Pensamiento Administrativo

Pensamiento Administrativo
Unidad 3
Técnicas de Organización
Unidad 3 Organización
3.4 TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN
ORGANIGRAMAS
a) Estructurales: Muestra sólo la
Son las herramientas necesarias para
llevar
a
cabo
una
organización
racional; son indispensables durante
el
proceso
aplicables
de
de
organización
acuerdo
con
y
las
necesidades de cada grupo social.
Las principales son las siguientes:
administrativa
de
la
empresa.
b) Funcionales: Indican en el cuerpo
de la gráfica, además de las unidades
y sus relaciones, las principales
funciones de los departamentos.
c) Especiales: Se destaca alguna

Organigramas.

Manuales.

Análisis de puestos.
característica.
2.- Por su Área:
Conocidas también como gráficas de
organización
estructura
o
cartas
de
organización, los organigramas son
representaciones
gráficas
de
la
estructura formal de
a) Generales: Presentan toda la
organización;
se
llaman
también
cartas maestras.
b) Departamentales: Representan la
una organización, que muestran las
organización de un departamento o
interrelaciones,
sección.
las
funciones,
los
niveles jerárquicos, las obligaciones y
autoridad, existentes dentro de ella.
Los
organigramas
pueden
3.- Por su Contenido:
a) Esquemáticos: Contienen sólo los
clasificarse en tres:
órganos principales, se elaboran para
1.-Por su Objetivo:
el público, no contienen detalles.
Existen tres formas de representar los
b)
Analíticos:
Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan
determinados desde
el centro hacia la periferia
Más
detallados y técnicos.
Existen tres formas de representar los
organigramas:
Vertical.
En
la
que
los
niveles
jerárquicos quedan determinados de
Mixto. Se utiliza por razones de espacio,
tanto el horizontal como el vertical.
Horizontal. Los niveles jerárquicos
se
representan de izquierda a derecha.
MANUALES
Son

documentos
contienen
en
detallados
forma
y
sistemática, información acerca de la
organización de la empresa. Los
manuales,
de
acuerdo
con
evitan la duplicidad y las fugas
que
ordenada
su
Ayudan a la coordinación y
de responsabilidad.

Son
una
base
para
el
mejoramiento de sistemas.

Reducen costos al incrementar
la eficiencia.
contenido, pueden ser:
Formato e índice de los manuales

De políticas,

Departamentales,

De bienvenida,
acuerdo

De organización,
primaria e temas:

De procedimientos,

De contenido múltiple,

Índice.

De técnicas y

Objetivos y antecedentes del

De puesto.
El contenido debe dividirse de
Son de gran utilidad ya que:
Uniforman
y
controlan
Aumentan la eficiencia de los
empleados, ya que indican lo
que se debe hacer y cómo se
debe hacer.

Son una fuente de información,
pues muestran la organización
de la empresa.
se
emita
y
quede
vigente.

Nombre de las personas que
intervinieron en la elaboración
actividades,
responsabilidades y funciones.

Cada sección debe llevar la
corrija,
el
de la empresa.
Delimitan
clasificación
fecha en que se termine o
cumplimiento de las funciones

una
manual.


con
del manual.

Debe llevar instrucciones para
hacerlo más comprensible.

Redacción clara, concisa y
ordenada.

Complementarse con gráficas.
Manuales departamentales
Manuales de organización
Explican
importantes
los
de
detalles
la
más
organización;
generalmente incluyen:

Contienen:
1. Objetivos
de que se trate y, los de sus
la organización.
secciones básicas.

Glosario
de
2. Políticas y normas generales
de
términos
y
del
y departamental.
generales
de
la
4. Reglamentación
aspectos
organización.

Políticas generales.

Glosario
de
Nombres
de
de
de
los
coordinación
interdepartamental.
términos
administrativos.
áreas
o
departamentos y puestos.
Procedimientos
de
5. Análisis de puestos.
6. Gráficas de proceso, y de flujo.
Ventajas:

organización.

empresa
3. Carta de organización general
Contienen:
Objetivos
la
departamento correspondiente.
utilizados.

la
Finalidad de cada elemento de
Declaración de funciones.

de
empresa, los del departamento


generales
Responsabilidades de los altos
Describen el funcionamiento
de un departamento.

Se
emplean
para
dar
niveles.
instrucciones

Funciones.
departamento.

Cartas de organización.

Presentan el flujo de trabajo.

Descripción de puestos.

Delimitan

Introducción y objetivos del
actividades
manual.
responsabilidades.

Historia de la empresa.

en
el
funciones,
y
Son una fuente de consulta y
un medio de adiestramiento.
Manuales interdepartamentales

manuales
departamentales,
aunque no siempre proporcionan la
misma cantidad de información:

Comprenden
a
departamentos
del proceso.

Eliminar demoras.

Una mejor distribución de la
todos
los
de
la
Describen los procedimientos y
Existen
dichos departamentos.

flujo
de
Gráfica
de
flujo
de
Gráficas
esquemáticas
de
flujo.

Gráfica
de
ubicación
de
equipo.
También se les conoce como
flujogramas. George Terry los define
como: la representación gráfica que
muestra la sucesión de los pasos de
que consta un procedimiento.

Gráfica de flujo de formas.
En los diagramas de flujo se
utilizan los siguientes símbolos:

(O) Un círculo: que significa
operación. Se dice que hay
Los diagramas de procedimiento
operación cuando algo está
permiten:
siendo creado, cambiando o
añadiendo, es decir, cuando se
Una mayor simplificación del
modifican las características
trabajo.

tipos
operaciones.

Diagramas de procedimiento o de
diversos
diagramas de procedimiento.
las relaciones que abarcan

operación,
planta.
organización.

alguna
combinándola con otra parte
Son similares, en su contenido, a
los
Mejorar
de ese algo.
Determinar la posibilidad de
combinar
o
readaptar
la

Un rectángulo: que
secuencia de las operaciones
significa inspección. Cuando
para
algo es revisado, verificado o
física.
una
mejor
circulación
inspeccionado, sin ser alterado
2. Determinar
en sus características.

analíticas
(--->) Una flecha hacia la
derecha: que significa acto de
mover de un lugar a otro.
Media elipse: significa espera
o demora, Etapa en que algo
permanece ocioso en espera
de
que
También
algo
acontezca.
se
le
almacenamiento
o
llama
Almacenamiento. Cuando se
almacena o archiva algo para
guardado
con
carácter
definitivo.
Secuencia
4. Hacer una lista de la forma en
5. Establecer
diagrama
elaborar
elaboración
de
conveniente
un
de
un
procedimiento
es
seguir
en
forma
ordenada la siguiente secuencia.
1. Escoger el procedimiento por
realizar.
procedimiento
6. Presentar la proposición.
7. Obtener la aprobación.
8. Preparar
las
instrucciones
referentes
a
los
procedimientos.
el
nuevo
procedimiento.
10. Observar
el
procedimiento
implantado.
11. Preparar
una
guía
de
adelantos logrados.
para
la
el
más factible.
12. Llevar registros adecuados de
realización.
diagrama de procedimiento
Para
que
3. Analizar el trabajo.
9. Implantar
(Triangulo:
ser
adecuadas
habrán d de utilizarse.
archivo
temporal.

técnicas
que se va a realizar el trabajo.


las
Carta de distribución del trabajo o de
actividades
A través de esta técnica se
analizan los puestos que integran un
departamento o sección, para lograr
una división de funciones y mejorar la
estructura de los grupos de trabajo.
Sirve
para
analizar
labores
relacionadas de cinco, hasta quince,
personas.
forma de carta de distribución
de actividades.
Ventajas:

4. Se
Define la naturaleza de los
trabajos
y
departamentos
de
los
a
que
corresponden.

Elimina
la
duplicidad
e
ineficiencia en el trabajo.

Normaliza
y
estandariza
procedimientos.

Distribuye adecuadamente las
cargas
de
trabajo
de
los
distintos puestos.

Delimita funciones, evitando
fugas de responsabilidad.
un
cuadro
de
distribución del trabajo es necesario
seguir los pasos que siguen:
o
actividades
que
realiza cada persona.
2. Se hace una lista de las
funciones
que
corresponden a ese grupo o
sección.
información con la observación
y la entrevista.
5. Se suman verticalmente las
horas de cada actividad y las
que
corresponden
a
cada
persona.
6. Se analiza el cuadro para
saber qué puede mejorarse,
cambiarse, redistribuirse, etc.
7. Con los cambios sugeridos se
elabora un nuevo cuadro.
EL ANÁLISIS DE PUESTOS
por lo tanto, en reglas que se da para
separar los elementos del puesto y
ordenarles adecuadamente, con la
ayuda de las normas de la lógica y la
1. Se elabora una lista de los
grandes
la
La técnica del análisis de puestos,
elaborar
deberes
complementa
Analizar significa "separar y ordenar.
Formulación
Para
3. Se vacían dichas listas en la
gramática.
Dichas técnicas se aplican en tres
aspectos:
1. Cómo obtener los datos de lo
que constituye el puesto.
2. Cómo ordenar dichos datos.
3. Cómo
consignar
los
mismos.
El
2) La descripción genérica, que es
una definición lo más breve y precisa
análisis
comprende:
La
que sea posible
descripción del puesto, o sea la
3) La descripción específica, donde
determinación técnica de lo que el
se
trabajador
la
estimación aproximada del tiempo
especificación del puesto, o sea la
que requiere. Estas operaciones se
enunciación precisa de lo que el
clasifican
trabajador
periódicas y eventuales.
debe
hacer,
y
requiere
para
desempeñarlo con eficiencia.
contiene: a) el título; b) la ubicación;
c) el instrumental; df) la jerarquía: de
quien depende, a quiénes manda;
contactos permanentes internos y
externos.
operación,
en:
con
permanentes,
requisitos que deben llenar quien
1) El encabezado o identificación, que
cada
En la especificación se ponen los
En la descripción distingue:
.
detalla
ocupe el puesto, concentrados en
cuatro grandes factores: habilidad,
esfuerzo,
responsabilidad
y
condiciones de trabajo. Estos se
subdividen en otros más específicos,
tales como bienes, equipo o trámites,
medio
ambiente
y
riesgos
Bibliografía:
Idalberto Chiavenato, Introducción a la Administración (2003) Mc graw Hill, pg. 370