de servicio por todo el territorio nacional.
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Resumen ejecutivo
Organización
Visión
Una apuesta por la sostenibilidad
medioambiental
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Beneficios
Futuro
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El grupo Saras cuenta con una plantilla a nivel
global de 1.742 trabajadores, de los cuales 359
desempeñan su labor en España, la creación de
Saras Energía en 2001 supuso el nacimiento de
un nuevo grupo energético capaz de suministrar
diferentes productos derivados del petróleo, desde
gasolina, gasóleo, hasta Biodiesel.
Las diferentes empresas que componen el
Grupo, presentes en España e Italia, ofrecen a
sus clientes todas las ventajas de un completo
sistema de refino y comercialización de productos
energéticos.
El alto nivel tecnológico que la compañía ha
obtenido, les ha permitido poner en marcha
en 2012 un proyecto de automatización de
estaciones de servicio, que responde al empeño de
modernización de instalaciones y adaptación a las
nuevas necesidades del mercado.
Saras Energía dispone de una política de salud,
seguridad y medio ambiente comprometida en
incorporar las mejores medidas de seguridad
en todos los sectores de actividad. En toda la
organización son conscientes de que sólo a través
del respeto al medio ambiente es viable una
explotación racional de los recursos que ofrece el
entorno.
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Organización
Visión
Por qué SAP
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Solución
Beneficios
Futuro
Identificar las áreas de mejora
en la organización
Para la consecución de los objetivos que Saras
Energía se ha marcado como estratégicos en su
labor diaria, las Tecnologías de la Información
se han convertido en las herramientas
imprescindibles, y ésta es una realidad que ha sido
plenamente asumida por todas las partes de la
organización.
La compañía realizó un importante análisis
interno y de autocrítica que les sirvió para
identificar claramente los puntos que se debían
mejorar dentro de la organización. El proyecto,
denominado MAXIMUM, otorga a Saras Energía
la oportunidad de conseguir la plena alineación
entre tecnología y negocio.
Proyectos como el que Saras Energía ha
desarrollado basado en herramientas de SAP,
facilitan a la compañía mantener una posición
competitiva, acorde con el entorno de mercado en
el que se mueve. Para la puesta en marcha de este
proyecto, que implicaba no solo un cambio en la
organización y en la cultura de trabajo de Saras
Energía, sino también en sus procesos de negocio.
Ha significado también la oportunidad de
mejorar las capacidades de las personas a
través de una nueva organización del trabajo,
poniendo en valor las actitudes de los key users
y process owners y las mejores prácticas de
gestión empresarial aportadas por SAP.
“La tecnología debe ser entendida como un facilitador del cambio para la
transformación de las compañías y deben apoyarse en ella para mejorar y/o
mantener su ventaja competitiva. Una buena gestión del CIO contribuye
también a incrementar su valor”.
Juan Carlos González Cruz. Miembro del Comité Ejecutivo y CIO
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Visión
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Beneficios
Futuro
La confianza de contar
con un líder de la industria
La decisión de la implantación de las soluciones
de SAP dentro de Saras Energía vino motivada
por dos factores; en primer lugar, por la
necesidad de contar con un estándar reconocido
en la industria Oil&Gas, utilizado por la mayoría
de los competidores. Para los responsables de la
empresa, la plataforma de SAP sigue la estrategia
de IT del grupo SARAS y además según
comentan, se trata del mejor ERP del mercado
según la consultora Gartner.
El segundo de los factores venía derivado de la
necesidad de cambiar el software legacy que
la compañía utilizaba, que había sido diseñado
a medida y que no estaba integrado con las
diferentes áreas de negocio. Además, el uso de
herramientas no corporativas para procesos
críticos estaba muy extendido dentro de la
compañía, lo que tampoco cubría las necesidades
para adaptarse a las nuevos requerimientos y
dinámica del mercado.
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En cuanto a los retos que les llevaron a la
puesta en marcha del proyecto destacan la
necesidad de visibilidad del negocio en tiempo
real, la reducción de errores administrativos,
disponer de un único repositorio de
información para mejorar las capacidades de
análisis, contar con un mayor control de los
flujos económicos y financieros y con procesos
totalmente controlados end-to-end, optimizar
el nivel de inventarios y sobre todo, conseguir
un aumento de la productividad.
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Resumen ejecutivo
Organización
Visión
Por qué SAP
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Solución
Beneficios
Futuro
Las personas y los procesos,
claves del éxito del proyecto
El proyecto MAXIMUM, con una duración de
18 meses, ha afectado a toda la compañía y
supone un cambio en los procesos de gestión. Ha
proporcionado al negocio ventajas estratégicas y
operativas. Era Crucial comprender y tener claro
“los factores claves del éxito”. La organización de
los equipos de trabajo, La implantación por etapas
(QuickWins), las sesiones de formación y una
buena gestión del cambio fue clave para garantizar
una correcta transmisión del conocimiento y el
éxito del proyecto.
Para elegir el Partner se convocó un concurso y
se realizó un proceso de entrevistas y talleres de
trabajo que duró alrededor de un mes, y en los
que se valoraron aspectos con la metodología,
conocimiento y experiencia de negocio. En base
a estos criterios, Saras Energía decidió ir de la
mano de los partners de implantación BIRCHMAN
y SAPIMSA, siendo además BIRCHMAN prime
contractor y la dirección del proyecto global.
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Para asegurar el éxito, Saras Energía contó con
el servicio de Quality Assurance prestado por
SAP Consulting “Project and Solution Review”,
que incluyó revisiones sobre los principales
riesgos relacionados con la planificación del
proyecto y los procedimientos establecidos para
su gestión, seguimiento de los resultados de la
implementación, revisión de la funcionalidad
a implantar y una última revisión enfocada en
los aspectos de operación, proporcionando al
cliente recomendaciones basadas en RunSAP.
Los informes entregados facilitaron el control de
los riesgos asociados a un proyecto complejo,
tomando las medidas necesarias para su
mitigación.
Para complementar estos servicios, SAP
Enterprise Support Advisor revisó los planes de
proyecto, sus riesgos y objetivos. Se hizo una
planificación de servicios detallada, coordinando
a todos los equipos de SAP Active Global
Support (AGS), y la empresa recibió informes
con recomendaciones técnicas y de negocio
llamados Continuous Quality Checks (CQC).
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Resumen ejecutivo
Organización
Visión
Por qué SAP
Implementación
Solución
Beneficios
Futuro
El método para la integración
de todas las áreas de negocio
Las soluciones implantadas por Saras Energía han
sido:
• SAP ECC-OIL 7.02: IS-Oil downstream, para la
gestión de almacenamiento de carburantes y de
estaciones de servicio
• SAP ECC RETAIL 7.02: IS-Retail, para la gestión de
las tiendas de conveniencia de las estaciones de
servicio
• SAP PI 7.31: middleware para integración e
interfaces.
• SAP Business Warehouse 7.31
• SAP Solution Manager 7
El proyecto fue muy complejo, ha cambiado la
organización y los sistemas de toda la empresa.
También afectó a la cultura del cambio. MAXIMUM
ha supuesto un proceso de mejora continua que
involucró a todas las personas de la organización y
que sirvió para mejorar los procesos, buscar cuellos
de botella y que las áreas trabajaran de forma
conjunta eliminando los silos.
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Se ha percibido dentro de la organización como la
oportunidad de mejorar los procesos de negocio,
hacer un uso eficiente de la tecnología y sobre
todo desarrollar las capacidades de las personas.
Además se ha basado en el principio de mínimo
riesgo para las áreas de negocio, en la obtención
de beneficios rápidos (Quick-Wins) y y en la
aplicación de la metodología ASAP V.7 con rigor.
La parte más destaca de esta implantación ha
sido su metodología aplicada y el alto grado
de involucración y esfuerzo emocional de la
organización en todos sus niveles.
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Resumen ejecutivo
Organización
Visión
Por qué SAP
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Solución
Beneficios
Futuro
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Disponer de información
única y fiable en tiempo real
Este proyecto ha dado a Saras Energía la
oportunidad de mejorar sus capacidades de
gestión, sabiendo combinar correctamente las
Tecnologías de la Información con el personal,
las competencias y la estrategia de negocio y ha
permitido, a través de la mejora de los procesos,
desarrollar las capacidades de la organización para
hacer un uso eficiente de los recursos y aumentar
así la productividad. Se ha logrado también un
cambio cultural en la forma de trabajar. El grado de
transformación conseguido ha sido en gran medida
gracias a una alta involucración del personal de
Saras Energía.
Los beneficios se pueden englobar en una
mejor visibilidad del negocio en tiempo real. Un
activo muy valioso y que debe ser considerado,
es la información. Es fundamental disponer de
información única, fiable y de la forma más rápida
posible, que permita tomar decisiones en el ámbito
de sus actividades diarias, que tienen un impacto
directo en la cuenta de resultados.
Con todo esto se ha creado una cultura de mejora
continua, liderada por los PROCESS OWNERS,
y de implicación de todas las personas para que
ayuden a la transformación del negocio y a ser más
competitivos. El nuevo modelo permite dedicar
más recursos a actividades de mayor valor.
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Organización
Visión
Planes de futuro a
largo plazo
Por qué SAP
Implementación
Solución
Beneficios
50 xxx xxx (YY/MM)
Futuro
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La implantación SAP forma parte del proyecto
MAXIMUM, en el cual, Saras Energía involucra a
todas las personas de la compañía, buscando la
excelencia entre la organización, los procesos y la
tecnología, con el objetivo de encontrar la máxima
eficiencia en la gestión empresarial sin perder la
calidad y el servicio.
En cuanto a los planes de futuro, existe la idea de
poner en marcha nuevos proyectos a largo plazo ya
que de momento se están estabilizando las fases
implantadas.
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