manual de organización, políticas y procedimientos de la
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMUNICACIÓN FECHA DE AUTORIZACIÓN COMERI: 08.11.10 DIRECCIÓN GENERAL: 10.11.10 Gerencia de tecnología Última actualización COMERI: 15.12.14 DIRECCIÓN GENERAL: 18.12.14 Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 2 Versión: 02 Nivel: 02 INDICE I. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 9 II. OBJETIVOS ............................................................................................................................................. 11 III. BASE LEGAL .......................................................................................................................................... 12 IV. DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN.......................................................................................................... 13 V. MISIONES, OBJETIVOS Y FUNCIONES ............................................................................................... 14 COORDINACIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN ........................................................................... 14 DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS............................................................................... 16 DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN ............................................................................................ 18 DEPARTAMENTO DE MERCADOTECNIA ......................................................................................... 20 DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN ....................................................................................................... 22 DEPARTAMENTO DE DISEÑO PUBLICITARIO ................................................................................. 23 DEPARTAMENTO DE DISEÑO ELECTRÓNICO ................................................................................ 24 COORDINACIÓN DE ENLACE DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN. ............ 26 VI. POLÍTICAS ............................................................................................................................................. 28 Generales ............................................................................................................................................. 28 VII. PROCEDIMIENTOS .............................................................................................................................. 29 Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad .............. 1 1. Objetivo. .............................................................................................................................................. 2 2. Alcance. .............................................................................................................................................. 2 3. Políticas. ............................................................................................................................................. 2 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 3 Versión: 02 Nivel: 02 4. Definiciones. ....................................................................................................................................... 3 5. Desarrollo. .......................................................................................................................................... 4 5.1. Diagrama de flujo............................................................................................................................. 4 5.2 Descripción de actividades. .............................................................................................................. 6 6. Referencias o documentos relacionados. ........................................................................................ 10 7. Anexos y registros usados................................................................................................................ 10 8. Lista maestras relacionadas al procedimiento. ................................................................................ 10 9. Lista de distribución. ......................................................................................................................... 11 10. Control de cambios. ........................................................................................................................ 11 Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales ................................................ 1 1. Objetivo. .............................................................................................................................................. 2 2. 3. Políticas .............................................................................................................................................. 2 4. 5. Desarrollo. .......................................................................................................................................... 4 5.1. Diagrama de flujo............................................................................................................................. 4 5.2 Descripción de actividades. .............................................................................................................. 7 6. Referencias o documentos relacionados. ........................................................................................ 12 7. Anexos y registros usados................................................................................................................ 12 8. Listas maestras relacionadas al procedimiento ............................................................................... 13 9. Lista de distribución. ......................................................................................................................... 13 10. Control de cambios. ........................................................................................................................ 13 - Alcance. .......................................................................................................................................... 2 Definiciones .................................................................................................................................... 3 Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 4 Versión: 02 Nivel: 02 Procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE ........... 1 1. Objetivo. .............................................................................................................................................. 2 2. Alcance. .............................................................................................................................................. 2 3. Políticas. ............................................................................................................................................. 2 4. Definiciones. ....................................................................................................................................... 3 5. Desarrollo. .......................................................................................................................................... 4 5.1. Diagrama de flujo............................................................................................................................. 4 5.2 Descripción de actividades. .............................................................................................................. 5 6. Referencias o documentos relacionados. .......................................................................................... 7 7. Anexos y registros usados.................................................................................................................. 7 8. Listas maestras relacionadas al procedimiento ................................................................................. 7 9. Lista de distribución. ........................................................................................................................... 7 10. Control de cambios. .......................................................................................................................... 7 Procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentación de libros, autores y programas especiales. ....................................... 1 1 Objetivo. ............................................................................................................................................... 2 2. Alcance. .............................................................................................................................................. 2 3. Políticas. ............................................................................................................................................. 2 4. Definiciones ........................................................................................................................................ 3 5. Desarrollo. .......................................................................................................................................... 4 5.1 Diagrama de flujo.............................................................................................................................. 4 5.2 Descripción de actividades. .............................................................................................................. 7 6. Referencias o documentos relacionados. .......................................................................................... 9 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 5 Versión: 02 Nivel: 02 7. Anexos y registros usados.................................................................................................................. 9 8. Listas maestras relacionadas al procedimiento ................................................................................. 9 9. Lista de distribución. ......................................................................................................................... 10 10. Control de cambios. ........................................................................................................................ 10 Procedimiento para cubrir las actividades relacionadas con medios de comunicación durante la participación del FCE en ferias de libros. ...................................................................................................... 1 1. Objetivo. .............................................................................................................................................. 2 2. Alcance. .............................................................................................................................................. 2 3. Políticas. ............................................................................................................................................. 2 4. Definiciones ........................................................................................................................................ 2 5. Desarrollo. .......................................................................................................................................... 3 5.1Diagrama de flujo............................................................................................................................... 3 6. Descripción de actividades. ................................................................................................................ 4 6. Referencias o documentos relacionados. .......................................................................................... 5 7. Anexos y registros usados.................................................................................................................. 5 8. Listas maestras relacionadas al procedimiento. ................................................................................ 5 9. Lista de distribución. ........................................................................................................................... 5 10. Control de cambios. .......................................................................................................................... 5 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR MATERIAL DE PRENSA Y DAR SEGUIMIENTO A LA PRESENCIA DEL FCE EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN ......................................................................... 1 1. OBJETIVO. ......................................................................................................................................... 2 2. ALCANCE. .......................................................................................................................................... 2 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. ................................................................................................................... 3 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. .................................................................... 7 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 6 Versión: 02 Nivel: 02 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS. .................................................................................................. 7 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ................................................................................................................ 7 9. CONTROL DE CAMBIOS................................................................................................................... 7 PROCEDIMIENTO PARA LA GENERACIÓN DE PRODUCTOS Y ESTUDIOS DE MERCADOTECNIA ... 1 1. OBJETIVO. ......................................................................................................................................... 2 2. ALCANCE. .......................................................................................................................................... 2 3. POLÍTICAS. ........................................................................................................................................ 2 5. DESARROLLO. .................................................................................................................................. 3 5.1DIAGRAMA DE FLUJO. .................................................................................................................... 3 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.................................................................................................. 4 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. .................................................................... 7 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS. .................................................................................................. 7 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ................................................................................................................ 7 9. CONTROL DE CAMBIOS................................................................................................................... 7 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR Y ENVIAR ÓRDENES DE INSERCIÓN PARA PERIÓDICOS Y REVISTAS ..................................................................................................................................................... 1 1. OBJETIVO. ......................................................................................................................................... 2 2. ALCANCE. .......................................................................................................................................... 2 3. POLÍTICAS. ........................................................................................................................................ 2 5. DESARROLLO. .................................................................................................................................. 3 5.1. DIAGRAMA DE FLUJO. .................................................................................................................. 3 5.2DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES................................................................................................... 4 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ................................................................................................................ 7 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 7 Versión: 02 Nivel: 02 9. CONTROL DE CAMBIOS................................................................................................................... 7 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA CONTRATACIÓN DE MEDIOS. ................................................. 1 1. OBJETIVO. ......................................................................................................................................... 2 2. ALCANCE. .......................................................................................................................................... 2 5. DESARROLLO ................................................................................................................................... 3 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. ................................................................................................................... 3 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES................................................................................................ 4 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS ..................................................................... 6 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS. .................................................................................................. 6 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ................................................................................................................ 6 9. CONTROL DE CAMBIOS................................................................................................................... 6 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE CONTENIDOS PARA DIFUSIÓN ................................. 1 1. OBJETIVO. ......................................................................................................................................... 2 2. ALCANCE. .......................................................................................................................................... 2 3. POLÍTICAS. ........................................................................................................................................ 2 4. DEFINICIONES. ................................................................................................................................. 3 5. DESARROLLO. .................................................................................................................................. 4 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. ................................................................................................................... 4 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.................................................................................................. 5 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. .................................................................... 7 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS. .................................................................................................. 7 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ................................................................................................................ 7 9. CONTROL DE CAMBIOS................................................................................................................... 7 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 8 Versión: 02 Nivel: 02 Procedimiento para el mantenimiento de prensafondo ................................................................................. 1 1. Objetivo. .............................................................................................................................................. 2 2. Alcance. .............................................................................................................................................. 2 3. Políticas. ............................................................................................................................................. 2 4. Definiciones. ....................................................................................................................................... 2 5. Desarrollo. .......................................................................................................................................... 3 5.1 Diagrama de flujo.............................................................................................................................. 3 5.2 Descripción de actividades. .............................................................................................................. 4 6. Referencias o documentos relacionados. .......................................................................................... 7 7. Anexos y registros usados.................................................................................................................. 7 8. Listas maestras relacionadas al procedimiento ................................................................................. 7 9. Lista de distribución. ........................................................................................................................... 7 10. Control de cambios. .......................................................................................................................... 7 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 9 Revisión: 01 Nivel: 02 I. INTRODUCCIÓN Desde sus inicios, el FCE concentró una parte sustantiva de sus esfuerzos en la distribución y venta de libros, incorporando paulatinamente, desde los años cuarentas, las mejores técnicas para la promoción comercial incluyendo la edición de boletines y catálogos así como la capacitación de los vendedores; fue hasta los años noventas en que se plantea el diseño en la estructura orgánica de áreas dedicadas a la mercadotecnia y publicidad. Al inicio de su gestión, la administración detectó como uno de sus grandes retos, lograr que el público lector no sólo identificará al FCE como la editorial de mayor tradición en el país, sino que conociera a través de diversas acciones de difusión, qué títulos y qué autores edita día con día nuestra institución; y que esta presencia fuera respaldada por una presencia constante en los medios de comunicación. Para lograr estos fines, fue creada la Gerencia de Comunicación y Mercadotecnia, la cual articula de manera consistente esfuerzos encaminados a fortalecer la imagen institucional y la presencia de la oferta editorial ante el público lector y librero. La Junta Directiva aprobó su creación el 11 de julio de 2002 durante la segunda sesión ordinaria de ese año; en esa misma sesión, se autorizó la emisión de un nuevo Estatuto Orgánico; el trámite del registro correspondiente (junto con el de toda la estructura del FCE) ante la Secretaría de Educación Pública y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, estableció su vigencia organizacional a partir de diciembre de 2002. En 2003, se realizó al interior de la Gerencia la reubicación interna del Departamento de Difusión que pasó de la Subgerencia de Comunicación y Relaciones Públicas a la Subgerencia de Mercadotecnia; dicha modificación fue vigente desde el 16 abril de 2003, y fue autorizada por la Junta Directiva el 13 de marzo, en su primera sesión ordinaria de 2003. Con base a las modificaciones Genéricas del Estatuto Orgánico del FCE se realizó la modificación del nombre de la Gerencia de Comunicación y Mercadotecnia por el de Coordinación General de Comunicación con una estructura vigente desde el 1 de enero de 2009. En la actualidad la Coordinación General de Comunicación, cuenta con seis jefaturas y una Coordinación de enlace; Departamento de Relaciones Públicas, Departamento de Comunicación, Departamento de Mercadotecnia, Departamento de Difusión, Departamento de Diseño publicitario, Departamento de Diseño Electrónico. La Coordinación General de Comunicación, ha establecido, para cada tipo de lanzamiento, criterios de clasificación que permiten articular las diferentes acciones que realizan las áreas Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 10 Revisión: 01 Nivel: 02 involucradas en estas actividades (diseño gráfico, comercialización así como las áreas de la propia gerencia). De igual forma, ha implementado campañas publicitarias y estrategias de mercadotecnia destinadas a mejorar la posición de las ofertas editoriales del FCE así como impulsar las librerías propias como atractivos puntos de venta en el mercado librero. A la fecha, la Coordinación General de Comunicación, muestra resultados favorables en cuanto a la oportunidad y realización de sus actividades con respecto a lo programado; de manera ilustrativa se mencionan las principales: Análisis diario de prensa, realización de expedientes de prensa, emisión de comunicados y boletines de prensa, actualización de información en página de internet, campañas de mercadotecnia, actividades de promoción, publicidad en medios, acervo de difusión, elaboración de síntesis de prensa, edición de reseñas de libros, Presentación de libros y Actividades especiales. Los retos de la Coordinación, son renovar constantemente, de acuerdo con los cambios en el entorno cultural y en el mercado librero, sus estrategias y mecanismos de trabajo, garantizando la calidad en la atención del FCE a sus autores y su presencia en la vida cultural del país. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 11 Revisión: 01 Nivel: 02 II. OBJETIVOS De la Coordinación General de Comunicación - Fortalecer la imagen del Fondo de Cultura Económica a nivel nacional e internacional, mediante la difusión y promoción de sus títulos. - Instrumentar estrategias, políticas y programas de la coordinación, calendario de relaciones públicas, mercadotecnia y publicidad. - Establecer mecanismos y campañas para mantener informada a la sociedad sobre las actividades del FCE. Del Manual - Proporcionar información sobre la integración y operación de la Coordinación General de Comunicación del Fondo de Cultura Económica, así como la ubicación de las áreas que la componen y sus relaciones de dependencia y coordinación dentro de la organización. - Delimitar las responsabilidades y funciones del personal adscrito a la Coordinación. - Presentar los principales procedimientos de trabajo y los documentos empleados en los mismos. - Constituir una base administrativa que apoye la agilización y simplificación de los procesos. - Servir como material de consulta para la inducción y capacitación del personal. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 12 Revisión: 01 Nivel: 02 III. BASE LEGAL Disposiciones normativas internas: http://www.fondodeculturaeconomica.com/Normateca.asp Disposiciones de carácter general, capitulo XIV Marco Normativo del portal de transparencia del Fondo de cultura Económica: http://portaltransparencia.gob.mx/pot/dependencia/showDependencia.do?method=begin&redire ccionado=true&_idDependencia=11249 Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 13 IV. DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN Revisión: 01 Nivel: 02 Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 14 Revisión: 01 Nivel: 02 V. MISIONES, OBJETIVOS Y FUNCIONES COORDINACIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN Misión: Que el Fondo de Cultura Económica cuente con las estrategias de comunicación y mercadeo que permitan entre los lectores y público en general el acervo editorial, promover a los autores y consolidar la imagen institucional. Objetivos: Planear y coordinar el programa anual de comunicación social en el Fondo de Cultura Económica, que permita mantener un posicionamiento en lectores y público en general. Establecer soluciones de mercadeo que faciliten una distribución y promoción de obras de la cultura nacional, iberoamericana y universal editada por el Fondo de Cultura Económica, Determinar y establecer la imagen corporativa del Fondo de Cultura Económica para mantener la uniformidad en las librerías y filiales. Funciones: -Planear y establecer las políticas en materia de comunicación social del Fondo de Cultura económica, con el propósito de que sean observadas por las áreas involucradas. -Establecer las estrategias de comunicación social y difundir el acervo editorial, para promover a los autores y consolidar la imagen institucional del Fondo de Cultura Económica. -Determinar un programa de medios de comunicación para lograr una identificación, diferenciación y preferencia con lectores y público en general. -Determinar el programa de actividades culturales, presentaciones de libros y autores, exposiciones, ferias y actos académicos para dar a conocer el acervo editorial del Fondo de Cultura Económica. -Supervisar el desarrollo del plan anual de comunicación social del Fondo de Cultura Económica, para verificar que se lleve a cabo de acuerdo con la programación y en su caso efectuar las correcciones pertinentes. -Representar a la Dirección General por acuerdo expreso para efectos de comunicación social. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 15 Revisión: 01 Nivel: 02 -Determinar la integración de contenidos de la página de Internet del Fondo de Cultura Económica en lo relativo a mercadotecnia, comunicación y actividades culturales para consolidar la imagen institucional. -Controlar el programa de relaciones públicas para cuidar la imagen institucional. -Determinar y establecer estrategias para conocer el impacto que tiene en el público la imagen del Fondo de Cultura Económica. -Establecer vínculos con instituciones culturales del Sector Público y privado para llevar a cabo intercambios culturales. -Coordinar y autorizar el presupuesto y el manejo de partidas restringidas que se reportan a la Coordinadora sectorial, Secretaría de Gobernación y oficina de la Presidencia de la República. -Planear y establecer las políticas en materia de mercadotecnia, publicidad y difusión del Fondo de Cultura Económica con el propósito de que sean observadas por las áreas involucradas. -Establecer el programa de mercadotecnia que proporcione elementos de decisión con base en el análisis y evaluación del entorno editorial para establecer benchmarking -Determinar el perfil de los nichos de mercado y los medios publicitarios a utilizar para dar a conocer los títulos, autores y actividades del Fondo de Cultura Económica. -Determinar el plan anual de medios y cubrir los espacios culturales para dar a conocer el acervo editorial del Fondo de Cultura Económica. -Controlar el cumplimiento de las pautas publicitarias contratadas por el Fondo de Cultura Económica. -Evaluar propuestas de comercialización en coordinación con el área comercial para las librerías. -Planear y establecer las políticas en materia de imagen corporativa del Fondo de Cultura Económica con el propósito de que sean observadas por las áreas involucradas. -Establecer la imagen corporativa para consolidarla en las librerías y filiales del Fondo de Cultura Económica. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 16 Revisión: 01 Nivel: 02 DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS Misión: Ser un vínculo para las relaciones con el entorno exterior y las áreas que conforman el Fondo de Cultura Económica con el fin de facilitar la operatividad y cumplimiento de sus objetivos Objetivo: Apoyar a la Coordinación General de Comunicación en material de Relaciones Públicas para fortalecer y estrechar las relaciones con diferentes instituciones públicas y privadas y personas del ámbito cultural del país. Funciones - Promover los títulos y autores del FCE de acuerdo con el programa editorial, con la finalidad de apoyar en el cumplimiento de los objetivos de Comunicación. - Organizar las actividades en las que se presentan y promueven la institución y sus productos, considerando criterios de racionalidad en el uso del gasto público, con el fin de que el FCE tenga mayor presencia. - Operar las relaciones públicas del FCE con sus autores y coeditores, así como con instituciones de carácter público o privado con el fin de facilitar las relaciones institucionales. - Concertar la participación de autores e intelectuales en los eventos promocionales, académicos y culturales de esta casa editorial, para dar a conocer a la institución. - Elaborar y mantener actualizados los directorios de intelectuales, autores y coeditores de los títulos a presentar, con el propósito de tener información confiable y oportuna, para futuros requerimientos. - Impulsar el interés de los autores del FCE a fin de que participen en la promoción de sus obras publicadas por esta casa editorial. - Coordinar la logística de relaciones públicas en los eventos promocionales de los autores y productos del FCE, para tener una optima participación y actuación en dichos eventos. - Elaborar el programa de relaciones públicas y supervisar su adecuada realización, con el fin de contar con información confiable y oportuna que ayude en la toma de decisiones. - Aportar la información que se considere pertinente para el contenido de la página de Internet del FCE en lo relativo a relaciones públicas y actividades culturales. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 17 Revisión: 01 Nivel: 02 - Coordinar la participación del FCE en lo relativo a comunicación, relaciones públicas y actividades culturales en las ferias del libro y diversas actividades donde se programe participar. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 18 Revisión: 01 Nivel: 02 DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN Misión: Dar a conocer entre los lectores y el público en general, a través de los diversos medios de comunicación, las actividades del Fondo de Cultura Económica, su acervo editorial y sus autores, para consolidar la imagen institucional. Objetivos: Desarrollar y operar las estrategias de comunicación que permitan posicionar al Fondo de Cultura Económica, su acervo editorial y sus autores, en los medios de comunicación. Evaluar permanentemente y registrar la presencia del Fondo de Cultura Económica en los medios de comunicación. Funciones: - Difundir la labor de la institución, sus autores y el acervo editorial en los medios de comunicación para que el público especializado y el público en general, se acerquen a los diversos productos editoriales del Fondo. -Elaborar materiales informativos tales como comunicados de prensa, reportajes, crónicas y páginas editoriales, para ser difundidos a través de los medios de comunicación. -Gestionar y organizar entrevistas y ruedas de prensa para los autores y funcionarios del Fondo, a fin de difundir las obras y actividades. -Sugerir a los medios de comunicación temas que permitan consolidar la imagen institucional del FCE, sus autores, títulos y actividades, para que el público tenga un mayor conocimiento de las mismas. -Atender las solicitudes de los medios de comunicación en cuanto a reseñas, datos sobre autores y obras, invitaciones, material promocional y ejemplares de cortesía, para lograr el mejor posicionamiento de la institución en los medios de comunicación. -Mantener actualizado el portal electrónico Prensafondo a fin de que sirva de plataforma de información para los trabajadores del Fondo y para los usuarios externos. -Servir de enlace con los usuarios externos del portal Prensafondo, para aclarar sus dudas o Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 19 Revisión: 01 Nivel: 02 solventar sus necesidades de información. -Integrar los acervos periodísticos relacionados con la institución para mantener actualizado el archivo de medios. -Integrar y mantener actualizados los directorios de medios de comunicación para el uso del personal de la Coordinación General de Comunicación y, por extensión, del Fondo de Cultura Económica. -Establecer contacto con las filiales para intercambiar información de interés periodístico a fin de lograr presencia tanto en México como en el Extranjero. -Apoyar la difusión en los medios de comunicación de las iniciativas de las diferentes áreas del Fondo de Cultura Económica, para darlas a conocer al mayor número de posibles usuarios. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 20 Revisión: 01 Nivel: 02 DEPARTAMENTO DE MERCADOTECNIA Misión: Proporcionar las herramientas mercadológicas necesarias para la comercialización y promoción de las obras editadas por el Fondo de Cultura Económica y sus autores. Objetivos: - Definir las estrategias de mercadotecnia y publicidad con base en las metas institucionales de venta, imagen y difusión. - Determinar la imagen corporativa del FCE de acuerdo a lo que establezca la Coordinación General de Comunicación en conjunto con la Dirección General para su posicionamiento en el mercado. Funciones: -Elabora y ejecutar el programa de mercadotecnia, para coordinar y dar seguimiento a los proyectos establecidos por el área. -Analizar fuentes informativas internas y externas para realizar proyecciones de mercado sobre las obras editadas por el FCE. -Identificar oportunidades en materia mercadológica y publicitaria para incentivar las ventas. -Analizar nichos de mercado específicos para incrementar el número de lectores del acervo editorial del FCE. -Evaluar la frecuencia y alcance de los impactos publicitarios con el fin de medir el cumplimiento de los objetivos de comunicación. -Ejecutar el programa de comunicación del FCE con estricto apego a las disposiciones gubernamentales vigentes sobre publicidad y utilización de medios, vigilando su ejercicio presupuestal. -Elaborar y mantener actualizado un banco de datos con el acervo publicitario y promocional del FCE, con la finalidad de contar con información confiable y oportuna para futuros requerimientos. - Elaborar el programa de publicidad de la institución y una vez aprobado, supervisar su adecuada realización, verificando que el ejercicio presupuestal sea de acuerdo con las disposiciones aplicables en la materia. - Detectar oportunidades de promoción y convenios de colaboración para difundir el catálogo del Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 21 Revisión: 01 Nivel: 02 FCE, con otras editoriales y librerías. - Proporcionar estrategias de mercado para las librerías como herramientas para impulsar las ventas - Supervisar el contenido de la página de Internet del FCE en lo relativo a mercadotecnia a fin de que los elementos gráficos sean apropiados para el mensaje publicitario o de comunicación que se desea difundir. - Coordinar los programas que se instrumenten para fortalecer el vínculo entre los lectores frecuentes y la institución y proponer acciones para su difusión. - Elaborar y desarrollar el programa anual de medios del FCE para dar cumplimiento a los objetivos de comunicación establecidos en el área. - Proponer estudios de mercado con el fin de identificar mercados potenciales, el comportamiento de la competencia y el comportamiento en el mercado de las obras que edita el FCE. - Supervisar la integración de los elementos gráficos y de información que se utilicen para difundir el acervo editorial y la imagen del FCE en la publicidad y promociones. - Coordinar la elaboración de los materiales necesarios para difundir a los autores y el acervo editorial. - Realizar los trámites contractuales con los medios de comunicación para promover a la institución y sus productos. - Vigilar el cumplimiento correcto y oportuno de las pautas publicitarias contratadas por el FCE para la difusión de sus productos. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 22 Revisión: 01 Nivel: 02 DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Misión: Que el FCE cuente con los contenidos para todos los elementos gráficos que se generen como herramienta de las estrategias promocionales que el área implemente para dar a conocer el acervo editorial del Fondo de Cultura Económica y sus autores. Objetivos: Garantizar información confiable en las aportaciones de contenidos de difusión y promoción que genera la Coordinación General de Comunicación para promover los libros que publica el Fondo de Cultura Económica y sus autores. Mantener un archivo histórico de reseñas de novedades y reimpresiones del catálogo así como de autores y sus fotografías para su consulta y uso para difusión tanto en medios internos como externos. Funciones: - Recabar e integrar los elementos de difusión necesarios para promover masivamente a los autores y al acervo editorial del FCE. - Elaborar los materiales de difusión necesarios para el adecuado desarrollo de los programas de comunicación, relaciones públicas y mercadotecnia. - Conformar archivos individuales de los autores del FCE, con el fin de contar con una base de datos que permita obtener información para los fines de difusión que requiera el FCE. - Integrar un archivo de fotografías de autores del FCE con el fin de contar con imágenes para utilizarlas en los materiales de difusión y para facilitarlas a los medios de comunicación que los requieran. - Elaborar los contenidos de difusión de las actividades culturales para su inserción en las páginas de intranet e Internet. - Servir de enlace con las filiales para obtener información de autores y ediciones locales para su difusión y promoción en México. Recabar información de las novedades y de las reimpresiones a editar, así como del proceso de producción en que éstas se encuentran. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 23 Revisión: 01 Nivel: 02 DEPARTAMENTO DE DISEÑO PUBLICITARIO Misión: Proveer todo el material gráfico necesario para difundir y promover la identidad gráfica, supervisando su aplicación en las actividades, eventos públicos y productos editoriales de la institución. Objetivos: Coordinar la realización de las actividades relativas al diseño publicitario del FCE para lograr los objetivos de comunicación, mercadotecnia y publicidad. Desarrollar y manejar la imagen institucional con base en las estrategias de comunicación y objetivos del FCE en todos los elementos gráficos que se generen. Funciones: -Elaborar el diseño gráfico de forros e interiores de los catálogos, folletos y encartes de prensa solicitados por la Coordinación General de Comunicación para lograr sus objetivos promocionales. -Diseñar las inserciones para periódicos y revistas, páginas promocionales, invitaciones y carteles requeridos para la difusión de actividades y productos editoriales de la institución. -Elaborar los volantes, trípticos, anuncios, material promocional y de apoyo para las actividades culturales del FCE. -Elaborar el diseño de la imagen gráfica del FCE en su ámbito de promoción para los medios de comunicación masiva y actividades públicas. -Diseñar la imagen del FCE que se aplicará en las ferias del libro en las que se considere pertinente participar con el fin de mantener una identidad gráfica. -Verificar que el material de diseño publicitario se ajuste a los lineamientos de imagen corporativa, con la finalidad de que el FCE cumpla con la normatividad establecida. -Supervisar los proyectos gráficos de los proveedores del FCE para asegurar su óptima producción. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 24 Revisión: 01 Nivel: 02 DEPARTAMENTO DE DISEÑO ELECTRÓNICO Misión: Planear y desarrollar las actividades relativas el diseño electrónico de acuerdo con los lineamientos y políticas establecidas para el uso de la imagen corporativa del Fondo de Cultura Económica, con la finalidad de proporcionársela a las diferentes áreas Objetivo: Diseñar la imagen corporativa del Fondo de Cultura Económica que se aplicará en los diversos espacios y productos de la Web. Funciones: -Diseñar y recomendar las políticas en materia de diseño de imagen en la página Web del Fondo de Cultura económica para autorización de la Coordinación General de Comunicación. -Elaborar y proporcionar el diseño de la imagen gráfica del Fondo de Cultura Económica para los diversos espacios de la Web (Internet/intranet). -Verificar que el personal que realiza diseño gráfico en las diversas páginas de Internet del Fondo de Cultura Económica se ajuste a los lineamientos de imagen institucional correspondientes para q conserve su estándar de acuerdo a los lineamientos y políticas establecidos en la institución. -Supervisar la elaboración de productos especialmente diseñados para los espacios de Internet con el fin de promocionar y difundir las novedades, los autores y las actividades del FCE. -Desarrollar herramientas de promoción novedosas para la Web de; libros, autores y actividades del FCE para apoyar a la Gerencia de Comercialización en la difusión de sus productos para su venta en Internet y en las librerías del Fondo de Cultura Económica. -Asesorar y Supervisar la elaboración de diseños corporativos a las páginas de Internet de las filiales en el ámbito de su competencia para estandarizar diseños de acuerdo a sus necesidades y con apego a nuestras políticas de imagen corporativa. -Supervisar la actualización de las páginas de Internet que realizan las diferentes áreas del FCE para estandarizar diseños de acuerdo a sus necesidades y con apego a nuestras políticas de imagen corporativa. -Proponer y supervisar la elaboración de materiales gráficos para las pantallas de las librerías, ferias, etc. Para cuidar, fortalecer y mantener el estándar de la imagen corporativa de la institución de acuerdo a sus políticas. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 25 Revisión: 01 Nivel: 02 -Rediseñar y supervisar que el personal de las diferentes áreas mantenga la página corporativa actualizada de acuerdo con el diseño y políticas establecidas. -Desarrollar y proporcionar Banners de página a las diferentes áreas para optimizar tiempos de captura y diseño. -Supervisar al personal de las diversas áreas que realizan la actualización del archivo de gráficos de todos los productos elaborados para la Web. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 26 Revisión: 01 Nivel: 02 COORDINACIÓN DE ENLACE DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN. Misión. Obtener en materia de logística los insumos necesarios para llevar a cabo los eventos del centro cultural bella época. Objetivos. Dar seguimiento, organizar, difundir y elaborar programas de actividades para los diferentes espacios del centro cultural bella época. Funciones. -Realizar en enlace entre Departamentos de Comunicación y relaciones públicas con el centro cultural bella época. -Estudiar en materia artística los requerimientos técnicos y de cualquier otra índole y solicitarlos, para llevar a cabo los diversos actos culturales que se presentan en el centro cultural bella época. -Apoyar el desarrollo de los programas culturales y presentaciones que se lleven a cabo en el centro cultural bella época y coordinar al personal del FCE involucrado. -Entrevistar a las personas que deseen organizar actividades en el centro cultural bella época con el objeto de proponerlo en su programa de actividades, siempre y cuando cumpla con los requisitos de difusión de la cultura que tiene el centro y el FCE. -Obtener, elaborar y proponer un calendario anual de actividades para los diferentes espacios como. Cine, galería, presentación de libros, exposiciones diversas y otras actividades relacionadas con la actividad cultural. -Verificar y validar que se cumplan los lineamientos y criterios del manual de imagen corporativa e identidad gráfica del Fondo de Cultura Económica de las actividades programadas. -Comprobar que la logística de relaciones públicas en eventos promocionales de los autores y productos del FCE se lleve a cabo en forma oportuna y completa. -Realizar informes periódicos a las autoridades del FCE, sobre el tipo de eventos realizados, procedencia, costos y recuperación de gastos en su caso para que éstas evalúen la correcta utilización del centro cultural bella época. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 27 Revisión: 01 Nivel: 02 -Prestar apoyo logístico y de supervisión de eventos externos del FCE. -Solicitar el abastecimiento de los productos y servicios que se requieran para la realización de los eventos programados. -Coordinarse con el responsable de promoción de lectura para elaborar un programa de talleres y Cuentacuentos constante en la librería y de supervisar que éstas se lleven a cabo de acuerdo a lo programado, prestando todo el apoyo logístico necesario. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 28 Versión: 02 Nivel: 02 VI. POLÍTICAS Generales 1. El personal de Mando Medio y Superior deberá supervisar la ejecución de las operaciones de tal manera que se asegure un control interno eficiente y eficaz que abarque actividades de registro, autorización, verificación, revisión y resguardo de archivo, asimismo evaluar los mecanismos implementados para mejorar su funcionamiento y en su momento difundir el documento actualizado.1 1 En atención al oficio GAF/317/2014 del 23 de mayo de 2014, derivado de la recomendación de la Auditoría Superior de la Federación respecto del estudio general de la situación que guarda el sistema de control interno en el Sector Público Federal para “implementar una política general que establezca la obligación para los Mandos Medios y Superiores para la evaluación, actualización y fortalecimiento del control interno en sus ámbitos de competencia.” - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.01 Páginas : Tipo de documento: Procedimientos 29 Versión: 02 Nivel: 02 VII. PROCEDIMIENTOS - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.01 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 1 02 Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad FECHA DE AUTORIZACIÓN COMERI: 15.12.2014 DIRECCIÓN GENERAL: 18.12.2014 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.01 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 2 02 El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. 1. Objetivo. Elaborar y dar seguimiento al programa anual de promoción y publicidad del FCE, con objeto de contar con los medios necesarios para anunciar algún evento o publicación y lograr una mayor participación del público en general contribuyendo a la meta de ventas. 2. Alcance. El procedimiento tiene influencia en áreas que proporcionan información para la realización del programa, y las áreas que forman parte de la estructura vigente del FCE registrada ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Secretaría de la Función Pública. La Dirección General y la Junta Directiva, en lo correspondiente en la aprobación y conocimiento del programa anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente y del plan de erogaciones de las partidas 36201 y 33605. De manera externa, al proporcionar la información que solicitan las Dependencias responsables del Programa: Secretaría de Educación Pública (Coordinadora de Sector), Secretaría de Gobernación (autorización). 3. Políticas. 1. El titular del áreas de comunicación realizará el programa anual de promoción y publicidad basado en las obras, autores y actividades a promover y difundir en coordinación con las gerencias Editorial y Comercial. La elaboración de propuestas se realizará por la valoración del nivel de trascendencia del contenido. 2. Es responsabilidad del titular del área de comunicación la aplicación y atención de los lineamientos generales para las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la APF emitidos por la Secretaria de Gobernación, así como atender con oportunidad los compromisos que se generen con su implementación en el FCE. 3. El titular del área de comunicación elaborará el programa anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente con autorización de la Dirección General y conforme el presupuesto autorizado. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la elaboración y seguimiento Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.01 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: del programa anual de promoción y publicidad 3 02 4. La fecha límite para entregar la estrategia anual de promoción y publicidad y solicitud de autorización del programa anual de promoción y publicidad a la Secretaría de Gobernación a través de la SEP, será de acuerdo a los lineamientos publicados en el DOF en cada ejercicio fiscal. 5. El titular del área de comunicación deberá generar contenidos que eviten la discriminación de cualquier tipo o tengan como propósito difundir estereotipos de género. Traspasos de recursos 6. El titular del área de comunicación no podrá gestionar o solicitar que se efectúen traspasos de recursos de otros capítulos de gasto al concepto de servicios de comunicación social y publicidad, ni podrá incrementar, salvo en el caso de mensajes para atender situaciones de carácter contingente o cuando se requiera para promover la venta de productos o servicios que generen mayores ingresos. En ambos supuestos, se requerirá de la autorización presupuestaria de la SHCP y de la Secretaría de Gobernación en el ámbito de sus competencias. 4. Definiciones. DGNC: La Dirección General de Normatividad de Comunicación de la Secretaría SINC: Sistema de Información de Normatividad de Comunicación Plan de medios: Es la selección diversificada de medios de comunicación, necesarios para difundir una campaña de manera eficaz a la población objetivo que forma parte del programa anual de promoción y publicidad. DOF: Diario Oficial de la Federación. SEP: Secretaría de Educación Pública. SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Programa anual de promoción y publicidad: Conjunto de campañas derivadas de la estrategia anual de promoción y publicidad, encaminadas al objetivo institucional. Estrategia anual de promoción y publicidad: Instrumento de planeación que expresa los principales temas de promoción de los productos o servicios de las entidades, tendientes a incrementar sus ventas. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la elaboración y seguimiento Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.01 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 4 del programa anual de promoción y publicidad 02 5. Desarrollo. 5.1. Diagrama de flujo. Inicio Instruye al AE para que revise la publicación del DOF para conocer los lineamientos. TAC 1 Instruye al AE a que verifique si la partida 36201 cuenta con el presupuesto asignado. TAC 2 Instruye al AE a revisar medios del año anterior, presupuesto asignado y a elaborar propuesta de programa anual de promoción y publicidad. TAC 3 Recibe del AE la propuesta de programa anual de promoción y publicidad. TAC 4 Solicita al AE realizar cambios al programa. TAC 5 No Acuerdo Correo electrónico o vía telefónica FCE-CCM-RE.05 Acuerdo FCE-CCM-RE.05 ¿Está completo? Si Aprueba el programa en formato Excel y solicita reunión con el DG para su validación. TAC 6 No FCE-CCM-RE.05 ¿El programa fue validado? Si Por medio del AE envía la estrategia y el programa a la DGNC de forma electrónica y a la SEP de forma impresa. TAC 7 A través del AE solicita tarifas vigentes a los medios que integran el plan de medios y el programa anual de promoción y publicidad. TAC 8 SINC Oficio con estrategia anual de promoción y publicidad y programa anual de promoción y publicidad. Correo electrónico Vía telefónica Responsable de la actividad Ajusta el plan de medios y el programa anual de promoción y publicidad con las tarifas vigentes a través del AE. TAC 9 1 2 - FCE-CCM-RE.05 AE: DOF: DG: DGNC: SEP: SICN: TAC: Analista Especializado. Diario Oficial de la Federación. Dirección General. Dirección General de Normatividad de Comunicación. Secretaría de Educación Pública. Sistema de Información de Normatividad de Comunicación. Titular del Área de Comunicación. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.01 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 5 02 Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.01 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 6 02 5.2 Descripción de actividades. Paso - Responsable Actividad 1. Titular del área de comunicación Instruye al analista especializado para que revise la publicación del DOF con el fin de conocer los lineamientos y requerimientos a cubrir para la estrategia y el programa anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente. 2. Titular del área de comunicación 3. Titular del área de comunicación 4. Titular del área de comunicación 5. Titular del área de comunicación 6. Titular del área de comunicación Documento Acuerdo por el que se establecen los lineamientos generales para las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la APF del año correspondiente. Instruye al analista especializado para que Correo electrónico ó vía verifique con la subgerencia de finanzas telefónica que la partida 36201 cuente con el presupuesto asignado. Instruye al analista especializado para que Plan de medios y revise los medios del año anterior y en Programa anual de base a estos y al presupuesto asignado promoción y publicidad elaboré propuesta del programa anual de (FCE-CCM-RE.05) promoción y publicidad conforme a los lineamientos publicados en el DOF. Acuerdo por el que se establecen los lineamientos generales para las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la APF del año correspondiente. Recibe del analista especializado la Plan de medios y propuesta del programa anual de Programa anual de promoción y publicidad y revisa que este promoción y publicidad completo. (FCE-CCM-RE.05) ¿Está completo? Si, va al paso 6. No, continúa. Solicita al analista especializado elaborar cambios al programa anual de promoción y publicidad. ir al paso 4, (corrige) Aprueba el programa anual de promoción y publicidad en el formato Excel y solicita Plan de medios y reunión con el director general para su Programa anual de validación. promoción y publicidad (FCE-CCM-RE.05) Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad Paso Responsable Titular del área de comunicación 7. 8. Titular del área de comunicación 9. Titular del área de comunicación 10. Titular del área de comunicación 11. 12. - Titular del área de comunicación Titular del área de comunicación Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.01 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 7 Actividad ¿El programa fue validado? Si, continúa. No, va al paso 5. Instruye al analista especializado para que envíe la estrategia y el programa anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente a la DGNC de forma electrónica por medio del SINC y de forma impresa a la SEP (Coordinadora de Sector). 02 Documento Sistema de Información de Normatividad de Comunicación (SINC) Oficio con la estrategia anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente y el programa anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente Instruye al analista especializado para que Correo electrónico solicite tarifas vigentes a los medios que Vía telefónica integran el plan de medios y programa anual de promoción y publicidad. Ajusta el plan de medios y programa anual Plan de medios y de promoción y publicidad con las tarifas Programa anual de vigentes a través del analista promoción y publicidad especializado. (FCE-CCM-RE.05) Recibe del analista especializado Plan de medios y nuevamente el plan de medios y programa Programa anual de anual de promoción y publicidad con las promoción y publicidad tarifas vigentes para su aprobación. (FCE-CCM-RE.05) ¿Es aprobado? Si, ir al paso 12. No, continúa. Negocia tarifas con algunos medios. Ir al paso 9. Una vez que se cuenta con la aprobación de la estrategia y programa anual de promoción por parte de la DGNC de la Secretaría de Gobernación y con las tarifas vigentes, instruye al analista especializado para que notifique a los medios que formaran parte del programa. En caso de ser nuevo medio solicita la documentación necesaria para su contratación. Oficio de notificación Correo electrónico. Documentación necesaria para contratación Proceso 4.2 contratación del manual administrativo de Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad Paso Responsable 13. Titular del área de comunicación 14. Jefe del departamento de diseño publicitario 15. Titular del área de comunicación 16. Titular del área de comunicación 17. Titular del área de comunicación 18. Titular del área de comunicación 19. 20. Titular del área de comunicación Titular del área de comunicación Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.01 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 8 Actividad 02 Documento aplicación general en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público Consulta con las áreas editoriales las Correo electrónico novedades a publicarse y en base a estas prepara reseña y la envía al jefe del Reseña departamento de diseño publicitario para que elaboré el diseño de la inserción. Elabora diseño para la inserción y la envía al titular del área de comunicación para su aprobación. ¿Fue aprobada? Si, continúa. No, corrige. Instruye al analista especializado para Correo electrónico enviar inserciones a la SEP para su aprobación por medio de correo electrónico Recibe respuesta por parte de la SEP Correo electrónico sobre las inserciones. ¿Fue aprobado? Sí, continúa. No, corrige, va al paso 15. Envía a la SEP por medio de oficio el formato de presentación de campaña con la inserción, el correo de aprobación antes recibido y el anexo Recibe oficio con el número de clave para la inserción por parte de gobernación con copia para SEP. Instruye al analista especializado a enviar inserciones al medio para su publicación. Da seguimiento al programa y presupuesto de las inserciones publicadas a través del analista especializado. Oficio Presentación de campaña de promoción y publicidad Inserción Oficio Correo Teléfono Orden de inserción FCE-CCM-RE.06 Plan de medios Programa anual de promoción y publicidad (FCE-CCM-RE.05) Estado de cuenta - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad Paso Responsable 21. - Titular del área de comunicación Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.01 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 9 Actividad 02 Documento Recibe del analista especializado el Estado de cuenta. estado del presupuesto para su conocimiento. Fin del procedimiento. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la elaboración y seguimiento Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.01 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 10 del programa anual de promoción y publicidad 02 6. Referencias o documentos relacionados. Anexo Núm. Documento 6.1 S/N 6.2 S/N 6.3 S/N 6.4 4.2 Título Acuerdo por el que se establecen los lineamientos generales para las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la APF para el ejercicio correspondiente. Estrategia anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente (Electrónico: http://sinc.segob.gob.mx) Programa anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente (Electrónico: http://sinc.segob.gob.mx) Proceso de contratación del manual administrativo de aplicación general en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público 7. Anexos y registros usados. Anexo Núm. Documento Título 7.1 FCE-CCM-RE.04 Orden de inserción 7.2 FCE-CCM-RE.05 Plan de medios y programa anual de promoción y publicidad 7.3 FCE-CCM-RE.11 Estado de cuenta 7.4 S/N Presentación de campaña de promoción y publicidad 8. Lista maestras relacionadas al procedimiento. Id. 8.1 - No. Documento No aplica Título No aplica Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la elaboración y seguimiento Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.01 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 11 del programa anual de promoción y publicidad 02 9. Lista de distribución. Copias Distribución Área No aplica Original No aplica Gerencia de Tecnología V.E Intranet (Versión electrónica-sólo lectura) (Departamento de Gestión de Calidad) 10. Control de cambios. Fecha Versión Páginas afectadas Originador del cambio Se cambió el nombre del procedimiento. Se actualizó el procedimiento conforme a la operación interna actual. Se agregó: -La leyenda sobre discriminación. - Las políticas 1, 2, 3 y 5. - Definiciones. - Los documentos relacionados. - Los registros de estado de cuenta y presentación de campaña de promoción y publicidad. - Las referencias o documentos relacionados. - El punto 8 de listas maestras. Se modificó el término revisión por versión. 18.12.14 02 Todas Titular del área Comunicación 14.03.12 01 Todas Coordinación General de Comunicación Se modificaron las políticas y se actualizó el procedimiento conforme la actividad actual. 10.11.10 00 Todas Coordinación General de Comunicación. Se valida y aprueba por el COMERI y Dirección General. - de Naturaleza del cambio Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad Anexo 7.1 FCE-CCM-RE.05 Plan de medios y programa anual de promoción y publicidad - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad 1 2 3 4 5 6 7 8 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad Instructivo de llenado 1. Título: Plan de medios y programa anual de promoción y publicidad 2. Objetivo del registro: Dar cumplimiento gubernamentales. al programa establecido con estricto apego a las disposiciones 3. Responsable de su llenado: Titular del área de comunicación. 4. Forma de llenado: Manual y/o electrónico 5. Descripción de llenado de elementos: Elemento Id. - Descripción 1. Medio Es el periódico, revista, suplemento en el cual se insertan los anuncios. 2. Propuesta 36201 Es el monto asignado que se distribuye en todos los medios. Corresponde a la partida que se reporta mensual. 3. Propuesta 33605 Es el monto asignado que se distribuye en todos los medios. 4. Total El monto total de las propuestas 36201 y 33605. 5. Total revistas Es el monto total de las revistas. 6. Gran total medios El monto total del plan de medios. 7. Programa anual de El monto total del plan de medios clasificado en diario del distrito, promoción y publicidad de los Estados, las revistas y la evaluación de campañas. 8. Total El monto total del programa anual de promoción y publicidad. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad Anexo 7.2 FCE-CCM-RE.06 Orden de inserción - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad Instructivo de llenado 1. Título: Orden de inserción. 2. Objetivo del registro: Elaborar y enviar órdenes de inserción para periódicos y revistas con objeto de desarrollar las campañas publicitarias del FCE y realizar anuncios ante sucesos relevantes, para conocimiento del público lector. 3. Responsable de su llenado: Titular del área de comunicación. 4. Forma de llenado: Manual y/o electrónico 5. Descripción de llenado de elementos: Elemento Id. - Descripción 1. México D. F., a Fecha en que se realiza la orden de inserción. 2. N° de orden El número consecutivo que se le da a la orden. 3. Atención a Nombre de la persona del medio que atiende la orden. 4. Periódico o revista Nombre del periódico o revista. 5. Cabeza del anuncio Encabezado del anuncio que se va a publicar. 6. Tamaño Medida del anuncio. 7. Fecha de publicación Fecha en que se publicará la inserción. 8. N° de inserciones Número de inserciones que se publicarán. 9. Observaciones Especificar el lugar de la publicación. 10. Condiciones Condiciones de pago. 11. Costo del anuncio Importe de la inserción sin IVA. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad - 12. Importe total Importe total de la inserción con IVA. 13. Firma del departamento Indicar nombre y firma de la persona que solicita la orden de inserción. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad Anexo 7.3 FCE-CCM-RE.11 Estado de cuenta - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad 6 8 1 2 7 3 5 4 9 10 11 12 13 14 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad Instructivo de llenado 1. Título: Estado de cuenta 2. Objetivo del registro: Conocer el estado que guarda el presupuesto asignado a las inserciones por contrato, a fin de tener un seguimiento y control que permita cumplir con los compromisos pactados en tiempo y forma. 3. Responsable de su llenado: Titular del área de comunicación. 4. Forma de llenado: Manual y/o electrónico 5. Descripción de llenado de elementos: Elemento Id. - Descripción 1. No. de orden Indicar el número de orden de inserción. 2. Fecha de publicación Indicar la fecha en la que se llevó a cabo la publicación. 3. Medio Indicar nombre del periódico o revista. 4. Sección Lugar en el periódico dónde se publica. 5. Medida Tamaño de la inserción. 6. Contrato No. de contrato otorgado por la Subgerencia de Recursos Mat. 7. Encabezado Título de la inserción que se publicó. 8. Importe Costo de la inserción. 9. Ejercido Suma de todas las inserciones publicadas. 10. Saldo del contrato Importe disponible del contrato. 11. Total del presupuesto Suma total de las dos partidas. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad - 12. Ejercido 33605 Suma total del presupuesto ejercido en ésta partida 13. Ejercido 36201 Suma total del presupuesto ejercido en ésta partida 14. Saldo total presupuesto Saldo total del contrato Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad Anexo 7.4 Presentación de campaña de promoción y publicidad - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad 10 11 12 13 - 14 Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad Instructivo de llenado 1. Título: Presentación de campaña de comunicación social 2. Objetivo del registro: Formalizar la autorización de la publicación de inserción entre el Fondo de Cultura Económica y la Secretaría de Educación Pública. 3. Responsable de su llenado: Titular del área de comunicación. 4. Forma de llenado: Manual y/o electrónico 5. Descripción de llenado de elementos: Id. Elemento Descripción Indicar la partida correspondiente al gasto, el tipo de solicitud ya o sea presentación o modificación de campaña, cabeza de sector a la que corresponde la dependencia que en este caso es el FCE y la fecha de elaboración. 1. Elige la entidad dependencia 2. Nombre de la campaña Indicar el nombre de la campaña registrada ante SEP. 3. Versión (es) Indicar el título de la versión registrada. 4. Clasificación de campaña Seleccionar la campaña que corresponde, según el menú desplegable del formato. 5. Coemisores Campo no aplicable al FCE. 6. Objetivo institucional Indicar el objetivo institucional del FCE. 7. Objetivo de comunicación Indicar el objetivo del área responsable de la campaña. 8. Meta a alcanzar Indicar la meta establecida a cubrir una vez que se concluya la campaña. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad Indicar la cobertura geográfica, ya sea nacional, estatal o internacional, vigencia y población objetivo (tipo, sexo, edad, NSE) 9. Información de campaña 10. Medios utilizar 11. Actividades complementarias 12. Razones para la utilización En su caso, indicar las razones por las que se recurrió a los de estos medios: medios. 13. Autorización de coordinadora de sector 14. Autorización del titular del Indicar nombre y firma del titular del área de comunicación. área de comunicación - de difusión a Indicar de cada medio seleccionado, los tiempos, la vigencia por tipo de medio, y el formato del mensaje. En su caso, indicar otras acciones de comunicación de apoyo a la difusión de la campaña sin utilizar medios masivos. la Indicar nombre y firma de la coordinadora de sector. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.02 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales 1 02 Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales FECHA DE AUTORIZACIÓN COMERI: 15.12.2014 DIRECCIÓN GENERAL: 18.12.2014 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.02 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales 2 02 El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. 1. Objetivo. Organizar los actos donde se realiza la promoción de las obras y autores del FCE, así como aquellos donde participa la editorial, con objeto de incentivar las ventas y lograr una mejor difusión de los títulos ante el público lector y personalidades e instituciones interesadas en el desarrollo de la vida cultural del país. Desarrollar diversas acciones de relaciones públicas, para cuidar, mantener y mejorar la relación del FCE con sus autores, coeditores e invitados a las actividades que organiza. 2. Alcance. El procedimiento influye en las actividades del área de Comunicación, tanto en actividades internas como externas. Inicia con la identificación del evento y abarca desde la solicitud de ejemplares al almacén, la elaboración del material de apoyo, la atención a los autores e invitados especiales, hasta la entrega del informe al director general 3. Políticas 1. El Jefe del Departamento de Relaciones Públicas deberá atender cualquier requerimiento de los autores relacionado con las actividades que desempeña el área, en caso de que afecte a otra área se deberá canalizar al autor con el área correspondiente. 2. En caso de exposiciones el Jefe del Departamento de Relaciones Públicas será el encargado de gestionar los trámites de contratación del seguro de las obras exhibidas con el Departamento de Adquisiciones. 3. El Jefe del Departamento de Relaciones Públicas deberá apoyar a los autores e invitados especiales en cuestiones de logística. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.02 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales 3 02 4. Definiciones Lanzamiento: Acción de sacar una obra al mercado y promocionarla con la finalidad de hacerlas llegar a un nicho especifico según sus características. Actividad especiales: Acto que realiza el FCE para difundir una obra o un tema en especial en los que se encuentran: exposiciones, lecturas en voz alta, firma de libros, conferencias, etc. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.02 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales 4 02 5. Desarrollo. 5.1. Diagrama de flujo. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.02 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así 5 como la atención a los autores e invitados especiales 02 1 Imprime el material solicitado y lo envía al JDRP. JDDP 10 Recibe el material requerido del área de diseño. JDRP 11 En caso de presentación o feria, recibe del AC los ejemplares de lanzamiento. JDRP 12 Material gráfico Material gráfico Ejemplares del lanzamiento Actualiza directorio integral de autores y personalidades en caso de presentación. JDRP 13 Para presentaciones integra listado de autores que recibirán libros de cortesía. JDRP 14 FCE-CCM-RE.01 FCE-CCM-RE.06 Carta de entrega de material Entrega invitación impresa al DG y por medio de mailing a la torre del FCE. JDRP 16 Invitación Correo electrónico Se pone en contacto con los autores para su atención y requerimientos para el acto. JDRP 17 Correo electrónico Vía telefónica ¿Requiere servicios adicionales? Da seguimiento a la solicitud de servicios realizada al responsable de la unidad de seminarios. Listado de autores Envía invitación impresa junto con un ejemplar del libro a todos los involucrados y carta de entrega del material de cortesía. JDRP 15 Solicita vía correo al responsable de la unidad de seminarios servicios de coctel, meseros y/o apoyo técnico. JDRP 18 No Sistema electrónico Correo electrónico/ vía telefónica Correo electrónico Si Solicita cotizaciones a proveedores externos. 20 JDRP JDRP 19 1 Recibe, analiza y autoriza la propuesta más viable junto con el TAC y el DG. JDRP 21 Propuesta de proveedores Instruye al asistente administrativo para que gestione la contratación de los proveedores. JDRP 22 Oficio de solicitud de contrato Pedido- contrato FCE-GAF-RE.40 3 - Cotización de proveedores externos Responsable de la actividad AC: Almacén Central DG: Director General FCE: Fondo de Cultura Económica JDDP: Jefe del Departamento de Diseño Publicitario JDRP: Jefe del Departamento de Relaciones Públicas TAC: Titular del Área de Comunicación Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.02 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así 6 como la atención a los autores e invitados especiales 02 2 En caso de autores extranjeros que acudan a la presentación, instruye al asistente administrativo para que gestione los boletos de avión y gastos de alimentación. JDRP 23 Sistema electrónico Para ferias, en su caso, solicita autorización de viáticos, boletos de avión y reservaciones de hospedaje, tanto para integrantes de la mesa como para funcionarios y personal operativo del FCE. JDRP 24 1 Confirma la participación de presentadores, moderador e invitados especiales. JDRP 25 En caso de requerir mesa de venta la solicita al JDVGS. JDRP 26 Consigue representante, levanta pedido al AC y coordina la logística con el encargado del recinto. JDVGS 27 Confirma al JDRP que esta lista la organización para la mesa de venta. JDVGS 28 Correo electrónico Vía telefónica Correo electrónico Vía telefónica Pedido FCE-ALM-RE.09 Vía telefónica Correo electrónico Coordina todo el evento, recibe a los participantes y verifica el correcto funcionamiento de aspectos técnicos. JDRP 29 Una vez finalizado el acto despide a los participantes y recaba los datos para evaluar el desarrollo e integrar el reporte de datos estadísticos. JDRP 30 Devuelve al AC los ejemplares que no se hayan vendido. JDVGS 31 Verifica que se haya realizado el pago de servicios a los proveedores. JDRP 32 Realiza el reporte de datos estadísticos y lo anexa al informe trimestral. JDRP 33 Entrega a la DG el informe del acto e informa al Órgano de gobierno. TAC 34 Fin - Reporte de datos estadísticos Memorándum de devolución FCE-GCO-RE.12 Formato de aceptación de servicios FCE-GAF-RE.21 Informe del evento Informe Responsable de la actividad AC: Almacén Central DG: Director General JDRP: Jefe del Departamento de Relaciones Públicas JDVGS: Jefe del Departamento de Ventas en Grandes Superficies TAC: Titular del Área de Comunicación Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.02 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales 7 02 5.2 Descripción de actividades. Paso 1. Responsable Jefe del departamento de relaciones públicas Actividad Documento En base al calendario mensual de actividades coordina la organización de los eventos. Procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE FCE-CCM-PR.05 ¿Es una actividad especial? Continúa al paso 2. ¿Es una feria? Ir al paso 3. 2. 3. 4. 5. 6. 7. - Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de diseño publicitario Jefe del departamento de relaciones públicas ¿Es una presentación? Ir al paso 5. Identifica que actividad especial se llevará a cabo. Ir al paso 4. Solicita formalmente los espacios a los representantes de cada feria en los plazos y términos que ellos establezcan mediante los formatos que ellos proporcionan. Solicita al almacén central vía sistema los ejemplares de lanzamiento para los participantes y el moderador, en el caso de que sobren libros, se deberá devolver al almacén acompañados de un oficio. Solicita al Jefe del departamento de diseño publicitario la elaboración del material requerido (carteles, volantes, invitaciones, mailing, etc.) conforme a especificaciones para cada tipo de lanzamiento, a través del formato correspondiente y según su caso coordina la reproducción. Elabora material requerido y lo envía al departamento de relaciones públicas por correo electrónico para su validación. Valida el material grafico y lo somete a autorización del titular del área de comunicación y envía para visto bueno del autor y editores. Calendario mensual de actividades FCE-CCM-RE.03 Calendario mensual de actividades FCE-CCM-RE.03 Pedido FCE-ALM-RE.09 Orden de trabajo FCE-CCM-RE.02 Correo electrónico Material gráfico Correo electrónico Material gráfico Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.02 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales Paso Responsable Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. - Jefe del departamento de diseño publicitario Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas 8 02 Actividad Documento En su caso, coordina la reproducción del material realizado por proveedores externos. ¿El material fue autorizado? Si, ir al paso 9. No, continúa. Informa los cambios al jefe departamento de diseño publicitario. Ir al paso 6. Notifica por correo electrónico al departamento de diseño publicitario para que proceda con la impresión del material, marcando copia al titular del área de comunicación. Imprime el material solicitado y lo envía al departamento de relaciones públicas. Material gráfico Correo electrónico /vía telefónica Correo electrónico Material gráfico Recibe el material requerido del área de diseño para difusión del lanzamiento. Material gráfico En caso de una presentación o una feria, recibe del almacén central los ejemplares del lanzamiento. Actualiza directorio integral de autores y personalidades en caso de una presentación. Para una presentación integra listado de autores que recibirán libros de cortesía. Ejemplares del lanzamiento Envía la invitación impresa junto con un ejemplar del libro a todos los involucrados en el acto y en caso necesario elabora carta de entrega del material de cortesía. Entrega invitación impresa para la presentación al director general y posteriormente envía mailing con la invitación a la torre del FCE por correo electrónico. Se pone en contacto con los autores para su atención y requerimientos para el acto. Directorio integral electrónico Listado de autores Acuse de material (FCE-CCM-RE.01) Acuse de libros (FCE-CCM-RE.06) Carta de entrega de material Invitación Correo electrónico Correo electrónico/ vía telefónica Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.02 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales Paso Responsable 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. - Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas 9 02 Actividad Documento Solicita vía correo electrónico al responsable de la unidad de seminarios los servicios de coctel, meseros y/o de apoyo técnico. Correo electrónico ¿Requieren servicios adicionales? Sí, ir al paso 20. No, continúa. Da seguimiento a la solicitud de servicios realizada al responsable de la unidad de seminarios. Ir al paso 25. En caso de requerir servicios adicionales al coctel y apoyo técnico (vino de honor, servicios gastronómicos, fotográficos, de valet parking y traducción simultánea entre otros), solicita cotizaciones a proveedores externos. Recibe, analiza y autoriza la propuesta de proveedores más viable junto con el titular del área de comunicación y el director general. Instruye al asistente administrativo para que gestione la contratación de proveedores a través del área de adquisiciones. En caso de autores en el extranjero que asistirán a la presentación, gestiona los boletos de avión, a través del sistema electrónico para la solicitud de pasajes de avión, nacionales e internacionales y gastos de alimentación. De ser necesario, organiza y monitorea el traslado del autor hacia el lugar de la presentación. Para ferias, en su caso, solicita autorización de viáticos para integrantes de la mesa (moderador y ponentes) así como boletos de avión y reservación de hospedaje incluyendo funcionarios y personal operativo del FCE. Correo electrónico/ vía telefónica Cotizaciones de proveedores externos Propuesta de proveedores Oficio de solicitud de contrato. Pedido- contrato FCE-GAF-RE.40 Sistema electrónico. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.02 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales Paso Responsable 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. - Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de ventas en grandes superficies Jefe del departamento de ventas en grandes superficies Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de ventas en grandes superficies Jefe del departamento de relaciones públicas Jefe del departamento de relaciones públicas 10 02 Actividad Documento Confirma por teléfono y/o correo electrónico la participación de los presentadores, moderador e invitados especiales al evento. En caso de requerir mesa de venta la solicita por correo electrónico al jefe del departamento de ventas en grandes superficies indicándole lugar, fecha y título a exhibir y en su caso un contacto. Consigue representante y levanta el pedido al almacén vía sistema, coordina la logística con el encargado del recinto donde se llevará a cabo la presentación. Confirma al jefe del departamento de relaciones públicas que esta listo la organización para la mesa de venta. Correo electrónico Vía telefónica Correo electrónico Vía telefónica Pedido FCE-ALM-RE.09 Vía telefónica Correo electrónico Coordina todo el evento, recibe a los participantes y al público y verifica el correcto funcionamiento de los aspectos técnicos con el fin de detectar y resolver fallas. Atiende los requerimientos de los participantes, y público en general. Toma las fotos durante el evento o en su caso convoca al fotógrafo. Una vez finalizado el acto despide a los participantes, recaba todos los datos necesarios para evaluar el desarrollo de cada presentación e integrar el reporte de datos estadísticos. Devuelve los ejemplares que no se hayan vendido al almacén central. Verifica que se haya realizado el pago de servicios a los proveedores, así como cualquier otro pago por concepto del evento. Realiza el reporte de datos estadístico de la presentación y/ o actividades especiales, y lo anexa al informe Reporte de datos estadísticos Memorándum de devolución FCE-GCO-RE.12 Formato de aceptación de servicios FCE-GAF-RE.21 Informe del evento Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.02 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales Paso Responsable 34. Titular del área de comunicación - 11 Actividad trimestral que realiza el titular del área de comunicación para entregar al gerente general. Entrega a la Dirección General el informe en el que se menciona la participación del área de relaciones públicas y el área de prensa e informa al Órgano de Gobierno de los actos. Fin del procedimiento. 02 Documento Informe Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.02 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así 12 como la atención a los autores e invitados especiales 02 6. Referencias o documentos relacionados. Anexo 6.1 Núm. Documento FCE-CCM-PR.03 Título Procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE 7. Anexos y registros usados. Anexo Núm. Documento Título 7.1 FCE-CCM-RE.01 Acuse de material 7.2 FCE-CCM-RE.06 Acuse de libros 7.3 FCE-CCM-RE.03 Calendario mensual de actividades 7.4 FCE-CCM-RE.02 Orden de trabajo 7.5 FCE-ALM-RE.09 Pedido 7.6 FCE-GCO-RE.12 Memorándum de devolución 7.7 FCE-GAF-RE.40 Pedido- contrato 7.8 FCE-GAF-RE.21 Formato de aceptación de servicios 7.9 N.A Invitación 7.10 N.A Cotizaciones de proveedores externos 7.11 N.A Reporte de datos estadísticos 7.12 N.A Informe del evento 7.13 N.A Listado de autores 7.14 N.A Carta de entrega de material - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.02 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así 13 como la atención a los autores e invitados especiales 02 8. Listas maestras relacionadas al procedimiento Id. 8.1 No. Documento Título No aplica No aplica 9. Lista de distribución. Copias Distribución Original V. E. Área No aplica No aplica Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 10. Control de cambios. Fecha 18.12.14 - Versión 02 Páginas afectadas Todas Originador del cambio Titular del área comunicación de Naturaleza del cambio Se cambió el nombre del procedimiento, alcance, el término revisión por versión, la lista de distribución. Se complementó el objetivo. Se adecuó el procedimiento a la actividad actual. Se simplificaron los procedimientos, integrando tres procedimientos en uno solo: FCE-CCM-PR.02, FCE-CCMPR.04 y FCE-CCM-PR.05. Se agregó: - La leyenda de discriminación y copias controladas. - Políticas. - Definiciones - El punto 8 de listas maestras relacionadas. Se codificó el registro “acuse de libros”. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.02 Versión: 02 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales Fecha Versión Páginas afectadas 10.11.10 01 Todas - 14 02 Originador del cambio Naturaleza del cambio Coordinación General de Comunicación Se valida y aprueba por el COMERI y Dirección General. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales Anexo 7.1 FCE-CCM-RE.01 Acuse de material - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales 1 2 3 4 5 6 7 8 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales Instructivo de llenado 1. Título: Acuse de material 2. Objetivo del registro: Llevar registro del material de lanzamiento que se entregará a los participantes y al moderador. 3. Responsable de su llenado: Jefe del departamento de relaciones públicas 4. Forma de llenado: Electrónico/manual 5. Descripción de llenado de elementos: Id. Elemento Descripción 1. Enviado a: Persona a la que se le envía el material. 2. De: Quién envía el material. 3. Concepto: Motivo por el que se envía el material. 4. Descripción Indicar el material que se envía. 6. Cantidad Cuánto material se envía. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales Id. Elemento Descripción 7. Total Indicar el total de material que se envía. 8 Quién recibe Nombre, fecha y firma de quién recibe. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales Anexo 7.2 FCE-CCM-RE.06 Acuse de libros - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales 1 2 3 4 5 6 8 7 9 10 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales Instructivo de llenado 1. Título: Acuse de libros 2. Objetivo del registro: Llevar registro de los ejemplares de lanzamiento que se entregaran de manera gratuita a los participantes y al moderador. 3. Responsable de su llenado: Jefe del departamento de relaciones públicas 4. Forma de llenado: Electrónico/manual 5. Descripción de llenado de elementos: Id. Elemento Descripción 1. Enviado a: Persona a la que se le envía el ejemplar. 2. De: Quién envía el ejemplar. 3. Fecha: Indicar la fecha en la que se envía el ejemplar. 4. Concepto Motivo por el que se envía el ejemplar. 5. Autor Autor del ejemplar. 6. Titulo Indicar el nombre del ejemplar. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales Id. Elemento Descripción 7. Editorial Indicar el nombre de la editorial que elaboró el ejemplar. 8. Cantidad Cuántos ejemplares se enviaron. 9. Total Indicar el total de los ejemplares que se envían. 10. Quién recibe Nombre, fecha y firma de quién recibe. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.03 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 1 02 Procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE FECHA DE AUTORIZACIÓN COMERI: 15.12.2014 DIRECCIÓN GENERAL: 18.12.2014 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.03 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 2 02 El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. 1. Objetivo. Realizar anualmente el programa de Relaciones Publicas, en base a este actualizar el calendario mensual de actividades programadas del FCE, con objeto de distribuir la información necesaria para conocimiento, y en su caso, ejecución de acciones por parte de las distintas áreas del FCE. 2. Alcance. El procedimiento influye en las actividades de la Dirección General (agenda de actividades), del área de Comunicación, Relaciones Públicas, así como las áreas que soliciten la integración de eventos al calendario mensual. Comienza con la realización anual del programa de Relaciones Pública, la recepción de propuestas de eventos específicos, para ser incorporados al calendario, verifica disponibilidad de fechas, gestiona aprobación del titular del área de Comunicación y el Director General, integra calendario mensual y concluye con la distribución a las diferentes áreas. 3. Políticas. 1. El Jefe del Departamento de Relaciones Públicas será el único responsable de modificar y distribuir el calendario de actividades del FCE. 2. El calendario se actualizará conforme llegue la información de las áreas del FCE y de clientes externos. 3. Durante los últimos días del mes en curso, el titular del área de Comunicación deberá solicitar al Jefe de Departamento de Relaciones Públicas revisar en conjunto el calendario del mes entrante. 4. El Jefe del Departamento de Relaciones Públicas recibe del titular de Obras para Niños y Jóvenes el calendario de actividades de su área para integrarlo al calendario mensual de actividades. 5. El calendario mensual es el documento que agenda todas las actividades del FCE ya sea internas o externas. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.03 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 3 02 4. Definiciones. Programa de relaciones públicas: Registro que integra todas las actividades del año que corresponden al departamento de relaciones públicas. Calendario mensual de actividades: Registro que integra las actividades por mes de las distintas áreas. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.03 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 4 02 5. Desarrollo. 5.1. Diagrama de flujo. Sistema electrónico - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.03 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 5 02 5.2 Descripción de actividades. Paso 1. Responsable Actividad Elabora anualmente el programa de relaciones públicas en base a los eventos Jefe del departamento a realizarse en el año e integra la de relaciones públicas calendarización mensual de actividades mensuales. Documento Programa de Relaciones Públicas FCE-CCM-RE.04 Calendario mensual de actividades FCE-CCM-RE.03 2. Jefe del departamento de relaciones públicas 3. Recibe de las áreas del FCE y de los clientes externos la solicitud de incorporación de eventos al calendario mensual de actividades programadas, precisando el tipo de organización y apoyos que requieren. Verifica disponibilidad de fechas. Jefe del departamento ¿Hay disponibilidad de fechas? de relaciones públicas Sí, ir al paso 5. No, continúa. 4. 5. 6. 7. - Informa a las áreas del FCE y/o clientes Jefe del departamento externos que no hay disponibilidad de de relaciones públicas fechas para que soliciten nuevas fechas. Ir al paso 2. Aprueba y gestiona el Vo. Bo de las propuestas de las áreas del FCE y/o clientes externos con el titular del área de Jefe del departamento Comunicación. de relaciones públicas ¿Se cuenta con el Visto bueno? Sí, ir al paso 7. No, continúa. Informa a las áreas del FCE y/o clientes Jefe del departamento externos que no procede su solicitud y de relaciones públicas explica las razones. Fin del procedimiento. Una vez autorizadas las propuestas las Jefe del departamento integra al calendario mensual de de relaciones públicas actividades y recaba datos de actividades organizadas por las librerías del interior Correo electrónico Calendario mensual de actividades FCE-CCM-RE.03 Correo electrónico Correo electrónico Vía telefónica Correo electrónico Vía telefónica Calendario mensual de actividades Correo electrónico Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la actualización y distribución del Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.03 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 6 calendario mensual de actividades del FCE Paso 8. 9. Responsable Actividad de la república a través de correo electrónico o vía telefónica. Jefe del departamento Instruye al asistente del área de de relaciones públicas comunicación para que integre el calendario mensual en la agenda electrónica a través de la interfaz de mantenimiento y la actualiza cada vez que surjan cambios Jefe del departamento Una vez que es actualizada la agenda de relaciones públicas electrónica instruye al asistente del área de comunicación para que distribuya la versión actualizada del calendario mensual de actividades, mismo que deberá enviar de manera quincenal por correo electrónico al director general con copia para la torre y librerías del FCE. 02 Documento Vía telefónica Calendario mensual de actividades Interfaz de mantenimiento Calendario mensual de actividades Correo electrónico Fin del procedimiento. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la actualización y distribución del Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.03 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 7 calendario mensual de actividades del FCE 02 6. Referencias o documentos relacionados. Anexo Núm. Documento Título No aplica N.A No aplica 7. Anexos y registros usados. Anexo Núm. Documento Título 7.1 FCE-CCM-RE.04 Programa de Relaciones Públicas 7.2 FCE-CCM-RE.03 Calendario mensual de actividades 8. Listas maestras relacionadas al procedimiento Id. No. Documento No aplica 8.1 Título No aplica 9. Lista de distribución. Copias Original V.E Distribución Área No aplica No aplica Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 10. Control de cambios. Fecha 18.12.14 - Versión Páginas afectadas Originador del cambio 01 Todas Titular del área de Comunicación Naturaleza del cambio Se definió el responsable en las políticas 1, 3 y 4 como parte del control interno, Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE Fecha Versión Páginas afectadas Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.03 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 8 02 Originador del cambio Naturaleza del cambio Se actualizó el procedimiento conforme a la actividad actual. Se agregó: -Las definiciones. -La leyenda sobre discriminación y copia controlada. -El numeral 8 de listas maestras relacionadas. -Se cambió el término revisión por versión. 10.11.10 - 00 Todas Coordinación General Comunicación. de Se valida y aprueba por el COMERI y Dirección General. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE. Anexo 7.1 FCE-CCM-RE.04 Programa de relaciones públicas - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE. Fecha de versión: N.A Referencia: FCE-CCM-PR.03 Programa de Relaciones Públicas No. Actividad 1 2 2 3 Responsable Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sept Oct 4 3 Nov Código del documento: FCE-CCM-RE.04 Versión: 00 Dic Observaciones 5 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Elaboró - 6 Aprobó 7 Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE. Instructivo de llenado 1. Título: Programa de Relaciones Públicas 2. Objetivo del registro: Llevar un programa anual de las actividades que realizará el Departamento de Relaciones Públicas. 3. Responsable de su llenado: Jefe del Departamento de Relaciones Públicas 4. Forma de llenado: Electrónico 5. Descripción de llenado de elementos: Id. Elemento Descripción 1 Título Indicar el título del documento. 2 Actividad Indicar la actividad que se realizará. 3 Responsable Indicar el nombre del encargado de llevar a cabo la actividad. 4 Periodo Indicar el mes programado para realizar la actividad. 5 Observaciones Comentarios programada. - en base a la actividad Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE. Id. Elemento Descripción 6 Elaboró Indicar nombre y firma de la persona que elaboró el registro. 7 Aprobó Indicar nombre y firma de la persona que aprobó del registro. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE. Anexo 7.2 FCE-CCM-RE.03 Calendario de actividades - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE. 1 2 3 4 5 6 7 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE. Instructivo de llenado 1. Título: Calendario de actividades. 2. Objetivo del registro: Recabar en forma integral el calendario mensual de actividades programadas del FCE, con objeto de distribuir la información necesaria para conocimiento, y en su caso, ejecución de acciones por parte de las distintas áreas del FCE. 3. Responsable de su llenado: Jefe del Departamento de Relaciones Públicas 4. Forma de llenado: Electrónico 5. Descripción de llenado de elementos: Id. Elemento Descripción 1 Título y periodo Indicar el título del documento y periodo en el que se realizaran las actividades. 2 Fecha Indicar la fecha en que se realizara. 3 Día Indicar el día en que se realizara el evento. 4 Lugar Indicar el lugar donde tendrá sede del evento. 5 Horario Indicar la hora en que se llevara a cabo el - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE. Id. Elemento Descripción evento. 6 Evento Indicar el nombre del evento. 7 Referencia Indicar el nombre de la persona que está a cargo del evento. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, autores y programas especiales Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de Versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.06 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 1 02 Procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentación de libros, autores y programas especiales. FECHA DE AUTORIZACIÓN COMERI: 15.12.2014 DIRECCIÓN GENERAL: 18.12.2014 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.06 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 2 autores y programas especiales 02 El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. 1 Objetivo. Garantizar la presencia y el interés de los medios de comunicación en las actividades que realiza el FCE para promover sus obras y autores, con objeto de lograr una mejor cobertura en la difusión que se realiza para el público en general. 2. Alcance. El procedimiento tiene relación directa con las actividades de las gerencias Editorial, Producción y Comercialización, ya que convoca a los medios conforme a las actividades que promueven dichas áreas, así como la Dirección General y la propia área de Comunicación. Entre las estrategias de promoción están: la conformación de paquetes de información, boletines y entrega de cortesías, principalmente libros de áreas de su difusión, tanto para los lanzamientos AAA, AA y A. Inicia con actividades culturales, presentaciones o publicaciones de las obras, incluye la difusión de las obras y termina con la actualización del portal Prensafondo.. 3. Políticas. 1. Se proporcionará atención a todos los medios de comunicación, especialmente de perfil cultural interesados por la información que genera el FCE. 2. Para organizar presentaciones de cualquier lanzamiento es necesario que el titulo este autorizado por el Comité Interno de Selección de Obras. 3. Para organizar la presentación de cualquier lanzamiento es necesario, que el libro se encuentre distribuido en librerías del FCE con anticipación a la fecha en que se programe el lanzamiento, de acuerdo con la información que proporcione la Gerencia de Comercialización. 4. El Jefe del Departamento de Comunicación deberá mantener actualizado el directorio de medios de comunicación, impreso y electrónico, tanto del Distrito Federal como del interior de la república; incluidos teléfonos celulares y particulares de editores, reporteros y columnistas, así como números de fax y correo electrónico. 5. Los paquetes informativos deberán contener: libros de cortesías y boletines. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, autores y programas especiales Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.06 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 3 02 6. Difusión en medios especializados, en esta clasificación se incluyen las obras de promoción académica y obras de coyuntura mediática. 7. El titular del área de Comunicación será el encargado de gestionar anualmente los trámites con el área de adquisiciones para contratar a la empresa que llevará a cabo el estudio de la presencia del FCE en los medios de comunicación, así como de asegurarse de contar con el presupuesto necesario para dicha contratación. 8. La empresa especialista en medios deberá entregar semanalmente al Jefe del Departamento de Comunicación un reporte de impacto de la presencia del Fondo de Cultura Económica en los medios de comunicación. 4. Definiciones Lanzamiento A: son todas aquellas obras dirigidas a sectores específicos, como el académico que representan ventas constantes. (Desplazamiento a nicho específico) Lanzamiento AA: son aquellas obras que puedan ser materia de interés en los medios de comunicación, ya sea por tratarse de un tema de coyuntura o porque el autor tenga presencia constante en los medios. (Difusión prioritaria) Lanzamiento AAA: son las obras que se promuevan como lanzamiento estelar, serán aquellas obras consideradas como grandes lanzamientos en el año. (Difusión estelar) - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, autores y programas especiales Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.06 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 4 02 5. Desarrollo. 5.1 Diagrama de flujo. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, autores y programas especiales - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.06 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 5 02 Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.06 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 6 02 autores y programas especiales 2 Realiza grabación en audio de la rueda de prensa y entrevistas. TAC 19 2 Realiza evaluación del acto. JDC 20 Registro de prensa FCE-CCM-RE.07 Informa a la TAC el resultado de la rueda de prensa. JDC 21 Recibe de la EEM el informe de la presencia del FCE en medios de comunicación. JDC 22 Revisa el resultado e integra y presenta la síntesis informativa al TAC para su aprobación. JDC 23 Revisa y aprueba la síntesis informativa y la entrega a la Dirección General, gerentes, coordinadores, subgerentes y jefes para su conocimiento. TAC 24 Registra las ruedas de prensa, presentaciones y entrevistas generadas exclusivas en el portal prensafondo. JDC 25 Informe de impacto Síntesis informativa Correo electrónico Portal prensa a fondo Fin Responsable de la actividad EEM: Empresa Especialista en Medios JDC: Jefe del Departamento de Comunicación TAC: Titular del Área de Comunicación - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.06 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 7 02 autores y programas especiales 5.2 Descripción de actividades. Paso 1. 2. 3. 4. 5. 6. Responsable Actividad Recibe del almacén central el reporte Jefe del departamento diario de obras publicadas (novedades y de comunicación reimpresiones). Jefe del departamento Revisa reporte de diario de obras de comunicación publicadas. Selecciona los medios nacionales y en su Jefe del departamento caso los extranjeros para enviar cortesías de comunicación en base al perfil del medio o el interés en la obra. Instruye al técnico de difusión a solicitar al Jefe del departamento almacén central de forma electrónica, los de comunicación ejemplares que se entregarán de cortesía a los medios seleccionados. Recibe a través del técnico de difusión los Jefe del departamento ejemplares del almacén central y verifica de comunicación que sean los ejemplares solicitados. Documento Obras publicadas Medios comunicación de Pedido (FCE-ALM-RE.09) Acuse Libros de cortesía Jefe del departamento Arma paquetes informativos, los cuales Boletines de comunicación contienen: libros de cortesía y boletines. Envía paquetes informativos a los medios seleccionados a través de mensajería interna o externa. 7. 8. 9. 10. 11. - Jefe del departamento de comunicación ¿Se requiere entrevista con el autor? Si, continúa. No, ir al paso 11. Coordina fecha y lugar de la entrevista con el autor y los medios de comunicación por Jefe del departamento medio de correo electrónico o vía de comunicación telefónica, asentándola en el control de la agenda de entrevistas del autor. Ejecuta las entrevistas conforme agenda y proporciona atención personalizada a los reporteros y al autor. Jefe del departamento de comunicación ¿Se realizará presentación? Si, continúa. No, ir al paso 14. Elabora agenda de medios de Jefe del departamento comunicación en su caso con entrevistas de comunicación exclusivas. Jefe del departamento Coordina el envío de las invitaciones para de comunicación las presentaciones. Acuse de material (FCE-CCM-RE.01) Correo electrónico Vía telefónica Agenda de entrevistas (FCE-CCM-RE.08) Agenda de entrevistas (FCE-CCM-RE.08) Registro de prensa (FCE-CCM-RE.07) Agenda de medios (FCE-CCM-RE.09) Correo electrónico Invitación de prensa Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.06 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 8 02 autores y programas especiales Paso 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. Responsable Actividad Jefe del departamento Brinda atención personalizada a medios y de comunicación autores durante la presentación. Graba en audio la presentación así como Titular del área de las entrevistas que se realicen. Comunicación Ir al paso 20. Organiza la rueda de prensa para difundir Jefe del departamento la obra, determina la logística necesaria de comunicación para la actividad. Convoca a medios de comunicación por Jefe del departamento medio de invitaciones de prensa, mismas de comunicación que realiza el jefe del departamento de relaciones públicas. Solicita al departamento de relaciones Titular del área de públicas los personificadores necesarios Comunicación para la rueda de prensa. Integra el material que se ocupará durante Jefe del departamento las ruedas de prensa: trípticos, boletines, de comunicación según el caso. Ejecuta la rueda de prensa, registra a los Jefe del departamento representantes de los medios de de comunicación comunicación asistentes a la rueda de prensa. Titular del área de Realiza grabación en audio de la rueda de Comunicación prensa. Jefe del departamento Realiza evaluación del acto en base al de comunicación número de medios que acudieron. Jefe del departamento Informa al titular del área de comunicación de comunicación el resultado de la rueda de prensa. Recibe de la empresa especialista en Jefe del departamento medios el informe de la presencia del FCE de comunicación en medios de comunicación Revisa el resultado e integra y presenta la Jefe del departamento síntesis informativa que incluye de comunicación información de filiales al titular del área de comunicación para su aprobación. Revisa y aprueba la síntesis informativa y la entrega a la Dirección General, a los Titular del área de gerentes, coordinadores, subgerentes y comunicación jefes de departamento para su conocimiento. Registra la rueda de prensa, presentaciones y entrevistas exclusivas en Jefe del departamento el portal Prensa a fondo. de comunicación Documento Registro de prensa (FCE-CCM-RE.07) Invitación de prensa Personificadores Material prensa rueda Registro de prensa (FCE-CCM-RE.07) Registro de prensa (FCE-CCM-RE.07) Informe del impacto Síntesis informativa Correo electrónico Portal prensa a fondo Fin del procedimiento. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - de Procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.06 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 9 02 autores y programas especiales 6. Referencias o documentos relacionados. Anexo Núm. Documento No aplica 6.1 Título No aplica 7. Anexos y registros usados. Anexo Núm. Documento Título 7.1 FCE-CCM-RE.07 Registro de prensa 7.2 FCE-CCM-RE.08 Agenda de entrevistas 7.3 FCE-CCM-RE.09 Agenda de medios 7.4 FCE-CCM-RE.01 Acuse de material 7.5 No aplica Acuse 7.6 No aplica Cortesías 7.7 S/N Formato de invitación de prensa 7.8 S/N Síntesis informativa 7.9 No aplica Obras publicadas 7.10 FCE-ALM-RE.09 Pedido 8. Listas maestras relacionadas al procedimiento Id. 8.1 - No. Documento No aplica Título No aplica Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.06 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 10 02 autores y programas especiales 9. Lista de distribución. Copias Distribución Original V.E Área No aplica No aplica Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 10. Control de cambios. Fecha - Versión Páginas Afectadas Originador del cambio Naturaleza del cambio 18.12.14 01 Todas Titular del área de comunicación Se redefinió el alcance. Se cambió el nombre del procedimiento. -El procedimiento se adecuó a la actividad actual. Se agregó: -Las políticas 4, 5, 7 y 8. -Las definiciones de Lanzamiento A, AA y AAA. -El instructivo de llenado de los registros. -El apartado 8 Listas maestras relacionadas al procedimiento. -La leyenda sobre copias controladas y no discriminación. Se codificaron los registros de: -Registro de prensa (FCE-CCMRE.07) -Agenda de entrevistas (FCECCM-RE.08) -Agenda de medios (FCE-CCMRE.09) Se cambió el término revisión por versión. 10.11.10 00 Todas Coordinación General Comunicación. Se valida y aprueba por el COMERI y Dirección General. de Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, autores y programas especiales Anexo 7.1 Registro de prensa (FCE-CCM-RE.07) - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, autores y programas especiales 1 2 3 4 - 5 6 7 Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, autores y programas especiales Instructivo de llenado 1. Título: Registro de prensa 2. Objetivo del registro: Llevar un registro de los medios que asisten a cada evento realizado por el departamento de comunicación. 3. Responsable de su llenado: Jefe del Departamento de Comunicación 4. Forma de llenado: Manual/Electrónica 5. Descripción de llenado de elementos: Elemento Id. - Descripción 1. Presentación Indicar el nombre del evento que se va a realizar. 2. Fecha Indicar el día, mes y año del evento. 3. Lugar Indicar el lugar donde se llevará a cabo el evento. 4. Medio Indicar el nombre del medio de comunicación que asiste al evento. 5. Reportero Indicar el nombre del reportero por parte del medio de comunicación que asiste al evento. 6. Correo Indicar el correo electrónico del reportero que asiste al evento. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, autores y programas especiales Elemento Id. 7. Teléfono - Descripción Integra el número de teléfono del reportero que asistió al evento. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, autores y programas especiales Anexo 7.2 Agenda de entrevistas (FCE-CCM-RE.08) - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, autores y programas especiales Fecha de versión: Referencia: FCE-CCM-PR.06 Código del documento: FCE-CCM-RE.08 Versión: 01 Agenda de entrevistas con ___________________________________________ ____________________________________________________________ 1 _________________________________ Hora Reportero 2 - 3 Medio Modo 4 Lugar 5 6 Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, autores y programas especiales Instructivo de llenado 1. Título: Agenda de entrevistas 2. Objetivo del registro: Llevar un control de las entrevistas programadas por autor. 3. Responsable de su llenado: Jefe del Departamento de Comunicación 4. Forma de llenado: Manual/Electrónica 5. Descripción de llenado de elementos: Elemento Id. - Descripción 1. Agenda de entrevistas con Indicar el nombre de la persona que participará en la entrevista, el título y la fecha en la que se llevará a cabo la entrevista. 2. Hora: Indicar la hora en la que se llevará a cabo la entrevista. 3. Reportero: Indicar si la entrevista se llevará presencial o vía remota. 4. Medio: Indicar el nombre donde se llevará acaba la entrevista. 5. Modo: Indicar si la entrevista se llevará presencial o vía remota. 6. Lugar: Indicar el lugar donde se llevará a cabo la entrevista. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, autores y programas especiales Anexo 7.3 Agenda de medios (FCE-CCM-RE.09) - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, autores y programas especiales - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, autores y programas especiales Instructivo de llenado 1. Título: Agenda de medios 2. Objetivo del registro: Llevar un control de todos los medios de comunicación que cubren al FCE. 3. Responsable de su llenado: Jefe del Departamento de Comunicación 4. Forma de llenado: Manual/Electrónica 5. Descripción de llenado de elementos: Elemento Id. - Descripción 1. Medio Indicar el nombre del medio de comunicación que cubre al FCE ya sea de periódico, radio, televisión, revistas, agencias o web (medios digitales). 2. Datos del editor Indicar el nombre del editor, teléfono, correo electrónico o cualquier dato del editor que se requiera. 3. Reporteros (as) Indicar el nombre de los reporteros (as). Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, autores y programas especiales Anexo 7.4 Acuse de material (FCE-CCM-RE.10) - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, autores y programas especiales 1 2 3 4 5 6 7 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Anexos del procedimiento para garantizar la presencia del FCE en medios de comunicación a través de actividades culturales, promoción y presentaciones de libros, autores y programas especiales Instructivo de llenado 1. Título: Acuse de material 2. Objetivo del registro: Llevar registro de los paquetes informativos que se entregarán a los medios seleccionados. 3. Responsable de su llenado: Jefe del Departamento de comunicación 4. Forma de llenado: Electrónico/manual 5. Descripción de llenado de elementos: Id. Elemento Descripción 1. Enviado a: Persona a la que se le envía el material. 2. De: Quién envía el material. 3. Concepto: Motivo por el que se envía el material. 4. Cantidad Cuánto material se envía. 5. Descripción Indicar el material que se envía. 6. Observaciones Indicar en su caso algún comentario adicional. 7. - Favor de anotar nombre, fecha y firma Indicar nombre, fecha y firma de quien recibe de quien recibe. los paquetes. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para cubrir las actividades relacionadas con medios de comunicación durante la participación del FCE en ferias de libros. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.07 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 1 02 Procedimiento para cubrir las actividades relacionadas con medios de comunicación durante la participación del FCE en ferias de libros. FECHA DE AUTORIZACIÓN COMERI: 15.12.2014 DIRECCIÓN GENERAL: 18.12.2014 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.07 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para cubrir las actividades relacionadas con medios de comunicación durante la participación del FCE en ferias de libros. 2 02 El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. 1. Objetivo. Garantizar la presencia y el interés de los medios de comunicación en las actividades que realiza el FCE en las ferias del libro, con objeto de lograr una mejor cobertura para mantener informado al público en general. 2. Alcance. El procedimiento atañe al área de Comunicación ya que integra paquetes de información para los medios y los convocan conforme las estrategias planteadas por las instancias superiores. 3. Políticas. No aplica. 4. Definiciones Lanzamiento A: son todas aquellas obras dirigidas a sectores específicos, como el académico que representan ventas constantes. (Desplazamiento a nicho específico) Lanzamiento AA: son aquellas obras que puedan ser materia de interés en los medios de comunicación, ya sea por tratarse de un tema de coyuntura o porque el autor tenga presencia constante en los medios. (Difusión prioritaria) Lanzamiento AAA: son las obras que se promuevan como lanzamiento estelar, serán aquellas obras consideradas como grandes lanzamientos en el año. (Difusión estelar) - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.07 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para cubrir las actividades relacionadas con medios de comunicación durante la participación del FCE en ferias de libros. 3 02 5. Desarrollo. 5.1Diagrama de flujo. Inicio Recibe del GE la propuesta de actividades a desarrollar en las ferias. TAC 1 Propuesta de actividades Se reúne con el DG y el GE para comentar la propuesta de actividades para las ferias. TAC 2 Realiza las correcciones correspondientes. GE No ¿Fue autorizada? 3 Si Coordina con el GE los horarios, espacios y gestionan la presencia de autores y participantes. TAC 4 Correo electrónico Vía telefónica Proporciona atención a los representantes de medios de comunicación interesados en el FCE. JDC 5 Dependiendo del tema o importancia graba en audio las entrevistas a autores y funcionarios del FCE. JDC 6 Solicita al SRMySG grabación en audio de las actividades culturales organizadas por el FCE. TAC 7 Monitorea y registra las menciones de prensa en el portal Prensa Fondo. JDC 8 Fin - Correo electrónico Portal prensa a fondo. Responsable de la actividad GE: Gerente Editorial FCE: Fondo de Cultura Económica JDC: Jefe del Departamento de Comunicación SRMySG: Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales TAC: Titular del Área de Comunicación Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.07 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para cubrir las actividades relacionadas con medios de comunicación durante la participación del FCE en ferias de libros. 4 02 6. Descripción de actividades. Paso 1. Responsable Titular del área de comunicación 2. Titular del área de comunicación 3. 4. Gerente editorial Titular del área de comunicación 5. Jefe del departamento de comunicación 6. Jefe del departamento de comunicación 7. Titular del área de comunicación 8. Jefe del departamento de comunicación Actividad Documento Recibe del gerente editorial la propuesta de actividades a desarrollar en las ferias. Propuesta de actividades a desarrollar Se reúne con el director general y el gerente editorial para comentar la propuesta de actividades para las ferias. ¿Fue autorizada por el director general? Sí, ir al paso 4. No continúa. En caso de correcciones a la propuesta hace las modificaciones correspondientes. Ir al paso 2. Coordina con el gerente editorial los horarios, espacios y gestionan la presencia de autores o participantes. Correo electrónico/ Vía telefónica Conforme la estrategia acordada, proporciona atención a los representantes de medios de comunicación interesados en la institución, en sus actividades culturales durante la feria, en sus autores y en sus funcionarios. Nota: de acuerdo a la naturaleza de los actos y a las necesidades de los medios, se repetirían las actividades relativas a los lanzamientos A, AA y AAA. Dependiendo del tema o importancia grabar en audio, las eventuales entrevistas a autores y funcionarios de la institución Solicita grabación en audio de las actividades culturales organizadas por la Correo electrónico institución al subgerente de recursos materiales y servicios generales. Monitorea y registra las menciones de prensa generados por las diversas actividades, en el portal Prensa Fondo Portal Prensa Fondo Fin del procedimiento. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.07 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para cubrir las actividades relacionadas con medios de comunicación durante 5 la participación del FCE en ferias de libros. 02 6. Referencias o documentos relacionados. Anexo Núm. Documento Título No aplica 6.1 No aplica 7. Anexos y registros usados. Anexo Núm. Documento Título No aplica 7.1 Propuesta de actividades a desarrollar 8. Listas maestras relacionadas al procedimiento. Id. No. Documento No aplica 8.1 Título No aplica 9. Lista de distribución. Copias Distribución Original V.E Área No aplica No aplica Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 10. Control de cambios. Fecha Versión Páginas Afectadas Originador del cambio Naturaleza del cambio Se cambió el término revisión por versión. 18.12.14 01 Todas Titular del área de comunicación Se adecuó el procedimiento a la actividad actual. Se agregó la leyenda de no - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.07 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento para cubrir las actividades relacionadas con medios de comunicación durante la participación del FCE en ferias de libros. Fecha Versión Páginas Afectadas 6 02 Originador del cambio Naturaleza del cambio discriminación, de copias controladas y el punto 8 de listas maestras relacionadas. Se cambió información del punto 9. Lista de distribución. 10.11.10 - 00 Todas Coordinación General Comunicación. de Se valida y aprueba por el COMERI y Dirección General. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para elaborar material de prensa y dar seguimiento a la presencia del FCE en medios de comunicación. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.08 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 1 Revisión: 00 Nivel: 02 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR MATERIAL DE PRENSA Y DAR SEGUIMIENTO A LA PRESENCIA DEL FCE EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN Procedimiento para elaborar material de prensa y dar seguimiento a la presencia del FCE en medios de comunicación. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.08 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 2 Revisión: 00 Nivel: 02 1. OBJETIVO. Elaborar el material de prensa que genera el FCE y dar seguimiento a la repercusión que tiene la institución en los medios de comunicación. 2. ALCANCE. El procedimiento tiene influencia en las actividades de las áreas de la Coordinación General de Comunicación ya que entrega y genera información para los medios y los atiende conforme las estrategias planteadas por las instancias superiores. Procedimiento para elaborar material de prensa y dar seguimiento a la presencia del FCE en medios de comunicación. 5. DESARROLLO. 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.08 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 3 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para elaborar material de prensa y dar seguimiento a la presencia del FCE en medios de comunicación. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.08 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 4 Revisión: 00 Nivel: 02 5.2DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. PASO RESPONSABLE 1. Departamento de Comunicación 2. Departamento de Comunicación 3. Coordinación General de Comunicación. 4. Coordinación General de Comunicación. ACTIVIDAD DOCUMENTO Mantiene actualizado el directorio de medios de comunicación, impresos y electrónicos, tanto del Distrito Federal como del interior de la república; incluidos teléfonos de redacciones, teléfonos celulares y particulares de editores, reporteros y columnistas, así como números de fax y correo electrónico. De igual forma, mantiene actualizado el directorio de medios internacionales. Propone acciones a realizar conforme programa de la Coordinación General de Comunicación. Recibe la propuesta, si está de acuerdo, la aprueba y gestiona el Visto Bueno de la Dirección General. Cualquiera de estas áreas puede integrar precisiones y solicitudes de información o de libros que haya recibido por parte de representantes de los medios de comunicación. Atiende las solicitudes recibidas así como el programa de trabajo. Determina Acciones a realizar. Si hay que dar seguimiento a los medios: 5. 6. Coordinación General de Comunicación. Coordinación General de Para el caso de solicitud de información o de libros, se realiza envío de información con Formato de base en las solicitudes específicas de los Distribución de propios medios (libros de cortesía, reseñas, libros sin cargo datos sobre autores y obras, invitaciones, material promocional) y en el interés propio Formato de Salida de Libros de la institución. Tramita el envío del material por mensajería interna o externa. Elabora y actualiza base de datos de los libros enviados como cortesías de prensa. Revisa diariamente los medios impresos y electrónicos para detectar las menciones sobre autores, obras y actividades de Fondo Procedimiento para elaborar material de prensa y dar seguimiento a la presencia del FCE en medios de comunicación. PASO RESPONSABLE Comunicación. 7. Coordinación General de Comunicación. 8. Coordinación General de Comunicación. 9. Coordinación General de Comunicación. 10. Coordinación General de Comunicación. 11. Departamento de Comunicación Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.08 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 5 ACTIVIDAD Revisión: 00 Nivel: 02 DOCUMENTO de Cultura Económica. Revisa diariamente los medios impresos y electrónicos para detectar las principales noticias del ámbito cultural, nacional e internacional, así como las que se refieren a la industria editorial. Jerarquiza las notas periodísticas para incorporarlas en el portal Prensafondo actualizando las secciones de “Noticias” “Noticias internacionales” y “Panorama cultural” Mantiene comunicación constante con las Filiales del FCE para recabar las noticias que se generan en los medios de comunicación de esos países, con relación a las actividades de Fondo, para incluirlas en la sección de “Noticias internacionales” del Portal Prensafondo. Elabora expedientes de prensa, con base en el lanzamiento de publicaciones y la presentación de los libros Expediente de prensa Remite expedientes de prensa para su entrega a los autores involucrados a través del Departamento de Relaciones Públicas (en ocasiones, el propio departamento realiza esta actividad durante las ruedas de prensa). Pasa a la actividad 12 Si hay que elaborar material de prensa: Elabora proyecto de Comunicados Boletines de prensa. 12. Departamento de Comunicación 13. Coordinación General de Comunicación Recibe la propuesta, si está de acuerdo, la aprueba y gestiona el Visto Bueno y autorización de la Dirección General 14. Coordinación General de Distribuye los comunicados y boletines vía correo electrónico y vía fax. y Proyecto de comunicados y boletines de prensa Procedimiento para elaborar material de prensa y dar seguimiento a la presencia del FCE en medios de comunicación. PASO RESPONSABLE Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.08 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 6 ACTIVIDAD Revisión: 00 Nivel: 02 DOCUMENTO Comunicación 15. Coordinación General de Comunicación Actualiza el Portal Prensafondo en su sección “sala de Prensa, boletines y Base de datos del comunicados” portal Prensafondo Fin del procedimiento Procedimiento para elaborar material de prensa y dar seguimiento a la presencia del FCE en medios de comunicación. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.08 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 7 Revisión: 00 Nivel: 02 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. COPIAS Original 1 N. A. DISTRIBUCIÓN ÁREA Representante de la Dirección Gerencia de Tecnología Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 9. CONTROL DE CAMBIOS. FECHA REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS 10.11.10 00 Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO Coordinación Se valida y aprueba por el General de COMERI y Dirección Comunicación. General. Procedimientos para la generación de productos y estudios de mercadotecnia Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.09 Páginas 1 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos PROCEDIMIENTO PARA LA GENERACIÓN DE PRODUCTOS Y ESTUDIOS DE MERCADOTECNIA Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para la generación de productos y estudios de mercadotecnia Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.09 Páginas 2 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Revisión: 00 Nivel: 02 1. OBJETIVO. Coordinar la producción de los artículos promocionales y la elaboración de estudios de mercado, que permitan preservar la imagen institucional y de marca del FCE, ante los usuarios finales vinculados a través de las áreas editorial o comercial. 2. ALCANCE. El procedimiento tiene influencia en las actividades de la Coordinación General de Comunicación, en cuanto a la evaluación de factibilidad de los estudios o productos a contratar, así como del Departamento de Mercadotecnia involucra también a las áreas susceptibles de solicitar productos y estudios de mercadotecnia, como son la Gerencia de Comercialización y las gerencias con actividad editorial. 3. POLÍTICAS. Los estudios de mercado que requieran otras áreas del Fondo de Cultura Económica deberán ser solicitados a la Coordinación General de Comunicación y Departamento de Mercadotecnia para su realización o contratación. Las erogaciones destinadas a publicidad, promoción y en general todos aquellos referentes a mercadotecnia, inserciones tendrán como actividades sustantivas la difusión del acervo cultural del FCE. Para la selección de artículos promociónales, se tomara en cuenta el perfil que deberán cubrir considerando tanto a clientes externos e internos así como su finalidad: promoción en libros, relaciones públicas, difusión, apoyo a fuerza de mercadotecnia, ventas, actividades especiales, entre otras. Procedimiento para la generación de productos y estudios de mercadotecnia 5. DESARROLLO. 5.1DIAGRAMA DE FLUJO. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.09 Páginas 3 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Revisión: 00 Nivel: 02 Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.09 Páginas Procedimiento para la generación de productos y estudios de mercadotecnia 4 Revisión: 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: 02 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. PASO 1. 2. 3. RESPONSABLE Envía correo electrónico, u oficio requiriendo el diseño de productos Área solicitante o estudios de mercadotecnia Recibe la propuesta, evalúa Coordinación General de Comunicación/Departamento factibilidad de solicitud y de ser de Mercadotecnia así aprueba diseño de estrategia Diseña estrategia a seguir conforme a la solicitud, verificando si se requiere: ¿Estudio de mercado o artículos promocionales? Departamento de Mercadotecnia Artículos promocionales, continúa paso 4 Estudio de mercado, continúa paso 6 4. Departamento de Mercadotecnia 5. Departamento de Mercadotecnia 6. ACTIVIDAD Departamento de Mercadotecnia Propone productos promocionales o conceptos publicitarios para el diseño de anuncios para inserciones Gestiona diseño de material gráfico y muestra de productos promocionales, verifica si se requiere proveedor externo Realiza el planteamiento del problema e hipótesis a investigar, determina tipo de estudio a realizar y delimitan los aspectos de la investigación, verifican si se requiere: ¿Contratar proveedor externo? No, continúa paso 7 DOCUMENTO Correo electrónico Procedimiento para la generación de productos y estudios de mercadotecnia PASO RESPONSABLE 7. Departamento de Mercadotecnia 8. Departamento de Mercadotecnia 9. Departamento de Mercadotecnia 10. Departamento de Mercadotecnia 11. Área Solicitante 12. Coordinación General de Comunicación 13. Coordinación General de Comunicación Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.09 Páginas 5 Revisión: 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos ACTIVIDAD Sí, continúa paso 9 Recaba información del medio editorial, así como registros de comercialización y otros que sean necesarios para el análisis de la problemática que presente el área que se investiga Desarrolla análisis en materia mercado lógica Evalúa las alternativas y propuestas presentadas por las agencias y selecciona la mejor opción de acuerdo con el planteamiento del estudio, tiempo y productos de la entrega Formaliza propuesta para contratar investigación o desarrollo de artículos y prepara información presupuestal Reciben, examinan y en su caso, aprueban la propuesta de estudios o productos de mercadotecnia; en lo concerniente a su ámbito de trabajo Obtiene el acuerdo de autorización de la DG para la realización de estudios de mercado (conforme a la normatividad vigente) o su conformidad con los artículos promocionales propuestos El asistente administrativo de la CGC realiza el trámite administrativo de contratación de proveedores Nivel: 02 DOCUMENTO Procedimiento para la generación de productos y estudios de mercadotecnia PASO 14. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.09 Páginas 6 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos RESPONSABLE ACTIVIDAD Departamento de Mercadotecnia Da seguimiento al trabajo del proveedor hasta la obtención de conformidad con el producto. 15. Departamento de Mercadotecnia 16. Departamento de Mercadotecnia 17. Área Solicitante 18. Coordinación General de Comunicación Revisión: 00 Recibe los artículos promocionales y las conclusiones y recomendaciones obtenidas a partir de los resultados de la investigación; agenda presentación con la Dirección General y las Áreas Solicitantes Para artículos promociónales da seguimiento a la recepción de los artículos en las cantidades y condiciones acordadas, así como, a la entrega de los artículos a las áreas que los soliciten Obtienen producto solicitado, para Estudios de Mercado, se determinan las áreas responsables y tiempo para atender conclusiones , para Artículos Promocionales se entregan por gerencia, posteriormente estas se encargan de administrar la distribución de artículos Evalúan los resultados obtenidos en el plazo que se haya establecido para el cumplimiento de los objetivos Termina procedimiento Nivel: 02 DOCUMENTO Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.09 Páginas Procedimiento para la generación de productos y estudios de mercadotecnia 7 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Revisión: 00 Nivel: 02 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO MGC 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. COPIAS Original 1 N. A. DISTRIBUCIÓN ÁREA Representante de la Dirección Gerencia de Tecnología Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 9. CONTROL DE CAMBIOS. FECHA REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS 10.11.10 00 Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO Coordinación Se valida y aprueba por el General de COMERI y Dirección Comunicación. General. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR Y ENVIAR ÓRDENES DE INSERCIÓN PARA PERIÓDICOS Y REVISTAS Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.10 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 1 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR Y ENVIAR ÓRDENES DE INSERCIÓN PARA PERIÓDICOS Y REVISTAS Revisión: 01 Nivel: 02 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR Y ENVIAR ÓRDENES DE INSERCIÓN PARA PERIÓDICOS Y REVISTAS Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.10 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 2 Revisión: 01 Nivel: 02 1. OBJETIVO. Elaborar y enviar órdenes de inserción para periódicos y revistas con objeto de desarrollar las campañas publicitarias del FCE y realizar anuncios ante sucesos relevantes, para conocimiento del público lector. 2. ALCANCE. Inicia con la revisión por parte del Departamento de Mercadotecnia al calendario de actividades, para evaluar si es necesaria la inserción de anuncios, El procedimiento tiene influencia en el Departamento de Diseño Publicitario sí como el Departamento de Mercadotecnia y sus áreas Departamento de Difusión 3. POLÍTICAS. La contratación de publicaciones periódicas para la difusión de campañas no podrá exceder las tarifas comerciales y solamente podrá realizarse bajo órdenes de inserción en donde se registre el nombre del periódico o revista, especificaciones técnicas de colocación del mensaje, la vigencia, el costo unitario y total, así como el nombre de la unidad administrativa contratante Para llevar a cabo la selección de los medios impresos a contratar, deberá observarse que éstos cuenten con una certificación de su circulación pagada, cobertura geográfica manifiesta y perfil de sus lectores Para el control de órdenes de inserción El Departamento de Mercadotecnia deberá establecer los mecanismos necesarios para el adecuado control de las órdenes de inserción así como del oportuno pago a medios impresos. La autorización de la órdenes de inserción en medios (periódicos y revistas), la realizará el Titular del Departamento de Mercadotecnia, en caso de ausencia serán firmadas por el asistente del Departamento. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR Y ENVIAR ÓRDENES DE INSERCIÓN PARA PERIÓDICOS Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.10 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 3 Y REVISTAS 5. DESARROLLO. 5.1. DIAGRAMA DE FLUJO. Inicio En base al calendario de actividades evalúa la necesidad de anuncios, determina llevar a cabo la inserción de esquelas, felicitaciones, presentaciones de eventos especiales etc. DM 1 Selecciona el medio más apropiado para difusión, verifican si se refiere a Periódico ó Revista. DM/DDF Periódico 2 ¿Periódico ó Revista? Verifica horario de cierre del diario seleccionado y corrobora dirección electrónica y número de fax al que se enviará la información. DM 3 Revista Elabora calendario mensual con fechas de cierre para publicación en revistas, corrobora datos del formato en que se entregará la información y responsable de recibirla. DM 4 1 Propone conceptos creativos, texto e imágenes, para cada uno de los anuncios que se van a publicar 1 DM,/DDF 5 Solicita al DDP la elaboración de elementos gráficos para el anuncio. DM 6 Diseña y entrega las propuestas de anuncio al DDF para revisarlos y canalizarlos a la Coordinación General de Comunicación para Vo Bo DDP 7 Revisa los materiales gráficos para corrección de estilo ortografía y gramática, lo envía al DDP, revisa y corrige el texto y gráfico, posteriormente lo envía DM DDF/DDP 8 2 Realiza correcciones solicitadas, entrega materiales a la CGC para la revisión de propuestas y presentación de las mismas a la DG DM 9 Da Vo Bo, gestiona la autorización de la DG revisa, modifica y evalúan las propuestas para elegir una de ellas sobre la cual se harán modificaciones CGC 2 10 ¿Modificaciones? Con el material definitivo, realiza la inserción: revista, el archivo elaborado de acuerdo a los requerimientos, para el caso de inserción en periódico, copia en blanco y negro del anuncio y en su caso, la versión electrónica. DM 11 Elabora y envía la orden de inserción de acuerdo a las especificaciones se acuerda fecha y lugar para entrega o envío por fax, así como material gráfico para publicación, al periódico o revista al que esta dirigida y confirma su recepción. DM 12 RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD DM: Departamento de Mercadotecnia DDF: Departamento de Difusión DDP: Departamento de Diseño Publicitario CGC: Coordinación General de Comunicación DG: Dirección General Verifica en el periódico o revista que la inserción se haya publicado en los términos solicitados, lleva un control de órdenes de inserción y da seguimiento al trámite de contratación y pago DM 13 Fin Revisión: 01 Nivel: 02 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR Y ENVIAR ÓRDENES DE INSERCIÓN PARA PERIÓDICOS Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.10 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 4 Y REVISTAS Revisión: 01 Nivel: 02 5.2DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. PASO 1. 2. 3. 4. 5. 6. RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO Departamento de Mercadotecnia Revisa el calendario de actividades y evalúa la necesidad de anuncios, el contenido, espacio etc. con base en sucesos relevantes, determinar llevar a cabo las presentaciones, eventos especiales etc. Calendario de actividades Departamento de Selecciona el medio Mercadotecnia/Departamento apropiado para difusión. de Difusión más Si el medio seleccionado es un periódico: Verifica del diario seleccionado y corrobora dirección electrónica y número de fax al que se enviará la información. Calendario Si el medio seleccionado es Departamento de una revista: Elabora un mensual con las Mercadotecnia calendario mensual con las fechas de cierre fechas de cierre para para publicación publicación en las revistas y en las revistas corrobora datos acerca del formato en que se entregará la información y el responsable de recibirla. Departamento de Proponen al menos tres Borradores de texto Mercadotecnia/Departamento conceptos creativos, texto e de Difusión imágenes, para cada uno de los anuncios que se van a publicar. Departamento de Mercadotecnia Departamento de Mercadotecnia En particular el Departamento de Difusión: Elabora el texto de la esquela o felicitación. Solicita al Departamento de Diseño Publicitario la elaboración de elementos gráficos para el anuncio. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR Y ENVIAR ÓRDENES DE INSERCIÓN PARA PERIÓDICOS Y REVISTAS PASO 7. Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.10 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 5 RESPONSABLE ACTIVIDAD Departamento de Diseño Publicitario Diseñar y entregar las propuestas de anuncio al Departamento de Difusión para revisarlos y canalizarlos a la Coordinación General de Comunicación para Vo Bo Revisa y corrige los materiales gráficos y lo envía a Diseño. Diseño corrige el texto gráfico posteriormente lo envía a Mercadotecnia. Entregar materiales a la Coordinación de Comunicación para la revisión de propuestas y presentación de las mismas a la Dirección General. Recibe la propuesta, si esta de acuerdo, da Visto Bueno y gestiona la autorización de la Dirección General. En esta etapa, se revisan, modifican y evalúan las propuestas para elegir una de ellas sobre la cual se harán los cambios pertinentes (en caso de haberlos se repite la actividad nueve) ¿Modificaciones? Sí hay modificaciones, continúa paso 8 No hay modificaciones, continúa paso 12 8. Departamento de Difusión 9. Departamento de Mercadotecnia 10. Coordinación General de Comunicación 11. Departamento de Mercadotecnia Revisión: 01 Nivel: 02 DOCUMENTO Archivo Una vez que se obtiene la propuesta definitiva, solicita al electrónico con Departamento de Diseño versión definitiva del anuncio Publicitario: Si es inserción de revista: El archivo elaborado de acuerdo a los requerimientos de entrega especificados por cada una de las editoriales y en su caso, por las especificaciones técnicas, le PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR Y ENVIAR ÓRDENES DE INSERCIÓN PARA PERIÓDICOS Y REVISTAS PASO RESPONSABLE 12. Departamento de Mercadotecnia 13. Departamento de Mercadotecnia Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.10 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 6 ACTIVIDAD Revisión: 01 Nivel: 02 DOCUMENTO solicita su envío al medio en el que se va a publicar. Para el caso de inserción en periódico: Una copia en blanco y negro del anuncio y en su caso, la versión electrónica. Orden de Tramita y elabora la orden de inserción inserción para la publicación de acuerdo a las especificaciones Comprobante de envío del previstas se acuerda fecha y lugar para entrega o envío por anuncio (Fax o correo fax de la orden de inserción así electrónico) como del material gráfico para Anuncio publicación, al periódico o autorizado. revista al que está dirigida y confirma su recepción. Control de Verifica en el periódico o órdenes de revista que la inserción se haya inspección publicado en los términos solicitados. Para ambos casos, lleva un control de las órdenes de inserción de manera que se facilite conocer: el número de inserciones, el medio al que están dirigidas, los encabezados, fechas de publicación y costo de cada una. Da seguimiento al trámite de contratación y pago. Fin del procedimiento PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR Y ENVIAR ÓRDENES DE INSERCIÓN PARA PERIÓDICOS Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.10 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 7 Y REVISTAS Revisión: 01 Nivel: 02 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 FCE-CCM-RE.03 Calendario mensual de actividades 7.2 FCE-CCM-RE.04 Orden de inserción 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. COPIAS Original 1 N. A. DISTRIBUCIÓN ÁREA Representante de la Dirección Gerencia de Tecnología Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 9. CONTROL DE CAMBIOS. FECHA REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS 10.11.10 01 2y7 ORIGINADOR DEL CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO Se integro una política para la autorización de órdenes Coordinación General de de inserción, se valida y aprueba por el COMERI y Comunicación. Dirección General. Anexos del procedimiento para elaborar y enviar órdenes de inserción para periódicos y revistas 1 ORDEN DE INSERCIÓN Fecha de revisión: Referencia: FCE-CCM-PR.10 2 México, D.F., a de de 3 7 4 Atención a: Periódico o Revista: 5 Cabeza del anuncio: Fecha de publicación: Tamaño: 6 10 No. de inserciones: 11 Observaciones: 12 Costo del anuncio: 13 Importe Total: 14 Dpto. de Mercadotecnia 8 Condiciones: 9 No. de Orden: Codigo del documento: FCE-CCM-RE.04 Revisión: 0 Anexos del procedimiento para elaborar y enviar órdenes de inserción para periódicos y revistas INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Orden de inserción 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Elaborar y enviar órdenes de inserción para periódicos y revistas con objeto de desarrollar las campañas publicitarias del FCE y realizar anuncios ante sucesos relevantes, para conocimiento del público lector. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Departamento de Mercadotecnia 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Título Orden de Inserción 2 Lugar y Fecha Poner datos del lugar y el día en que se emite la orden 3 No. De Orden Folio consecutivo de orden de inserción 4 Atención a Nombre del agente del medio que atiende al FCE 5 Cabeza del anuncio Titulo del anuncio 6 Fecha de publicación Fecha en que se publica 7 Periódico o Revista Nombre del periódico o revista 8 Tamaño Medida del anuncio 9 No. De inserciones Número de anuncios que se enviaron Observaciones Se indican las características de la inserción 10 Anexos del procedimiento para elaborar y enviar órdenes de inserción para periódicos y revistas 11 Condiciones Condiciones de pago 12 Costo del anuncio Costo del anuncio s/iva 13 Importe total Importe a pagar 14 Depto. de mercadotecnia Firma del jefe Mercadotecnia del departamento de Procedimiento para contratación de medios realizar la Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.11 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 1 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA CONTRATACIÓN DE MEDIOS. Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para contratación de medios realizar la Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.11 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 2 Revisión: 00 Nivel: 02 1. OBJETIVO. Seleccionar y contactar a diferentes medios de difusión masiva con el objeto de contratar servicios de publicación para desarrollar las campañas publicitarias del FCE. 2. ALCANCE. El procedimiento tiene influencia en la propia Coordinación General de Comunicación específicamente en su Departamento de Mercadotecnia ya que implica la disposición de medios contratados para difusión de las actividades del FCE así como las áreas administrativas responsables de autorizar y realizar el trámite: Subgerencias de Finanzas Financieros y de Recursos Materiales y Servicios Generales así como a la Coordinación General de Asuntos Jurídicos. Procedimiento para contratación de medios realizar 5. DESARROLLO 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. la Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.11 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 3 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para contratación de medios realizar la Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.11 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 4 Revisión: 00 Nivel: 02 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. PASO 1. 2. 3. RESPONSABLE Departamento de Mercadotecnia ACTIVIDAD Solicita la cotización a los medios donde se detalle la tarifa que ofrecerá al FCE y el número de impactos publicitarios (inserciones, anuncios, etc) que se cubrirán con el presupuesto asignado; de igual forma solicita los documentos legales a los medios con los que se elaborará contrato. Nota: como actividad previa y de acuerdo con la disposición presupuestal establecida en el plan de erogaciones de la partida 3700, se realiza la selección y en su caso, negociación acerca de las características de la oferta disponible con el presupuesto disponible. Realiza las solicitudes de contrato y su justificación para la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales. Elabora las requisiciones de compra para autorización de Departamento de suficiencia presupuestal por la Mercadotecnia Subgerencia de Finanzas como soporte para la elaboración de contratos con los medios. Da seguimiento a las solicitudes de contrato enviadas. La Subgerencia de Finanzas autoriza la disposición presupuestal. (El Departamento de Mercadotecnia, anexa al oficio de solicitud de contrato, Subgerencia de la requisición de compra autorizada Finanzas por la Subgerencia de Finanzas para Subgerencia de ser entregado en la Subgerencia de Recursos Materiales y Recursos Materiales y Servicios Servicios Generales Generales.) Por su parte, la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, gestiona la elaboración del contrato por parte de DOCUMENTO Carta convenio Solicitud de contrato Requisición de compra u oficio Solicitud de contrato con requisición de compra autorizada Procedimiento para contratación de medios PASO realizar RESPONSABLE 4. Departamento de Mercadotecnia 5. Departamento de Mercadotecnia 6. 7. 8. 9. la Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.11 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 5 ACTIVIDAD la Coordinación General de Asuntos Jurídicos. Elabora oficios para enviar al medio correspondiente el contrato original, solicita revisión y firma de su representante legal; atiende las observaciones que los medios presenten Revisión: 00 Nivel: 02 DOCUMENTO Contrato Recibe contratos firmados por los medios. Entrega a la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales los contratos firmados por los medios, para solicitar firma del representante legal del FCE. La Subgerencia de Recursos Subgerencia de Recursos Materiales y Materiales y Servicios Generales Servicios Generales obtiene firma del representante legal del FCE y entrega a la Departamento Contrato Fianzas y de Mercadotecnia. (El Departamento facturas establecidas por contrato de Mercadotecnia continúa con el trámite de contratación; solicita fianzas y facturas para que se puedan realizar los pagos previstos en el contrato) Departamento de Envía contrato original al medio Mercadotecnia correspondiente. Departamento de Verifica que se hayan realizado Mercadotecnia correctamente los trámites de pago para el medio prestador del servicio. Fin del procedimiento. Departamento de Mercadotecnia Procedimiento para contratación de medios realizar la Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.11 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 6 Revisión: 00 Nivel: 02 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. COPIAS Original 1 N. A. DISTRIBUCIÓN ÁREA Representante de la Dirección Gerencia de Tecnología Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 9. CONTROL DE CAMBIOS. FECHA REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS 10.11.10 00 Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO Se valida y aprueba por el Coordinación y Dirección General de COMERI General. Comunicación. Procedimiento para la elaboración de contenidos para difusión Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.12 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 1 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE CONTENIDOS PARA DIFUSIÓN Revisión: 01 Nivel: 02 Procedimiento para la elaboración de contenidos para difusión Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.12 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 2 Revisión: 01 Nivel: 02 1. OBJETIVO. Coordinar la elaboración los contenidos de materiales de difusión con objeto de generar documentos de calidad para la utilización de la Coordinación General de Comunicación y demás áreas del FCE. 2. ALCANCE. Se inicia con la elaboración de la base de datos e imágenes, recaba información de fuentes externas o internas según sea el caso, atiende solicitudes de información, edita, corrige reseñas y concluye con la entrega del material al área solicitante. El procedimiento tiene influencia al interior de la Coordinación General de Comunicación principalmente en los departamentos de Diseño Publicitario, y Difusión; en otras áreas, principalmente en la Gerencia de Comercialización ya que requiere de los contenidos elaborados para realizar la promoción comercial de las obras. 3. POLÍTICAS. El programa de la Coordinación General de Comunicación deberá considerar los siguientes aspectos: Esquemas específicos para cada obra, acordes a su naturaleza y características; Oportunidad con relación a la fecha de publicación. La promoción de las obras editadas por el Fondo de Cultura Económica deberá apegarse a los siguientes criterios: Procurar la realización de eventos y presentaciones en los espacios culturales propiedad del FCE La Coordinación General de Comunicación es la responsable de la contratación de los servicios relacionados con las actividades de difusión y promoción que realiza el FCE. El Departamento de Difusión establecerá criterios para garantizar la oportunidad, veracidad y adecuada redacción de los contenidos que se generan o recopilan para difundir a los autores y obras del FCE. Criterios. La difusión de obras, autores y actividades del Fondo deberá basarse en criterios específicos, acordes a la naturaleza y características de cada una de éstas. Oportunidad o Fechas significativas relacionadas con cada obra (nacimiento y/o muerte del autor) o Programa editorial (fecha de publicación) o Reconocimientos, premios o distinciones a la obra y el autor Procedimiento para la elaboración de contenidos para difusión o o Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.12 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 3 Revisión: 01 Nivel: 02 Efemérides nacionales y/o mundiales relacionadas con el autor y/o la obra (Día mundial de, Semana de, etcétera.) Calendario de presentaciones en los espacios del FCE Veracidad o Toda la información utilizada para elaborar los materiales de difusión es verificada en fuentes internas y externas (como diccionarios enciclopédicos o especializados o los mismos autores), para garantizar la veracidad de todos los datos. Redacción o Los contenidos que se generan o recopilan para difundir a los autores y obras del FCE deberán ser claros y concisos, además de cumplir con las reglas gramaticales y ortográficas vigentes. Se deberá verificar que los libros que se reseñen en la revista de difusión que edita el FCE, se encuentren con existencia en el almacén o en librerías propias. El Departamento de Mercadotecnia establecerá los mecanismos necesarios para el adecuado resguardo y conservación de los archivos electrónicos generados (imágenes y contenidos) para las actividades de difusión y promoción institucional. 4. DEFINICIONES. Reseñistas: responsables de redactar breves sinopsis de libros, mismas que serán utilizadas para promover tales libros. Iconográfico: archivo de imágenes o fotografías de los diversos eventos del Fondo. Esquelas: anuncios en los cuales el FCE se lamenta por la muerte de algún autor o persona relacionada con la empresa. Procedimiento para la elaboración de contenidos para difusión Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.12 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 4 Revisión: 01 Nivel: 02 5. DESARROLLO. 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. Inicio Envía correo electrónico con la petición de una propuesta Área Solicitante 1 Conforma una base de datos e imágenes relativa a las obras y autores del FCE; delimita acciones con base en el programa editorial anual DDF 2 SI NO Requiere de fuentes internas Edita y corrige reseñas verifica que el trabajo entregado cumpla con la calidad y estilo solicitado. Recaba información con las áreas del FCE sobre autores y obras o cualquier información que sea útil para la creación de contenidos. DDF 3 DDF Obtiene de la Gerencia de Producción versión digital de libros para promoción, así como imágenes del DDP. DDF 6 Monitorea en medios actividad del medio editorial y cultural. DC 7 4 Da seguimiento al estatus de novedades y reimpresiones a través del área editorial. Cuida su ordenación de acuerdo con criterios alfabéticos. DDF DC 5 8 1 1 Atiende las solicitudes de información Proporciona servicio de datos e imágenes a las áreas del FCE principalmente a las de la CGC. DDF NO 9 SI Es actividad programada Realiza actividades complementarias. Redactar esquelas, felicitaciones, invitaciones. Apoya actividades de relaciones públicas. DDF 10 Proporciona datos de las reimpresiones y novedades para página web, contenido de invitaciones, anuncios, hojas de ventas. DDF 11 2 2 Recibe los materiales generados por el DDF y gestione la aprobación de la CGC y DG DDF 12 RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD DDF: Departamento de Difusión DC: Departamento de Comunicación Área Solicitante Termina con la entrega del material al área solicitante DDF 13 Fin Procedimiento para la elaboración de contenidos para difusión Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.12 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 5 Revisión: 01 Nivel: 02 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. PASO 1. RESPONSABLE Área Solicitante 2. Departamento de Difusión 3. Departamento de Difusión 4. Departamento de Difusión 5. Departamento de Difusión 6. Departamento de Difusión 7. Departamento de Difusión ACTIVIDAD DOCUMENTO Envía correo electrónico con la petición de una propuesta de difusión Planea acciones para conformar una base de datos e imágenes relativa a las obras y autores del FCE; delimita acciones con base en programa editorial anual. Si para obtener información requiere Expediente impreso y fuentes internas: Realizar contacto con en archivo electrónico gerencias con actividad editorial para recopilar información directa sobre autores y obras del FCE. Obtiene de la Gerencia de Producción versiones PDF de los libros, para anuncios asimismo imágenes del Departamento de Diseño Publicitario. Da seguimiento al status de las novedades y reimpresiones a través del área Editorial, con objeto de mantener informada a la Coordinación y pueda tomar decisiones. Edita y corrige las reseñas. Verifica la correcta redacción de anuncios, carteles y revistas con el fin de que sean útiles para: su distribución en los medios y en los expedientes de prensa para las presentaciones de libros; su utilización para proveer contenidos y emplearlas como una fuente mas de consulta que esté siempre al día. De igual forma, para el caso de las fotografías, verifica que el trabajo entregado cumpla con la calidad y estilo solicitado. -Redacta esquelas, felicitaciones, invitaciones.-Redacta, edita y corrige los contenidos que la Coordinación General de Comunicación requiera. –Redacta los contenidos que el área Procedimiento para la elaboración de contenidos para difusión PASO RESPONSABLE 8. Departamento de Difusión 9. Departamento de Difusión 10. Departamento de Difusión Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.12 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 6 ACTIVIDAD requiera. –Proporcionar el contenido que se usara para informar al público las actividades y producción editorial del FCE. –Apoya actividades de relaciones públicas con la selección de obras para cortesías. Recibe solicitudes de información e imágenes; si es actividad programada: Proporciona datos de las reimpresiones y novedades para la página web. Redacta contenido de invitaciones, anuncios publicitarios así como hojas de venta semanales que utilizan los vendedores como argumentos de venta. Elabora expedientes para las presentaciones de libros y actividades especiales: semblanzas de los autores y reseñas. Prepara un documento que sirve para los moderadores y la prensa. Provee contenidos para todos los convenios de publicidad: columna semanal para Conaculta, programas de radio, etcétera. Redacta los textos de promoción para diferentes medios de comunicación. Selecciona fragmentos para comunicar adelantos de libros. Redactar la hoja promocional a través de la cual se informa al personal del FCE de las novedades que se han publicado. Recibe los materiales generados por el Departamento de Diseño Publicitario; según sea el caso, obtiene Visto Bueno de la Coordinación General de Comunicación y Mercadotecnia y autorización de la Dirección General. Se autoriza emisión del material. Termina con la entrega del material al área solicitante Revisión: 01 Nivel: 02 DOCUMENTO Procedimiento para la elaboración de contenidos para difusión Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Coordinación General de Comunicación Fecha de revisión: 10.11.10 Código de documento: FCE-CCM-PR.12 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 7 Revisión: 01 Nivel: 02 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. COPIAS DISTRIBUCIÓN Original 1 N. A. ÁREA Representante de la Dirección Gerencia de Tecnología Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 9. CONTROL DE CAMBIOS. FECHA REVISIÓN PÁGINAS ORIGINADOR DEL CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO AFECTADAS 10.11.10 01 Todas Se incorporaron los criterios para garantizar la adecuada Coordinación redacción de los textos, se General de valida y aprueba por el Comunicación. COMERI y Dirección General. Procedimiento para el mantenimiento de prensafondo Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.13 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 1 02 Procedimiento para el mantenimiento de prensafondo FECHA DE AUTORIZACIÓN COMERI: 15.12.2014 DIRECCIÓN GENERAL: 18.12.2014 - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para el mantenimiento de prensafondo Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.13 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 2 02 El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. 1. Objetivo. Actualizar el portal prensafondo con todas las notas informativas que tienen que ver con el Fondo de Cultura Económica, sus autores, funcionarios y actividades culturales. 2. Alcance. Inicia con la jerarquización de notas seleccionadas en la síntesis informativa y se destacan en la portada del portal, se actualiza la “Sala de Prensa” del portal, la sección de “Comunicados y boletines” cada vez que se emite un nuevo boletín por parte del Departamento o, en su caso, cuando las filiales extranjeras del FCE emiten un comunicado de prensa de contenido institucional. Se actualiza la sección “Leer y escuchar en línea” de manera cotidiana con algunas de las notas electrónicas del momento. 3. Políticas. 1. El trabajo se inicia todos los días, incluyendo sábados y domingos, a las 8:30 de la mañana. El portal deberá quedar actualizado todos los días a las 10:00 de la mañana. 2. Las notas que se incluyan en el portal prensafondo se deberá ilustrar de lunes a viernes, los sábados y domingos no se deberán ilustrar las notas. 3. Todas las notas que se ilustran en la portada del portal Prensafondo deben corresponder a los medios impresos o electrónicos más importantes. 4. Definiciones. Alta 1: Sección donde se colocan las noticias más importantes. Posición: Orden de aparición de las notas en base a la importancia. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para el mantenimiento de Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.13 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 3 prensafondo 02 5. Desarrollo. 5.1 Diagrama de flujo. Sistema electrónico Sistema electrónico Sistema electrónico - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para el mantenimiento de Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.13 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 4 prensafondo 02 5.2 Descripción de actividades. Paso 1. 2. 3. 4. Responsable Actividad Documento Síntesis informativa Jefe del departamento de Recibe de la agencia especialista en (Radio, televisión comunicación medios el monitoreo y jerarquización de prensa) e internet las notas relacionadas con el FCE. Jefe del departamento de Realiza búsqueda de notas relacionadas Portales de internet comunicación con apoyo con el FCE y de cultura en general en del prestador del servicio los portales de internet y especializados en noticias. Jefe del departamento de Recibe las noticias que se publican en Correo electrónico comunicación cada filial a través de los responsables de prensa de las filiales del FCE en el extranjero. Jefe del departamento de Selecciona el material a publicar en el comunicación portal Prensafondo, y lo clasifica en dos tipos de notas: Menciones relacionadas con el FCE. (Entrevistas, reseñas, adelantos, entre otras). Noticias en general de cultura. (Otras editoriales, otros autores, Museos, exposiciones, coyunturales, homenajes etc.). 5. 6. 7. Jefe del departamento de Realiza un corte informativo. comunicación con apoyo del prestador del servicio Jefe del departamento de Valida el corte informativo. comunicación Corte informativo Jefe del departamento de Difunde el corte informativo al Director Correo electrónico comunicación con apoyo general, gerentes, coordinadores, de subgerentes y editores. Durante el día se pueden realizar varios cortes. 8. - Jefe del departamento de Actualiza diariamente el portal utilizando Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - y Procedimiento para el mantenimiento de prensafondo Paso Responsable Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.13 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 5 Actividad 02 Documento comunicación con apoyo una interfaz denominada del prestador del servicio “Mantenimiento”, ingresa la información seleccionada. 9. 10. Captura las notas integras en la interfaz, Interfaz “Mantenimiento” Jefe del departamento de comunicación con apoyo si no se tiene la nota en archivo electrónico, consulta la página web de del prestador del servicio EMedios, o bien la página del medio impreso. Jefe del departamento de Jerarquiza las notas de la portada de Interfaz “Mantenimiento” comunicación con apoyo Prensafondo de acuerdo a las más del prestador del servicio relevantes del día, nacionales o internacionales y en su caso las acompaña de imágenes. Alta 1, posición 1 Alta 1, posición 2…. 11. Jefe del departamento de Ingresa cada nota a la interfaz de Interfaz “Mantenimiento” comunicación con apoyo “Mantenimiento” y se califica con las del prestador de servicio siguientes variables: Tema: Adelanto, Cartelera, Chat, Discurso, Entrevista, Mención, Noticia FCE, Panorama Cultural, Portada Promoción, Referencia bibliográfica, Reseña. Tipo de Medio: Impreso, electrónico, etc. Fuente: Nombre del medio del que procede la nota, Internet, Agencia. Tipo de mención: Directa, Indirecta. Página/sección: Donde se menciona la nota. Duración: En caso de radio y televisión. País del medio Nombre del articulista Sección: Posición en el portal (Noticia internacional, panorama cultural, etc.) Título de la nota URL: En caso de un medio - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para el mantenimiento de prensafondo Paso Responsable Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.13 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 6 Actividad 02 Documento electrónico. Tipo de inserción: Convocatoria, Esquela, Felicitación, Inserción. Imagen de muestra: Video: Vínculo al clip de video Sonido: Vínculo a clip de audio. Palabras clave Síntesis de la nota Texto completo de la nota 12. 13. Jefe del departamento de Activa la versión diaria del Prensafondo Portal Prensafondo comunicación con apoyo a las 10:30 a. m. del prestador de servicio Jefe del departamento de Verifica que se actualice la “Sala de Portal Prensafondo comunicación prensa” del portal, la sección de “Comunicados y boletines” cada vez que se emite un nuevo boletín en el área, o en su caso, cuando las filiales extranjeras del FCE emiten un comunicado de prensa de contenido institucional. 14. Una vez activado y verificado, envía el Portal Prensafondo Jefe del departamento de comunicación con apoyo vínculo del portal a través de correo electrónico a todo el personal del FCE, a Correo electrónico del prestador de servicio las diferentes librerías y a las filiales en el extranjero. 15. Actualiza la sección “Leer y escuchar en Jefe del departamento de Portal Prensafondo línea” de manera cotidiana. comunicación Termina el procedimiento. - Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para el mantenimiento de Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.13 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 7 prensafondo 02 6. Referencias o documentos relacionados. Anexo Núm. Documento Título No aplica 6.1 No aplica 7. Anexos y registros usados. Anexo Núm. Documento Título No aplica 7.1 No aplica 8. Listas maestras relacionadas al procedimiento Id. No. Documento 8.1 Título No aplica No aplica 9. Lista de distribución. Copias Original V. E. Distribución Área No aplica No aplica Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 10. Control de cambios. Fecha 18.12.14 - Versión 01 Páginas Afectadas Todas Originador del cambio Titulad del área de comunicación Naturaleza del cambio Se agregó leyenda haciendo alusión a la no discriminación. Se modificó el objetivo. Se agregaron las políticas 1, 2 y 3. Se agregaron las definiciones de Alta1 y posición. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado - Procedimiento para el mantenimiento de prensafondo Fecha Versión Páginas Afectadas Fecha de liberación: 08.01.2010 Área responsable: Comunicación Fecha de versión: 18.12.14 Código de documento: FCE-CCM-PR.13 Versión: 01 Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 8 02 Originador del cambio Naturaleza del cambio Se actualizó el procedimiento a la actividad actual. Se cambió el término revisión por versión. Se agregó el punto 8 de Listas maestras relacionadas al procedimiento y la leyenda de copias controladas y se modificó el punto 9 de lista de distribución. 10.11.10 - 00 Todas Coordinación General Comunicación. de Se valida y aprueba por el COMERI y Dirección General. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -
