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manual de organización, políticas y procedimientos del órgano

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Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
1
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÓRGANO
INTERNO DE CONTROL EN EL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA
FECHA DE AUTORIZACIÓN
COMERI: 08.11.10
DIRECCIÓN GENERAL: 10.11.10
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
2
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
ÍNDICE
I. INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................................. 7
II. VISIÓN, MISIÓN Y OBJETIVOS DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL ................................................. 9
III. BASE LEGAL ................................................................................................................................................ 10
IV.DIAGRAMA ................................................................................................................................................... 11
FACULTADES ....................................................................................................................................................12
ESTATUTO ORGÁNICO DEL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA...............................................................19
V. FUNCIONES ................................................................................................................................................. 20
TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL ..........................................................................................20
ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y DE QUEJAS ...........................................................................................21
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA...............................................................................................23
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA OPERACIONAL ........................................................................................24
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA FINANCIERA ............................................................................................24
DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN..........................................................................................25
VI.POLÍTICAS ................................................................................................................................................... 27
VII.
PROCEDIMIENTOS ............................................................................................................................... 2
PROCEDIMIENTO PARA ATENDER QUEJAS Y DENUNCIAS........................................................................ 1
1.
OBJETIVO. ...................................................................................................................................................1
2.
ALCANCE.....................................................................................................................................................1
3.
POLITICAS. ..................................................................................................................................................1
4.
DEFINICIONES. ...........................................................................................................................................1
5.
DESARROLLO. ............................................................................................................................................2
5.1
DIAGRAMA DE FLUJO. ...........................................................................................................................2
5.2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES..........................................................................................................4
6.
REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ..............................................................................8
7.
ANEXOS Y REGISTROS USADOS.............................................................................................................8
8.
LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ..........................................................................................................................8
9.
CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................9
PROCEDIMIENTO PARA LA INVESTIGACIÓN, ANÁLISIS Y DETERMINACIÓN DE SANCIONES
ADMINISTRATIVAS ............................................................................................................................................ 1
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N.A
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3
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Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
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FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
1.
OBJETIVO. ...................................................................................................................................................1
2.
ALCANCE.....................................................................................................................................................1
3.
POLITICAS. ..................................................................................................................................................1
4.
DEFINICIONES. ...........................................................................................................................................1
5.
DESARROLLO. ............................................................................................................................................2
5.1
DIAGRAMA DE FLUJO. ...........................................................................................................................2
5.2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES..........................................................................................................4
6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS.................................................................................. 7
7.
ANEXOS Y REGISTROS USADOS.............................................................................................................7
8.
LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ..........................................................................................................................7
9.
CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................7
PROCEDIMIENTO PARA LA IMPUGNACIÓN DE SANCIONES ADMINISTRATIVAS..................................... 1
1.
OBJETIVO. ...................................................................................................................................................1
2.
ALCANCE.....................................................................................................................................................1
3.
POLITICAS: ..................................................................................................................................................1
4.
DEFINICIONES ............................................................................................................................................1
5.
DESARROLLO .............................................................................................................................................2
5.1
DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................................................................2
5.2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES..........................................................................................................3
6.
REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ..............................................................................5
7.
ANEXOS Y REGISTROS USADOS.............................................................................................................5
8.
LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ..........................................................................................................................5
9.
CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................5
PROCEDIMIENTO DE INCONFORMIDADES ................................................................................................... 1
1.
OBJETIVO. ...................................................................................................................................................1
2.
ALCANCE.....................................................................................................................................................1
3.
POLITICAS. ..................................................................................................................................................1
4.
DEFINICIONES. ...........................................................................................................................................1
5.
DESARROLLO. ............................................................................................................................................2
5.2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES..........................................................................................................3
6.
REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ..............................................................................6
7.
ANEXOS Y REGISTROS USADOS.............................................................................................................6
8.
LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ..........................................................................................................................6
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
4
9.
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
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FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................6
PROCEDIMIENTO DEL RECURSO DE REVISIÓN........................................................................................... 1
1.
OBJETIVO. ...................................................................................................................................................1
2.
ALCANCE.....................................................................................................................................................1
3.
POLITICAS. ..................................................................................................................................................1
4.
DEFINICIONES. ...........................................................................................................................................1
5.
DESARROLLO. ............................................................................................................................................2
5.1
DIAGRAMA DE FLUJO. ...........................................................................................................................2
5.2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES..........................................................................................................4
6.
REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ..............................................................................8
7.
ANEXOS Y REGISTROS USADOS.............................................................................................................8
8.
LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ..........................................................................................................................8
9.
CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................8
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDADES ................................................................ 1
1.
OBJETIVO. ...................................................................................................................................................1
2.
ALCANCE.....................................................................................................................................................1
3.
POLITICAS. ..................................................................................................................................................1
4.
DEFINICIONES. ...........................................................................................................................................1
5. DESARROLLO. .............................................................................................................................................. 2
5.1
DIAGRAMA DE FLUJO. ...........................................................................................................................2
5.2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES..........................................................................................................3
6.
REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ..............................................................................5
7.
ANEXOS Y REGISTROS USADOS.............................................................................................................5
8.
LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ..........................................................................................................................5
9.
CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................5
PROCEDIMIENTO PARA LA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS..............................................1
1.
OBJETIVO. ...................................................................................................................................................1
2.
ALCANCE.....................................................................................................................................................1
3.
POLITICAS. ..................................................................................................................................................1
4.
DEFINICIONES. ...........................................................................................................................................1
5.1
DIAGRAMA DE FLUJO. ...........................................................................................................................2
5.2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES..........................................................................................................5
6.
REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ............................................................................10
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
5
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
7.
ANEXOS Y REGISTROS USADOS...........................................................................................................10
8.
LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ........................................................................................................................10
9.
CONTROL DE CAMBIOS...........................................................................................................................11
PROCEDIMIENTO PARA LA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO ........... 1
1.
OBJETIVO. ...................................................................................................................................................1
2.
ALCANCE.....................................................................................................................................................1
3.
POLITICAS. ..................................................................................................................................................1
4.
DEFINICIONES. ...........................................................................................................................................1
5.
DESARROLLO. ............................................................................................................................................2
5.1
DIAGRAMA DE FLUJO. ...........................................................................................................................2
5.2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES..........................................................................................................4
6.
REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ..............................................................................8
7.
ANEXOS Y REGISTROS USADOS.............................................................................................................8
8.
LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ..........................................................................................................................8
9.
CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................9
PROCEDIMIENTO PARA LAS REVISIONES DE CONTROL ........................................................................... 1
1.
OBJETIVO. ...................................................................................................................................................1
2.
ALCANCE.....................................................................................................................................................1
3.
POLITICAS. ..................................................................................................................................................1
4.
DEFINICIONES. ...........................................................................................................................................1
5.
DESARROLLO. ............................................................................................................................................2
5.1
DIAGRAMA DE FLUJO. ...........................................................................................................................2
5.2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES..........................................................................................................4
6.
REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ..............................................................................8
7.
ANEXOS Y REGISTROS USADOS.............................................................................................................8
8.
LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ..........................................................................................................................8
9.
CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................8
VIII.
FORMATOS............................................................................................................................................ 9
Formato 1
Carta de Planeación..................................................................................10
Carta de Planeación............................................................................................................................................10
Formato 2
Cronograma de Actividades a Desarrollar...............................................................................13
Formato 3
Orden de Auditoría .................................................................................................................16
Formato 4
Acta de Inicio de Auditoría.......................................................................................................19
Fecha de liberación:
10.11.10
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FCE-OIC.01
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Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
Formato 5
Marco Conceptual...................................................................................................................23
Formato 6
Cédulas de Trabajo .................................................................................................................26
Formato 7
Cédula de Observaciones .......................................................................................................29
Formato 8
Oficio de Envío de Informe de Auditoría...................................................................................33
Formato 9
Informe de Auditoría ...............................................................................................................35
Formato 10
Cédula de Seguimiento ...........................................................................................................38
Formato 11..........................................................................................................................................................41
Formato 12
Cédula de supervisión de auditoría.....................................................................45
Formato 13
Cédula de supervisión de seguimiento......................................................................................48
Formato 14
Cédula Única de Auditoría........................................................................................................50
Formato 15
Acuerdo de Control...................................................................................................................54
Formato 16
Cédula de Acciones de Mejora................................................................................................ 56
Formato 17
Acuerdo de Improcedencia.......................................................................................................59
Formato 18
Acta de Comparecencia ...........................................................................................................62
Formato 19
Citatorio (1) ..............................................................................................................................65
Formato 20
Acta de Notificación (1)......................................................................................................... 68
SIGLAS.............................................................................................................................................................. 77
Fecha de liberación:
10.11.10
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Órgano Interno de Control en el Fondo de
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FCE-OIC.01
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Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
I. INTRODUCCIÓN
Los órganos internos de control de las entidades participan en la modernización de la gestión de la
administración publica federal, fortaleciendo y consolidando el Sistema Integral de Control y
Evaluación, lo cual permite prevenir, detectar y corregir desviaciones e irregularidades, además de
incrementar la eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos y la efectividad con que se
cumplen las metas y objetivos. Sus acciones tienen por objeto apoyar la función directiva y promover
el mejoramiento de la gestión, desarrollando sus funciones conforme a los lineamientos que emite la
Secretaria de la Función Pública de la cual dependen los titulares de dichos órganos. Así, su
actuación complemento el tradicional enfoque fiscalizador para trascender al ámbito de promotor de
la autonomía de la gestión pública. La personalidad jurídica del Fondo de Cultura Económica ha
sufrido modificaciones acordes a las necesidades del país en materia editorial; inicio operaciones el 3
de septiembre de 1934 como Fideicomiso del Gobierno Federal, el 14 de diciembre de 1984 se
constituyó como empresa de participación estatal mayoritaria y finalmente se transformó en
organismo descentralizado por decreto del 25 de julio de 1994.
Hasta 1989 las funciones de auditoría interna en este organismo se habían estado desarrollando por
una jefatura de unidad departamental que dependía, directamente de la Gerencia de Administración y
Finanzas; sin embargo, debido a la cantidad y complejidad de operaciones y procesos del Fondo de
Cultura Económica, el personal adscrito resultaba insuficiente y el área presentaba serias limitaciones
estructurales y organizacionales para realizar las actividades que respondieran a los lineamientos y
directrices de la extinta Secretaria de la Contraloría General de la Federación, lo cual repercutía en
atrasos en la atención de las observaciones generadas por la Contaduría Mayor de Hacienda y la
Auditoría Externa. Con el fin de solucionar esas situaciones y de cumplir con los diversos
ordenamientos legales de la materia, en la sesión ordinaria de la Junta de Consejo celebrada el 18 de
mayo de 1990 del Fondo de Cultura Económica, se aprobó la integración de la Contraloría Interna a
la estructura orgánica del Fondo de Cultura Económica, estableciéndose su dependencia jerárquica y
administrativa del Director General, y la elevación de nivel del puesto del titular a uno equivalente a
gerente.
Los criterios para instrumentar las modificaciones a la estructura orgánica del Órgano Interno de
Control, anteriormente Llamado Contraloría Interna, han contemplado las adecuaciones necesarias
para asegurar su congruencia con el redimensionamiento de la entidad, aumentar su nivel de
eficiencia y propiciar una adecuada cobertura de control y auditoría en las diversas áreas, programas,
sistemas, procedimientos, recursos y actividades, tanto del Fondo de Cultura Económica como de sus
subsidiarias nacionales y extranjeras. Su estructura fue autorizada a partir de marzo de 1998.
Los objetivos, atribuciones, funciones, políticas y procedimientos contenidos en este manual se
definieron de conformidad con las leyes aplicables; el Decreto de creación del Organismo Público
Descentralizado Fondo de Cultura Económica, su Estatuto Orgánico, y las disposiciones, normas y
lineamientos emitidos por la Secretaria de la Función Pública.
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
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8
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Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
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FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
A partir de julio del 2001 la extinta Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrativo asignó
nuevas atribuciones y facultades a los Órganos Internos de Control en las dependencias y
entidades gubernamentales, modificando su dependencia orgánica y funcional. En el Fondo, dichas
responsabilidades se han agregado a las ya conferidas al Órgano Interno de Control en el Estatuto
Orgánico, quedando dentro de su competencia las funciones de control, evaluación, apoyo al buen
gobierno, auditoria, responsabilidades de servidores públicos y participación en el proceso de
modernización del Organismo.
Este marco de actuación del Órgano lnterno de Control requiere de una definición y clara división
de funciones para dar cumplimiento a los aspectos de control, evaluación y apoyo al buen gobierno,
ya que estas vertientes de acción tienen un tratamiento distinto y exigen perfiles profesionales
especiales; así, el Departamento de Quejas y Denuncias, adscrito al Área de Responsabilidades se
extinguió dando lugar a la creación del Departamento de Control y Evaluación para atender el
Programa Anual de Auditoria y Control en materia de Control, así como los asuntos derivados de las
seis estrategias de la Agenda de Buen Gobierno que se promuevan en la institución; su formalización
como parte de la estructura de este Órgano Interno de Control, ha sido autorizada a partir del 1° de
enero de 2007.
En el marco de las atribuciones es pertinente señalar que en la redacción del presente Manual se
tomaron en consideración las actualizadas en el Reglamento Interior de la Secretaria de la Función
Pública, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 15 de abril de 2009.
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
9
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
II. VISIÓN, MISIÓN Y OBJETIVOS DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
II.1 VISIÓN
El Órgano Interno de Control trabajará conjuntamente con el Fondo de Cultura Económica para
asegurar el logro de sus metas, objetivos y correcta administración de los recursos en apego al
marco jurídico aplicable.
II.2 MISIÓN
Contribuir al abatimiento de la corrupción en la Administración Pública Federal, a la transparencia de su
gestión y al desempeño honesto, eficaz y eficiente de la entidad y los servidores públicos que la
conforman.
II. 3. 1 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
•
•
•
•
•
•
Impulsar al Fondo de Cultura Económica en la mejora continua de sus procesos
administrativos y sustantivos, a través de la detección de áreas de oportunidad.
Prevenir prácticas de corrupción e impunidad a través de la difusión de normas, el
establecimiento de controles internos y de asesoría.
Detectar la corrupción a través de las auditorias, obtener resultados validos, significativos y
debidamente fundamentados.
Sustentar jurídicamente las presuntas
responsabilidades, sancionar las conductas
indebidas de los servidores públicos, promover el resarcimiento al Estado por los daños y
perjuicios ocasionados.
Promover que la ciudadanía presente quejas, denuncias, inconformidades y sugerencias
relacionadas con las funciones y servicios que presta el Fondo de Cultura Económica,
mediante la disponibilidad de medios de captación y consulta. Otorgar la debida atención a las
quejas, denuncias, inconformidades y sugerencias de la sociedad.
Impulsar la debida rendición de cuentas a la sociedad sobre la gestión y los resultados de la
Administración Pública Federal.
II. 3. 2 OBJETIVOS DEL MANUAL
Difundir la estructura organizacional y ámbito de actuación del Órgano Interno de Control en el
Fondo de Cultura Económica para el cumplimiento de los objetivos, atribuciones y funciones que
se le han asignado en los diversos ordenamientos legales y administrativos.
Ubicar las relaciones de dependencia jerárquica y funcional con la Secretaria de la Función Pública
y las de coordinación dentro de la estructura orgánica del Fondo de Cultura Económica.
Delimitar y especificar las responsabilidades de las áreas que forman parte del Órgano Interno de
Control.
Servir como herramienta de apoyo a las áreas que integran el Órgano Interno de Control para
que desarrollen sus actividades en forma coordinada y sistemática, además de servir como guía
de trabajo e inducción para el personal de nuevo ingreso.
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
10
III.
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
BASE LEGAL
Disposiciones normativas internas: http://www.fondodeculturaeconomica.com/Normateca.asp
Disposiciones de carácter general, capitulo XIV Marco Normativo del portal de transparencia del
Fondo de cultura Económica:
http://portaltransparencia.gob.mx/pot/dependencia/showDependencia.do?method=begin&redirecciona
do=true&_idDependencia=11249
Guía General y Específicas de Auditoría
http://www.funcionpublica.gob.mx/index.php/acerca-de-la-sfp/138.html
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Páginas :
11
IV.
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Nivel:
DIAGRAMA
ESTRUCTURA AUTORIZADA A PARTIR DE ENERO DE 2007
+ FONDO DE CULTURA
ORGANIGRAMA GENERAL DE ORGANIZACIÓN DEL
ECONÓMICA
Vigencia a partir del 01 de Enero de 2007
TITULAR DEL
ÓRGANO INTERNO
DE CONTROL
III
MC2
TITULAR DEL ÁREA
DE
RESPONSABILIDAD
ES Y TITULAR DEL
ÁREA DE QUEJAS
IV
TITULAR DEL ÁREA
DE AUDITORIA
INTERNA
NC3
NC3
V
JEFE DE
DEPARTAMENTO
DE CONTROL Y
EVALUACIÓN
OC2
JEFE DE
DEPARTAMENTO
DE AUDITORIA
OPERACIONAL
OC2
JEFE DE
DEPARTAMENTO
DE AUDITORIA
FINANCIERA
OC2
Estructura orgánica del OIC hasta nivel Jefe de Departamento autorizada por la Dirección
General de Planeación, Organización y Compensaciones de la Administración Pública Federal de
la Secretaría de la Función Pública, comunicada mediante oficio No. GAF/417/07 de fecha 19 de
diciembre de 2007, emitido por la Gerencia de Administración y Finanzas del Fondo de Cultura
Económica.
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
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Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
FACULTADES
DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
El Titular del Órgano Interno de Control tendrá, en el ámbito de la Entidad de la Administración
Pública Federal en la que fue designado, las siguientes facultades:
1. Recibir quejas y denuncias por incumplimiento de las obligaciones de los servidores públicos
y darles seguimiento; investigar y fincar las responsabilidades a que haya lugar e imponer
las sanciones respectivas, en los términos del ordenamiento legal en materia de
responsabilidades, con excepción de las que conozca la Dirección General de
Responsabilidades y Situación Patrimonial; determinar la suspensión temporal del presunto
responsable de su empleo, cargo o comisión, si así conviene a la conducción o continuación
de las investigaciones, de acuerdo a lo establecido en el ordenamiento aludido y, en su
caso, llevar a cabo las acciones que procedan conforme a la ley de la materia, a fin de estar
en condiciones de promover el cobro de las sanciones económicas que se lleguen a
imponer a los servidores públicos con motivo de la infracción cometida;
2. Recibir las quejas, sugerencias, reconocimientos y solicitudes sobre los trámites y servicios
federales que presente la ciudadanía, turnarlos para su atención a la autoridad competente y
darles seguimiento hasta su conclusión, así como recomendar cuando así proceda, la
implementación de mejoras en las dependencias, las entidades o la Procuraduría;
3. Calificar los pliegos preventivos de responsabilidades que formulen las dependencias, las
entidades y la Procuraduría, así como la Tesorería de la Federación, fincando, cuando
proceda, los pliegos de responsabilidades a que haya lugar o, en su defecto, dispensar
dichas responsabilidades, en los términos de la Ley del Servicio de Tesorería de la
Federación y su Reglamento, salvo los que sean competencia de la Dirección General de
Responsabilidades y Situación Patrimonial;
4. Emitir las resoluciones que procedan respecto de los recursos de revocación que
interpongan los servidores públicos;
5. Emitir las resoluciones que correspondan respecto de los recursos de revisión que se hagan
valer en contra de las resoluciones emitidas por los titulares de las áreas de
responsabilidades en los procedimientos de inconformidad, investigaciones de oficio y
sanciones a licitantes, proveedores y contratistas previstos en las disposiciones jurídicas en
materia de adquisiciones, arrendamientos, servicios, obra pública y servicios relacionados
con la misma;
6. Llevar los procedimientos de conciliación previstos en las leyes en materia de adquisiciones,
arrendamientos y servicios del sector público y de obra pública y servicios relacionados con
la misma, en los casos en que el Secretario así lo determine, sin perjuicio de que los mismos
podrán ser atraídos mediante acuerdo del Titular de la Secretaría;
7. Realizar la defensa jurídica de las resoluciones que emitan ante las diversas instancias
jurisdiccionales, representando al Secretario, así como expedir las copias certificadas de los
documentos que obren en los archivos del órgano interno de control;
8. Coadyuvar al funcionamiento del sistema de control y evaluación gubernamental; vigilar el
cumplimiento de las normas de control que expida la Secretaría, y aquellas que en la
materia expidan las dependencias, las entidades y la Procuraduría, así como analizar y
proponer con un enfoque preventivo, las normas, lineamientos, mecanismos y acciones para
fortalecer el control interno de las instituciones en las que se encuentren designados;
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
13
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
9. Programar, ordenar y realizar auditorías, investigaciones y visitas de inspección e informar
de su resultado a la Secretaría, así como a los responsables de las áreas auditadas y a los
titulares de las dependencias, las entidades y la Procuraduría, y apoyar, verificar y evaluar
las acciones que promuevan la mejora de su gestión.
10. Las auditorías, investigaciones y visitas de inspección señaladas podrán llevarse a cabo por
los propios titulares o por conducto de sus respectivas áreas de quejas, auditoría interna y
auditoría, desarrollo y mejora de la gestión pública o bien, en coordinación con las unidades
administrativas de la Secretaría u otras instancias externas de fiscalización;
11. Coordinar la formulación de los proyectos de programas y presupuesto del órgano interno de
control correspondiente y proponer las adecuaciones que requiera el correcto ejercicio del
presupuesto;
12. Denunciar ante las autoridades competentes, por sí o por conducto del servidor público del
propio órgano interno de control que el titular de éste determine, los hechos de que tengan
conocimiento y que puedan ser constitutivos de delitos o, en su caso, solicitar al área jurídica
de las dependencias, las entidades o la Procuraduría, la formulación de las querellas a que
haya lugar, cuando las conductas ilícitas requieran de este requisito de procedibilidad;
13. Requerir a las unidades administrativas de la dependencia o entidad que corresponda o la
Procuraduría la información necesaria para cumplir con sus atribuciones y brindar la
asesoría que les requieran en el ámbito de sus competencias;
14. Llevar a cabo programas específicos tendientes a verificar el cumplimiento de las
obligaciones a cargo de los servidores públicos de las dependencias, las entidades y la
Procuraduría, conforme a los lineamientos emitidos por la Secretaría, y
15. Las demás que las disposiciones legales y administrativas les confieran y las que les
encomienden el Secretario y el Coordinador General de Órganos de Vigilancia y Control.
Artículo 79 y 80 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública Reformado
(Publicado. El 15 de abril de 2009 en el Diario Oficial de la Federación
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
14
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
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FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
DEL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES
El titular del área de responsabilidades, del órgano interno de control en el Fondo de Cultura
Económica tendrá, en el ámbito de la entidad en la que fue designado, sin perjuicio de la que
corresponde al titular de dicho órgano, las siguientes facultades:
1.
Citar al presunto responsable e iniciar e instruir el procedimiento de investigación, a fin de
determinar las responsabilidades a que haya lugar e imponer, en su caso, las sanciones
aplicables en los términos del ordenamiento legal en materia de responsabilidades y determinar
la suspensión temporal del presunto responsable de su empleo, cargo o comisión, si así
conviene para la conducción o continuación de las investigaciones, de conformidad con lo
previsto en el referido ordenamiento;
2.
Llevar los registros de los asuntos de su competencia y expedir las copias certificadas de los
documentos que obren en sus archivos;
3.
Dictar las resoluciones en los recursos de revocación interpuestos por los servidores públicos
respecto de la imposición de sanciones administrativas, así como realizar la defensa jurídica de
las resoluciones que emitan ante las diversas instancias jurisdiccionales, representando al
Secretario;
4.
Recibir, instruir y resolver las inconformidades interpuestas por los actos que contravengan las
disposiciones jurídicas en materia de adquisiciones, arrendamientos, servicios, obra pública y
servicios relacionados con la misma, con excepción de aquéllas que deba conocer la Dirección
General de Controversias y Sanciones en Contrataciones Públicas, por acuerdo del Secretario;
5.
Iniciar, instruir y resolver el procedimiento de investigaciones de oficio, si así lo considera
conveniente por presumir la inobservancia de las disposiciones contenidas en las disposiciones
mencionadas en el numeral anterior;
6.
Tramitar, instruir y resolver los procedimientos administrativos correspondientes e imponer las
sanciones a los licitantes, proveedores y contratistas en los términos de las disposiciones
jurídicas en materia de adquisiciones, arrendamientos, servicios, obra pública y servicios
relacionados con la misma e informar a la Dirección General de Controversias y Sanciones en
Contrataciones Públicas sobre el estado que guarde la tramitación de los expedientes de
sanciones que sustancie, con excepción de los asuntos que aquélla conozca;
7.
Tramitar los procedimientos de conciliación en materia de adquisiciones, arrendamientos,
servicios, obra pública y servicios relacionados con la misma derivados de las quejas que
presenten los proveedores o contratistas por incumplimiento a los contratos o pedidos
celebrados por las dependencias, las entidades y la Procuraduría, en los casos en que por
acuerdo del Secretario así se determine.
Para efecto de lo anterior, podrán emitir todo tipo de acuerdos, así como presidir y conducir las
sesiones de conciliación y llevar a cabo las diligencias, requerimientos, citaciones, notificaciones
y prevenciones a que haya lugar;
8.
Instruir los recursos de revisión que se hagan valer en contra de las resoluciones de
inconformidades e investigaciones de oficio, así como en contra de las resoluciones por las que
se impongan sanciones a los licitantes, proveedores y contratistas en los términos de las leyes
de la materia y someterlos a la resolución del titular del órgano interno de control;
9.
Formular requerimientos, llevar a cabo los actos necesarios para la atención de los asuntos en
materia de responsabilidades, así como solicitar a las unidades administrativas la información
que se requiera, y
10.
Las demás que las disposiciones legales y administrativas le confieran y las que le
encomienden el Secretario y el titular del órgano interno de control correspondiente;
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10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
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Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
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Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
DEL TITULAR DEL AREA DE AUDITORÍA
El titular del área de auditoria, del Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica
tendrá, en el ámbito de la entidad en la que fue designado, sin perjuicio de la que corresponde al
titular de dicho órgano, las siguientes facultades:
a) De Auditoria Interna:
1. Ordenar y realizar, por sí o en coordinación con las unidades administrativas de la Secretaría
u otras instancias externas de fiscalización, las auditorias y visitas de inspección que les
instruya el titular del órgano interno de control, así como suscribir el informe correspondiente y
comunicar el resultado de dichas auditorias y visitas de inspección al titular del órgano interno
de control, a la Secretaría y a los responsables de las áreas auditadas;
2. Ordenar y realizar por sí o en coordinación con las unidades administrativas de la Secretaría o
con aquellas instancias externas de fiscalización que se determine, las auditorias, revisiones y
visitas de inspección que se requieran para determinar si las dependencias, las entidades y la
Procuraduría, cumplen con la normatividad, programas y metas establecidos e informar los
resultados a los titulares de las mismas, y evaluar la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de
sus objetivos, además de proponer las medidas preventivas y correctivas que apoyen el logro
de sus fines, aprovechar mejor los recursos que tiene asignados, y que el otorgamiento de sus
servicios sea oportuno, confiable y completo;
3. Vigilar la aplicación oportuna de las medidas correctivas y recomendaciones derivadas de las
auditorías o revisiones practicadas, por sí o por las diferentes instancias externas de
fiscalización;
4. Requerir a las unidades administrativas de las dependencias, las entidades y la Procuraduría
la información, documentación y su colaboración para el cumplimiento de sus funciones y
atribuciones;
5. Proponer al titular del órgano interno de control las intervenciones que en la materia se deban
incorporar al programa anual de auditoría y control de dicho órgano;
6. Llevar los registros de los asuntos de su competencia y expedir las copias certificadas de los
documentos que obren en sus archivos, y
7. Las demás que las disposiciones legales y administrativas le confieran y las que le
encomienden el Secretario y el titular del órgano interno de control correspondiente;
b) De Auditoria para Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública:
1. Verificar el cumplimiento de las normas de control que emita la Secretaría, así como elaborar
los proyectos de normas complementarias que se requieran en materia de control;
2. Evaluar la suficiencia y efectividad de la estructura de control interno establecido, informando
periódicamente el estado que guarda;
3. Efectuar la evaluación de riesgos que puedan obstaculizar el cumplimiento de las metas y
objetivos de las dependencias, las entidades y la Procuraduría;
Fecha de liberación:
10.11.10
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N.A
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Cultura Económica
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FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
4. Promover y asegurar el desarrollo administrativo, la modernización y la mejora de la gestión
pública en las dependencias, las entidades y la Procuraduría, mediante la implementación e
implantación de acciones, programas y proyectos en esta materia;
5. Participar en el proceso de planeación que desarrolle la institución en la que sean designados,
para el establecimiento y ejecución de compromisos y acciones de mejora de la gestión o para
el desarrollo administrativo integral, conforme a las estrategias que establezca la Secretaría;
6. Brindar asesoría en materia de mejora y modernización de la gestión en las instituciones en
que se encuentren designados, en temas como:
a) Planeación estratégica;
b) Trámites, Servicios y Procesos de Calidad;
c) Atención y Participación Ciudadana;
d) Mejora Regulatoria Interna y hacia particulares;
e) Gobierno Digital;
f) Recursos Humanos, Servicio Profesional de Carrera y Racionalización de Estructuras;
g) Austeridad y disciplina del gasto, y
h) Transparencia y rendición de cuentas.
Para efectos del párrafo anterior, los titulares de las áreas de Auditoría para Desarrollo y
Mejora de la Gestión Pública, realizarán o podrán encomendar investigaciones, estudios y
análisis, para asesorar a las instituciones en los temas señalados;
7. Participar en los Comités Técnicos de Selección de las dependencias sujetas a la Ley del
Servicio Profesional de Carrera en la Administración Pública Federal;
8. Promover en el ámbito de las dependencias, las entidades y la Procuraduría el
establecimiento de pronunciamientos de carácter ético, así como de programas orientados a
la transparencia y el combate a la corrupción e impunidad;
9. Proponer al titular del órgano interno de control las intervenciones que en materia de
evaluación y de control se deban integrar al Programa Anual de Trabajo;
10. Impulsar y dar seguimiento a los programas o estrategias de desarrollo administrativo integral,
modernización y mejora de la gestión pública, así como elaborar y presentar los reportes
periódicos de resultados de las acciones derivadas de dichos programas o estrategias;
11. Dar seguimiento a las acciones que implementen las dependencias, las entidades y la
Procuraduría para la mejora de sus procesos, a fin de apoyarlas en el cumplimiento de sus
objetivos estratégicos con un enfoque preventivo y brindarles asesoría en materia de
desarrollo administrativo;
12. Realizar diagnósticos y opinar sobre el grado de avance y estado que guardan las
dependencias, las entidades y la Procuraduría en materia de desarrollo administrativo integral,
modernización y mejora de la gestión pública;
13. Promover el fortalecimiento de una cultura orientada a la mejora permanente de la gestión
institucional y de buen gobierno, al interior de las dependencias, las entidades y la
Procuraduría, a fin de asegurar el cumplimiento de la normativa, metas y objetivos;
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
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17
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
14. Llevar los registros de los asuntos de su competencia y expedir las copias certificadas de los
documentos que obren en sus archivos;
15. Requerir a las unidades administrativas de la institución en la que sean designados, la
información que se requiera para la atención de los asuntos en las materias de su
competencia;
16. Establecer acciones preventivas y de transformación institucional a partir de los resultados de
las distintas evaluaciones a los modelos, programas y demás estrategias establecidas en esta
materia por la Secretaría, y
17. Las demás que las disposiciones legales y administrativas le confieran, así como las que le
encomiende el Secretario y el titular del órgano interno de control correspondiente.
Cuando en un órgano interno de control no coexistan el Titular del Área de Auditoría Interna y el de
Auditoría para Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública, el servidor público que se desempeñe como
Titular del Área de Auditoria ejercerá la totalidad de las atribuciones establecidas en la presente
fracción;
NOTA: Este Órgano Interno de Control no cuenta con un Titular de Auditoría para Desarrollo y Mejora de
la Gestión, por lo cual el Titular del Área de Auditoría Interna tiene las atribuciones de dicha área y
ejecuta sus funciones en coordinación con el Departamento de Control y Evaluación.
Artículo 79 y 80 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública (Publicado. el 15 de
abril de 2009 en el Diario Oficial de la Federación. Reformado)
DEL TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS
El titular del área de quejas, del Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica tendrá,
en el ámbito de la entidad en la que fue designado, sin perjuicio de la que corresponde al titular de
dicho órgano, las siguientes facultades:
1.
Recibir las quejas y denuncias que se formulen por incumplimiento de las obligaciones de los
servidores públicos, llevando a cabo las investigaciones para efectos de su integración y emitir
el acuerdo de archivo por falta de elementos o de turno al área de responsabilidades, cuando
así proceda, y realizar el seguimiento del procedimiento disciplinario correspondiente hasta su
resolución;
2.
Promover la implementación y seguimiento de mecanismos e instancias de participación
ciudadana para el cumplimiento de estándares de servicio, así como en el establecimiento de
indicadores para la mejora de trámites y servicios en las dependencias, las entidades y la
Procuraduría, conforme a la metodología que al efecto se emita;
3.
Captar, asesorar, gestionar, promover y dar seguimiento a las peticiones sobre los trámites y
servicios que presente la ciudadanía y recomendar a las dependencias, las entidades o la
Procuraduría la implementación de mejoras cuando así proceda;
4.
Conocer previamente a la presentación de una inconformidad, las irregularidades que a juicio de
los interesados se hayan cometido en los procedimientos de adjudicación de adquisiciones,
arrendamientos y servicios, así como respecto de la obra pública que lleven a cabo las
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
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18
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
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FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
dependencias, las entidades o la Procuraduría, a efecto de que las mismas se corrijan cuando
así proceda;
5.
Supervisar los mecanismos e instancias de atención y participación ciudadana y de
aseguramiento de la calidad en trámites y servicios que brindan las dependencias, las entidades
o la Procuraduría conforme a la política que emita la Secretaría;
6.
Auxiliar al titular del órgano interno de control en la formulación de requerimientos, información y
demás actos necesarios para la atención de los asuntos en la materia, así como solicitar a las
unidades administrativas la información que se requiera;
7.
Determinar la procedencia de las inconformidades que se presenten en contra de los actos
relacionados con la operación del Servicio Profesional de Carrera y sustanciar su desahogo
conforme a las disposiciones que resulten aplicables;
8.
Realizar la valoración de la determinación preliminar que formulen las dependencias sobre el
incumplimiento reiterado e injustificado de obligaciones de los servidores públicos de carrera, en
términos de la Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administración Pública Federal y su
Reglamento;
9.
Llevar los registros de los asuntos de su competencia y expedir las copias certificadas de los
documentos que obren en sus archivos, y
10.
Las demás que les atribuyan expresamente el Secretario y el titular del órgano interno de control
correspondiente.
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
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Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
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Revisión:
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Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
ESTATUTO ORGÁNICO DEL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA
Artículo 29. El Fondo Cultura Económica contará con un órgano de vigilancia integrado por un
Comisario Público Propietario y su Suplente, designados por la Secretaría de Contraloría y
Desarrollo Administrativo ahora Secretaría de la Función Pública, quienes asistirán con voz pero
sin voto a las sesiones de la Junta Directiva.
Artículo 30. El Comisario Público vigilará y evaluará las operaciones del Fondo de Cultura
Económica, de conformidad con las atribuciones que le confiere la Ley Federal de Entidades
Paraestatales y su Reglamento, y las que le asigne la Secretaría de Contraloría y Desarrollo
Administrativo.
Artículo 31. La Junta Directiva y la Dirección General deberán proporcionar oportunamente al
Comisario Público la información y documentación que requiera y darle las facilidades necesarias
para el debido cumplimiento de sus funciones.
Artículo 32. El Fondo de Cultura Económica tendrá un Órgano Interno de Control, que será
parte integrante de su estructura, el cual tendrá por objeto apoyar la función directiva y promover el
mejoramiento del organismo.
Artículo 33. Al frente del Órgano Interno de Control habrá un Titular designado con fundamento
en lo establecido por el artículo 37 fracción XII de la Ley Orgánica de la Administración Publica
Federal, el cual para el debido ejercicio de sus atribuciones, se auxiliará por los titulares de
Responsabilidades, Auditoría y Quejas.
Artículo 34. Los servidores públicos a que hace referencia el artículo anterior del presente
Estatuto, ejercerán las funciones establecidas en Ia Ley Orgánica de la Administración Pública
Federal, la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, y demás
legislación jurídica y ordenamientos de carácter administrativo que resulten aplicables, conforme a
lo dispuesto por el articulo 47 fracciones Ill y IV del Reglamento Interior de la Secretaría de
Contraloría y Desarrollo Administrativo.
Asimismo, con fundamento en el precepto invocado en el último término, para la programación y
realización de auditorias, inspecciones o visitas de cualquier tipo por parte de los servidores
públicos que se refiere el artículo 33 de este Estatuto, a las subsidiarias en el extranjero del Fondo
de Cultura Económica en apoyo de las funciones encomendadas a las unidades administrativas de
dicha entidad, se requiere previamente la solicitud expresa debidamente fundada y motivada del
Director General de la misma y del acuerdo expreso que apruebe dicha solicitud, por parte del
Coordinador General de Órganos de Vigilancia y Control de Ia Secretaría de Contraloría y
Desarrollo Administrativo.
Artículo 35. El Fondo del Cultura Económica proporcionará al Titular del Órgano Interno de
Control y a los titulares de las áreas mencionadas en el artículo 33 del presente estatuto, los
recursos humanos y de carácter material que sean necesarios para el cumplimiento de los
asuntos que tienen conferidos.
Los servidores públicos del Fondo de Cultura Económica proporcionaran el auxilio y la
cooperación que requieran los funcionarios arriba mencionados, para el correcto desempeño de
sus atribuciones.
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
20
V.
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
FUNCIONES
TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
ƒ
Promover el desarrollo administrativo y la mejora de la gestión pública emitiendo propuestas y
opiniones para la mejora de sus procesos que impacten en la eficiencia, eficacia, calidad y
oportunidad de la atención que se brinda a los usuarios.
ƒ
Impulsar la aplicación del sistema integral de control gubernamental, coadyuvando a su
correcto funcionamiento, mediante la sugerencia de normas complementarias para el mejor
control de la gestión del Fondo, así como analizar y promover con un enfoque preventivo y la
aplicación de las normas, lineamientos, mecanismos y acciones para fortalecer las
necesidades del control interno establecido.
ƒ
Promover e impulsar la instrumentación de acciones relativas al desarrollo administrativo, la
modernización y la mejora de la gestión pública, así como evaluar su aplicación en las
Unidades Sustantivas y Administrativas que conforman el Fondo.
ƒ
Coordinar la formulación de los proyectos de programas y presupuesto del Órgano Interno de
Control y proponer las adecuaciones que requiera el correcto ejercicio del presupuesto.
ƒ
Programar, coordinar, supervisar y ordenar la realización de auditorías, inspecciones y visitas
de inspección e informar de su resultado periódicamente a la Secretaría de la Función Pública
para el ejercicio de sus atribuciones, así como al Titular de la Entidad y a los responsables de
las áreas auditadas.
ƒ
En materia de responsabilidades, investigar y fincar las que hubiere lugar, así como calificar y
constituir los pliegos preventivos de responsabilidades e imponer las sanciones que
correspondan en el ámbito de su competencia, salvo los que sean competencia de la
Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial de la Secretaría de la
Función Pública.
ƒ
Desahogar los procedimientos de conciliación previstos en las leyes, en materia de
adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público y de obra pública y servicios
relacionados con las mismas, en los casos en que la Secretaría de la Función Pública así lo
determine, sin perjuicio de que los mismos dependerán de lo que determine la Secretaría.
ƒ
Dictar las resoluciones que procedan respecto de los recursos de revocación que interpongan
los servidores públicos, y de revisión que se hagan valer en contra de las resoluciones
sancionatorias emitidas en los procedimientos de inconformidad, investigaciones de oficio y
sanciones a licitantes, proveedores y contratistas, previstos en las disposiciones jurídicas en
materia de adquisiciones, arrendamientos, servicios, obras públicas y servicios relacionados
con la mismas, que competa conocer al Titular del Área de Responsabilidades.
ƒ
Coordinar, desahogar, supervisar y dar seguimiento a la recepción de quejas y denuncias por
incumplimiento de las obligaciones de los servidores públicos.
ƒ
Realizar la defensa jurídica de las resoluciones que se emitan ante las diversas instancias
jurisdiccionales, representando al titular de la Secretaría de la Función Pública, así como
expedir las certificaciones de los documentos que obren en los archivos del Órgano Interno de
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
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Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
Control.
ƒ
Denunciar ante las autoridades competentes, los hechos de que se tenga conocimiento y
puedan ser constitutivos de delitos, e instar al área jurídica respectiva a formular cuando así
se requiera, las querellas a que hubiere lugar.
ƒ
Requerir a las unidades administrativas del Fondo, la información necesaria para cumplir con
sus atribuciones, y brindar la asesoría que les requieran en el ámbito de su competencia.
ƒ
Supervisar la correcta administración de los recursos humanos, materiales y financieros del
OIC.
ƒ
Las demás que las disposiciones legales y administrativas les encomiende y atribuya
expresamente el Titular de la Secretaría de la Función Pública y el Coordinador General de
Órganos de Vigilancia y Control.
ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y DE QUEJAS
ƒ
Iniciar e instruir el procedimiento administrativo disciplinario para determinar las
responsabilidades a que hubiere lugar e imponer, en su caso, sanciones en los términos de la
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
ƒ
Determinar la suspensión temporal de su empleo, cargo o comisión, a los servidores públicos
presuntos responsables, si a su juicio así conviene para la conducción o continuación de las
investigaciones, de conformidad con lo previsto en el artículo 21 fracción V, de la Ley Federal
de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
ƒ
Llevar los registros de los asuntos de su competencia, en los sistemas electrónicos diseñados
por la Secretaría de la Función Pública, manteniéndolos actualizados y emitiendo los reportes
periódicos respectivos para proporcionar información actualizada que le permita efectuar las
funciones que tiene encomendadas.
ƒ
Expedir las certificaciones de los documentos que obren en los archivos del Área de
Responsabilidades, para integrar adecuadamente los expedientes que las diferentes
instancias competentes le requieran.
ƒ
Dictar las resoluciones en los recursos de revocación interpuestos por los servidores y/o ex
servidores públicos, respecto de la imposición de sanciones administrativas para agilizar la
ejecución de las sanciones derivadas de los procedimientos administrativos de
responsabilidades realizados.
ƒ
Realizar la defensa jurídica de las resoluciones que se emitan ante las diversas instancias
jurisdiccionales, por sí y en representación del Titular de la Secretaría de la Función Pública
para facilitar el desahogo de las funciones que tiene encomendadas.
ƒ
Recibir y resolver las inconformidades interpuestas por los actos que contravengan lo
dispuesto por las Leyes de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, y de
Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, con excepción de aquellas que por
acuerdo del Secretario de la Función Pública, deba conocer la Dirección General de
Inconformidades de la citada Secretaría para emitir en su caso, las resoluciones y desechar la
inconformidad o reponer el procedimiento de adjudicación.
ƒ
Instruir los recursos de revisión que se hagan valer en contra de las resoluciones de
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
22
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
inconformidades, y someterlos a la consideración y firma del Titular del Órgano Interno de
Control para confirmar o modificar las resoluciones emitidas.
ƒ
Imponer las sanciones previstas en las Leyes de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
del Sector Público, y de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas e informar a
la Unidad de Normatividad de Adquisiciones, Obras Públicas, Servicios y Patrimonio Federal
sobre el estado que guarda la tramitación de los expedientes de sanciones que sustancie, con
excepción de los asuntos que aquella conozca, para inhibir las conductas ilícitas de
contratistas y proveedores.
ƒ
Auxiliar y colaborar con el Titular del Órgano Interno de Control, en la formulación de
requerimientos, y demás actos necesarios para la atención de los asuntos en materia de
responsabilidades, quejas e inconformidades, así como solicitar a las unidades administrativas
la información requerida para el cumplimiento de sus funciones para el debido desahogo de
las investigaciones que se realicen y/o instrumentación de los procedimientos administrativos
de responsabilidades que se formulen.
ƒ
Difundir a nivel a todo el Fondo de Cultura Económica las disposiciones normativas que deban
ser conocidas para su aplicación de las áreas que de acuerdo a sus funciones les competan.
ƒ
Dar seguimiento a las resoluciones sancionadoras de conducta de los servidores públicos, a
efecto de vigilar su aplicación y cumplimiento.
ƒ
Recibir quejas y denuncias que se formulen por incumplimiento de las obligaciones de los
servidores públicos, llevando a cabo las investigaciones conducentes para efectos de su
integración.
ƒ
Captar y gestionar las peticiones sobre trámites y servicios que presente la ciudadanía, y dar
cumplimiento a los lineamientos y criterios técnicos que emita la Secretaría de la Función
Pública para proporcionar la información expedita de sus requerimientos.
ƒ
Conocer mediante la presentación de una inconformidad las irregularidades que a juicio de los
interesados se hayan cometido en los procedimientos de adjudicación de adquisiciones y
servicios, así como de las obras públicas que lleven a cabo para que se corrija cuando así
proceda o se desechen las mismas.
ƒ
Recibir y substanciar mediante el procedimiento de conciliación, por acuerdo del Titular del
Órgano Interno de Control, las quejas presentadas por los contratistas o proveedores, con
motivo del incumplimiento de los términos y condiciones pactados en los contratos que tengan
celebrados con el Fondo para evitar el deslazamiento y/o retraso de las operaciones
formalizadas con éstas.
ƒ
Promover la capacitación permanente en materia de Responsabilidades, Quejas e
Inconformidades para contar con el personal debidamente capacitado en la normatividad que
regula sus funciones y asegurar el desarrollo eficiente de las mismas.
ƒ
Participar en representación del Órgano de Interno de Control para verificar el cumplimiento
de la normatividad aplicable en los actos de entrega-recepción de los cargos públicos para
asegurar la continuidad de los programas y proyectos que permitan dar cumplimiento a las
metas y objetivos que tiene asignados.
ƒ
Tramitar los procedimientos de conciliación en materia de adquisiciones, arrendamientos,
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
23
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
servicios, obra pública y servicios relacionados con la misma derivados de las quejas que
presenten los proveedores o contratistas por incumplimiento a los contratos o pedidos
celebrados por las dependencias, las entidades y la Procuraduría, en los casos en que por
acuerdo del Secretario así se determine.
ƒ
Para efecto de lo anterior, podrán emitir todo tipo de acuerdos, así como presidir y conducir
las sesiones de conciliación y llevar a cabo las diligencias, requerimientos, citaciones,
notificaciones y prevenciones a que haya lugar.
ƒ
Captar, asesorar, gestionar, promover y dar seguimiento a las peticiones sobre los trámites y
servicios que presente la ciudadanía y recomendar a las dependencias, las entidades o la
Procuraduría la implementación de mejoras cuando así proceda.
ƒ
Supervisar los mecanismos e instancias de atención y participación ciudadana y de
aseguramiento de la calidad en trámites y servicios que brindan las dependencias, las
entidades o la Procuraduría conforme a la política que emita la Secretaría.
ƒ
Las demás que expresamente le atribuyan los Titulares de la Secretaría de la Función Pública
y del Órgano Interno de Control.
TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Evaluar el grado de cumplimiento de normas, procedimientos, reglamentos e instructivos de
operación aplicables al Organismo, que permitan conocer desviaciones a estándares
previamente definidos en materia de operación, productividad, finanzas y de impacto social.
Verificar la efectividad, oportunidad y razonabilidad de las operaciones, procedimientos y
controles administrativos aplicados en el Fondo de Cultura Económica.
Evaluar el grado de eficiencia y eficacia alcanzadas en la realización de los programas
anuales del Fondo de Cultura Económica.
Revisar que la estructura de organización, métodos y procedimientos de las áreas del Fondo
de Cultura Económica reúnan los requisitos, elementos y mecanismos necesarios para el
logro de los objetivos y cumplimiento de las metas establecidas.
Revisar que las áreas responsables del Organismo efectúen con eficiencia las acciones
correspondientes al proceso de programación, presupuestación y ejercicio del gasto y
financiamiento.
Realizar con un enfoque preventivo e integral las auditorías previstas en el Programa Anual de
Auditoría y Control, así como las requeridas por la Secretaría de la Función Pública,
verificando los sistemas de operación de los diferentes procesos productivos de los bienes y
servicios que se generen en el Fondo de Cultura Económica, así como el avance y
cumplimiento de los objetivos y metas fijados en los programas sectoriales aplicables en el
Organismo.
Vigilar la aplicación de las medidas correctivas y recomendaciones formuladas a las áreas del
Fondo derivadas de las auditorias practicadas.
Colaborar en la elaboración del Programa Anual de Auditoria y Control en lo referente al área
de su competencia.
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
24
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA OPERACIONAL
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Realizar las revisiones o auditorias operacionales conforme al Programa Anual de Auditoría y
Control y a los lineamientos establecidos por la Secretaría de la Función Pública.
Corroborar, mediante auditorías y revisiones, que las operaciones, procedimientos y controles
administrativos implementados en el Fondo de Cultura Económica se efectúen con la
efectividad, oportunidad y razonabilidad que se requieren.
Aplicar las guías de auditoría especificas autorizadas para el tipo de actividades y áreas que
se van a revisar, con el objeto de garantizar una adecuada supervisión, obtención de
evidencia, elaboración de papeles de trabajo y tratamiento de irregularidades.
Revisar que exista apego a la estructura organizacional básica autorizada del Fondo de
Cultura Económica, así como su manual general de organización.
Revisar la aplicación de los tabuladores autorizados al Fondo de Cultura Económica, de
conformidad con la estructura salarial vigente.
Verificar el cumplimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la
Administración Pública Federal.
Analizar, examinar, revisar y auditar los sistemas administrativos y de información del Fondo
de Cultura Económica, de tal manera que se pueda detectar el grado de eficiencia y eficacia
en el apoyo a las labores sustantivas del Organismo.
Determinar y validar las unidades de medición de metas, indicadores de gestión, indicadores
de productividad y coeficientes de rendimiento a nivel de gerencia y coordinación general, que
permitan evaluar el grado de consecución de los objetivos social y económica, y el
cumplimiento de las metas y programas del Fondo de Cultura Económica.
Participar en la elaboración de los informes de las auditorías practicadas y en la formulación
de recomendaciones tendientes a corregir las operaciones y procedimientos.
Formular y dar seguimiento hasta su total desahogo de las observaciones y/o
recomendaciones efectuadas.
Elaborar los informes sobre las auditorías practicadas con base en los lineamientos
establecidos por la Secretaría de la Función Pública y los específicos que le sean solicitados.
Coordinar la preparación e integración de las carpetas para las sesiones de acuerdo a los
términos establecidos en los linimientos para el funcionamiento de los Comités de Control y
Auditoría;
Registrar, dar seguimiento y verificar el cumplimiento de los acuerdos tomados por los
miembros del Comité de Control y Auditoría, de conformidad con los plazos establecidos y las
responsabilidades asignadas.
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA FINANCIERA
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Comprobar que la información financiera del Fondo de Cultura Económica y de sus
subsidiarias sea razonable.
Verificar que las operaciones del Organismo sean congruentes con los procesos aprobados de
planeación, programación y presupuestación institucionales.
Corroborar que el uso de recursos financieros, humanos y materiales se efectúe de acuerdo
con criterios de economía, eficiencia y eficacia.
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
25
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Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
Validar las unidades de medida de metas, indicadores de gestión, indicadores de
productividad y coeficientes de rendimiento que haya establecido la Gerencia General y que
permitan medir el grado de eficiencia y eficacia en la aplicación de los recursos financieros
del Fondo de Cultura Económica.
Comprobar, mediante revisiones o inspecciones directas y selectivas, la existencia y el
adecuado resguardo de los fondos y valores del Fondo de Cultura Económica, así como de
pinturas, esculturas y obras de arte en general.
Realizar las revisiones o auditorías financieras conforme a los lineamientos establecidos por la
Secretaría de la Función Pública.
Supervisar la elaboración de papeles de trabajo y la integración de los expedientes relativos a
las auditorias financieras practicadas.
Participar en la elaboración de los informes de las auditorías financieras practicadas, y en la
formulación de ajustes y recomendaciones tendientes a corregir las desviaciones detectadas.
Participar en la elaboración de los reportes periódicos que solicite la Secretaria de la Función
Publica.
Proporcionar asesoría al personal del FCE para la elaboración de las declaraciones de
situación patrimonial.
Participar en la elaboración del Programa Anual de Auditoría y Control del OIC.
Participar en la elaboración y captura del Sistema de lnformación Periódica.
DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN
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Verificar y dar seguimiento al cumplimiento de las normas de control que emita la Secretaría,
así como participar en la elaboración de proyectos de normas complementarias que se
requieran en materia de control;
Evaluar la suficiencia y efectividad de la estructura de control interno establecido, informando
periódicamente del estado que guarda;
Efectuar la evaluación de riesgos que pudieran obstaculizar el cumplimiento de las metas y
objetivos del Fondo de Cultura Económica;
Promover y asegurar el desarrollo administrativo, la modernización y la mejora de gestión
pública en la Entidad mediante la implementación de acciones programas y proyectos en esta
materia;
Participar en el proceso de planeación que desarrolle la Entidad, para el establecimiento y
ejecución de compromisos y acciones de mejora de la gestión o para el desarrollo
administrativo integral conforme a las directrices que establezca la Secretaría;
Proporcionar asesoría en materia de mejora, modernización de la gestión y desarrollo
administrativo;
Promover en el Fondo de Cultura Económica, el establecimiento de pronunciamientos de
carácter ético, así como de programas orientados a la transparencia y el combate a la
corrupción e impunidad;
Proponer al Titular de Auditoria Interna las intervenciones que en materia de evaluación y de
control se deban integrar al Programa Anual de Trabajo del OIC;
Dar seguimiento a los programas o estrategias de desarrollo administrativo integral,
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
26
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Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
modernización y mejora de la gestión publica, así como elaborar y presentar los reportes
periódicos de resultados de las acciones derivadas de dichos programas;
Participar en el seguimiento a las acciones que para la mejora de sus procesos implemente el
Fondo de Cultura Económica, en coordinación con sus áreas y unidades administrativas, a fin
de apoyarlas en el cumplimiento de sus objetivos estratégicos con un enfoque preventivo, y
brindarles asesoría en materia de desarrollo administrativo;
Promover el fortalecimiento de una cultura de control al interior del Fondo de Cultura
Económica, a fin de asegurar en mayor grado el cumplimiento de la normatividad, metas y
objetivos;
Auxiliar al Titular de Auditoria Interna en la formulación de requerimientos, información y
demás actos necesarios para la atención de los asuntos en materia de control, evaluación y
apoyo al buen gobierno;
Dar seguimiento a las acciones que implemente la Entidad para el cumplimiento del Programa
de Transparencia y Rendición de Cuentas.
Dar seguimiento a las acciones que implemente la Entidad para el cumplimiento del los
Indicadores de Mejora de la Gestión SER-OVC (Sistema de Evaluación de Resultados de los
OVC)
Dar seguimiento y participar en el Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI) del FCE.
Dar seguimiento al PAT-PMG a través del Sistema de Administración del Programa de Mejora
de la Gestión (SAPMG).
Actualizar la información de la Fracción X de las Obligaciones de Transparencia publicadas
en el portal de Transparencia del FCE.
Reportar trimestralmente al Sistema de Información Periódica (SIIP) de la Secretaria de la
Función Publica los resultados y avance de las revisiones de control contenidas en el PAAC.
Las demás que les atribuya expresamente el Titular de Auditoria Interna.
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
27
VI.
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
POLÍTICAS
GENERALES
1. El Titular del Órgano Interno de Control deberá entregar trimestralmente a la Coordinación
General de Órganos de Vigilancia y Control de la Secretaría de la Función Pública el avance
de las metas e indicadores de gestión institucionales.
2. El Titular del Órgano Interno de Control será responsable de difundir sistemáticamente entre el
personal a su cargo, los acuerdos tomados en el seno de la Junta de Gobierno, Comité
Interno de Selección de Obras (CISO) y otros comités internos, así como los señalados por el
Director General.
3. Los acuerdos tomados por la Dirección General, serán autorizados solo si están considerados
en los programas y presupuestos aprobados para cada área y cumplan con las normas y
políticas aplicables.
4. El Órgano Interno de Control desarrollará sus actividades con apego a la normatividad que
expida la Secretaría de la Función Pública.
5. Las ausencias del Titular del Órgano Internos de Control en la entidad, serán suplidas, en su
orden, por los Titulares del Área de Responsabilidades, Auditoría y Quejas.
6. Las ausencias de los Titulares de las Áreas de Responsabilidades, Auditoría y Quejas, serán
suplidas por el titular del área que designe el titular del órgano interno de control.
ÁREA DE RESPONSABILIDADES
LOS PROCEDIMIENTOS DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA
1. Coordinar la recepción, registro y desahogo de las acciones que se presente, conforme a lo
establecido en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores
Públicos.
2. Llevar a cabo las acciones necesarias para allegarse de los elementos de juicio suficientes
para la integración de los expedientes de responsabilidad.
3. Proponer al superior jerárquico el proyecto de resolución de responsabilidad.
4. Instruir lo necesario para el seguimiento de la notificación y ejecución de la resolución dictada
en el expediente de responsabilidad.
5. Informar de la resolución de los expedientes de responsabilidad a la Dirección General
Adjunta de Responsabilidades e Inconformidades.
6. Promover la capacitación del personal.
LAS INCONFORMIDADES
7. Coordinar la recepción, registro y desahogo de las inconformidades que se presente,
conforme a lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público, así como en la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.
8. Llevar a cabo las acciones necesarias para allegarse de los elementos de juicio suficientes
para la integración de los expedientes de inconformidades.
9. Establecer los criterios y lineamientos necesarios para formular los proyectos de resolución de
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
28
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
las inconformidades que se reciban.
10. Proponer al superior jerárquico los proyectos de resolución de las inconformidades.
11. Instruir lo necesario para el seguimiento de las resoluciones que se dicten, en las que se haya
ordenado la reposición parcial o total del procedimiento.
12. Acordar con el Superior jerárquico, los informes que se deberán rendir a las oficinas centrales
de la Secretaría de la Función Pública, sobre la manifestación de hechos falsos por parte de
los particulares en la presentación de las inconformidades.
13. Dar seguimiento en lo relativo a que el personal adscrito a la Dirección de Inconformidades,
proporcione la debida asesoría y orientación a quienes deseen presentar una inconformidad.
14. Coordinar la recepción, registro y desahogo del procedimiento administrativo de sanción a
licitantes, proveedores o contratistas que infrinjan la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios del Sector Público, así como la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con
las Mismas.
15. Llevar a cabo las acciones necesarias para allegarse de los elementos de juicio suficientes
para la integración de los expedientes de sanción a licitantes, proveedores o contratistas.
16. Establecer los criterios y lineamientos necesarios para formular los proyectos de resolución de
los expedientes de sanción a licitantes proveedores o contratistas, que se reciban.
17. Publicar en el Diario Oficial de la Federación la sanción impuesta, e informar al Servicio de
Administración Tributaria, haga efectivos los créditos fiscales cuando el asunto y resolución
así lo ordene.
18. Informar de las resoluciones de los expedientes de sanción a licitantes, proveedores o
contratistas, a la Unidad de Normatividad de Adquisiciones, Obras Públicas, Servicios y
Patrimonio Federal de la Secretaría de la Función Pública.
19. Realizar la coordinación de las actividades cuando se requiera, con las áreas del Órgano
Interno de Control, así como con la Secretaria de la Función Pública.
20. Promover la capacitación del personal.
LOS JUICIOS DE NULIDAD
1. Analizar y verificar que los juicios de nulidad promovidos contra resoluciones emitidas en
aplicación de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores
Públicos, así como de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público y Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, hayan sido
promovidos y cumplan en su tramitación con los ordenamientos legales establecidos.
2. Supervisar o llevar a cabo la elaboración de las contestaciones de demanda, alegatos, y
demás promociones necesarias para una defensa eficaz de las resoluciones dictadas en
materia de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y Ley de Obras Públicas y
Servicios Relacionados con las Mismas.
3. Supervisar y programar el calendario de asistencia al Tribunal Federal de Justicia Fiscal y
Administrativa, verificando el estado procesal de los expedientes relativos a los juicios de
nulidad que se promuevan en contra de las resoluciones dictadas en materia de
Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Público y Ley de Obras Públicas y Servicios
Relacionados con las Mismas.
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
29
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
4. Supervisar el debido cumplimiento de las sentencias interlocutorias que concedan la
suspensión provisional y en su caso la definitiva de los actos de ejecución de resoluciones
dictadas en materia de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, Ley
de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y Ley de Obras Publicas y
Servicios Relacionados con las Mismas.
5. Estudiar y diseñar los recursos de revisión promovidos en contra de las sentencias que
declaren la nulidad de las resoluciones emitidas en materia de Responsabilidades
Administrativas de los Servidores Públicos, así como de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Público y Ley de Obras Públicas y servicios
Relacionados con las Mismas.
6. Presentar en tiempo y forma los recursos de revisión en el Tribunal Federal de Justicia Fiscal
y Administrativa.
7. Diseñar el calendario semanal y mensual de términos procesales, con la finalidad de cumplir
con los plazos de ley establecidos en el Código Fiscal de la Federación y en el Código
Federal de Procedimientos Civiles, de aplicación supletoria en el juicio de nulidad.
LOS RECURSOS
1. Analizar y verificar que los recursos administrativos promovidos contra resoluciones emitidas
en aplicación de la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, Ley
Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, así como de la
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y Ley de Obras
Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas; hayan sido promovidos y cumplan en su
tramitación con los ordenamientos legales establecidos.
2. Coordinar la elaboración de las resoluciones dictadas en los recursos de revocación en
materia de responsabilidades administrativas de los servidores públicos.
3. Supervisar el debido cumplimiento de las determinaciones que concedan la suspensión
provisional y en su caso, Ia definitiva de los actos de ejecución de resoluciones dictadas en
materia de responsabilidades administrativas de los servidores públicos.
4. Coordinar la elaboración de las resoluciones dictadas en los recursos de revisión en las
materias de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público y de obras públicas
y servicios relacionados con las mismas.
5. Supervisar el debido cumplimiento de las determinaciones que concedan la suspensión
provisional y en su caso la definitiva de los actos de ejecución de resoluciones dictadas en
las materias de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público y de obras
públicas y servicios relacionados con las mismas.
LOS AMPAROS
1. Elaborar los informes previo y justificado en términos de la Ley de Amparo cuando el acto
reclamado sea atribuible al órgano Interno de Control en el Fondo.
2. Presentar en tiempo y forma los informes señalados en el punto anterior, ante el Juzgado de
Distrito o Tribunal Colegiado que corresponda, asimismo, todas y cada una de las
promociones en materia de amparo.
3. Supervisar la glosa de la documentación en los expedientes.
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
30
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
4. Elaborar los recursos de revisión cuando las sentencia de amparo no sea favorable a los
intereses de esta autoridad administrativa y someterlos a consideración de la Unidad de
Asuntos Jurídicos de la Secretaría de la Función Pública.
5. Atender los requerimientos relativos a cumplimientos de interlocutorias y definitivas en
materia de amparo.
6. Formular los informes de tercero perjudicado cuando las sentencias emitidas por las Salas
del Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa sea favorables a los intereses de esta
autoridad administrativa.
7. Realizar las revisiones adhesivas cuando las resoluciones de amparo sean favorables a los
intereses de esta autoridad administrativa.
SISTEMA DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDAD
1. Recibir y gestionar la documentación que ingresan al área de Responsabilidades
2. Mantener el sistema electrónico de registro con información de los datos generales de los
documentos que se generen e ingresan al Área de Responsabilidades.
3. Analizar, clasificar y capturar en el sistema los documentos generados y recibidos para su
atención.
4. Analizar y turnar documentos originales y copias de conocimiento para su integración en el
expediente correspondiente.
5. Mantener actualizado el sistema electrónico de procedimiento administrativo de
responsabilidad.
6. Informar a la Secretaria de la Función Pública de cada una de las actuaciones efectuadas en
el Procedimiento de Responsabilidad seguido a servidores públicos y atendidos por el Área
de Responsabilidades.
7. Efectuar periódicamente junto con la Secretaría de la Función Pública, reuniones para
conciliar la información y efectuar las modificaciones necesarias en el SPAR.
8. Registrar en el SPAR el inicio de procedimiento, las actuaciones efectuadas y demás
modificaciones en el estatus de los expedientes.
Elaborar consultas y reportes en el sistema electrónico de procedimiento administrativo de
responsabilidades.
ÁREA DE QUEJAS
ATENCIÓN AL PÚBLICO, SEGUIMIENTO Y ENLACE
1. Atender y canalizar al Área de Quejas, las peticiones ciudadanas. Consultas sugerencias,
quejas y denuncias, planteadas directamente al Titular del Órgano Interno de Control para su
gestión.
2. Verificar e informar al Titular del Órgano Interno de Control el avance y seguimiento de las
peticiones ciudadanas mediante reportes estadísticos para evaluar el desempeño del
servicio en la captación, trámite y desahogo de las sugerencias, quejas y denuncias que se
reciban de la población a través de los canales de atención establecidos por el OIC.
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
31
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
3. Desarrollar y coordinar el procedimiento de comunicación que permita el enlace entre el
Fondo de Cultura Económica y las Áreas del Órgano Interno de Control en dicho Organismo
en materia de peticiones ciudadanas para la atención de estas en apego a la norma
establecida.
4. Orientar y asesorar a los usuarios vía telefónica u otros medios electrónicos establecidos,
respecto de sus peticiones con la finalidad de facilitar la atención a sus demandas.
LA ATENCIÓN DIRECTA
1. Coordinar la gestión de manera personal y directa ante las áreas competentes del Fondo de
Cultura Económica las peticiones ciudadanas para la atención de las inquietudes y
necesidades de los particulares y servidores públicos respecto de los trámites y servicios que
se proporcionan.
2. Revisar los proyectos de los oficios y las gestiones realizadas para atender las peticiones
ciudadanas, así como coordinar las diligencias que se practiquen en auxilio del Titular del
Área de Quejas.
3. Revisar los proyectos de los oficios de conclusión de las investigaciones derivadas de las
peticiones ciudadanas, para determinar el inicio de la investigación de la queja o denuncia
correspondiente.
4. Analizar proyectos de denuncias penales ante el Agente del Ministerio Público de la
Federación, o de oficios por los que se insta al Área Jurídica del Organismo, para que
formule las querellas respectivas, así como de cualquier otra promoción que resulte
procedente con motivo de la presunta comisión de ilícitos.
5. Supervisar el reporte electrónico en el sistema de atención ciudadana de las peticiones
ciudadanas que ingresan en el Área de Quejas.
6. Elaborar los informes del avance o resolución de las peticiones ciudadanas.
7. Consolidar la información sobre la incidencia de las peticiones ciudadanas de los trámites y
servicios que presta el Fondo de Cultura Económica.
8. Planear las reuniones de trabajo con las unidades administrativas del Fondo de Cultura
Económica, respecto de las responsabilidades administrativas de los servidores públicos
relacionadas con los trámites y servicios que la dependencia presta.
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
32
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
ATENCIÓN A QUEJAS DE SERVIDORES PÚBLICOS
1. Definir las líneas de investigación que esta Unidad debe trazar para la atención de las
peticiones ciudadanas.
2. Supervisar la elaboración de acuerdo de inicio, de atención y de trámite de acuerdo a lo
regulado por los lineamientos y criterios técnicos y operativos del proceso de atención
ciudadana.
3. Coordinar la apertura y supervisar el seguimiento de cada expediente en el sistema
electrónico de atención ciudadana (SEAC), hasta su conclusión.
4. Revisar y turnar toda la correspondencia relativa a los asuntos asignados, determinando las
líneas de investigación que deberán practicarse para llegar a la conclusión de los asuntos.
5. Redactar y enviar los correos electrónicos que sirven para notificar cualquier asunto
relacionado con la atención de quejas, denuncias, seguimientos de irregularidades y
solicitudes que preste la ciudadanía.
6. Desarrollar diligencias de investigación implementadas dentro y fuera de las instalaciones de
este Órgano Interno de Control, a efecto de esclarecer los hechos motivo de las diversas
peticiones ciudadanas.
7. Supervisar la elaboración de proyectos de acuerdos, oficios y requerimientos en general,
dirigidos a las diversas unidades administrativas del Fondo de Cultura Económica.
8. Realizar proyectos de acuerdos de conclusión de las investigaciones derivadas de quejas y
denuncias, para determinar si existen elementos suficientes para presumir una
responsabilidad administrativa contra servidores públicos.
9. Dar seguimiento al envío y recepción de los asuntos que son turnados al Área de
Responsabilidades de este Órgano Interno de Control.
10. Atender a los quejosos y/o denunciantes que acuden a las instalaciones de este Órgano
Interno de Control, a constatar el estado procesal que guardan sus peticiones.
11. Realizar diligencias de notificación de los documentos generados con motivo de la atención
de las quejas, denuncias, seguimientos de irregularidades y solicitudes que presta la
ciudadanía.
12. Supervisar que los expedientes asignados se encuentren foliados y sellados.
13. Coordinar que los expedientes concluidos se envíen al archivo para su guarda y custodia.
14. Atender las diversas peticiones enviadas por la Presidencia de la República.
15. Atender y dar contestación a todos y cada uno de los requerimientos que formulan las
autoridades de la Auditoría Superior de la Federación.
ATENCIÓN CIUDADANA
1. Coordinar y otorgar la asesoría y consulta en materia de cartas compromiso al Ciudadano
CCC. Centros Integrales de Servicio CIS y Evaluación Ciudadana del Servicio ECS,
mediante la aplicación de la normatividad correspondiente que proporcione la Secretaria de
la Función Publica.
2. Coordinar el diseño y desarrollo de las herramientas metodológicas para la implementación
de los Centros Integrales de Servicio, Cartas Compromiso al Ciudadano y la Evaluación
Ciudadana del Servicio.
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
33
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
3. Evaluar el seguimiento y verificación de los Centros Integrales de Servicio, Cartas
Compromiso al Ciudadano y la Evaluación Ciudadana del Servicio.
4. Dirigir y asegurar la operación y funcionamiento de los sistemas de atenciones inmediatas,
quejas y sugerencias del servicio, así como de la aplicación de los cuestionarios de la
evaluación ciudadana del servicio en las áreas de trámites y servicios de la Secretaria de
Educación Pública.
5. Determinar y dirigir los mecanismos de control interno del Área de Quejas, así como su
evaluación de desempeñó del personal del Área de Quejas.
6. Coordinar y asegurar las respuestas de las peticiones del Instituto Federal de Acceso a la
Información Pública Gubernamental.
7. Planear y dirigir los mecanismos y herramientas para la aplicación de las disposiciones de la
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
8. Coordinar y dirigir los procedimientos operativos internos del Área de Quejas en Materia de
Recursos Humanos, Materiales y Servicios Generales.
9. Las demás que le encomiende el Titular del Órgano Interno de Control y del Área de Quejas.
SISTEMA ELECTRÓNICO DE ATENCIÓN CIUDADANA
9. Recibir y gestionar la documentación que ingresan al área de Quejas.
10. Mantener un sistema electrónico de registro con información de los datos generales de los
documentos que ingresan al Área de Quejas.
11. Analizar, clasificar y asignar para su atención peticiones nuevas, de quejas, denuncias,
seguimientos de irregularidad y solicitudes.
12. Analizar y turnar documentos originales y copias de conocimiento para su integración en el
expediente correspondiente.
13. Mantener actualizado el sistema electrónico de atención ciudadana.
14. Informar a la Secretaria de la Función Pública de cada una de las actuaciones efectuadas en
la investigación de las peticiones ciudadanas atendidas en el Área de Quejas.
15. Efectuar periódicamente junto con la Secretaría de la Función Pública, reuniones para
conciliar la información y efectuar las modificaciones necesarias en el SEAC.
16. Registrar en el SEAC el inicio de las investigaciones,
las actuaciones efectuadas y demás
modificaciones en el estatus de los expedientes.
17. Elaborar consultas y reportes en el sistema electrónico de atención ciudadana.
ATENCIÓN AL INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN (IFAI) Y COMBATE
A LA CORRUPCIÓN
1. Mantener actualizado el control inventario de los expedientes clasificados como reservados y
confidenciales, en apego a la Ley Federal de Transparencia y acceso a la información
Pública Gubernamental.
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
34
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
2. Coordinar y verificar los mecanismos y aplicación de la Ley Federal de Transparencia y
acceso a la información Pública Gubernamental, en los expedientes del área de quejas.
3. Consolidar la información en materia del IFAI.
4. Revisar las solicitudes de información de las personas y determinar si es pública, reservada
o confidencial dicha información.
5. Coadyuvar en los programas de prevención en materia de corrupción en la dependencia.
6. Llevar un registro de las solicitudes atendidas.
7. Presentar semestralmente la relación de expedientes clasificados como reservados al
Instituto Federal de Acceso a la Información y a la Secretaría de la Función Pública.
TIPOS DE AUDITORÍA
1. Los tipos de auditoría establecidos en el reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y
Responsabilidad Hacendaría son los siguientes:
a)
b)
c)
d)
Financiera
Operacional
De resultados de programa
De legalidad
2. La clasificación de las auditorías, atendiendo a sus objetivos y alcance, es la siguiente:
Específicas. Estas auditorias se enfocan a objetivos particulares y bien definidos, de acuerdo
con los siguientes criterios:
•
•
Cuando es necesario emprender acciones por presunta responsabilidad administrativa,
penal o civil.
Cuando, de acuerdo con las investigaciones y antecedentes del Órgano interno de control,
se identifiquen programas, áreas o manejo de recursos de alto riesgo.
De Evaluación de Programas. Se orientan a Ia revisión de programas prioritarios y estratégicos
del gobierno federal, para medir el grado de impacto de los mismos.
Al Desempeño.- Evaluación multidisciplinaria, independiente y con enfoque de sistemas, del
grado y forma de cumplimiento de los objetivos de una organización, de la relación con su entorno,
así como de sus operaciones, con el objeto de proponer alternativas para el logro más adecuado
de sus fines y el mejor aprovechamiento de sus recursos.
De Seguimiento. Estas auditorias se dirigen a verificar el grado de atención de observaciones,
problemática o recomendaciones planteadas en revisiones anteriores. Además consideran el
seguimiento a observaciones determinadas por las diversas instancias fiscalizadoras del gobierno
federal.
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Páginas :
35
CLAVES DE PROGRAMA QUE SE UTILIZARAN PARA LAS REVISIONES
1. Las claves de programa por utilizar para las revisiones serán:
RECURSOS HUMANOS
100
Área que afecta:
Recursos Humanos
Registros contables que
afecta:
Cuentas por Cobrar, Reserva para
Obligaciones Laborales, Impuestos por
Pagar Derivados de Nóminas,
Gastos de Remuneraciones y Previsión
Social
Flujo de operación:
Nóminas
ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS
Área que afecta:
Registros
afecta:
contables
Flujo de operación:
210
Compras,
Recursos
Materiales,
Presupuestos.
Proveedores, Proveedores,
que Anticipos a
Acreedores, Gastos Anticipados, Gastos de
Amortización, Gastos de Instalación,
Reservas.
Egresos
VII.5.3 ALMACÉNES E INVENTARIOS DE BIENES DE CONSUMO
Área que afecta:
Registros
contables
afecta:
Flujo de operación:
OBRA PÚBLICA
220
Almacenes
que Inventarios, Reservas
Conversión
230
Área que afecta:
Registros contables que
afecta:
Flujo de operación:
Construcción, obras y presupuestos
Obras
en
proceso,
anticipo
contratistas
Conversión
de
Nivel:
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
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36
INVENTARIOS Y ACTIVOS FIJOS
Área que afecta:
Registros
contables
afecta:
Flujo de operación:
PRODUCCIÓN
Área responsable:
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Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
240
Recursos Materiales
que Activo
fijo,
reservas,
depreciación
Conversión
gastos
260
Área que afecta:
Registros contables que
afecta:
Flujo de operación:
Producción, Almacenes
Costo de Producción, Inventarios, Costo
de Ventas, Reservas
Conversión
PRESUPUESTO-GASTO DE INVERSIÓN
Área que afecta:
Registro contable que afecta:
Flujo de operación:
INGRESOS
310
Presupuesto
Activo Fijo
Conversión
320
Área que afecta:
Registro contable que afecta:
Comercial
Jurídico, Crédito y Cobranzas
Cuentas por Cobrar, Reservar,
Ventas, Rebajas, Bonificaciones y
Descuentos
Flujo de operación:
DISPONIBILIDADES
Ingresos
330
Área que afecta:
Registro contable que afecta:
Flujo de operación:
PASIVOS
de
340
Tesorerías
Caja y Bancos, Inversiones, Capital
Contable, Préstamos Bancarios
Tesorería
Nivel:
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
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Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Área que afecta:
Registro contable que afecta:
Tesorerías Presupuestos
Anticipos a Proveedores, Cuentas por
Pagar
Flujo de operación:
Egresos
PRESUPUESTO - GASTO CORRIENTE
Área que afecta:
Registro contable que afecta:
Flujo de operación:
350
Presupuestos
Gastos Generales
Egresos
SISTEMA DE INFORMACIÓN Y REGISTRO
Área que afecta:
Flujo de operación:
SEGUIMIENTO
400
Contabilidad, Sistemas Automatizados
Reporte Financiero
500
Área que afecta:
Todas las áreas que tienen obras y
acciones de mejora.
Todos los rubros
Flujo de operación:
EVALUACIÓN DE PROGRAMAS
Área que afecta:
Flujo de operación:
600
Todas las áreas que tienen a su cargo
programas gubernamentales.
Programas Gubernamentales.
ACTIVIDADES ESPECÍFICAS INSTITUCIONALES
Área que afecta:
Flujo de operación:
AL DESEMPEÑO
700
Gerencia
Editorial
de
Ciencias
Sociales, Humanidades e Interés
General; Gerencia de Producción y
Gerencia de Comercialización.
Edición,
Producción
y
Comercialización.
800
Área que afecta:
Flujo de operación:
Todas las áreas de la Entidad
Programas y proyectos específicos.
Nivel:
Fecha de liberación:
10.11.10
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N.A
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FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
LAS AUDITORÍAS
LOS PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE AUDITORÍA
1. Conjunto de técnicas de investigación aplicables a un Concepto a revisar, mediante las
cuales el auditor público obtiene bases sólidas para fundamentar sus conclusiones.
2. Las técnicas de auditoría más comunes en el trabajo de auditoría pública son las
siguientes:
• Estudio General. Apreciación sobre las características generales del área y del Concepto a
revisar, así como de las partes importantes, significativas o extraordinarias que lo
constituyen.
Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del auditor público que, basado en su
preparación y experiencia, podrá identificar en los datos e información del Concepto a revisar
las situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial. Esta
técnica sirve de orientación, por lo que generalmente debe aplicarse antes de cualquier otra.
• Análisis. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman el
Concepto a revisar, constituidos en unidades homogéneas y significativas; por ejemplo, el
análisis de saldos que consiste en el estudio de aquellas partidas que integran el saldo de
una cuenta de balance, así como el análisis de movimientos, consiste en el estudio de los
movimientos registrados en una cuenta del estado de resultados.
El análisis puede realizarse sobre eventos y documentos diferentes a los que directamente
soportan un registro contable o presupuestal.
• Inspección. Examen físico de bienes materiales o documentos, con objeto de cerciorarse
de su existencia o autenticidad.
• Confirmación. Obtención de la comunicación escrita de una persona independiente al ente
auditado, que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la
operación y, por lo tanto, de informar de una manera valida sobre ella (autenticidad de un
hecho, operación o saldo).
Esta técnica se aplica solicitando a la persona a quien se pide la confirmación, que
conteste por escrito al auditor público y proporcione la información que se solicita. Puede
ser aplicada de diferentes formas:
Positiva: Se envían datos a la persona y se le, solicita que confirme la información y que
emita sus comentarios, en su caso.
Negativa: Se envían datos al confirmante y se le solicita de respuesta sólo si esta en
desacuerdo con la información presentada.
Indirecta, ciega o en blanco: No se envían datos y se solicita información sobre saldos,
movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditoría.
• Investigación. Obtención de información, datos y comentarios emitidos por servidores
públicos del ente auditado. Con esta técnica el auditor público puede obtener información y
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•
•
•
•
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FCE-OIC.01
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Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
formarse un juicio sobre algunos hechos, operaciones o saldos del ente auditado y del
Concepto a revisar.
Declaración. Manifestación por escrito con la firma de servidores públicos que emiten la
declaratoria de información o datos solicitados por el auditor público. Esta técnica debe ser
aplicada a las personas que directamente conocen de la situación que se analiza; puede
realizarse mediante una solicitud de información o una comparecencia donde la
declaratoria del servidor publico quede asentada en un acta.
Certificación. Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, o
documento legalizado con la firma de una autoridad que cuente con tal atribución.
Observación. Presencia física para constatar como se realiza una operación o evento.
Mediante esta técnica el auditor público se cerciora de la ejecución de procesos, mismos
que puede cotejar contra los manuales y flujos respectivos.
Cálculo. Verificación matemática de alguna operación o partida.
3. El auditor podrá realizar visitas domiciliarias para solicitar documentación a terceros y
compararla con la presentada por el área auditada. En este caso, el auditor asiste
directamente al domicilio del tercero y levanta un acta de la visita.
LOS PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORÍA
1. La aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría se hace constar en cédulas y
documentos denominados papeles de trabajo, los cuales deben contener la evidencia de la
planeación, ejecución, conclusión y supervisión del trabajo.
2. Los papeles de trabajo y demás documentos que se hayan generado u obtenido formarán
parte del expediente de auditoría, deben integrarse en legajos ordenados de manera lógica,
con un índice y ser resguardados de conformidad con las disposiciones normativas del
archivo gubernamental.
3. Debe evitarse obtener fotocopia de todos los documentos analizados. Si Ilegan a utilizarse
reportes y resúmenes elaborados por las áreas revisadas, a estos documentos se les
deberá dar el mismo tratamiento como si fuera un papel de trabajo elaborado por el auditor
público, siempre y cuando Ileve la anotación de dónde se obtuvo y cómo se verificó la
veracidad de la información contenida.
4. En lo general, basta con dejar marcas en las cédulas correspondientes como evidencia del
procedimiento aplicado o de que fueron analizados, a excepción de aquellos que sustentan
las
observaciones, cuya documentación deberá cubrir las características de suficiencia,
competencia, relevancia y pertinencia.
5. La documentación que compruebe una presunta responsabilidad, se integrará al
expediente que se envié el área de responsabilidades o a la autoridad competente, sin que
en ella se efectúen anotaciones.
6. Los documentos que por sus características se clasifiquen como confidencial o reservada,
en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental, su Reglamento, Lineamientos Generales para la Clasificación y
Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración
Publica Federal y demás ordenamientos legales que sobre el particular se expidan,
preferentemente se integrará en un legajo específico.
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Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
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LAS CÉDULAS DE TRABAJO DE AUDITORÍA
1. Las cédulas de trabajo se clasifican de la siguiente manera:
• Cédulas Sumarias: Son un resumen de los procedimientos aplicados a un grupo
homogéneo de conceptos o datos que están analizados en otras cédulas.
• Cédulas Analíticas: Son el desarrollo de un procedimiento sobre un concepto u operación o
sobre una parte de los conceptos u operaciones contenidas en las cédulas sumarias.
2. El número de cédulas a utilizar dependerá de la amplitud de las operaciones revisadas y de
la profundidad con que seas analizadas. Lo importante es el ordenamiento Iógico que se
les de dentro de los expedientes de auditoría y la anotación de la conclusión a la que se
llego.
3. Las reglas generales para la elaboración de las cédulas de trabajo son:
• Identificar el Concepto a revisar, la fecha de elaboración de la cédula, iniciales y rubrica del
auditor público que la elaboró e iniciales rúbrica del Jefe de Grupo como evidencia de la
supervisión que realizó.
• Estar completas y suficientemente detalladas, de tal manera que permitan su inmediata
comprensión sin dificultad alguna y sin perder claridad.
• Contener fuentes de información, cruces, marcas, referencias y notas.
• Ser pulcras, legibles y ordenadas lógicamente.
• Ser elaboradas con bolígrafo de tinta negra o mediante impresiones claras de
computadora, con el fin de evitar la alteración de su contenido.
LAS CEDULAS DE OBSERVACIONES Y DE SEGUIMIENTO
A) LAS CÉDULAS DE OBSERVACIONES
1. Aquellos resultados en los que se determinen situaciones irregulares o susceptibles de
mejora se consignarán en las cédulas de observaciones, mismas que contendrán sus
causas y efectos, en su caso, las disposiciones legales y normativas incumplidas, las
recomendaciones sugeridas por el auditor para promover su solución y, cuando proceda, el
monto fiscalizable y fiscalizado, por aclarar y/o par recuperar.
2. La presentación de las observaciones a los responsables de la operación revisada y del
área auditada se llevará a cabo en reunión, misma que podrá documentarse en Acta de
Confronta, antes de su presentación formal en el informe de auditoría.
3. En dicha reunión se solicitará la participación del personal involucrado en los hallazgos
determinados, así como de personal con atribuciones para tomar decisiones, obteniendo en
su caso, elementos adicionales que rectifiquen o ratifiquen las situaciones observadas.
4. La cédula de observaciones contendrá un apartado en él que el o los responsables del área
Fecha de liberación:
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Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
auditada asentaran el día, mes y año en que se comprometen a atender las
recomendaciones, sin exceder de un plazo de cuarenta y cinco días hábiles. En este mismo
apartado se anotará el nombre y cargo de los servidores públicos responsables del área u
operación donde surgieron las observaciones y, además, se obtendrán las respectivas
firmas. Se incluirá también el nombre y la firma del auditor público que detectó la
irregularidad y del Jefe de Grupo.
5. Las observaciones deberán realizarse con un planteamiento claro y preciso de la
problemática detectada, del origen de la misma y de las recomendaciones para su solución.
6. Si en el curso de la auditoría se detectan presuntas responsabilidades de tipo
administrativo
y/o
penal, se procederá a elaborar el informe de presunta responsabilidad y a integrar el
respectivo
expediente, al que se dará tramite con apego a lo señalado en la Guía para la Elaboración
de
Informes e Integración de Expedientes de los Casos con Presunta Responsabilidad de
Servidores Públicos.
B)
LAS CÉDULAS DE SEGUIMIENTO
1. Las cédulas de seguimiento deben hacer referencia al avance en la atención de las
recomendaciones hechas por el auditor y si las acciones implantadas por el área auditada
permitieron la solución de la problemática.
2. Las cédulas de seguimiento deben contener, además de la identificación de la auditoría, los
siguientes datos:
• La observación a la cuál se da seguimiento.
• Las acciones realizadas por el área auditada para dar solución a la problemática
planteada.
• El juicio u opinión del auditor público para considerar solventada o no la observación.
• De ser el caso, el replanteamiento de la recomendación debidamente justificado.
• La fecha compromiso en la que el área auditada considera resolver las
recomendaciones replanteadas.
• El nombre, cargo y firma del servidor público encargado de la atención de las
recomendaciones replanteadas.
3. Las cédulas de seguimiento de observaciones deben ser comentadas con el responsable
del área auditada; se incluirá también el nombre y la firma del auditor público que realizó el
seguimiento y del Jefe de Grupo.
ÍNDICES, REFERENCIAS Y MARCAS DE AUDITORÍA
1. Todos los papeles de trabajo deben contener claves que permitan enlazar datos y localizar
el análisis de esos datos en otras cédulas. Estas claves se conocen como índices,
referencias y marcas de auditoría:
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Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
• Índices. Son claves que permiten localizar el lugar exacto de una cédula en el o los
legajos de papeles de trabajo. Se sugiere que estos se anoten con lápiz color rojo en la
esquina superior derecha de cada foja.
• Referencias. Son el enlace entre cifras o información que aparece en las diferentes
cédulas, que se anotan para cruzar los datos.
• Marcas. Son señales que se anotan junto a la información registrada por el auditor
público para evidenciar las investigaciones realizadas.
2. Los auditores públicos deberán hacer uso de los sistemas de índices numéricos,
alfabéticos o alfanuméricos establecidos por el Órgano Interno de Control, siendo de uso
obligatorio y homogéneo, acordes con los criterios señalados en la Guía General de
Auditoría Pública.
3. Mediante este índice se deberán distinguir las cédulas sumarias y analíticas, así como
identificarlas por grupos homogéneos. De la lectura del índice se deberá conoce el tipo de
cédula de que se trata y el lugar que le corresponde en los expedientes de auditoría.
4. Las marcas de revisión empleadas en las auditorías practicadas deberán ser definidas al
calce de la cédula o en una cédula de marcas al final del expediente, de tal manera que
permita su fácil consulta.
5. Las marcas que se emplearan para señalar el tipo de procedimiento que se esta aplicando
serán las siguientes:
Marca
√
√√
Significado
Suma correcta
Cálculos verificados
Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en
tabulaciones, sumatorias, inventarios, etcétera
Documento o asunto pendiente por aclarar, revisar o localizar
Documento
localizado
o
asunto
Verificado contra registros
pendiente
aclarado,
revisado
o
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Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
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Marca
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FCE-OIC.01
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Nivel:
Significado
Verificado contra documento original o expediente
Confrontado contra evidencia física, se utiliza cuando algún
dato o cifra se compara contra bienes o artículos tangibles,
ejemplo: bienes inventariados o fondos arqueados
Fuente
Origen de la información
Nota: Estas marcas son enunciativas más no limitativas.
6. Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al
auditor referenciar y comentar la información contenida en sus papeles de trabajo:
Conectores
1
2
1
2
C
D
Notas
A
B
• Los conectores son números arábigos encerrados en un círculo con una flecha que
indica la dirección donde se encuentra el conector correspondiente y se utiliza para
identificar dos datos o cifras en una cédula que dependen uno de otro, haciendo
referencia en todos los casos al mismo dato o cifra, pero con diferentes niveles de
desagregación.
• Las notas son referencias alfabéticas dentro de la cédula de trabajo, que son explicadas
al calce del mismo. Se utilizan para ampliar, explicar o hacer alguna acotación sobre un
dato, cifra o elemento incluido en la cédula de trabajo.
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Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA
1. El Acta de Inicio de Auditoría es un documento de carácter oficial que narra las
circunstancias específicas del inicio de una auditoría, por lo que en su elaboración deben
considerarse las formalidades que se mencionan a continuación:
• Contiene los datos a detalle de las circunstancias, documentos y personas que
intervienen en el acto.
• Inicia ubicando el lugar y fecha del acto.
• Menciona quienes intervienen en el acto y el objetivo del mismo.
• Describe, en su apartado de hechos, las situaciones bajo las cuales se levanta el acta y
finalmente incluye su cierre.
• El acta se transcribe a renglón continuo y, en caso de que el texto quede a la mitad del
renglón, el resto de este se testa con guiones hasta el margen derecho de la hoja.
• Siempre debe darse un folio a cada foja del acta. Se recomienda un folio de 8 dígitos
que identifiquen los siguientes datos de izquierda a derecha:
• Primeros 3 dígitos: numero de la orden de auditoría.
• Dos dígitos siguientes los dos últimos dígitos del año.
• Últimos 3 dígitos: un número consecutivo de tres dígitos, el que corresponderá al folio,
iniciando siempre con el numero 001.
Ejemplo
Orden
200
año
08
consecutivo
001
folio
20008001
• Al finalizar una hoja, el último renglón deberá hacer referencia a la foja que continua,
con la leyenda Pasa al folio..., incluyendo el folio de la foja siguiente.
• La leyenda quedara al centro del ultimo renglón y, tanto a la izquierda como a la
derecha, se utilizaran guiones. Ejemplo:
-------------------------------------------- pasa al folio 20008002--------------------------------------------------De la misma manera, el primer renglón del folio siguiente, contendrá la leyenda “Viene del folio”...
centrado y, tanto a la izquierda como a la derecha, se utilizaran guiones. Ejemplo:
---------------------------------------------viene del folio 20008001------------------------------------------------•
El acta se levanta en tres ejemplares, con firmas autógrafas al final y se rubricaran
cada una de las fojas que la constituyen, con la siguiente distribución:
Primer ejemplar: Se entrega al servidor público con quien se entendió la diligencia.
Segundo ejemplar: Se integrara al expediente de auditoría.
Tercer ejemplar: En el supuesto de existir casos con presunta responsabilidad, formará
parte de los anexos que conforman el informe de presunta responsabilidad. Cuando no
existan casos con presunta responsabilidad, se integrará en el expediente de la
auditoría.
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
45
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Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
El modelo que se utilizará como acta y los datos que contendrá se encuentran en la Guía General
de la Auditoría Pública.
INFORME
1.
Una vez comentadas las observaciones determinadas y firmadas por los responsables de su
atención, las autoridades del OIC, en el ámbito de sus respectivas competencias, darán a
conocer los resultados determinados en la auditoria al Titular del ente auditado, al responsable
del área auditada y a las instancias que en cada caso se requieran, a través del documento
denominado Informe de Auditoría.
2. El informe de auditoría debe contener la declaración de haber desarrollado el trabajo de
conformidad con las Normas Generales de Auditoría Pública y aplicado los procedimientos
que en cada caso se consideraron necesarios. Se genera en dos tantos originales, de los
cuales uno se entrega al auditado con copia simple de las observaciones firmadas, mientras
que el otro tanto se utiliza como acuse de recibo y se archiva por separado, junto con los
originales de las cédulas de observaciones.
3. El informe de auditoría debe contener cuatro elementos:
•
Oficio de envío
Documento mediante el cual se entrega el informe de auditoría al servidor público del ente a quien
le fue remitida la orden de auditoría.
•
Índice
Lista ordenada de los capítulos que integran el informe, señalando la hoja de su localización.
•
Cuerpo del informe Apartado que se conforma por:
a)
b)
c)
d)
•
Antecedentes
Objetivo y alcance
Resultados del trabajo desarrollado
Conclusión y recomendación general
Cédulas de Observaciones
Apartado en el que se incluyen todos las cédulas de observaciones comentadas y firmadas por
los servidores públicos responsables de las áreas auditadas y por los auditores públicos que las
generaron.
En la Guía General de Auditoría Publica se presentan los modelos de oficio de envió de informe
de auditoría y del informe de auditoría que deberán de tomarse como base.
El Órgano Interno de Control elaborará y enviará a la Secretaria de la Función Pública en los
plazos establecidos, el reporte de observaciones relevantes y dará seguimiento a la implantación
de las medidas correctivas y preventivas hasta su solventación.
LA SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
1.
La supervisión deberá ejercerse en todos los niveles o categorías del personal que interviene
en el trabajo de auditoría, en forma obligatoria y en proporción inversa a la experiencia, la
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Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
preparación técnica y la capacidad profesional del auditor supervisado, además de que la
supervisión deberá realizarse desde los trabajos de la planeación hasta la conclusión de la
auditoría.
2. Se considera como supervisión “la revisión del trabajo del grupo de auditores realizado en
cumplimiento de los objetivos de la auditoría, mediante la aplicación de normas y
procedimientos específicos, llevando a cabo desde el inicio de la auditoría hasta su
conclusión”.
3. La supervisión debe cubrir los siguientes objetivos:
•
•
•
•
•
•
•
4.
También influye la dificultad y especialidad del aspecto que se audita; más no se debe coartar
la libertad y se debe ser flexible al aplicar la supervisión. En cualquier caso debe abarcar la
verificación de:
•
•
•
•
•
•
•
5.
Incrementar la calidad de las auditorías, a través de la revisión constante del trabajo del
auditor público, en función de los objetivos planteados.
Buscar que el desarrollo de las revisiones se logre con la máxima eficiencia, eficacia y
economía, en apego a las Normas Generales de Auditoría Pública y demás normatividad
aplicable.
Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la práctica de la auditoría
pública.
Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que estos apoyen adecuadamente los
objetivos fijados y proporcionen información objetiva, además de obtener evidencia
suficiente, competente, relevante y pertinente.
Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditoría.
Determinar si se han aplicado íntegramente los procedimientos de auditoría.
Asegurar que las recomendaciones efectuadas por el auditor contribuyan a solucionar las
irregularidades observadas y a prevenir su recurrencia.
La adecuada plantación de los trabajos y el cumplimiento de los objetivos de la auditoría.
La ejecución del trabajo conforme a la Carta de Planeación, el Marco Conceptual y las
modificaciones autorizadas a los mismos, el cumplimiento de los tiempos establecidos en
el Cronograma de Actividades Desarrollar y, en su caso, justificar las variaciones,
observando que el resultado de la aplicación de técnicas sea congruente con los alcances
previstos.
La correcta elaboración de los papeles de trabajo.
El adecuado sustento de las observaciones y conclusiones.
La adecuada elaboración de los informes de auditoría en cuanto a su contenido, claridad y
oportunidad.
El cumplimiento de las Normas Generales de Auditoría Pública y de los procedimientos de
Auditoría.
La correcta determinación, redacción y clasificación de las observaciones, así como la
congruencia y calidad de las acciones correctivas y preventivas recomendadas.
Por lo anterior, la función de supervisión de los trabajos de auditoría debe ser aplicada en las
etapas de inicio, ejecución e informe, así como en el seguimiento respectivo, y debe dejarse
evidencia de la supervisión realizada en los papeles de trabajo, con la rubrica del Jefe de
Grupo en las cédulas de trabajo y el Ilenado de las cédulas de supervisión contenida en la
Guía General de Auditoría Pública.
Fecha de liberación:
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N.A
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Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
ACTUACIÓN Y CÓDIGO DE CONDUCTA DEL AUDITOR PÚBLICO
LAS RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR PÚBLICO
1. Las Normas Generales de Auditoría Pública relativas a los requisitos mínimos de calidad
respecto de la personalidad del auditor público son:
Primera. Libertad del auditor público en el desarrollo de su trabajo con integridad de juicio,
autonomía y objetividad, para planear sus revisiones, seleccionar sus muestras, aplicar las
técnicas y procedimientos de auditoría, así como emitir sus conclusiones, opiniones y
recomendaciones con firmeza, desde el punto de vista organizacional y totalmente imparcial.
Segunda. Preparación académica y experiencia profesional del auditor público, que lo sitúe
en condiciones de prestar satisfactoriamente sus servicios.
Tercera. Realización de los trabajos del auditor público de manera responsable y cuidadosa,
de manera tal que su criterio sea adecuado en las auditorías que practique.
2. El auditor público debe tener un comportamiento ético, para lo cual debe cumplir con el
Código de Conducta de los Servidores Públicos de la SFP, para garantizar a la sociedad
servicios
profesionales de alta calidad.
3. Con base en la heterogeneidad de las disciplinas de técnicos y profesionales de los auditores
públicos se elaboraron las “Políticas de Actuación”, con el propósito de que estos se
desempeñen con juicio y criterio profesional uniforme, de tal manera que su desempeño como
auditor público sea inobjetable.
POLÍTICAS DE CARACTER PARTICULAR
1.
2.
3.
4.
5.
Previamente al inicio de cualquier auditoría deberá formularse la planeación, la cual
contempla la elaboración de la carta de planeación, el cronograma de actividades a desarrollar
y el marco conceptual. La planeación deberá realizarla el Jefe de Grupo conjuntamente con
los integrantes del grupo de auditoría. Todos deben conocer y comprender el plan,
particularmente en aquellos aspectos que les sean asignados para su desahogo.
El Jefe de Grupo deberá permanecer en la auditoría el tiempo que sea necesario y ejercer su
responsabilidad y función adecuadamente, a fin de vigilar el avance del trabajo y el logro de
los objetivos en el tiempo establecido.
El Titular del Órgano Interno de Control y el del Área de Auditoría Interna serán responsables
de ejercer una adecuada supervisión, estableciendo constante comunicación con el Jefe de
Grupo y auditor, para evaluar su rendimiento, oportunidad y profundidad en el análisis y de los
resultados obtenidos.
En todas las auditorías relacionadas con denuncias, investigaciones especiales y otras
similares, así como en reuniones o entrevistas en las que se requiera levantar actas o
minutas, deberán participar por lo menos dos auditores que intervinieron en la auditoría,
siendo uno de ellos el Jefe de Grupo (preferentemente).
En el desarrollo de la auditoría el grupo de auditores actuantes deberá cerciorarse de haber
Fecha de liberación:
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Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
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Revisión:
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00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
Nivel:
obtenido la evidencia suficiente, relevante, pertinente y competente que sustente la opinión
que se emite. En este sentido, el Jefe de Grupo deberá encauzar a los auditores para que
realicen su trabajo con sentido crítico y profesional, asegurándose que sus cédulas, papeles
de trabajo, oficios y notas informativas estén completos.
6. Se deberá evitar el extravío de los papeles de trabajo y de la documentación que le sea
suministrada; por lo que durante su estancia en las áreas revisadas deberá mantenerlos bajo
su estricto control, debiendo documentar mediante recibos los expedientes que le sean
entregados, así como conservar la constancia de su devolución.
7. El Titular del Área de Auditoría Interna deberá distribuir el trabajo entre los auditores de
acuerdo con la capacidad y experiencia de cada uno de ellos, apoyándolos con una
supervisión adecuada, con el objeto de incrementar la productividad de la auditoría y mejorar
los procedimientos y técnicas que se apliquen en la misma.
8. Las Titulares del OIC fomentarán la actualización y desarrollo personal de los auditores
públicos, proporcionándoles los manuales, guías y circulares de manera oportuna; además de
los cursos de capacitación que conforme al diagnóstico de detección de necesidades se
programen. Por su parte, los auditores deben aplicar los conocimientos e instrucciones que se
les transmitan, así como participar con propuestas y sugerencias que permitan una mayor
eficiencia de la operación.
POLÍTICAS DE SUPERACIÓN, EFICIENCIA Y ECONOMÍA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Con base en la eficiencia probada por los auditores públicos durante el desempeño de su
función, el jefe inmediato poseerá los elementos necesarios para efectuar una evaluación
individual del personal que permita precisar su actuación, situación que quedará plasmada en
el formato respectivo y que, opcionalmente, se requisitará al final de cada intervención. Estas
evaluaciones, conjuntamente con el nivel de estudios, antigüedad en el puesto y antigüedad
en la dependencia o entidad, serán la base para promociones, estímulos y recompensas que
puedan otorgarse.
Las Titulares del OIC deberán fomentar en el personal la lealtad a la entidad en que laboran.
El Órgano Interno de Control deberá tomar plena conciencia de las medidas de austeridad y
disciplina del gasto y ser, a la vez, promotores de las mismas y ejemplo a seguir para el resto
del personal del ente, cuidando los materiales y equipos asignados para el desarrollo de su
labor.
El grupo de auditores deberá hacer su mejor esfuerzo para llevar a cabo un trabajo de calidad
y aportar herramientas de trabajo útiles a las áreas auditadas.
Los auditores públicos deben tener plena conciencia de que el elemento mas importante de
su labor lo constituye el informe de auditoría, el cual reflejara imparcialmente el resultado de
las pruebas, análisis realizados y los hechos que en lo se consignen, además de estar
soportado con la evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente.
Asimismo, para que los objetivos de la auditoría se cumplan oportunamente, el informe de
auditoría deberá emitirse a mas tardar al quinto día hábil después de concluido el plazo
programado de revisión.
Se entiende por informe emitido, el documento firmado por el Titular del Órgano Interno para
ser distribuido a las diferentes instancias.
Fecha de liberación:
10.11.10
Fecha de revisión:
N.A
Páginas :
49
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Código de documento:
Revisión:
FCE-OIC.01
00
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
CÓDIGO DE CONDUCTA
DECÁLOGO DEL AUDITOR PÚBLICO
Sé integro.
Sirve.
Sé honesto.
Sé discreto.
Pregunta.
Mantén tu independencia mental cuando expreses una opinión y
se objetivo al actuar frente a los asuntos bajo tu responsabilidad.
Tú eres el servidor público en el que los auditados confían en que
propondrás soluciones adecuadas a los problemas. Las
deficiencias cualquiera las comenta, pero proponer acciones de
mejora debe ser el objetivo de excelencia.
Tú eres el primero que debe estar dentro de la legalidad y
promover su cumplimiento. No aceptes “favores” que impliquen o
aparenten el corromper tu función.
Tu profesionalismo empieza por mantener el secreto; recuerda
que la información que obtienes es únicamente para formarte una
opinión y emitir un juicio.
Es la mejor manera de conocer el control interno; además, la
calidad de tu trabajo se incrementa buscando el consejo de
expertos y especialistas
Actualízate y
compite.
Estimula tu desarrollo profesional a través de la educación
continua y date la oportunidad de no ser un auditor obsoleto.
Dentro de los limites de la cortesía y el respeto mutuo, la rivalidad
entre compañeros y auditados, te impulsará a obtener trabajos
que representen un reto mayor.
Coopera.
Interésate por el trabajo en grupo. Intercambia opiniones con tus
compañeros de trabajo, esto enriquece la auditoría.
Planea.
Antes que todo, establece los puntos de control, las actividades,
las relaciones de grupo y las estimaciones de tiempo: ese es tu
proyecto.
Convéncete y
convence.
Ama tu
función.
La evidencia es tu única arma: Obtén la necesaria para formarte
un juicio y soportar tu opinión ante terceros.
Sólo así lograras la excelencia personal y profesional, así como
dignificar al servidor público.
Nivel:
Procedimiento
denuncias
VII.
para
atender
PROCEDIMIENTOS
quejas
y
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC.01
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Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
2
Revisión:
00
Nivel:
Procedimiento
denuncias
para
atender
quejas
y
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.01
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
1
Revisión:
00
Nivel:
02
PROCEDIMIENTO PARA ATENDER QUEJAS Y DENUNCIAS
1. OBJETIVO.
Recibir las quejas y denuncias que se formulen por incumplimiento de las obligaciones de los
servidores públicos.
2. ALCANCE.
Verificar la correcta captación de las quejas y denuncias y en su caso aplicar las investigaciones
que se requieran.
3. POLITICAS.
Atender con oportunidad, en los términos señalados por la normatividad y alimentar el SEAC, a
efecto de informar a la Secretaría de la Función Pública de las acciones efectuadas en el Área de
Quejas.
4. DEFINICIONES.
SEAC: Sistema Electrónico de Atención Ciudadana.
Quejoso/Promovente: Afectado por el acto de autoridad y que hace valer su acción o derecho.
Procedimiento
denuncias
para
atender
5. DESARROLLO.
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.
quejas
y
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.01
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
2
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento
denuncias
para
atender
quejas
y
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.01
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
3
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento
denuncias
para
atender
quejas
y
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.01
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
4
5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
PASO
1.
2.
RESPONSABLE
Quejoso
Titular del área de
quejas
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
Elabora queja, denuncia, detallando el
motivo por el cual le presenta y
complementa
con
sus
datos
personales y la firma, depositándola
en el buzón del área o enviándola por
diversos medios electrónicos como
son: Internet y correo electrónico;
además podrá hacerlo vía telefónica y
por anuncio en el periódico.
Escrito
El Titular del Área de Quejas revisa
cada semana los buzones instalados
en cada uno de los pisos del
Organismo
(Fondo
de
Cultura
Económica) así como los ubicados en
las Librerías del Área Metropolitana;
en donde se extraen las quejas,
denuncias, consultas o asesorías.
3.
Titular del
quejas
área
de En caso de quejas, deberán ser
presentadas
en
los
medios
anteriormente
mencionados,
que
contengan los datos del quejoso
(nombre completo, domicilio, teléfono
y firma autógrafa) además de estar
soportada por elementos o indicios
que permitan a la autoridad Ilevar a
cabo las investigaciones.
l. Se cumplen con los datos del
Quejoso (promovente)?
No. Continua con el punto 4
Si. Continua con el punto 5
4.
Titular del
quejas
área
de Se procede a concluir la presunta
queja y/o denuncia en el Sistema
Electrónico de Atención Ciudadana
(SEAC) por improcedente; haciendo
Oficio de resolución
Formato 22
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento
denuncias
PASO
para
RESPONSABLE
atender
quejas
y
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.01
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
5
ACTIVIDAD
principal énfasis en que la presunta
queja y/o denuncia no cuenta con
elementos suficientes para Ilevar a
cabo
el
Procedimiento
de
responsabilidad
correspondiente.
Elaborando un oficio de resolución y
entrega al quejoso dicho oficio para
recabar firma de recibido.
Termina procedimiento.
5.
Titular del
quejas
área
de El Titular del Área de Quejas procede
a capturar la presunta queja o
denuncia en el Sistema Electrónico de
Atención
Ciudadana
(SEAC)
instaurado por la Secretaría de la
Función Pública con los elementos
que se cuentan.
6.
Titular del
quejas
área
de Si se tratara de una consulta o
asesoría, se deberá capturar en el
Sistema Electrónico de Atención
Ciudadana (SEAC), con los datos del
promovente además del día y hora de
recepción. Será un control histórico de
las funciones del área como funciones
de asesor.
7.
Titular del
quejas
área
de Se admite la queja y/o denuncia,
capturándola y clasificándola de
inmediato (2 días hábiles para
captura) en el Sistema Electrónico de
Atención
Ciudadana
(SEAC);
abriendo su respectivo expediente y
número de control designado por el
mencionado sistema.
8.
Titular del
quejas
área
de Analiza si la queja o denuncia cuenta
con los elementos suficientes para
poder realizar la Audiencia con las
partes involucradas.
DOCUMENTO
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento
denuncias
PASO
para
RESPONSABLE
atender
quejas
y
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.01
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
6
ACTIVIDAD
Revisión:
00
DOCUMENTO
¿Cuenta con elementos suficientes?
No. Continua en el punto 9
Si. Sigue en el punto 13
9.
Titular del
quejas
área
de Concluye la queja por falta de
elementos y elabora el oficio de
resolución y firma el Titular del Área
de Quejas.
10.
Titular del
quejas
área
de Entrega al quejoso el
Resolución, recabando
recibido en su copia.
11.
Titular del
quejas
área
de Elabora Acuerdo de Archivo con firma
del Titular del Área de Quejas.
12.
Titular del
quejas
área
de Integra al expediente la copia del oficio
de resolución y del acuerdo de archivo
y se captura en el Sistema Electrónico
de Atención Ciudadana (SEAC) para
dar por terminado el procedimiento
administrativo.
13.
Titular del
quejas
área
de Elabora Oficio citatorio con la
necesidad de ratificar su queja o
denuncia, de ser el caso.
14.
Titular del
quejas
área
de Entrega al quejoso el oficio y recaba
firma de recibido en la copia, integra al
expediente y captura en el Sistema
Electrónico de Atenci6n Ciudadana
(SEAC).
15.
Titular del
quejas
área
de Se presenta el quejoso a ratificar su
queja y se elabora el acta
administrativa por la ratificación del
Quejoso, recabando firma y copia de
su identificación, así como las firmas
del personal del Órgano Interno de
Control que participa en la diligencia.
Titular del
quejas
área
16.
Oficio
firma
Oficio de Resolución
Formato 22
de
de
de Se integra al expediente el acta
administrativa, la copia de la
identificación y posteriormente se
captura en el Sistema Electrónico de
Acuerdo de Archivo
Acta de
Comparecencia
Formato 15
Nivel:
02
Procedimiento
denuncias
PASO
para
RESPONSABLE
atender
quejas
y
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.01
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
7
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
Atención Ciudadana (SEAC).
17.
Titular del
quejas
área
de Una vez que se recibe el expediente y
se revisa que este integrado con los
elementos necesarios de pruebas
documentales y declaraciones de las
partes afectadas, se procede a realizar
audiencia.
18.
Titular del
quejas
área
elabora
el
oficio
citatorio
de Se
correspondiente indicando la fecha y
hora en que se celebrara la audiencia.
Oficio Citatorio
Formato 19
19.
Titular del
quejas
área
de El citatorio se entrega al Quejoso
previa firma de recibido en una copia o
cedula de notificación.
Notificación
Formato 20
20.
Titular del
quejas
área
de Se integra al expediente la copia del
citatorio y posteriormente se captura
en el Sistema Electrónico de Atención
Ciudadana (SEAC).
21.
Quejoso
Se presenta el Quejoso a la audiencia
de acuerdo a lo establecido en la Ley
Federal
de
Responsabilidades
Administrativas de los Servidores
Públicos y normatividad Vigente.
Presenta su relato de los hechos y las
pruebas que tiene, y en su caso los
testigos que estuvieron presentes en
el hecho.
22.
23.
Titular del área de
quejas
Elabora el acta administrativa con las
declaraciones
correspondientes,
recaba firmas e integra al expediente:
acta y pruebas ofrecidas.
24.
Titular del área de
quejas
Turna el expediente al Área de
Responsabilidades en caso de existir
presunta
responsabilidad
administrativa o en su caso se archiva
el expediente por falta de elementos.
Termina Procedimiento
Acta Administrativa
Acuerdo de Archivo
Formato 21
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento
denuncias
para
atender
quejas
y
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.01
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
8
6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS.
ANEXO Núm. DOCUMENTO
TÍTULO
7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS.
ANEXO
Núm. DOCUMENTO
TÍTULO
7.1
N.A
7.2
Formato 15
Acta de Comparecencia
7.3
Formato 19
Oficio Citatorio
7.4
Formato 20
Notificación
7.5
Formato 21
Acuerdo de archivo
7.6
Formato 22
Oficio de resolución
7.7
N.A
Acta Administrativa
Escrito
8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN.
COPIAS
Original
1
N. A.
DISTRIBUCIÓN
ÁREA
Planeación y Calidad
Gerencia de Tecnología
Biblioteca “Gonzalo Robles”
Gerencia de Producción
Versión electrónica- solo lectura
Gerencia de Tecnología
(Intranet)
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento
denuncias
para
atender
quejas
y
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.01
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
9
Revisión:
00
Nivel:
02
9. CONTROL DE CAMBIOS.
FECHA
REVISIÓN
00
PÁGINAS
AFECTADAS
Todas
ORIGINADOR DEL
CAMBIO
NATURALEZA DEL
CAMBIO
Debido al cambio en el
Órgano
Interno
de Reglamento
Interior
de
Control en el Fondo de Trabajo
Cultura Económica
Procedimiento para la investigación, análisis y
determinación de sanciones administrativas
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.02
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
1
Revisión:
00
Nivel:
02
PROCEDIMIENTO PARA LA INVESTIGACIÓN, ANÁLISIS Y DETERMINACIÓN DE SANCIONES
ADMINISTRATIVAS
1. OBJETIVO.
Dictar las sanciones que en su caso correspondan, desde una amonestación privada hasta una
inhabilitación por 20 años.
2. ALCANCE.
Determinar la responsabilidad del servidor público e imponer las sanciones a que alude la Ley
Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
3. POLITICAS.
Emitir, con base en los criterios y juicios de valor, en los términos señalados en la Ley Federal de
Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, la resolución administrativa del expediente
integrado, e informar a la Secretaría de la Función Pública a través del SPAR.
4. DEFINICIONES.
SPAR: Sistema de Procedimiento Administrativo de Responsabilidades.
Procedimiento para la investigación, análisis y
determinación de sanciones administrativas
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.02
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
2
5. DESARROLLO.
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.
Inicio
Con el expediente integrado de la queja o
denuncia determina profundizar en la
investigación en que se sigue.
TAR
1
Emite dictamen y determina la
responsabilidad admva conforme a la Ley
Federal de Responsabilidades Admvas de
los Servidores Públicos.
TAR
10
Elabora oficio citatorio para la audiencia y
lo entrega al Servidor Publico, recabando
firma de recibido.
TAR
2
Considera la gravedad de la queja o
denuncia y determina la sanción a aplicar.
TAR
11
Integra el citatorio al expediente y captura
en el SEAC.
TAR
3
SI
¿La Sanción incluye
multa?
NO
Elabora el oficio de resolución indicando
la sanción administrativa y el plazo en que
debe cumplirla y entrega el Servidor
Público.
TAR
12-13
Comparece y rinde su declaración, aporta
pruebas, y en su caso testigos del hecho.
SPU
4
Entrega copia del oficio de resolución al
jefe inmediato del Servidor Público y al
Quejoso, recabando firma de recibido en
la copia.
TAR
14
Elaboran el acta administrativa, recaban
firmas y la integran al expediente.
TAR
5
Realiza el estudio del hecho. Revisan las
declaraciones y las pruebas que se hayan
aportado.
TAR
6
Programa la fecha en que la sanción
prescribirá y lo anota en el expediente.
TAR
15
¿Es una situación
grave?
Determina la sanción económica que
debe cubrirse.
TAR
16
NO
2
SI
Elaboran oficio para la Tesorería de la
Federación, notificándole su monto, su
monto (crédito fiscal) y fecha en que debe
cubrirse e informa a la SFP
TAR
17-18
Se determina se siga una investigación
por medio de la vía penal.
TAR
7
Informa a la CGAJ de la queja o denuncia
para que se siga a través de instancias
jurídicas.
TAR
8
Revisa los antecedentes del Servidor
Público, antigüedad en el puesto, su nivel
jerárquico, desempeño en el servicio
público, escolaridad.
TAR
9
1
2
Responsable de Actividad
TAR: Titular del Área de Responsabilidades
SPU: Servidor Público
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento para la investigación, análisis y
determinación de sanciones administrativas
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.02
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
3
2
Integra la copia del oficio y el pliego
definitivo de responsabilidades al
expediente y captura en SEAC.
TAR
19
Reciben de la Tesorería el oficio que
notifica que la sanción fue cubierta por el
Servidor Público.
TAR
2
21
Elabora el acuerdo de archivo e Integra al
expediente.
TAR
22
Captura en el SEAC.
TAR
23
Fin
Responsable de Actividad
TAR: Titular del Área de Responsabilidades
SPU: Servidor Público
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento para la investigación, análisis y
determinación de sanciones administrativas
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.02
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
4
Revisión:
00
5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO
1.
RESPONSABLE
Titular del área de
Responsabilidades
ACTIVIDAD
Con el expediente integrado de la
queja
o
denuncia
determina
profundizar en la investigación en
que se sigue.
2.
Elaboran el oficio citatorio para la
audiencia, entregan el citatorio al
Servidor Público, recabando firma de
recibido en la copia.
3.
Integra el citatorio al expediente y
captura en el Sistema Electrónico de
Atención Ciudadana (SEAC).
4.
Servidor Público
Comparece, el Servidor Público y
rinde su declaración ampliamente del
hecho y aporta pruebas (fotocopias
de documentos, y en su caso
testigos del hecho).
5.
Titular del área de
Responsabilidades
Elaboran el acta administrativa,
recaban firmas del Servidor Público,
de los Testigos y del personal de la
Contraloría que está presente en la
audiencia,
y
la
integran
al
expediente.
6.
7.
8.
DOCUMENTO
Oficio Citatorio
Formato 19
Acta de
Comparecencia
Formato 18
Acta de
Comparecencia
Formato 18
Indican al Servidor Público que
realizaran el estudio del hecho.
Revisan las declaraciones y las
pruebas que se hayan aportado y
determinar si se resuelve la
situación.
¿Es una situación grave?
Si. Sigue en el punto 7
No. Continua en el punto 9
Basándose en la gravedad de los
hechos determinan que se siga una
investigación por medio de la vía
penal.
Informa a la Coordinación General
de Asuntos Jurídicos de la queja o
denuncia para que se siga a través
Escrito
Nivel:
02
Procedimiento para la investigación, análisis y
determinación de sanciones administrativas
PASO
RESPONSABLE
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.02
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
5
ACTIVIDAD
de
instancias
Dándose
por
procedimiento.
DOCUMENTO
jurisdiccionales.
terminado
el
9.
Revisa los antecedentes del Servidor
Público, antigüedad en el puesto, su
nivel jerárquico, desempeño en el
servicio público, escolaridad.
10.
Emite un dictamen y determina la
responsabilidad
administrativa
conforme al artículo 8 de la Ley
Federal
de
Responsabilidades
Administrativas de los Servidores
Públicos, que infringió el Servidor
Público.
11.
Considera la gravedad de la queja o
denuncia,
su
cuantificación,
la
repercusión que tiene y determina la
sanción a aplicar.
¿La sanción incluye multa?
No. Continua en el punto12
Si. Sigue en el punto16
12.
Elabora el oficio de resolución
indicando la sanción administrativa y el
plazo en que debe cumplirla el
Servidor Público.
13.
Entrega el oficio de resolución al
Servidor Público, recabando firma de
recibido en la copia. (El Servidor
Público en este momento puede
impugnar la sanción establecida
utilizando el recurso de revocación, de
acuerdo con el procedimiento para
impugnación
de
sanciones
administrativas).
14.
Entrega copia del oficio de resolución
al jefe inmediato del Servidor Público y
al Quejoso, recabando firma de
recibido en la copia.
Resolución
Formato 22
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento para la investigación, análisis y
determinación de sanciones administrativas
PASO
RESPONSABLE
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.02
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
6
ACTIVIDAD
15.
Programa la fecha en que la sanción
prescribirá y lo anota en el expediente.
Continua en el punto 22
16.
Elaboran el oficio para la Tesorería de
la Federación, notificándole su monto
el
pliego
de
responsabilidades
levantado, su monto (crédito fiscal) y
fecha en que debe cubrirse y firma el
Titular del Órgano Interno de Control o
en su caso el Titular del Área de
Responsabilidades.
17.
Informa a la Secretaría de la Función
Pública el envió del oficio a la
TESOFE.
18.
Integra la copia del oficio y el pliego
definitivo de responsabilidades al
expediente y captura en el Sistema
Electrónico de Atención Ciudadana
(SEAC).
19.
Programa la fecha en que debe
cumplirse la sanción y anota en el
expediente.
20.
Reciben de la Tesorería el oficio que
notifica que la sanción fue cubierta por
el Servidor Público.
21.
Elabora el acuerdo de archivo e
Integra al expediente.
22.
Captura en el Sistema Electrónico de
Atención Ciudadana (SEAC)
Termina Procedimiento
DOCUMENTO
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento para la investigación, análisis y
determinación de sanciones administrativas
6.
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.02
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
7
Nivel:
02
REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS.
ANEXO Núm. DOCUMENTO
7.
Revisión:
00
TÍTULO
ANEXOS Y REGISTROS USADOS.
ANEXO
Núm. DOCUMENTO
7.1
Formato 18
Acta de Comparecencia
7.2
Formato 19
Oficio Citatorio
7.3
Formato 22
Resolución
7.4
N.A.
8.
TÍTULO
Escrito
LISTA DE DISTRIBUCIÓN.
COPIAS
DISTRIBUCIÓN
Original
1
N. A.
ÁREA
Planeación y Calidad
Gerencia de Tecnología
Biblioteca “Gonzalo Robles”
Gerencia de Producción
Versión electrónica- solo lectura
Gerencia de Tecnología
(Intranet)
9.
FECH
A
CONTROL DE CAMBIOS.
REVISIÓN
00
PÁGINAS
AFECTADAS
Todas
ORIGINADOR DEL
CAMBIO
NATURALEZA DEL
CAMBIO
Debido al cambio en el
Órgano
Interno
de Reglamento
Interior
de
Control en el Fondo de Trabajo
Cultura Económica
Procedimiento para la
sanciones administrativas
impugnación
de
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.03
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
1
Revisión:
00
Nivel:
02
PROCEDIMIENTO PARA LA IMPUGNACIÓN DE SANCIONES ADMINISTRATIVAS
1. OBJETIVO.
Revocar, si procediera la resolución administrativa por los actos emitida por el Órgano Interno de
Control.
2. ALCANCE.
En caso de ser revocadas las resoluciones administrativas, se restituya en derechos al servidor
público.
3. POLITICAS:
Emitir, con base en los criterios y juicios de valor, en términos de lo señalado en la Ley Federal de
Procedimiento Administrativo, la resolución correspondiente, del expediente integrado e informar por medio del
SEAC, a la Secretaría de la Función Pública.
4. DEFINICIONES
SEAC: Sistema Electrónico de Atención Ciudadana.
Procedimiento para la
sanciones administrativas
5. DESARROLLO
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO
impugnación
de
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.03
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
2
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento para la
sanciones administrativas
impugnación
de
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.03
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
3
Revisión:
00
Nivel:
02
5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
PASO
1.
RESPONSABLE
Servidor Público
2.
3.
Titular del área de
responsabilidades
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
Recibe el oficio de notificación de la
sanción administrativa que le ha sido
impuesta.
Resolución
Formato 22
Decide
impugnar
la
sanción
administrativa y elabora el escrito, en
el que establece su inconformidad con
la(s) sanción(es) impuesta(s) (número
de expediente, fecha de inicio, fecha
de la sanción administrativa), así como
las pruebas documentales que puede
ofrecer y lo hace Ilegar al Órgano
Interno de Control, recabando firma y
sello de recibido en su copia.
Escrito
Recibe el escrito y revisa que cumpla
con el tiempo fijado por la Ley (dentro
de los 15 días hábiles siguientes de
recibir la notificación de resolución).
Cumple con los tiempos establecidos
en la Ley?
No. Continua en el punto 4
Si. Sigue en el punto 7
4.
5.
6.
Elabora oficio donde notifica al
Servidor Público que esta fuera de
tiempo y no procede su impugnación y
que debe cumplir con la sanción
impuesta, le entrega-oficio y recaba
firma de recibido en copia.
Entrega copia del oficio al jefe
inmediato del Servidor Público y
recaba firma de recibido en copia.
Elabora el acuerdo de archivo, integra
al
expediente
el
escrito
de
impugnación y la copia del oficio
donde no procede la misma, captura
en el Sistema Electrónico de Atención
Ciudadana (SEAC). Dándose por
Escrito
Acuerdo de Archivo
Formato 21
Procedimiento para la
sanciones administrativas
PASO
7.
impugnación
RESPONSABLE
de
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.03
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
4
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
terminado el procedimiento.
Admite el escrito que el Servidor
Público presenta para solicitar el
recurso de revocación.
8.
Recibe el escrito que presenta el
Servidor Público con las pruebas que
ofreció y revisa que cumplan con el
tiempo que establece la Ley para ello.
9.
Califica las pruebas de acuerdo al
Código Federal de Procedimientos
Civiles.
10.
Revisa el expediente de la queja o
denuncia y confronta con: escrito de
impugnación
y
las
pruebas
entregadas.
11.
Dictamina si procede la impugnación a
la sanción administrativa impuesta.
¿Procede la impugnación?
No. Continua en el punto 14
Si. Sigue en el punto 12
12.
Elabora el oficio de resolución,
determinando la modificación o la
cancelación
de
Ia
sanción
administrativa impuesta.
13.
Entrega el oficio de resolución original
al Servidor Público y copia a su jefe
inmediato, recabando firma de recibido
en su copia.
14.
Programa la fecha en que prescribe la
aplicación de la sanción administrativa
y la anota en el expediente.
15.
Integra documentos al expediente y
captura en el Sistema Electrónico de
Atención Ciudadana (SEAC)
Termina Procedimiento
Resolución
Formato 22
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento para la
sanciones administrativas
impugnación
de
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.03
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
5
Revisión:
00
Nivel:
02
6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS.
ANEXO Núm. DOCUMENTO
TÍTULO
7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS.
ANEXO
Núm. DOCUMENTO
TÍTULO
7.1
N.A.
7.2
Formato 21
Acuerdo de Archivo
7.3
Formato 22
Resolución
Escrito
8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN.
COPIAS
DISTRIBUCIÓN
Original
1
N. A.
ÁREA
Planeación y Calidad
Gerencia de Tecnología
Biblioteca “Gonzalo Robles”
Gerencia de Producción
Versión electrónica- solo lectura
Gerencia de Tecnología
(Intranet)
9. CONTROL DE CAMBIOS.
FECH
A
REVISIÓN
00
PÁGINAS
AFECTADAS
Todas
ORIGINADOR DEL
CAMBIO
NATURALEZA DEL
CAMBIO
Órgano
Interno
de Debido al cambio en el
Control en el Fondo de Reglamento
Interior
de
Cultura Económica
Trabajo
Procedimiento de inconformidades
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.04
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
1
Revisión:
00
Nivel:
02
PROCEDIMIENTO DE INCONFORMIDADES
1. OBJETIVO.
Obtener la nulidad de acto o actos irregulares, y en su caso, la nulidad total del procedimiento.
2. ALCANCE.
Corregir irregularidades durante el procedimiento de contratación.
3. POLITICAS.
Emitir, con base en los criterios y juicios de valor, en los términos señalados en la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Público, la resolución administrativa del expediente integrado, e informar
a la Secretaría de la Función Pública a través del SIINC el estado procesal que guarda el expediente.
4. DEFINICIONES.
SIINC: Sistema Integral de Inconformidades.
Procedimiento de inconformidades
5.
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.04
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
2
Revisión:
00
DESARROLLO.
Inicio
Presenta escrito de inconformidad por el
fallo o emisión de algún acto en cualquier
fase de la licitación.
PRO/CON
Escrito
1
1
SI
Anexan copia sellada de la manifestación
hecha al Órgano Interno de Control en el
Fondo de Cultura Económica.
PRO/CON
NO
¿Se encontrarón
elementos para una
investigación de
oficio?
En su caso, continua de oficio las
investigaciones, llevándose seguimiento
de oficio y capturando en el SIINC todo el
Procedimiento hasta darse por terminado.
SFP/TAR
9
2
Recibe información y remite, en su caso,
oficio a la empresa ganadora
informándole de la interposición de la
impugnación.
SFP/TAR
3
1
Fin
Recibe, en su caso, respuesta de la
empresa ganadora.
SFP/TAR
4
Integra el expediente, emite el oficio de
cierre de instrucción y procede a realizar
el análisis.
SFP/TAR
5
Elabora y emite la resolución que
corresponda.
SFP/TAR
6
SI
Resolución
formato 22
¿Procede la
inconformidad?
NO
La declara improcedente, notifica al
demandante y continua con el
procedimiento de licitación, informa a la
SFP a través del SIINC.
SFP/TAR
7
Nulifica total o parcialmente el
procedimiento de licitación y establece
las directrices para que este se realice
conforme a la normatividad establecida.
SFP/TAR
8
DIAGRAMA DE
1
Responsable de Actividad
PRO/CON: Proveedor / Contratista
SFP: Secretaria de la Función Púbica
TAR: Titular del Área de Responsabilidades
Nivel:
02
Procedimiento de inconformidades
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.04
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
3
Revisión:
00
Nivel:
02
5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
PASO
1.
2.
3.
4.
RESPONSABLE
Proveedores y/o
contratistas
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
Presenta ante la Secretaría de la
Función
Pública
escrito
de
inconformidad por el fallo o emisión de
algún acto en cualquier fase de la
licitación, posterior a la publicación de
la convocatoria, manifestando bajo
protesta de decir verdad los hechos
que le consten, relativos al acto o
actos impugnados, acompañando la
documentación que sustente su
petición, acreditando su interés jurídico
y anexando original y copia del
documento
que
acredite
la
personalidad del mismo.
¿Presentaron inconformidad previa al
Órgano Interno de Control en el Fondo
de Cultura Económica?
Si: Continua en el punto
No: Pasa al punto
Escrito
Anexan
copia
sellada
de
la
manifestación hecha al Órgano Interno
de Control en el Fondo de Cultura
Económica.
Dirección General de Recibe información y remite, en su
Inconformidades en la caso, oficio a la empresa ganadora
informándole de la interposición de la
SFP o el titular del
impugnación y apercibiéndolo de que
área de
Responsabilidades del de no dar contestación dentro del
plazo de 8 días naturales con que
OIC
cuenta para manifestar lo que a su
derecho convenga, este se dará por
precluido (Art. 14 de la Constitución de
los Estados Unidos Mexicanos y 1 del
Código Federal de Procedimientos
Civiles).
Recibe, en su caso, respuesta de la
empresa ganadora.
Escrito
Escrito
Procedimiento de inconformidades
PASO
5.
6.
RESPONSABLE
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.04
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
4
Revisión:
00
8.
02
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
Integra el expediente, emite el oficio
de cierre de instrucción y procede a
realizar el análisis pudiendo recurrir,
de ser necesario, a peritos en la
especialidad de que se trate.
Escrito
Elabora y emite la resolución que
corresponda, habiéndose apegado a
las
formalidades
de
forma,
congruencia,
motivación,
fundamentación y exhaustividad.
Resolución
Formato 22
¿Procede la inconformidad?
7.
Nivel:
No. Pasa al punto 7
Si. Continua en el punto 8
Declara
improcedente
la
inconformidad, notifica al demandante
y continúa con el procedimiento de
licitación, no sin antes informar a la
Secretaría de la Función Pública a
través del Sistema Integral de
Inconformidades (SIINC) para finalizar
el procedimiento. En caso de que el
demandante interponga el recurso de
revisión, ver el procedimiento de
recurso de revisión.
Nulifica total o parcialmente el
procedimiento de licitación a partir del
acto o actos irregulares y establece las
directrices para que este se realice
conforme a la normatividad y leyes
establecidas.
¿Se encontraron elementos para la
realización de una investigación de
oficio?
Si. Continua en el punto 9
No. Pasa al final del Procedimiento no
sin antes informarlo al Sistema Integral
Resolución
Formato 22
Procedimiento de inconformidades
PASO
RESPONSABLE
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.04
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
5
ACTIVIDAD
de Inconformidades (SIINC).
9.
Continua de oficio las investigaciones
sobre las anomalías que se hubiesen
encontrado, llevándose seguimiento
de oficio y capturando en el Sistema
Integral de Inconformidades (SIINC)
todo el Procedimiento
Termina Procedimiento
Revisión:
00
Nivel:
02
DOCUMENTO
Procedimiento de inconformidades
6.
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.04
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
6
Revisión:
00
Nivel:
02
REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS.
ANEXO Núm. DOCUMENTO
7.
TÍTULO
ANEXOS Y REGISTROS USADOS.
ANEXO
Núm. DOCUMENTO
7.1
N.A.
7.2
Formato 22
8.
TÍTULO
Escrito
Resolución
LISTA DE DISTRIBUCIÓN.
COPIAS
DISTRIBUCIÓN
Original
1
N. A.
ÁREA
Planeación y Calidad
Gerencia de Tecnología
Biblioteca “Gonzalo Robles”
Gerencia de Producción
Versión electrónica- solo lectura
Gerencia de Tecnología
(Intranet)
9.
FECH
A
CONTROL DE CAMBIOS.
REVISIÓN
PÁGINAS
AFECTADAS
00
Todas
ORIGINADOR DEL
CAMBIO
NATURALEZA DEL
CAMBIO
Órgano
Interno
de Debido al cambio en el
Control en el Fondo de Reglamento
Interior
de
Cultura Económica
Trabajo
Procedimiento del recurso de revisión
echa de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.05
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
1
Revisión:
00
Nivel:
02
PROCEDIMIENTO DEL RECURSO DE REVISIÓN
1. OBJETIVO.
Revocar la resolución de la inconformidad, que hubiere sido contraída a los intereses del
procedimiento.
2. ALCANCE.
Se corrijan las irregularidades en el procedimiento de contratación.
3. POLITICAS.
Emitir, con base en los criterios y juicios de valor, en los términos señalados en la Ley Federal de
Procedimiento Administrativo, la resolución administrativa del expediente integrado, e informar a
la Secretaría de la Función Pública, través del SEAC el estado procesal que guarda el expediente.
4. DEFINICIONES.
SEAC. Sistema Electrónico de Atención Ciudadana
Procedimiento del recurso de revisión
5. DESARROLLO.
5.1
DIAGRAMA DE FLUJO.
echa de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.05
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
2
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento del recurso de revisión
echa de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.05
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
3
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento del recurso de revisión
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.05
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
4
5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
RESPONSABLE
Proveedores y/o
contratistas
Dirección General de
Inconformidades en la
SFP o el titular del
área de
Responsabilidades del
OIC
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
Presentan a la Secretaría de la
Función Pública o al Área de
Responsabilidades,
escrito
de
interposición de recurso de revisión
por
habérseles
declarado
improcedente la inconformidad o
impuesto alguna sanción.
Escrito
La Secretaría de la Función Pública a
través de su Área de Inconformidades
o en su caso el Titular del Área de
Responsabilidades
Inconformidades
en la SFP, recibe solicitud de revisión
y documentación adicional; verifica
que se haya presentado en tiempo, es
decir, que desde el día siguiente en
que hubiere el Titular del Área
notificado y surtido efectos el acto
impugnado, hasta la presentación del
escrito, no hayan transcurrido mas de
15 días hábiles; coteja original y copia
del documento de Responsabilidades
en el OIC acreditación y devuelve el
original.
Verifica
que
el
escrito
de
inconformidad haya sido presentado
en el plazo de diez días hábiles
establecido.
Se presento dentro del plazo?
No: Pasa al punto 4.
Si: Continua en el punto 5
Desecha la promoción y declara
improcedente la inconformidad y
comunica por escrito a quien la
promovió; entrega aviso y notifica para
su archivo como asunto concluido;
pasa al final del procedimiento
Verifica las facultades legales del
inconforme, que contenga protesta de
Escrito
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento del recurso de revisión
PASO
RESPONSABLE
echa de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.05
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
5
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
decir verdad y que el acto que se
reclama sea materia de inconformidad.
¿Cumple con todos los requisitos?
Si: Pasa al punto 6
No: Continua en el punto 4
6.
Verifica si hubo interposición de otro
medio de defensa contra los mismos
actos que se reclaman.
¿Se interpuso otro medio de defensa?
Si: Pasa al punto 4
No: Continua en el punto 7
7.
8.
9.
10.
Emite oficio al promovente informando
de la admisión a trámite de la
inconformidad y de la posterior
resolución conforme a derecho.
Captura
en
el
“Sistema
de
Procedimiento
Administrativo
de
Sanción a Proveedores y Contratistas”
(SANG), el cual asigna folio al escrito
de inconformidad.
Abre expediente personalizado de la
inconformidad en cuestión.
Solicita
al
Fondo
de
Cultura
Económica
le
remita
informe
circunstanciado de los hechos motivo
de la inconformidad, las constancias
correspondientes en el plazo de 6 días
naturales (Art. 89 de la Ley de Obras
Publicas y Servicios Relacionados con
las Mismas y el relativo de Ley de
Adquisiciones,
Arrendamientos
y
Servicios del Sector Público), y, en
caso de que el procedimiento de
inconformidad se haya iniciado en la
etapa posterior al veredicto de
asignación
a
alguna
empresa
ganadora, el nombre y domicilio por
escrito de la empresa ganadora, en un
Escrito
Escrito
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento del recurso de revisión
PASO
11.
12.
13.
14.
15.
RESPONSABLE
Gerencia de
Administración y
Finanzas/Subgerencia
de Recursos
Materiales y Servicios
Generales en el FCE
Dirección General de
Inconformidades de la
SFP o el titular del
área de
Responsabilidades en
el OIC
echa de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.05
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
6
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
plazo de 24 horas.
Recaba y proporciona el informe, las
constancias correspondientes y, en su
caso, el nombre y domicilio de la
empresa ganadora; las remite a la
Financiera - Subgerencia de instancia
solicitante.
Recibe información y remite, en su
caso, oficio a la empresa ganadora
informándole de la interposición de la
impugnación y apercibiéndolo de que
de no dar contestación dentro del
plaza de 6 días naturales con que
cuenta
para manifestar lo que a
su derecho convenga, (Art. 89 de la
Ley de Obras Publicas y Servicios
Relacionados con las Mismas y 71 de
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos
y Servicios del Sector Público).
Recibe, en su caso, contestación de la
empresa ganadora.
Integra el expediente, emite el oficio
de cierre de instrucción y procede a
realizar el análisis en un plazo de 45
días naturales a partir del inicio de la
investigación (art. 96 de la Ley de
Adquisiciones,
Arrendamientos
y
Servicios del Sector Público y 71 de
Ley de Obras Publicas y Servicios
Relacionados con las Mismas),
pudiendo recurrir, de ser necesario, a
peritos en la especialidad de que se
trate.
Elabora y emite la resolución que
corresponda, habiéndose apegado a
las
formalidades
de
forma,
congruencia,
motivación,
fundamentación y exhaustividad.
Procedió la inconformidad?
Si. Continua en el paso 17
Escrito
Escrito
Escrito
Resolución
Formato 22
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento del recurso de revisión
PASO
RESPONSABLE
echa de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.05
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
7
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
No. Pasa al paso16
16.
Declara
improcedente
la
inconformidad, notifica al demandante
y continúa con el procedimiento de
licitación.
Pasa
al
final
del
procedimiento.
17.
En caso de que el demandante
interponga el recurso de revisión, ver
el procedimiento de recurso de
revisión.
¿Se encontraron elementos para la
realización de una investigación de
oficio?
Si. Continua en el paso
No. Continua hacia el final del
procedimiento, informando a la
Secretaria de la Función Publica a
través del “Sistema de Procedimiento
Administrativo de Sanción a
Proveedores y Contratistas” (SANG)
18.
Continúa de oficio las investigaciones
sobre las anomalías que se hubiesen
encontrado.
Termina Procedimiento
Acuerdo de
Improcedencia
Formato 17
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento del recurso de revisión
6.
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.05
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
8
Revisión:
00
Nivel:
02
REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS.
ANEXO Núm. DOCUMENTO
7.
TÍTULO
ANEXOS Y REGISTROS USADOS.
ANEXO
Núm. DOCUMENTO
7.1
N.A.
7.2
Formato 17
Acuerdo de Improcedencia
7.3
Formato 22
Resolución
8.
TÍTULO
Escrito
LISTA DE DISTRIBUCIÓN.
COPIAS
DISTRIBUCIÓN
Original
1
N. A.
ÁREA
Planeación y Calidad
Gerencia de Tecnología
Biblioteca “Gonzalo Robles”
Gerencia de Producción
Versión electrónica- solo lectura
Gerencia de Tecnología
(Intranet)
9.
FECH
A
CONTROL DE CAMBIOS.
REVISIÓN
PÁGINAS
AFECTADAS
00
Todas
ORIGINADOR DEL
CAMBIO
NATURALEZA DEL
CAMBIO
Órgano
Interno
de Debido al cambio en el
Interior
de
Control en el Fondo de Reglamento
Trabajo
Cultura Económica
Procedimiento
responsabilidades
administrativo
de
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.06
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
1
Revisión:
00
Nivel:
02
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDADES
1. OBJETIVO.
Llevar a cabo un procedimiento debidamente fundado y motivado a conductas irregulares de
servidores públicos que puedan constituir responsabilidades administrativas.
2. ALCANCE.
Es la comprobación de responsabilidades con su correspondiente sanción administrativa.
3. POLITICAS.
Emitir, con base en los criterios y juicios de valor, en términos de lo señalado en la Ley Federal de
Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, la resolución administrativa del expediente
integrado, e informar a la Secretaría de la Función Pública a través del SPAR el estado procesal del expediente
de responsabilidad.
4. DEFINICIONES.
SPAR: Sistema de Procedimiento Administrativo de Responsabilidades.
Procedimiento
responsabilidades
5.
administrativo
DESARROLLO.
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.
de
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.06
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
2
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento
responsabilidades
administrativo
de
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.06
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
3
5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Titular del Órgano
Interno de Control o
Titular de
Responsabilidades
Recibe expediente integrado del Área
de Quejas o Denuncias o en su caso,
de parte del promovente.
DOCUMENTO
Determina en profundizar si este
procede o no para llevar a cabo un
proceso de investigación.
Si procede, continua en el punto 5
No procede, continua en el punto 3
Elabora
oficio
de
conclusión,
haciendo del conocimiento del
promovente que su escrito no
contiene los elementos necesarios
para Ilevar a cabo un procedimiento
de responsabilidades.
Se guarda y clasifica para futuras
consultas en el archivo del OIC.
Se elabora Acuerdo de Radicación,
abriendo un expediente para su
seguimiento y se clasifica en el
Sistema
Administrativo
de
Responsabilidades
(SPAR)
instaurado par la Secretaría de la
Función Pública.
El
Titular
del
Área
de
Responsabilidades citará a los
presuntos responsables a audiencia
de ley que se programara en días
posteriores.
Se pedirá al promovente que presente
las pruebas correspondientes y se
analizaran las mismas.
El
Titular
del
Área
de
Responsabilidades analiza cada una
de las Audiencias de Ley así como las
pruebas presentadas por el Quejoso;
esto, para determinar la sanción
Acuerdo de
Improcedencia
Formato 17
Citatorio
Formato 19
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento
responsabilidades
PASO
9.
10.
11.
12.
13.
administrativo
RESPONSABLE
de
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.06
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
4
ACTIVIDAD
correspondiente.
El dictamen final será avalado por el
Titular del Órgano Interno de Control
antes de emitirse una Resolución
Final.
El
Titular
del
Área
de
Responsabilidades
emitirá
la
resolución Final de Acuerdo al
Artículo 8° de la Ley Federal de
Responsabilidades de los Servidores
Públicos: además de informar a la
Secretaría de la Función Pública la
resolución mencionada a través del
Sistema
de
Procedimientos
Administrativos de Responsabilidades
SPAR.
El promovente tendrá derecho a
presentar recurso de apelación una
vez que sea pronunciada la
Resolución Final.
El Titular del Área de
Responsabilidades llevar a cabo el o
los recursos de apelación que
Ilegaran a presentarse hasta concluir
el respectivo proceso.
El Titular del Órgano Interno de
Control, así como el Titular del Área
de Responsabilidades tendrán que
informar a la Secretaria de la Función
Pública el veredicto final del o los
recursos de revocación que se
hubieren concluido.
Termina Procedimiento
DOCUMENTO
Resolución
Formato 22
SPAR
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento
responsabilidades
administrativo
de
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.06
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
5
Revisión:
00
Nivel:
02
6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS.
ANEXO Núm. DOCUMENTO
TÍTULO
7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS.
ANEXO
Núm. DOCUMENTO
TÍTULO
7.1
N.A.
7.2
Formato 17
Acuerdo de Improcedencia
7.3
Formato 19
Citatorio
7.4
Formato 22
Resolución
SPAR
8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN.
COPIAS
DISTRIBUCIÓN
Original
1
N. A.
ÁREA
Planeación y Calidad
Gerencia de Tecnología
Biblioteca “Gonzalo Robles”
Gerencia de Producción
Versión electrónica- solo lectura
Gerencia de Tecnología
(Intranet)
9. CONTROL DE CAMBIOS.
FECH
A
REVISIÓN
00
PÁGINAS
AFECTADAS
Todas
ORIGINADOR DEL
CAMBIO
NATURALEZA DEL
CAMBIO
Debido al cambio en el
Órgano
Interno
de Reglamento
Interior
de
Control en el Fondo de Trabajo
Cultura Económica
.
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.07
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
1
Revisión:
00
Nivel:
02
PROCEDIMIENTO PARA LA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS
1. OBJETIVO.
Planear y ejecutar las auditorías conforme al PAT con apego a la guías general y específicas, así
como a los lineamientos y disposiciones emitidas por la Secretaría de la Función Pública, a fin de
obtener evidencia suficiente, competente y pertinente que permita conocer la situación de los
conceptos revisados, para emitir una opinión sólida, sustentada y válida.
2. ALCANCE.
Cumplimiento al Programa Anual de Trabajo del ejercicio en curso y a las guías, lineamientos y
demás disposiciones emitidas por la Secretaria de la Función Pública.
3. POLITICAS.
•
•
•
•
•
Cuando se programe una auditoría específica o una auditoría de evaluación de programas, la
descripción de Ia revisión deberá mencionar el nombre de la unidad administrativa, área o
programa en el que se practicará la revisión; el número y nombre del proyecto financiado con
créditos externos, en caso de contar con él.
Sólo las observaciones consideradas por el Titular del Órgano Interno de Control como
relevantes deberán ser informadas al Director General del FCE y a Ia propia Secretaría de la
Función Publica, a través de los reportes que conforman el Sistema de Información Periódica,
de conformidad con lo señalado en la Guía General de Auditoría Pública.
La base a considerar para la formulación de la carta de planeación será el Programa Anual de
Auditoria y Control, la cual deberá estar respaldada con el cronograma de las actividades a
desarrollar.
Las auditorías que se realicen en las diferentes áreas del Fondo de Cultura Económica,
deberán sujetarse invariablemente a las normas de auditoría y control, establecidas por las
Secretarlas de la Función Pública, Educación Pública, de Hacienda y Crédito Público y
órganos gubernamentales que regulen y supervisen sus operaciones.
La formulación de la carta de planeación de auditoría corresponde al Titular del Área de
Auditoría Interna, quien la elaborará bajo criterios específicos para el tipo de actividades y
áreas a revisar, considerando alcances, objetivos y recursos necesarios.
4. DEFINICIONES.
PAT: Programa Anual de Trabajo.
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.07
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
2
5. DESARROLLO.
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.
Inicio
Instruye al Titular del Área de Auditoría
Interna para que ejecute la Auditoría de
Control conforme al (PAAC) autorizados
por la SFP.
TOIC
1
Elabora Carta de Planeación y el
Cronograma de Actividades y turna al
Resp. de la Auditoría y al Titular del Área
de Auditoría Interna para su Vo.BO.
JDE/
10
Recibe instrucciones del Titular del ÓIC y
prepara la auditoría consultando el PAAC
para verificar el tipo de auditoría a
realizar.
TAI
2
Revisa y firma de Vo. Bo. la Carta de
Planeación y el Cronograma de
Actividades.
TAI
11
Instruye al Jefe de Departamento para
que recopile antecedentes del concepto a
revisar.
TAI
3
Elabora el Marco Conceptual y lo turna al
Titular del Área de Auditoría Interna para
su Visto Bueno.
JDE
Recibe Marco Conceptual firma y solicita
al Jefe del Departamento proceda a
elaborar la orden de auditoría.
Estudian las funciones, operación y progs
del área auditada y el marco legal aplicable,
y la información que contengan los manuales
de org., políticas y procedimientos.
JDE/RAR/AUD
5
Elabora la orden de auditoría y la Remite
al Titular de Auditoría interna para su
supervisión y aprobación
TAI/JDE
6
Turna al Titular del Área de Auditoría la
información recabada y los resultados del
análisis.
JDE/RAR
7
TAI
13
JDE
Orden de
Auditoría
Formato 3
14-15
Recibe, revisa y envía la Orden de
Auditoría al Titular del Órgano Interno de
Control para su autorización y firma y
devuelve al JDE para su entrega.
TAI
16-17
Se presentan con el titular del área
admva. a auditar previa entrega de la
Orden de Auditoría.
18
2
8
Instruye al Jefe de Departamento que
elabore Carta de Planeación y
Cronograma de Actividades.
TAI
TAI
JDE/AUD
Define objetivo, alcance, recursos, tiempo
y estrategia para Ilevar a cabo la revisión.
Marco
conceptual
Formato 5
12
Recaban y revisan antecedentes de
auditorías anteriores o de revisiones
practicadas al área administrativa que se
va a auditar.
JDE/RAR/AUD
4
Determinan el universo, la(s) muestras
selectiva(s) a revisar y las técnicas y
procedimientos de auditoría que deben
aplicar.
Formato 1
Formato 2
Responsable de Actividad
9
TOIC: Titular de Órgano Interno de Control.
TAI: Titular del Área de Auditoría Interna..
JDE: Jefe de Departamento.
RAR: Responsable del Área de Revisión
AUD: Auditor.
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.07
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
3
2
Recaba firma y sello de recibido en la
Orden de Auditoría, entrega original y
conserva la copia con sello de acuse para
el archivo.
JDE/AUD
19
¿Existen
aclaraciones?
SI
NO
Levanta el acta de inicio de auditoría y
dan inicio a la auditoría.
JDE/AUD
20-21
Elabora oficio(s) de requerimiento de
información.
JDE/AUD
22
Recibe la información solicitada.
JDE
23
Registra la información en cédulas y
papeles de trabajo con los índices y
marcas de auditoría.
JDE/AUD
24
Analizan la información a profundidad y
detalle para determinar las
irregularidades.
AUD
25
Evalúan los resultados y determinan las
observaciones y recomendaciones
procedentes.
JDE/AUD
26
Solicita al área auditada, en su caso, las
posibles aclaraciones de las
irregularidades detectadas.
JDE/AUD
27
Solicita evidencia documental, en su
caso, realizan los ajustes en los papeles
de trabajo y el proyecto de la(s) cédulas
de observación (es) y presenta al TAI.
JDE/AUD
28
Revisa los papeles de trabajo y el
proyecto de las cédula(s) de
observación(es) y hace las correcciones
correspondientes.
TAI
29
Elaboran el informe de auditoría y las
cédulas definitivas señalando las
principales irregularidades detectadas y lo
entrega al TAI.
JDE/AUD
30
Revisa y prueba el informe, lo rúbrica y lo
entrega al Titular del Órgano Interno de
Control.
TAI
31
Revisa el informe de auditoría, las
cédulas de seguimiento, autoriza y firma.
TOIC
32
Revisan informe y plasman en la cédula
de observaciones la fecha compromiso de
atención y firma de los responsables de
atenderlas.
TAI/JDE
33
Formula la cédula única de auditoría.
JDE
34
Responsable de Actividad
TOIC: Titular de Órgano Interno de Control.
TAI: Titular del Área de Auditoría Interna..
JDE: Jefe de Departamento.
RAR: Responsable del Área de Revisión
AUD: Auditor.
3
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.07
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
4
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.07
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
5
Revisión:
00
5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
PASO
1.
2.
3.
4.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Titular del Órgano Interno
de Control
Instruye al Titular del Área de
Auditoría Interna para que ejecute
la Auditoría de Control conforme a
lo establecido previamente en el
resumen del Programa Anual de
Auditoría
y
Control
(PAAC)
autorizados por la SFP.
Titular del área de Auditoria Recibe instrucciones del Titular del
Interna
Órgano Interno de Control e inicia
la preparación de la auditoría
consultando el Programa Anual de
Auditoría y Control detallado para
verificar el tipo de auditoría a
realizar: Integral, Específica o de
Evaluación de Programas (para
Auditoría de Seguimiento, ver el
procedimiento específico).
Instruye al Jefe de Departamento
para que recopile antecedentes del
concepto a revisar.
Jefe de
Recaban y revisan antecedentes
Departamento/Responsable de auditorías anteriores o de
de área de Revisión/
revisiones practicadas al área
Auditor
administrativa que se va a auditar.
5.
Estudian las funciones, operación y
programas a cargo del área
auditada y el marco legal aplicable,
así como la información que
contengan los manuales de
organización,
políticas
y
procedimientos.
6.
Titular del área de Auditoria Determinan el universo, la(s)
Interna/ Jefe de
muestras selectiva(s) a revisar y
Departamento
las técnicas y procedimientos de
auditoría que deben aplicar.
Jefe de
Turna al Titular del Área de
Departamento/Responsable Auditoría la información recabada y
de la Revisión
7.
DOCUMENTO
Nivel:
02
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias
PASO
8.
RESPONSABLE
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.07
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
6
ACTIVIDAD
Revisión:
00
Instruye al Jefe de Departamento
que elabore Carta de Planeación y
Cronograma de Actividades.
Jefe de
Elabora Carta de Planeación y el
Departamento/Responsable Cronograma de Actividades y lo
de la Auditoria
turna al responsable de la auditoría
y al Titular del Área de Auditoría
Interna para su visto Bueno.
Carta de Planeación
de Auditoría
(Formato 1)
Cronograma de
actividades (Formato
2)
Titular de área de Auditoria
Interna
Revisa y firma de Vo. Bo. la Carta
de Planeación y el Cronograma de
Actividades.
12.
Jefe de Departamento
Responsable De la
Auditoria
Elabora el Marco Conceptual y lo Marco Conceptual
turna al Titular del Área de (Formato 5)
Auditoría Interna para su Visto
Bueno.
13.
Titular del área de Auditoria Recibe Marco Conceptual firma y
Interna
solicita al Jefe del Departamento
proceda a elaborar la orden de
auditoría.
Jefe de Departamento
Elabora la orden de auditoría.
Responsable de la
Auditoria
Remite la orden de auditoría al
Titular de Auditoría interna para su
supervisión y aprobación.
Titular de área de Auditoria Recibe, revisa y envía la Orden de
Interna
Auditoría al Titular del Órgano
Interno de Control para su
autorización y firma.
Devuelve el documento al Jefe del
Departamento para entrega a las
áreas correspondientes.
15.
16.
17.
02
DOCUMENTO
11.
14.
Nivel:
los resultados del análisis.
Titular del área de Auditoria Define objetivo, alcance, recursos,
Interna
tiempo y estrategia para Ilevar a
cabo la revisión.
9.
10.
Fecha de liberación:
10.11.10
Orden de Auditoría
(Formato 3)
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias
PASO
18.
RESPONSABLE
Jefe de Departamento
Responsable de la
Revisión/Auditor
19.
20.
22.
24.
25.
26.
27.
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.07
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
7
ACTIVIDAD
Se presentan con el titular del área
administrativa a auditar previa
entrega de la Orden de Auditoría;
donde se le informa la fecha de
inicio, termino, alcance, áreas
involucradas y periodo de la
revisión.
Recaba firma y sello de recibido en
la Orden de Auditoría, entrega
original y conserva la copia con
sello de acuse para el archivo.
Levanta el acta de inicio de
auditoría.
Inician la auditoría recopilando
datos,
allegándose
de
documentación y analizando la
información.
Elabora oficio(s) de requerimiento
de información.
21.
23.
Fecha de liberación:
10.11.10
Jefe de Departamento
Responsable de la
Revisión
Jefe de Departamento
Responsable de la
Revisión/Auditor
Recibe la información solicitada.
Auditor
Analizan
la
información
a
profundidad
y
detalle
para
determinar las irregularidades.
Evalúan
los
resultados
y
determinan las observaciones y
recomendaciones procedentes.
Solicita al área auditada, en su
caso, las posibles aclaraciones de
las irregularidades detectadas.
No existen aclaraciones. (continua
28)
Si existen aclaraciones (pasar a la
Jefe de Departamento
Responsable de la
Revisión/Auditor
Registra la información en cédulas
y papeles de trabajo con los
índices y marcas de auditoría.
Revisión:
00
Nivel:
02
DOCUMENTO
Acta de inicio de
Auditoría (Formato
4)
Oficio de Solicitud
de Información
Cédulas de Trabajo
(Formato 6)
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias
PASO
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
RESPONSABLE
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.07
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
8
ACTIVIDAD
Revisión:
00
Nivel:
02
DOCUMENTO
actividad 29)
Solicita la evidencia documental,
en su caso, se realizan los ajustes
en los papeles de trabajo y en el
proyecto de la(s) cédulas de
observación(es) y presenta al
Titular del Área de Auditoría
Interna.
Titular del área de Auditoria Revisa los papeles de trabajo y el
Interna
proyecto de las cédula(s) de
observación(es)
y
hace
las
correcciones correspondientes.
Jefe de Departamento
Elaboran el informe de auditoría y Informe de Auditoría
Responsable de la
las cédulas definitivas señalando (Formato 9)
Revisión/Auditor
clara
y
concisamente
las
principales
irregularidades
detectadas y lo entrega al Titular
del Área de Auditoría Interna.
Titular del área de Auditoria Revisa y prueba el informe, lo
Interna
rúbrica y lo entrega al Titular del
Órgano Interno de Control.
Titular del Órgano Interno
Revisa el informe de auditoría, las
de Control
cédulas de seguimiento, autoriza y
firma.
Titular de área de
Se reúnen para leer el informe y
Auditoria/Jefe de
plasmar
en
la
cédula
de
Departamento
observaciones
la
fecha
compromiso de atención y firma de
los responsables de atenderlas.
Formula la cédula única de Cédula Única de
Jefe de Departamento
auditoría.
Auditoría. (Formato
14)
Titular del área de Auditoria Elaboran cédula de supervisión de Cédula de
Interna/Jefe de
auditoría.
Supervisión de
Departamento
Auditoría (Formato
12)
Titular del Órgano Interno
de Control
Envía original del Informe de
Auditoría al director General con
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias
PASO
37.
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.07
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
9
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Titular de área de Auditoria
Interna
copia al Gerente General y al
Titular del Área Auditada.
Registra en el Sistema de
Información Periódica (SIP)
Termina Procedimiento
Revisión:
00
DOCUMENTO
Nivel:
02
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.07
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
10
6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS.
ANEXO Núm. DOCUMENTO
TÍTULO
7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS.
ANEXO
Núm. DOCUMENTO
TÍTULO
7.1
Formato 1
Formato 2
Carta de Planeación de Auditoria
Cronograma de actividades
7.2
Formato 3
Orden de Auditoria
7.3
Formato 4
Acta de inicio de Auditoria
7.4
Formato 5
Marco Conceptual
7.5
Formato 6
Cédulas de Trabajo
7.6
Formato 9
Informe de Auditoria
7.7
Formato 12
Cédula de Supervisión de Auditoria
7.8
Formato 14
Cédula Única de Auditoría
7.9
N.A.
Oficio de Solicitud de Información
8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN.
COPIAS
Original
1
N. A.
DISTRIBUCIÓN
ÁREA
Planeación y Calidad
Gerencia de Tecnología
Biblioteca “Gonzalo Robles”
Gerencia de Producción
Versión electrónica- solo lectura
Gerencia de Tecnología
(Intranet)
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.07
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
11
Revisión:
00
Nivel:
02
9. CONTROL DE CAMBIOS.
FECH
A
REVISIÓN
PÁGINAS
AFECTADAS
00
Todas
ORIGINADOR DEL
CAMBIO
NATURALEZA DEL
CAMBIO
Órgano
Interno
de Se valida y aprueba por el
y
Dirección
Control en el Fondo de COMERI
General.
Cultura Económica
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias de seguimiento
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.08
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
1
Revisión:
00
Nivel:
02
PROCEDIMIENTO PARA LA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO
1. OBJETIVO.
Planear y ejecutar las auditorías para verificar que las áreas auditadas atiendan, en los términos y
plazos acordados, las recomendaciones preventivas y correctivas planteadas en las cédulas de
observaciones de los informes emitidos en las auditorías anteriores e informar el avance de su
solventación.
2. ALCANCE.
Auditorías en las que se hayan determinado observaciones y recomendaciones correctivas y
preventivas.
3. POLITICAS.
•
Para el seguimiento de las recomendaciones, los auditores públicos recopilarán y registrarán
datos, analizarán la información y evaluarán los resultados, así como aplicarán los
procedimientos de auditoría que consideren necesarios para contar con la evidencia
suficiente, competente, pertinente y relevante con la que sustenten sus conclusiones y la
solventación de las observaciones.
•
Se establecerán mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicación de las
recomendaciones y se evaluarán los logros y mejoras alcanzadas como resultado de la
aplicación de las recomendaciones.
•
Las cédulas de seguimiento de observaciones deben ser comentadas con el responsable del
área auditada y posteriormente el Titular del OIC, mediante oficio informará los resultados
determinados en el seguimiento al Director del FCE y a las instancias que en cada caso se
requiera.
4. DEFINICIONES.
Recomendaciones correctivas: Acciones inmediatas de solución a los hechos observados.
Recomendaciones preventivas: Propuesta que permita prevenir la recurrencia de las observaciones
determinadas, que elimine las causas que las originaron o que promuevan una mejora.
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias de seguimiento
5. DESARROLLO.
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.08
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
2
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias de seguimiento
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.08
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
3
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias de seguimiento
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.08
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
4
5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
PASO
RESPONSABLE
1.
Titular del Órgano
Interno de Control
2.
Titular del área de
Auditoria Interna
ACTIVIDAD
Instruye al Titular del Área de Auditoría
Interna para ejecutar la auditoría de
Seguimiento conforme a lo establecido
en el Programa Anual de Auditoría y
Control (PAAC) autorizado por la SFP.
Recibe instrucciones del Titular del
Órgano Interno de Control para iniciar
la preparación de la auditoría de
seguimiento consultando en el PAAC
vigente, la unidad administrativa que
se va a revisar y las observaciones
sujetas a seguimiento.
Instruye a Jefe de Departamento para
que
revise
las
observaciones
originales y, en su caso, la información
remitida por el área para la atención
de las recomendaciones.
3.
4.
Jefe de Departamento
de Auditoria
Operacional
(Responsable de la
Revisión)/Auditor
Revisan los expedientes y el informe
de la auditoría en cuestión y preparan
Auditoría Operacional la información
para
el
seguimiento
a
las
observaciones.
5.
Titular del área de
Auditoria Interna/Jefe
de Departamento
Responsable de la
Revisión
Jefe de Departamento
Responsable de la
Revisión
Determina el universo, la(s) muestra(s)
selectiva(s) a revisar y las técnicas y
procedimientos de auditoría que
deberán aplicar.
7.
Titular del área de
Auditoria Interna
Define objetivo, alcance, recursos,
tiempo y estrategia para Ilevar a cabo
la revisión.
8.
Titular del área de
Auditoria Interna
Instruye a Jefe de Departamento que
elabore Carta de Plantación y
6.
Informa aI Titular del Área de Auditoría
la información recabada y los
responsables de la revisión de
resultados del análisis.
DOCUMENTO
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias de seguimiento
PASO
9.
10.
11.
RESPONSABLE
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.08
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
5
ACTIVIDAD
Auditoria Interna Cronograma de
Actividades.
Elaboran
la Carta de Planeación, el
Jefe de Departamento
Cronograma de Actividades y entrega
Responsable de la
al responsable de la revisión/al Titular
Revisión/Auditor.
del Área Auditoria Interna.
Titular del área de
Auditoria Interna
Titular del área de
Auditoria Interna
13.
Jefe del
Departamento/Auditor
15.
Carta de Planeación
(Formato 1)
Cronograma de
Actividades
(Formato 2)
Marco Conceptual
(Formato 5)
Recibe el Marco Conceptual firma y
solicita al Jefe del Departamento
proceda a elaborar la orden de
auditoría.
Elaboran la orden de auditoría.
Remite la orden de auditoría al Titular
del Área de Auditoría Interna para su
revisión y aprobación.
Titular del área de
Auditoria Interna
Recibe, revisa y envía la orden de
auditoría al Titular del Órgano Interno
de Control para su autorización y
firma.
Devuelve el documento al Jefe del
Departamento para entrega a las
áreas correspondientes.
Jefe de
Departamento/Auditor
Se presentan con el titular de la unidad
administrativa a auditar previa entrega
de la orden de auditoría; donde se le
informa la fecha de inicio, alcance,
áreas involucradas y periodo de la
16.
17.
02
DOCUMENTO
Orden de Auditoría
de
Seguimiento
(Formato 3)
14.
Nivel:
Revisa y firma de Vo.Bo. la Carta de
Plantación y el Cronograma de
Actividades.
Jefe del
Elabora el Marco Conceptual firma y lo
Departamento/Audito tuna al Titular de Auditoría Interna
r
para su Visto Bueno.
12.
Revisión:
00
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias de seguimiento
PASO
RESPONSABLE
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.08
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
6
ACTIVIDAD
Revisión:
00
Nivel:
02
DOCUMENTO
revisión.
Recaba firma y sello de recibido en la
orden de auditoría, entrega original y
conserva la copia con sello de acuse
para el archivo.
Levanta el acta de inicio de auditoría.
18.
19.
Acta de inicio de
auditoría (Formato
4)
20.
Inician la auditoría allegándose de
documentación y analizando la
información.
21.
Elabora oficio(s) de requerimiento de
información.
22.
Auditor
Recibe Ia información solicitada.
23.
Registra la información en cédulas y
papeles de trabajo con los índices y
marcas de auditoría.
24.
Analiza la información a profundidad y
detalle.
25.
26.
Jefe de
Departamento/Auditor
Evalúan los resultados y determinan el
avance en la solventación de las
observaciones y recomendaciones.
Solicita al área auditada, de existir, las
posibles aclaraciones por los puntos
no solventados.
No existen aclaraciones continua en la
actividad 27
Si existen aclaraciones. pasa a la
actividad 28
27.
Oficio de solicitud de
información
Solicita la evidencia documental, en su
caso, se realizan los ajustes en los
papeles de trabajo y en el proyecto de
Cédulas de trabajo
(Formato 6)
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias de seguimiento
PASO
RESPONSABLE
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.08
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
7
ACTIVIDAD
Revisión:
00
Nivel:
02
DOCUMENTO
la(s) cédula(s) de seguimiento.
28.
Titular del área
Auditada
29.
Jefe de Departamento/ Elaboran el informe de auditoría y la(s)
Auditor
cédula(s) de seguimiento.
30.
Titular del área de
Auditoria Interna
Revisa y aprueba el informe, lo rubrica
y lo entrega al Titular del Órgano
Interno de Control.
31.
Titular del Órgano
Interno de Control
Revisa el informe de auditoría, las
cédulas de seguimiento, autoriza y
firma.
32.
33.
Informe de Auditoría
(Formato 9)
Titular del área
Auditada/Titular del
área de Auditoria
Interna/Jefe de
Departamento
Se reúnen para leer el informe y
plasmar en la(s) cédula(s) de
seguimiento la fecha compromiso de
atención y firmas de los responsables
de atenderlas.
Jefe de Departamento Formula la Cédula Única de Auditoría.
34.
Titular del área de
Auditoria Interna/Jefe
de Departamento
35.
Titular del Órgano
Interno de Control
Titular del área de
Auditoria Interna
36.
Revisa el proyecto de la(s) Cédula(s)
de observación(es).
Elaboran: Cédula de supervisión de
seguimiento.
Cédula Única de
Auditoría (Formato
14)
Cédula de
supervisión de
seguimiento
(Formato 13)
Envía original del Informe de Auditoría.
Registra en el Sistema de Información
Periódica.
Termina Procedimiento
Registro en el SIP
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias de seguimiento
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.08
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
8
6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS.
ANEXO Núm. DOCUMENTO
TÍTULO
7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS.
ANEXO
Núm. DOCUMENTO
TÍTULO
7.1
Formato 1
Carta de Planeación
7.2
Formato 2
Cronograma de Actividades
7.3
Formato 3
Orden de Auditoría de Seguimiento
7.4
Formato 4
Acta de inicio de auditoría
7.5
Formato 5
Marco Conceptual
7.6
Formato 6
Cédulas de trabajo
7.7
Formato 9
Informe de Auditoría
7.8
Formato 13
Cédula de supervisión de seguimiento
7.9
Formato 14
Cédula Única de Auditoría
7.10
N.A.
Registro en el SIP
7.11
N.A.
Oficio de solicitud de información
8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN.
COPIAS
Original
1
N. A.
DISTRIBUCIÓN
ÁREA
Planeación y Calidad
Gerencia de Tecnología
Biblioteca “Gonzalo Robles”
Gerencia de Producción
Versión electrónica- solo lectura
Gerencia de Tecnología
(Intranet)
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento para la preparación y ejecución
de auditorias de seguimiento
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.08
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
9
Revisión:
00
Nivel:
02
9. CONTROL DE CAMBIOS.
FECH
A
REVISIÓN
PÁGINAS
AFECTADAS
00
Todas
ORIGINADOR DEL
CAMBIO
NATURALEZA DEL
CAMBIO
Órgano
Interno
de Debido al cambio en el
Interior
de
Control en el Fondo de Reglamento
Trabajo
Cultura Económica
Procedimiento para las revisiones de control
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.09
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
1
Revisión:
00
Nivel:
02
PROCEDIMIENTO PARA LAS REVISIONES DE CONTROL
1. OBJETIVO.
Planear y ejecutar las revisiones de control con la Calidad que la Secretaría de la Función Pública
nos recomienda a través de la Guía de Revisión de Aseguramiento de la Calidad y las Guías
Generales y especificas para las revisiones de control.
2. ALCANCE.
Este procedimiento se encuentra basado en las actividades que la Guía General para las
revisiones de control, recomienda, sin perjuicio de lo estipulado en las guías especificas.
3. POLITICAS.
•
Realizará las revisiones de control de acuerdo al Programa de Anual de Trabajo del Órgano
Interno de Control.
•
Determinar y pactar las acciones de mejora derivadas de las revisiones y/o seguimientos de
control practicados.
•
Dará seguimiento a la implementación de las acciones de mejora determinadas y pactadas en
las revisiones realizadas.
4. DEFINICIONES.
PAT: Programa Anual de Trabajo
SIP: Sistema de Información Periódica
Acciones de mejora: Actividad que se lleva a cabo para fortalecer el sistema de control interno de una
función, operación proceso, sistema o programa, y que contribuye a la prevención, disminución y/o
eliminación de los riesgos que pudieran obstaculizar el cumplimiento de sus metas y objetivos.
Control Interno: Proceso efectuado por el concepto consejo de administración, la dirección y el resto de
personal de la institución con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable sobre el logro de los
objetivos de la organización.
Procedimiento para las revisiones de control
5. DESARROLLO.
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.09
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
2
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento para las revisiones de control
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.09
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
3
2
Se presentan con el titular del área
admva. a auditar previa entrega de la
Orden de Revisión.
TDC
17
Recaba firma y sello de recibido en la
Orden de Revisión, entrega original y
conserva la copia con sello de acuse para
el archivo.
TDC
18
Inician la revisión recopilando datos,
allegándose de documentación y
analizando la información.
TDC
19
Elabora oficio (s) de requerimiento de
información.
TDC
20
21
Registra la información en cédulas y
papeles de trabajo con los índices y
marcas de revisión.
TDC
22
Analizan la información a profundidad y
detalle para determinar los hallazgos.
TDC
23
Evalúan los resultados y determinan
Acuerdo de Control y Acciones de Mejora.
TDC
JDE
25
Solicita evidencia documental, en su
caso, realizan los ajustes en los papeles
de trabajo y el proyecto de acciones de
mejora y presenta al TOIC.
TDC
26
Elabora el informe de la revisión y las cédulas definitivas
señalando clara y concisamente las principales
irregularidades detectadas y lo entrega al Titular del
Área de Auditoría Interna.
JDE
27
Elaboran el informe de la revisión y las
cédulas definitivas señalando las
principales irregularidades detectadas y lo
entrega al TOIC.
TAA
28
Revisa el informe de revisión, las cédulas
de seguimiento, autoriza y firma.
Recibe la información solicitada.
TDC
Solicita la evidencia documental, en su caso, se realiza
los ajustes en los papeles de trabajo y en el proyecto de
las acciones de mejora y presenta al Titular del Área de
Auditoría Interna.
24
JDE
29
Revisan informe y plasman en la cédula
de acciones de mejora la fecha
compromiso de atención y firma de los
responsables de atenderlas.
TAA
30
Envía original del informe de la revisión al
Director General con copia al Gerente
General y Titular del área revisada del
FCE.
JDE
31
Registra en el Sistema de Información
Periódica (SIP) .
TOIC
32
Responsable de Actividad
TOIC: Titular de Órgano Interno de Control.
TDC: Titular del Departamento de Control y
Evaluación.
TAA: Titular del Área Auditda
JDE: Jefe de Departamento.
RAR: Responsable del Área de Revisión
AUD: Auditor.
Fin
Revisión:
00
Nivel:
02
Procedimiento para las revisiones de control
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.09
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
4
Revisión:
00
Nivel:
02
5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
Titular del Área de
Auditoria Interna
Instruye al Titular del Departamento de
Control y Evaluación a que ejecute la
revisión conforme a lo establecido en
el
Programa
Anual
de
Trabajo (PAT) autorizado por la SFP.
Jefe del Departamento Recibe instrucciones del Titular del
de Control y
Área de Auditoría Interna e inicia
Evaluación
preparación de la revisión consultando
en el PAT control vigente, la unidad
administrativa que se va a revisar y el
tipo de revisión
(áreas proclives
evaluación
de programas
a corrupción,
gubernamentales).
Revisa antecedentes del área o
concepto a revisar.
Jefe del Departamento Recaba y revisa antecedentes de
de Control y
revisiones
anteriores
del
área
Evaluación
administrativa que se va a revisar.
Estudia las funciones, operaciones y
programas a cargo del área revisada y
el marco legal aplicable, así como Ia
información
que
contengan
los
manuales de organización, políticas y
procedimientos.
Determina los objetivos, alcance,
universo, la(s) muestra(s) selectiva(s)
a
revisar
y
las
técnicas
y
procedimientos que deberán aplicar.
Jefe del Departamento Turna al Titular del Área de Auditoría
de Control y
Interna la información recabada y los
Evaluación
resultados del análisis.
Define objetivo, alcance, recursos,
Titular del Área de
tiempo y estrategia para Ilevar a cabo
Auditoría Interna
la revisión.
Jefe del
Elabora Carta de Plantación y
Departamento de
Cronograma de Actividades y lo turna
Control y Evaluación al Titular del Área de Auditoría Interna
Carta de Planeación
(Formato 1)
Procedimiento para las revisiones de control
PASO
RESPONSABLE
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.09
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
5
ACTIVIDAD
para su revisión y autorización.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Jefe del Departamento Revisa y firma de Vo. Bo. la Carta de
de Control y
Planeación y el Cronograma de
Evaluación
Actividades.
Elabora Marco Conceptual firma y
solicita al Auditor proceda a elaborar la
orden de la revisión.
Elaboran la orden de la revisión en
base al PAT.
Jefe del Departamento
de Control y
Evaluación
Titular del Área de
Auditoría Interna
Jefe del Departamento
de Control y
Evaluación
Jefe del Departamento
de Control y
Evaluación
Revisión:
00
Nivel:
02
DOCUMENTO
Cronograma de
actividades
(Formato2)
Orden de revisión
(Formato 3)
Remite la orden de la revisión al Titular
del Área de Auditoría Interna para su
revisión y firma.
Recibe, revisa y firma Ia orden de la
revisión.
Entrega el documento a las áreas
correspondientes.
Se presentan con el titular de la unidad
administrativa previa entrega de la
orden de revisión; donde se le informa
la fecha de inicio, termino, alcance,
áreas y periodo de la revisión.
Recaba firma y sello de recibido en la
orden de revisión, entrega original y
conserva la copia con sello de acuse
para el archivo.
Inician la revisión recopilando datos,
allegándose de documentación y
analizando la información.
Elabora oficio(s) de requerimiento de
información.
Recibe la información solicitada.
Registra la información en cédulas y
papeles de trabajo con los índices y
marcas de revisión.
Oficio de solicitud de
Información
Procedimiento para las revisiones de control
PASO
RESPONSABLE
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.09
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
6
ACTIVIDAD
Analiza la información a profundidad y
detalle para determinar los hallazgos.
Evalúan los resultados y determinan
Acuerdo de Control y Control y
Acciones de Mejora.
22.
23.
Nivel:
02
DOCUMENTO
Acuerdo de Control
y Cédula de
Acciones Mejora
(Anexo 15 y 16)
Solicita al área revisada, de existir, las
posibles aclaraciones de los hallazgos
detectados.
Solicita la evidencia documental, en su
caso, se realiza los ajustes en los
papeles de trabajo y en el proyecto de
las acciones de mejora y presenta al
Titular del Área de Auditoría Interna.
24.
25.
26.
Titular del Área de
Auditoría Interna
27.
Jefe del Departamento
Elabora el informe de la revisión y las
de Control y
cédulas definitivas señalando clara y
Evaluación
concisamente
las
principales
irregularidades detectadas y lo entrega
al Titular del Área de Auditoría Interna.
28.
Titular del Área de
Auditoría
Examina el informe de la revisión y las
cédulas de acciones de mejora,
autoriza y firma.
Titular del área
Auditada/Jefe del
Departamento de
Control y Evaluación
Se reúnen para leer el informe y
plasmar en la cédula de acciones de
mejora la fecha compromiso de
atención y firma de los responsables
de atenderlas.
29.
Revisión:
00
Revisa los papeles de trabajo y el
proyecto de las acciones de mejora y
hace
las
correcciones
correspondientes.
30.
Titular del Área de
Auditoría
31.
Jefe del Departamento Registra en el Sistema de Información
de Control y
Periódica.
Evaluación
Informe de revisión
(anexo 9)
Envía original del informe de la
revisión al Director General con copia
al Gerente General y Titular del área
revisada del FCE.
Registro en el SIP
Procedimiento para las revisiones de control
PASO
RESPONSABLE
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.09
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
7
ACTIVIDAD
Revisión:
00
Nivel:
02
DOCUMENTO
Termina Procedimiento
•
NOTA: Los documentos deberán requisitarse conforme lo señala la Guía General de Revisiones
de Control, expedida par la Secretaría de la Función Pública en junio de 2006.
Procedimiento para las revisiones de control
Fecha de liberación:
10.11.10
Área responsable:
Órgano Interno de Control en el Fondo de
Cultura Económica
Fecha de revisión:
N.A
Código de documento:
FCE-OIC-PR.09
Páginas :
Tipo de documento:
Manual de Organización,
Políticas y Procedimientos
8
Revisión:
00
Nivel:
02
6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS.
ANEXO Núm. DOCUMENTO
TÍTULO
7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS.
ANEXO
Núm. DOCUMENTO
TÍTULO
Formato 1
Carta de Planeación
Formato 2
Cronograma de actividades
Formato 3
Orden de revisión
Anexo 9
Informe de revisión
Anexo 15 y 16
Acuerdo de Control y Cédula de Acciones
Mejora
N.A.
Oficio de solicitud de Información
N.A.
Registro en el SIP
8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN.
COPIAS
DISTRIBUCIÓN
Original
1
N. A.
ÁREA
Planeación y Calidad
Gerencia de Tecnología
Biblioteca “Gonzalo Robles”
Gerencia de Producción
Versión electrónica- solo lectura
Gerencia de Tecnología
(Intranet)
9. CONTROL DE CAMBIOS.
FECH
A
REVISIÓN
00
PÁGINAS
AFECTADAS
Todas
ORIGINADOR DEL
CAMBIO
NATURALEZA DEL
CAMBIO
Órgano
Interno
de Debido al cambio en el
Control en el Fondo de Reglamento
Interior
de
Cultura Económica
Trabajo
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
VIII.
FORMATOS
FORMATOS DE LA GUÍA GENERAL
DE
AUDITORÍA PÚBLICA
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formato 1
Carta de Planeación
Órgano Interno de Control en
Carta de Planeación
Ente:
No. de auditoría
(2)
Área a revisar
(3)
Fecha:
(4)
Clave de programa y descripción de la auditoría (5)
Antecedentes
(6)
Objetivo
(7)
Alcances
(8)
Problemática
(9)
Estrategia
(10)
Personal Comisionado
(11)
nombre
iniciales
firma
rúbrica
elaboró (12)
visto bueno (13)
autorizó (14)
nombre y firma
nombre y firma
nombre y firma
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Carta de planeación
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Conocer antecedentes y generalidades del concepto a revisar y determinar los objetivos y
actividades generales de la auditoría, así como delimitar la oportunidad de los recursos y tiempos
asignados.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de Control (OIC)
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Ente
Nombre del ente correspondiente.
2
No. de Auditoría
Número de la auditoría que se practica, de
acuerdo con el Programa Anual de Trabajo
o el número que le corresponda tratándose
de auditorías no programadas.
3
Área a revisar
Nombre del área sujeta a revisión.
4
Fecha
Fecha de elaboración de la carta de
planeación.
5
Clave de programa y descripción
de la auditoria
Clave del programa y descripción de
auditoría de conformidad con el programa
anual de trabajo -detallado- del OIC.
6
Antecedentes
Antecedentes del área por auditar, con la
descripción de: objetivo del área, su
estructura,
marco
legal
aplicable,
principales
políticas
y
funciones,
actividades que realiza, distribución física
de las áreas de trabajo, resultados más
importantes de auditorías anteriores,
información financiera y presupuestaria, así
como los demás elementos que permitan al
auditor público tener un conocimiento
general antes de iniciar la auditoría.
Id.
Elemento
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Descripción
7
Objetivo
Objetivo de la auditoría, el que debe ser
congruente con el Programa Anual de
Trabajo, con excepción de las auditorías no
programadas.
Este
objetivo
debe
caracterizarse por ser claro, preciso,
medible y alcanzable.
8
Alcances
Alcance general referido al ejercicio o
período y Concepto a revisar.
9
Problemática
Problemas a los que pueden enfrentarse
los auditores públicos para la ejecución de
la auditoría como pueden ser: especialidad
de las operaciones, atraso en el registro o
desarrollo de funciones, actitud del personal
auditado, antigüedad de las operaciones.
10 Estrategia
La estrategia debe considerar las acciones
para realizar la auditoría en el tiempo y con
el personal asignado y, en su caso, para
reducir el efecto de la problemática que
pudiese incidir en la ejecución de la
auditoría. De ser necesario se justificarán
las modificaciones del tiempo a emplear y/o
la cantidad y/o perfil de los auditores
públicos.
11 Personal Comisionado
Nombre completo del personal asignado a
la auditoría, y las iniciales de su nombre,
firma y rúbrica para identificar sus papeles
de trabajo.
12 Elaboro
Nombre y firma de la persona que elabora
la carta de planeación.
13 Visto Bueno
Nombre y firma del Jefe de Grupo que
otorga el visto bueno a la carta de
planeación.
14 Autorizó
Nombre y firma de la persona que autoriza
la carta de planeación (Titular del Área de
Auditoría Interna del OIC).
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formato 2
Cronograma de Actividades a Desarrollar
Órgano Interno de Control en
(1)
Cronograma de Actividades a Desarrollar
Área por Auditar: (2)
Clave del programa y descripción de la auditoría (4)
No.
Actividad
Aud.
(6)
(7)
(8)
Sábados y Domingos
Asueto
Estimado
T
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
E
R
(11)
(11)
No. de auditoría:
M es :
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
(3)
(5)
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
29
30
Iniciales del auditor que realiza la actividad
(13)
Elaboró
31
Días
(10)
(10)
Estimado:
Real:
Real
Aud:
28
(9)
(9)
T:
E:
R:
Tiempo
Estimado
Real
(14)
Vo.Bo.
(15)
Autorizó
(12)
(12)
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Cronograma de Actividades a Desarrollar
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Graficar el tiempo programado para llevar a cabo la auditoría, en el que también se describirán las
actividades que el grupo de auditores efectuará desde el inicio hasta su conclusión.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de Control (OIC)
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Nombre
Nombre del ente correspondiente.
2
Área por auditar
Nombre del área sujeta a revisión.
3
No. De Auditoria
Número de la auditoría que se practica, de
acuerdo con el Programa Anual de Trabajo
o el número que le corresponda tratándose
de auditorías no programadas.
4
Clave del programa y descripción
de la auditoria
Clave del programa y descripción de
auditoría de conformidad con el programa
anual de trabajo -detallado- del OIC.
5
Mes
Mes al que se refieren las actividades.
6
No.
Número consecutivo de las actividades.
7
Actividad
Descripción de las actividades.
8
Auditores
Iniciales de los auditores a los que se les
asignó la actividad.
Id.
9
Elemento Formatos de la Guía General de Auditoria
Descripción
Pública
E/R
Estos renglones se refieren en primera
instancia al tiempo en que se estima llevar
a cabo una actividad y la segunda al tiempo
real en que se realizó. Su llenado se realiza
rellenando los cuadros de días y
actividades con los formatos de sombreado
mostrados en la parte inferior izquierda del
formato.
10 Días
Totales de días programados y de días
utilizados, respectivamente, por cada
actividad.
11 Iniciales y nombres de los
Iniciales y nombre de los auditores públicos
comisionados, mismas que sirven de
referencia para identificar quién es el
responsable de cada actividad.
auditores
12 Tiempo estimado y real
Totales de días programados y de días
utilizados, respectivamente, de la auditoría.
13 Elaboró
Nombre y firma de la persona que elabora
el cronograma.
14 Vo.Bo.
Nombre y firma del Jefe de Grupo que
otorga el visto bueno al cronograma.
15 Autorizó
Nombre y firma de la persona que autoriza
el cronograma (Titular del Área de Auditoría
Interna del OIC).
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formato 3
Orden de Auditoría
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN (1)
SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN
PÚBLICA
ORDEN DE AUDITORÍA NÚMERO (2)
(3)
Asunto:
Se ordena la práctica de auditoría
(4)
Presente
Con objeto de verificar y promover en esa unidad administrativa el cumplimiento de sus programas
sustantivos y de la normatividad aplicable, y con fundamento en lo dispuesto por
(5)
, se
le notifica que se auditará esa unidad administrativa en sus áreas o cualquier otra instalación.
Para tal efecto se servirá proporcionar a los CC. Auditores Públicos:
(6)
, a quienes se servirá
proporcionar los libros principales y auxiliares, registros, reportes, correspondencia y demás efectos
relativos a sus operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas que estimen
necesarios, así como suministrarles todos los datos e informes que soliciten para la ejecución de la
auditoría, la cual se practicará a: (7)
y abarcará el período (7).
Atentamente,
SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIÓN
(8)
c.c.p. (9)
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Orden de Auditoria
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Notificar al auditado el inicio formal de la auditoría.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano interno de control
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Ente
Nombre del ente correspondiente.
2
Orden de Auditoria
Número de la auditoría.
3
Lugar y Fecha
Localidad y fecha de elaboración de la
orden de auditoría.
4
Nombre y Puesto
Nombre y cargo del servidor público a quien
se dirige la orden y el domicilio donde se
ubica el área por auditar.
5
Normatividad
Normatividad federal en la que se
fundamente la emisión de la orden de
auditoría, dependiendo del ente a auditar.
6
Auditores
Personal comisionado en la auditoría, con
la indicación de la persona designada como
Jefe de Grupo y del Titular del Área de
Auditoría Interna como coordinador de la
auditoría.
7
Período
Alcances de la auditoría y período por
revisar.
8
Atentamente
Nombre y firma del Titular del OIC o de
quien lo supla, de conformidad con el
Reglamento Interior de la SFP.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Id.
9
Elemento
c.c.p.
Descripción
Nombre, cargo y adscripción de los
servidores públicos a los que se enviará
copia de la orden.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formato 4
Acta de Inicio de Auditoría
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL (QUE CORRESPONDA) (1)
ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA
SECRETARÍA DE LA
FUNCIÓN PÚBLICA
Folio 20003001 (2)
En México, Distrito Federal, (o la localidad donde se levanta el acta), siendo las (anotar la hora del
inicio del acto) horas, del día (anotar el día, mes y año correspondiente), los CC. (mencionar el
nombre completo de los auditores comisionados) auditores públicos adscritos al Órgano Interno de
Control en (citar el nombre del ente), hacen constar que se constituyeron legalmente en las oficinas
que ocupa (anotar el nombre del área visitada), ubicadas en (anotar el domicilio completo del lugar
donde se levanta el acta), a efecto de hacer constar los siguientes: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Hechos-(3)-------------------------------------------------------------En la hora y fecha mencionadas los auditores actuantes se presentaron en las oficinas citadas y ante
la presencia del C. (nombre del titular del área visitada incluyendo su cargo), procedieron a
identificarse en el orden mencionado con las credenciales números: (anotar los números de
credenciales institucionales de cada auditor público), expedidas por (mencionar el área que
expide las credenciales).---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Acto seguido, hacen entrega formal del original de la orden de auditoría (anotar el número y fecha
de la orden de auditoría), emitida por el Titular del Órgano Interno de Control (o por quien lo supla,
de conformidad con el Reglamento Interior de la SFP) en (mencionar el ente correspondiente) al C.
(citar el nombre completo y puesto del servidor público a quien está dirigida la orden de
auditoría), quien firma para constancia de su puño y letra en un ejemplar de la misma orden, en el
cual también se estampó el sello oficial de la unidad administrativa visitada, acto con el que se tiene
por formalmente notificada la orden de auditoría que nos ocupa. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Para los efectos del desahogo de los trabajos a que la misma se contrae, se solicita al servidor
público que la recibe se identifique, exhibiendo éste (anotar el tipo y número de la identificación
que presenta) expedida a su favor por (mencionar la instancia que la expide), documento que se
tiene a la vista y en el que se aprecia en su margen (citar el lugar donde se encuentra la fotografía
del servidor público que la presenta) una fotografía cuyos rasgos fisonómicos corresponden a su
portador, a quien en este acto se le devuelve por así haberlo solicitado.----------------------------------------Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Los auditores públicos exponen al titular de la unidad administrativa visitada el alcance de los trabajos
a desarrollar, los cuales se ejecutarán al amparo y en cumplimiento de la orden de auditoría citada,
mismos que estarán enfocados a (mencionar los alcances de la revisión y el ejercicio o período
por auditar). Acto seguido se solicita al C. (anotar el nombre del servidor público con quien se
entiende el acto) designe dos testigos de asistencia (En caso de negativa serán nombrados por
los auditores actuantes), quedando designados los CC. (mencionar los nombres completos de
las personas designadas como testigos, domicilios oficiales o particulares, documento con
que se identifican, Registro Federal de Contribuyentes), quienes aceptan la designación.----------------------------------------------------------------------------------El C. (nombre del titular del área visitada) en este momento designa al C. (anotar el nombre y
cargo del servidor público) como la persona encargada (enlace) de atender los requerimientos de
información relacionados con la auditoría, quien acepta la designación (solicitar que la designación
se realice a través de oficio) --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------pasa al folio 20003002---------------------------------------------------------------------------------------------------------viene del folio 20003001-----------------------------------------El C. (nombre de la persona con quien se entiende la diligencia), previo apercibimiento para
conducirse con verdad y advertido de las penas en que incurren los que declaran con falsedad ante
autoridad distinta a la judicial, según lo dispone la fracción I del artículo 247 del Código Penal,
manifiesta llamarse como ha quedado asentado, tener la edad de (anotar la edad del visitado) años,
estado civil (anotar el estado civil del visitado), originario de (anotar la localidad y estado de
nacimiento del visitado), con domicilio en (anotar el domicilio particular u oficial, del visitado) y
Registro Federal de Contribuyentes número (anotar el registro federal de contribuyentes del
visitado), dice que en este acto recibe el original de la orden de auditoría número (citar el número y
fecha de la orden de auditoría), hecho con el que se da por formalmente notificado y se pone a las
órdenes de los auditores actuantes para atender los requerimientos que le formulen para que
cumplan su cometido.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------No habiendo más hechos que hacer constar se da por concluida la práctica de esta diligencia, siendo
las (anotar la hora de conclusión del acto) de la misma fecha en que fue iniciada.------------------------Asimismo, previa lectura de lo asentado la firman al margen y al calce de todos y cada uno de los
folios los que en ella intervinieron, haciéndose constar que este documento fue elaborado en tres
ejemplares, de los cuales se entrega uno al servidor público con el que se entendió la diligencia.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Por (mencionar el nombre del área que intervino en el acta, seguido del ente)
C. (nombre y firma de la persona que atendió la diligencia)
(4)
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
C. (nombre y firma de la persona designada como enlace)
Por el Órgano Interno de Control
(5)
(nombre y firma de los auditores participantes)
Testigos de Asistencia (6)
(nombre y firma del testigo)
(nombre y firma del testigo)
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Acta de Inicio de Auditoría
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Hacer constar la entrega formal de la orden de auditoría, el nombre, cargo y datos de
identificación de los servidores públicos participantes en el acto; el alcance de los trabajos a
desarrollar y período por auditar.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano interno de control
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Ente
Ente Correspondiente.
2
Folio
Número de folio.
3
Hechos
Menciona quiénes intervienen en el acto y
el objetivo del mismo.
4
Nombre y Firma
Nombre y firma de la persona que atendió
la diligencia y del enlace asignado.
5
Por el Órgano Interno de Control
6
Testigos de asistencia
Nombre y firma de los auditores que
participaron.
Nombre y firma del testigo
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formato 5
Marco Conceptual
Órgano Interno de Control en (1)
Marco Conceptual
Ente: (1)
Área a auditar: (2)
No. de auditoría: (3)
Clave de programa y
descripción de la auditoría:
(4)
Concepto a revisar:
(5)
Objetivo:
(6)
Universo:
(7)
Muestra:
(8)
Procedimientos:
(9)
Fecha de elaboración: ____________________
elaboró (10)
visto bueno (11)
nombre y firma
nombre y firma
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Marco Conceptual
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Identificar datos de la auditoría; concepto a revisar; objetivo específico que se persigue; universo,
muestra, así como los procedimientos que se aplicarán durante el desarrollo del trabajo, de
acuerdo con las especificaciones.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de Control (OIC)
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Ente
Nombre del ente correspondiente.
2
Área a auditar
Nombre del área sujeta a revisión.
3
No. De Auditoria
Número de la auditoría que se practica, de
acuerdo con su Programa Anual de Trabajo
o el número que le corresponda tratándose
de auditorías no programadas.
4
Clave de programa y descripción
de la auditoria
Clave del programa y descripción de
auditoría de conformidad con el programa
anual de trabajo -detallado- del OIC.
5
Concepto a revisar
Concepto a revisar específico asignado al
auditor público para su análisis por ejemplo,
obra pública: a) planeación; b) contratación;
c) ejecución; d) finiquito.
6
Objetivo
Fin que se persigue al efectuar la revisión
de los conceptos seleccionados. Los
objetivos deben ser claros, concisos,
medibles y alcanzables.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Id.
Elemento
Descripción
7
Universo
Procesos, programas u operaciones totales
susceptibles de ser revisados. Cuando el
universo se refiera a datos que puedan
cuantificarse econonómicamente, también
se indicará dicha cuantificación.
8
Muestra
Parte seleccionada del universo para su
revisión y los criterios utilizados. Indicar el
porcentaje que representa la muestra
respecto del universo.
9
Procedimientos
Mención cronológica de los procedimientos
de auditoría que se desarrollarán;
considerando el alcance y naturaleza de las
pruebas que el auditor público considere
pertinentes para cumplir el objetivo de la
revisión del concepto seleccionado.
10 Elaboró
Nombre y firma de la persona que elabora
el marco conceptual.
11 Vo.Bo.
Nombre y firma del Jefe de Grupo que
otorga el visto bueno al marco conceptual.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formato 6
Cédulas de Trabajo
Nombre del ente: (1)
Elaboró (6)
Fecha (6)
Área auditada: (2)
Revisó (7)
Fecha (7)
Número de auditoría: (3)
Concepto a revisar: (4)
Tipo de cédula: (5)
(8)
Cuerpo de la Cédula
Notas:
(9)
Marcas:
(10)
Fuentes:
(11)
Conclusiones (12)
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Cédulas de trabajo
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
La ejecución de los procedimientos de auditoría se registra en cédulas de trabajo, las cuales se
realizan conforme las necesidades de información que requiere analizar y registrar el auditor
público. Enseguida se describen algunos requisitos mínimos que deben contener las cédulas de
trabajo.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de control (OIC)
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Nombre del ente
Nombre del ente correspondiente.
2
Área auditada
Nombre del área sujeta a revisión.
3
Numeró de Auditoria
Número de auditoría.
4
Concepto a revisar
Nombre específico del Concepto a revisar.
5
Tipo de cédula
Tipo de cédula: sumaria, analítica
6
Elaboró y Fecha
Iniciales del auditor que elaboró la cédula,
rúbrica y fecha.
7
Revisó y Fecha
Iniciales del Jefe de Grupo, rúbrica y fecha.
8
Cuerpo de la cédula
El cuerpo de la cédula debe identificar
claramente los datos ahí asentados,
haciendo uso de conectores, marcas y
cruces para dar mayor claridad al
Id.
Elemento
Formatos de la Guía GeneralDescripción
de Auditoria Pública
contenido.
9
Notas
Al calce de la cédula se incluyen las notas
aclaratorias que procedan.
10 Marcas
Al calce de la cédula se define el significado
de las marcas utilizadas (en caso de no
contar con cédula de marcas).
11 Fuentes
Al calce se menciona la fuente documental
de los datos registrados en la cédula.
12 Conclusiones
Opinión del auditor respecto de la situación
de los Conceptos revisados.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formato 7
Cédula de Observaciones
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Cédula de Observaciones
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Presentar los resultados que se determinen en la auditoría de las situaciones irregulares o
susceptibles de mejora.
RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de Control (OIC)
3. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
4. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Ente
Nombre del ente correspondiente.
2
No. De hojas
Número consecutivo que corresponde a
cada hoja iniciando con la del índice y se
numerará una vez que se cuente con el
informe completo.
3
Número de auditoria
Número de auditoría.
4
Número de observaciones
Número asignado a la observación dentro
de la auditoría.
5
Monto fiscalizable
Importe expresado en miles de pesos del
total de los procesos, programas u
operaciones del concepto susceptible de
revisar, cuando proceda cuantificar.
6
Monto fiscalizado
Importe revisado, expresado en miles de
pesos, que forma parte del importe
identificado en el punto 5 como fiscalizable.
7
Monto por aclarar
Importe expresado en miles de pesos, que
Id.
Elemento
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Descripción
deberá ser aclarado, en su caso.
8
Monto por recuperar
Importe expresado en miles de pesos, que
deberá ser reembolsado, en su caso.
9
Riesgo
Clasificación de la observación conforme se
señale en los “Lineamientos Generales
para la Presentación de los Informes y
Reportes del Sistema de Información
Periódica”.
10 Sector
Nombre del sector al que pertenece el ente.
11 Clave
Clave presupuestaria del sector al que
pertenece el ente.
12 Área auditada
Nombre del área a la que se practicó la
auditoría.
13 Clave de programa y descripción
Clave del programa y descripción de
auditoría de conformidad con el programa
anual de trabajo -detallado- del OIC.
de auditoria
14 Observaciones
Observación
Título:
Describir de manera concisa el concepto de
la observación.
Observación:
Plantear de manera clara y precisa las
situaciones, hechos, conductas u omisiones
detectadas, con la identificación de los
elementos que la constituyen y, en su caso,
la integración de los importes por recuperar
y/o aclarar expresados en pesos.
Causa:
Señalar el motivo que dio origen a la
observación.
Efecto
Señalar
las
posibles
repercusiones
generadas y las que en un futuro puedan
generarse con la continuación de la
situación observada.
Fundamento legal:
En su caso, indicar los artículos o
referencias de las leyes, reglamentos y toda
normatividad transgredida, por los actos u
omisiones descritos en la observación.
15 Recomendaciones
Recomendaciones:
Id.
Elemento
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Descripción
Correctiva:
Proponer acciones inmediatas de solución
a los hechos observados.
Preventiva:
Propuesta que permita prevenir la
recurrencia
de
las
observaciones
determinadas, que elimine las causas que
las originaron o que promuevan una
mejora.
16 Fecha compromiso
Fecha compromiso:
Anotar día, mes y año en el que el servidor
público responsable encargado de su
atención se compromete a atender las
recomendaciones propuestas, sin exceder
de un plazo de 45 días hábiles; quien debe
firmar cada cédula anotando su nombre,
cargo y fecha de firma.
17 Auditor/Jefe de grupo
Nombre, cargo y firma del auditor público
que detectó la observación y del Jefe de
Grupo.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formato 8
Oficio de Envío de Informe de Auditoría
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Oficio de Envío de Informe de Auditoría
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Documento mediante el cual se hace la entrega del informe de auditoría al servidor público del
ente a quien le fue remitida la orden de auditoría.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de Control (OIC)
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Ente
Nombre del ente correspondiente.
2
Hoja No.
Número consecutivo de las hojas del oficio
de envío.
3
Total de Hojas
Número total de las hojas que integran el
oficio de envío.
4
No. De Auditoria
Número de la auditoría que corresponda,
de acuerdo con el Programa Anual de
Trabajo del OIC o el que le corresponda a
la auditoría no programada.
5
Sector
Nombre del sector al que pertenece el ente
auditado.
6
Clave
Registro presupuestario del ente.
7
Área Auditada
Nombre del área auditada.
8
Clave de Programa y descripción
de auditoria
Clave del programa y descripción de
auditoría de conformidad con el programa
anual de trabajo -detallado- del OIC.
Nota: En el cuerpo del modelo de oficio se citan las instrucciones a seguir, con negritas entre
paréntesis, para identificar la información que se debe incluir en cada espacio.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formato 9
Informe de Auditoría
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Informe de Auditoria
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Dar a conocer los hallazgos detectados y emitir la opinión general o juicio respecto de la situación
de los conceptos auditados, apoyada en la evidencia obtenida.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de Control (OIC)
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Ente
Nombre del ente correspondiente.
2
Hoja No.
Número consecutivo que corresponde a
cada hoja iniciando con la del índice y se
numerará una vez que se cuente con el
informe completo.
3
Total de Hojas
Número total de hojas que integran el
informe de auditoría a partir del índice
4
No. De Auditoria
Número de la auditoría que corresponda,
de acuerdo con el Programa Anual de
Trabajo del OIC o el que le corresponda a
la auditoría no programada.
5
Sector
Nombre del sector al que pertenece el ente
auditado.
6
Clave
Registro presupuestario del ente.
7
Área Auditada
Nombre del área auditada.
8
Clave de Programa y descripción
de auditoria
Clave del programa y descripción de
auditoría de conformidad con el programa
anual de trabajo -detallado- del OIC.
Nota: En el cuerpo del modelo del informe se citan las instrucciones a seguir, con negritas entre
paréntesis, para identificar la información que se debe incluir en cada espacio.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formato 10
Cédula de Seguimiento
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Cédula de seguimiento
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Mostrar el avance en la atención de las recomendaciones hechas por el auditor y las acciones
implantadas por el área auditada.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de Control (OIC)
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Ente
Nombre del ente correspondiente.
2
Número de auditoria
Número de auditoría en la que se generó la
observación.
3
Número de Observación
Número asignado a la observación en la
auditoría original.
4
Instancia fiscalizadora
Iniciales de la instancia fiscalizadora que
generó la observación (AE, ASF, OIC,
UAG, entre otros).
5
Monto por aclarar
Monto por aclarar determinado en la
observación original.
6
Monto por recuperar
Monto por recuperar determinado en la
observación original.
7
Hoja No. de
Número consecutivo que corresponde a la
cédula y al total de las cédulas elaboradas
en el seguimiento.
8
Número de Auditoria de
seguimiento
Número de auditoría de seguimiento.
9
Saldo por aclarar
Saldo por aclarar del monto determinado en
la observación original.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Id.
Elemento
Descripción
10 Saldo por recuperar
Saldo por recuperar del monto determinado
en la observación original.
11 Avance
Porcentaje de avance alcanzado a la fecha
del seguimiento.
12 Sector
Nombre del sector al que pertenece el ente
auditado.
13 Clave
Clave presupuestaria del ente auditado.
14 Área auditada
Nombre del área a la que se practica la
auditoría de seguimiento.
15 Clave de programa y descripción
Clave del programa y descripción de
auditoría de conformidad con el programa
anual de trabajo -detallado- del OIC.
de la auditoria
16 Observación
Transcribir la observación y recomendación
original a la cual se dio seguimiento, tal
como se encuentran en la cédula de
observaciones original. Las causas, efectos
y fundamentos legales no se incluyen.
17 Situación actual
Resumen de las acciones implantadas por
las áreas responsables de dar atención a
las recomendaciones señaladas en la
observación original, montos aclarados y/o
recuperados. Argumentos para dar por
solventada o no la observación.
18 Replanteamiento
En caso de que la recomendación original
no permita dar solución a la observación,
ésta deberá replantearse.
19 Fecha compromiso y servidor
Fecha en la que el responsable del área
auditada
implementará
las
recomendaciones replanteadas, en caso de
aprobarse el replanteamiento. Asimismo,
asentar nombre y cargo del servidor público
encargado de dar atención a las
recomendaciones; quién deberá firmar la
cédula.
público encargado de su atención
20 Auditor/Jefe de grupo
Nombre y firma del auditor público que
practicó el seguimiento y del Jefe de Grupo.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formato 11
Oficio de Resultados de Seguimiento
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Oficio de resultados de seguimiento
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Dar a conocer los resultados determinados en la auditoría al Titular del ente auditado, al
responsable del área auditada y a las instancias que en cada caso se requieran.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de Control (OIC)
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Ente
Nombre del ente correspondiente.
2
Hoja No. de
Número de hoja del oficio y del total de las
hojas que lo integran.
3
Sector
Nombre del sector al que pertenece el ente
auditado.
4
No. Auditoria
Número de la auditoría de seguimiento.
5
Trimestre
Trimestre que se reporta.
6
Titular del ente
Nombre del Titular del ente al que se
practicó el seguimiento y domicilio oficial.
7
Oficio No.
Número de oficio que le corresponda.
8
Fecha
Lugar, día, mes y año en que se emite el
oficio.
9
Total de observaciones
Número total de observaciones a las que se
dio seguimiento.
10 No. de observaciones
Número de observaciones atendidas.
11 No. de observaciones
Número de observaciones determinadas en
el trimestre que se reporta.
determinadas
Id.
Elemento
Descripción
Formatos de la Guía General
de Auditoria Pública
12 Observaciones por atender
Número total de observaciones por atender.
13 Días transcurridos
Días transcurridos a partir de la fecha del
informe de la auditoría en que se determinó
la observación.
14 Aspectos relevantes
Anotar nombre de la instancia fiscalizadora,
área auditada, número de la observación
original y breve descripción de la
observación.
15 Importe en miles
Importe pendiente de atender.
16 No. de observaciones
Número de observaciones registradas en el
Sistema Auxiliar de Control (SAC).
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formato 12
Cédula de supervisión de auditoría
Órgano Interno de Control en (1)
CÉDULA DE SUPERVISIÓN DE AUDITORÍA
Ente: (1)
No. de auditoría: (2)
Área auditada: (3)
No.
Concepto
1
La orden de auditoría contiene el fundamento legal correcto e incluye a los
auditores públicos comisionados, el objetivo, alcances, conceptos y período a
revisar.
2
El Acta de Inicio de Auditoría se encuentra suscrita por todos los participantes.
3
El Cronograma de Actividades a Desarrollar es congruente con la Carta de
Planeación e incluye los tiempos programados y reales de las actividades.
4
Los Marco(s) Conceptual(es) incluyen todos los Conceptos a revisar.
5
El universo de cada uno de los Conceptos a revisar incluye todos los elementos que
lo conforman.
6
La muestra seleccionada para su revisión fue representativa, de acuerdo con el
objetivo de la auditoría.
7
El (los) Marco(s) Conceptual(es) contiene(n) referencias -cruces de auditoría- entre
su contenido y los papeles de trabajo.
8
Se encuentran claramente definidos los criterios empleados para determinar la
muestra seleccionada para su revisión.
9
En el Marco Conceptual se registró la proporción porcentual de la muestra respecto
del universo.
10
El alcance, oportunidad, técnicas y procedimientos de auditoría, pruebas y objetivos
específicos de cada uno de los conceptos a revisar se llevaron a cabo conforme se
estableció en la planeación detallada.
11
La ampliación, reducción o sustitución del grupo de auditores fue notificada al
auditado mediante oficio debidamente fundamentado.
12
Los oficios de solicitud de información se fundamentaron legalmente.
13
Las cédulas de trabajo muestran el análisis de la información con base en el
desarrollo de los procedimientos y técnicas de auditoría registrados en el Marco
Conceptual.
Rev.(4)
No.
Concepto
Formatos
de la Guía General de Auditoria Pública
14
Los papeles de trabajo cubren las características de suficiencia, competencia,
pertinencia y relevancia, sin que haya evidencia documental en exceso.
15
Los papeles de trabajo se encuentran ordenados, con índices, cruces y marcas de
auditoría, enlazando las cédulas de trabajo con la evidencia documental.
16
Todos los hallazgos determinados por los auditores públicos se encuentran
incluidos en las Cédulas de Observaciones.
17
Las Cédulas de Observaciones se encuentran sustentadas con cédulas de trabajo y
evidencia documental suficiente, competente, pertinente y relevante.
18
Las Cédulas de Observaciones se encuentran enlazadas con las cédulas de trabajo
mediante cruces de auditoría.
19
Las Cédulas de Observaciones contienen los hallazgos detectados, sus causas y
efectos, así como la normatividad transgredida, incumplida u omitida.
20
Las Cédulas de Observaciones incluyen fecha compromiso de atención, así como el
nombre, cargo y firma de los responsables de atenderlas.
21
Las observaciones fueron concertadas con el área auditada.
22
El contenido del informe incluye la problemática general acorde con las
observaciones, antecedentes, objetivo y alcances de la auditoría, resultados,
conclusión y recomendación general.
23
La ampliación, reducción o sustitución del grupo de auditores se mencionó en el
informe
24
El informe fue oportuno, completo, exacto objetivo, convincente, claro, conciso y útil.
25
Los resultados de la auditoría fueron notificados al área auditada y a las instancias
correspondientes.
26
El informe se encuentra firmado por el Titular del OIC.
27
Se integró el expediente de la auditoría de manera ordenada, con cédulas,
informes, anexos y papeles de trabajo generados en cada una de las etapas.
28
Los hallazgos que conllevan a presuntas responsabilidades fueron comentados con
el Área de Responsabilidades y se están atendiendo sus recomendaciones para la
correcta integración de los informes y expedientes correspondientes.
Aclaraciones o comentarios:
Elaboró (5)
Jefe de Grupo
Revisó (6)
Fecha (7)
Rev.(4)
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Cédula de Supervisión de Auditoría
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Evidenciar de la supervisión realizada en los papeles de trabajo.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de Control (OIC)
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Ente
Nombre del ente correspondiente.
2
No. de auditoría
Número de la auditoría.
3
Área auditada
Nombre del área a la que se practica la
auditoría.
4
Revisado
Registro del cumplimiento del aspecto
revisado (sí, no, no aplica-n/a-).
5
Elaboró
Nombre y firma del Jefe de Grupo.
6
Revisó
Nombre y firma de la persona que revisó el
cumplimiento de los requisitos de la cédula
de supervisión de auditoría o de
seguimiento, que corresponderá al Titular
del Área de Auditoría Interna.
7
Fecha
Día, mes y año de la elaboración de la
cédula.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formato 13
Cédula de supervisión de seguimiento
Órgano Interno de Control en (1)
CÉDULA DE SUPERVISIÓN DE SEGUIMIENTO
Ente: (1)
No. de auditoría: (2)
Área auditada: (3)
rev.
No. concepto
1
2
(4)
Se dio seguimiento a la totalidad de observaciones pendientes a la fecha de la
auditoría de seguimiento, incluyendo las determinadas por diversas instancias
fiscalizadoras (AE, ASF, OIC, UAG, etc.).
Se elaboraron las Cédulas de Seguimiento correspondientes en las que se asentaron
las acciones realizadas por las áreas auditadas para atender las recomendaciones.
En su caso, se replantearon las recomendaciones y/o las fechas compromiso de
atención.
3
El seguimiento se encuentra sustentado con evidencia documental suficiente,
competente, pertinente y relevante.
4
Las cédulas de seguimiento y su evidencia documental se encuentran enlazadas
mediante índices y cruces de auditoría.
5
Las cédulas de seguimiento fueron comentadas con el área auditada y se obtuvo la
firma del responsable de atender las recomendaciones.
6
El oficio de resultados de seguimiento fue oportuno, objetivo, claro y conciso.
Aclaraciones o comentarios:
Elaboró (5)
Jefe de Grupo
Revisó (6)
Fecha (7)
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Cédula de Supervisión de Auditaría y Seguimiento
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Evidenciar la supervisión realizada en los papeles de trabajo.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de Control (OIC)
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Ente
Nombre del ente correspondiente.
2
No. de auditoria
Número de la auditoría.
3
Área auditada
Nombre del área a la que se practica la
auditoría.
4
Revisión
Registro del cumplimiento del aspecto
revisado (sí, no, no aplica-n/a-).
5
Elaboró
Nombre y firma del Jefe de Grupo.
6
Revisó
Nombre y firma de la persona que revisó el
cumplimiento de los requisitos de la cédula
de supervisión de auditoría o de
seguimiento, que corresponderá al Titular
del Área de Auditoría Interna.
7
Fecha
Día, mes y año de la elaboración de la
cédula.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formato 14
Cédula Única de Auditoría
Órgano Interno de Control en (1)
CÉDULA ÚNICA DE AUDITORÍA
Ente auditado:
(1)____________________________________________________________________________
Área
auditada:(2)_______________________________________________________________________
______
Clave
de
programa
y
descripción
auditoría:(3)__________________________________________________
de
la
Número
de
auditoría:(4)_______________________________________________________________________
Fecha
de
inicio:(5)__________________________________Fecha
término:(6)________________________
Tiempo
real
auditado:(8)_________________________
de
empleado:(7)____________________________Período
Nombre
del
Jefe
Grupo:(9)__________________________________________________________________
Cantidad
de
asignados:(10)____________________________________________________________
Observaciones determinadas
Rubro (11)
Total:
cantidad
(12)
(13)
Montos
concepto
miles de
de
auditores
Seguimiento
Concepto
cantidad
(18)
Observaciones originales
(19)
Solventadas
(20)
No solventadas
(21)
Saldo por aclarar
(22)
Saldo por recuperar
(23)
Fiscalizable
Fiscalizado
Monto por aclarar
Monto por Recuperar
Elaboró:
pesos
(14)
(15)
(16)
(17)
(24)
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Autorizó
nombre y firma
(25)
nombre y firma
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Cédula Única de Auditoria
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Suscribir o pactar las acciones a implementar por parte de las áreas evaluadas como resultado de
las revisiones de control practicadas, que deriven de procesos o riesgos de alto impacto, así como
cuando exista un número importante de acciones a implementar que involucren dos o más áreas.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de Control (OIC)
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Ente auditado
Nombre del ente correspondiente.
2
Área auditada
Nombre completo del área a la que se
practicó la auditoría.
3
Clave de programa y descripción
de la auditoria
Clave del programa y descripción de
auditoría de conformidad con el programa
anual de trabajo -detallado- del OIC.
4
No. de auditoria
Número de la auditoría.
5
Fecha de inicio
Fecha en que dio inicio la auditoría.
6
Fecha de término
Fecha en que concluyó la auditoría.
7
Tiempo real empleado
Tiempo real empleado en la auditoría
(días).
8
Periodo auditado
Período que abarcó la revisión de los
conceptos auditados.
9
Nombre del Jefe de Grupo
Nombre del Jefe de Grupo.
10 Cantidad de auditores asignados
Cantidad de auditores que participaron en
la auditoría.
Id.
Elemento
Descripción
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
11 Rubro
Clasificadas por tipo de auditoría (rubros).
12 Cantidad
Cantidad de
respectivo.
13 Total
Cantidad total de observaciones derivadas
de la auditoría.
14 Fiscalizable
Señalar el monto total susceptible de
fiscalizar o auditar (importe de las partidas
o cuentas).
15 Fiscalizado
Importe total que representaron los rubros o
conceptos auditados.
16 Monto por aclarar
Importe que deberá ser aclarado.
17 Monto por Recuperar
Importe que deberá ser reembolsado, en su
caso.
18 cantidad
En caso de una auditoría de seguimiento se
anotará la cantidad de observaciones de
acuerdo con cada concepto.
19 Observaciones originales
Cantidad total de observaciones a las
cuales se dio seguimiento.
20 Solventadas
Cantidad de observaciones a las que se dio
solución.
21 No solventadas
Cantidad de observaciones que aunque
están siendo atendidas no se encuentran
solventadas.
22 Saldo por aclarar
Saldo por aclarar de los montos
determinados en la observación original.
23 Saldo por recuperar
Saldo por recuperar de los montos
determinados en la observación original.
24 Elaboró
Nombre y firma del Jefe de Grupo.
25 Autorizó
Nombre y firma del Titular del Área de
Auditoría Interna.
observaciones
del
rubro
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formato 15
Acuerdo de Control
ACUERDO DE CONTROL
SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA
Formato e Instructivo de llenado
QUE CELEBRAN POR UNA PARTE LA (S) (ÁREA O UNIDAD ADMINISTRATIVA) EN (NOMBRE
DE LA INSTITUCIÓN), REPRESENTADA (S) POR EL (LOS) C. (NOMBRE DEL TITULAR DEL
ÁREA O UNIDAD ADMINISTRATIVA) EN SU CARÁCTER DE TITULAR (ES), Y POR LA OTRA
EL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA INSTITUCIÓN, REPRESENTADO POR SU
TITULAR C. (NOMBRE DEL TITULAR DEL OIC), A QUIENES EN LO SUCESIVO SE LES
DENOMINARÁ “LA INSTITUCIÓN” Y “EL OIC” RESPECTIVAMENTE, CON OBJETO DE
IMPLEMENTAR ACCIONES DE MEJORA PARA FORTALECER EL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO, DERIVADAS DE LA REVISIÓN DE CONTROL No. (NÚMERO DE REVISIÓN) EN
(RUBRO Y NOMBRE DEL PROCESO REVISADO O SUBPROCESO, PROGRAMA, SISTEMA,
ETC.), EN EL MARCO DEL PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN
“LA INSTITUCIÓN”, AL TENOR DE LOS SIGUIENTES ANTECEDENTES Y PUNTOS DE
ACUERDO:
ANTECEDENTES
El fortalecimiento de control interno, es una iniciativa impulsada por la Presidencia de la República
y contenida en el Plan Nacional de Desarrollo, dentro del capítulo “Orden y Respeto”, destacando
como uno de sus objetivos rectores: el combate a la corrupción, el fomento de la transparencia y
desarrollo administrativo.
Para el cumplimiento cabal de dicho objetivo se han definido diversas estrategias en la Secretaría
de la Función Pública, entre las que destaca la necesidad de transformar a los Órganos Internos
de Control de las Dependencias y Entidades, privilegiando un enfoque preventivo de las funciones
que desarrollan, que centre la atención en el mejoramiento continuo del sistema de control
gubernamental. Mediante revisiones de control con enfoque preventivo y de mejora, y en
colaboración con las instituciones, se establecen acciones de mejora orientadas al fortalecimiento
de los controles internos en los procesos, áreas, programas y sistemas, mejorando la gestión
gubernamental, la evaluación y administración de riesgos, la adopción de mejores prácticas, la
revisión de control interno a la tecnología de información, la promoción de un ambiente ético y una
adecuada cultura de control, entre otros aspectos.
Estas revisiones promueven, de acuerdo al nuevo enfoque de los Órganos Internos de Control, la
disminución de la problemática recurrente, previenen la materialización de riesgos que pueden
afectar el cumplimiento de metas y objetivos institucionales, estimulan el autocontrol y la
autoevaluación.
PUNTOS
DE ACUERDO
PRIMERO.- El Acuerdo de Control tiene por objetivo asegurar la implementación de las acciones
de mejora al sistema de control interno, derivadas de la Revisión de Control No. (NÚMERO DE
REVISIÓN) realizada por “EL OIC” en “LA INSTITUCIÓN”, las cuales están contenidas en Cédula
anexa, misma que pasa a formar parte integrante del presente documento.
SEGUNDO.- Las acciones de mejora a que se refiere el punto anterior, se desarrollarán conforme
a las fechas comprometidas en la Cédula anexa.
TERCERO.- Para el cumplimiento del objetivo, “EL OIC” en “LA INSTITUCIÓN” se compromete a:
Formatos
de la Guía aGeneral
de Auditoria
Pública sobre el
I. Establecer un programa de seguimiento
en atención
las fechas
acordadas,
cumplimiento de los compromisos asumidos por “LA INSTITUCIÓN”, mismo que será reportado
trimestralmente a la Secretaria de la Función Pública (SFP), a través del Sistema de Información
Periódica (SIP).
II. Evaluar la efectividad y evidencia de los resultados del cumplimiento de las acciones de
mejoramiento del control interno establecidas en el presente Acuerdo, de manera conjunta con
las unidades administrativas o áreas responsables en “LA INSTITUCIÓN”.
III. Dentro del marco de sus facultades, “EL OIC” proporcionará a “LA INSTITUCIÓN”, la asesoría
necesaria para la adecuada implementación de las acciones de mejora.
CUARTO.- Por su parte, “LA INSTITUCIÓN”, se compromete a:
I. Establecer y llevar a cabo las actividades necesarias para implementar las acciones de mejora
al sistema de control interno establecidas en la Cédula anexa, considerando los plazos previstos
al efecto.
II. Informar a la SFP, por conducto de “EL OIC” y a través del SIP, de los avances logrados
respecto a la ejecución de dichas acciones de mejora.
QUINTO.- En las sesiones periódicas del (COMITÉ DE CONTROL Y AUDITORÍA O COMITÉ DE
CONTROL INTERNO) “EL OIC” y “LA INSTITUCIÓN”, por conducto de sus áreas o unidades
administrativas responsables, informarán acerca del avance en el cumplimiento del presente
Acuerdo de Control.
SEXTO.- La vigencia del presente Acuerdo de Control será a partir de la fecha de su suscripción y
hasta el cumplimiento de la totalidad de las acciones de mejora contenidas en la Cédula anexa.
SÉPTIMO.- Las partes convienen en que el presente documento podrá ser modificado o
adicionado de común acuerdo; las modificaciones o adiciones respectivas surtirán efecto a partir
de la fecha en que se suscriba el documento correspondiente.
Leído que fue el presente Acuerdo de Control por las partes que en él intervienen, y enteradas de
su contenido, lo firman por duplicado, en (LUGAR), a los (DÍA) días del mes de (MES) de (AÑO).
POR “LA INSTITUCIÓN”,
POR “EL OIC”
Titular (es) del (las) área (s) o unidad (es)
administrativa (s)
Titular del Órgano Interno de Control
____________________________________
NOMBRE *
•
_____________________________________
NOMBRE**
Abrir los espacios correspondientes para la firma de cada uno de los titulares de las áreas o
unidades administrativas involucradas.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formato 16
Cédula de Acciones de Mejora
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Cedula de Acciones de Mejora
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Describir las debilidades de control interno identificadas, así como las oportunidades de
mejora o las situaciones detectadas en las revisiones de control.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de Control (OIC)
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Ente
Anotar el nombre de la Dependencia,
Órgano
Desconcentrado,
Entidad
Paraestatal o Procuraduría General de la
República, donde se encuentra el Órgano
Interno de Control.
2
No. de revisión de control
Indicar el número de la revisión de control
programada o adicional, registrado en el
Programa Anual de Trabajo del OIC (PAT).
3
Tipo de revisión de control
Describir el tipo de revisión de control
programada o adicional, según el Programa
Anual de Trabajo del OIC y los
Lineamientos
Generales
para
la
Elaboración y Presentación del Programa
Anual de Trabajo del Órgano Interno de
Control.
4
Rubro o aspecto a evaluar
Indicar el rubro o aspecto a revisar o
evaluar.
5
Área/Unidad Administrativa
Citar el Área o Unidad Administrativa
involucrada en la revisión de control.
6
Hoja No.
Señalar el número de
corresponde al documento.
7
Total de hojas
Anotar el número total de páginas que
integran el documento.
8
Fecha
Marcar la fecha de elaboración de la
Cédula de Acciones de Mejora (día / mes /
página
que
Id.
Elemento
Descripción
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
año).
9
Situación debilidad de control
Describir brevemente la situación, debilidad
de control u oportunidad de mejora
encontrada por cada acción de mejora,
señalando el área donde se suscitó, así
como las causas reales que la provocaron
y/o el riesgo o repercusión potencial que se
pudiera generar de persistir la situación o
debilidad de control encontrada.
10 Acción o mejora concertada
Describir cada una de las acciones de
mejora concertadas, entre el área operativa
y el OIC que deben orientarse o hacer
énfasis en el aspecto preventivo y de
control interno.
11 Responsable
Anotar el nombre y firma del responsable
de llevar a cabo la acción de mejora y el
área a la que pertenece.
12 Fecha compromiso
Indicar la fecha compromiso para concluir la
adopción de la acción de mejora por parte
del área responsable.
13 Responsable de la revisión de
Señalar el nombre, cargo y firma del
Responsable de la revisión de control (la
fecha se refiere al día en que firma la
cédula).
control (OIC)
14 Titular del área de control y
evaluación (OIC)
Anotar el nombre y firma del Titular del
Área de Control y Evaluación del OIC (la
fecha se refiere al día en que firma la
cédula). El Titular del Área de Control y
Evaluación también puede fungir como
responsable de la revisión de control.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
ORGANO INTERNO DE CONTROL
EN EL
FONDO DE CULTURA
ECONOMICA (1)
AREA DE QUEJAS
EXP. No.-
Formato 17
/
Acuerdo de Improcedencia
EN LA CIUDAD DE MEXICO DISTRITO FEDERAL, A LOS ________ DIAS DEL MES DE _____
DEL _____.(2)----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------VISTO: EL ESTADO QUE GUARDA EL EXPEDIENTE CITADO AL RUBRO, INSTRUIDO CON
MOTIVO DE LA DENUNCIA PRESENTADA POR EL O LOS CC. ________________, EN LA
CUAL
MANIFIESTAN
PRESUNTAS
IRREGULARIDADES
CONSISTENTES
EN
________________________ EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA, Y ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------RESULTANDO----------------------------------------------------1.2.3.---------------------------------------------------------CONSIDERANDO----------------------------------------------------PRMERO.SEGUNDO.TERCERO.POR LO ANTERIORMENTE EXPUESTO, ES DE ACORDARSE Y SE ---------------------------------------------ACUERDA
PRIMERO.- CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO POR EL ARTICULO 10 DE LA LEY
FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PUBLICOS,
SE DA POR CONCLUIDO EL PRESENTE ASUNTO EN VIRTUD DE QUE
_______________________________________________AMEN DE QUE LA DENUNCIA NO
CONTIENE DATOS O INDICIOS QUE PERMITAN ADVERTIR PRESUNTA RESPONSABILIDAD
DE ALGUN SERVIDOR PUBLICO DEL FONDO DE CULTURA ECONOMICA.--------------
SEGUNDO.- NOTIFIQUESE EL PRESENTE ACUERDO EN TERMINOS DE LEY, ARCHIVESE Y
HAGANSE LAS ANOTACIONES EN LOS REGISTROS
Formatos de laCORRESPONDIENTES.----------------------Guía General de Auditoria Pública
-------------------------ASI LO PROVEYO Y FIRMA EL LIC. ___________________________, TITULAR DEL AREA DE
QUEJAS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Acuerdo de Improcedencia
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Que el personal del área de quejas cuente con los elementos suficientes para entender el
procedimiento y requisito fundamental que debe contener un acuerdo de improcedencia.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de Control (OIC)
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Ente
Nombre del ente correspondiente.
2
Lugar y fecha
Lugar y fecha de donde se expide el
documento.
3
Visto
Indica el nombre de la persona que levanta
la denuncia y contra quién la hace.
4
Resultando
Antecedentes de la denuncia, queja
inconformidad etc.
5
Considerando
Análisis de la acción u omisión
denunciada, con los elementos de
prueba e investigación efectuada
6
Acuerda
Conclusión: Determinación o resolución
del asunto, disposiciones y términos
legales.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formato 18
Acta de Comparecencia
--- En la Ciudad de México, Distrito Federal, siendo las ___ horas del día _(1)___ de ____ del año
_____, ante la presencia del C. Lic. ___________(2), Titular del Área de Quejas en el Órgano
Interno de Control del Fondo de Cultura Económica, quien actúa de acuerdo a las atribuciones
que le conceden los artículos 3 fracción III, 4, 20, 23 y demás relativos de la Ley Federal de
Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos; 37 Fracción XVll de la Ley
Orgánica de la Administración Pública Federal, 62 Fracción l de la Ley Federal de las Entidades
Paraestatales; 67 fracción III numeral 1 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función
Pública y artículo 34 del Estatuto Orgánico del Fondo de Cultura Económica, y ante la presencia
de los testigos de asistencia que al final de la presente firman para constancia, comparece el C.
_____(3)________, previo oficio citatorio número ___(4)_____ de fecha _____de ____del _____,
mismo que le fue notificado el mismo día y conforme al cual se presenta, a efecto de que se lleve
a cabo la diligencia administrativa a que se refiere dicho oficio; por lo que a continuación el
compareciente se identifica con _______, con numero de folio _______, emitida por __________,
en la cual aparece una fotografía a color cuyos rasgos fisonómicos concuerdan fielmente con los
del interesado y en el reverso de dicho documento aparece una firma legible que el compareciente
reconoce como suya por haberla estampado de su puño y letra y ser utilizada en todos sus
documentos públicos y privados; identificación que se tiene a la vista y que en este acto se
devuelve al interesado, quien la recibe de conformidad, dejando para tales efectos copia
fotostática de la credencial en comento. A continuación el personal actuante, en cumplimiento a lo
ordenado por los artículos citados de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los
Servidores Públicos, apercibe al C. ____________para que se conduzca con verdad en la
presente diligencia y desde luego se le advierte de las penas a que se hacen acreedores los que
declaran con falsedad ante Autoridad distinta de la Judicial, en ejercicio de sus funciones,
conforme a lo prescrito en el Artículo 247 Fracción l del Código Penal Federal y quien por sus
generales manifestó: llamarse como ha quedado escrito; de ____ años de edad; estado civil
________; de nacionalidad __ con R.F.C. _______ actualmente con percepción aproximada de
$________; con domicilio en ___________________, en ________________, mismo domicilio
que señala para oír y recibir todo tipo de notificaciones y documentos, A continuación el personal
actuante hace del conocimiento del compareciente, que la presente diligencia se lleva a cabo con
motivo de ____________________, documento que obra en el expediente en que se actúa, en el
que denuncia textualmente lo siguiente: “… ____________________...” En ese sentido, el C.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
______________, manifiesta lo siguiente: ---(5)---------------------------------------------------------------------------------------------------------Y que es todo lo que desea declarar. ------------------------------------------------------------------------------------
Con fundamento en lo dispuesto por el artículo 113 del Código Federal de Procedimientos
Civiles, de aplicación supletoria en la materia, se procede a formular el siguiente interrogatorio:------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Primera.- Que diga el compareciente si _______________.- R= _______________.----------------------------Segunda.- Que diga el compareciente si _______________.- R= _______________.--------------------------Tercera.- Que diga el compareciente si _______________.- R= _______________.---------------------------Al no haber más preguntas por formular por el personal actuante, se da por concluida la presente
diligencia, siendo las _(6)___ horas con ____ minutos del día en que se actúa, firmando al margen
y al calce, las personas que en ella intervinieron, previa su lectura y ratificación------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONSTE ------------------------------------------------------------TITULAR DEL AREA DE QUEJAS
EL COMPARECIENTE
(7)
___________________________________
____________________________________
TESTIGO DE ASISTENCIA
(8)
_____________________________________
_____________________________________
TESTIGO DE ASISTENCIA
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Acta de Comparecencia
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Que el personal del área de quejas cuente con los elementos suficientes para entender el
procedimiento y requisito fundamental que debe contener un acta de esta naturaleza.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de Control (OIC)
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Fecha y hora
Fecha y hora de la comparecencia
2
Nombre del servidor público quien
preside el acta.
Se identifica el servidor público
facultado de quien lleva el acta y
fundamento con el cual la lleva.
3
Nombre del quejoso o denunciante El nombre del quejoso o denunciante
que comparece y sus generales
4
Número y fecha
5
ó
manifiesta
Se hace del conocimiento el motivo Señala
compareciente si ratifica
de la denuncia o queja
denuncia o queja
6
Hora
Hora de término de la diligencia
7
Firma
Titular del Área
Compareciente
8
Firmas
Testigos de Asistencia
Se identifica el Número del oficio y fecha
del citatorio
de
por
o no
Quejas
el
la
y
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ORGANO INTERNO DE CONTROL
EN EL
FONDO DE CULTURA
ECONOMICA
AREA DE QUEJAS
OFICIO No.
EXP.
Formato 19
Citatorio (1)
(2) MEXICO, D.F., A ___ DE _____ DEL ______
C. ________________________ (3)
(4)PRESENTE
POR ESTE CONDUCTO, ME PERMITO COMUNICAR A USTED, QUE CON FECHA _____ DE
_________________, SE ENTREGO A ESTE ORGANO INTERNO DE
CONTROL, EL
____________ CONTENIDO EN ____________FOJAS DEL DIA _______ DEL _____________,
REMITIDO
AL
__________________________,
EL
CUAL
TIENE
COMO
_____________________________; EN ESE ENTORNO, ME PERMITO MANIFESTARLE QUE
_______________________ SE HACE DEL CONOCIMIENTO DE ___________________ LO
RELATIVO A LOS SIGUIENTES HECHOS: “…________________________________…”.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------(5)EN VIRTUD DE LO ANTERIOR, ESTA AUTORIDAD LE REQUIERE, PARA QUE EL DIA
_____ DE ____________ A LAS ______________ HORAS SE PRESENTE ANTE EL
SUSCRITO, EN LAS OFICINAS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FONDO DE
CULTURA ECONOMICA, SITAS EN EL SEXTO PISO DE LA CARRETERA PICACHO-AJUSCO
No. 227 COL. BOSQUES DEL PEDREGAL, C.P. 14200, MEXICO, D.F. CON EL FIN DE
RATIFICAR Y EN SU CASO AMPLIAR LOS HECHOS DESCRITOS, TRAYENDO CONSIGO UNA
IDENTIFICACION OFICIAL, LO ANTERIOR, DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO POR
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
LOS ARTICULOS 4, 8 FRACCION XVI Y 10 DE LA LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES
ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PUBLICOS.-----------POR OTRA PARTE, EN RELACIÓN CON LAS QUEJAS, DENUNCIAS O PETICIÓN SOBRE
TRÁMITES Y SERVICIOS QUE FORMULEN LOS CIUDADANOS, LA SECRETARÍA DE LA
FUNCIÓN PÚBLICA, MEDIANTE OFICIO CIRCULAR DGAC/08/2006 DEL 20 DE FEBRERO DEL
2006, HIZO DEL CONOCIMIENTO DE LOS TITULARES DE LOS ÓRGANOS INTERNOS DE
CONTROL, QUE CUANDO SE RECABEN DATOS PERSONALES, SE DEBERÁ HACER DEL
CONOCIMIENTO DE SU TITULAR LA SIGUIENTE LEYENDA: “C. CIUDADANO: LOS DATOS
PERSONALES POR USTED PROPORCIONADOS SERÁN PROTEGIDOS EN TÉRMINOS DE
LA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
GUBERNAMENTAL Y LOS LINEAMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
EMITIDOS POR EL IFAI SE REGISTRARÁN EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE ATENCIÓN
CIUDADANA CUYA FINALIDAD ES SUPERVISAR, CONTROLAR Y DAR SEGUIMIENTO A LA
ATENCIÓN QUE SE BRINDE A SU PETICIÓN, LO ANTERIOR CON FUNDAMENTO EN EL
ARTÍCULO 37 FRACCIONES IV Y VII DEL REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARIA DE
LA FUNCIÓN PUBLICA “, SITUACIÓN QUE SE PONE A SU CONSIDERACIÓN Y
CONOCIMIENTO PARA LOS EFECTOS LEGALES A QUE HUBIERE LUGAR, EN CUYO CASO,
SI USTED HICIERA DEL CONOCIMIENTO DE ESTA AUTORIDAD ADMINISTRATIVA ALGÚN
DATO DE CARÁCTER PERSONAL, SE LE COMUNICA QUE LOS MISMOS ESTARÍAN
PROTEGIDOS DE CONFORMIDAD CON LOS PRECEPTOS DE REFERENCIA.
SIN OTRO PARTICULAR, RECIBA UN CORDIAL SALUDO.
ATENTAMENTE
(6) LIC. ________________________________________
TITULAR DEL AREA DE QUEJAS
EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Citatorio
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Que el personal del Área de quejas cuente con los elementos suficientes para entender el
procedimiento y requisito fundamental que debe contener el oficio citatorio.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de Control (OIC)
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Titulo
Formato 19 Citatorio
2
Lugar y Fecha
Se indica lugar y fecha de de emisión del
citatorio
3
C. A quien va dirigido
Nombre de la persona a quien va dirigido el
citatorio y domicilio
4
Fundamento del servidor público
que suscribe el documento
Se cita el fundamento jurídico que
faculta al servidor público a formulara el
citatorio, y se ordena la entrega del
citatorio, señalando lugar y fecha.
5
Descripción de hechos
Breve descripción de la denuncia o
queja.
6
Atentamente
Nombre y firma de quien emite el citatorio.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
ORGANO INTERNO DE CONTROL
EN EL
FONDO DE CULTURA
ECONOMICA
AREA DE QUEJAS
EXP.
Formato 20
Acta de Notificación (1)
(2) EN LA CIUDAD DE MEXICO DISTRITO FEDERAL, SIENDO LAS ___________HORAS DEL
DÍA _________ DE _____ DEL AÑO ________, SE HACE CONSTAR LA NOTIFICACION DEL
___________ DE FECHA ______ DE _______ DEL _______ AL C. ___________________,
QUIEN SE IDENTIFICA CON __________________________________________ EXPEDIDA
POR ____________________, DOCUMENTO QUE SE TUVO A LA VISTA Y QUE EN ESTE
ACTO SE LE DEVUELVE AL INTERESADO, POR LO QUE EN VIA DE NOTIFICACION
PERSONAL LE HAGO ENTREGA DEL _______ ANTES CITADO CONSTANTE DE ____ FOJA
(S) UTIL (ES), MISMO QUE SE EMITIO CON MOTIVO DEL PROCEDIMIENTO DE
INVESTIGACION CITADO EN EL CUERPO DE ESTE DIVERSO, QUEDANDO DEBIDAMENTE
NOTIFICADO EL C. ________________, DE LA NOTIFICACION DE MERITO, FIRMANDO A
CONTINUACION PARA CONSTANCIA.
(3) NOTIFICÓ
(4)LIC. ______________________________
(5)C. _____________________________
TITULAR DEL AREA DE QUEJAS EN EL FONDO
DE CULTURA ECONOMICA
RECIBIÓ
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Acta de Notificación
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Que el personal del área de quejas cuente con los elementos suficientes para entender el
procedimiento de llenado y requisito fundamental que debe contener un acta de notificación.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de Control (OIC)
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Titulo
Formato 20 acta de notificación
2
Lugar y Fecha
Lugar y fecha en la que se hace constar la
notificación
3
Notifico y Recibió
Indica quien notifica, que se notifica a
quien se notifica y quien recibe.
4
Datos de quien notifica
Nombre y firma de quien notifica
5
Datos de quien recibe
Nombre y firma de quien recibe
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
ORGANO INTERNO DE CONTROL
EN EL
FONDO DE CULTURA
ECONOMICA
AREA DE QUEJAS
OFICIO No.
EXP.
(1)Formato 21
ACUERDO DE ARCHIVO
(2) EN LA CIUDAD DE MEXICO, DISTRITO FEDERAL, A _______ DE _____ DEL AÑO _____------------------------------------------------------------------------------------------------------------------VISTO:
------------------------------------------------------------(3)-RESULTANDO----------------------------------------------------------PRIMERO.SEGUNDO.TERCERO.CUARTO.QUINTO.------------------------------------------------------(4)-- CONSIDERANDOS------------------------------------------------------PRIMERO.SEGUNDO.TERCERO.- ES DE ACORDARSE Y SE -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------(5)--ACUERDA-------------------------------------------------------------PRIMERO.- DESE POR CONCLUIDA LA PRESENTE INVESTIGACION POR ______________ A
CARGO DE _____________________, ARCHIVANDOLA Y HACIENDO LAS ANOTACIONES EN
LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES.----------------------------------------------------------------------------------------SEGUNDO.- NOTIFIQUESE EL PRESENTE ACUERDO EN TERMINOS DE LEY. -----------------------------------------------------------------------------------------(6)--CUMPLASE-------------------------------------------------------------(7) ASI LO ACORDO Y FIRMA EL LIC. _________________, TITULAR DEL AREA DE QUEJAS
EN EL ORGANO INTERNO DE CONTROL DEL FONDO DE CULTURA ECONOMICA.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Formato 21 Acuerdo de Archivo
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Que el personal del Área de quejas cuente con los elementos suficientes para entender el
procedimiento y requisito fundamental que debe contener un acuerdo de archivo.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de Control (OIC)
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Título
2
Resultando
Antecedentes de la queja o denuncia, en
que consistió y quien la formuló, y
actuaciones que se llevaron a cabo.
3
Considerandos
Análisis de la denuncia, elementos
probatorios, y razonamiento jurídico del
archivo
4
Acuerda
Puntos Resolutivos del acuerdo.
5
Cumple
Validación por parte del responsable
6
Firma de validación
Firma del Titular del área de quejas en el
Órgano interno del Fondo de Cultura
Económica
Formato 21 ACUERDO DE ARCHIVO
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
Formato 22
OFICIO DE RESOLUCIÓN (1)
(2) MEXICO, DISTRITO FEDERAL, A ______ DE _______.----------------------------------------------------------------VISTO.-
Y ----------------------------------------------------------------------------------------------------
(3) RESULTANDO
1.2.3.4.5.UNA VEZ HECHO LO ANTERIOR, SE PROCEDE AL ANALISIS LOGICO-JURIDICO DEL
ASUNTO QUE NOS OCUPA, CON BASE A LOS SIGUIENTES: -------------------------------------------------------------------------(4)CONSIDERANDOS
I.II.III.IV.V.(5) EN CUANTO A LAS CIRCUNSTANCIAS SOCIOECONOMICAS DEL SERVIDOR
PUBLICO…-----------POR LO QUE HACE AL NIVEL JERARQUICO, LOS ANTECEDENTES Y LAS CONDICIONES
DEL INFRACTOR...----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONDICIONES EXTERNAS Y MEDIOS DE EJECUCION...-----------------------------------------------------------LA REINCIDENCIA EN EL INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES...--------------------------------------------POR LO QUE HACE AL ELEMENTO RELACIONADO CON EL DAÑO O PERJUICIO
DERIVADO DEL INCUMPLIMIENTO DE SU OBLIGACION...--------------------------------------------------------------------------------EN VIRTUD DE LOS ANTERIORES ELEMENTOS, ESTA AUTORIDAD CON FUNDAMENTO EN
LOS ARTICULOS 13 FRACCION I, 14, 16 FRACCION I, 21, 24 Y 30 PARRAFO PRIMERO DE
LA LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES
PUBLICOS,
DETERMINA
QUE ES PROCEDENTE IMPONERLE
LA SANCION
ADMINISTRATIVA CONSISTENTE EN ________________; SANCION QUE ES ACORDE CON
LA CONDUCTA INDEBIDA QUE REALIZO EL C. _________________, QUIEN
________________EN EL ENTENDIDO DE QUE, CON DICHA SANCION SE BUSCA CASTIGAR
LA ACTUACION DEL SERVIDOR PUBLICO, QUIEN TENIA LA OBLIGACION DE
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
______________DE LOS CONSIDERANDOS DE LA PRESENTE RESOLUCION, A FIN DE
SALVAGUARDAR LOS PRINCIPIOS DE LEGALIDAD Y EFICIENCIA QUE RIGEN EN EL
SERVICIO PUBLICO, SIN EMBARGO, EN EL CASO QUE NOS OCUPA, NO CUMPLIO CON
TAL OBLIGACION.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------POR LO EXPUESTO Y FUNDADO ES DE RESOLVERSE Y SE.-----------------------------------------------------(6)RESUELVE
PRIMERO.- ES EXISTENTE LA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA ATRIBUIDA AL C.
_________________, QUIEN ________________EN EL ____________________, POR LOS
RAZONAMIENTOS LOGICO-JURIDICOS EXPUESTOS EN LOS CONSIDERANDOS
_______________ DE LA PRESENTE RESOLUCION, CON BASE EN LOS CUALES, SE LE
IMPONE LA SANCION ADMINISTRATIVA CONSISTENTE EN _______________.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SEGUNDO.- CON FUNDAMENTO EN EL ARTICULO 21 FRACCION III DE LA LEY FEDERAL
DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PUBLICOS,
NOTIFIQUESE LA PRESENTE RESOLUCION AL C. _______________________.--------------------------------------------------TERCERO.- TODA VEZ QUE DE AUTOS, SE OBSERVA QUE EL C. _________________, EN
LA ACTUALIDAD _____________ SUS SERVICIOS PARA LA ADMINISTRACION PUBLICA
FEDERAL, ES QUE, COMUNIQUESE LA PRESENTE RESOLUCION A LA SECRETARIA DE LA
FUNCION PUBLICA, PARA QUE A TRAVES DE SU SISTEMA DE REGISTRO DE SERVIDORES
PUBLICOS SANCIONADOS, QUEDE DEBIDAMENTE REGISTRADA LA SANCION IMPUESTA
AL C. _________.--------------------------CUARTO.- INFORMESE EL CONTENIDO DE LA PRESENTE RESOLUCION A LA SECRETARIA
DE LA FUNCION PUBLICA, A TRAVES DEL SISTEMA ELECTRONICO DE PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS DE RESPONSABILIDADES, ASI COMO AL TITULAR DEL ORGANO
INTERNO DE CONTROL EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA.-------------------------------------------------------QUINTO.- HECHO LO ANTERIOR, ARCHIVESE EL ASUNTO COMO TOTAL Y
DEFINITIVAMENTE CONCLUIDO.-------------------------------------------------------------------------------------------------------(7)ASI LO RESOLVIO Y FIRMA EL LIC. ________________, TITULAR DEL AREA DE
RESPONSABILIDADES DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FONDO DE CULTURA
ECONOMICA.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
(8)ORGANO INTERNO DE CONTROL EN EL
FONDO DE CULTURA
ECONOMICA
AREAS DE RESPONSABILIDADES
OFICIO No.
(9)MÉXICO, D.F., A ____ DE _____ DE ___
(10)C.______________________________
H. ADMINISTRACION LOCAL DE SERVICIOS AL CONTRIBUYENTE
DE LA SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO EN
________________________________.
(11)PRESENTE
COMO ANTECEDENTE, ME PERMITO INFORMAR A USTED, QUE EL ORGANO INTERNO DE
CONTROL EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA, LLEVO A CABO PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDADES EN CONTRA DE ______________________DEL
ORGANISMO
EN
CUESTION,
CULMINANDO
CON
RESOLUCION
ADMINISTRATIVA
SANCIONATORIA DE FECHA _______ DE ______ DEL ________; EN ESE ENTORNO, LE
COMUNICO A USTED, QUE DE LA INVESTIGACION Y ACTUACIONES SEGUIDAS EN EL
PROCEDIMIENTO DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, ESTA AUTORIDAD IMPUSO
DIVERSAS SANCIONES AL C. ______________, DENTRO DE LAS QUE SE ENCUENTRA LA
RELATIVA A SANCION ECONOMICA POR LA CANTIDAD DE $______________, CUYA
EJECUCION DEBERA SER REALIZADA EN LOS TERMINOS SEÑALADOS EN EL PARRAFO
TERCERO
DEL
ARTICULO
30
DE
LA
LEY
FEDERAL
DE
RESPONSABILIDADES
ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PUBLICOS.
VISTO LO ANTERIOR, POR ESTE CONDUCTO, ME ESTOY PERMITIENDO REMITIR A
USTED, EN COPIA CERTIFICADA LA RESOLUCION DICTADA EN EL PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDADES No. ______________, ASI COMO COPIA
CERTIFICADA
DEL
ACTA
DE
NOTIFICACION
DE
DICHA
RESOLUCION
AL
___________________, SOLICITANDO SU VALIOSO APOYO, PARA QUE SE HAGA EFECTIVA
LA
SANCION
ECONOMICA
IMPUESTA
AL
_______________,
MEDIANTE
EL
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE EJECUCION CORRESPONDIENTE; EN ESE
ENTENDIDO, ME PERMITO SEÑALAR QUE EL DOMICILIO DEL C. __________________ SE
ENCUENTRA UBICADO EN ___________________.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
EN ESE MISMO SENTIDO, ESTA AUTORIDAD ADMINISTRATIVA, SE PONE A SUS ORDENES
PARA CUALQUIER DUDA O ACLARACION EN ___________________.
SIN OTRO PARTICULAR, RECIBA UN AFECTUOSO SALUDO.
(12)A T E N T A M E N T E
LIC. _______________________________________________
TITULAR DE LAS AREAS DE RESPONSABILIDADES Y QUEJAS
DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TITULO:
Formato 22 RESOLUCIÓN
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Que el personal del Área de quejas cuente con los elementos suficientes para entender el
procedimiento y requisito fundamental que debe contener una resolución administrativa.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Órgano Interno de Control (OIC)
4. FORMA DE LLENADO:
Electrónico/Manual
5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id.
Elemento
Descripción
1
Título
2
Lugar y fecha
Se indica lugar y fecha de emisión del
documento
3
Resultado
Antecedentes de la queja o denuncia, en
que consistió y quien la formuló, y
actuaciones que se llevaron a cabo.
4
Considerandos
Fundamento de la actuación del servidor
público que emite la resolución, análisis
de la denuncia, elementos probatorios, y
razonamiento jurídico del archivo
5
Análisis de los elementos
subjetivos del Servidor Público
Se analizan los elementos subjetivos del
empleo cargo o comisión del servidor
público
6
Resuelve
Puntos Resolutivos del la resolución.
Formato 22 RESOLUCIÓN
NOTA: En el formato del procedimiento que corresponde a la resolución, está inserto el formato
del llenado del oficio por el cual se remite a la SHyCP, la sanción económica impuesta al servidor
público, el cual no reviste mayor complejidad, toda vez que se trata de la remisión de la resolución
administrativa a la autoridad exacta a efecto de que ejecute la sanción de mérito, por lo que el
formato que se adecua, es el que se establece como oficio citatorio.
Formatos de la Guía General de Auditoria Pública
SIGLAS
SFP
SECRETARÍA
Secretaría de la Función Pública
OIC
Órgano Interno de Control
ASF
Auditoría Superior de la Federación
AE
Auditoría Externa
UAG
Unidad de Auditoría Gubernamental
COCOA
Comité de Control y Auditoría
CISO
Comité Interno de Selección de Obras
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