normas comunes sobre tramites aplicables por los servidores publicos

Normas de Carácter General Comunes Aplicables a
los Trámites de las Entidades del Estado, por parte de
los Servidores Públicos
(Compilación)
RIGOBERTO MARTÍNEZ BERMÚDEZ
(Compilador – D.R.A.)
Asesor y Docente en Gestión Pública
[email protected]
310-7718485
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN, Pág. 5
1. GLOSARIO, Pág. 6
2. NORMAS DE CARÁCTER GENERAL COMUNES APLICABLES A LOS TRÁMITES POR PARTE
DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS, Pág. 12
“A”, Pág. 12
Actos de registro y término para recurrir: publicidad y notificación
Actos jurídicos, hechos jurídicos y providencias judiciales: inscripción en registro civil.
Actos y comunicaciones de las entidades públicas: expedición en original y copias
Actuación administrativa: Celeridad
Actuación administrativa: Principios
Actuaciones administrativas: Economía
Actuación administrativa: Moralidad
Actuación en sede administrativa
Actuación judicial previa para la decisión administrativa: Prohibición de exigencia
Anónimos: Trámite
Antecedentes judiciales: Consulta en línea
Autenticaciones y reconocimientos: Eliminación
Autoridades: Deberes en la atención al público
Autoridades: Deber de informar al público
Autoridades: Prohibiciones
“C”, Pág. 19
Certificado judicial: Supresión
Citas o turnos de atención: Uso de sistemas tecnológicos
Cobros no autorizados
Comités Sectoriales de Desarrollo Administrativo: Conformación y seguimiento
Comparecencia personal: Prohibición de la exigencia
Comprobantes de descuentos y retenciones: Deber de certificar
Comprobación de pagos anteriores: Prohibición de exigencia
Consejos y juntas directivas de la Administración Pública: Reuniones no presenciales
Copias o fotocopias de documentos que se posea la entidad: Prohibición de exigencia.
Cuentas de cobro: Supresión para el pago de obligaciones contractuales
Cuentas: Débitos y traslados
Cuentas únicas: Apertura para pagos
“D”, Pág. 22
Declaraciones extrajuicio: Prohibición
Desarrollo administrativo: Políticas
Documentos: Prohibición de exigencia de presentación de denuncia por pérdida
Documentos: Prohibición de retención
Documentos que reposan en la entidad: Prohibición de exigencia
“E”, Pág. 24
Entidades públicas: Solicitud oficiosa para comprobar la existencia de circunstancias necesarias
Entidades públicas: Acta de las decisiones
“F”, Pág. 25
Firmas de particulares: Presunción de validez
Formulario único
Formularios oficiales
Formularios oficiales para la presentación de declaraciones y realización de pagos: Divulgación y gratuidad
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Función administrativa: Principios
Función administrativa: Finalidades
“H”, Pág. 27
Huella dactilar: Eliminación
Huella dactilar: Verificación por medios electrónicos
“I”, Pág. 29
Indicadores económicos: Certificaciones
Infantes, mujeres gestantes, personas en situación de discapacidad, adultos mayores y veteranos de la fuerza
pública: Atención preferencial
Información: Utilización del correo para su envío
Información: Disposición para el público por la administración pública
“N”, Pág. 31
Niños, niñas y adolescentes: Presentación directa de solicitudes
Normas y actos generales emitidos por la administración pública: Publicidad electrónica
“O”, Pág. 32
Obligaciones: Pago a favor del Estado o de los particulares que por virtud de la ley recauden recursos públicos.
Obligaciones oficiales: Pago mediante abono
“P”, Pág. 33
Pagos anteriores: Prohibición de exigencia de comprobación
Pagos al Tesoro Público
Particulares: Posesión ante los organismos de control
Paz y salvos internos: Prohibición de exigencia
Permisos, licencias o autorizaciones: Solicitud de renovación
Personas: Plan de atención anual
Personas mayores de siete (7) años que no hayan cumplido la mayoría de edad: Verificación de la identidad
Personas: Atención en horarios extendidos
Personas: Deber de reportarse al SIGEP en razón de nombramiento en cargo o contrato de prestación de
servicios.
Personas: Derechos ante las autoridades
Personas: Deberes ante las autoridades
Personas: Solicitud de antecedentes judiciales o de policía, disciplinarios y profesionales por las entidades
Personas: Derechos en sus relaciones con la administración pública
Personas: Obligación de atenderlo y horario
Personas en situación de discapacidad: No discriminación
Presentaciones personales: Prohibición en actuaciones
“R”, Pág. 38
Registros públicos: Acceso de las autoridades
Requisitos previamente acreditados: Prohibición de exigencia
“S”, Pág. 39
Secretarios generales: Supresión de su firma
Sellos: Supresión
Servicios a cargo del estado: Liquidación de tasas retributivas
Servidores públicos: Prohibición de incentivos por imposición de multas o sanciones
Sistemas electrónicos de archivo y transmisión de datos: Utilización
Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas
Solicitudes, quejas, recomendaciones o reclamos fuera de la sede de la entidad: Presentación.
Solicitudes: Prohibición de rechazo o devolución por errores de citas, de ortografía, de mecanografía o de
aritmética.
Superintendencias: Instrucciones a sus vigilados
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Supervivencia: Prohibición de exigencia de presentaciones personales
Supervivencia: Prohibición de exigencia de presentaciones personales o certificados
“T”, Pág. 42
Trámites: Principios rectores de obligatoria observancia
Trámites y procedimientos: Atención por medios tecnológicos
Trámites: Supresión y simplificación
Trámites, procedimientos y regulaciones administrativas: Finalidad
Trámites: Simplicidad
Trámites: Política antitrámites
Trámites: Formulación de política pública de racionalización
Trámites: Competencia de unificación
Trámites autorizados por la ley: Procedimiento para establecerlos
Trámites y requisitos: Información y publicidad
Turnos: Respeto estricto al orden de presentación
“V”, Pág. 48
Ventanillas únicas: Uso para la actuación administrativa de los ciudadanos
FUENTES CONSULTADAS, Pág. 49
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INTRODUCCIÓN
El trámite es el puente que une al ciudadano con la Administración Pública a través de diferentes mecanismos y
actores. Para su aplicación se han expedido diferentes normas y guías que buscan facilitar, modernizar y
simplificar dicha relación, que a todas luces debe ser positiva y conducente a satisfacer las necesidades y
expectativas del público.
La normatividad asociada a los trámites tiene distintos destinos. Uno, el ciudadano mismo que debe conocerla
para hacer valer sus derechos ante las entidades estatales. Otro, el mundo de los servidores públicos, a los cuales
obliga conocer, interpretar y aplicar debidamente las normas.
En la presente compilación, el autor se ha ocupado exclusivamente de las normas de carácter general comunes
aplicables a los trámites de las entidades publicas, por parte de los funcionarios del Estado, con lo cual se busca
facilitar su trabajo y atención al ciudadano de la manera más expedita. Cabe destacar que las normas acerca de
los trámites vinculadas a sectores y entidades específicas aparecen en las normas promulgabas de manera
particular (educación, vivienda, salud, seguridad, servicios públicos, transporte, etc.) o en Normas como el
Decreto 2150 de 1995, la Ley 962 de 2005 y aquellas connaturales a cada institución pública o de índole interna
El texto está organizado de tal manera que resulta fácil consultar cada ítem, con la fuente legal o normativa que
lo regula de manera expresa, precedido todo de un glosario básico, que orienta la interpretación temática.
A pesar de que la Ley 1437 de 2001 sólo entra en vigencia el 2 de abril de 2012, vale la pena tenerla en cuenta en
los aspectos que se detallan en el contenido, para incentivar el mejoramiento de la atención al ciudadano.
El Autor
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GLOSARIO
Administración Pública:
“La Administración Pública se integra por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Público
y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su
cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado
colombiano.
La Presidencia de la República, los ministerios y los departamentos administrativos, en lo nacional, son los
organismos principales de la Administración.
Así mismo, los ministerios, los departamentos administrativos y las superintendencias constituyen el Sector
Central de la Administración Pública Nacional. Los organismos y entidades adscritos o vinculados a un
Ministerio o un Departamento Administrativo que gocen de personería jurídica, autonomía administrativa y
patrimonio propio o capital independiente conforman el Sector Descentralizado de la Administración Pública
Nacional y cumplen sus funciones en los términos que señale la ley.
Las gobernaciones, las alcaldías, las secretarías de despacho y los departamentos administrativos son los
organismos principales de la Administración en el correspondiente nivel territorial. Los demás les están
adscritos o vinculados, cumplen sus funciones bajo su orientación, coordinación y control en los términos que
señalen la ley, las ordenanzas o los acuerdos, según el caso.
Las asambleas departamentales y los concejos distritales y municipales son corporaciones administrativas de
elección popular que cumplen las funciones que les señalan la Constitución Política y la ley”.
(Artículo 39 de la Ley 489 de 1998)
Autoridades:
“…Organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y
niveles, a los órganos autónomos e independientes del Estado y a los particulares, cuando cumplan funciones
administrativas”.
(Artículo 2° de la Ley 1437 de 2011, rige a partir del 2 de julio de 2012).
Cadena de trámites:
“Asociación que se establece entre trámites – sectoriales e intra-sectoriales – comunes y/o complementarios en
función de facilitar a los usuarios la adquisición de derechos o el cumplimiento de obligaciones”.
(Manual para la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea de la República de Colombia)
Funciones del Comité Antitrámites y de Gobierno en Línea
“El responsable (funcionario o Grupo) debe cumplir con las siguientes funciones:

Realizar el inventario de los trámites y servicios de la entidad.

Definir el plan de acción para el levantamiento y revisión de la información detallada de los trámites y
servicios existentes en la entidad, para el diligenciamiento de los formatos "Hoja de Vida de Trámites" o
de "Hoja de Vida de Servicios", suministrados por el Departamento Administrativo de la Función
Pública. Estos formatos son el insumo principal para la inscripción de los trámites y servicios en el
Sistema Único de Información de Trámites SUIT, el cual opera a través del Portal del Estado Colombiano
(www.gobiernoenlinea.gov.co). (Anexos No. 4 y 5)
6

Analizar y autorizar el reporte de los trámites y servicios que entrega el Administrador de Trámites y
Servicios al Departamento Administrativo de la Función Pública para su respectiva aprobación e
inscripción en el SUIT. Respecto de los trámites, se debe analizar y verificar como mínimo el soporte
legal que crea o autoriza el trámite y la no inclusión de requisitos y exigencia de documentos, tales como
autorizaciones o permisos que no estén previstos en la Ley.

Analizar los trámites de la entidad, dentro de los cuales se deben identificar aquellos que son
transversales (en los que participan otras entidades) y proponer acciones integrales de racionalización,
simplificación o automatización, contemplando los principios señalados en la Ley 489 de 2005 y la Ley
962 de 2005.

Elaborar el plan de acción de Racionalización de Trámites de la entidad, en el que estén incluidas las
estrategias de interacción con otras entidades para los trámites transversales. Este plan como mínimo
debe ser anual o con la periodicidad exigida por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Efectuar seguimiento al plan de acción de la estrategia Antitrámites, liderar la expedición del acto
administrativo respectivo, o en su defecto, dejar constancia en acta del Comité Antitrámites y de
Gobierno en Línea de la racionalización efectuada.

Analizar los proyectos de creación de nuevos trámites en la entidad, con el fin de verificar que se cumpla
con los requisitos exigidos por la Ley 962 de 2005 y su Decreto Reglamentario 4669 de 2005 o aquel que
lo sustituya, adicione o modifique. Es importante recordar que la tarea no culmina con el registro de
información; ésta es la base para que las entidades continúen con los procesos permanentes de
racionalización y simplificación de trámites y servicios, que finalmente redunda en la efectiva atención al
ciudadano y el posicionamiento competitivo del país”.
(www.gobiernoenlinea.gov.co)
Gobierno en línea:
Estrategia de Gobierno que “… Contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y
participativo y que presta mejores servicios con la colaboración de
toda la sociedad, mediante el
aprovechamiento de las TIC. Lo anterior, con el fin de impulsar la competitividad y el mejoramiento de la calidad
de vida para la prosperidad de todos los colombianos”
(www.gobiernoenlinea.gov.co)
GRAT (Grupo de Racionalización y Automatización de trámites):
Es una instancia consultiva, orientadora, de soporte y apoyo del Gobierno Nacional en materia de tramites y esta
integrado por: Presidencia de la Republica, la Vicepresidencia, el Ministerio de Interior, el Ministerio de Justicia,
el Departamento Administrativo de la Función Pública como ente rector, el Departamento Nacional de
Planeación y el Ministerio de las Tecnologías de Información y Comunicaciones a través del programa del
Programa Gobierno en Línea
Intranet gubernamental:
“Estructura tecnológica a través de la cual se interconectan e integran las entidades para:





Compartir recursos
Intercambiar información
Realizar procesos y actividades conjuntas
Desarrollar trámites y servicios en línea
Facilitar el acceso de todos los ciudadanos a su información y servicios.
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Está compuesta por una plataforma de Interoperabilidad y una Infraestructura Tecnológica”
(www.gobiernoenlinea.gov.co)
Programa Gobierno en Línea
“El Programa Gobierno en línea, del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, es el
responsable de coordinar en la administración pública la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea,
estrategia del Gobierno Nacional que tiene por objeto contribuir a la construcción de un Estado más eficiente,
más transparente y participativo y que preste mejores servicios mediante el aprovechamiento de las Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones (TIC)”.
(www.gobiernoenlinea.gov.co)
Procedimiento:
“Conjunto de especificaciones requeridas para cumplir una fase o etapa perteneciente a un proceso y que varía
de acuerdo con los requisitos y el tipo de resultado esperado”.
“Guía para la racionalización de trámites, proceso y procedimientos”.
Registro e inscripción de trámites y servicios
“Para el registro e inscripción de trámites y servicios se debe seguir el siguiente procedimiento:

El Administrador de Trámites y Servicios registra en el PEC la información contenida en las hojas de
vida.

Envía para aprobación los trámites y servicios registrados a través del SUIT al Departamento
Administrativo de la Función Pública - DAFP.

El Administrador de trámites y servicios del DAFP revisa, analiza y aprueba. En caso de encontrar
inconsistencias el aprobador lo devuelve al Administrador de la entidad para corregir y complementar la
información.

El Administrador de trámites y servicios realiza los ajustes sugeridos, sujetos a verificación por parte del
área o responsable del trámite o servicio.

Envía nuevamente al DAFP para aprobación y publicación.

Para el procedimiento de registro y publicación, se deben tener en cuenta además, los siguientes
aspectos:

Con el fin de garantizar la calidad y dinamismo en la publicación del trámite o servicio, se admiten como
máximo tres (3) rechazos para efectos de realizar correcciones.

El trámite o servicio se debe actualizar anualmente en los campos correspondientes a datos sobre el pago
e información estadística.

El trámite o servicio se debe actualizar cuando obedezca a modificaciones procedimentales o
estructurales derivadas de acciones concretas, contempladas en los planes de racionalización.
El procedimiento para la inscripción y publicación de trámites y servicios está descrito en el Manual del
Administrador del Sistema Único de Información de Trámites - SUIT.
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Cabe destacar que la información de los trámites y servicios publicada en el Portal del Estado Colombiano debe
estar permanentemente actualizada, teniendo en cuenta que esta es la información que se hace oponible a
terceros. Igualmente, conforme a la Ley 962 de 2005, todo requisito, para que sea exigible al usuario, debe estar
inscrito en el SUIT, pero si el requisito no está inscrito, no podrá hacerse exigible al usuario, generando además:

Consecuencias a nivel de imagen para la entidad

Consecuencias legales para los responsables por el incumplimiento, corriendo el riesgo de sanciones por
parte de la Procuraduría General de la Nación.

Los trámites reportados por las entidades de la Administración Pública, se pueden encontrar en
cualquiera de los siguientes estados dentro del SUIT:

En edición: La entidad está registrando la información del trámite y debe enviarla para su aprobación al
Departamento Administrativo de la Función Pública.

Pendiente de Aprobación: El trámite fue enviado por la entidad y el grupo de trámites del Departamento
Administrativo de la Función Pública lo está revisando para su aprobación y publicación.

Corregir y complementar: El trámite debe ser ajustado por la entidad en algún ítem.

Pendiente de Actualización: El trámite está siendo objeto de modificaciones formales por parte de la
entidad sin que se despublique del Portal.

Pendiente de Edición: El trámite está siendo objeto de modificaciones estructurales por parte de la
entidad y esto causa su despublicación del Portal.

Publicado: El trámite se ajustó a los lineamientos y se aprobó su publicación en el Portal del Estado
Colombiano.
Es importante tener en cuenta que la aprobación para la inscripción de trámites en el SUIT y la publicación de
servicios en el Portal del Estado Colombiano - PEC está a cargo del Departamento Administrativo de la Función
Pública. La aprobación de todos los contenidos está a cargo del Programa Gobierno en Línea del Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”
(www.gobiernoenlinea.gov.co)
Requisitos:
“Son los documentos, pasos o condiciones necesarios para la ejecución del trámite”.
“Guía Nacional para la Simplificación, el Mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites” DAFP- Alcaldía Mayor
de Bogotá
En una consideración más amplia, los requisitos son aquellas condiciones o formalidades (normativas u
operativas) para adelantar un trámite, como el horario, la forma de pago, la edad, el género, la educación,
comprobante de pago, la inscripción, la nacionalidad, el domicilio.
Servicio:
“Conjunto de actividades que buscan proporcionar valor agregado a los usuarios, al ofrecer un beneficio o
satisfacer sus necesidades”.
(Manual para la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea de la República de Colombia)
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Servicio en línea:
“Servicio que puede ser prestado por medios electrónicos a través del portal de una entidad”
(Manual para la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea de la República de Colombia)
Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano:
“…es el conjunto de políticas, orientaciones, normas, actividades, recursos, programas, organismos,
herramientas y entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, encaminados a la generación de
estrategias tendientes a incrementar la confianza en el Estado y a mejorar la relación cotidiana entre el
ciudadano y la Administración Pública.” (Artículo 3º, Decreto 2623 de 2009) y “…se constituye como instancia
de coordinación de la calidad y la excelencia en el servicio al ciudadano en la Administración Pública del Orden
Nacional”
(Artículo 4º, Decreto 2623 de 2009)
SUIT (Sistema Único de información de Trámites):
“Es un sistema electrónico de administración de información de trámites y servicios de la Administración
Pública Colombiana que opera a través del Portal del estado Colombiano, administrado por el Departamento
Administrativo de la Función Pública por mandato legal, en alianza con el Ministerio de las Comunicaciones –
Programa Gobierno en Línea”.
(Guía Nacional para la Simplificación, el Mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites” DAFP- Alcaldía Mayor
de Bogotá).
Es un sistema que permite integrar la información y actualización de los trámites y servicios de las entidades
públicas para facilitar a los ciudadanos la consulta de manera centralizada y en línea
Trámite:
“Conjunto o serie de pasos o acciones, reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir
un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley. El trámite se inicia cuando ese
particular activa el aparato publico a través de una petición o solicitud expresa y termina (como trámite)
cuando la administración publica se pronuncia sobre éste, aceptando denegando la solicitud”.
(Guía Nacional para la Simplificación, el Mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites” DAFP- Alcaldía Mayor
de Bogotá)
Trámite en línea:
“Trámite que puede ser realizado por medios electrónicos a través del portal de una entidad, ya sea de manera
parcial, en algunos de sus pasos o etapas, o total, hasta obtener completamente el resultado requerido”.
(Manual para la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea de la República de Colombia)
Tramitomanía
Es la actitud displicente, caprichos y obstinada de un servidor público por alargar los trámites y exigir un
número de requisitos que excede lo prescrito en normas o reglamentos, creando trámites, trabas y dificultades en
la atención. Podría decirse que es el arte de complicar aquello que puede ser extraordinariamente simple
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Tramitología:
Expresión totalmente contraria a la tramitomanía, ya que se ocupa de eliminar los trámites innecesarios o
simplificar los existentes. En suma, se ocupa de facilitar por diferentes mecanismos la relación del ciudadano con
el Estado.
Ventanilla única virtual:
“Sitio desde el cual se gestiona de manera integrada la realización de trámites que están en cabeza de una o
varias entidades, proveyendo la solución completa al interesado”.
(Manual para la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea de la República de Colombia)
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2. NORMAS DE CARÁCTER GENERAL COMUNES APLICABLES A LOS
TRÁMITES POR PARTE DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS
“A”
Actos de registro y término para recurrir: publicidad y notificación
“Para los efectos de los artículos 14, 15 y 28 del Código Contencioso Administrativo, las entidades encargadas
de llevar los registros públicos podrán informar a las personas interesadas sobre las actuaciones consistentes
en solicitudes de inscripción, mediante la publicación de las mismas en medio electrónico público, en las cuales
se indicará la fecha de la solicitud y el objeto del registro.
Los actos de inscripción a que se refiere este artículo se entenderán notificados frente a los intervinientes en la
actuación y frente a terceros el día en que se efectúe la correspondiente anotación.
Cuando se publique la actuación de registro en curso en la forma prevista en el inciso primer o de este artículo,
los recursos que procedan contra el acto de inscripción podrán interponerse dentro de los cinco (5) días
siguientes a la fecha del registro respectivo”
(Artículo 19 de la Ley 962 de 2005)
Actos jurídicos, hechos jurídicos y providencias judiciales: inscripción en registro civil.
“Todos los actos jurídicos, hechos jurídicos y providencias judiciales que constituyen fuente del registro civil o
que afecten el mismo, podrán inscribirse en cualquier oficina del territorio nacional o en los consulados de
Colombia en el exterior”
(Artículo 31 del Decreto 19 de 2012)
Actos y comunicaciones de las entidades públicas: expedición en original y copias
“Todos los actos administrativos a través de los cuales se exprese la administración pública por escrito,
deberán adelantarse en original y un máximo de dos copias. Una de éstas deberá ser enviada para su
conservación y consulta al archivo central de la entidad”.
(Artículo 29 del Decreto 2150 de 1995)
Actuación administrativa: Celeridad
“Las autoridades tienen el impulso oficioso de los procesos administrativos; deben utilizar formularios
gratuitos para actuaciones en serie, cuando la naturaleza de ellas lo haga posible y cuando sea asunto de su
competencia, suprimir los trámites innecesarios, sin que ello las releve de la obligación de considerar y valorar
todos los argumentos de los interesados y los medios de pruebas decretados y practicados; deben incentivar el
uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de que los procesos administrativos se
adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas; y deben adoptar las
decisiones administrativas en el menor tiempo posible”.
(Artículo 4º. del Decreto 19 de 1012)
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Actuación administrativa: Principios
“Todas las autoridades deberán interpretar y aplicar las disposiciones que regulan las actuaciones y
procedimientos administrativos a la luz de los principios consagrados en la Constitución Política, en la Parte
Primera de este Código y en las leyes especiales.
Las actuaciones administrativas se desarrollarán, especialmente, con arreglo a los principios del debido
proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia,
publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad.
1. En virtud del principio del debido proceso, las actuaciones administrativas se adelantarán de conformidad
con las normas de procedimiento y competencia establecidas en la Constitución y la ley, con plena garantía de
los derechos de representación, defensa y contradicción.
En materia administrativa sancionatoria, se observarán adicionalmente los principios de legalidad de las
faltas y de las sanciones, de presunción de inocencia, de no reformatio in pejus y non bis in idem.
2. En virtud del principio de igualdad, las autoridades darán el mismo trato y protección a las personas e
instituciones que intervengan en las actuaciones bajo su conocimiento. No obstante, serán objeto de trato y
protección especial las personas que por su condición económica, física o mental se encuentran en
circunstancias de debilidad manifiesta.
3. En virtud del principio de imparcialidad, las autoridades deberán actuar teniendo en cuenta que la finalidad
de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin discriminación
alguna y sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación
subjetiva.
4. En virtud del principio de buena fe, las autoridades y los particulares presumirán el comportamiento leal y
fiel de unos y otros en el ejercicio de sus competencias, derechos y deberes.
5. En virtud del principio de moralidad, todas las personas y los servidores públicos están obligados a actuar
con rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas.
6. En virtud del principio de participación, las autoridades promoverán y atenderán las iniciativas de los
ciudadanos, organizaciones y comunidades encaminadas a intervenir en los procesos de deliberación,
formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública.
7. En virtud del principio de responsabilidad, las autoridades y sus agentes asumirán las consecuencias por sus
decisiones, omisiones o extralimitación de funciones, de acuerdo con la Constitución, las leyes y los
reglamentos.
8. En virtud del principio de transparencia, la actividad administrativa es del dominio público, por
consiguiente, toda persona puede conocer las actuaciones de la administración, salvo reserva legal.
9. En virtud del principio de publicidad, las autoridades darán a conocer al público y a los interesados, en
forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, sus actos, contratos y resoluciones, mediante
las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que
permitan difundir de manera masiva tal información de conformidad con lo dispuesto en este Código. Cuando
el interesado deba asumir el costo de la publicación, esta no podrá exceder en ningún caso el valor de la
misma.
10. En virtud del principio de coordinación, las autoridades concertarán sus actividades con las de otras
instancias estatales en el cumplimiento de sus cometidos y en el reconocimiento de sus derechos a los
particulares.
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11. En virtud del principio de eficacia, las autoridades buscarán que los procedimientos logren su finalidad y,
para el efecto, removerán de oficio los obstáculos puramente formales, evitarán decisiones inhibitorias,
dilaciones o retardos y sanearán, de acuerdo con este Código las irregularidades procedimentales que se
presenten, en procura de la efectividad del derecho material objeto de la actuación administrativa.
12. En virtud del principio de economía, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia,
optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones
y la protección de los derechos de las personas.
13. En virtud del principio de celeridad, las autoridades impulsarán oficiosamente los procedimientos, e
incentivarán el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos de que los
procedimientos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas”.
(Articulo 3º. de la Ley 1437 de 2011)
Actuaciones administrativas: Economía
“Las normas de procedimiento administrativo deben ser utilizadas para agilizar las decisiones; los
procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes
intervienen en ellos; las autoridades administrativas y los particulares que cumplen funciones administrativas
no deben exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de
presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa, o tratándose de poderes especiales. En
tal virtud, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los
demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de
las personas”
(Artículo 5º. del Decreto 19 de 1012)
Actuación administrativa: Moralidad
“La actuación administrativa debe ceñirse a los postulados de la ética y cumplirse con absoluta transparencia
en interés común. En tal virtud, todas las personas y los servidores públicos están obligados a actuar con
rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas”.
(Artículo 3º. del Decreto 19 de 2012)
Actuación en sede administrativa
“Excepto cuando se trate de la interposición de recursos, en ninguna otra actuación o trámite administrativo se
requerirá actuar mediante abogado”.
(Artículo 34 del Decreto 19 de 2012)
Actuación judicial previa para la decisión administrativa: Prohibición de exigencia
“Se prohíbe exigir como requisito previo para obtener una decisión administrativa la interposición de una
acción judicial y la presentación de la copia de la providencia que ordene el reconocimiento o adjudicación de
un derecho”
(Artículo 8º. del Decreto 19 de 2012)
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Anónimos: Trámite
“Ninguna denuncia o queja anónima podrá promover acción jurisdiccional, penal, disciplinaria, fiscal, o
actuación de la autoridad administrativa competente (excepto cuando se acredite, por lo menos sumariamente
la veracidad de los hechos denunciados) o cuando se refiera en concreto a hechos o personas claramente
identificables”.
(Artículo 81 de la Ley 962 de 2005)
Antecedentes judiciales: Consulta en línea
“Las entidades públicas o los particulares que requieran conocer los antecedentes judiciales de cualquier
persona nacional o extranjera podrán consultarlos en línea en los registros de las bases de datos a que se
refiere el artículo siguiente.
Para tal efecto, el Ministerio de Defensa Nacional - Policía Nacional responsable de la custodia de la
información judicial de los ciudadanos implementará un mecanismo de consulta en línea que garantice el
derecho al acceso a la información sobre los antecedentes judiciales que allí reposen, en las condiciones y con
las seguridades requeridas que establezca el reglamento.
En todo caso, la administración de registros delictivos se sujetará a las normas contenidas en la Ley General
Estatutaria de Protección de Datos Personales.
Parágrafo transitorio. De conformidad con lo dispuesto en el Decreto Ley 4057 de 2011, el Departamento
Administrativo de Seguridad, DAS, en proceso de Supresión, prestará el servicio señalado en el presente
artículo hasta el 30 de enero de 2012”.
(Artículo 94 del Decreto 19 de 2012)
Autenticaciones y reconocimientos: Eliminación
“Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto no se requiere la
autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades
públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que
reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento.
Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos
originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que
dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones.
Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas,
incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario
mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales y de las actas de asamblea general de
accionistas, junta de socios y demás actos de personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de
Comercio, las cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de la
respectiva Cámara.
Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se
autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite”.
(Artículo 25 del Decreto 19 de 2012)
“A las entidades que integran la Administración Pública les está prohibido exigir documentos originales
autenticados o reconocidos notarial o judicialmente”.
(Artículo 1º del Decreto 2150 de 1995)
15
Autoridades: Deberes en la atención al público
“Las autoridades tendrán, frente a las personas que ante ellas acudan y en relación con los asuntos que
tramiten, los siguientes deberes:
1. Dar trato respetuoso, considerado y diligente a todas las personas sin distinción.
2. Garantizar atención personal al público, como mínimo durante cuarenta (40) horas a la semana, las cuales
se distribuirán en horarios que satisfagan las necesidades del servicio.
3. Atender a todas las personas que hubieran ingresado a sus oficinas dentro del horario normal de atención.
4. Establecer un sistema de turnos acorde con las necesidades del servicio y las nuevas tecnologías, para la
ordenada atención de peticiones, quejas, denuncias o reclamos, sin perjuicio de lo señalado en el numeral 6 del
artículo 5° de este Código.
5. Expedir, hacer visible y actualizar anualmente una carta de trato digno al usuario donde la respectiva
autoridad especifique todos los derechos de los usuarios y los medios puestos a su disposición para
garantizarlos efectivamente.
6. Tramitar las peticiones que lleguen vía fax o por medios electrónicos, de conformidad con lo previsto en el
numeral 1 del artículo 5° de este Código.
7. Atribuir a dependencias especializadas la función de atender quejas y reclamos, y dar orientación al público.
8. Adoptar medios tecnológicos para el trámite y resolución de peticiones, y permitir el uso de medios
alternativos para quienes no dispongan de aquellos.
9. Habilitar espacios idóneos para la consulta de expedientes y documentos, así como para la atención cómoda
y ordenada del público.
10. Todos los demás que señalen la Constitución, la ley y los reglamentos”.
(Articulo 7º de la Ley 1437 de 2011, rige a partir del 2 de julio de 2012)
Autoridades: Deber de informar al público
“Las autoridades deberán mantener a disposición de toda persona información completa y actualizada, en el
sitio de atención y en la página electrónica, y suministrarla a través de los medios impresos y electrónicos de
que disponga, y por medio telefónico o por correo, sobre los siguientes aspectos:
1. Las normas básicas que determinan su competencia.
2. Las funciones de sus distintas dependencias y los servicios que prestan.
3. Las regulaciones, procedimientos, trámites y términos a que están sujetas las actuaciones de los particulares
frente al respectivo organismo o entidad.
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4. Los actos administrativos de carácter general que expidan y los documentos de interés público relativos a
cada uno de ellos.
5. Los documentos que deben ser suministrados por las personas según la actuación de que se trate.
6. Las dependencias responsables según la actuación, su localización, los horarios de trabajo y demás
indicaciones que sean necesarias para que toda persona pueda cumplir sus obligaciones o ejercer sus derechos.
7. La dependencia, y el cargo o nombre del servidor a quien debe dirigirse en caso de una queja o reclamo.
8. Los proyectos específicos de regulación y la información en que se fundamenten, con el objeto de recibir
opiniones, sugerencias o propuestas alternativas. Para el efecto, deberán señalar el plazo dentro del cual se
podrán presentar observaciones, de las cuales se dejará registro público. En todo caso la autoridad adoptará
autónomamente la decisión que a su juicio sirva mejor el interés general.
Parágrafo. Para obtener estas informaciones en ningún caso se requerirá la presencia del interesado”.
(Articulo 8º de la Ley 1437 de 2011, rige a partir del 2 de julio de 2012)
Autoridades: Prohibiciones
“A las autoridades les queda especialmente prohibido:
1. Negarse a recibir las peticiones o a expedir constancias sobre las mismas.
2. Negarse a recibir los escritos, las declaraciones o liquidaciones privadas necesarias para cumplir con una
obligación legal, lo cual no obsta para prevenir al peticionario sobre eventuales deficiencias de su actuación o
del escrito que presenta.
3. Exigir la presentación personal de peticiones, recursos o documentos cuando la ley no lo exija.
4. Exigir constancias, certificaciones o documentos que reposen en la respectiva entidad.
5. Exigir documentos no previstos por las normas legales aplicables a los procedimientos de que trate la
gestión o crear requisitos o formalidades adicionales de conformidad con el artículo 84 de la Constitución
Política.
6. Reproducir actos suspendidos o anulados por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo cuando no
hayan desaparecido los fundamentos legales de la anulación o suspensión.
7. Asignar la orientación y atención del ciudadano a personal no capacitado para ello.
8. Negarse a recibir los escritos de interposición y sustentación de recursos.
9. No dar traslado de los documentos recibidos a quien deba decidir, dentro del término legal.
10. Demorar en forma injustificada la producción del acto, su comunicación o notificación.
11. Ejecutar un acto que no se encuentre en firme.
17
12. Dilatar o entrabar el cumplimiento de las decisiones en firme o de las providencias judiciales.
13. No hacer lo que legalmente corresponda para que se incluyan dentro de los presupuestos públicos
apropiaciones suficientes para el cumplimiento de las sentencias que condenen a la administración.
14. No practicar oportunamente las pruebas decretadas o denegar sin justa causa las solicitadas.
15. Entrabar la notificación de los actos y providencias que requieran esa formalidad.
16. Intimidar de alguna manera a quienes quieran acudir ante la Jurisdicción de lo Contencioso
Administrativo para el control de sus actos”
(Articulo 9º. de la Ley 1437 de 2011, rige a partir del 2 de julio de 2012))
18
“C”
Certificado judicial: Supresión
“A partir de la vigencia del presente Decreto-Ley, suprímase el documento certificado judicial. En
consecuencia, ninguna persona está obligada a presentar un documento que certifique sus antecedentes
judiciales para trámites con entidades de derecho público o privado”.
(Artículo 93 del Decreto 19 de 2012)
Citas o turnos de atención: Uso de sistemas tecnológicos
“A más tardar el 31 de diciembre de 2007 toda entidad del Estado que por naturaleza de los servicios que
presta deba atender masivamente a las personas a las cuales sirve deberá poner en funcionamiento sistemas
tecnológicos adecuados para otorgar las citas o los turnos de atención de manera automática y oportuna sin
necesidad de presentación personal del usuario o solicitante.
El incumplimiento de esta norma constituye causal de mala conducta y de falta grave en cabeza del
representante o jefe de la respectiva entidad o dependencia”.
(Artículo 85 de la Ley 962 de 2005)
Cobros no autorizados
“Ningún organismo o entidad de la Administración Pública Nacional podrá cobrar, por la realización de sus
funciones, valor alguno por concepto de tasas, contribuciones, formularios o precio de servicios que no estén
expresamente autorizados mediante norma con fuerza de ley o mediante norma expedida por autoridad
competente, que determine los recursos con los cuales contará la entidad u organismo para cumplir su objeto”.
(Artículo 16 de la Ley 962 de 2005)
Comités Sectoriales de Desarrollo Administrativo: Conformación y seguimiento
“Los ministros y directores de departamento administrativo conformarán el Comité Sectorial de Desarrollo
Administrativo, encargado de hacer seguimiento por lo menos una vez cada tres (3) meses a la ejecución de las
políticas de desarrollo administrativo, formuladas dentro del plan respectivo.
El Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo estará presidido por el Ministro o Director del Departamento
Administrativo del sector respectivo. Del Comité harán parte los directores, gerentes o presidentes de los
organismos y entidades adscritos o vinculados, quienes serán responsables únicos por el cumplimiento de las
funciones a su cargo so pena de incurrir en causal de mala conducta.
Corresponde al Departamento Administrativo de la Función Pública velar por la ejecución de las políticas de
administración pública y de desarrollo administrativo."
(Artículo 234 del Decreto 19 de 2012)
Comparecencia personal: Prohibición de la exigencia
“Prohíbese la exigencia de comparecencia personal para hacer pagos ante las entidades de la Administración
Pública”.
(Artículo 8º. del Decreto 2150 de 1995)
19
Comprobantes de descuentos y retenciones: Deber de certificar
“Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones administrativas o presten servicios públicos que
paguen o abonen en cuenta a favor de cualquier persona una obligación a su cargo deberán certificar los
descuentos o las retenciones que le hayan sido practicados al beneficiario con indicación precisa de la norma
legal con que se haya procedido. Para tal efecto, podrán enviar la certificación a la dirección electrónica que
haya registrado el beneficiario e implementar en su página Web, un mecanismo para que exclusivamente los
beneficiarios puedan consultar y descargar los comprobantes de pago con la discriminación de los descuentos
y retenciones que le fueron practicados”.
(Artículo 28 del Decreto 19 de 2012)
Comprobación de pagos anteriores: Prohibición de exigencia
“En relación con los pagos que deben efectuarse ante la Administración Pública o ante los particulares que
cumplen una función administrativa, queda prohibida la exigencia de comprobantes de pago hechos con
anterioridad, como condición para aceptar un nuevo pago, salvo que este último implique la compensación de
deudas con saldos a favor o pagos en exceso, o los casos en que se deba acreditar, por quien corresponda, el
pago de períodos en mora al Sistema de Seguridad Social Integral"
(Artículo 34 del Decreto 2150 de 1995, modificado por el Artículo 10, Decreto 19 de 1012)
Consejos y juntas directivas de la Administración Pública: Reuniones no presenciales
“Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de los consejos o juntas directivas de las entidades que
integran la Administración Pública o de los particulares que cumplan funciones públicas o recauden y
administren recursos de origen público, cuando por cualquier medio todos sus miembros puedan deliberar o
decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último evento, la sucesión de comunicaciones deberá
ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. En todo caso, mínimo un cuarenta por ciento
de las reuniones surtidas dentro de un mismo año calendario deben ser presenciales”
(Artículo 32 del Decreto 19 de 2012)
Copias o fotocopias de documentos que se posea la entidad: Prohibición de exigencia.
“En todas las actuaciones públicas, queda prohibida la exigencia de copias o fotocopias de documentos que la
entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad legal de acceder”.
(Artículo 13 del Decreto 2150 de 1995)
Cuentas de cobro: Supresión para el pago de obligaciones contractuales
“Para el pago de las obligaciones contractuales contraídas por las entidades públicas, o las privadas que
cumplan funciones públicas o administren recursos públicos, no se requerirá de la presentación de cuentas de
cobro por parte del contratista.
Las órdenes de compra de elementos o las de prestación de servicios, que se encuentren acompañadas de la
oferta o cotización presentada por el oferente y aceptada por el funcionario competente, no requerirán de la
firma de aceptación del proponente.
Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de la expedición de la factura o cualquier otro documento equivalente
cuando los Tratados Internacionales o las Leyes así lo exijan”.
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(Artículo 19 del Decreto 2150 de 1995, modificado por el artículo 18 de la Ley 962 de 2005)
Cuentas: Débitos y traslados
“Tratándose de las obligaciones que los particulares tengan para con el Estado, aquéllos podrán solicitar a los
establecimientos de crédito que debiten y trasladen de sus cuentas corrientes o de ahorros, los fondos
necesarios para el cumplimiento de toda clase de obligaciones a favor de las entidades de la Administración
Pública”.
(Artículo 6º. del Decreto 2150 de 1995)
Cuentas únicas: Apertura para pagos
“Con el objeto de poder hacer efectivo el pago de las obligaciones de los particulares para con las entidades de
la Administración Pública, éstas abrirán cuentas únicas nacionales en los establecimientos financieros
autorizados por la Superintendencia Bancaria.
Los particulares podrán consignar el importe de sus obligaciones en cualquier sucursal del país. En tal caso, el
pago se entenderá efectuado en la fecha en que se realice la consignación respectiva.
El Gobierno Nacional reglamentará la materia”.
(Artículo 7º del Decreto 2150 de 1995)
21
“D”
Declaraciones extrajuicio: Prohibición
“Se prohíbe exigir como requisito para el trámite de una actuación administrativa declaraciones extra juicio
ante autoridad administrativa o de cualquier otra índole. Para surtirla bastará la afirmación que haga el
particular ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento"
(Artículo 10 del Decreto 2150 de 1995, modificado por el artículo 25 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 7º. del Decreto 19 de
2005))
Desarrollo administrativo: Políticas
“Las políticas de desarrollo administrativo formuladas por el Departamento Administrativo de la Función
Pública y adoptadas por el Gobierno Nacional tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:
….
2. Racionalización de trámites, métodos y procedimientos de trabajo.
….
6. Estrategias orientadas a garantizar el carácter operativo de la descentralización administrativa, la
participación ciudadana y la coordinación con el nivel territorial.
….
10. Identificación de los apoyos administrativos orientados a mejorar la atención a los usuarios y a la
resolución efectiva y oportuna de sus quejas y reclamos.
11. Diseño de mecanismos, procedimientos y soportes administrativos orientados a fortalecer la participación
ciudadana en general y de la población usuaria en el proceso de toma de decisiones, en la fiscalización y el
óptimo funcionamiento de los servicios.
PARAGRAFO 1o. Los Comités Sectoriales de desarrollo administrativo de conformidad con el artículo 19 de la
presente Ley, tendrán la obligatoriedad de formular el plan respectivo, el cual hará parte de los planes de
acción sectoriales e institucionales y será publicado a más tardar el 31 de enero de cada año en las respectivas
páginas web, tal como lo establece el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011.
(Parágrafo modificado por el artículo 233 del Decreto 19 de 2012)
PARAGRAFO 2o. Los organismos y entidades de la Administración Pública concurrirán obligatoriamente al
Departamento Administrativo de Función Pública en la formulación de las políticas de desarrollo
administrativo y en su debida aplicación, de conformidad con las metodologías que éste establezca”.
(Artículo 17 de la Ley 489 de 1998)
Documentos: Prohibición de exigencia de presentación de denuncia por pérdida
“Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación de denuncia por pérdida de documentos con
el fin de tramitar la expedición del duplicado o remplazo correspondiente, para lo cual bastará la afirmación
del peticionario sobre tal circunstancia, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad del juramento.
22
Lo previsto en el presente artículo no aplicará a los documentos de identificación de los miembros de la fuerza
pública y de los cuerpos de seguridad del Estado”.
(Artículo 30 del Decreto 19 de 2012)
Documentos: Prohibición de retención
“Ninguna autoridad podrá retener la cédula de ciudadanía, la cédula de extranjería, el pasaporte, la licencia
de conducción, el pasado judicial, la libreta militar, o cualquier otro documento de las personas. Si se exige la
identificación de una persona, ella cumplirá la obligación mediante la exhibición del correspondiente
documento. Queda prohibido retenerlos para ingresar a cualquier dependencia pública o privada”.
(Artículo 18 del Decreto 2150 de 1995, modificado por el artículo 23 de la Ley 962 de 2005)
Documentos que reposan en la entidad: Prohibición de exigencia
“Cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos,
constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la
respectiva actuación.
Parágrafo. A partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que
cuando se esté adelantando una actuación ante la administración y los documentos reposen en otra entidad
pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual reposan para que ella los requiera de manera directa,
sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos de trámites y
procedimientos el suministro de información que repose en los archivos de otra entidad pública”
(Artículo 9º del Decreto 19 de 1012)
23
“E”
Entidades públicas: Solicitud oficiosa para comprobar la existencia de circunstancias necesarias
“Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna
circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, que obre en otra
entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la
prueba no corresponderá al usuario.
Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio de
colaboración.
El envío de la información por fax o cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una
entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate siempre y
cuando se encuentre debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido solicitado
por el funcionario superior de aquel a quien se atribuya el trámite.
Cuando una entidad pública requiera información de otra entidad de la Administración Pública, esta dará
prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10) días,
para lo cual deben proceder a establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir
información de uso frecuente por otras autoridades”.
(Artículo 16 del Decreto 2150 de 1995, modificado por el artículo 14 de la Ley 962 de 2005)
Entidades públicas: Acta de las decisiones
“Las decisiones de los consejos superiores o de los cuerpos colegiados de la administración pública se harán
constar en actas aprobadas por los mismos, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y
firmadas por quien la presida y por quien sirva de secretario, en las cuales deberá indicarse, además, los votos
emitidos en cada caso.
Cuando las decisiones consten en actas, la copia de éstas, autorizada por el secretario general o por el
representante de la entidad, será prueba suficiente de los hechos que consten en las mismas, mientras no se
demuestre la falsedad de la copia o de las actas. Respecto a decisiones que deban constar en actas, a los
funcionarios no les será admisible prueba distinta para establecer hechos que deban constar en ellas”.
(Articulo 33 del Decreto 19 de 2012)
24
“F”
Firmas de particulares: Presunción de validez
“Las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que deban obrar en trámites ante autoridades
públicas no requerirán de autenticación. Dichas firmas se presumirán que son de la persona respecto de la cual
se afirma corresponden. Tal presunción se desestimará si la persona de la cual se dice pertenece la firma, la
tacha de falsa, o si mediante métodos tecnológicos debidamente probados se determina la falsedad de la
misma.
Los documentos que implican transacción, desistimiento y, en general, disposición de derechos, deberán
presentarse y aportarse a los procesos y trámites administrativos de acuerdo con las normas especiales
aplicables. De la misma manera, se exceptúan los documentos relacionados con el sistema de seguridad social
integral y los del magisterio".
(Artículo 24 de la Ley 962 de 2005, modificado por el Artículo 36 del Decreto 19 de 2012)
Formulario único
“Cuando varias entidades requieran de los particulares informes de una misma naturaleza, podrán disponer el
diligenciamiento de un formulario único”.
(Artículo 23 del Decreto 2150 de 1995)
Formularios oficiales
“Los particulares podrán presentar la información solicitada por la administración pública en formularios
oficiales, mediante cualquier documento que respete integralmente la estructura de los formatos definidos por
la autoridad o mediante fotocopia del original”.
(Artículo 24 del Decreto 2150 de 1995)
Formularios oficiales para la presentación de declaraciones y realización de pagos: Divulgación y
gratuidad
“Cuando sea del caso, los destinatarios a quienes se les aplica el presente Decreto - Ley, deberán habilitar los
mecanismos necesarios para poner a disposición gratuita y oportuna de los interesados el formato definido
oficialmente para el respectivo período en que deba cumplirse el deber u obligación legal, utilizando para el
efecto formas impresas, magnéticas o electrónicas.
Las entidades públicas y los particulares que ejercen funciones administrativas deberán colocar en medio
electrónico, a disposición de los particulares, todos los formularios cuya diligencia se exija por las
disposiciones legales. En todo caso, para que un formulario sea exigible al ciudadano, la entidad respectiva
deberá publicarlo en el Portal del Estado colombiano. Las autoridades dispondrán de un plazo de tres meses
contados a partir de la publicación del presente decreto, para publicar los formularios hoy existentes.
Para todos los efectos legales se entenderá que las copias de formularios que se obtengan de los medios
electrónicos tienen el carácter de formularios oficiales."
(Artículo 4º de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 26 del Decreto 19 de 2012)
25
Función administrativa: Principios
“La función administrativa se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular los
atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia,
participación, publicidad, responsabilidad y transparencia. Los principios anteriores se aplicarán, igualmente,
en la prestación de servicios públicos, en cuanto fueren compatibles con su naturaleza y régimen.
Parágrafo. Los principios de la función administrativa deberán ser tenidos en cuenta por los órganos de
control y el Departamento Nacional de Planeación, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 343 de la
Constitución Política, al evaluar el desempeño de las entidades y organismos administrativos y al juzgar la
legalidad de la conducta de los servidores públicos en el cumplimiento de sus deberes constitucionales, legales o
reglamentarios, garantizando en todo momento que prime el interés colectivo sobre el particular”.
(Artículo 3º. de la Ley 489 de 1998)
Función administrativa: Finalidades
“La función administrativa del Estado busca la satisfacción de las necesidades generales de todos los
habitantes, de conformidad con los principios, finalidades y cometidos consagrados en la Constitución Política.
Los organismos, entidades y personas encargadas, de manera permanente o transitoria, del ejercicio de
funciones administrativas deben ejercerlas consultando el interés general.”
(Artículo 4º. de la Ley 489 de 1998)
26
“H”
Huella dactilar: Eliminación
“Suprímase el requisito de imponer la huella dactilar en todo documento, trámite, procedimiento o actuación
que se deba surtir ante las entidades públicas y los particulares que cumplan funciones administrativas.
Excepcionalmente se podrá exigir huella dactilar en los siguientes casos:
1 Servicios financieros de entidades públicas
2 Trámites propios del Sistema General de Seguridad Social en Pensiones
3 Trámites ante Registro Públicos
4 Trámites relacionados con el Pasaporte y la Cédula de Extranjería
5 Visas y prórrogas de permanencia
6 Escrituras Públicas
7 Visita a internos e internas en Establecimientos de Reclusión del Instituto Nacional Penitenciario y
Carcelario -INPEC8 Cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad
9 Autorización para salida de menores de país
10 Cesión de derechos
11 Comercio de armas, municiones y explosivos
12 Otorgamiento de poderes
13 Registros delictivos
14 Trámites para el registro de víctimas y ayuda humanitaria
En todo caso la exigencia de la huella dactilar será remplazada por su captura mediante la utilización de
medios electrónicos conforme a lo previsto en el presente Decreto”.
(Artículo 17 del Decreto 19 de 2012)
Huella dactilar: Verificación por medios electrónicos
“En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y los particulares que ejerzan
funciones administrativas en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación
inmediato de la persona, ésta se hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán
con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella
con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Si el trámite no requiere de la identificación inmediata de la persona, la autoridad o el particular encargado de
funciones administrativas coordinarán con la Registraduría Nacional del Estado Civil el mecanismo de
verificación de la información requerida.
Cuando por razones físicas la persona que pretenda identificarse no pueda imponer la huella dactilar o esta
carezca de calidad suficiente para identificarla, la verificación de la identidad se hará mediante la
comparación de su información biográfica con la que reposa en la base de datos de la Registraduría Nacional
del Estado Civil. De igual forma se procederá para identificar a personas menores de siete (7) años, caso en el
cual deberá acompañarse copia del Registro Civil de Nacimiento.
La comprobación de identidad a través de la Registraduría Nacional del Estado Civil no tendrá costo para la
entidad pública o el particular que ejerza funciones administrativas
Parágrafo 1. La identificación mediante la obtención electrónica de la huella dactilar no excluye la
presentación del documento de identidad. En caso de que la persona no tenga documento de identidad, el
requisito se surtirá con la exhibición del comprobante del documento en trámite, expedido por la Registraduría
Nacional del Estado Civil, el cual se presume auténtico.
27
Parágrafo 2. Cuando sea necesario, y con el fin de obtener la huella dactilar en sitios distintos a su sede
operativa, las autoridades públicas o los particulares en ejercicio de funciones administrativas podrán
incorporar mecanismos móviles de obtención electrónica remota de la huella dactilar. Las notarías del país
están obligadas a contar con sistemas de obtención electrónica remota de la huella dactilar.
Parágrafo 3. Para los efectos de este artículo, entiéndase que el documento de identidad es la cédula de
ciudadanía, la cédula de extranjería, la tarjeta de identidad o el pasaporte si el nacional que se identifica se
encuentra en el exterior.
Parágrafo 4. Los particulares que prestan servicios públicos podrán incorporar mecanismos de obtención
electrónica de la huella dactilar de usuarios, clientes o consumidores cuando resulte indispensable para evitar
suplantaciones o fraudes, e inter-operar con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil
para verificar su identidad.
Parágrafo transitorio. Las obligaciones a que se refiere este artículo serán exigibles a las autoridades públicas
y a los particulares que cumplan funciones administrativas a partir de las siguientes fechas:
1 Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas en los distritos y municipios de
categoría especial, primera y segunda, así como para las oficinas consulares de la República de Colombia, a
partir del 1 de julio de 2012.
2 Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas, ubicados en los distritos y
municipios de categoría tercera y cuarta, a partir del 1 de enero de 2013.
3 Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas, ubicados en los distritos y
municipios de categoría quinta y sexta, a partir del 1 de julio de 2013.
4 Para el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, a partir del 1º de julio de 2013”.
(Artículo 18 del Decreto 19 de 2012)
28
“I”
Indicadores económicos: Certificaciones
“Las entidades legalmente obligadas para el efecto, surtirán el trámite de certificación del interés bancario
corriente, la tasa de cambio representativa del mercado, el precio del oro, y demás indicadores
macroeconómicos requeridos en procesos administrativos o judiciales, mediante su publicación en su
respectiva página web, una vez hayan sido expedidas las respectivas certificaciones. Esta información, así
como los datos históricos, mínimo de los últimos diez (10) años, debe mantenerse a disposición del público en la
web para consulta permanente.
Ninguna autoridad podrá exigir la presentación de estas certificaciones para adelantar procesos o actuaciones
ante sus despachos, para lo cual bastará la consulta que se haga a la web de la entidad que certifica”.
(Artículo 29 del Decreto 19 de 2012)
Infantes, mujeres gestantes, personas en situación de discapacidad, adultos mayores y veteranos
de la fuerza pública: Atención preferencial
“Todas las entidades del Estado o particulares que cumplan funciones administrativas, para efectos de sus
actividades de atención al público, establecerán mecanismos de atención preferencial a infantes, personas con
algún tipo de discapacidad, mujeres gestantes, adulto mayor y veterano de la Fuerza Pública”
(Articulo 13 del Decreto 19 de 2012)
Información: Utilización del correo para su envío
“Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas
o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico.
En ningún caso, se podrán rechazar o inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o
jurídicas que se hayan recibido por correo dentro del territorio nacional.
Las peticiones de los administrados o usuarios se entenderán presentadas el día de incorporación al correo,
pero para efectos del cómputo del término de respuesta, se entenderán radicadas el día en que efectivamente el
documento llegue a la entidad y no el día de su incorporación al correo.
Las solicitudes formuladas a los administrados o usuarios a los que se refiere el presente artículo, y que sean
enviadas por correo, deberán ser respondidas dentro del término que la propia comunicación señale, el cual
empezará a contarse a partir de la fecha de recepción de la misma en el domicilio del destinatario. Cuando no
sea posible establecer la fecha de recepción del documento en el domicilio del destinatario, se presumirá a los
diez (10) días de la fecha de despacho en el correo.
Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de documentos o información a la entidad
pública, para lo cual deberán adjuntar a su petición un sobre con porte pagado y debidamente diligenciado.
PARÁGRAFO. Para efectos del presente artículo, se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y
cuando la dirección esté correcta y claramente diligenciada”.
(Artículo 25 del Decreto 2150 de 1995, modificado por el artículo 10 de la Ley 962 de 2005)
29
Información: Disposición para el público por la administración pública
“A partir de la vigencia de la presente ley, todos los organismos y entidades de la Administración Pública
deberán tener a disposición del público, a través de medios impresos o electrónicos de que dispongan, o por
medio telefónico o por correo, la siguiente información, debidamente actualizada:
Normas básicas que determinan su competencia.
Funciones de sus distintos órganos.
Servicios que presta.
Regulaciones, procedimientos y trámites a que están sujetas las actuaciones de los particulares frente al
respectivo organismo o entidad, precisando de manera detallada los documentos que deben ser suministrados,
así como las dependencias responsables y los términos en que estas deberán cumplir con las etapas previstas
en cada caso.
Localización de dependencias, horarios de trabajo y demás indicaciones que sean necesarias para que las
personas puedan cumplir sus obligaciones o ejercer sus derechos ante ellos.
Dependencia, cargo o nombre a quién dirigirse en caso de una queja o reclamo.
Sobre los proyectos específicos de regulación y sus actuaciones en la ejecución de sus funciones en la respectiva
entidad de su competencia.
En ningún caso se requerirá la presencia personal del interesado para obtener esta información, la cual debe
ser suministrada, si así se solicita por cualquier medio a costa del interesado”.
(Artículo 8º de la Ley 962 de 2005)
30
“N”
Niños, niñas y adolescentes: Presentación directa de solicitudes
“Los niños, niñas y adolescentes podrán presentar directamente solicitudes, quejas o reclamos en asuntos que
se relacionen con su interés superior, su bienestar personal y su protección especial, las cuales tendrán
prelación en el turno sobre cualquier otra”.
(Articulo 12 del Decreto 19 de 2012)
Normas y actos generales emitidos por la administración pública: Publicidad electrónica
“La Administración Pública deberá poner a disposición del público, a través de medios electrónicos, las leyes,
decretos y actos administrativos de carácter general o documentos de interés público relativos a cada uno de
ellos, dentro de los cinco (5) días siguientes a su publicación, sin perjuicio de la obligación legal de publicarlos
en el Diario Oficial.
Las reproducciones efectuadas se reputarán auténticas para todos los efectos legales, siempre que no se altere
el contenido del acto o documento.
A partir de la vigencia de la presente ley y para efectos de adelantar cualquier trámite administrativo, no será
obligatorio acreditar la existencia de normas de carácter general de orden nacional, ante ningún organismo
de la Administración Pública”.
(Artículo 7º. de la Ley 962 de 2005)
31
“O”
Obligaciones: Pago a favor del Estado o de los particulares que por virtud de la ley recauden
recursos públicos.
“El pago de obligaciones dinerarias relacionadas, entre otros, con tributos, estampillas, derechos, regalías,
multas, a favor de las autoridades o de los particulares que por virtud de la ley recauden recursos públicos
podrá realizarse a través de cualquier medio de pago, incluyendo las transferencias electrónicas de fondos,
abono en cuenta y sistemas de crédito mediante la utilización de tarjetas.
Para tal efecto, tales autoridades y particulares deberán difundir las tablas y las tarifas que con fundamento
en la ley les permitan a los deudores efectuar la liquidación y pago de tales obligaciones. En caso de que la
entidad incumpla esta obligación, el particular podrá cancelarla en el mes siguiente a su vencimiento.
Las entidades y organismos públicos y particulares que prestan función administrativa deberán adelantar las
gestiones necesarias para viabilizar los pagos por medios electrónicos".
(Artículo 4º. del Decreto 2150 de 1995, modificado por el artículo 27 del Decreto 19 de 2012)
Obligaciones oficiales: Pago mediante abono
“El Estado dispondrá de los mecanismos necesarios para pagar obligaciones a su cargo mediante el abono en
cuentas corrientes o de ahorro”.
(Artículo 3º del Decreto 2150 de 1995)
32
“P”
Pagos anteriores: Prohibición de exigencia de comprobación
“En relación con los pagos que deben efectuarse ante la Administración Pública, queda prohibida la exigencia
de comprobantes de pago hechos con anterioridad, como condición para aceptar un nuevo pago, salvo que este
último implique la compensación de deudas con saldos a favor o pagos en exceso, o los casos en que se deba
acreditar, por quien corresponda, el pago de períodos en mora al Sistema de Seguridad Social Integral".
(Artículo 34 del Decreto 2150 de 1995, modificado por el Artículo 10 del Decreto 19 2012)
Pagos al Tesoro Público
“Todos los pagos que deban efectuarse al tesoro público podrán hacerse en bancos o corporaciones de ahorro y
vivienda.
Para tal efecto, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público dispondrá la apertura de las cuentas pertinentes”.
(Artículo 35 del Decreto 2150 de 1995)
Particulares: Posesión ante los organismos de control
“El acto de posesión de directores, administradores, representantes legales y revisores fiscales de las entidades
vigiladas por el Estado, no requerirá la presentación personal ante la entidad pública correspondiente.
La posesión se entenderá surtida con la autorización que imparta el funcionario competente, una vez solicitada
por el interesado. Con el mismo acto se entiende cumplido el juramento requerido por la ley”.
(Artículo 28 del Decreto 2150 de 1995)
Paz y salvos internos: Prohibición de exigencia
“En las actuaciones administrativas queda prohibida la exigencia de cualquier tipo de paz y salvo interno”.
(Artículo 15 del Decreto 2150 de 1995)
Permisos, licencias o autorizaciones: Solicitud de renovación
“Cuando el ordenamiento jurídico permita la renovación de un permiso, licencia o autorización, y el particular
la solicite dentro de los plazos previstos en la normatividad vigente, con el lleno de la totalidad de requisitos
exigidos para ese fin, la vigencia del permiso, licencia o autorización se entenderá prorrogada hasta tanto se
produzca la decisión de fondo por parte de la entidad competente sobre dicha renovación.
Si no existe plazo legal para solicitar la renovación o prorroga del permiso, licencia o autorización, ésta deberá
presentarse cinco días antes del vencimiento del permiso, licencia o autorización, con los efectos señalados en
el inciso anterior”.
(Artículo 35 del Decreto 19 de 2012)
33
Personas: Plan de atención anual
“Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de
lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el
mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las
estrategias antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
El Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción señalará
una metodología para diseñar y hacerle seguimiento a la señalada estrategia.
PARÁGRAFO. En aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de administración de
riesgos, se podrá validar la metodología de este sistema con la definida por el Programa Presidencial de
Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción”.
(Artículo 73 de la Ley 1474 de 2011)
Personas mayores de siete (7) años que no hayan cumplido la mayoría de edad: Verificación de la
identidad
“La verificación de la identidad de personas mayores de siete (7) años que no hayan cumplido la mayoría de
edad se hará mediante la exhibición de la tarjeta de identidad y la obtención de la huella dactilar, en los
términos del artículo anterior. No obstante, en los trámites que se realicen en el exterior, no se les exigirá la
tarjeta de identidad, sino el registro civil de nacimiento”.
(Artículo 19 del Decreto 19 de 2012)
Personas: Atención en horarios extendidos
“En adición a sus jornadas habituales, las entidades de la Administración Pública deberán poner en
funcionamiento horarios extendidos de atención al público, no coincidentes con la jornada laboral común, para
que la ciudadanía pueda cumplir sus obligaciones y adelantar los trámites frente a las mismas”.
(Artículo 2º. del Decreto 2150 de 1995)
Personas: Deber de reportarse al SIGEP en razón de nombramiento en cargo o contrato de
prestación de servicios.
“Quien sea nombrado en un cargo o empleo público o celebre un contrato de prestación de servicios con el
Estado deberá, al momento de su posesión o de la firma del contrato, registrar en el Sistema de Información y
Gestión del Empleo Público -SIGEP-administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública,
la información de hoja de vida, previa habilitación por parte de la unidad de personal de la correspondiente
entidad, o ante la dependencia que haga sus veces.
Además, los servidores públicos deberán diligenciar la declaración de bienes y rentas de que trata el artículo
122 de la Constitución Política”.
(Artículo 227 del Decreto 19 de 2012)
34
Personas: Derechos ante las autoridades
“En sus relaciones con las autoridades toda persona tiene derecho a:
1. Presentar peticiones en cualquiera de sus modalidades, verbalmente, o por escrito, o por cualquier otro
medio idóneo y sin necesidad de apoderado, así como a obtener información y orientación acerca de los
requisitos que las disposiciones vigentes exijan para tal efecto.
Las anteriores actuaciones podrán ser adelantadas o promovidas por cualquier medio tecnológico o
electrónico disponible en la entidad, aún por fuera de las horas de atención al público.
2. Conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias, a su costa,
de los respectivos documentos.
3. Salvo reserva legal, obtener información que repose en los registros y archivos públicos en los términos
previstos por la Constitución y las leyes.
4. Obtener respuesta oportuna y eficaz a sus peticiones en los plazos establecidos para el efecto.
5. Ser tratado con el respeto y la consideración debida a la dignidad de la persona humana.
6. Recibir atención especial y preferente si se trata de personas en situación de discapacidad, niños, niñas,
adolescentes, mujeres gestantes o adultos mayores, y en general de personas en estado de indefensión o de
debilidad manifiesta de conformidad con el artículo 13 de la Constitución Política.
7. Exigir el cumplimiento de las responsabilidades de los servidores públicos y de los particulares que cumplan
funciones administrativas.
8. A formular alegaciones y aportar documentos u otros elementos de prueba en cualquier actuación
administrativa en la cual tenga interés, a que dichos documentos sean valorados y tenidos en cuenta por las
autoridades al momento de decidir y a que estas le informen al interviniente cuál ha sido el resultado de su
participación en el procedimiento correspondiente.9. Cualquier otro que le reconozca la Constitución y las
leyes”.
(Articulo 5º. De la Ley 1437 de 2011)
Personas: Deberes ante las autoridades
“Correlativamente con los derechos que les asisten, las personas tienen, en las actuaciones ante las
autoridades, los siguientes deberes:1. Acatar la Constitución y las leyes.
2. Obrar conforme al principio de buena fe, absteniéndose de emplear maniobras dilatorias en las actuaciones,
y de efectuar o aportar, a sabiendas, declaraciones o documentos falsos o hacer afirmaciones temerarias, entre
otras conductas.
3. Ejercer con responsabilidad sus derechos, y en consecuencia abstenerse de reiterar solicitudes evidentemente
improcedentes.
4. Observar un trato respetuoso con los servidores públicos.
35
Parágrafo. El incumplimiento de estos deberes no podrá ser invocado por la administración como pretexto
para desconocer el derecho reclamado por el particular. Empero podrá dar lugar a las sanciones penales,
disciplinarias o de policía que sean del caso según la ley”.
(Articulo 6º. de la Ley 1437 de 2011)
Personas: Solicitud de antecedentes judiciales o de policía, disciplinarios y profesionales por las
entidades
“Cuando las entidades de la Administración Pública requieran la presentación de los antecedentes judiciales o
de policía, disciplinarios o profesionales acerca de un ciudadano en particular deberán, previa autorización
escrita del mismo, solicitarlos directamente a la entidad correspondiente. Para este efecto, el interesado deberá
cancelar los derechos pertinentes si es del caso”.
(Artículo 17 del Decreto 2150 de 1995)
Personas: Derechos en sus relaciones con la administración pública
“Las personas, en sus relaciones con la administración pública, tienen los siguientes derechos los cuales
ejercitarán directamente y sin apoderado:
A obtener información y orientación acerca de los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones vigentes
impongan a las peticiones, actuaciones, solicitudes o quejas que se propongan realizar, así como a llevarlas a
cabo.
A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la
condición de interesados y obtener copias, a su costa, de documentos contenidos en ellos.
A abstenerse de presentar documentos no exigidos por las normas legales aplicables a los procedimientos de
que trate la gestión.
Al acceso a los registros y archivos de la Administración Pública en los términos previstos por la Constitución y
las leyes.
A ser tratadas con respeto por las autoridades y servidores públicos, los cuales deben facilitarles el ejercicio de
sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones.
A exigir el cumplimiento de las responsabilidades de la Administración Pública y del personal a su servicio,
cuando así corresponda legalmente.
A cualquier otro que le reconozca la Constitución y las leyes”.
(Artículo 3º. De la Ley 962 de 2005)
Persona natural o jurídica: Notificación de actos administrativos
“Cualquier persona natural o jurídica que requiera notificarse de un acto administrativo, podrá delegar en
cualquier persona el acto de notificación, mediante poder, el cual no requerirá presentación personal, el
delegado sólo estará facultado para recibir la notificación y toda manifestación que haga en relación con el
acto administrativo se tendrá, de pleno derecho, por no realizada. Las demás actuaciones deberán efectuarse
en la forma en que se encuentre regulado el derecho de postulación en el correspondiente trámite
administrativo. Se exceptúa de lo dispuesto en este artículo la notificación del reconocimiento de un derecho
con cargo a recursos públicos, de naturaleza pública o de seguridad social”.
(Artículo 5º. De la Ley 962 de 2005)
36
Personas: Obligación de atenderlo y horario
“Las entidades públicas no podrán cerrar el despacho al público hasta tanto hayan atendido a todos los
usuarios que hubieran ingresado dentro del horario normal de atención, el cual deberá tener una duración
mínima de ocho (8) horas diarias, sin perjuicio de la implementación de horarios especiales de atención al
público en los eventos en que la respectiva entidad pública no cuente con personal especializado para el efecto.
Estas entidades deberán implementar un sistema de turnos acorde con las nuevas tecnologías utilizadas para
tal fin. El Ministerio de Relaciones Exteriores señalará el horario en las oficinas de nacionalidad, tratados y
visas, por la especialidad y complejidad de los temas que le corresponde atender conservando una atención
telefónica y de correo electrónico permanente”.
(Artículo 9º. De la Ley 962 de 2005)
Nota: A partir de julio 2 de 2012, aplica el artículo 309 de la Ley 1437 de 2011)
Personas en situación de discapacidad: No discriminación
“En ningún caso la limitación de una persona, podrá ser motivo para obstaculizar una vinculación laboral, a
menos que dicha limitación sea claramente demostrada como incompatible e insuperable en el cargo que se va
a desempeñar. Así mismo, ninguna persona limitada podrá ser despedida o su contrato terminado por razón
de su limitación, salvo que medie autorización del Ministerio del Trabajo.
Sin perjuicio de lo establecido en el inciso anterior, no se requerirá de autorización por parte del Ministerio del
Trabajo cuando el trabajador limitado incurra en alguna de las causales establecidas en la ley como justas
causas para dar por terminado el contrato, Siempre se garantizará el derecho al debido proceso.
No obstante, quienes fueren despedidos o su contrato terminado por razón de su limitación, sin el
cumplimiento del requisito previsto en el inciso primero del presente artículo, tendrán derecho a una
indemnización equivalente a ciento ochenta (180) días del salario, sin perjuicio de las demás prestaciones e
indemnizaciones a que hubiere lugar de acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo y demás normas que lo
modifiquen, adicionen, complementen o aclaren".
(Artículo 26 de la Ley 361 de 1997, modificado por el artículo 137 del Decreto 19 de 2012)
Presentaciones personales: Prohibición en actuaciones
“Prohíbese la exigencia de la presentación personal en las actuaciones frente a la administración pública, salvo
aquellas exigidas taxativamente en los códigos”.
(Artículo 33 del Decreto 2150 de 1995)
37
“R”
Registros públicos: Acceso de las autoridades
“Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos pueden
conectarse gratuitamente a los registros públicos que llevan las entidades encargadas de expedir los
certificados de existencia y representación legal de las personas jurídicas, los certificados de tradición de
bienes inmuebles, naves, aeronaves y vehículos y los certificados tributarios, en las condiciones y con las
seguridades requeridas que establezca el reglamento. La lectura de la información obviará la solicitud del
certificado y servirá de prueba bajo la anotación del funcionario que efectúe la consulta”.
(Artículo 15 del Decreto 19 de 2012)
Requisitos previamente acreditados: Prohibición de exigencia
“En relación con las actuaciones que deban efectuarse ante la Administración Pública, prohíbese la exigencia
de todo comprobante o documento que acredite el cumplimiento de una actuación administrativa agotada,
cuando una en curso suponga que la anterior fue regularmente concluida.
Igualmente no se podrá solicitar documentación de actos administrativos proferidos por la misma autoridad
ante la cual se está tramitando la respectiva actuación.
Las autoridades administrativas de todo orden no podrán revivir trámites o requisitos eliminados o
modificados por el legislador o el Gobierno Nacional".
(Artículo 14 del Decreto 2150 de 1995, modificado por el artículo 11 de la Ley 962 de 2005)
38
“S”
Secretarios generales: Supresión de su firma
“Ningún acto administrativo cuya competencia esté atribuido a ministro, director, superintendente,
presidente, gerente, subdirectores de áreas técnicas y en general a algún funcionario del nivel directivo o
ejecutivo, requerirá para su expedición la firma del Secretario General de la entidad.
Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos”.
(Artículo 31 del Decreto 2150 de 1995)
Sellos: Supresión
“En el desarrollo de las actuaciones de la Administración Pública, intervengan o no los particulares, queda
prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de
documentos, salvo los que se requieran por motivos de seguridad.
La firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la expedición del documento
respectivo. Prohíbase a los servidores públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso de
la Administración Pública. Igualmente queda prohibido a los Notarios Públicos asentar tales registros, así
como expedir certificaciones sobre los mismos.
PARÁGRAFO. La presente supresión de sellos no se aplica a los productos que requieren registro sanitario,
cuando las normas lo exijan como obligatorio, y a los sellos establecidos con base en los Acuerdos y Tratados
Internacionales de naturaleza comercial suscritos por Colombia”.
(Artículo 20 de la Ley 962 de 2005)
Servicios a cargo del estado: Liquidación de tasas retributivas
“La liquidación de las tasas retributivas por la inspección, vigilancia y control que cumplen las entidades
públicas no requerirá la expedición de resolución alguna y se efectuará a través de sistemas de facturación”.
(Artículo 30 del Decreto 2150 de 1995)
Servidores públicos: Prohibición de incentivos por imposición de multas o sanciones
“En ningún caso en las actuaciones de la administración podrán establecerse incentivos a los servidores
públicos por la imposición de multas o sanciones y la cantidad o el valor de las mismas tampoco podrán
tenerse en cuenta para la evaluación de su desempeño”.
(Artículo 17 de la Ley 962 de 2005)
Sistemas electrónicos de archivo y transmisión de datos: Utilización
“Las entidades de la Administración Pública deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos
para, que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración.
En ningún caso las entidades públicas podrán limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por
parte de los particulares, sin perjuicio de los estándares tecnológicos que las entidades públicas adopten para
el cumplimiento de algunas de las obligaciones legales a cargo de los particulares”
(Artículo 26 del Decreto 2150 de 1995)
39
Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas
“Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna
circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, que obre en otra
entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la
prueba no corresponderá al usuario.
Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio de
colaboración.
El envío de la información por fax o cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una
entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate siempre y
cuando se encuentre debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido solicitado
por el funcionario superior de aquel a quien se atribuya el trámite.
Cuando una entidad pública requiera información de otra entidad de la Administración Pública, esta dará
prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10) días,
para lo cual deben proceder a establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir
información de uso frecuente por otras autoridades".
(Artículo 16 del Decreto 2150 de 1995, modificado por el Artículo 14 de la Ley 962 de 2005)
Solicitudes, quejas, recomendaciones o reclamos fuera de la sede de la entidad: Presentación.
“Los interesados que residan en una ciudad diferente a la de la sede de la entidad u organismo al que se
dirigen, pueden presentar sus solicitudes, quejas, recomendaciones o reclamaciones a través de medios
electrónicos, de sus dependencias regionales o seccionales, Si ellas no existieren, deberán hacerlo a través de
aquellas en quienes deleguen en aplicación del artículo 9 de la Ley 489 de 1998, o a través de convenios que se
suscriban para el efecto, En todo caso, los respectivos escritos deberán ser remitidos a la autoridad
correspondiente dentro de las 24 horas siguientes”
(Artículo 14 del Decreto 19 de 2012)
Solicitudes: Prohibición de rechazo o devolución por errores de citas, de ortografía, de
mecanografía o de aritmética.
“Ninguna autoridad administrativa podrá devolver o rechazar solicitudes contenidas en formularios por
errores de citas, de ortografía, de mecanografía, de aritmética o similares, salvo que la utilización del idioma o
de los resultados aritméticos resulte relevante para definir el fondo del asunto de que se trate y exista duda
sobre el querer del solicitante. Cualquier funcionario podrá corregir el error sin detener la actuación
administrativa, procediendo en todo caso a comunicar por el medio más idóneo al interesado sobre la
respectiva corrección”.
(Artículo 11 del Decreto 19 de 2012)
Superintendencias: Instrucciones a sus vigilados
“En ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control, las Superintendencias y demás entidades que
cumplan funciones de policía administrativa, impartirán instrucciones a sus vigilados para que no exijan más
requisitos, trámites o procedimientos de los estrictamente necesarios, y orientarlos al logro de objetivos de
eficiencia, economía, celeridad, y racionalización de trámites que beneficien al ciudadano.
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Para tal efecto, recomendarán, entre otros, el uso de las tecnologías de la información y el comercio
electrónico; la implementación del sistema de turnos; la facilitación de trámites a través de sistemas no
presenciales; la estandarización de formularios, trámites y procesos; el uso de mecanismos de comparación de
productos, precios, calidades y servicios de manera que se hagan visibles las fortalezas y debilidades de los
productos y servicios que se ofrecen en el mercado; regular los horarios de mercadeo por teléfono y por correo
y los horarios y los métodos de cobranza; determinar que quien haga oferta al público debe incluir en ella
todas las condiciones y restricciones de acceso en forma clara e integral; y, fomentar el fortalecimiento de las
asociaciones de consumidores y usuarios.
Así mismo, con el fin de garantizar el principio de igualdad de las personas frente a los prestadores de
servicios públicos, impartirán las instrucciones a sus vigilados para hacer extensivo a ellos los principios y
reglas de racionalización de trámites y procedimientos a los que se refiere este Decreto”.
(Artículo 37 del Decreto 19 de 2012)
Supervivencia: Prohibición de exigencia de presentaciones personales
“Ninguna autoridad podrá exigir presentaciones personales para probar supervivencia cuando no haya
transcurrido más de un (1) año contado a partir de la última presentación de supervivencia. Este término será
de tres (3) meses cuando se trate de entidades que hagan parte del Sistema de Seguridad Social Integral, a
menos que la persona se encuentre residenciada fuera del país en sitio donde no exista representación consular
colombiana, en cuyo caso operará el término de seis (6) meses.
PARÁGRAFO. El certificado de supervivencia solamente se podrá exigir cuando el importe de la prestación se
pague por abono en cuenta corriente o de ahorro, abierta a nombre del titular de la prestación, o cuando se
cobre a través de un tercero”.
(Artículo 13 de la Ley 962 de 2005)
Supervivencia: Prohibición de exigencia de presentaciones personales o certificados
“A partir del 1 de julio de 2012, la verificación de la supervivencia de una persona se hará consultando
únicamente las bases de datos del Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Este servicio es
gratuito para la autoridad pública o el particular en ejercicio de funciones administrativas.
En consecuencia, a partir de esa fecha no se podrán exigir certificados de la fe de vida (supervivencia).
La Registraduría Nacional del Estado Civil ínter-operará la base de datos del Registro Civil de Defunción con
el sistema de información Ministerio de Salud y Protección Social y con los que defina el Gobierno Nacional,
para que a través de del Ministerio sea consultada en línea por las entidades de seguridad social que deban
verificar la fe de vida (supervivencia) de una persona. El reporte constituirá plena prueba de la existencia de la
persona”.
(Artículo 21 del Decreto 19 de 2012)
41
“T”
Trámites: Principios rectores de obligatoria observancia
“…serán de obligatoria observancia los siguientes principios como rectores de la política de racionalización,
estandarización y automatización de trámites, a fin de evitar exigencias injustificadas a los administrados:
1. Reserva legal de permisos, licencias o requisitos. Para el ejercicio de actividades, derechos o
cumplimiento de obligaciones, únicamente podrán exigirse las autorizaciones, requisitos o permisos que estén
previstos taxativamente en la ley o se encuentren autorizados expresamente por esta. En tales casos las
autoridades públicas no podrán exigir certificaciones, conceptos o constancias.
Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos o permisos para el ejercicio de actividades,
derechos o cumplimiento de obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la ley; ni
tampoco podrán solicitar la presentación de documentos de competencia de otras autoridades.
2. Procedimiento para establecer los trámites autorizados por la ley. (Numeral modificado por el
artículo 39 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente): Las entidades públicas y los particulares que
ejercen una función administrativa expresamente autorizadas por la ley para establecer un trámite, deberán
previamente someterlo a consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública adjuntando la
manifestación del impacto regulatorio, con la cual se acreditará su justificación, eficacia, eficiencia y los costos
de implementación para los obligados a cumplirlo; así mismo deberá acreditar la existencia de recursos
presupuestales y administrativos necesarios para su aplicación. En caso de encontrarlo razonable y adecuado
con la política de simplificación, racionalización y estandarización de trámites, el Departamento
Administrativo de la Función Pública.
Para el cumplimiento de esta función el Departamento Administrativo de la Función Pública contará con el
apoyo de los Comités Sectoriales e Intersectoriales creados para tal efecto. Asimismo, podrá establecer
mecanismos de participación ciudadana a fin de que los interesados manifiesten sus observaciones.
El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública rendirá, al inicio de cada período de
sesiones ordinarias, informe a las Comisiones Primeras de cada Cámara sobre la expedición de los nuevos
trámites que se hayan adoptado.
PARÁGRAFO 1. El procedimiento previsto en el presente artículo no se aplicará cuando se trate de adoptar
trámites autorizados por los decretos expedidos durante los estados de excepción, con motivo de la
declaratoria de un estado de catástrofe o emergencia natural o cuando se requiera la adopción inmediata de
medidas sanitarias para preservar la sanidad humana o agropecuaria.
PARÁGRAFO 2. Las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales o Municipales únicamente podrán
adoptar, mediante ordenanza o acuerdo, las medidas que se requieran para la implementación o aplicación de
los trámites creados o autorizados por la Ley”.
3. Información y publicidad. Sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos
administrativos, todo requisito, para que sea exigible al administrado, deberá encontrarse inscrito en el
Sistema Unico de Información de Trámites, SUIT, cuyo funcionamiento coordinará el Departamento
Administrativo de la Función Pública; entidad que verificará para efectos de la inscripción que cuente con el
respectivo soporte legal.
Toda entidad y organismo de la Administración Pública tiene la obligación de informar sobre los requisitos
que se exijan ante la misma, sin que para su suministro pueda exigirle la presencia física al administrado.
Igualmente deberá informar la norma legal que lo sustenta, así como la fecha de su publicación oficial y su
inscripción en el Sistema Unico de Información de Trámites, SUIT.
42
4. Fortalecimiento tecnológico. Con el fin de articular la actuación de la Administración Pública y de
disminuir los tiempos y costos de realización de los trámites por parte de los administrados, se incentivará el
uso de medios tecnológicos integrados, para lo cual el Departamento Administrativo de la Función Pública, en
coordinación con el Ministerio de Comunicaciones, orientará el apoyo técnico requerido por las entidades y
organismos de la Administración Pública”
(Artículo 1º. De la Ley 962 de 2005)
Trámites y procedimientos: Atención por medios tecnológicos
“Para atender los trámites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la
Administración Pública deberán ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las
disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnológico o documento electrónico de que
dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad,
moralidad y eficacia en la función administrativa. Para el efecto, podrán implementar las condiciones y
requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en esta
materia tengan algunas entidades especializadas.
La sustanciación de las actuaciones así como la expedición de los actos administrativos, tendrán lugar en la
forma prevista en las disposiciones vigentes. Para el trámite, notificación y publicación de tales actuaciones y
actos, podrán adicionalmente utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas.
Toda persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos, mediante cualquier medio
tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administración Pública.
En los casos de peticiones relacionadas con el reconocimiento de una prestación económica en todo caso deben
allegarse los documentos físicos que soporten el derecho que se reclama.
La utilización de medios electrónicos se regirá por lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y en las normas que la
complementen, adicionen o modifiquen, en concordancia con las disposiciones del Capítulo 8 del Título XIII,
Sección Tercera, Libro Segundo, artículos 251 a 293, del Código de Procedimiento Civil, y demás normas
aplicables, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo del
documento.
PARÁGRAFO 1o. Las entidades y organismos de la Administración Pública deberán hacer públicos los medios
tecnológicos o electrónicos de que dispongan, para permitir su utilización.
PARÁGRAFO 2o. En todo caso, el uso de los medios tecnológicos y electrónicos para adelantar trámites y
competencias de la Administración Pública deberá garantizar los principios de autenticidad, disponibilidad e
integridad.
PARÁGRAFO 3o. Cuando la sustanciación de las actuaciones y actos administrativos se realice por medios
electrónicos, las firmas autógrafas que los mismos requieran, podrán ser sustituidas por un certificado digital
que asegure la identidad del suscriptor, de conformidad con lo que para el efecto establezca el Gobierno
Nacional”.
(Artículo 6º. de la Ley 962 de 2005)
Trámites: Supresión y simplificación
“La supresión y simplificación de trámites será objetivo permanente de la Administración Pública en
desarrollo de los principios de celeridad y economía previstos en la Constitución Política y en la presente ley.
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El Departamento Administrativo de la Función Pública orientará la política de simplificación de trámites. Para
tal efecto, contará con el apoyo de los comités sectoriales para el desarrollo administrativo y con la
cooperación del sector privado.
Será prioridad de todos los planes de desarrollo administrativo de que trata la presente ley diagnosticar y
proponer la simplificación de procedimientos, la supresión de trámites innecesarios y la observancia del
principio de buena fe en las relaciones entre la Administración Pública y los ciudadanos o usuarios.
Las autoridades de la Administración Pública que participen en el trámite y ejecución de programas de apoyo
y cooperación internacional, procurarán prioritariamente la inclusión de un componente de simplificación de
procedimientos y supresión de trámites”.
(Artículo 18 de la Ley 489 de 1998)
Trámites, procedimientos y regulaciones administrativas: Finalidad
“Los trámites, los procedimientos y las regulaciones administrativas tienen por finalidad proteger y
garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades y facilitar
las relaciones de los particulares con estas como usuarias o destinatarias de sus servicios de conformidad con
los principios y reglas previstos en la Constitución Política y en la ley”
(Artículo 1º. del Decreto 19 de 2012.)
Trámites: Simplicidad
“Los trámites establecidos por las autoridades deberán ser sencillos, eliminarse toda complejidad innecesaria y
los requisitos que se exijan a los particulares deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se
persigue cumplir.
Las autoridades deben estandarizar los trámites, estableciendo requisitos similares para trámites similares”
(Artículo 6º. del Decreto 19 de 1012)
Trámites: Política antitrámites
“Para la creación de un nuevo trámite que afecte a los ciudadanos en las entidades del orden nacional, estas
deberán elaborar un documento donde se justifique la creación del respectivo trámite. Dicho documento
deberá ser remitido al Departamento Administrativo de la Función Pública que en un lapso de treinta (30) días
deberá conceptuar sobre la necesidad del mismo. En caso de que dicho concepto sea negativo la entidad se
abstendrá de ponerlo en funcionamiento.
PARÁGRAFO 1o. De conformidad con lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 150 de la Constitución Política,
revístese al Presidente de la República de precisas facultades extraordinarias para que en el término de seis
meses, contados a partir de la fecha de la publicación de la presente ley, expida normas con fuerza de ley para
suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración
Pública.
PARÁGRAFO 2o. Las facultades extraordinarias atribuidas en el presente artículo no serán aplicables respecto
de trámites relacionados con licencias ambientales”.
(Artículo 75 de la Ley 1474 de 2011)
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Trámites: Formulación de política pública de racionalización
“La formulación de la política de racionalización de trámites estará a cargo del Departamento Administrativo
de la Función Pública, organismo que velará para que ésta se aplique en el Estado Colombiano, con el apoyo
del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y del Ministerio de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, TICS.
Para tal fin, la política pública atenderá, entre otros, a los siguientes principios:
1 Racionalizar, a través de la simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización, los
trámites y procedimientos administrativos y mejorar la participación ciudadana y la transparencia en las
actuaciones administrativas, con las debidas garantías legales.
2 Facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites y procedimientos administrativos por medios
electrónicos, creando las condiciones de confianza en el uso de los mismos.
3 Contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las entidades públicas que cumplan una función
administrativa, incrementando la eficacia y la eficiencia de las mismas mediante el uso de las tecnologías de la
información, cumpliendo con los atributos de seguridad jurídica propios de la comunicación electrónica”.
(Artículo 38 del Decreto 19 de 2012)
Trámites: Competencia de unificación
“El Departamento Administrativo de la Función Pública velará por la permanente estandarización de los
trámites dentro de la Administración Pública y verificará su cumplimiento cuando se inscriban los mismos en
el Sistema Único de Información de Trámites SUIT. Los trámites que no cumplan con esta condición serán
devueltos para hacer los ajustes pertinentes. Se entiende por estandarización el deber de la administración de
establecer trámites equivalentes frente a pretensiones equivalentes o similares que pueda presentar una
persona ante diferentes autoridades.
Corresponde igualmente al Departamento Administrativo de la Función Pública velar porque las entidades
públicas no pidan la misma información en distinto formato”.
(Artículo 41 del Decreto 19 de 2012)
Trámites autorizados por la ley: Procedimiento para establecerlos
“Las entidades públicas y los particulares que ejercen una función administrativa expresamente autorizadas
por la ley para establecer un trámite, deberán previamente someterlo a consideración del Departamento
Administrativo de la Función Pública adjuntando la manifestación del impacto regulatorio, con la cual se
acreditará su justificación, eficacia, eficiencia y los costos de implementación para los obligados a cumplirlo;
así mismo deberá acreditar la existencia de recursos presupuestales y administrativos necesarios para su
aplicación. En caso de encontrarlo razonable y adecuado con la política de simplificación, racionalización y
estandarización de trámites, el Departamento Administrativo de la Función Pública autorizará su adopción e
implementación.
Para el cumplimiento de esta función el Departamento Administrativo de la Función Pública contará con el
apoyo de los Comités Sectoriales e Intersectoriales creados para tal efecto. Asimismo, podrá establecer
mecanismos de participación ciudadana a fin de que los interesados manifiesten sus observaciones.
El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública rendirá, al inicio de cada período de
sesiones ordinarias, informe a las Comisiones Primeras de cada Cámara sobre la expedición de los nuevos
trámites que se hayan adoptado.
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Parágrafo 1. El procedimiento previsto en el presente artículo no se aplicará cuando se trate de adoptar
trámites autorizados por los decretos expedidos durante los estados de excepción, con motivo de la
declaratoria de un estado de catástrofe o emergencia natural o cuando se requiera la adopción inmediata de
medidas sanitarias para preservar la sanidad humana o agropecuaria.
Parágrafo 2. Las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales o Municipales únicamente podrán
adoptar, mediante ordenanza o acuerdo, las medidas que se requieran para la implementación o aplicación de
los trámites creados o autorizados por la Ley."
(Artículo 39 del Decreto 19 de 2012)
Trámites y requisitos: Información y publicidad
“Sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, para que un trámite o
requisito sea oponible y exigible al particular, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información
de Trámites y Procedimientos -SUIT- del Departamento Administrativo de la Función Pública, entidad que
verificará que el mismo cuente con el respectivo soporte legal.
El contenido de la información que se publica en el SUIT es responsabilidad de cada una de las entidades
públicas, las cuales tendrán la obligación de actualizarla dentro de los tres (3) días siguientes a cualquier
variación.
Parágrafo. El Departamento Administrativo de la Función Pública con el apoyo del Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, especialmente el Programa Gobierno en Línea, deberá
fortalecer el SUIT y depurar la información contenida en el mismo, de tal manera que permita el acceso y
actualización de manera clara y ágil al usuario, reflejando las cadenas de trámites. Para tal efecto, las
entidades deberán prestar el apoyo y suministrar información requerida.
Dentro de los seis meses siguientes a la vigencia del presente Decreto, el Departamento Administrativo de la
Función Pública deberá organizar y depurar la información contenida en dicho sistema”.
(Artículo 40 del Decreto 19 de 2012)
Turnos: Respeto estricto al orden de presentación
“Los organismos y entidades de la Administración Pública Nacional que conozcan de peticiones, quejas, o
reclamos, deberán respetar estrictamente el orden de su presentación, dentro de los criterios señalados en el
reglamento del derecho de petición de que trata el artículo 32 del Código Contencioso Administrativo, sin
consideración de la naturaleza de la petición, queja o reclamo, salvo que tengan prelación legal. Los
procedimientos especiales regulados por la ley se atenderán conforme a la misma. Si en la ley especial no se
consagra el derecho de turno, se aplicará lo dispuesto en la presente ley.
En todas las entidades, dependencias y despachos públicos, debe llevarse un registro de presentación de
documentos, en los cuales se dejará constancia de todos los escritos, peticiones y recursos que se presenten por
los usuarios, de tal manera que estos puedan verificar el estricto respeto al derecho de turno, dentro de los
criterios señalados en el reglamento mencionado en el inciso anterior, el cual será público, lo mismo que el
registro de los asuntos radicados en la entidad u organismo. Tanto el reglamento como el registro se
mantendrán a disposición de los usuarios en la oficina o mecanismo de atención al usuario.
Cuando se trate de pagos que deba atender la Administración Pública, los mismos estarán sujetos a la
normatividad presupuestal”.
(Artículo 15 de la Ley 962 de 2005)
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NOTA: Este artículo es igualmente aplicable a los particulares que cumplen funciones administrativas (Artículo
16 de la Ley 1474 de 20012)
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“V”
Ventanillas únicas: Uso para la actuación administrativa de los ciudadanos
“Para la recepción de documentos, solicitudes y atender requerimientos, los despachos públicos deberán
disponer de oficinas o ventanillas únicas en donde se realice la totalidad de la actuación administrativa que
implique la presencia del peticionario”.
(Artículo 32 del Decreto 2150 de 1995)
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FUENTES CONSULTADAS
Decreto 2150 de 1995
Decreto 2623 de 2009
Ley 489 de 1998
Ley 962 de 2005
Ley 1437 de 2011
Ley 1474 de 2011
Guía Nacional para la Simplificación, el Mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y
trámites DAFP- Alcaldía Mayor de Bogotá
Guía para la racionalización de trámites, proceso y procedimientos, DAFP.
Manual para la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea de la República de Colombia. Ministerio de
Tecnologías de Información y las Comunicaciones
Rigoberto Martínez Bermúdez. Gestión Pública con Procedimientos. Corporación de Organización y Métodos.
Rigoberto Martínez Bermúdez. Guía de Servicio al Ciudadano. PNSC-ESAP
www.gobiernoenlinea.gov.co
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