CAPrTULO III FORMULACIN Y DISEÑO DEL SISTEMA COMPUTARIZADO 3.1. FORMULACIN DEL SISTEMA El Sistema de Control de Préstamos Agrícolas presenta en cada uno de sus subsistemas procesos típicos en computación tales como: a) Creación y actualización de archivos b) Almacenamiento de información c) Procesamiento de información d) Producción de reportes e) Mantenimiento de archivos 3.1.2. Objetivos El objetivo principal de este proyecto es diseñar un sistema computarizado que controle las actividades de otorgamiento de créditos a los agricultores de la región. Esto permitirá una mejora en la obtención y manejo de la información. Se desea que la información este ordenada para el seguimiento del crédito que es otorgado. Los objetivos específicos del sistema son: - Tener registros en medios magnéticos, capaces de ser procesados por el computador y referidos a los prestatarios del Fondo, cada uno asignados con su código respectivo y registrado en un archivo maestro de prestatarios. - Que actualice los archivos, es decir que permita ingresar los datos relacionados con los préstamos otorgados. - El sistema podrá emitir reportes masivos e individuales de los prestatarios beneficiados por el préstamo. - El sistema mantendrá un archivo que contenga información de los valles de la región, zonas, los peritos que aprueban los préstamos, los cultivos, etc. - El sistema podrá emitir el recibo de cancelación y/o amortización de los préstamos. - El sistema podrá calcular los intereses de los préstamos. - El sistema podrá dar mantenimiento a los archivos de bases de datos. - El sistema podrá reportar las estadísticas de la situación financiera de la institución para la toma de decisiones de la Alta Dirección. Al poner en marcha este proyecto los principales beneficios que se obtendrían serian: - Información de los prestatarios actualizada - Adecuada administración de la información - Incremento de la calidad de atención al prestatario - Economías de tiempo en los procesos para el personal y para el prestatario - Automatización del “eje del negocio” : otorgar créditos - Toma de decisiones segura, confiable y en tiempo real. - Fácil explotación de la información para la gerencia. - Posicionamiento en el mercado, empleando tecnología 3.1.3. Necesidades y fuentes de información La información es un recurso de la institución, y no solamente una propiedad, sino que constituye un factor clave para mantener una posición competitiva en el mercado. De esta manera, la información es un recurso corporativo, como el dinero, el personal y el equipamiento. Es el recurso crítico sin el cual los otros recursos no pueden ser administrados. Dentro de las necesidades del sistema podemos enumerar los siguientes: 1.- Información acerca de los prestatarios de la institución que han obtenido préstamo, su ubicación, documentos personales, área que posee, cultivo, étc. 2.3.- Información acerca de los préstamos otorgados a los prestatarios, tal como los cultivos aviados, partidas giradas, fechas de giro, fecha de vencimiento, tasas de interés, garantías del préstamo, tipo de préstamos. Información de los valles y zonas de la región donde se ubican los prestatarios. Para identificar las necesidades de información se debe interactuar directamente con los usuarios y comprender que información necesitan. En esta fase se forma la imagen que se tiene de la institución y sus objetivos. Se necesitara saber los detalles de las operaciones, quienes son la personas que están involucrad, que actividades se realizan, donde se llevan a cabo, en que momento se realizan, de que manera desarrollan los procedimientos, etc. La principal fuente de información para el sistema es el expediente técnico del crédito que contiene el contrato firmado tanto por el prestatario como por los funcionarios de la Institución. Aquí se consignan las condiciones del préstamo, las partidas aprobadas, la tasa de interés a cobrar, el vencimiento del préstamo. 3.1.4. Necesidades de hardware y software Para satisfacer los requerimientos de los usuarios, el Sistema se ha diseñado para que pueda operar en un ambiente multiusuario basado en la integración a través de una red. Se deberá contar con equipos que cumplan con los requisitos mínimos para que el sistema pueda funcionar, así como contar con software de red que permita el acceso simultáneo de la información. 3.1.5. Diagrama de flujo de datos La figura Nº 3.1 muestra el diagrama de contexto del sistema. Este diagrama a su vez esta dividido en otros subsistemas como se muestra en la figura nº 3.2 mediante un diagrama de flujo global del sistema, allí se muestra la relación entre los subsistemas. Fig. 3.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO PAGO Y/O AMORTIZACIONES SOLICITUD DE CREDITO AGRICULTOR GIRO DE PARTIDAS ESTADO DEUDOR DE LA CUENTA RELACION DE GIROS SISTEMA RELACION DE PAGOS Y/O AMORTIZACIONES EJECUTA GIRO DE PARTIDAS EJECUTA COBRANZAS ADMINISTRACION Fig 3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS GLOBAL DEL SISTEMA VALLES Y ZONAS CULTIVOS UTILIZACIONES DATOS DE CULTIVO PERITOS TASAS DE INTERES DATOS DE PERITOS DATOS DE UBICACION DATOS DE TASAS DE INTERES Y PRESTAMO REGISTRO ESTADÍSTICA DE PAGOS PRESTATARIOS PARTIDAS APROBADAS TASAS DE INTERES DIRECTORIO APRUEBA APRUEBA TASA DIRECTORIO ACTUALIZA PRESTATARIOS TASA DE INTERES ESTADÍSTICA DE GIROS DE PARTIDAS SOLICITUD AGRICULTOR APROBACION RECHAZO DE SOLICITUD APRUEBAN GIROS CALCULO DE INTERES GIRO DE PARTIDAS PAGOS EFECTUA PAGO ACTUALIZA SALDOS CALCULA INTERES Y ACTUALIZA SALDOS ARCHIVO MAESTRO PAGOS RECIBO AGRICULTOR 3.2. DISEÑO DEL SISTEMA 3.2.1. Generalidades Muchas veces los usuarios solicitan proyectos de sistemas de información por diferentes razones. Pero por lo general los usuarios tienen razones comunes tales como: 1.- Mayor velocidad en el proceso, utilizando la capacidad del computador para calcular, clasificar y consultar datos e información que la del personal que efectúa las mismas tareas. 2.- Mayor exactitud y mejor consistencia, llevando a cabo correctamente y en la misma forma cada vez las etapas de cálculo. 3.- Consulta más rápida de la información, localizando y consultando información. 4.- Integración de las áreas, coordinando las actividades separadas de la misma a través de la captación y distribución de información. 5.- Reducción de costos, utilizando la capacidad de cómputo para procesar datos a un costo menor que con otros métodos, mientras se mantiene la exactitud y los niveles de rendimiento. 6.- Salvaguardar los datos confidenciales e importantes, de manera que sean accesibles solamente para aquellas personas que tengan autorización. En el diseño del sistema se han tomado en cuenta dichas razones muy importantes. Por otra parte se ha seguido las pautas generales en el análisis del sistema. Esto es el diseño de la salida de la información ( el output ), el diseño de la entrada de los datos ( el input); el diseño de los archivos y los diferentes procesos capaces de transformar los datos de entrada en la información de salida requerida. 3.2.2. Estructuración de códigos El sistema se ha desarrollado teniendo en cuenta el ahorro en espacio, tiempo y costos, es que se ha procedido a codificar la información para acelerar el proceso, controlar los errores y reducir la entrada; con ello las condiciones, palabras, relaciones se expresarán por medio de códigos. El código es un número, titulo o símbolo breve que se emplea en lugar de una descripción más larga y ambigua (12). La codificación se realizó como sigue: 1.- Código del valle El código del valle nos indicará la ubicación del predio del prestatario. Este quiere decir que se puede ubicar a cualquier prestatario empleando un número. Para proceder a codificar los valles, se consideró la distribución de los valles realizado por la Dirección Regional de Agricultura - Piura y Tumbes, considerando los Centros de Desarrollo Rural (CDR). 2.- Código de la zona Se incorpora este código de zona para la ubicación dentro del valle seleccionado, la zona donde se encuentra el prestatario. Esto nos permite tener la ubicación exacta así como poder contar con información referente a los préstamos otorgados a determinados zonas de determinado valle. 3.- Código del prestatario El código del prestatario lo genera el sistema al momento de ingresar los datos de ubicación del predio, es decir del valle y de la zona donde se ubica. 01 01 0001 6 dígito de verificación Número de prestatarios código de la zona código del valle El último dígito que agrega el sistema al código del prestatario es un dígito de verificación el cual permite detectar cualquier error al momento de ingresar datos del prestatario y no exista duplicidad de códigos. Este código de verificación mejora la calidad de los datos que ingresan al sistema y ayuda a eliminar los errores de trascripción y transposición. 4.- Código del préstamo Este código también es generado por el sistema cuando se aprueba un crédito. Este código permite diferenciar de otros préstamos que puede tener el mismo prestatario para otros rubros que puedan ser aviados por la institución. El código del préstamo esta formado por 09 dígitos y su nomenclatura es la siguiente: 93 00144 0 6 dígito de verificación dígito de ampliación número de préstamo dígito del año El dígito de ampliación de préstamo varía siempre y cuando existe una ampliación del préstamo otorgado. El dígito de verificación se calcula de la misma forma como se realiza en el código del prestatario. 5.-Código de cultivo Los cultivos que la institución avía se han codificado de tal manera que permita reducir el tiempo de ingreso de datos. Los cultivos se han subdividido en temporales aquellos que se cultivan por campaña y permanentes. Además se han considerando otras aplicaciones de préstamos como son para los préstamos de Infraestructura ( reparación de canales, construcción de canales, adquisición de molino, reparación de motor ), préstamos pecuarios ( ganado porcino, ovino, caprino, etc.). 6.-Código de utilización Este código permite identificar la utilización o partidas que se otorga por cultivo de acuerdo a los requerimientos o necesidades del mismo como son : semillas, fertilizantes, pesticidas, petróleo, preparación de tierras, etc. 7.-Código del perito Este código sirve para identificar al responsable de la aprobación y ejecución del préstamo otorgado a los prestatarios. 8.-Código del tipo de préstamo De acuerdo al tipo de préstamo se han codificado los préstamos para identificarlos según la tasa de interés y/o utilización del mismo. 3.2.3.2. Diseño de la salida (output) Una de las características más importantes para los usuarios de un sistema de información es la salida que este produce. Si la salida no tiene calidad, entonces todo el sistema puede parecer a los usuarios tan poco necesario que evitarán usarlo, y esto posiblemente se convierta en causa de fracaso (13). 3.2.3.1 Diseño de la salida impresa Se diseñaron los formatos en que saldrá la información de tal manera que sirva a la Alta Dirección en la toma de decisiones. Se pueden apreciar los reportes del sistema en el apéndice de este trabajo. 3.2.3.2 Diseño de la salida por pantalla Muchos de los principios del diseño empleados hasta ahora, también se aplican a la salida que aparecerá sobre las estaciones de trabajo o las pantallas de los terminales. Al diseñar la salida en pantalla se consideró dividir la pantalla en las siguientes áreas: 1) Encabezamiento y títulos 2) 3) 4) El contenido de la Pantalla Mensajes e Instrucciones Algunas explicaciones sobre la información que se presenta. Estas salidas por pantalla permitirán a los usuarios consultar con mayor rapidez la información requerida. 3.2.3. Diseño de la entrada (input) El diseño de la entrada consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimiento para la preparación de datos, la realización de los pasos necesarios para poner los datos de una transacción en una forma utilizable para su procesamiento (12). La entrada se ha diseñado con el objetivo de minimizar la cantidad de datos en esta, mientras que al mismo tiempo se tiene el control de los errores y retrasos. 3.2.3. Diseño del diálogo en línea El sistema de control de préstamos ha sido diseñado de tal forma que el usuario final podrá interactuar en forma directa con el sistema por medio de una estación de trabajo o dispositivo similar. En efecto, el usuario y el sistema podrán llevar a cabo una conversación: uno incita una acción del otro por medio del diálogo (12). El usuario podrá introducir un comando, en cualquier forma; por medio de un terminal en línea y recibirá una respuesta: mensaje de error, señal que el procesamiento esta comenzando o la presentación de la información solicitada. 3.2.6. Diseño de archivos El diseño del sistema está orientado hacia el uso de base de datos. Los datos se acumulan en archivos que son procesados o mantenidos en el sistema. Las bases de datos acumulan las transacciones y están diseñadas para compartir los datos para distintas aplicaciones. 3.2.6.1. Estructura de las bases de datos En las siguientes páginas se muestran los cuadros de las estructuras de las bases de datos diseñadas para almacenar la información de los prestatarios. 3.2.6. Archivo de memoria Se diseñó un archivo de memoria denominado CPM010 con el objeto de almacenar los datos de la fecha del proceso del sistema, el tipo de cambio del dólar en la fecha, la tasa de interés, el número de recibo de amortización y/o cancelación. DEFINICIÓN DE LAS BASES DE DATOS DEL SISTEMA ITEM 01 NOMBRE CONTENIDO DATOS PERSONALES DEL AGRICULTOR 02 CPA010 CPA020 03 CPA030 DETALLE DE PARTIDAS APROBADAS 04 CPA040 ARCHIVO DE GIROS DE PARTIDAS 05 CPA050 DATOS DE LOS VALLES 06 CPA060 PERITOS Y ZONAS 07 CPA070 UTILIZACIONES 08 CPA080 CULTIVOS 09 CPA090 PAGOS Y/O AMORTIZACIONES 10 CPA100 DETALLE DE PAGOS, AMORTIZACIONES 11 CPA110 TIPOS DE PRESTAMOS Y TASAS DE INTERÉS 12 CPA120 TIPOS DE GARANTÍAS TABLA DESCRIPCIÓN CAMPO A1CODI A1NOMB A1PRESI A1AREA A1DIRE A1FING A1LITR A1LEPR A1NOTE A1LETE A1SOCIO PARTIDAS APROBADAS POR DIRECTORIO : : CPA010 DATOS PERSONALES Y DE UBICACIÓN DEL PRESTATARIO DESCRIPCIÓN CÓDIGO PRESTATARIO NOMBRE O RAZÓN SOCIAL NOMBRE PRESIDENTE AREA TOTAL DIRECCIÓN PRESTATARIO FECHA INGRESO AL SISTEMA RUC DNI PRESIDENTE NOMBRE TESORERO DNI TESORERO NUMERO DE SOCIOS TIPO C C C N C D C C C C N LONGITUD 9 9 9 9 30 12 10 8 30 8 4 DECIMAL 2 TABLA DESCRIPCIÓN : : CPA020 DATOS APROBACIÓN DE PRESTAMOS CAMPO A2CODI A2CPRE A2TIPR A2CPRE A2FACE A2FVEN A2TPRS A2NUPA A2TPRD DESCRIPCIÓN CÓDIGO DEL PRESTATARIO CÓDIGO DEL PRÉSTAMO TIPO DE PRÉSTAMO CÓDIGO DEL PERITO ÁREA AVIADA FECHA DE VENCIMIENTO TOTAL APROBADO SOLES NUMERO DE PARTIDAS TOTAL APROBADO DÓLARES A2GAR VALOR DE LA GARANTÍA A2HIPO DESCRIPCIÓN HIPOTECA A2PREA DESCRIPCIÓN PRENDA AGRÍCOLA A2PREP DESCRIPCIÓN PRENDA PECUARIA A2PREI DESCRIPCIÓN PRENDA INDUSTRIAL TABLA DESCRIPCIÓN CAMPO A3CODI A3CPRE A3COUT A3NUPA A3ENTR A3CANT A3PUNI A3TOT A3TOD : : TIPO C C C C N D N N N LONGITUD DECIMAL 9 9 1 4 11 2 10 9 2 2 9 2 N C C 9 40 40 C 40 C 40 2 CPA030 DETALLE DE LA APROBACIÓN DE PRESTAMOS DESCRIPCIÓN CÓDIGO DEL PRESTATARIO CÓDIGO DEL PRÉSTAMO CÓDIGO DE UTILIZACIÓN NUMERO DE PARTIDA ÁREA AVIADA CANTIDAD DE INSUMOS PRECIO UNITARIO DEL INSUMO TOTAL SOLES TOTAL DÓLARES TIPO C C C C N N N N N LONGITUD DECIMAL 9 9 4 2 9 2 9 2 9 2 9 9 2 2 TABLA DESCRIPCIÓN CAMPO A4CODI A4CPRE A4COUT A4NUPA A4FGIR A4FVEN A4FMOR A4ULTI A4PUNI A4CANT A4MONT A4STOD A4STOS A4CAPI A4DOL A4INTS A4INTD A4MORS A4MORD A4CAPS A4CAPD A4PAGO A4CADI A4TIPR A5CODI A5DESC CPA040 DETALLE DE GIROS, INTERÉS Y SALDOS DEUDORES DESCRIPCIÓN CÓDIGO DEL PRESTATARIO CÓDIGO DEL PRÉSTAMO CÓDIGO DE UTILIZACIÓN NÚMERO DE PARTIDA FECHA DE GIRO DE PARTIDA FECHA DE VENCIMIENTO FECHA DE MOROSIDAD FECHA ULTIMA DE PROCESO PRECIO UNITARIO DEL INSUMO CANTIDAD DE INSUMOS MONTO TOTAL DEL GIRO MONTO GIRO EN DÓLARES MONTO GIRO EN SOLES CAPITAL TOTAL EN SOLES CAPITAL TOTAL EN DÓLARES INTERÉS EN SOLES INTERÉS EN DÓLARES INTERÉS MORATORIO EN SOLES INTERÉS MORATORIO EN DÓLARES SALDO CAPITAL EN SOLES SALDO CAPITAL EN DÓLARES CONDICIÓN DE PAGO CANTIDAD DÍAS INTERÉS TIPO DE PRÉSTAMO TABLA DESCRIPCIÓN CAMPO : : : : TIPO C C C C D D D D N LONGITUD DECIMAL 9 9 4 2 10 10 10 10 9 2 N N N N N N N N N 9 9 9 9 9 9 9 9 9 2 2 2 2 2 2 2 2 2 N 9 2 N N C N C 9 9 1 2 1 2 2 CPA050 DATOS DE VALLES DE LA REGÍN DESCRIPCIÓN CÓDIGO DEL VALLE DESCRIPCIÓN TIPO C C LONGITUD DECIMA L 2 25 TABLA DESCRIPCIÓN : : CAMPO A6CODI A6DESC A6PRES DESCRIPCIÓN CÓDIGO DE PERITO Y ZONAS DESCRIPCIÓN CANTIDAD DE PRESTAMOS TABLA DESCRIPCIÓN CAMPO A7CODI A7DESC A7UNID A7PUNI : : : : TIPO C C N LONGITUD DECIMA L 4 25 4 CPA070 DATOS DE UTILIZACIONES DE CRÉDITOS TIPO C C C N LONGITUD 4 25 4 9 DECIMAL 2 CPA080 DATOS DE CULTIVOS AVIADOS DESCRIPCIÓN CÓDIGO DE CULTIVO DESCRIPCIÓN TABLA DESCRIPCIÓN CAMPO A9CODI A9CPRE A9FPAG A9TPRE A9COUT A9NUPA A9FGIR A9FVEN A9STOS A9STOD A9ITOS A9DTOS A9MTOS A9MTOD A9TIPR : : DESCRIPCIÓN CÓDIGO DE UTILIZACIÓN DESCRIPCIÓN UNIDAD DE MEDIDA PRECIO UNITARIO TABLA DESCRIPCIÓN CAMPO A8CODI A8DESC CPA060 DATOS DE ZONAS Y PERITOS DE LA ZONA TIPO C C LONGITUD 2 20 DECIMAL CPA090 DATOS DE LOS PAGOS REALIZADOS DESCRIPCIÓN CÓDIGO DEL PRESTATARIO CÓDIGO DEL PRÉSTAMO FECHA DE PAGO TIPO DE PRÉSTAMO CÓDIGO DE UTILIZACIÓN NÚMERO DE PARTIDA FECHA DE GIRO DE PARTIDA FECHA DE VENCIMIENTO CAPITAL EN SOLES CAPITAL EN DÓLARES INTERÉS EN SOLES INTERÉS EN DÓLARES MORAS EN SOLES MORAS EN DÓLARES TIPO DE PRÉSTAMO TIPO C C D C C N D D N N N N N N C LONGITUD 9 9 10 1 4 2 10 10 9 9 9 9 9 9 1 DECIMAL 2 2 2 2 2 2 TABLA DESCRIPCIÓN CAMPO A10CODI A10CPRE A10FPAG A10NUME A10CHEQ A10BANC A10STOS A10STOD CPA100 DATOS DE PAGOS, MODALIDAD DE PAGO DESCRIPCIÓN CÓDIGO PRESTATARIO CÓDIGO PRÉSTAMO FECHA DE PAGO NÚMERO RECIBO NÚMERO CHEQUE DESCRIPCIÓN. DEL BANCO TOTAL EN SOLES TOTAL EN DÓLARES TABLA DESCRIPCIÓN CAMPO CÓDIGO NOMBRE ABREVI TIPO INTERE MORA : : : : : : LONGITUD 9 9 10 10 25 25 9 9 DECIMAL 2 2 CPA110 DATOS DE PAGOS, MODALIDAD DE PAGO DESCRIPCIÓN CÓDIGO DEL PRÉSTAMO NOMBRE PRÉSTAMO ABREVIATURA TIPO PRÉSTAMO TASA DE INTERÉS TASA MORATORIA TABLA DESCRIPCIÓN TIPO C C D C C C N N TIPO C C C C N N LONGITUD 1 15 4 1 5 5 DECIMAL 2 2 CPA120 DATOS DE GARANTÍAS DE PRÉSTAMO CAMPO DESCRIPCIÓN CÓDIGO CÓDIGO DEL PRÉSTAMO DESCRI DESCRIPCIÓN GARANTÍA TIPO C C LONGITUD 2 25 DECIMAL 3.2.7. Descripción de programas y filosofía de programación El Sistema de Control de Préstamos Agrícolas se ha diseñado teniendo en cuenta la concepción modular, que permite implementarlo en forma ordenada. Los módulos que se han considerado son los siguientes: 1.- Módulo de Consultas 2.- Módulo de Altas de Prestatarios 3.- Módulo de Actualización y Pagos 4.- Módulo de Reportes Masivos 5.- Módulo de Otros Procesos 6.- Módulo de Cálculos de interés La inicialización o arranque del Sistema se hace activando el archivo FONDO.EXE obtenido empleando el software Clipper ya que el sistema operará en un ambiente multiusuario conectado a una Red Novell V 2.2., y muestra en pantalla el menú principal donde se indican los módulos arriba mencionados. 3.2.7.1. Módulo de consultas Programa Principal : CPP1000.PRG Descripción: Permite acceder al módulo de Consultas por pantalla, facilitando al usuario la navegación dentro de este módulo. 3.2.7.2. Módulo de altas de prestatarios Programa Principal: CPP2000.PRG Este módulo permite el ingreso de los datos generales de los prestatarios, es el primer paso para obtener el código del prestatario empleando una rutina y generando el código. 3.2.7.3. Módulo de actualización y pagos Programa Principal : CPP3000.PRG En este módulo se realizan los ingresos de partidas aprobadas a los prestatarios y genera el código del préstamo, así como el giro de partidas a los mismos y los pagos que estos realizan de sus créditos, así como permite ingresar nuevos tipos de préstamos a la base de datos. 3.2.7.4. Módulo de reportes masivos Programa Principal : CPP4000.PRG Este módulo nos permite generar reportes impresos del sistema, desde la relación de prestatarios, estados de deudas, pagos, giros, recibos de amortización y/o cancelación de los préstamos, estadísticas de los préstamos otorgados y la situación financiera. 3.2.7.5. Módulo de otros procesos Programa Principal : CPP5000.PRG Este módulo nos permite realizar procesos de ingresos de datos para las distintas bases. Nos permite asimismo realizar copias de seguridad, restaurar datos, reindexar las bases de datos. 3.2.7.6. Módulo de cálculos de interés Programa Principal : CPP6000.PRG En este módulo se realizan los cálculos de los intereses y moras que generan los giros de partidas a los agricultores, es decir el estado financiero de los préstamos que la institución realiza por campaña agrícola.