Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 1 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA FECHA DE AUTORIZACIÓN COMERI: 08.11.10 DIRECCIÓN GENERAL: 10.11.10 Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 2 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: ÍNDICE I. INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................................. 7 II. VISIÓN, MISIÓN Y OBJETIVOS DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL ................................................. 9 III. BASE LEGAL ................................................................................................................................................ 10 IV.DIAGRAMA ................................................................................................................................................... 11 FACULTADES ....................................................................................................................................................12 ESTATUTO ORGÁNICO DEL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA...............................................................19 V. FUNCIONES ................................................................................................................................................. 20 TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL ..........................................................................................20 ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y DE QUEJAS ...........................................................................................21 TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA...............................................................................................23 DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA OPERACIONAL ........................................................................................24 DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA FINANCIERA ............................................................................................24 DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN..........................................................................................25 VI.POLÍTICAS ................................................................................................................................................... 27 VII. PROCEDIMIENTOS ............................................................................................................................... 2 PROCEDIMIENTO PARA ATENDER QUEJAS Y DENUNCIAS........................................................................ 1 1. OBJETIVO. ...................................................................................................................................................1 2. ALCANCE.....................................................................................................................................................1 3. POLITICAS. ..................................................................................................................................................1 4. DEFINICIONES. ...........................................................................................................................................1 5. DESARROLLO. ............................................................................................................................................2 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. ...........................................................................................................................2 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES..........................................................................................................4 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ..............................................................................8 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS.............................................................................................................8 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ..........................................................................................................................8 9. CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................9 PROCEDIMIENTO PARA LA INVESTIGACIÓN, ANÁLISIS Y DETERMINACIÓN DE SANCIONES ADMINISTRATIVAS ............................................................................................................................................ 1 Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 3 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: 1. OBJETIVO. ...................................................................................................................................................1 2. ALCANCE.....................................................................................................................................................1 3. POLITICAS. ..................................................................................................................................................1 4. DEFINICIONES. ...........................................................................................................................................1 5. DESARROLLO. ............................................................................................................................................2 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. ...........................................................................................................................2 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES..........................................................................................................4 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS.................................................................................. 7 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS.............................................................................................................7 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ..........................................................................................................................7 9. CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................7 PROCEDIMIENTO PARA LA IMPUGNACIÓN DE SANCIONES ADMINISTRATIVAS..................................... 1 1. OBJETIVO. ...................................................................................................................................................1 2. ALCANCE.....................................................................................................................................................1 3. POLITICAS: ..................................................................................................................................................1 4. DEFINICIONES ............................................................................................................................................1 5. DESARROLLO .............................................................................................................................................2 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................................................................2 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES..........................................................................................................3 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ..............................................................................5 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS.............................................................................................................5 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ..........................................................................................................................5 9. CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................5 PROCEDIMIENTO DE INCONFORMIDADES ................................................................................................... 1 1. OBJETIVO. ...................................................................................................................................................1 2. ALCANCE.....................................................................................................................................................1 3. POLITICAS. ..................................................................................................................................................1 4. DEFINICIONES. ...........................................................................................................................................1 5. DESARROLLO. ............................................................................................................................................2 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES..........................................................................................................3 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ..............................................................................6 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS.............................................................................................................6 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ..........................................................................................................................6 Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 4 9. Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................6 PROCEDIMIENTO DEL RECURSO DE REVISIÓN........................................................................................... 1 1. OBJETIVO. ...................................................................................................................................................1 2. ALCANCE.....................................................................................................................................................1 3. POLITICAS. ..................................................................................................................................................1 4. DEFINICIONES. ...........................................................................................................................................1 5. DESARROLLO. ............................................................................................................................................2 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. ...........................................................................................................................2 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES..........................................................................................................4 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ..............................................................................8 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS.............................................................................................................8 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ..........................................................................................................................8 9. CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................8 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDADES ................................................................ 1 1. OBJETIVO. ...................................................................................................................................................1 2. ALCANCE.....................................................................................................................................................1 3. POLITICAS. ..................................................................................................................................................1 4. DEFINICIONES. ...........................................................................................................................................1 5. DESARROLLO. .............................................................................................................................................. 2 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. ...........................................................................................................................2 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES..........................................................................................................3 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ..............................................................................5 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS.............................................................................................................5 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ..........................................................................................................................5 9. CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................5 PROCEDIMIENTO PARA LA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS..............................................1 1. OBJETIVO. ...................................................................................................................................................1 2. ALCANCE.....................................................................................................................................................1 3. POLITICAS. ..................................................................................................................................................1 4. DEFINICIONES. ...........................................................................................................................................1 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. ...........................................................................................................................2 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES..........................................................................................................5 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ............................................................................10 Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 5 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS...........................................................................................................10 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ........................................................................................................................10 9. CONTROL DE CAMBIOS...........................................................................................................................11 PROCEDIMIENTO PARA LA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO ........... 1 1. OBJETIVO. ...................................................................................................................................................1 2. ALCANCE.....................................................................................................................................................1 3. POLITICAS. ..................................................................................................................................................1 4. DEFINICIONES. ...........................................................................................................................................1 5. DESARROLLO. ............................................................................................................................................2 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. ...........................................................................................................................2 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES..........................................................................................................4 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ..............................................................................8 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS.............................................................................................................8 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ..........................................................................................................................8 9. CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................9 PROCEDIMIENTO PARA LAS REVISIONES DE CONTROL ........................................................................... 1 1. OBJETIVO. ...................................................................................................................................................1 2. ALCANCE.....................................................................................................................................................1 3. POLITICAS. ..................................................................................................................................................1 4. DEFINICIONES. ...........................................................................................................................................1 5. DESARROLLO. ............................................................................................................................................2 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. ...........................................................................................................................2 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES..........................................................................................................4 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ..............................................................................8 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS.............................................................................................................8 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ..........................................................................................................................8 9. CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................8 VIII. FORMATOS............................................................................................................................................ 9 Formato 1 Carta de Planeación..................................................................................10 Carta de Planeación............................................................................................................................................10 Formato 2 Cronograma de Actividades a Desarrollar...............................................................................13 Formato 3 Orden de Auditoría .................................................................................................................16 Formato 4 Acta de Inicio de Auditoría.......................................................................................................19 Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 6 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: Formato 5 Marco Conceptual...................................................................................................................23 Formato 6 Cédulas de Trabajo .................................................................................................................26 Formato 7 Cédula de Observaciones .......................................................................................................29 Formato 8 Oficio de Envío de Informe de Auditoría...................................................................................33 Formato 9 Informe de Auditoría ...............................................................................................................35 Formato 10 Cédula de Seguimiento ...........................................................................................................38 Formato 11..........................................................................................................................................................41 Formato 12 Cédula de supervisión de auditoría.....................................................................45 Formato 13 Cédula de supervisión de seguimiento......................................................................................48 Formato 14 Cédula Única de Auditoría........................................................................................................50 Formato 15 Acuerdo de Control...................................................................................................................54 Formato 16 Cédula de Acciones de Mejora................................................................................................ 56 Formato 17 Acuerdo de Improcedencia.......................................................................................................59 Formato 18 Acta de Comparecencia ...........................................................................................................62 Formato 19 Citatorio (1) ..............................................................................................................................65 Formato 20 Acta de Notificación (1)......................................................................................................... 68 SIGLAS.............................................................................................................................................................. 77 Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 7 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: I. INTRODUCCIÓN Los órganos internos de control de las entidades participan en la modernización de la gestión de la administración publica federal, fortaleciendo y consolidando el Sistema Integral de Control y Evaluación, lo cual permite prevenir, detectar y corregir desviaciones e irregularidades, además de incrementar la eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos y la efectividad con que se cumplen las metas y objetivos. Sus acciones tienen por objeto apoyar la función directiva y promover el mejoramiento de la gestión, desarrollando sus funciones conforme a los lineamientos que emite la Secretaria de la Función Pública de la cual dependen los titulares de dichos órganos. Así, su actuación complemento el tradicional enfoque fiscalizador para trascender al ámbito de promotor de la autonomía de la gestión pública. La personalidad jurídica del Fondo de Cultura Económica ha sufrido modificaciones acordes a las necesidades del país en materia editorial; inicio operaciones el 3 de septiembre de 1934 como Fideicomiso del Gobierno Federal, el 14 de diciembre de 1984 se constituyó como empresa de participación estatal mayoritaria y finalmente se transformó en organismo descentralizado por decreto del 25 de julio de 1994. Hasta 1989 las funciones de auditoría interna en este organismo se habían estado desarrollando por una jefatura de unidad departamental que dependía, directamente de la Gerencia de Administración y Finanzas; sin embargo, debido a la cantidad y complejidad de operaciones y procesos del Fondo de Cultura Económica, el personal adscrito resultaba insuficiente y el área presentaba serias limitaciones estructurales y organizacionales para realizar las actividades que respondieran a los lineamientos y directrices de la extinta Secretaria de la Contraloría General de la Federación, lo cual repercutía en atrasos en la atención de las observaciones generadas por la Contaduría Mayor de Hacienda y la Auditoría Externa. Con el fin de solucionar esas situaciones y de cumplir con los diversos ordenamientos legales de la materia, en la sesión ordinaria de la Junta de Consejo celebrada el 18 de mayo de 1990 del Fondo de Cultura Económica, se aprobó la integración de la Contraloría Interna a la estructura orgánica del Fondo de Cultura Económica, estableciéndose su dependencia jerárquica y administrativa del Director General, y la elevación de nivel del puesto del titular a uno equivalente a gerente. Los criterios para instrumentar las modificaciones a la estructura orgánica del Órgano Interno de Control, anteriormente Llamado Contraloría Interna, han contemplado las adecuaciones necesarias para asegurar su congruencia con el redimensionamiento de la entidad, aumentar su nivel de eficiencia y propiciar una adecuada cobertura de control y auditoría en las diversas áreas, programas, sistemas, procedimientos, recursos y actividades, tanto del Fondo de Cultura Económica como de sus subsidiarias nacionales y extranjeras. Su estructura fue autorizada a partir de marzo de 1998. Los objetivos, atribuciones, funciones, políticas y procedimientos contenidos en este manual se definieron de conformidad con las leyes aplicables; el Decreto de creación del Organismo Público Descentralizado Fondo de Cultura Económica, su Estatuto Orgánico, y las disposiciones, normas y lineamientos emitidos por la Secretaria de la Función Pública. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 8 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: A partir de julio del 2001 la extinta Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrativo asignó nuevas atribuciones y facultades a los Órganos Internos de Control en las dependencias y entidades gubernamentales, modificando su dependencia orgánica y funcional. En el Fondo, dichas responsabilidades se han agregado a las ya conferidas al Órgano Interno de Control en el Estatuto Orgánico, quedando dentro de su competencia las funciones de control, evaluación, apoyo al buen gobierno, auditoria, responsabilidades de servidores públicos y participación en el proceso de modernización del Organismo. Este marco de actuación del Órgano lnterno de Control requiere de una definición y clara división de funciones para dar cumplimiento a los aspectos de control, evaluación y apoyo al buen gobierno, ya que estas vertientes de acción tienen un tratamiento distinto y exigen perfiles profesionales especiales; así, el Departamento de Quejas y Denuncias, adscrito al Área de Responsabilidades se extinguió dando lugar a la creación del Departamento de Control y Evaluación para atender el Programa Anual de Auditoria y Control en materia de Control, así como los asuntos derivados de las seis estrategias de la Agenda de Buen Gobierno que se promuevan en la institución; su formalización como parte de la estructura de este Órgano Interno de Control, ha sido autorizada a partir del 1° de enero de 2007. En el marco de las atribuciones es pertinente señalar que en la redacción del presente Manual se tomaron en consideración las actualizadas en el Reglamento Interior de la Secretaria de la Función Pública, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 15 de abril de 2009. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 9 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: II. VISIÓN, MISIÓN Y OBJETIVOS DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL II.1 VISIÓN El Órgano Interno de Control trabajará conjuntamente con el Fondo de Cultura Económica para asegurar el logro de sus metas, objetivos y correcta administración de los recursos en apego al marco jurídico aplicable. II.2 MISIÓN Contribuir al abatimiento de la corrupción en la Administración Pública Federal, a la transparencia de su gestión y al desempeño honesto, eficaz y eficiente de la entidad y los servidores públicos que la conforman. II. 3. 1 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS • • • • • • Impulsar al Fondo de Cultura Económica en la mejora continua de sus procesos administrativos y sustantivos, a través de la detección de áreas de oportunidad. Prevenir prácticas de corrupción e impunidad a través de la difusión de normas, el establecimiento de controles internos y de asesoría. Detectar la corrupción a través de las auditorias, obtener resultados validos, significativos y debidamente fundamentados. Sustentar jurídicamente las presuntas responsabilidades, sancionar las conductas indebidas de los servidores públicos, promover el resarcimiento al Estado por los daños y perjuicios ocasionados. Promover que la ciudadanía presente quejas, denuncias, inconformidades y sugerencias relacionadas con las funciones y servicios que presta el Fondo de Cultura Económica, mediante la disponibilidad de medios de captación y consulta. Otorgar la debida atención a las quejas, denuncias, inconformidades y sugerencias de la sociedad. Impulsar la debida rendición de cuentas a la sociedad sobre la gestión y los resultados de la Administración Pública Federal. II. 3. 2 OBJETIVOS DEL MANUAL Difundir la estructura organizacional y ámbito de actuación del Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica para el cumplimiento de los objetivos, atribuciones y funciones que se le han asignado en los diversos ordenamientos legales y administrativos. Ubicar las relaciones de dependencia jerárquica y funcional con la Secretaria de la Función Pública y las de coordinación dentro de la estructura orgánica del Fondo de Cultura Económica. Delimitar y especificar las responsabilidades de las áreas que forman parte del Órgano Interno de Control. Servir como herramienta de apoyo a las áreas que integran el Órgano Interno de Control para que desarrollen sus actividades en forma coordinada y sistemática, además de servir como guía de trabajo e inducción para el personal de nuevo ingreso. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 10 III. Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: BASE LEGAL Disposiciones normativas internas: http://www.fondodeculturaeconomica.com/Normateca.asp Disposiciones de carácter general, capitulo XIV Marco Normativo del portal de transparencia del Fondo de cultura Económica: http://portaltransparencia.gob.mx/pot/dependencia/showDependencia.do?method=begin&redirecciona do=true&_idDependencia=11249 Guía General y Específicas de Auditoría http://www.funcionpublica.gob.mx/index.php/acerca-de-la-sfp/138.html Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Páginas : 11 IV. Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Nivel: DIAGRAMA ESTRUCTURA AUTORIZADA A PARTIR DE ENERO DE 2007 + FONDO DE CULTURA ORGANIGRAMA GENERAL DE ORGANIZACIÓN DEL ECONÓMICA Vigencia a partir del 01 de Enero de 2007 TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL III MC2 TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDAD ES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS IV TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORIA INTERNA NC3 NC3 V JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN OC2 JEFE DE DEPARTAMENTO DE AUDITORIA OPERACIONAL OC2 JEFE DE DEPARTAMENTO DE AUDITORIA FINANCIERA OC2 Estructura orgánica del OIC hasta nivel Jefe de Departamento autorizada por la Dirección General de Planeación, Organización y Compensaciones de la Administración Pública Federal de la Secretaría de la Función Pública, comunicada mediante oficio No. GAF/417/07 de fecha 19 de diciembre de 2007, emitido por la Gerencia de Administración y Finanzas del Fondo de Cultura Económica. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 12 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: FACULTADES DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL El Titular del Órgano Interno de Control tendrá, en el ámbito de la Entidad de la Administración Pública Federal en la que fue designado, las siguientes facultades: 1. Recibir quejas y denuncias por incumplimiento de las obligaciones de los servidores públicos y darles seguimiento; investigar y fincar las responsabilidades a que haya lugar e imponer las sanciones respectivas, en los términos del ordenamiento legal en materia de responsabilidades, con excepción de las que conozca la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial; determinar la suspensión temporal del presunto responsable de su empleo, cargo o comisión, si así conviene a la conducción o continuación de las investigaciones, de acuerdo a lo establecido en el ordenamiento aludido y, en su caso, llevar a cabo las acciones que procedan conforme a la ley de la materia, a fin de estar en condiciones de promover el cobro de las sanciones económicas que se lleguen a imponer a los servidores públicos con motivo de la infracción cometida; 2. Recibir las quejas, sugerencias, reconocimientos y solicitudes sobre los trámites y servicios federales que presente la ciudadanía, turnarlos para su atención a la autoridad competente y darles seguimiento hasta su conclusión, así como recomendar cuando así proceda, la implementación de mejoras en las dependencias, las entidades o la Procuraduría; 3. Calificar los pliegos preventivos de responsabilidades que formulen las dependencias, las entidades y la Procuraduría, así como la Tesorería de la Federación, fincando, cuando proceda, los pliegos de responsabilidades a que haya lugar o, en su defecto, dispensar dichas responsabilidades, en los términos de la Ley del Servicio de Tesorería de la Federación y su Reglamento, salvo los que sean competencia de la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial; 4. Emitir las resoluciones que procedan respecto de los recursos de revocación que interpongan los servidores públicos; 5. Emitir las resoluciones que correspondan respecto de los recursos de revisión que se hagan valer en contra de las resoluciones emitidas por los titulares de las áreas de responsabilidades en los procedimientos de inconformidad, investigaciones de oficio y sanciones a licitantes, proveedores y contratistas previstos en las disposiciones jurídicas en materia de adquisiciones, arrendamientos, servicios, obra pública y servicios relacionados con la misma; 6. Llevar los procedimientos de conciliación previstos en las leyes en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público y de obra pública y servicios relacionados con la misma, en los casos en que el Secretario así lo determine, sin perjuicio de que los mismos podrán ser atraídos mediante acuerdo del Titular de la Secretaría; 7. Realizar la defensa jurídica de las resoluciones que emitan ante las diversas instancias jurisdiccionales, representando al Secretario, así como expedir las copias certificadas de los documentos que obren en los archivos del órgano interno de control; 8. Coadyuvar al funcionamiento del sistema de control y evaluación gubernamental; vigilar el cumplimiento de las normas de control que expida la Secretaría, y aquellas que en la materia expidan las dependencias, las entidades y la Procuraduría, así como analizar y proponer con un enfoque preventivo, las normas, lineamientos, mecanismos y acciones para fortalecer el control interno de las instituciones en las que se encuentren designados; Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 13 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: 9. Programar, ordenar y realizar auditorías, investigaciones y visitas de inspección e informar de su resultado a la Secretaría, así como a los responsables de las áreas auditadas y a los titulares de las dependencias, las entidades y la Procuraduría, y apoyar, verificar y evaluar las acciones que promuevan la mejora de su gestión. 10. Las auditorías, investigaciones y visitas de inspección señaladas podrán llevarse a cabo por los propios titulares o por conducto de sus respectivas áreas de quejas, auditoría interna y auditoría, desarrollo y mejora de la gestión pública o bien, en coordinación con las unidades administrativas de la Secretaría u otras instancias externas de fiscalización; 11. Coordinar la formulación de los proyectos de programas y presupuesto del órgano interno de control correspondiente y proponer las adecuaciones que requiera el correcto ejercicio del presupuesto; 12. Denunciar ante las autoridades competentes, por sí o por conducto del servidor público del propio órgano interno de control que el titular de éste determine, los hechos de que tengan conocimiento y que puedan ser constitutivos de delitos o, en su caso, solicitar al área jurídica de las dependencias, las entidades o la Procuraduría, la formulación de las querellas a que haya lugar, cuando las conductas ilícitas requieran de este requisito de procedibilidad; 13. Requerir a las unidades administrativas de la dependencia o entidad que corresponda o la Procuraduría la información necesaria para cumplir con sus atribuciones y brindar la asesoría que les requieran en el ámbito de sus competencias; 14. Llevar a cabo programas específicos tendientes a verificar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los servidores públicos de las dependencias, las entidades y la Procuraduría, conforme a los lineamientos emitidos por la Secretaría, y 15. Las demás que las disposiciones legales y administrativas les confieran y las que les encomienden el Secretario y el Coordinador General de Órganos de Vigilancia y Control. Artículo 79 y 80 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública Reformado (Publicado. El 15 de abril de 2009 en el Diario Oficial de la Federación Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 14 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: DEL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES El titular del área de responsabilidades, del órgano interno de control en el Fondo de Cultura Económica tendrá, en el ámbito de la entidad en la que fue designado, sin perjuicio de la que corresponde al titular de dicho órgano, las siguientes facultades: 1. Citar al presunto responsable e iniciar e instruir el procedimiento de investigación, a fin de determinar las responsabilidades a que haya lugar e imponer, en su caso, las sanciones aplicables en los términos del ordenamiento legal en materia de responsabilidades y determinar la suspensión temporal del presunto responsable de su empleo, cargo o comisión, si así conviene para la conducción o continuación de las investigaciones, de conformidad con lo previsto en el referido ordenamiento; 2. Llevar los registros de los asuntos de su competencia y expedir las copias certificadas de los documentos que obren en sus archivos; 3. Dictar las resoluciones en los recursos de revocación interpuestos por los servidores públicos respecto de la imposición de sanciones administrativas, así como realizar la defensa jurídica de las resoluciones que emitan ante las diversas instancias jurisdiccionales, representando al Secretario; 4. Recibir, instruir y resolver las inconformidades interpuestas por los actos que contravengan las disposiciones jurídicas en materia de adquisiciones, arrendamientos, servicios, obra pública y servicios relacionados con la misma, con excepción de aquéllas que deba conocer la Dirección General de Controversias y Sanciones en Contrataciones Públicas, por acuerdo del Secretario; 5. Iniciar, instruir y resolver el procedimiento de investigaciones de oficio, si así lo considera conveniente por presumir la inobservancia de las disposiciones contenidas en las disposiciones mencionadas en el numeral anterior; 6. Tramitar, instruir y resolver los procedimientos administrativos correspondientes e imponer las sanciones a los licitantes, proveedores y contratistas en los términos de las disposiciones jurídicas en materia de adquisiciones, arrendamientos, servicios, obra pública y servicios relacionados con la misma e informar a la Dirección General de Controversias y Sanciones en Contrataciones Públicas sobre el estado que guarde la tramitación de los expedientes de sanciones que sustancie, con excepción de los asuntos que aquélla conozca; 7. Tramitar los procedimientos de conciliación en materia de adquisiciones, arrendamientos, servicios, obra pública y servicios relacionados con la misma derivados de las quejas que presenten los proveedores o contratistas por incumplimiento a los contratos o pedidos celebrados por las dependencias, las entidades y la Procuraduría, en los casos en que por acuerdo del Secretario así se determine. Para efecto de lo anterior, podrán emitir todo tipo de acuerdos, así como presidir y conducir las sesiones de conciliación y llevar a cabo las diligencias, requerimientos, citaciones, notificaciones y prevenciones a que haya lugar; 8. Instruir los recursos de revisión que se hagan valer en contra de las resoluciones de inconformidades e investigaciones de oficio, así como en contra de las resoluciones por las que se impongan sanciones a los licitantes, proveedores y contratistas en los términos de las leyes de la materia y someterlos a la resolución del titular del órgano interno de control; 9. Formular requerimientos, llevar a cabo los actos necesarios para la atención de los asuntos en materia de responsabilidades, así como solicitar a las unidades administrativas la información que se requiera, y 10. Las demás que las disposiciones legales y administrativas le confieran y las que le encomienden el Secretario y el titular del órgano interno de control correspondiente; Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 15 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: DEL TITULAR DEL AREA DE AUDITORÍA El titular del área de auditoria, del Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica tendrá, en el ámbito de la entidad en la que fue designado, sin perjuicio de la que corresponde al titular de dicho órgano, las siguientes facultades: a) De Auditoria Interna: 1. Ordenar y realizar, por sí o en coordinación con las unidades administrativas de la Secretaría u otras instancias externas de fiscalización, las auditorias y visitas de inspección que les instruya el titular del órgano interno de control, así como suscribir el informe correspondiente y comunicar el resultado de dichas auditorias y visitas de inspección al titular del órgano interno de control, a la Secretaría y a los responsables de las áreas auditadas; 2. Ordenar y realizar por sí o en coordinación con las unidades administrativas de la Secretaría o con aquellas instancias externas de fiscalización que se determine, las auditorias, revisiones y visitas de inspección que se requieran para determinar si las dependencias, las entidades y la Procuraduría, cumplen con la normatividad, programas y metas establecidos e informar los resultados a los titulares de las mismas, y evaluar la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de sus objetivos, además de proponer las medidas preventivas y correctivas que apoyen el logro de sus fines, aprovechar mejor los recursos que tiene asignados, y que el otorgamiento de sus servicios sea oportuno, confiable y completo; 3. Vigilar la aplicación oportuna de las medidas correctivas y recomendaciones derivadas de las auditorías o revisiones practicadas, por sí o por las diferentes instancias externas de fiscalización; 4. Requerir a las unidades administrativas de las dependencias, las entidades y la Procuraduría la información, documentación y su colaboración para el cumplimiento de sus funciones y atribuciones; 5. Proponer al titular del órgano interno de control las intervenciones que en la materia se deban incorporar al programa anual de auditoría y control de dicho órgano; 6. Llevar los registros de los asuntos de su competencia y expedir las copias certificadas de los documentos que obren en sus archivos, y 7. Las demás que las disposiciones legales y administrativas le confieran y las que le encomienden el Secretario y el titular del órgano interno de control correspondiente; b) De Auditoria para Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública: 1. Verificar el cumplimiento de las normas de control que emita la Secretaría, así como elaborar los proyectos de normas complementarias que se requieran en materia de control; 2. Evaluar la suficiencia y efectividad de la estructura de control interno establecido, informando periódicamente el estado que guarda; 3. Efectuar la evaluación de riesgos que puedan obstaculizar el cumplimiento de las metas y objetivos de las dependencias, las entidades y la Procuraduría; Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 16 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: 4. Promover y asegurar el desarrollo administrativo, la modernización y la mejora de la gestión pública en las dependencias, las entidades y la Procuraduría, mediante la implementación e implantación de acciones, programas y proyectos en esta materia; 5. Participar en el proceso de planeación que desarrolle la institución en la que sean designados, para el establecimiento y ejecución de compromisos y acciones de mejora de la gestión o para el desarrollo administrativo integral, conforme a las estrategias que establezca la Secretaría; 6. Brindar asesoría en materia de mejora y modernización de la gestión en las instituciones en que se encuentren designados, en temas como: a) Planeación estratégica; b) Trámites, Servicios y Procesos de Calidad; c) Atención y Participación Ciudadana; d) Mejora Regulatoria Interna y hacia particulares; e) Gobierno Digital; f) Recursos Humanos, Servicio Profesional de Carrera y Racionalización de Estructuras; g) Austeridad y disciplina del gasto, y h) Transparencia y rendición de cuentas. Para efectos del párrafo anterior, los titulares de las áreas de Auditoría para Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública, realizarán o podrán encomendar investigaciones, estudios y análisis, para asesorar a las instituciones en los temas señalados; 7. Participar en los Comités Técnicos de Selección de las dependencias sujetas a la Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administración Pública Federal; 8. Promover en el ámbito de las dependencias, las entidades y la Procuraduría el establecimiento de pronunciamientos de carácter ético, así como de programas orientados a la transparencia y el combate a la corrupción e impunidad; 9. Proponer al titular del órgano interno de control las intervenciones que en materia de evaluación y de control se deban integrar al Programa Anual de Trabajo; 10. Impulsar y dar seguimiento a los programas o estrategias de desarrollo administrativo integral, modernización y mejora de la gestión pública, así como elaborar y presentar los reportes periódicos de resultados de las acciones derivadas de dichos programas o estrategias; 11. Dar seguimiento a las acciones que implementen las dependencias, las entidades y la Procuraduría para la mejora de sus procesos, a fin de apoyarlas en el cumplimiento de sus objetivos estratégicos con un enfoque preventivo y brindarles asesoría en materia de desarrollo administrativo; 12. Realizar diagnósticos y opinar sobre el grado de avance y estado que guardan las dependencias, las entidades y la Procuraduría en materia de desarrollo administrativo integral, modernización y mejora de la gestión pública; 13. Promover el fortalecimiento de una cultura orientada a la mejora permanente de la gestión institucional y de buen gobierno, al interior de las dependencias, las entidades y la Procuraduría, a fin de asegurar el cumplimiento de la normativa, metas y objetivos; Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 17 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: 14. Llevar los registros de los asuntos de su competencia y expedir las copias certificadas de los documentos que obren en sus archivos; 15. Requerir a las unidades administrativas de la institución en la que sean designados, la información que se requiera para la atención de los asuntos en las materias de su competencia; 16. Establecer acciones preventivas y de transformación institucional a partir de los resultados de las distintas evaluaciones a los modelos, programas y demás estrategias establecidas en esta materia por la Secretaría, y 17. Las demás que las disposiciones legales y administrativas le confieran, así como las que le encomiende el Secretario y el titular del órgano interno de control correspondiente. Cuando en un órgano interno de control no coexistan el Titular del Área de Auditoría Interna y el de Auditoría para Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública, el servidor público que se desempeñe como Titular del Área de Auditoria ejercerá la totalidad de las atribuciones establecidas en la presente fracción; NOTA: Este Órgano Interno de Control no cuenta con un Titular de Auditoría para Desarrollo y Mejora de la Gestión, por lo cual el Titular del Área de Auditoría Interna tiene las atribuciones de dicha área y ejecuta sus funciones en coordinación con el Departamento de Control y Evaluación. Artículo 79 y 80 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública (Publicado. el 15 de abril de 2009 en el Diario Oficial de la Federación. Reformado) DEL TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS El titular del área de quejas, del Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica tendrá, en el ámbito de la entidad en la que fue designado, sin perjuicio de la que corresponde al titular de dicho órgano, las siguientes facultades: 1. Recibir las quejas y denuncias que se formulen por incumplimiento de las obligaciones de los servidores públicos, llevando a cabo las investigaciones para efectos de su integración y emitir el acuerdo de archivo por falta de elementos o de turno al área de responsabilidades, cuando así proceda, y realizar el seguimiento del procedimiento disciplinario correspondiente hasta su resolución; 2. Promover la implementación y seguimiento de mecanismos e instancias de participación ciudadana para el cumplimiento de estándares de servicio, así como en el establecimiento de indicadores para la mejora de trámites y servicios en las dependencias, las entidades y la Procuraduría, conforme a la metodología que al efecto se emita; 3. Captar, asesorar, gestionar, promover y dar seguimiento a las peticiones sobre los trámites y servicios que presente la ciudadanía y recomendar a las dependencias, las entidades o la Procuraduría la implementación de mejoras cuando así proceda; 4. Conocer previamente a la presentación de una inconformidad, las irregularidades que a juicio de los interesados se hayan cometido en los procedimientos de adjudicación de adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como respecto de la obra pública que lleven a cabo las Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 18 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: dependencias, las entidades o la Procuraduría, a efecto de que las mismas se corrijan cuando así proceda; 5. Supervisar los mecanismos e instancias de atención y participación ciudadana y de aseguramiento de la calidad en trámites y servicios que brindan las dependencias, las entidades o la Procuraduría conforme a la política que emita la Secretaría; 6. Auxiliar al titular del órgano interno de control en la formulación de requerimientos, información y demás actos necesarios para la atención de los asuntos en la materia, así como solicitar a las unidades administrativas la información que se requiera; 7. Determinar la procedencia de las inconformidades que se presenten en contra de los actos relacionados con la operación del Servicio Profesional de Carrera y sustanciar su desahogo conforme a las disposiciones que resulten aplicables; 8. Realizar la valoración de la determinación preliminar que formulen las dependencias sobre el incumplimiento reiterado e injustificado de obligaciones de los servidores públicos de carrera, en términos de la Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administración Pública Federal y su Reglamento; 9. Llevar los registros de los asuntos de su competencia y expedir las copias certificadas de los documentos que obren en sus archivos, y 10. Las demás que les atribuyan expresamente el Secretario y el titular del órgano interno de control correspondiente. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 19 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: ESTATUTO ORGÁNICO DEL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA Artículo 29. El Fondo Cultura Económica contará con un órgano de vigilancia integrado por un Comisario Público Propietario y su Suplente, designados por la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo ahora Secretaría de la Función Pública, quienes asistirán con voz pero sin voto a las sesiones de la Junta Directiva. Artículo 30. El Comisario Público vigilará y evaluará las operaciones del Fondo de Cultura Económica, de conformidad con las atribuciones que le confiere la Ley Federal de Entidades Paraestatales y su Reglamento, y las que le asigne la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo. Artículo 31. La Junta Directiva y la Dirección General deberán proporcionar oportunamente al Comisario Público la información y documentación que requiera y darle las facilidades necesarias para el debido cumplimiento de sus funciones. Artículo 32. El Fondo de Cultura Económica tendrá un Órgano Interno de Control, que será parte integrante de su estructura, el cual tendrá por objeto apoyar la función directiva y promover el mejoramiento del organismo. Artículo 33. Al frente del Órgano Interno de Control habrá un Titular designado con fundamento en lo establecido por el artículo 37 fracción XII de la Ley Orgánica de la Administración Publica Federal, el cual para el debido ejercicio de sus atribuciones, se auxiliará por los titulares de Responsabilidades, Auditoría y Quejas. Artículo 34. Los servidores públicos a que hace referencia el artículo anterior del presente Estatuto, ejercerán las funciones establecidas en Ia Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, y demás legislación jurídica y ordenamientos de carácter administrativo que resulten aplicables, conforme a lo dispuesto por el articulo 47 fracciones Ill y IV del Reglamento Interior de la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo. Asimismo, con fundamento en el precepto invocado en el último término, para la programación y realización de auditorias, inspecciones o visitas de cualquier tipo por parte de los servidores públicos que se refiere el artículo 33 de este Estatuto, a las subsidiarias en el extranjero del Fondo de Cultura Económica en apoyo de las funciones encomendadas a las unidades administrativas de dicha entidad, se requiere previamente la solicitud expresa debidamente fundada y motivada del Director General de la misma y del acuerdo expreso que apruebe dicha solicitud, por parte del Coordinador General de Órganos de Vigilancia y Control de Ia Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo. Artículo 35. El Fondo del Cultura Económica proporcionará al Titular del Órgano Interno de Control y a los titulares de las áreas mencionadas en el artículo 33 del presente estatuto, los recursos humanos y de carácter material que sean necesarios para el cumplimiento de los asuntos que tienen conferidos. Los servidores públicos del Fondo de Cultura Económica proporcionaran el auxilio y la cooperación que requieran los funcionarios arriba mencionados, para el correcto desempeño de sus atribuciones. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 20 V. Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: FUNCIONES TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Promover el desarrollo administrativo y la mejora de la gestión pública emitiendo propuestas y opiniones para la mejora de sus procesos que impacten en la eficiencia, eficacia, calidad y oportunidad de la atención que se brinda a los usuarios. Impulsar la aplicación del sistema integral de control gubernamental, coadyuvando a su correcto funcionamiento, mediante la sugerencia de normas complementarias para el mejor control de la gestión del Fondo, así como analizar y promover con un enfoque preventivo y la aplicación de las normas, lineamientos, mecanismos y acciones para fortalecer las necesidades del control interno establecido. Promover e impulsar la instrumentación de acciones relativas al desarrollo administrativo, la modernización y la mejora de la gestión pública, así como evaluar su aplicación en las Unidades Sustantivas y Administrativas que conforman el Fondo. Coordinar la formulación de los proyectos de programas y presupuesto del Órgano Interno de Control y proponer las adecuaciones que requiera el correcto ejercicio del presupuesto. Programar, coordinar, supervisar y ordenar la realización de auditorías, inspecciones y visitas de inspección e informar de su resultado periódicamente a la Secretaría de la Función Pública para el ejercicio de sus atribuciones, así como al Titular de la Entidad y a los responsables de las áreas auditadas. En materia de responsabilidades, investigar y fincar las que hubiere lugar, así como calificar y constituir los pliegos preventivos de responsabilidades e imponer las sanciones que correspondan en el ámbito de su competencia, salvo los que sean competencia de la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial de la Secretaría de la Función Pública. Desahogar los procedimientos de conciliación previstos en las leyes, en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público y de obra pública y servicios relacionados con las mismas, en los casos en que la Secretaría de la Función Pública así lo determine, sin perjuicio de que los mismos dependerán de lo que determine la Secretaría. Dictar las resoluciones que procedan respecto de los recursos de revocación que interpongan los servidores públicos, y de revisión que se hagan valer en contra de las resoluciones sancionatorias emitidas en los procedimientos de inconformidad, investigaciones de oficio y sanciones a licitantes, proveedores y contratistas, previstos en las disposiciones jurídicas en materia de adquisiciones, arrendamientos, servicios, obras públicas y servicios relacionados con la mismas, que competa conocer al Titular del Área de Responsabilidades. Coordinar, desahogar, supervisar y dar seguimiento a la recepción de quejas y denuncias por incumplimiento de las obligaciones de los servidores públicos. Realizar la defensa jurídica de las resoluciones que se emitan ante las diversas instancias jurisdiccionales, representando al titular de la Secretaría de la Función Pública, así como expedir las certificaciones de los documentos que obren en los archivos del Órgano Interno de Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 21 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: Control. Denunciar ante las autoridades competentes, los hechos de que se tenga conocimiento y puedan ser constitutivos de delitos, e instar al área jurídica respectiva a formular cuando así se requiera, las querellas a que hubiere lugar. Requerir a las unidades administrativas del Fondo, la información necesaria para cumplir con sus atribuciones, y brindar la asesoría que les requieran en el ámbito de su competencia. Supervisar la correcta administración de los recursos humanos, materiales y financieros del OIC. Las demás que las disposiciones legales y administrativas les encomiende y atribuya expresamente el Titular de la Secretaría de la Función Pública y el Coordinador General de Órganos de Vigilancia y Control. ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y DE QUEJAS Iniciar e instruir el procedimiento administrativo disciplinario para determinar las responsabilidades a que hubiere lugar e imponer, en su caso, sanciones en los términos de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Determinar la suspensión temporal de su empleo, cargo o comisión, a los servidores públicos presuntos responsables, si a su juicio así conviene para la conducción o continuación de las investigaciones, de conformidad con lo previsto en el artículo 21 fracción V, de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Llevar los registros de los asuntos de su competencia, en los sistemas electrónicos diseñados por la Secretaría de la Función Pública, manteniéndolos actualizados y emitiendo los reportes periódicos respectivos para proporcionar información actualizada que le permita efectuar las funciones que tiene encomendadas. Expedir las certificaciones de los documentos que obren en los archivos del Área de Responsabilidades, para integrar adecuadamente los expedientes que las diferentes instancias competentes le requieran. Dictar las resoluciones en los recursos de revocación interpuestos por los servidores y/o ex servidores públicos, respecto de la imposición de sanciones administrativas para agilizar la ejecución de las sanciones derivadas de los procedimientos administrativos de responsabilidades realizados. Realizar la defensa jurídica de las resoluciones que se emitan ante las diversas instancias jurisdiccionales, por sí y en representación del Titular de la Secretaría de la Función Pública para facilitar el desahogo de las funciones que tiene encomendadas. Recibir y resolver las inconformidades interpuestas por los actos que contravengan lo dispuesto por las Leyes de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, y de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, con excepción de aquellas que por acuerdo del Secretario de la Función Pública, deba conocer la Dirección General de Inconformidades de la citada Secretaría para emitir en su caso, las resoluciones y desechar la inconformidad o reponer el procedimiento de adjudicación. Instruir los recursos de revisión que se hagan valer en contra de las resoluciones de Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 22 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: inconformidades, y someterlos a la consideración y firma del Titular del Órgano Interno de Control para confirmar o modificar las resoluciones emitidas. Imponer las sanciones previstas en las Leyes de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, y de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas e informar a la Unidad de Normatividad de Adquisiciones, Obras Públicas, Servicios y Patrimonio Federal sobre el estado que guarda la tramitación de los expedientes de sanciones que sustancie, con excepción de los asuntos que aquella conozca, para inhibir las conductas ilícitas de contratistas y proveedores. Auxiliar y colaborar con el Titular del Órgano Interno de Control, en la formulación de requerimientos, y demás actos necesarios para la atención de los asuntos en materia de responsabilidades, quejas e inconformidades, así como solicitar a las unidades administrativas la información requerida para el cumplimiento de sus funciones para el debido desahogo de las investigaciones que se realicen y/o instrumentación de los procedimientos administrativos de responsabilidades que se formulen. Difundir a nivel a todo el Fondo de Cultura Económica las disposiciones normativas que deban ser conocidas para su aplicación de las áreas que de acuerdo a sus funciones les competan. Dar seguimiento a las resoluciones sancionadoras de conducta de los servidores públicos, a efecto de vigilar su aplicación y cumplimiento. Recibir quejas y denuncias que se formulen por incumplimiento de las obligaciones de los servidores públicos, llevando a cabo las investigaciones conducentes para efectos de su integración. Captar y gestionar las peticiones sobre trámites y servicios que presente la ciudadanía, y dar cumplimiento a los lineamientos y criterios técnicos que emita la Secretaría de la Función Pública para proporcionar la información expedita de sus requerimientos. Conocer mediante la presentación de una inconformidad las irregularidades que a juicio de los interesados se hayan cometido en los procedimientos de adjudicación de adquisiciones y servicios, así como de las obras públicas que lleven a cabo para que se corrija cuando así proceda o se desechen las mismas. Recibir y substanciar mediante el procedimiento de conciliación, por acuerdo del Titular del Órgano Interno de Control, las quejas presentadas por los contratistas o proveedores, con motivo del incumplimiento de los términos y condiciones pactados en los contratos que tengan celebrados con el Fondo para evitar el deslazamiento y/o retraso de las operaciones formalizadas con éstas. Promover la capacitación permanente en materia de Responsabilidades, Quejas e Inconformidades para contar con el personal debidamente capacitado en la normatividad que regula sus funciones y asegurar el desarrollo eficiente de las mismas. Participar en representación del Órgano de Interno de Control para verificar el cumplimiento de la normatividad aplicable en los actos de entrega-recepción de los cargos públicos para asegurar la continuidad de los programas y proyectos que permitan dar cumplimiento a las metas y objetivos que tiene asignados. Tramitar los procedimientos de conciliación en materia de adquisiciones, arrendamientos, Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 23 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: servicios, obra pública y servicios relacionados con la misma derivados de las quejas que presenten los proveedores o contratistas por incumplimiento a los contratos o pedidos celebrados por las dependencias, las entidades y la Procuraduría, en los casos en que por acuerdo del Secretario así se determine. Para efecto de lo anterior, podrán emitir todo tipo de acuerdos, así como presidir y conducir las sesiones de conciliación y llevar a cabo las diligencias, requerimientos, citaciones, notificaciones y prevenciones a que haya lugar. Captar, asesorar, gestionar, promover y dar seguimiento a las peticiones sobre los trámites y servicios que presente la ciudadanía y recomendar a las dependencias, las entidades o la Procuraduría la implementación de mejoras cuando así proceda. Supervisar los mecanismos e instancias de atención y participación ciudadana y de aseguramiento de la calidad en trámites y servicios que brindan las dependencias, las entidades o la Procuraduría conforme a la política que emita la Secretaría. Las demás que expresamente le atribuyan los Titulares de la Secretaría de la Función Pública y del Órgano Interno de Control. TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Evaluar el grado de cumplimiento de normas, procedimientos, reglamentos e instructivos de operación aplicables al Organismo, que permitan conocer desviaciones a estándares previamente definidos en materia de operación, productividad, finanzas y de impacto social. Verificar la efectividad, oportunidad y razonabilidad de las operaciones, procedimientos y controles administrativos aplicados en el Fondo de Cultura Económica. Evaluar el grado de eficiencia y eficacia alcanzadas en la realización de los programas anuales del Fondo de Cultura Económica. Revisar que la estructura de organización, métodos y procedimientos de las áreas del Fondo de Cultura Económica reúnan los requisitos, elementos y mecanismos necesarios para el logro de los objetivos y cumplimiento de las metas establecidas. Revisar que las áreas responsables del Organismo efectúen con eficiencia las acciones correspondientes al proceso de programación, presupuestación y ejercicio del gasto y financiamiento. Realizar con un enfoque preventivo e integral las auditorías previstas en el Programa Anual de Auditoría y Control, así como las requeridas por la Secretaría de la Función Pública, verificando los sistemas de operación de los diferentes procesos productivos de los bienes y servicios que se generen en el Fondo de Cultura Económica, así como el avance y cumplimiento de los objetivos y metas fijados en los programas sectoriales aplicables en el Organismo. Vigilar la aplicación de las medidas correctivas y recomendaciones formuladas a las áreas del Fondo derivadas de las auditorias practicadas. Colaborar en la elaboración del Programa Anual de Auditoria y Control en lo referente al área de su competencia. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 24 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA OPERACIONAL Realizar las revisiones o auditorias operacionales conforme al Programa Anual de Auditoría y Control y a los lineamientos establecidos por la Secretaría de la Función Pública. Corroborar, mediante auditorías y revisiones, que las operaciones, procedimientos y controles administrativos implementados en el Fondo de Cultura Económica se efectúen con la efectividad, oportunidad y razonabilidad que se requieren. Aplicar las guías de auditoría especificas autorizadas para el tipo de actividades y áreas que se van a revisar, con el objeto de garantizar una adecuada supervisión, obtención de evidencia, elaboración de papeles de trabajo y tratamiento de irregularidades. Revisar que exista apego a la estructura organizacional básica autorizada del Fondo de Cultura Económica, así como su manual general de organización. Revisar la aplicación de los tabuladores autorizados al Fondo de Cultura Económica, de conformidad con la estructura salarial vigente. Verificar el cumplimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal. Analizar, examinar, revisar y auditar los sistemas administrativos y de información del Fondo de Cultura Económica, de tal manera que se pueda detectar el grado de eficiencia y eficacia en el apoyo a las labores sustantivas del Organismo. Determinar y validar las unidades de medición de metas, indicadores de gestión, indicadores de productividad y coeficientes de rendimiento a nivel de gerencia y coordinación general, que permitan evaluar el grado de consecución de los objetivos social y económica, y el cumplimiento de las metas y programas del Fondo de Cultura Económica. Participar en la elaboración de los informes de las auditorías practicadas y en la formulación de recomendaciones tendientes a corregir las operaciones y procedimientos. Formular y dar seguimiento hasta su total desahogo de las observaciones y/o recomendaciones efectuadas. Elaborar los informes sobre las auditorías practicadas con base en los lineamientos establecidos por la Secretaría de la Función Pública y los específicos que le sean solicitados. Coordinar la preparación e integración de las carpetas para las sesiones de acuerdo a los términos establecidos en los linimientos para el funcionamiento de los Comités de Control y Auditoría; Registrar, dar seguimiento y verificar el cumplimiento de los acuerdos tomados por los miembros del Comité de Control y Auditoría, de conformidad con los plazos establecidos y las responsabilidades asignadas. DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA FINANCIERA Comprobar que la información financiera del Fondo de Cultura Económica y de sus subsidiarias sea razonable. Verificar que las operaciones del Organismo sean congruentes con los procesos aprobados de planeación, programación y presupuestación institucionales. Corroborar que el uso de recursos financieros, humanos y materiales se efectúe de acuerdo con criterios de economía, eficiencia y eficacia. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 25 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: Validar las unidades de medida de metas, indicadores de gestión, indicadores de productividad y coeficientes de rendimiento que haya establecido la Gerencia General y que permitan medir el grado de eficiencia y eficacia en la aplicación de los recursos financieros del Fondo de Cultura Económica. Comprobar, mediante revisiones o inspecciones directas y selectivas, la existencia y el adecuado resguardo de los fondos y valores del Fondo de Cultura Económica, así como de pinturas, esculturas y obras de arte en general. Realizar las revisiones o auditorías financieras conforme a los lineamientos establecidos por la Secretaría de la Función Pública. Supervisar la elaboración de papeles de trabajo y la integración de los expedientes relativos a las auditorias financieras practicadas. Participar en la elaboración de los informes de las auditorías financieras practicadas, y en la formulación de ajustes y recomendaciones tendientes a corregir las desviaciones detectadas. Participar en la elaboración de los reportes periódicos que solicite la Secretaria de la Función Publica. Proporcionar asesoría al personal del FCE para la elaboración de las declaraciones de situación patrimonial. Participar en la elaboración del Programa Anual de Auditoría y Control del OIC. Participar en la elaboración y captura del Sistema de lnformación Periódica. DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN • • • • • • • • • Verificar y dar seguimiento al cumplimiento de las normas de control que emita la Secretaría, así como participar en la elaboración de proyectos de normas complementarias que se requieran en materia de control; Evaluar la suficiencia y efectividad de la estructura de control interno establecido, informando periódicamente del estado que guarda; Efectuar la evaluación de riesgos que pudieran obstaculizar el cumplimiento de las metas y objetivos del Fondo de Cultura Económica; Promover y asegurar el desarrollo administrativo, la modernización y la mejora de gestión pública en la Entidad mediante la implementación de acciones programas y proyectos en esta materia; Participar en el proceso de planeación que desarrolle la Entidad, para el establecimiento y ejecución de compromisos y acciones de mejora de la gestión o para el desarrollo administrativo integral conforme a las directrices que establezca la Secretaría; Proporcionar asesoría en materia de mejora, modernización de la gestión y desarrollo administrativo; Promover en el Fondo de Cultura Económica, el establecimiento de pronunciamientos de carácter ético, así como de programas orientados a la transparencia y el combate a la corrupción e impunidad; Proponer al Titular de Auditoria Interna las intervenciones que en materia de evaluación y de control se deban integrar al Programa Anual de Trabajo del OIC; Dar seguimiento a los programas o estrategias de desarrollo administrativo integral, Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 26 • • • • • • • • • • Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: modernización y mejora de la gestión publica, así como elaborar y presentar los reportes periódicos de resultados de las acciones derivadas de dichos programas; Participar en el seguimiento a las acciones que para la mejora de sus procesos implemente el Fondo de Cultura Económica, en coordinación con sus áreas y unidades administrativas, a fin de apoyarlas en el cumplimiento de sus objetivos estratégicos con un enfoque preventivo, y brindarles asesoría en materia de desarrollo administrativo; Promover el fortalecimiento de una cultura de control al interior del Fondo de Cultura Económica, a fin de asegurar en mayor grado el cumplimiento de la normatividad, metas y objetivos; Auxiliar al Titular de Auditoria Interna en la formulación de requerimientos, información y demás actos necesarios para la atención de los asuntos en materia de control, evaluación y apoyo al buen gobierno; Dar seguimiento a las acciones que implemente la Entidad para el cumplimiento del Programa de Transparencia y Rendición de Cuentas. Dar seguimiento a las acciones que implemente la Entidad para el cumplimiento del los Indicadores de Mejora de la Gestión SER-OVC (Sistema de Evaluación de Resultados de los OVC) Dar seguimiento y participar en el Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI) del FCE. Dar seguimiento al PAT-PMG a través del Sistema de Administración del Programa de Mejora de la Gestión (SAPMG). Actualizar la información de la Fracción X de las Obligaciones de Transparencia publicadas en el portal de Transparencia del FCE. Reportar trimestralmente al Sistema de Información Periódica (SIIP) de la Secretaria de la Función Publica los resultados y avance de las revisiones de control contenidas en el PAAC. Las demás que les atribuya expresamente el Titular de Auditoria Interna. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 27 VI. Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: POLÍTICAS GENERALES 1. El Titular del Órgano Interno de Control deberá entregar trimestralmente a la Coordinación General de Órganos de Vigilancia y Control de la Secretaría de la Función Pública el avance de las metas e indicadores de gestión institucionales. 2. El Titular del Órgano Interno de Control será responsable de difundir sistemáticamente entre el personal a su cargo, los acuerdos tomados en el seno de la Junta de Gobierno, Comité Interno de Selección de Obras (CISO) y otros comités internos, así como los señalados por el Director General. 3. Los acuerdos tomados por la Dirección General, serán autorizados solo si están considerados en los programas y presupuestos aprobados para cada área y cumplan con las normas y políticas aplicables. 4. El Órgano Interno de Control desarrollará sus actividades con apego a la normatividad que expida la Secretaría de la Función Pública. 5. Las ausencias del Titular del Órgano Internos de Control en la entidad, serán suplidas, en su orden, por los Titulares del Área de Responsabilidades, Auditoría y Quejas. 6. Las ausencias de los Titulares de las Áreas de Responsabilidades, Auditoría y Quejas, serán suplidas por el titular del área que designe el titular del órgano interno de control. ÁREA DE RESPONSABILIDADES LOS PROCEDIMIENTOS DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA 1. Coordinar la recepción, registro y desahogo de las acciones que se presente, conforme a lo establecido en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 2. Llevar a cabo las acciones necesarias para allegarse de los elementos de juicio suficientes para la integración de los expedientes de responsabilidad. 3. Proponer al superior jerárquico el proyecto de resolución de responsabilidad. 4. Instruir lo necesario para el seguimiento de la notificación y ejecución de la resolución dictada en el expediente de responsabilidad. 5. Informar de la resolución de los expedientes de responsabilidad a la Dirección General Adjunta de Responsabilidades e Inconformidades. 6. Promover la capacitación del personal. LAS INCONFORMIDADES 7. Coordinar la recepción, registro y desahogo de las inconformidades que se presente, conforme a lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, así como en la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. 8. Llevar a cabo las acciones necesarias para allegarse de los elementos de juicio suficientes para la integración de los expedientes de inconformidades. 9. Establecer los criterios y lineamientos necesarios para formular los proyectos de resolución de Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 28 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: las inconformidades que se reciban. 10. Proponer al superior jerárquico los proyectos de resolución de las inconformidades. 11. Instruir lo necesario para el seguimiento de las resoluciones que se dicten, en las que se haya ordenado la reposición parcial o total del procedimiento. 12. Acordar con el Superior jerárquico, los informes que se deberán rendir a las oficinas centrales de la Secretaría de la Función Pública, sobre la manifestación de hechos falsos por parte de los particulares en la presentación de las inconformidades. 13. Dar seguimiento en lo relativo a que el personal adscrito a la Dirección de Inconformidades, proporcione la debida asesoría y orientación a quienes deseen presentar una inconformidad. 14. Coordinar la recepción, registro y desahogo del procedimiento administrativo de sanción a licitantes, proveedores o contratistas que infrinjan la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, así como la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. 15. Llevar a cabo las acciones necesarias para allegarse de los elementos de juicio suficientes para la integración de los expedientes de sanción a licitantes, proveedores o contratistas. 16. Establecer los criterios y lineamientos necesarios para formular los proyectos de resolución de los expedientes de sanción a licitantes proveedores o contratistas, que se reciban. 17. Publicar en el Diario Oficial de la Federación la sanción impuesta, e informar al Servicio de Administración Tributaria, haga efectivos los créditos fiscales cuando el asunto y resolución así lo ordene. 18. Informar de las resoluciones de los expedientes de sanción a licitantes, proveedores o contratistas, a la Unidad de Normatividad de Adquisiciones, Obras Públicas, Servicios y Patrimonio Federal de la Secretaría de la Función Pública. 19. Realizar la coordinación de las actividades cuando se requiera, con las áreas del Órgano Interno de Control, así como con la Secretaria de la Función Pública. 20. Promover la capacitación del personal. LOS JUICIOS DE NULIDAD 1. Analizar y verificar que los juicios de nulidad promovidos contra resoluciones emitidas en aplicación de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, así como de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, hayan sido promovidos y cumplan en su tramitación con los ordenamientos legales establecidos. 2. Supervisar o llevar a cabo la elaboración de las contestaciones de demanda, alegatos, y demás promociones necesarias para una defensa eficaz de las resoluciones dictadas en materia de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. 3. Supervisar y programar el calendario de asistencia al Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa, verificando el estado procesal de los expedientes relativos a los juicios de nulidad que se promuevan en contra de las resoluciones dictadas en materia de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 29 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: 4. Supervisar el debido cumplimiento de las sentencias interlocutorias que concedan la suspensión provisional y en su caso la definitiva de los actos de ejecución de resoluciones dictadas en materia de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las Mismas. 5. Estudiar y diseñar los recursos de revisión promovidos en contra de las sentencias que declaren la nulidad de las resoluciones emitidas en materia de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, así como de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y Ley de Obras Públicas y servicios Relacionados con las Mismas. 6. Presentar en tiempo y forma los recursos de revisión en el Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa. 7. Diseñar el calendario semanal y mensual de términos procesales, con la finalidad de cumplir con los plazos de ley establecidos en el Código Fiscal de la Federación y en el Código Federal de Procedimientos Civiles, de aplicación supletoria en el juicio de nulidad. LOS RECURSOS 1. Analizar y verificar que los recursos administrativos promovidos contra resoluciones emitidas en aplicación de la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, así como de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas; hayan sido promovidos y cumplan en su tramitación con los ordenamientos legales establecidos. 2. Coordinar la elaboración de las resoluciones dictadas en los recursos de revocación en materia de responsabilidades administrativas de los servidores públicos. 3. Supervisar el debido cumplimiento de las determinaciones que concedan la suspensión provisional y en su caso, Ia definitiva de los actos de ejecución de resoluciones dictadas en materia de responsabilidades administrativas de los servidores públicos. 4. Coordinar la elaboración de las resoluciones dictadas en los recursos de revisión en las materias de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público y de obras públicas y servicios relacionados con las mismas. 5. Supervisar el debido cumplimiento de las determinaciones que concedan la suspensión provisional y en su caso la definitiva de los actos de ejecución de resoluciones dictadas en las materias de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público y de obras públicas y servicios relacionados con las mismas. LOS AMPAROS 1. Elaborar los informes previo y justificado en términos de la Ley de Amparo cuando el acto reclamado sea atribuible al órgano Interno de Control en el Fondo. 2. Presentar en tiempo y forma los informes señalados en el punto anterior, ante el Juzgado de Distrito o Tribunal Colegiado que corresponda, asimismo, todas y cada una de las promociones en materia de amparo. 3. Supervisar la glosa de la documentación en los expedientes. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 30 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: 4. Elaborar los recursos de revisión cuando las sentencia de amparo no sea favorable a los intereses de esta autoridad administrativa y someterlos a consideración de la Unidad de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de la Función Pública. 5. Atender los requerimientos relativos a cumplimientos de interlocutorias y definitivas en materia de amparo. 6. Formular los informes de tercero perjudicado cuando las sentencias emitidas por las Salas del Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa sea favorables a los intereses de esta autoridad administrativa. 7. Realizar las revisiones adhesivas cuando las resoluciones de amparo sean favorables a los intereses de esta autoridad administrativa. SISTEMA DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDAD 1. Recibir y gestionar la documentación que ingresan al área de Responsabilidades 2. Mantener el sistema electrónico de registro con información de los datos generales de los documentos que se generen e ingresan al Área de Responsabilidades. 3. Analizar, clasificar y capturar en el sistema los documentos generados y recibidos para su atención. 4. Analizar y turnar documentos originales y copias de conocimiento para su integración en el expediente correspondiente. 5. Mantener actualizado el sistema electrónico de procedimiento administrativo de responsabilidad. 6. Informar a la Secretaria de la Función Pública de cada una de las actuaciones efectuadas en el Procedimiento de Responsabilidad seguido a servidores públicos y atendidos por el Área de Responsabilidades. 7. Efectuar periódicamente junto con la Secretaría de la Función Pública, reuniones para conciliar la información y efectuar las modificaciones necesarias en el SPAR. 8. Registrar en el SPAR el inicio de procedimiento, las actuaciones efectuadas y demás modificaciones en el estatus de los expedientes. Elaborar consultas y reportes en el sistema electrónico de procedimiento administrativo de responsabilidades. ÁREA DE QUEJAS ATENCIÓN AL PÚBLICO, SEGUIMIENTO Y ENLACE 1. Atender y canalizar al Área de Quejas, las peticiones ciudadanas. Consultas sugerencias, quejas y denuncias, planteadas directamente al Titular del Órgano Interno de Control para su gestión. 2. Verificar e informar al Titular del Órgano Interno de Control el avance y seguimiento de las peticiones ciudadanas mediante reportes estadísticos para evaluar el desempeño del servicio en la captación, trámite y desahogo de las sugerencias, quejas y denuncias que se reciban de la población a través de los canales de atención establecidos por el OIC. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 31 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: 3. Desarrollar y coordinar el procedimiento de comunicación que permita el enlace entre el Fondo de Cultura Económica y las Áreas del Órgano Interno de Control en dicho Organismo en materia de peticiones ciudadanas para la atención de estas en apego a la norma establecida. 4. Orientar y asesorar a los usuarios vía telefónica u otros medios electrónicos establecidos, respecto de sus peticiones con la finalidad de facilitar la atención a sus demandas. LA ATENCIÓN DIRECTA 1. Coordinar la gestión de manera personal y directa ante las áreas competentes del Fondo de Cultura Económica las peticiones ciudadanas para la atención de las inquietudes y necesidades de los particulares y servidores públicos respecto de los trámites y servicios que se proporcionan. 2. Revisar los proyectos de los oficios y las gestiones realizadas para atender las peticiones ciudadanas, así como coordinar las diligencias que se practiquen en auxilio del Titular del Área de Quejas. 3. Revisar los proyectos de los oficios de conclusión de las investigaciones derivadas de las peticiones ciudadanas, para determinar el inicio de la investigación de la queja o denuncia correspondiente. 4. Analizar proyectos de denuncias penales ante el Agente del Ministerio Público de la Federación, o de oficios por los que se insta al Área Jurídica del Organismo, para que formule las querellas respectivas, así como de cualquier otra promoción que resulte procedente con motivo de la presunta comisión de ilícitos. 5. Supervisar el reporte electrónico en el sistema de atención ciudadana de las peticiones ciudadanas que ingresan en el Área de Quejas. 6. Elaborar los informes del avance o resolución de las peticiones ciudadanas. 7. Consolidar la información sobre la incidencia de las peticiones ciudadanas de los trámites y servicios que presta el Fondo de Cultura Económica. 8. Planear las reuniones de trabajo con las unidades administrativas del Fondo de Cultura Económica, respecto de las responsabilidades administrativas de los servidores públicos relacionadas con los trámites y servicios que la dependencia presta. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 32 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: ATENCIÓN A QUEJAS DE SERVIDORES PÚBLICOS 1. Definir las líneas de investigación que esta Unidad debe trazar para la atención de las peticiones ciudadanas. 2. Supervisar la elaboración de acuerdo de inicio, de atención y de trámite de acuerdo a lo regulado por los lineamientos y criterios técnicos y operativos del proceso de atención ciudadana. 3. Coordinar la apertura y supervisar el seguimiento de cada expediente en el sistema electrónico de atención ciudadana (SEAC), hasta su conclusión. 4. Revisar y turnar toda la correspondencia relativa a los asuntos asignados, determinando las líneas de investigación que deberán practicarse para llegar a la conclusión de los asuntos. 5. Redactar y enviar los correos electrónicos que sirven para notificar cualquier asunto relacionado con la atención de quejas, denuncias, seguimientos de irregularidades y solicitudes que preste la ciudadanía. 6. Desarrollar diligencias de investigación implementadas dentro y fuera de las instalaciones de este Órgano Interno de Control, a efecto de esclarecer los hechos motivo de las diversas peticiones ciudadanas. 7. Supervisar la elaboración de proyectos de acuerdos, oficios y requerimientos en general, dirigidos a las diversas unidades administrativas del Fondo de Cultura Económica. 8. Realizar proyectos de acuerdos de conclusión de las investigaciones derivadas de quejas y denuncias, para determinar si existen elementos suficientes para presumir una responsabilidad administrativa contra servidores públicos. 9. Dar seguimiento al envío y recepción de los asuntos que son turnados al Área de Responsabilidades de este Órgano Interno de Control. 10. Atender a los quejosos y/o denunciantes que acuden a las instalaciones de este Órgano Interno de Control, a constatar el estado procesal que guardan sus peticiones. 11. Realizar diligencias de notificación de los documentos generados con motivo de la atención de las quejas, denuncias, seguimientos de irregularidades y solicitudes que presta la ciudadanía. 12. Supervisar que los expedientes asignados se encuentren foliados y sellados. 13. Coordinar que los expedientes concluidos se envíen al archivo para su guarda y custodia. 14. Atender las diversas peticiones enviadas por la Presidencia de la República. 15. Atender y dar contestación a todos y cada uno de los requerimientos que formulan las autoridades de la Auditoría Superior de la Federación. ATENCIÓN CIUDADANA 1. Coordinar y otorgar la asesoría y consulta en materia de cartas compromiso al Ciudadano CCC. Centros Integrales de Servicio CIS y Evaluación Ciudadana del Servicio ECS, mediante la aplicación de la normatividad correspondiente que proporcione la Secretaria de la Función Publica. 2. Coordinar el diseño y desarrollo de las herramientas metodológicas para la implementación de los Centros Integrales de Servicio, Cartas Compromiso al Ciudadano y la Evaluación Ciudadana del Servicio. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 33 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: 3. Evaluar el seguimiento y verificación de los Centros Integrales de Servicio, Cartas Compromiso al Ciudadano y la Evaluación Ciudadana del Servicio. 4. Dirigir y asegurar la operación y funcionamiento de los sistemas de atenciones inmediatas, quejas y sugerencias del servicio, así como de la aplicación de los cuestionarios de la evaluación ciudadana del servicio en las áreas de trámites y servicios de la Secretaria de Educación Pública. 5. Determinar y dirigir los mecanismos de control interno del Área de Quejas, así como su evaluación de desempeñó del personal del Área de Quejas. 6. Coordinar y asegurar las respuestas de las peticiones del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental. 7. Planear y dirigir los mecanismos y herramientas para la aplicación de las disposiciones de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. 8. Coordinar y dirigir los procedimientos operativos internos del Área de Quejas en Materia de Recursos Humanos, Materiales y Servicios Generales. 9. Las demás que le encomiende el Titular del Órgano Interno de Control y del Área de Quejas. SISTEMA ELECTRÓNICO DE ATENCIÓN CIUDADANA 9. Recibir y gestionar la documentación que ingresan al área de Quejas. 10. Mantener un sistema electrónico de registro con información de los datos generales de los documentos que ingresan al Área de Quejas. 11. Analizar, clasificar y asignar para su atención peticiones nuevas, de quejas, denuncias, seguimientos de irregularidad y solicitudes. 12. Analizar y turnar documentos originales y copias de conocimiento para su integración en el expediente correspondiente. 13. Mantener actualizado el sistema electrónico de atención ciudadana. 14. Informar a la Secretaria de la Función Pública de cada una de las actuaciones efectuadas en la investigación de las peticiones ciudadanas atendidas en el Área de Quejas. 15. Efectuar periódicamente junto con la Secretaría de la Función Pública, reuniones para conciliar la información y efectuar las modificaciones necesarias en el SEAC. 16. Registrar en el SEAC el inicio de las investigaciones, las actuaciones efectuadas y demás modificaciones en el estatus de los expedientes. 17. Elaborar consultas y reportes en el sistema electrónico de atención ciudadana. ATENCIÓN AL INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN (IFAI) Y COMBATE A LA CORRUPCIÓN 1. Mantener actualizado el control inventario de los expedientes clasificados como reservados y confidenciales, en apego a la Ley Federal de Transparencia y acceso a la información Pública Gubernamental. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 34 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: 2. Coordinar y verificar los mecanismos y aplicación de la Ley Federal de Transparencia y acceso a la información Pública Gubernamental, en los expedientes del área de quejas. 3. Consolidar la información en materia del IFAI. 4. Revisar las solicitudes de información de las personas y determinar si es pública, reservada o confidencial dicha información. 5. Coadyuvar en los programas de prevención en materia de corrupción en la dependencia. 6. Llevar un registro de las solicitudes atendidas. 7. Presentar semestralmente la relación de expedientes clasificados como reservados al Instituto Federal de Acceso a la Información y a la Secretaría de la Función Pública. TIPOS DE AUDITORÍA 1. Los tipos de auditoría establecidos en el reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría son los siguientes: a) b) c) d) Financiera Operacional De resultados de programa De legalidad 2. La clasificación de las auditorías, atendiendo a sus objetivos y alcance, es la siguiente: Específicas. Estas auditorias se enfocan a objetivos particulares y bien definidos, de acuerdo con los siguientes criterios: • • Cuando es necesario emprender acciones por presunta responsabilidad administrativa, penal o civil. Cuando, de acuerdo con las investigaciones y antecedentes del Órgano interno de control, se identifiquen programas, áreas o manejo de recursos de alto riesgo. De Evaluación de Programas. Se orientan a Ia revisión de programas prioritarios y estratégicos del gobierno federal, para medir el grado de impacto de los mismos. Al Desempeño.- Evaluación multidisciplinaria, independiente y con enfoque de sistemas, del grado y forma de cumplimiento de los objetivos de una organización, de la relación con su entorno, así como de sus operaciones, con el objeto de proponer alternativas para el logro más adecuado de sus fines y el mejor aprovechamiento de sus recursos. De Seguimiento. Estas auditorias se dirigen a verificar el grado de atención de observaciones, problemática o recomendaciones planteadas en revisiones anteriores. Además consideran el seguimiento a observaciones determinadas por las diversas instancias fiscalizadoras del gobierno federal. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Páginas : 35 CLAVES DE PROGRAMA QUE SE UTILIZARAN PARA LAS REVISIONES 1. Las claves de programa por utilizar para las revisiones serán: RECURSOS HUMANOS 100 Área que afecta: Recursos Humanos Registros contables que afecta: Cuentas por Cobrar, Reserva para Obligaciones Laborales, Impuestos por Pagar Derivados de Nóminas, Gastos de Remuneraciones y Previsión Social Flujo de operación: Nóminas ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS Área que afecta: Registros afecta: contables Flujo de operación: 210 Compras, Recursos Materiales, Presupuestos. Proveedores, Proveedores, que Anticipos a Acreedores, Gastos Anticipados, Gastos de Amortización, Gastos de Instalación, Reservas. Egresos VII.5.3 ALMACÉNES E INVENTARIOS DE BIENES DE CONSUMO Área que afecta: Registros contables afecta: Flujo de operación: OBRA PÚBLICA 220 Almacenes que Inventarios, Reservas Conversión 230 Área que afecta: Registros contables que afecta: Flujo de operación: Construcción, obras y presupuestos Obras en proceso, anticipo contratistas Conversión de Nivel: Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 36 INVENTARIOS Y ACTIVOS FIJOS Área que afecta: Registros contables afecta: Flujo de operación: PRODUCCIÓN Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 240 Recursos Materiales que Activo fijo, reservas, depreciación Conversión gastos 260 Área que afecta: Registros contables que afecta: Flujo de operación: Producción, Almacenes Costo de Producción, Inventarios, Costo de Ventas, Reservas Conversión PRESUPUESTO-GASTO DE INVERSIÓN Área que afecta: Registro contable que afecta: Flujo de operación: INGRESOS 310 Presupuesto Activo Fijo Conversión 320 Área que afecta: Registro contable que afecta: Comercial Jurídico, Crédito y Cobranzas Cuentas por Cobrar, Reservar, Ventas, Rebajas, Bonificaciones y Descuentos Flujo de operación: DISPONIBILIDADES Ingresos 330 Área que afecta: Registro contable que afecta: Flujo de operación: PASIVOS de 340 Tesorerías Caja y Bancos, Inversiones, Capital Contable, Préstamos Bancarios Tesorería Nivel: Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 37 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Área que afecta: Registro contable que afecta: Tesorerías Presupuestos Anticipos a Proveedores, Cuentas por Pagar Flujo de operación: Egresos PRESUPUESTO - GASTO CORRIENTE Área que afecta: Registro contable que afecta: Flujo de operación: 350 Presupuestos Gastos Generales Egresos SISTEMA DE INFORMACIÓN Y REGISTRO Área que afecta: Flujo de operación: SEGUIMIENTO 400 Contabilidad, Sistemas Automatizados Reporte Financiero 500 Área que afecta: Todas las áreas que tienen obras y acciones de mejora. Todos los rubros Flujo de operación: EVALUACIÓN DE PROGRAMAS Área que afecta: Flujo de operación: 600 Todas las áreas que tienen a su cargo programas gubernamentales. Programas Gubernamentales. ACTIVIDADES ESPECÍFICAS INSTITUCIONALES Área que afecta: Flujo de operación: AL DESEMPEÑO 700 Gerencia Editorial de Ciencias Sociales, Humanidades e Interés General; Gerencia de Producción y Gerencia de Comercialización. Edición, Producción y Comercialización. 800 Área que afecta: Flujo de operación: Todas las áreas de la Entidad Programas y proyectos específicos. Nivel: Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 38 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: LAS AUDITORÍAS LOS PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE AUDITORÍA 1. Conjunto de técnicas de investigación aplicables a un Concepto a revisar, mediante las cuales el auditor público obtiene bases sólidas para fundamentar sus conclusiones. 2. Las técnicas de auditoría más comunes en el trabajo de auditoría pública son las siguientes: • Estudio General. Apreciación sobre las características generales del área y del Concepto a revisar, así como de las partes importantes, significativas o extraordinarias que lo constituyen. Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del auditor público que, basado en su preparación y experiencia, podrá identificar en los datos e información del Concepto a revisar las situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial. Esta técnica sirve de orientación, por lo que generalmente debe aplicarse antes de cualquier otra. • Análisis. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman el Concepto a revisar, constituidos en unidades homogéneas y significativas; por ejemplo, el análisis de saldos que consiste en el estudio de aquellas partidas que integran el saldo de una cuenta de balance, así como el análisis de movimientos, consiste en el estudio de los movimientos registrados en una cuenta del estado de resultados. El análisis puede realizarse sobre eventos y documentos diferentes a los que directamente soportan un registro contable o presupuestal. • Inspección. Examen físico de bienes materiales o documentos, con objeto de cerciorarse de su existencia o autenticidad. • Confirmación. Obtención de la comunicación escrita de una persona independiente al ente auditado, que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, de informar de una manera valida sobre ella (autenticidad de un hecho, operación o saldo). Esta técnica se aplica solicitando a la persona a quien se pide la confirmación, que conteste por escrito al auditor público y proporcione la información que se solicita. Puede ser aplicada de diferentes formas: Positiva: Se envían datos a la persona y se le, solicita que confirme la información y que emita sus comentarios, en su caso. Negativa: Se envían datos al confirmante y se le solicita de respuesta sólo si esta en desacuerdo con la información presentada. Indirecta, ciega o en blanco: No se envían datos y se solicita información sobre saldos, movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditoría. • Investigación. Obtención de información, datos y comentarios emitidos por servidores públicos del ente auditado. Con esta técnica el auditor público puede obtener información y Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 39 • • • • Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: formarse un juicio sobre algunos hechos, operaciones o saldos del ente auditado y del Concepto a revisar. Declaración. Manifestación por escrito con la firma de servidores públicos que emiten la declaratoria de información o datos solicitados por el auditor público. Esta técnica debe ser aplicada a las personas que directamente conocen de la situación que se analiza; puede realizarse mediante una solicitud de información o una comparecencia donde la declaratoria del servidor publico quede asentada en un acta. Certificación. Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, o documento legalizado con la firma de una autoridad que cuente con tal atribución. Observación. Presencia física para constatar como se realiza una operación o evento. Mediante esta técnica el auditor público se cerciora de la ejecución de procesos, mismos que puede cotejar contra los manuales y flujos respectivos. Cálculo. Verificación matemática de alguna operación o partida. 3. El auditor podrá realizar visitas domiciliarias para solicitar documentación a terceros y compararla con la presentada por el área auditada. En este caso, el auditor asiste directamente al domicilio del tercero y levanta un acta de la visita. LOS PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORÍA 1. La aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría se hace constar en cédulas y documentos denominados papeles de trabajo, los cuales deben contener la evidencia de la planeación, ejecución, conclusión y supervisión del trabajo. 2. Los papeles de trabajo y demás documentos que se hayan generado u obtenido formarán parte del expediente de auditoría, deben integrarse en legajos ordenados de manera lógica, con un índice y ser resguardados de conformidad con las disposiciones normativas del archivo gubernamental. 3. Debe evitarse obtener fotocopia de todos los documentos analizados. Si Ilegan a utilizarse reportes y resúmenes elaborados por las áreas revisadas, a estos documentos se les deberá dar el mismo tratamiento como si fuera un papel de trabajo elaborado por el auditor público, siempre y cuando Ileve la anotación de dónde se obtuvo y cómo se verificó la veracidad de la información contenida. 4. En lo general, basta con dejar marcas en las cédulas correspondientes como evidencia del procedimiento aplicado o de que fueron analizados, a excepción de aquellos que sustentan las observaciones, cuya documentación deberá cubrir las características de suficiencia, competencia, relevancia y pertinencia. 5. La documentación que compruebe una presunta responsabilidad, se integrará al expediente que se envié el área de responsabilidades o a la autoridad competente, sin que en ella se efectúen anotaciones. 6. Los documentos que por sus características se clasifiquen como confidencial o reservada, en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, su Reglamento, Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal y demás ordenamientos legales que sobre el particular se expidan, preferentemente se integrará en un legajo específico. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 40 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: LAS CÉDULAS DE TRABAJO DE AUDITORÍA 1. Las cédulas de trabajo se clasifican de la siguiente manera: • Cédulas Sumarias: Son un resumen de los procedimientos aplicados a un grupo homogéneo de conceptos o datos que están analizados en otras cédulas. • Cédulas Analíticas: Son el desarrollo de un procedimiento sobre un concepto u operación o sobre una parte de los conceptos u operaciones contenidas en las cédulas sumarias. 2. El número de cédulas a utilizar dependerá de la amplitud de las operaciones revisadas y de la profundidad con que seas analizadas. Lo importante es el ordenamiento Iógico que se les de dentro de los expedientes de auditoría y la anotación de la conclusión a la que se llego. 3. Las reglas generales para la elaboración de las cédulas de trabajo son: • Identificar el Concepto a revisar, la fecha de elaboración de la cédula, iniciales y rubrica del auditor público que la elaboró e iniciales rúbrica del Jefe de Grupo como evidencia de la supervisión que realizó. • Estar completas y suficientemente detalladas, de tal manera que permitan su inmediata comprensión sin dificultad alguna y sin perder claridad. • Contener fuentes de información, cruces, marcas, referencias y notas. • Ser pulcras, legibles y ordenadas lógicamente. • Ser elaboradas con bolígrafo de tinta negra o mediante impresiones claras de computadora, con el fin de evitar la alteración de su contenido. LAS CEDULAS DE OBSERVACIONES Y DE SEGUIMIENTO A) LAS CÉDULAS DE OBSERVACIONES 1. Aquellos resultados en los que se determinen situaciones irregulares o susceptibles de mejora se consignarán en las cédulas de observaciones, mismas que contendrán sus causas y efectos, en su caso, las disposiciones legales y normativas incumplidas, las recomendaciones sugeridas por el auditor para promover su solución y, cuando proceda, el monto fiscalizable y fiscalizado, por aclarar y/o par recuperar. 2. La presentación de las observaciones a los responsables de la operación revisada y del área auditada se llevará a cabo en reunión, misma que podrá documentarse en Acta de Confronta, antes de su presentación formal en el informe de auditoría. 3. En dicha reunión se solicitará la participación del personal involucrado en los hallazgos determinados, así como de personal con atribuciones para tomar decisiones, obteniendo en su caso, elementos adicionales que rectifiquen o ratifiquen las situaciones observadas. 4. La cédula de observaciones contendrá un apartado en él que el o los responsables del área Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 41 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: auditada asentaran el día, mes y año en que se comprometen a atender las recomendaciones, sin exceder de un plazo de cuarenta y cinco días hábiles. En este mismo apartado se anotará el nombre y cargo de los servidores públicos responsables del área u operación donde surgieron las observaciones y, además, se obtendrán las respectivas firmas. Se incluirá también el nombre y la firma del auditor público que detectó la irregularidad y del Jefe de Grupo. 5. Las observaciones deberán realizarse con un planteamiento claro y preciso de la problemática detectada, del origen de la misma y de las recomendaciones para su solución. 6. Si en el curso de la auditoría se detectan presuntas responsabilidades de tipo administrativo y/o penal, se procederá a elaborar el informe de presunta responsabilidad y a integrar el respectivo expediente, al que se dará tramite con apego a lo señalado en la Guía para la Elaboración de Informes e Integración de Expedientes de los Casos con Presunta Responsabilidad de Servidores Públicos. B) LAS CÉDULAS DE SEGUIMIENTO 1. Las cédulas de seguimiento deben hacer referencia al avance en la atención de las recomendaciones hechas por el auditor y si las acciones implantadas por el área auditada permitieron la solución de la problemática. 2. Las cédulas de seguimiento deben contener, además de la identificación de la auditoría, los siguientes datos: • La observación a la cuál se da seguimiento. • Las acciones realizadas por el área auditada para dar solución a la problemática planteada. • El juicio u opinión del auditor público para considerar solventada o no la observación. • De ser el caso, el replanteamiento de la recomendación debidamente justificado. • La fecha compromiso en la que el área auditada considera resolver las recomendaciones replanteadas. • El nombre, cargo y firma del servidor público encargado de la atención de las recomendaciones replanteadas. 3. Las cédulas de seguimiento de observaciones deben ser comentadas con el responsable del área auditada; se incluirá también el nombre y la firma del auditor público que realizó el seguimiento y del Jefe de Grupo. ÍNDICES, REFERENCIAS Y MARCAS DE AUDITORÍA 1. Todos los papeles de trabajo deben contener claves que permitan enlazar datos y localizar el análisis de esos datos en otras cédulas. Estas claves se conocen como índices, referencias y marcas de auditoría: Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 42 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: • Índices. Son claves que permiten localizar el lugar exacto de una cédula en el o los legajos de papeles de trabajo. Se sugiere que estos se anoten con lápiz color rojo en la esquina superior derecha de cada foja. • Referencias. Son el enlace entre cifras o información que aparece en las diferentes cédulas, que se anotan para cruzar los datos. • Marcas. Son señales que se anotan junto a la información registrada por el auditor público para evidenciar las investigaciones realizadas. 2. Los auditores públicos deberán hacer uso de los sistemas de índices numéricos, alfabéticos o alfanuméricos establecidos por el Órgano Interno de Control, siendo de uso obligatorio y homogéneo, acordes con los criterios señalados en la Guía General de Auditoría Pública. 3. Mediante este índice se deberán distinguir las cédulas sumarias y analíticas, así como identificarlas por grupos homogéneos. De la lectura del índice se deberá conoce el tipo de cédula de que se trata y el lugar que le corresponde en los expedientes de auditoría. 4. Las marcas de revisión empleadas en las auditorías practicadas deberán ser definidas al calce de la cédula o en una cédula de marcas al final del expediente, de tal manera que permita su fácil consulta. 5. Las marcas que se emplearan para señalar el tipo de procedimiento que se esta aplicando serán las siguientes: Marca √ √√ Significado Suma correcta Cálculos verificados Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en tabulaciones, sumatorias, inventarios, etcétera Documento o asunto pendiente por aclarar, revisar o localizar Documento localizado o asunto Verificado contra registros pendiente aclarado, revisado o Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Páginas : 43 Marca Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Nivel: Significado Verificado contra documento original o expediente Confrontado contra evidencia física, se utiliza cuando algún dato o cifra se compara contra bienes o artículos tangibles, ejemplo: bienes inventariados o fondos arqueados Fuente Origen de la información Nota: Estas marcas son enunciativas más no limitativas. 6. Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al auditor referenciar y comentar la información contenida en sus papeles de trabajo: Conectores 1 2 1 2 C D Notas A B • Los conectores son números arábigos encerrados en un círculo con una flecha que indica la dirección donde se encuentra el conector correspondiente y se utiliza para identificar dos datos o cifras en una cédula que dependen uno de otro, haciendo referencia en todos los casos al mismo dato o cifra, pero con diferentes niveles de desagregación. • Las notas son referencias alfabéticas dentro de la cédula de trabajo, que son explicadas al calce del mismo. Se utilizan para ampliar, explicar o hacer alguna acotación sobre un dato, cifra o elemento incluido en la cédula de trabajo. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 44 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA 1. El Acta de Inicio de Auditoría es un documento de carácter oficial que narra las circunstancias específicas del inicio de una auditoría, por lo que en su elaboración deben considerarse las formalidades que se mencionan a continuación: • Contiene los datos a detalle de las circunstancias, documentos y personas que intervienen en el acto. • Inicia ubicando el lugar y fecha del acto. • Menciona quienes intervienen en el acto y el objetivo del mismo. • Describe, en su apartado de hechos, las situaciones bajo las cuales se levanta el acta y finalmente incluye su cierre. • El acta se transcribe a renglón continuo y, en caso de que el texto quede a la mitad del renglón, el resto de este se testa con guiones hasta el margen derecho de la hoja. • Siempre debe darse un folio a cada foja del acta. Se recomienda un folio de 8 dígitos que identifiquen los siguientes datos de izquierda a derecha: • Primeros 3 dígitos: numero de la orden de auditoría. • Dos dígitos siguientes los dos últimos dígitos del año. • Últimos 3 dígitos: un número consecutivo de tres dígitos, el que corresponderá al folio, iniciando siempre con el numero 001. Ejemplo Orden 200 año 08 consecutivo 001 folio 20008001 • Al finalizar una hoja, el último renglón deberá hacer referencia a la foja que continua, con la leyenda Pasa al folio..., incluyendo el folio de la foja siguiente. • La leyenda quedara al centro del ultimo renglón y, tanto a la izquierda como a la derecha, se utilizaran guiones. Ejemplo: -------------------------------------------- pasa al folio 20008002--------------------------------------------------De la misma manera, el primer renglón del folio siguiente, contendrá la leyenda “Viene del folio”... centrado y, tanto a la izquierda como a la derecha, se utilizaran guiones. Ejemplo: ---------------------------------------------viene del folio 20008001------------------------------------------------• El acta se levanta en tres ejemplares, con firmas autógrafas al final y se rubricaran cada una de las fojas que la constituyen, con la siguiente distribución: Primer ejemplar: Se entrega al servidor público con quien se entendió la diligencia. Segundo ejemplar: Se integrara al expediente de auditoría. Tercer ejemplar: En el supuesto de existir casos con presunta responsabilidad, formará parte de los anexos que conforman el informe de presunta responsabilidad. Cuando no existan casos con presunta responsabilidad, se integrará en el expediente de la auditoría. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 45 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: El modelo que se utilizará como acta y los datos que contendrá se encuentran en la Guía General de la Auditoría Pública. INFORME 1. Una vez comentadas las observaciones determinadas y firmadas por los responsables de su atención, las autoridades del OIC, en el ámbito de sus respectivas competencias, darán a conocer los resultados determinados en la auditoria al Titular del ente auditado, al responsable del área auditada y a las instancias que en cada caso se requieran, a través del documento denominado Informe de Auditoría. 2. El informe de auditoría debe contener la declaración de haber desarrollado el trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditoría Pública y aplicado los procedimientos que en cada caso se consideraron necesarios. Se genera en dos tantos originales, de los cuales uno se entrega al auditado con copia simple de las observaciones firmadas, mientras que el otro tanto se utiliza como acuse de recibo y se archiva por separado, junto con los originales de las cédulas de observaciones. 3. El informe de auditoría debe contener cuatro elementos: • Oficio de envío Documento mediante el cual se entrega el informe de auditoría al servidor público del ente a quien le fue remitida la orden de auditoría. • Índice Lista ordenada de los capítulos que integran el informe, señalando la hoja de su localización. • Cuerpo del informe Apartado que se conforma por: a) b) c) d) • Antecedentes Objetivo y alcance Resultados del trabajo desarrollado Conclusión y recomendación general Cédulas de Observaciones Apartado en el que se incluyen todos las cédulas de observaciones comentadas y firmadas por los servidores públicos responsables de las áreas auditadas y por los auditores públicos que las generaron. En la Guía General de Auditoría Publica se presentan los modelos de oficio de envió de informe de auditoría y del informe de auditoría que deberán de tomarse como base. El Órgano Interno de Control elaborará y enviará a la Secretaria de la Función Pública en los plazos establecidos, el reporte de observaciones relevantes y dará seguimiento a la implantación de las medidas correctivas y preventivas hasta su solventación. LA SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA 1. La supervisión deberá ejercerse en todos los niveles o categorías del personal que interviene en el trabajo de auditoría, en forma obligatoria y en proporción inversa a la experiencia, la Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 46 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: preparación técnica y la capacidad profesional del auditor supervisado, además de que la supervisión deberá realizarse desde los trabajos de la planeación hasta la conclusión de la auditoría. 2. Se considera como supervisión “la revisión del trabajo del grupo de auditores realizado en cumplimiento de los objetivos de la auditoría, mediante la aplicación de normas y procedimientos específicos, llevando a cabo desde el inicio de la auditoría hasta su conclusión”. 3. La supervisión debe cubrir los siguientes objetivos: • • • • • • • 4. También influye la dificultad y especialidad del aspecto que se audita; más no se debe coartar la libertad y se debe ser flexible al aplicar la supervisión. En cualquier caso debe abarcar la verificación de: • • • • • • • 5. Incrementar la calidad de las auditorías, a través de la revisión constante del trabajo del auditor público, en función de los objetivos planteados. Buscar que el desarrollo de las revisiones se logre con la máxima eficiencia, eficacia y economía, en apego a las Normas Generales de Auditoría Pública y demás normatividad aplicable. Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la práctica de la auditoría pública. Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que estos apoyen adecuadamente los objetivos fijados y proporcionen información objetiva, además de obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente. Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditoría. Determinar si se han aplicado íntegramente los procedimientos de auditoría. Asegurar que las recomendaciones efectuadas por el auditor contribuyan a solucionar las irregularidades observadas y a prevenir su recurrencia. La adecuada plantación de los trabajos y el cumplimiento de los objetivos de la auditoría. La ejecución del trabajo conforme a la Carta de Planeación, el Marco Conceptual y las modificaciones autorizadas a los mismos, el cumplimiento de los tiempos establecidos en el Cronograma de Actividades Desarrollar y, en su caso, justificar las variaciones, observando que el resultado de la aplicación de técnicas sea congruente con los alcances previstos. La correcta elaboración de los papeles de trabajo. El adecuado sustento de las observaciones y conclusiones. La adecuada elaboración de los informes de auditoría en cuanto a su contenido, claridad y oportunidad. El cumplimiento de las Normas Generales de Auditoría Pública y de los procedimientos de Auditoría. La correcta determinación, redacción y clasificación de las observaciones, así como la congruencia y calidad de las acciones correctivas y preventivas recomendadas. Por lo anterior, la función de supervisión de los trabajos de auditoría debe ser aplicada en las etapas de inicio, ejecución e informe, así como en el seguimiento respectivo, y debe dejarse evidencia de la supervisión realizada en los papeles de trabajo, con la rubrica del Jefe de Grupo en las cédulas de trabajo y el Ilenado de las cédulas de supervisión contenida en la Guía General de Auditoría Pública. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 47 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: ACTUACIÓN Y CÓDIGO DE CONDUCTA DEL AUDITOR PÚBLICO LAS RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR PÚBLICO 1. Las Normas Generales de Auditoría Pública relativas a los requisitos mínimos de calidad respecto de la personalidad del auditor público son: Primera. Libertad del auditor público en el desarrollo de su trabajo con integridad de juicio, autonomía y objetividad, para planear sus revisiones, seleccionar sus muestras, aplicar las técnicas y procedimientos de auditoría, así como emitir sus conclusiones, opiniones y recomendaciones con firmeza, desde el punto de vista organizacional y totalmente imparcial. Segunda. Preparación académica y experiencia profesional del auditor público, que lo sitúe en condiciones de prestar satisfactoriamente sus servicios. Tercera. Realización de los trabajos del auditor público de manera responsable y cuidadosa, de manera tal que su criterio sea adecuado en las auditorías que practique. 2. El auditor público debe tener un comportamiento ético, para lo cual debe cumplir con el Código de Conducta de los Servidores Públicos de la SFP, para garantizar a la sociedad servicios profesionales de alta calidad. 3. Con base en la heterogeneidad de las disciplinas de técnicos y profesionales de los auditores públicos se elaboraron las “Políticas de Actuación”, con el propósito de que estos se desempeñen con juicio y criterio profesional uniforme, de tal manera que su desempeño como auditor público sea inobjetable. POLÍTICAS DE CARACTER PARTICULAR 1. 2. 3. 4. 5. Previamente al inicio de cualquier auditoría deberá formularse la planeación, la cual contempla la elaboración de la carta de planeación, el cronograma de actividades a desarrollar y el marco conceptual. La planeación deberá realizarla el Jefe de Grupo conjuntamente con los integrantes del grupo de auditoría. Todos deben conocer y comprender el plan, particularmente en aquellos aspectos que les sean asignados para su desahogo. El Jefe de Grupo deberá permanecer en la auditoría el tiempo que sea necesario y ejercer su responsabilidad y función adecuadamente, a fin de vigilar el avance del trabajo y el logro de los objetivos en el tiempo establecido. El Titular del Órgano Interno de Control y el del Área de Auditoría Interna serán responsables de ejercer una adecuada supervisión, estableciendo constante comunicación con el Jefe de Grupo y auditor, para evaluar su rendimiento, oportunidad y profundidad en el análisis y de los resultados obtenidos. En todas las auditorías relacionadas con denuncias, investigaciones especiales y otras similares, así como en reuniones o entrevistas en las que se requiera levantar actas o minutas, deberán participar por lo menos dos auditores que intervinieron en la auditoría, siendo uno de ellos el Jefe de Grupo (preferentemente). En el desarrollo de la auditoría el grupo de auditores actuantes deberá cerciorarse de haber Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 48 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos Nivel: obtenido la evidencia suficiente, relevante, pertinente y competente que sustente la opinión que se emite. En este sentido, el Jefe de Grupo deberá encauzar a los auditores para que realicen su trabajo con sentido crítico y profesional, asegurándose que sus cédulas, papeles de trabajo, oficios y notas informativas estén completos. 6. Se deberá evitar el extravío de los papeles de trabajo y de la documentación que le sea suministrada; por lo que durante su estancia en las áreas revisadas deberá mantenerlos bajo su estricto control, debiendo documentar mediante recibos los expedientes que le sean entregados, así como conservar la constancia de su devolución. 7. El Titular del Área de Auditoría Interna deberá distribuir el trabajo entre los auditores de acuerdo con la capacidad y experiencia de cada uno de ellos, apoyándolos con una supervisión adecuada, con el objeto de incrementar la productividad de la auditoría y mejorar los procedimientos y técnicas que se apliquen en la misma. 8. Las Titulares del OIC fomentarán la actualización y desarrollo personal de los auditores públicos, proporcionándoles los manuales, guías y circulares de manera oportuna; además de los cursos de capacitación que conforme al diagnóstico de detección de necesidades se programen. Por su parte, los auditores deben aplicar los conocimientos e instrucciones que se les transmitan, así como participar con propuestas y sugerencias que permitan una mayor eficiencia de la operación. POLÍTICAS DE SUPERACIÓN, EFICIENCIA Y ECONOMÍA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Con base en la eficiencia probada por los auditores públicos durante el desempeño de su función, el jefe inmediato poseerá los elementos necesarios para efectuar una evaluación individual del personal que permita precisar su actuación, situación que quedará plasmada en el formato respectivo y que, opcionalmente, se requisitará al final de cada intervención. Estas evaluaciones, conjuntamente con el nivel de estudios, antigüedad en el puesto y antigüedad en la dependencia o entidad, serán la base para promociones, estímulos y recompensas que puedan otorgarse. Las Titulares del OIC deberán fomentar en el personal la lealtad a la entidad en que laboran. El Órgano Interno de Control deberá tomar plena conciencia de las medidas de austeridad y disciplina del gasto y ser, a la vez, promotores de las mismas y ejemplo a seguir para el resto del personal del ente, cuidando los materiales y equipos asignados para el desarrollo de su labor. El grupo de auditores deberá hacer su mejor esfuerzo para llevar a cabo un trabajo de calidad y aportar herramientas de trabajo útiles a las áreas auditadas. Los auditores públicos deben tener plena conciencia de que el elemento mas importante de su labor lo constituye el informe de auditoría, el cual reflejara imparcialmente el resultado de las pruebas, análisis realizados y los hechos que en lo se consignen, además de estar soportado con la evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente. Asimismo, para que los objetivos de la auditoría se cumplan oportunamente, el informe de auditoría deberá emitirse a mas tardar al quinto día hábil después de concluido el plazo programado de revisión. Se entiende por informe emitido, el documento firmado por el Titular del Órgano Interno para ser distribuido a las diferentes instancias. Fecha de liberación: 10.11.10 Fecha de revisión: N.A Páginas : 49 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Código de documento: Revisión: FCE-OIC.01 00 Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos CÓDIGO DE CONDUCTA DECÁLOGO DEL AUDITOR PÚBLICO Sé integro. Sirve. Sé honesto. Sé discreto. Pregunta. Mantén tu independencia mental cuando expreses una opinión y se objetivo al actuar frente a los asuntos bajo tu responsabilidad. Tú eres el servidor público en el que los auditados confían en que propondrás soluciones adecuadas a los problemas. Las deficiencias cualquiera las comenta, pero proponer acciones de mejora debe ser el objetivo de excelencia. Tú eres el primero que debe estar dentro de la legalidad y promover su cumplimiento. No aceptes “favores” que impliquen o aparenten el corromper tu función. Tu profesionalismo empieza por mantener el secreto; recuerda que la información que obtienes es únicamente para formarte una opinión y emitir un juicio. Es la mejor manera de conocer el control interno; además, la calidad de tu trabajo se incrementa buscando el consejo de expertos y especialistas Actualízate y compite. Estimula tu desarrollo profesional a través de la educación continua y date la oportunidad de no ser un auditor obsoleto. Dentro de los limites de la cortesía y el respeto mutuo, la rivalidad entre compañeros y auditados, te impulsará a obtener trabajos que representen un reto mayor. Coopera. Interésate por el trabajo en grupo. Intercambia opiniones con tus compañeros de trabajo, esto enriquece la auditoría. Planea. Antes que todo, establece los puntos de control, las actividades, las relaciones de grupo y las estimaciones de tiempo: ese es tu proyecto. Convéncete y convence. Ama tu función. La evidencia es tu única arma: Obtén la necesaria para formarte un juicio y soportar tu opinión ante terceros. Sólo así lograras la excelencia personal y profesional, así como dignificar al servidor público. Nivel: Procedimiento denuncias VII. para atender PROCEDIMIENTOS quejas y Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 2 Revisión: 00 Nivel: Procedimiento denuncias para atender quejas y Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 1 Revisión: 00 Nivel: 02 PROCEDIMIENTO PARA ATENDER QUEJAS Y DENUNCIAS 1. OBJETIVO. Recibir las quejas y denuncias que se formulen por incumplimiento de las obligaciones de los servidores públicos. 2. ALCANCE. Verificar la correcta captación de las quejas y denuncias y en su caso aplicar las investigaciones que se requieran. 3. POLITICAS. Atender con oportunidad, en los términos señalados por la normatividad y alimentar el SEAC, a efecto de informar a la Secretaría de la Función Pública de las acciones efectuadas en el Área de Quejas. 4. DEFINICIONES. SEAC: Sistema Electrónico de Atención Ciudadana. Quejoso/Promovente: Afectado por el acto de autoridad y que hace valer su acción o derecho. Procedimiento denuncias para atender 5. DESARROLLO. 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. quejas y Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 2 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento denuncias para atender quejas y Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 3 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento denuncias para atender quejas y Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 4 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. PASO 1. 2. RESPONSABLE Quejoso Titular del área de quejas ACTIVIDAD DOCUMENTO Elabora queja, denuncia, detallando el motivo por el cual le presenta y complementa con sus datos personales y la firma, depositándola en el buzón del área o enviándola por diversos medios electrónicos como son: Internet y correo electrónico; además podrá hacerlo vía telefónica y por anuncio en el periódico. Escrito El Titular del Área de Quejas revisa cada semana los buzones instalados en cada uno de los pisos del Organismo (Fondo de Cultura Económica) así como los ubicados en las Librerías del Área Metropolitana; en donde se extraen las quejas, denuncias, consultas o asesorías. 3. Titular del quejas área de En caso de quejas, deberán ser presentadas en los medios anteriormente mencionados, que contengan los datos del quejoso (nombre completo, domicilio, teléfono y firma autógrafa) además de estar soportada por elementos o indicios que permitan a la autoridad Ilevar a cabo las investigaciones. l. Se cumplen con los datos del Quejoso (promovente)? No. Continua con el punto 4 Si. Continua con el punto 5 4. Titular del quejas área de Se procede a concluir la presunta queja y/o denuncia en el Sistema Electrónico de Atención Ciudadana (SEAC) por improcedente; haciendo Oficio de resolución Formato 22 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento denuncias PASO para RESPONSABLE atender quejas y Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 5 ACTIVIDAD principal énfasis en que la presunta queja y/o denuncia no cuenta con elementos suficientes para Ilevar a cabo el Procedimiento de responsabilidad correspondiente. Elaborando un oficio de resolución y entrega al quejoso dicho oficio para recabar firma de recibido. Termina procedimiento. 5. Titular del quejas área de El Titular del Área de Quejas procede a capturar la presunta queja o denuncia en el Sistema Electrónico de Atención Ciudadana (SEAC) instaurado por la Secretaría de la Función Pública con los elementos que se cuentan. 6. Titular del quejas área de Si se tratara de una consulta o asesoría, se deberá capturar en el Sistema Electrónico de Atención Ciudadana (SEAC), con los datos del promovente además del día y hora de recepción. Será un control histórico de las funciones del área como funciones de asesor. 7. Titular del quejas área de Se admite la queja y/o denuncia, capturándola y clasificándola de inmediato (2 días hábiles para captura) en el Sistema Electrónico de Atención Ciudadana (SEAC); abriendo su respectivo expediente y número de control designado por el mencionado sistema. 8. Titular del quejas área de Analiza si la queja o denuncia cuenta con los elementos suficientes para poder realizar la Audiencia con las partes involucradas. DOCUMENTO Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento denuncias PASO para RESPONSABLE atender quejas y Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 6 ACTIVIDAD Revisión: 00 DOCUMENTO ¿Cuenta con elementos suficientes? No. Continua en el punto 9 Si. Sigue en el punto 13 9. Titular del quejas área de Concluye la queja por falta de elementos y elabora el oficio de resolución y firma el Titular del Área de Quejas. 10. Titular del quejas área de Entrega al quejoso el Resolución, recabando recibido en su copia. 11. Titular del quejas área de Elabora Acuerdo de Archivo con firma del Titular del Área de Quejas. 12. Titular del quejas área de Integra al expediente la copia del oficio de resolución y del acuerdo de archivo y se captura en el Sistema Electrónico de Atención Ciudadana (SEAC) para dar por terminado el procedimiento administrativo. 13. Titular del quejas área de Elabora Oficio citatorio con la necesidad de ratificar su queja o denuncia, de ser el caso. 14. Titular del quejas área de Entrega al quejoso el oficio y recaba firma de recibido en la copia, integra al expediente y captura en el Sistema Electrónico de Atenci6n Ciudadana (SEAC). 15. Titular del quejas área de Se presenta el quejoso a ratificar su queja y se elabora el acta administrativa por la ratificación del Quejoso, recabando firma y copia de su identificación, así como las firmas del personal del Órgano Interno de Control que participa en la diligencia. Titular del quejas área 16. Oficio firma Oficio de Resolución Formato 22 de de de Se integra al expediente el acta administrativa, la copia de la identificación y posteriormente se captura en el Sistema Electrónico de Acuerdo de Archivo Acta de Comparecencia Formato 15 Nivel: 02 Procedimiento denuncias PASO para RESPONSABLE atender quejas y Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 7 ACTIVIDAD DOCUMENTO Atención Ciudadana (SEAC). 17. Titular del quejas área de Una vez que se recibe el expediente y se revisa que este integrado con los elementos necesarios de pruebas documentales y declaraciones de las partes afectadas, se procede a realizar audiencia. 18. Titular del quejas área elabora el oficio citatorio de Se correspondiente indicando la fecha y hora en que se celebrara la audiencia. Oficio Citatorio Formato 19 19. Titular del quejas área de El citatorio se entrega al Quejoso previa firma de recibido en una copia o cedula de notificación. Notificación Formato 20 20. Titular del quejas área de Se integra al expediente la copia del citatorio y posteriormente se captura en el Sistema Electrónico de Atención Ciudadana (SEAC). 21. Quejoso Se presenta el Quejoso a la audiencia de acuerdo a lo establecido en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y normatividad Vigente. Presenta su relato de los hechos y las pruebas que tiene, y en su caso los testigos que estuvieron presentes en el hecho. 22. 23. Titular del área de quejas Elabora el acta administrativa con las declaraciones correspondientes, recaba firmas e integra al expediente: acta y pruebas ofrecidas. 24. Titular del área de quejas Turna el expediente al Área de Responsabilidades en caso de existir presunta responsabilidad administrativa o en su caso se archiva el expediente por falta de elementos. Termina Procedimiento Acta Administrativa Acuerdo de Archivo Formato 21 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento denuncias para atender quejas y Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 8 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 N.A 7.2 Formato 15 Acta de Comparecencia 7.3 Formato 19 Oficio Citatorio 7.4 Formato 20 Notificación 7.5 Formato 21 Acuerdo de archivo 7.6 Formato 22 Oficio de resolución 7.7 N.A Acta Administrativa Escrito 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. COPIAS Original 1 N. A. DISTRIBUCIÓN ÁREA Planeación y Calidad Gerencia de Tecnología Biblioteca “Gonzalo Robles” Gerencia de Producción Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento denuncias para atender quejas y Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.01 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 9 Revisión: 00 Nivel: 02 9. CONTROL DE CAMBIOS. FECHA REVISIÓN 00 PÁGINAS AFECTADAS Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO Debido al cambio en el Órgano Interno de Reglamento Interior de Control en el Fondo de Trabajo Cultura Económica Procedimiento para la investigación, análisis y determinación de sanciones administrativas Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.02 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 1 Revisión: 00 Nivel: 02 PROCEDIMIENTO PARA LA INVESTIGACIÓN, ANÁLISIS Y DETERMINACIÓN DE SANCIONES ADMINISTRATIVAS 1. OBJETIVO. Dictar las sanciones que en su caso correspondan, desde una amonestación privada hasta una inhabilitación por 20 años. 2. ALCANCE. Determinar la responsabilidad del servidor público e imponer las sanciones a que alude la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 3. POLITICAS. Emitir, con base en los criterios y juicios de valor, en los términos señalados en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, la resolución administrativa del expediente integrado, e informar a la Secretaría de la Función Pública a través del SPAR. 4. DEFINICIONES. SPAR: Sistema de Procedimiento Administrativo de Responsabilidades. Procedimiento para la investigación, análisis y determinación de sanciones administrativas Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.02 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 2 5. DESARROLLO. 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. Inicio Con el expediente integrado de la queja o denuncia determina profundizar en la investigación en que se sigue. TAR 1 Emite dictamen y determina la responsabilidad admva conforme a la Ley Federal de Responsabilidades Admvas de los Servidores Públicos. TAR 10 Elabora oficio citatorio para la audiencia y lo entrega al Servidor Publico, recabando firma de recibido. TAR 2 Considera la gravedad de la queja o denuncia y determina la sanción a aplicar. TAR 11 Integra el citatorio al expediente y captura en el SEAC. TAR 3 SI ¿La Sanción incluye multa? NO Elabora el oficio de resolución indicando la sanción administrativa y el plazo en que debe cumplirla y entrega el Servidor Público. TAR 12-13 Comparece y rinde su declaración, aporta pruebas, y en su caso testigos del hecho. SPU 4 Entrega copia del oficio de resolución al jefe inmediato del Servidor Público y al Quejoso, recabando firma de recibido en la copia. TAR 14 Elaboran el acta administrativa, recaban firmas y la integran al expediente. TAR 5 Realiza el estudio del hecho. Revisan las declaraciones y las pruebas que se hayan aportado. TAR 6 Programa la fecha en que la sanción prescribirá y lo anota en el expediente. TAR 15 ¿Es una situación grave? Determina la sanción económica que debe cubrirse. TAR 16 NO 2 SI Elaboran oficio para la Tesorería de la Federación, notificándole su monto, su monto (crédito fiscal) y fecha en que debe cubrirse e informa a la SFP TAR 17-18 Se determina se siga una investigación por medio de la vía penal. TAR 7 Informa a la CGAJ de la queja o denuncia para que se siga a través de instancias jurídicas. TAR 8 Revisa los antecedentes del Servidor Público, antigüedad en el puesto, su nivel jerárquico, desempeño en el servicio público, escolaridad. TAR 9 1 2 Responsable de Actividad TAR: Titular del Área de Responsabilidades SPU: Servidor Público Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para la investigación, análisis y determinación de sanciones administrativas Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.02 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 3 2 Integra la copia del oficio y el pliego definitivo de responsabilidades al expediente y captura en SEAC. TAR 19 Reciben de la Tesorería el oficio que notifica que la sanción fue cubierta por el Servidor Público. TAR 2 21 Elabora el acuerdo de archivo e Integra al expediente. TAR 22 Captura en el SEAC. TAR 23 Fin Responsable de Actividad TAR: Titular del Área de Responsabilidades SPU: Servidor Público Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para la investigación, análisis y determinación de sanciones administrativas Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.02 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 4 Revisión: 00 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO 1. RESPONSABLE Titular del área de Responsabilidades ACTIVIDAD Con el expediente integrado de la queja o denuncia determina profundizar en la investigación en que se sigue. 2. Elaboran el oficio citatorio para la audiencia, entregan el citatorio al Servidor Público, recabando firma de recibido en la copia. 3. Integra el citatorio al expediente y captura en el Sistema Electrónico de Atención Ciudadana (SEAC). 4. Servidor Público Comparece, el Servidor Público y rinde su declaración ampliamente del hecho y aporta pruebas (fotocopias de documentos, y en su caso testigos del hecho). 5. Titular del área de Responsabilidades Elaboran el acta administrativa, recaban firmas del Servidor Público, de los Testigos y del personal de la Contraloría que está presente en la audiencia, y la integran al expediente. 6. 7. 8. DOCUMENTO Oficio Citatorio Formato 19 Acta de Comparecencia Formato 18 Acta de Comparecencia Formato 18 Indican al Servidor Público que realizaran el estudio del hecho. Revisan las declaraciones y las pruebas que se hayan aportado y determinar si se resuelve la situación. ¿Es una situación grave? Si. Sigue en el punto 7 No. Continua en el punto 9 Basándose en la gravedad de los hechos determinan que se siga una investigación por medio de la vía penal. Informa a la Coordinación General de Asuntos Jurídicos de la queja o denuncia para que se siga a través Escrito Nivel: 02 Procedimiento para la investigación, análisis y determinación de sanciones administrativas PASO RESPONSABLE Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.02 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 5 ACTIVIDAD de instancias Dándose por procedimiento. DOCUMENTO jurisdiccionales. terminado el 9. Revisa los antecedentes del Servidor Público, antigüedad en el puesto, su nivel jerárquico, desempeño en el servicio público, escolaridad. 10. Emite un dictamen y determina la responsabilidad administrativa conforme al artículo 8 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, que infringió el Servidor Público. 11. Considera la gravedad de la queja o denuncia, su cuantificación, la repercusión que tiene y determina la sanción a aplicar. ¿La sanción incluye multa? No. Continua en el punto12 Si. Sigue en el punto16 12. Elabora el oficio de resolución indicando la sanción administrativa y el plazo en que debe cumplirla el Servidor Público. 13. Entrega el oficio de resolución al Servidor Público, recabando firma de recibido en la copia. (El Servidor Público en este momento puede impugnar la sanción establecida utilizando el recurso de revocación, de acuerdo con el procedimiento para impugnación de sanciones administrativas). 14. Entrega copia del oficio de resolución al jefe inmediato del Servidor Público y al Quejoso, recabando firma de recibido en la copia. Resolución Formato 22 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para la investigación, análisis y determinación de sanciones administrativas PASO RESPONSABLE Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.02 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 6 ACTIVIDAD 15. Programa la fecha en que la sanción prescribirá y lo anota en el expediente. Continua en el punto 22 16. Elaboran el oficio para la Tesorería de la Federación, notificándole su monto el pliego de responsabilidades levantado, su monto (crédito fiscal) y fecha en que debe cubrirse y firma el Titular del Órgano Interno de Control o en su caso el Titular del Área de Responsabilidades. 17. Informa a la Secretaría de la Función Pública el envió del oficio a la TESOFE. 18. Integra la copia del oficio y el pliego definitivo de responsabilidades al expediente y captura en el Sistema Electrónico de Atención Ciudadana (SEAC). 19. Programa la fecha en que debe cumplirse la sanción y anota en el expediente. 20. Reciben de la Tesorería el oficio que notifica que la sanción fue cubierta por el Servidor Público. 21. Elabora el acuerdo de archivo e Integra al expediente. 22. Captura en el Sistema Electrónico de Atención Ciudadana (SEAC) Termina Procedimiento DOCUMENTO Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para la investigación, análisis y determinación de sanciones administrativas 6. Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.02 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 7 Nivel: 02 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO 7. Revisión: 00 TÍTULO ANEXOS Y REGISTROS USADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO 7.1 Formato 18 Acta de Comparecencia 7.2 Formato 19 Oficio Citatorio 7.3 Formato 22 Resolución 7.4 N.A. 8. TÍTULO Escrito LISTA DE DISTRIBUCIÓN. COPIAS DISTRIBUCIÓN Original 1 N. A. ÁREA Planeación y Calidad Gerencia de Tecnología Biblioteca “Gonzalo Robles” Gerencia de Producción Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 9. FECH A CONTROL DE CAMBIOS. REVISIÓN 00 PÁGINAS AFECTADAS Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO Debido al cambio en el Órgano Interno de Reglamento Interior de Control en el Fondo de Trabajo Cultura Económica Procedimiento para la sanciones administrativas impugnación de Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.03 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 1 Revisión: 00 Nivel: 02 PROCEDIMIENTO PARA LA IMPUGNACIÓN DE SANCIONES ADMINISTRATIVAS 1. OBJETIVO. Revocar, si procediera la resolución administrativa por los actos emitida por el Órgano Interno de Control. 2. ALCANCE. En caso de ser revocadas las resoluciones administrativas, se restituya en derechos al servidor público. 3. POLITICAS: Emitir, con base en los criterios y juicios de valor, en términos de lo señalado en la Ley Federal de Procedimiento Administrativo, la resolución correspondiente, del expediente integrado e informar por medio del SEAC, a la Secretaría de la Función Pública. 4. DEFINICIONES SEAC: Sistema Electrónico de Atención Ciudadana. Procedimiento para la sanciones administrativas 5. DESARROLLO 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO impugnación de Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.03 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 2 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para la sanciones administrativas impugnación de Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.03 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 3 Revisión: 00 Nivel: 02 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. PASO 1. RESPONSABLE Servidor Público 2. 3. Titular del área de responsabilidades ACTIVIDAD DOCUMENTO Recibe el oficio de notificación de la sanción administrativa que le ha sido impuesta. Resolución Formato 22 Decide impugnar la sanción administrativa y elabora el escrito, en el que establece su inconformidad con la(s) sanción(es) impuesta(s) (número de expediente, fecha de inicio, fecha de la sanción administrativa), así como las pruebas documentales que puede ofrecer y lo hace Ilegar al Órgano Interno de Control, recabando firma y sello de recibido en su copia. Escrito Recibe el escrito y revisa que cumpla con el tiempo fijado por la Ley (dentro de los 15 días hábiles siguientes de recibir la notificación de resolución). Cumple con los tiempos establecidos en la Ley? No. Continua en el punto 4 Si. Sigue en el punto 7 4. 5. 6. Elabora oficio donde notifica al Servidor Público que esta fuera de tiempo y no procede su impugnación y que debe cumplir con la sanción impuesta, le entrega-oficio y recaba firma de recibido en copia. Entrega copia del oficio al jefe inmediato del Servidor Público y recaba firma de recibido en copia. Elabora el acuerdo de archivo, integra al expediente el escrito de impugnación y la copia del oficio donde no procede la misma, captura en el Sistema Electrónico de Atención Ciudadana (SEAC). Dándose por Escrito Acuerdo de Archivo Formato 21 Procedimiento para la sanciones administrativas PASO 7. impugnación RESPONSABLE de Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.03 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 4 ACTIVIDAD DOCUMENTO terminado el procedimiento. Admite el escrito que el Servidor Público presenta para solicitar el recurso de revocación. 8. Recibe el escrito que presenta el Servidor Público con las pruebas que ofreció y revisa que cumplan con el tiempo que establece la Ley para ello. 9. Califica las pruebas de acuerdo al Código Federal de Procedimientos Civiles. 10. Revisa el expediente de la queja o denuncia y confronta con: escrito de impugnación y las pruebas entregadas. 11. Dictamina si procede la impugnación a la sanción administrativa impuesta. ¿Procede la impugnación? No. Continua en el punto 14 Si. Sigue en el punto 12 12. Elabora el oficio de resolución, determinando la modificación o la cancelación de Ia sanción administrativa impuesta. 13. Entrega el oficio de resolución original al Servidor Público y copia a su jefe inmediato, recabando firma de recibido en su copia. 14. Programa la fecha en que prescribe la aplicación de la sanción administrativa y la anota en el expediente. 15. Integra documentos al expediente y captura en el Sistema Electrónico de Atención Ciudadana (SEAC) Termina Procedimiento Resolución Formato 22 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para la sanciones administrativas impugnación de Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.03 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 5 Revisión: 00 Nivel: 02 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 N.A. 7.2 Formato 21 Acuerdo de Archivo 7.3 Formato 22 Resolución Escrito 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. COPIAS DISTRIBUCIÓN Original 1 N. A. ÁREA Planeación y Calidad Gerencia de Tecnología Biblioteca “Gonzalo Robles” Gerencia de Producción Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 9. CONTROL DE CAMBIOS. FECH A REVISIÓN 00 PÁGINAS AFECTADAS Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO Órgano Interno de Debido al cambio en el Control en el Fondo de Reglamento Interior de Cultura Económica Trabajo Procedimiento de inconformidades Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.04 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 1 Revisión: 00 Nivel: 02 PROCEDIMIENTO DE INCONFORMIDADES 1. OBJETIVO. Obtener la nulidad de acto o actos irregulares, y en su caso, la nulidad total del procedimiento. 2. ALCANCE. Corregir irregularidades durante el procedimiento de contratación. 3. POLITICAS. Emitir, con base en los criterios y juicios de valor, en los términos señalados en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, la resolución administrativa del expediente integrado, e informar a la Secretaría de la Función Pública a través del SIINC el estado procesal que guarda el expediente. 4. DEFINICIONES. SIINC: Sistema Integral de Inconformidades. Procedimiento de inconformidades 5. Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.04 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 2 Revisión: 00 DESARROLLO. Inicio Presenta escrito de inconformidad por el fallo o emisión de algún acto en cualquier fase de la licitación. PRO/CON Escrito 1 1 SI Anexan copia sellada de la manifestación hecha al Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica. PRO/CON NO ¿Se encontrarón elementos para una investigación de oficio? En su caso, continua de oficio las investigaciones, llevándose seguimiento de oficio y capturando en el SIINC todo el Procedimiento hasta darse por terminado. SFP/TAR 9 2 Recibe información y remite, en su caso, oficio a la empresa ganadora informándole de la interposición de la impugnación. SFP/TAR 3 1 Fin Recibe, en su caso, respuesta de la empresa ganadora. SFP/TAR 4 Integra el expediente, emite el oficio de cierre de instrucción y procede a realizar el análisis. SFP/TAR 5 Elabora y emite la resolución que corresponda. SFP/TAR 6 SI Resolución formato 22 ¿Procede la inconformidad? NO La declara improcedente, notifica al demandante y continua con el procedimiento de licitación, informa a la SFP a través del SIINC. SFP/TAR 7 Nulifica total o parcialmente el procedimiento de licitación y establece las directrices para que este se realice conforme a la normatividad establecida. SFP/TAR 8 DIAGRAMA DE 1 Responsable de Actividad PRO/CON: Proveedor / Contratista SFP: Secretaria de la Función Púbica TAR: Titular del Área de Responsabilidades Nivel: 02 Procedimiento de inconformidades Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.04 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 3 Revisión: 00 Nivel: 02 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. PASO 1. 2. 3. 4. RESPONSABLE Proveedores y/o contratistas ACTIVIDAD DOCUMENTO Presenta ante la Secretaría de la Función Pública escrito de inconformidad por el fallo o emisión de algún acto en cualquier fase de la licitación, posterior a la publicación de la convocatoria, manifestando bajo protesta de decir verdad los hechos que le consten, relativos al acto o actos impugnados, acompañando la documentación que sustente su petición, acreditando su interés jurídico y anexando original y copia del documento que acredite la personalidad del mismo. ¿Presentaron inconformidad previa al Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica? Si: Continua en el punto No: Pasa al punto Escrito Anexan copia sellada de la manifestación hecha al Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica. Dirección General de Recibe información y remite, en su Inconformidades en la caso, oficio a la empresa ganadora informándole de la interposición de la SFP o el titular del impugnación y apercibiéndolo de que área de Responsabilidades del de no dar contestación dentro del plazo de 8 días naturales con que OIC cuenta para manifestar lo que a su derecho convenga, este se dará por precluido (Art. 14 de la Constitución de los Estados Unidos Mexicanos y 1 del Código Federal de Procedimientos Civiles). Recibe, en su caso, respuesta de la empresa ganadora. Escrito Escrito Procedimiento de inconformidades PASO 5. 6. RESPONSABLE Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.04 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 4 Revisión: 00 8. 02 ACTIVIDAD DOCUMENTO Integra el expediente, emite el oficio de cierre de instrucción y procede a realizar el análisis pudiendo recurrir, de ser necesario, a peritos en la especialidad de que se trate. Escrito Elabora y emite la resolución que corresponda, habiéndose apegado a las formalidades de forma, congruencia, motivación, fundamentación y exhaustividad. Resolución Formato 22 ¿Procede la inconformidad? 7. Nivel: No. Pasa al punto 7 Si. Continua en el punto 8 Declara improcedente la inconformidad, notifica al demandante y continúa con el procedimiento de licitación, no sin antes informar a la Secretaría de la Función Pública a través del Sistema Integral de Inconformidades (SIINC) para finalizar el procedimiento. En caso de que el demandante interponga el recurso de revisión, ver el procedimiento de recurso de revisión. Nulifica total o parcialmente el procedimiento de licitación a partir del acto o actos irregulares y establece las directrices para que este se realice conforme a la normatividad y leyes establecidas. ¿Se encontraron elementos para la realización de una investigación de oficio? Si. Continua en el punto 9 No. Pasa al final del Procedimiento no sin antes informarlo al Sistema Integral Resolución Formato 22 Procedimiento de inconformidades PASO RESPONSABLE Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.04 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 5 ACTIVIDAD de Inconformidades (SIINC). 9. Continua de oficio las investigaciones sobre las anomalías que se hubiesen encontrado, llevándose seguimiento de oficio y capturando en el Sistema Integral de Inconformidades (SIINC) todo el Procedimiento Termina Procedimiento Revisión: 00 Nivel: 02 DOCUMENTO Procedimiento de inconformidades 6. Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.04 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 6 Revisión: 00 Nivel: 02 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO 7. TÍTULO ANEXOS Y REGISTROS USADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO 7.1 N.A. 7.2 Formato 22 8. TÍTULO Escrito Resolución LISTA DE DISTRIBUCIÓN. COPIAS DISTRIBUCIÓN Original 1 N. A. ÁREA Planeación y Calidad Gerencia de Tecnología Biblioteca “Gonzalo Robles” Gerencia de Producción Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 9. FECH A CONTROL DE CAMBIOS. REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS 00 Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO Órgano Interno de Debido al cambio en el Control en el Fondo de Reglamento Interior de Cultura Económica Trabajo Procedimiento del recurso de revisión echa de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.05 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 1 Revisión: 00 Nivel: 02 PROCEDIMIENTO DEL RECURSO DE REVISIÓN 1. OBJETIVO. Revocar la resolución de la inconformidad, que hubiere sido contraída a los intereses del procedimiento. 2. ALCANCE. Se corrijan las irregularidades en el procedimiento de contratación. 3. POLITICAS. Emitir, con base en los criterios y juicios de valor, en los términos señalados en la Ley Federal de Procedimiento Administrativo, la resolución administrativa del expediente integrado, e informar a la Secretaría de la Función Pública, través del SEAC el estado procesal que guarda el expediente. 4. DEFINICIONES. SEAC. Sistema Electrónico de Atención Ciudadana Procedimiento del recurso de revisión 5. DESARROLLO. 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. echa de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.05 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 2 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento del recurso de revisión echa de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.05 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 3 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento del recurso de revisión Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.05 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 4 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. PASO 1. 2. 3. 4. 5. RESPONSABLE Proveedores y/o contratistas Dirección General de Inconformidades en la SFP o el titular del área de Responsabilidades del OIC ACTIVIDAD DOCUMENTO Presentan a la Secretaría de la Función Pública o al Área de Responsabilidades, escrito de interposición de recurso de revisión por habérseles declarado improcedente la inconformidad o impuesto alguna sanción. Escrito La Secretaría de la Función Pública a través de su Área de Inconformidades o en su caso el Titular del Área de Responsabilidades Inconformidades en la SFP, recibe solicitud de revisión y documentación adicional; verifica que se haya presentado en tiempo, es decir, que desde el día siguiente en que hubiere el Titular del Área notificado y surtido efectos el acto impugnado, hasta la presentación del escrito, no hayan transcurrido mas de 15 días hábiles; coteja original y copia del documento de Responsabilidades en el OIC acreditación y devuelve el original. Verifica que el escrito de inconformidad haya sido presentado en el plazo de diez días hábiles establecido. Se presento dentro del plazo? No: Pasa al punto 4. Si: Continua en el punto 5 Desecha la promoción y declara improcedente la inconformidad y comunica por escrito a quien la promovió; entrega aviso y notifica para su archivo como asunto concluido; pasa al final del procedimiento Verifica las facultades legales del inconforme, que contenga protesta de Escrito Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento del recurso de revisión PASO RESPONSABLE echa de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.05 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 5 ACTIVIDAD DOCUMENTO decir verdad y que el acto que se reclama sea materia de inconformidad. ¿Cumple con todos los requisitos? Si: Pasa al punto 6 No: Continua en el punto 4 6. Verifica si hubo interposición de otro medio de defensa contra los mismos actos que se reclaman. ¿Se interpuso otro medio de defensa? Si: Pasa al punto 4 No: Continua en el punto 7 7. 8. 9. 10. Emite oficio al promovente informando de la admisión a trámite de la inconformidad y de la posterior resolución conforme a derecho. Captura en el “Sistema de Procedimiento Administrativo de Sanción a Proveedores y Contratistas” (SANG), el cual asigna folio al escrito de inconformidad. Abre expediente personalizado de la inconformidad en cuestión. Solicita al Fondo de Cultura Económica le remita informe circunstanciado de los hechos motivo de la inconformidad, las constancias correspondientes en el plazo de 6 días naturales (Art. 89 de la Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las Mismas y el relativo de Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público), y, en caso de que el procedimiento de inconformidad se haya iniciado en la etapa posterior al veredicto de asignación a alguna empresa ganadora, el nombre y domicilio por escrito de la empresa ganadora, en un Escrito Escrito Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento del recurso de revisión PASO 11. 12. 13. 14. 15. RESPONSABLE Gerencia de Administración y Finanzas/Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales en el FCE Dirección General de Inconformidades de la SFP o el titular del área de Responsabilidades en el OIC echa de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.05 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 6 ACTIVIDAD DOCUMENTO plazo de 24 horas. Recaba y proporciona el informe, las constancias correspondientes y, en su caso, el nombre y domicilio de la empresa ganadora; las remite a la Financiera - Subgerencia de instancia solicitante. Recibe información y remite, en su caso, oficio a la empresa ganadora informándole de la interposición de la impugnación y apercibiéndolo de que de no dar contestación dentro del plaza de 6 días naturales con que cuenta para manifestar lo que a su derecho convenga, (Art. 89 de la Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las Mismas y 71 de Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público). Recibe, en su caso, contestación de la empresa ganadora. Integra el expediente, emite el oficio de cierre de instrucción y procede a realizar el análisis en un plazo de 45 días naturales a partir del inicio de la investigación (art. 96 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y 71 de Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las Mismas), pudiendo recurrir, de ser necesario, a peritos en la especialidad de que se trate. Elabora y emite la resolución que corresponda, habiéndose apegado a las formalidades de forma, congruencia, motivación, fundamentación y exhaustividad. Procedió la inconformidad? Si. Continua en el paso 17 Escrito Escrito Escrito Resolución Formato 22 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento del recurso de revisión PASO RESPONSABLE echa de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.05 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 7 ACTIVIDAD DOCUMENTO No. Pasa al paso16 16. Declara improcedente la inconformidad, notifica al demandante y continúa con el procedimiento de licitación. Pasa al final del procedimiento. 17. En caso de que el demandante interponga el recurso de revisión, ver el procedimiento de recurso de revisión. ¿Se encontraron elementos para la realización de una investigación de oficio? Si. Continua en el paso No. Continua hacia el final del procedimiento, informando a la Secretaria de la Función Publica a través del “Sistema de Procedimiento Administrativo de Sanción a Proveedores y Contratistas” (SANG) 18. Continúa de oficio las investigaciones sobre las anomalías que se hubiesen encontrado. Termina Procedimiento Acuerdo de Improcedencia Formato 17 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento del recurso de revisión 6. Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.05 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 8 Revisión: 00 Nivel: 02 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO 7. TÍTULO ANEXOS Y REGISTROS USADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO 7.1 N.A. 7.2 Formato 17 Acuerdo de Improcedencia 7.3 Formato 22 Resolución 8. TÍTULO Escrito LISTA DE DISTRIBUCIÓN. COPIAS DISTRIBUCIÓN Original 1 N. A. ÁREA Planeación y Calidad Gerencia de Tecnología Biblioteca “Gonzalo Robles” Gerencia de Producción Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 9. FECH A CONTROL DE CAMBIOS. REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS 00 Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO Órgano Interno de Debido al cambio en el Interior de Control en el Fondo de Reglamento Trabajo Cultura Económica Procedimiento responsabilidades administrativo de Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.06 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 1 Revisión: 00 Nivel: 02 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDADES 1. OBJETIVO. Llevar a cabo un procedimiento debidamente fundado y motivado a conductas irregulares de servidores públicos que puedan constituir responsabilidades administrativas. 2. ALCANCE. Es la comprobación de responsabilidades con su correspondiente sanción administrativa. 3. POLITICAS. Emitir, con base en los criterios y juicios de valor, en términos de lo señalado en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, la resolución administrativa del expediente integrado, e informar a la Secretaría de la Función Pública a través del SPAR el estado procesal del expediente de responsabilidad. 4. DEFINICIONES. SPAR: Sistema de Procedimiento Administrativo de Responsabilidades. Procedimiento responsabilidades 5. administrativo DESARROLLO. 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. de Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.06 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 2 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento responsabilidades administrativo de Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.06 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 3 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. PASO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. RESPONSABLE ACTIVIDAD Titular del Órgano Interno de Control o Titular de Responsabilidades Recibe expediente integrado del Área de Quejas o Denuncias o en su caso, de parte del promovente. DOCUMENTO Determina en profundizar si este procede o no para llevar a cabo un proceso de investigación. Si procede, continua en el punto 5 No procede, continua en el punto 3 Elabora oficio de conclusión, haciendo del conocimiento del promovente que su escrito no contiene los elementos necesarios para Ilevar a cabo un procedimiento de responsabilidades. Se guarda y clasifica para futuras consultas en el archivo del OIC. Se elabora Acuerdo de Radicación, abriendo un expediente para su seguimiento y se clasifica en el Sistema Administrativo de Responsabilidades (SPAR) instaurado par la Secretaría de la Función Pública. El Titular del Área de Responsabilidades citará a los presuntos responsables a audiencia de ley que se programara en días posteriores. Se pedirá al promovente que presente las pruebas correspondientes y se analizaran las mismas. El Titular del Área de Responsabilidades analiza cada una de las Audiencias de Ley así como las pruebas presentadas por el Quejoso; esto, para determinar la sanción Acuerdo de Improcedencia Formato 17 Citatorio Formato 19 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento responsabilidades PASO 9. 10. 11. 12. 13. administrativo RESPONSABLE de Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.06 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 4 ACTIVIDAD correspondiente. El dictamen final será avalado por el Titular del Órgano Interno de Control antes de emitirse una Resolución Final. El Titular del Área de Responsabilidades emitirá la resolución Final de Acuerdo al Artículo 8° de la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos: además de informar a la Secretaría de la Función Pública la resolución mencionada a través del Sistema de Procedimientos Administrativos de Responsabilidades SPAR. El promovente tendrá derecho a presentar recurso de apelación una vez que sea pronunciada la Resolución Final. El Titular del Área de Responsabilidades llevar a cabo el o los recursos de apelación que Ilegaran a presentarse hasta concluir el respectivo proceso. El Titular del Órgano Interno de Control, así como el Titular del Área de Responsabilidades tendrán que informar a la Secretaria de la Función Pública el veredicto final del o los recursos de revocación que se hubieren concluido. Termina Procedimiento DOCUMENTO Resolución Formato 22 SPAR Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento responsabilidades administrativo de Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.06 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 5 Revisión: 00 Nivel: 02 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 N.A. 7.2 Formato 17 Acuerdo de Improcedencia 7.3 Formato 19 Citatorio 7.4 Formato 22 Resolución SPAR 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. COPIAS DISTRIBUCIÓN Original 1 N. A. ÁREA Planeación y Calidad Gerencia de Tecnología Biblioteca “Gonzalo Robles” Gerencia de Producción Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 9. CONTROL DE CAMBIOS. FECH A REVISIÓN 00 PÁGINAS AFECTADAS Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO Debido al cambio en el Órgano Interno de Reglamento Interior de Control en el Fondo de Trabajo Cultura Económica . Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.07 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 1 Revisión: 00 Nivel: 02 PROCEDIMIENTO PARA LA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS 1. OBJETIVO. Planear y ejecutar las auditorías conforme al PAT con apego a la guías general y específicas, así como a los lineamientos y disposiciones emitidas por la Secretaría de la Función Pública, a fin de obtener evidencia suficiente, competente y pertinente que permita conocer la situación de los conceptos revisados, para emitir una opinión sólida, sustentada y válida. 2. ALCANCE. Cumplimiento al Programa Anual de Trabajo del ejercicio en curso y a las guías, lineamientos y demás disposiciones emitidas por la Secretaria de la Función Pública. 3. POLITICAS. • • • • • Cuando se programe una auditoría específica o una auditoría de evaluación de programas, la descripción de Ia revisión deberá mencionar el nombre de la unidad administrativa, área o programa en el que se practicará la revisión; el número y nombre del proyecto financiado con créditos externos, en caso de contar con él. Sólo las observaciones consideradas por el Titular del Órgano Interno de Control como relevantes deberán ser informadas al Director General del FCE y a Ia propia Secretaría de la Función Publica, a través de los reportes que conforman el Sistema de Información Periódica, de conformidad con lo señalado en la Guía General de Auditoría Pública. La base a considerar para la formulación de la carta de planeación será el Programa Anual de Auditoria y Control, la cual deberá estar respaldada con el cronograma de las actividades a desarrollar. Las auditorías que se realicen en las diferentes áreas del Fondo de Cultura Económica, deberán sujetarse invariablemente a las normas de auditoría y control, establecidas por las Secretarlas de la Función Pública, Educación Pública, de Hacienda y Crédito Público y órganos gubernamentales que regulen y supervisen sus operaciones. La formulación de la carta de planeación de auditoría corresponde al Titular del Área de Auditoría Interna, quien la elaborará bajo criterios específicos para el tipo de actividades y áreas a revisar, considerando alcances, objetivos y recursos necesarios. 4. DEFINICIONES. PAT: Programa Anual de Trabajo. Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.07 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 2 5. DESARROLLO. 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. Inicio Instruye al Titular del Área de Auditoría Interna para que ejecute la Auditoría de Control conforme al (PAAC) autorizados por la SFP. TOIC 1 Elabora Carta de Planeación y el Cronograma de Actividades y turna al Resp. de la Auditoría y al Titular del Área de Auditoría Interna para su Vo.BO. JDE/ 10 Recibe instrucciones del Titular del ÓIC y prepara la auditoría consultando el PAAC para verificar el tipo de auditoría a realizar. TAI 2 Revisa y firma de Vo. Bo. la Carta de Planeación y el Cronograma de Actividades. TAI 11 Instruye al Jefe de Departamento para que recopile antecedentes del concepto a revisar. TAI 3 Elabora el Marco Conceptual y lo turna al Titular del Área de Auditoría Interna para su Visto Bueno. JDE Recibe Marco Conceptual firma y solicita al Jefe del Departamento proceda a elaborar la orden de auditoría. Estudian las funciones, operación y progs del área auditada y el marco legal aplicable, y la información que contengan los manuales de org., políticas y procedimientos. JDE/RAR/AUD 5 Elabora la orden de auditoría y la Remite al Titular de Auditoría interna para su supervisión y aprobación TAI/JDE 6 Turna al Titular del Área de Auditoría la información recabada y los resultados del análisis. JDE/RAR 7 TAI 13 JDE Orden de Auditoría Formato 3 14-15 Recibe, revisa y envía la Orden de Auditoría al Titular del Órgano Interno de Control para su autorización y firma y devuelve al JDE para su entrega. TAI 16-17 Se presentan con el titular del área admva. a auditar previa entrega de la Orden de Auditoría. 18 2 8 Instruye al Jefe de Departamento que elabore Carta de Planeación y Cronograma de Actividades. TAI TAI JDE/AUD Define objetivo, alcance, recursos, tiempo y estrategia para Ilevar a cabo la revisión. Marco conceptual Formato 5 12 Recaban y revisan antecedentes de auditorías anteriores o de revisiones practicadas al área administrativa que se va a auditar. JDE/RAR/AUD 4 Determinan el universo, la(s) muestras selectiva(s) a revisar y las técnicas y procedimientos de auditoría que deben aplicar. Formato 1 Formato 2 Responsable de Actividad 9 TOIC: Titular de Órgano Interno de Control. TAI: Titular del Área de Auditoría Interna.. JDE: Jefe de Departamento. RAR: Responsable del Área de Revisión AUD: Auditor. Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.07 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 3 2 Recaba firma y sello de recibido en la Orden de Auditoría, entrega original y conserva la copia con sello de acuse para el archivo. JDE/AUD 19 ¿Existen aclaraciones? SI NO Levanta el acta de inicio de auditoría y dan inicio a la auditoría. JDE/AUD 20-21 Elabora oficio(s) de requerimiento de información. JDE/AUD 22 Recibe la información solicitada. JDE 23 Registra la información en cédulas y papeles de trabajo con los índices y marcas de auditoría. JDE/AUD 24 Analizan la información a profundidad y detalle para determinar las irregularidades. AUD 25 Evalúan los resultados y determinan las observaciones y recomendaciones procedentes. JDE/AUD 26 Solicita al área auditada, en su caso, las posibles aclaraciones de las irregularidades detectadas. JDE/AUD 27 Solicita evidencia documental, en su caso, realizan los ajustes en los papeles de trabajo y el proyecto de la(s) cédulas de observación (es) y presenta al TAI. JDE/AUD 28 Revisa los papeles de trabajo y el proyecto de las cédula(s) de observación(es) y hace las correcciones correspondientes. TAI 29 Elaboran el informe de auditoría y las cédulas definitivas señalando las principales irregularidades detectadas y lo entrega al TAI. JDE/AUD 30 Revisa y prueba el informe, lo rúbrica y lo entrega al Titular del Órgano Interno de Control. TAI 31 Revisa el informe de auditoría, las cédulas de seguimiento, autoriza y firma. TOIC 32 Revisan informe y plasman en la cédula de observaciones la fecha compromiso de atención y firma de los responsables de atenderlas. TAI/JDE 33 Formula la cédula única de auditoría. JDE 34 Responsable de Actividad TOIC: Titular de Órgano Interno de Control. TAI: Titular del Área de Auditoría Interna.. JDE: Jefe de Departamento. RAR: Responsable del Área de Revisión AUD: Auditor. 3 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.07 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 4 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.07 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 5 Revisión: 00 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. PASO 1. 2. 3. 4. RESPONSABLE ACTIVIDAD Titular del Órgano Interno de Control Instruye al Titular del Área de Auditoría Interna para que ejecute la Auditoría de Control conforme a lo establecido previamente en el resumen del Programa Anual de Auditoría y Control (PAAC) autorizados por la SFP. Titular del área de Auditoria Recibe instrucciones del Titular del Interna Órgano Interno de Control e inicia la preparación de la auditoría consultando el Programa Anual de Auditoría y Control detallado para verificar el tipo de auditoría a realizar: Integral, Específica o de Evaluación de Programas (para Auditoría de Seguimiento, ver el procedimiento específico). Instruye al Jefe de Departamento para que recopile antecedentes del concepto a revisar. Jefe de Recaban y revisan antecedentes Departamento/Responsable de auditorías anteriores o de de área de Revisión/ revisiones practicadas al área Auditor administrativa que se va a auditar. 5. Estudian las funciones, operación y programas a cargo del área auditada y el marco legal aplicable, así como la información que contengan los manuales de organización, políticas y procedimientos. 6. Titular del área de Auditoria Determinan el universo, la(s) Interna/ Jefe de muestras selectiva(s) a revisar y Departamento las técnicas y procedimientos de auditoría que deben aplicar. Jefe de Turna al Titular del Área de Departamento/Responsable Auditoría la información recabada y de la Revisión 7. DOCUMENTO Nivel: 02 Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias PASO 8. RESPONSABLE Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.07 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 6 ACTIVIDAD Revisión: 00 Instruye al Jefe de Departamento que elabore Carta de Planeación y Cronograma de Actividades. Jefe de Elabora Carta de Planeación y el Departamento/Responsable Cronograma de Actividades y lo de la Auditoria turna al responsable de la auditoría y al Titular del Área de Auditoría Interna para su visto Bueno. Carta de Planeación de Auditoría (Formato 1) Cronograma de actividades (Formato 2) Titular de área de Auditoria Interna Revisa y firma de Vo. Bo. la Carta de Planeación y el Cronograma de Actividades. 12. Jefe de Departamento Responsable De la Auditoria Elabora el Marco Conceptual y lo Marco Conceptual turna al Titular del Área de (Formato 5) Auditoría Interna para su Visto Bueno. 13. Titular del área de Auditoria Recibe Marco Conceptual firma y Interna solicita al Jefe del Departamento proceda a elaborar la orden de auditoría. Jefe de Departamento Elabora la orden de auditoría. Responsable de la Auditoria Remite la orden de auditoría al Titular de Auditoría interna para su supervisión y aprobación. Titular de área de Auditoria Recibe, revisa y envía la Orden de Interna Auditoría al Titular del Órgano Interno de Control para su autorización y firma. Devuelve el documento al Jefe del Departamento para entrega a las áreas correspondientes. 15. 16. 17. 02 DOCUMENTO 11. 14. Nivel: los resultados del análisis. Titular del área de Auditoria Define objetivo, alcance, recursos, Interna tiempo y estrategia para Ilevar a cabo la revisión. 9. 10. Fecha de liberación: 10.11.10 Orden de Auditoría (Formato 3) Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias PASO 18. RESPONSABLE Jefe de Departamento Responsable de la Revisión/Auditor 19. 20. 22. 24. 25. 26. 27. Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.07 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 7 ACTIVIDAD Se presentan con el titular del área administrativa a auditar previa entrega de la Orden de Auditoría; donde se le informa la fecha de inicio, termino, alcance, áreas involucradas y periodo de la revisión. Recaba firma y sello de recibido en la Orden de Auditoría, entrega original y conserva la copia con sello de acuse para el archivo. Levanta el acta de inicio de auditoría. Inician la auditoría recopilando datos, allegándose de documentación y analizando la información. Elabora oficio(s) de requerimiento de información. 21. 23. Fecha de liberación: 10.11.10 Jefe de Departamento Responsable de la Revisión Jefe de Departamento Responsable de la Revisión/Auditor Recibe la información solicitada. Auditor Analizan la información a profundidad y detalle para determinar las irregularidades. Evalúan los resultados y determinan las observaciones y recomendaciones procedentes. Solicita al área auditada, en su caso, las posibles aclaraciones de las irregularidades detectadas. No existen aclaraciones. (continua 28) Si existen aclaraciones (pasar a la Jefe de Departamento Responsable de la Revisión/Auditor Registra la información en cédulas y papeles de trabajo con los índices y marcas de auditoría. Revisión: 00 Nivel: 02 DOCUMENTO Acta de inicio de Auditoría (Formato 4) Oficio de Solicitud de Información Cédulas de Trabajo (Formato 6) Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias PASO 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. RESPONSABLE Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.07 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 8 ACTIVIDAD Revisión: 00 Nivel: 02 DOCUMENTO actividad 29) Solicita la evidencia documental, en su caso, se realizan los ajustes en los papeles de trabajo y en el proyecto de la(s) cédulas de observación(es) y presenta al Titular del Área de Auditoría Interna. Titular del área de Auditoria Revisa los papeles de trabajo y el Interna proyecto de las cédula(s) de observación(es) y hace las correcciones correspondientes. Jefe de Departamento Elaboran el informe de auditoría y Informe de Auditoría Responsable de la las cédulas definitivas señalando (Formato 9) Revisión/Auditor clara y concisamente las principales irregularidades detectadas y lo entrega al Titular del Área de Auditoría Interna. Titular del área de Auditoria Revisa y prueba el informe, lo Interna rúbrica y lo entrega al Titular del Órgano Interno de Control. Titular del Órgano Interno Revisa el informe de auditoría, las de Control cédulas de seguimiento, autoriza y firma. Titular de área de Se reúnen para leer el informe y Auditoria/Jefe de plasmar en la cédula de Departamento observaciones la fecha compromiso de atención y firma de los responsables de atenderlas. Formula la cédula única de Cédula Única de Jefe de Departamento auditoría. Auditoría. (Formato 14) Titular del área de Auditoria Elaboran cédula de supervisión de Cédula de Interna/Jefe de auditoría. Supervisión de Departamento Auditoría (Formato 12) Titular del Órgano Interno de Control Envía original del Informe de Auditoría al director General con Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias PASO 37. Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.07 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 9 RESPONSABLE ACTIVIDAD Titular de área de Auditoria Interna copia al Gerente General y al Titular del Área Auditada. Registra en el Sistema de Información Periódica (SIP) Termina Procedimiento Revisión: 00 DOCUMENTO Nivel: 02 Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.07 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 10 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 Formato 1 Formato 2 Carta de Planeación de Auditoria Cronograma de actividades 7.2 Formato 3 Orden de Auditoria 7.3 Formato 4 Acta de inicio de Auditoria 7.4 Formato 5 Marco Conceptual 7.5 Formato 6 Cédulas de Trabajo 7.6 Formato 9 Informe de Auditoria 7.7 Formato 12 Cédula de Supervisión de Auditoria 7.8 Formato 14 Cédula Única de Auditoría 7.9 N.A. Oficio de Solicitud de Información 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. COPIAS Original 1 N. A. DISTRIBUCIÓN ÁREA Planeación y Calidad Gerencia de Tecnología Biblioteca “Gonzalo Robles” Gerencia de Producción Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.07 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 11 Revisión: 00 Nivel: 02 9. CONTROL DE CAMBIOS. FECH A REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS 00 Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO Órgano Interno de Se valida y aprueba por el y Dirección Control en el Fondo de COMERI General. Cultura Económica Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias de seguimiento Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.08 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 1 Revisión: 00 Nivel: 02 PROCEDIMIENTO PARA LA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO 1. OBJETIVO. Planear y ejecutar las auditorías para verificar que las áreas auditadas atiendan, en los términos y plazos acordados, las recomendaciones preventivas y correctivas planteadas en las cédulas de observaciones de los informes emitidos en las auditorías anteriores e informar el avance de su solventación. 2. ALCANCE. Auditorías en las que se hayan determinado observaciones y recomendaciones correctivas y preventivas. 3. POLITICAS. • Para el seguimiento de las recomendaciones, los auditores públicos recopilarán y registrarán datos, analizarán la información y evaluarán los resultados, así como aplicarán los procedimientos de auditoría que consideren necesarios para contar con la evidencia suficiente, competente, pertinente y relevante con la que sustenten sus conclusiones y la solventación de las observaciones. • Se establecerán mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicación de las recomendaciones y se evaluarán los logros y mejoras alcanzadas como resultado de la aplicación de las recomendaciones. • Las cédulas de seguimiento de observaciones deben ser comentadas con el responsable del área auditada y posteriormente el Titular del OIC, mediante oficio informará los resultados determinados en el seguimiento al Director del FCE y a las instancias que en cada caso se requiera. 4. DEFINICIONES. Recomendaciones correctivas: Acciones inmediatas de solución a los hechos observados. Recomendaciones preventivas: Propuesta que permita prevenir la recurrencia de las observaciones determinadas, que elimine las causas que las originaron o que promuevan una mejora. Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias de seguimiento 5. DESARROLLO. 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.08 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 2 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias de seguimiento Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.08 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 3 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias de seguimiento Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.08 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 4 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. PASO RESPONSABLE 1. Titular del Órgano Interno de Control 2. Titular del área de Auditoria Interna ACTIVIDAD Instruye al Titular del Área de Auditoría Interna para ejecutar la auditoría de Seguimiento conforme a lo establecido en el Programa Anual de Auditoría y Control (PAAC) autorizado por la SFP. Recibe instrucciones del Titular del Órgano Interno de Control para iniciar la preparación de la auditoría de seguimiento consultando en el PAAC vigente, la unidad administrativa que se va a revisar y las observaciones sujetas a seguimiento. Instruye a Jefe de Departamento para que revise las observaciones originales y, en su caso, la información remitida por el área para la atención de las recomendaciones. 3. 4. Jefe de Departamento de Auditoria Operacional (Responsable de la Revisión)/Auditor Revisan los expedientes y el informe de la auditoría en cuestión y preparan Auditoría Operacional la información para el seguimiento a las observaciones. 5. Titular del área de Auditoria Interna/Jefe de Departamento Responsable de la Revisión Jefe de Departamento Responsable de la Revisión Determina el universo, la(s) muestra(s) selectiva(s) a revisar y las técnicas y procedimientos de auditoría que deberán aplicar. 7. Titular del área de Auditoria Interna Define objetivo, alcance, recursos, tiempo y estrategia para Ilevar a cabo la revisión. 8. Titular del área de Auditoria Interna Instruye a Jefe de Departamento que elabore Carta de Plantación y 6. Informa aI Titular del Área de Auditoría la información recabada y los responsables de la revisión de resultados del análisis. DOCUMENTO Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias de seguimiento PASO 9. 10. 11. RESPONSABLE Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.08 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 5 ACTIVIDAD Auditoria Interna Cronograma de Actividades. Elaboran la Carta de Planeación, el Jefe de Departamento Cronograma de Actividades y entrega Responsable de la al responsable de la revisión/al Titular Revisión/Auditor. del Área Auditoria Interna. Titular del área de Auditoria Interna Titular del área de Auditoria Interna 13. Jefe del Departamento/Auditor 15. Carta de Planeación (Formato 1) Cronograma de Actividades (Formato 2) Marco Conceptual (Formato 5) Recibe el Marco Conceptual firma y solicita al Jefe del Departamento proceda a elaborar la orden de auditoría. Elaboran la orden de auditoría. Remite la orden de auditoría al Titular del Área de Auditoría Interna para su revisión y aprobación. Titular del área de Auditoria Interna Recibe, revisa y envía la orden de auditoría al Titular del Órgano Interno de Control para su autorización y firma. Devuelve el documento al Jefe del Departamento para entrega a las áreas correspondientes. Jefe de Departamento/Auditor Se presentan con el titular de la unidad administrativa a auditar previa entrega de la orden de auditoría; donde se le informa la fecha de inicio, alcance, áreas involucradas y periodo de la 16. 17. 02 DOCUMENTO Orden de Auditoría de Seguimiento (Formato 3) 14. Nivel: Revisa y firma de Vo.Bo. la Carta de Plantación y el Cronograma de Actividades. Jefe del Elabora el Marco Conceptual firma y lo Departamento/Audito tuna al Titular de Auditoría Interna r para su Visto Bueno. 12. Revisión: 00 Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias de seguimiento PASO RESPONSABLE Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.08 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 6 ACTIVIDAD Revisión: 00 Nivel: 02 DOCUMENTO revisión. Recaba firma y sello de recibido en la orden de auditoría, entrega original y conserva la copia con sello de acuse para el archivo. Levanta el acta de inicio de auditoría. 18. 19. Acta de inicio de auditoría (Formato 4) 20. Inician la auditoría allegándose de documentación y analizando la información. 21. Elabora oficio(s) de requerimiento de información. 22. Auditor Recibe Ia información solicitada. 23. Registra la información en cédulas y papeles de trabajo con los índices y marcas de auditoría. 24. Analiza la información a profundidad y detalle. 25. 26. Jefe de Departamento/Auditor Evalúan los resultados y determinan el avance en la solventación de las observaciones y recomendaciones. Solicita al área auditada, de existir, las posibles aclaraciones por los puntos no solventados. No existen aclaraciones continua en la actividad 27 Si existen aclaraciones. pasa a la actividad 28 27. Oficio de solicitud de información Solicita la evidencia documental, en su caso, se realizan los ajustes en los papeles de trabajo y en el proyecto de Cédulas de trabajo (Formato 6) Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias de seguimiento PASO RESPONSABLE Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.08 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 7 ACTIVIDAD Revisión: 00 Nivel: 02 DOCUMENTO la(s) cédula(s) de seguimiento. 28. Titular del área Auditada 29. Jefe de Departamento/ Elaboran el informe de auditoría y la(s) Auditor cédula(s) de seguimiento. 30. Titular del área de Auditoria Interna Revisa y aprueba el informe, lo rubrica y lo entrega al Titular del Órgano Interno de Control. 31. Titular del Órgano Interno de Control Revisa el informe de auditoría, las cédulas de seguimiento, autoriza y firma. 32. 33. Informe de Auditoría (Formato 9) Titular del área Auditada/Titular del área de Auditoria Interna/Jefe de Departamento Se reúnen para leer el informe y plasmar en la(s) cédula(s) de seguimiento la fecha compromiso de atención y firmas de los responsables de atenderlas. Jefe de Departamento Formula la Cédula Única de Auditoría. 34. Titular del área de Auditoria Interna/Jefe de Departamento 35. Titular del Órgano Interno de Control Titular del área de Auditoria Interna 36. Revisa el proyecto de la(s) Cédula(s) de observación(es). Elaboran: Cédula de supervisión de seguimiento. Cédula Única de Auditoría (Formato 14) Cédula de supervisión de seguimiento (Formato 13) Envía original del Informe de Auditoría. Registra en el Sistema de Información Periódica. Termina Procedimiento Registro en el SIP Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias de seguimiento Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.08 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 8 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 Formato 1 Carta de Planeación 7.2 Formato 2 Cronograma de Actividades 7.3 Formato 3 Orden de Auditoría de Seguimiento 7.4 Formato 4 Acta de inicio de auditoría 7.5 Formato 5 Marco Conceptual 7.6 Formato 6 Cédulas de trabajo 7.7 Formato 9 Informe de Auditoría 7.8 Formato 13 Cédula de supervisión de seguimiento 7.9 Formato 14 Cédula Única de Auditoría 7.10 N.A. Registro en el SIP 7.11 N.A. Oficio de solicitud de información 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. COPIAS Original 1 N. A. DISTRIBUCIÓN ÁREA Planeación y Calidad Gerencia de Tecnología Biblioteca “Gonzalo Robles” Gerencia de Producción Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para la preparación y ejecución de auditorias de seguimiento Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.08 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 9 Revisión: 00 Nivel: 02 9. CONTROL DE CAMBIOS. FECH A REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS 00 Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO Órgano Interno de Debido al cambio en el Interior de Control en el Fondo de Reglamento Trabajo Cultura Económica Procedimiento para las revisiones de control Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.09 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 1 Revisión: 00 Nivel: 02 PROCEDIMIENTO PARA LAS REVISIONES DE CONTROL 1. OBJETIVO. Planear y ejecutar las revisiones de control con la Calidad que la Secretaría de la Función Pública nos recomienda a través de la Guía de Revisión de Aseguramiento de la Calidad y las Guías Generales y especificas para las revisiones de control. 2. ALCANCE. Este procedimiento se encuentra basado en las actividades que la Guía General para las revisiones de control, recomienda, sin perjuicio de lo estipulado en las guías especificas. 3. POLITICAS. • Realizará las revisiones de control de acuerdo al Programa de Anual de Trabajo del Órgano Interno de Control. • Determinar y pactar las acciones de mejora derivadas de las revisiones y/o seguimientos de control practicados. • Dará seguimiento a la implementación de las acciones de mejora determinadas y pactadas en las revisiones realizadas. 4. DEFINICIONES. PAT: Programa Anual de Trabajo SIP: Sistema de Información Periódica Acciones de mejora: Actividad que se lleva a cabo para fortalecer el sistema de control interno de una función, operación proceso, sistema o programa, y que contribuye a la prevención, disminución y/o eliminación de los riesgos que pudieran obstaculizar el cumplimiento de sus metas y objetivos. Control Interno: Proceso efectuado por el concepto consejo de administración, la dirección y el resto de personal de la institución con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la organización. Procedimiento para las revisiones de control 5. DESARROLLO. 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.09 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 2 Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para las revisiones de control Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.09 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 3 2 Se presentan con el titular del área admva. a auditar previa entrega de la Orden de Revisión. TDC 17 Recaba firma y sello de recibido en la Orden de Revisión, entrega original y conserva la copia con sello de acuse para el archivo. TDC 18 Inician la revisión recopilando datos, allegándose de documentación y analizando la información. TDC 19 Elabora oficio (s) de requerimiento de información. TDC 20 21 Registra la información en cédulas y papeles de trabajo con los índices y marcas de revisión. TDC 22 Analizan la información a profundidad y detalle para determinar los hallazgos. TDC 23 Evalúan los resultados y determinan Acuerdo de Control y Acciones de Mejora. TDC JDE 25 Solicita evidencia documental, en su caso, realizan los ajustes en los papeles de trabajo y el proyecto de acciones de mejora y presenta al TOIC. TDC 26 Elabora el informe de la revisión y las cédulas definitivas señalando clara y concisamente las principales irregularidades detectadas y lo entrega al Titular del Área de Auditoría Interna. JDE 27 Elaboran el informe de la revisión y las cédulas definitivas señalando las principales irregularidades detectadas y lo entrega al TOIC. TAA 28 Revisa el informe de revisión, las cédulas de seguimiento, autoriza y firma. Recibe la información solicitada. TDC Solicita la evidencia documental, en su caso, se realiza los ajustes en los papeles de trabajo y en el proyecto de las acciones de mejora y presenta al Titular del Área de Auditoría Interna. 24 JDE 29 Revisan informe y plasman en la cédula de acciones de mejora la fecha compromiso de atención y firma de los responsables de atenderlas. TAA 30 Envía original del informe de la revisión al Director General con copia al Gerente General y Titular del área revisada del FCE. JDE 31 Registra en el Sistema de Información Periódica (SIP) . TOIC 32 Responsable de Actividad TOIC: Titular de Órgano Interno de Control. TDC: Titular del Departamento de Control y Evaluación. TAA: Titular del Área Auditda JDE: Jefe de Departamento. RAR: Responsable del Área de Revisión AUD: Auditor. Fin Revisión: 00 Nivel: 02 Procedimiento para las revisiones de control Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.09 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 4 Revisión: 00 Nivel: 02 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. PASO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO Titular del Área de Auditoria Interna Instruye al Titular del Departamento de Control y Evaluación a que ejecute la revisión conforme a lo establecido en el Programa Anual de Trabajo (PAT) autorizado por la SFP. Jefe del Departamento Recibe instrucciones del Titular del de Control y Área de Auditoría Interna e inicia Evaluación preparación de la revisión consultando en el PAT control vigente, la unidad administrativa que se va a revisar y el tipo de revisión (áreas proclives evaluación de programas a corrupción, gubernamentales). Revisa antecedentes del área o concepto a revisar. Jefe del Departamento Recaba y revisa antecedentes de de Control y revisiones anteriores del área Evaluación administrativa que se va a revisar. Estudia las funciones, operaciones y programas a cargo del área revisada y el marco legal aplicable, así como Ia información que contengan los manuales de organización, políticas y procedimientos. Determina los objetivos, alcance, universo, la(s) muestra(s) selectiva(s) a revisar y las técnicas y procedimientos que deberán aplicar. Jefe del Departamento Turna al Titular del Área de Auditoría de Control y Interna la información recabada y los Evaluación resultados del análisis. Define objetivo, alcance, recursos, Titular del Área de tiempo y estrategia para Ilevar a cabo Auditoría Interna la revisión. Jefe del Elabora Carta de Plantación y Departamento de Cronograma de Actividades y lo turna Control y Evaluación al Titular del Área de Auditoría Interna Carta de Planeación (Formato 1) Procedimiento para las revisiones de control PASO RESPONSABLE Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.09 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 5 ACTIVIDAD para su revisión y autorización. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. Jefe del Departamento Revisa y firma de Vo. Bo. la Carta de de Control y Planeación y el Cronograma de Evaluación Actividades. Elabora Marco Conceptual firma y solicita al Auditor proceda a elaborar la orden de la revisión. Elaboran la orden de la revisión en base al PAT. Jefe del Departamento de Control y Evaluación Titular del Área de Auditoría Interna Jefe del Departamento de Control y Evaluación Jefe del Departamento de Control y Evaluación Revisión: 00 Nivel: 02 DOCUMENTO Cronograma de actividades (Formato2) Orden de revisión (Formato 3) Remite la orden de la revisión al Titular del Área de Auditoría Interna para su revisión y firma. Recibe, revisa y firma Ia orden de la revisión. Entrega el documento a las áreas correspondientes. Se presentan con el titular de la unidad administrativa previa entrega de la orden de revisión; donde se le informa la fecha de inicio, termino, alcance, áreas y periodo de la revisión. Recaba firma y sello de recibido en la orden de revisión, entrega original y conserva la copia con sello de acuse para el archivo. Inician la revisión recopilando datos, allegándose de documentación y analizando la información. Elabora oficio(s) de requerimiento de información. Recibe la información solicitada. Registra la información en cédulas y papeles de trabajo con los índices y marcas de revisión. Oficio de solicitud de Información Procedimiento para las revisiones de control PASO RESPONSABLE Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.09 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 6 ACTIVIDAD Analiza la información a profundidad y detalle para determinar los hallazgos. Evalúan los resultados y determinan Acuerdo de Control y Control y Acciones de Mejora. 22. 23. Nivel: 02 DOCUMENTO Acuerdo de Control y Cédula de Acciones Mejora (Anexo 15 y 16) Solicita al área revisada, de existir, las posibles aclaraciones de los hallazgos detectados. Solicita la evidencia documental, en su caso, se realiza los ajustes en los papeles de trabajo y en el proyecto de las acciones de mejora y presenta al Titular del Área de Auditoría Interna. 24. 25. 26. Titular del Área de Auditoría Interna 27. Jefe del Departamento Elabora el informe de la revisión y las de Control y cédulas definitivas señalando clara y Evaluación concisamente las principales irregularidades detectadas y lo entrega al Titular del Área de Auditoría Interna. 28. Titular del Área de Auditoría Examina el informe de la revisión y las cédulas de acciones de mejora, autoriza y firma. Titular del área Auditada/Jefe del Departamento de Control y Evaluación Se reúnen para leer el informe y plasmar en la cédula de acciones de mejora la fecha compromiso de atención y firma de los responsables de atenderlas. 29. Revisión: 00 Revisa los papeles de trabajo y el proyecto de las acciones de mejora y hace las correcciones correspondientes. 30. Titular del Área de Auditoría 31. Jefe del Departamento Registra en el Sistema de Información de Control y Periódica. Evaluación Informe de revisión (anexo 9) Envía original del informe de la revisión al Director General con copia al Gerente General y Titular del área revisada del FCE. Registro en el SIP Procedimiento para las revisiones de control PASO RESPONSABLE Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.09 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 7 ACTIVIDAD Revisión: 00 Nivel: 02 DOCUMENTO Termina Procedimiento • NOTA: Los documentos deberán requisitarse conforme lo señala la Guía General de Revisiones de Control, expedida par la Secretaría de la Función Pública en junio de 2006. Procedimiento para las revisiones de control Fecha de liberación: 10.11.10 Área responsable: Órgano Interno de Control en el Fondo de Cultura Económica Fecha de revisión: N.A Código de documento: FCE-OIC-PR.09 Páginas : Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 8 Revisión: 00 Nivel: 02 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS. ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO Formato 1 Carta de Planeación Formato 2 Cronograma de actividades Formato 3 Orden de revisión Anexo 9 Informe de revisión Anexo 15 y 16 Acuerdo de Control y Cédula de Acciones Mejora N.A. Oficio de solicitud de Información N.A. Registro en el SIP 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. COPIAS DISTRIBUCIÓN Original 1 N. A. ÁREA Planeación y Calidad Gerencia de Tecnología Biblioteca “Gonzalo Robles” Gerencia de Producción Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 9. CONTROL DE CAMBIOS. FECH A REVISIÓN 00 PÁGINAS AFECTADAS Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO Órgano Interno de Debido al cambio en el Control en el Fondo de Reglamento Interior de Cultura Económica Trabajo Formatos de la Guía General de Auditoria Pública VIII. FORMATOS FORMATOS DE LA GUÍA GENERAL DE AUDITORÍA PÚBLICA Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formato 1 Carta de Planeación Órgano Interno de Control en Carta de Planeación Ente: No. de auditoría (2) Área a revisar (3) Fecha: (4) Clave de programa y descripción de la auditoría (5) Antecedentes (6) Objetivo (7) Alcances (8) Problemática (9) Estrategia (10) Personal Comisionado (11) nombre iniciales firma rúbrica elaboró (12) visto bueno (13) autorizó (14) nombre y firma nombre y firma nombre y firma Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Carta de planeación 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Conocer antecedentes y generalidades del concepto a revisar y determinar los objetivos y actividades generales de la auditoría, así como delimitar la oportunidad de los recursos y tiempos asignados. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de Control (OIC) 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Ente Nombre del ente correspondiente. 2 No. de Auditoría Número de la auditoría que se practica, de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo o el número que le corresponda tratándose de auditorías no programadas. 3 Área a revisar Nombre del área sujeta a revisión. 4 Fecha Fecha de elaboración de la carta de planeación. 5 Clave de programa y descripción de la auditoria Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo -detallado- del OIC. 6 Antecedentes Antecedentes del área por auditar, con la descripción de: objetivo del área, su estructura, marco legal aplicable, principales políticas y funciones, actividades que realiza, distribución física de las áreas de trabajo, resultados más importantes de auditorías anteriores, información financiera y presupuestaria, así como los demás elementos que permitan al auditor público tener un conocimiento general antes de iniciar la auditoría. Id. Elemento Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Descripción 7 Objetivo Objetivo de la auditoría, el que debe ser congruente con el Programa Anual de Trabajo, con excepción de las auditorías no programadas. Este objetivo debe caracterizarse por ser claro, preciso, medible y alcanzable. 8 Alcances Alcance general referido al ejercicio o período y Concepto a revisar. 9 Problemática Problemas a los que pueden enfrentarse los auditores públicos para la ejecución de la auditoría como pueden ser: especialidad de las operaciones, atraso en el registro o desarrollo de funciones, actitud del personal auditado, antigüedad de las operaciones. 10 Estrategia La estrategia debe considerar las acciones para realizar la auditoría en el tiempo y con el personal asignado y, en su caso, para reducir el efecto de la problemática que pudiese incidir en la ejecución de la auditoría. De ser necesario se justificarán las modificaciones del tiempo a emplear y/o la cantidad y/o perfil de los auditores públicos. 11 Personal Comisionado Nombre completo del personal asignado a la auditoría, y las iniciales de su nombre, firma y rúbrica para identificar sus papeles de trabajo. 12 Elaboro Nombre y firma de la persona que elabora la carta de planeación. 13 Visto Bueno Nombre y firma del Jefe de Grupo que otorga el visto bueno a la carta de planeación. 14 Autorizó Nombre y firma de la persona que autoriza la carta de planeación (Titular del Área de Auditoría Interna del OIC). Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formato 2 Cronograma de Actividades a Desarrollar Órgano Interno de Control en (1) Cronograma de Actividades a Desarrollar Área por Auditar: (2) Clave del programa y descripción de la auditoría (4) No. Actividad Aud. (6) (7) (8) Sábados y Domingos Asueto Estimado T E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R (11) (11) No. de auditoría: M es : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 (3) (5) 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 29 30 Iniciales del auditor que realiza la actividad (13) Elaboró 31 Días (10) (10) Estimado: Real: Real Aud: 28 (9) (9) T: E: R: Tiempo Estimado Real (14) Vo.Bo. (15) Autorizó (12) (12) Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Cronograma de Actividades a Desarrollar 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Graficar el tiempo programado para llevar a cabo la auditoría, en el que también se describirán las actividades que el grupo de auditores efectuará desde el inicio hasta su conclusión. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de Control (OIC) 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Nombre Nombre del ente correspondiente. 2 Área por auditar Nombre del área sujeta a revisión. 3 No. De Auditoria Número de la auditoría que se practica, de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo o el número que le corresponda tratándose de auditorías no programadas. 4 Clave del programa y descripción de la auditoria Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo -detallado- del OIC. 5 Mes Mes al que se refieren las actividades. 6 No. Número consecutivo de las actividades. 7 Actividad Descripción de las actividades. 8 Auditores Iniciales de los auditores a los que se les asignó la actividad. Id. 9 Elemento Formatos de la Guía General de Auditoria Descripción Pública E/R Estos renglones se refieren en primera instancia al tiempo en que se estima llevar a cabo una actividad y la segunda al tiempo real en que se realizó. Su llenado se realiza rellenando los cuadros de días y actividades con los formatos de sombreado mostrados en la parte inferior izquierda del formato. 10 Días Totales de días programados y de días utilizados, respectivamente, por cada actividad. 11 Iniciales y nombres de los Iniciales y nombre de los auditores públicos comisionados, mismas que sirven de referencia para identificar quién es el responsable de cada actividad. auditores 12 Tiempo estimado y real Totales de días programados y de días utilizados, respectivamente, de la auditoría. 13 Elaboró Nombre y firma de la persona que elabora el cronograma. 14 Vo.Bo. Nombre y firma del Jefe de Grupo que otorga el visto bueno al cronograma. 15 Autorizó Nombre y firma de la persona que autoriza el cronograma (Titular del Área de Auditoría Interna del OIC). Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formato 3 Orden de Auditoría ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN (1) SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA ORDEN DE AUDITORÍA NÚMERO (2) (3) Asunto: Se ordena la práctica de auditoría (4) Presente Con objeto de verificar y promover en esa unidad administrativa el cumplimiento de sus programas sustantivos y de la normatividad aplicable, y con fundamento en lo dispuesto por (5) , se le notifica que se auditará esa unidad administrativa en sus áreas o cualquier otra instalación. Para tal efecto se servirá proporcionar a los CC. Auditores Públicos: (6) , a quienes se servirá proporcionar los libros principales y auxiliares, registros, reportes, correspondencia y demás efectos relativos a sus operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas que estimen necesarios, así como suministrarles todos los datos e informes que soliciten para la ejecución de la auditoría, la cual se practicará a: (7) y abarcará el período (7). Atentamente, SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIÓN (8) c.c.p. (9) Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Orden de Auditoria 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Notificar al auditado el inicio formal de la auditoría. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano interno de control 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Ente Nombre del ente correspondiente. 2 Orden de Auditoria Número de la auditoría. 3 Lugar y Fecha Localidad y fecha de elaboración de la orden de auditoría. 4 Nombre y Puesto Nombre y cargo del servidor público a quien se dirige la orden y el domicilio donde se ubica el área por auditar. 5 Normatividad Normatividad federal en la que se fundamente la emisión de la orden de auditoría, dependiendo del ente a auditar. 6 Auditores Personal comisionado en la auditoría, con la indicación de la persona designada como Jefe de Grupo y del Titular del Área de Auditoría Interna como coordinador de la auditoría. 7 Período Alcances de la auditoría y período por revisar. 8 Atentamente Nombre y firma del Titular del OIC o de quien lo supla, de conformidad con el Reglamento Interior de la SFP. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Id. 9 Elemento c.c.p. Descripción Nombre, cargo y adscripción de los servidores públicos a los que se enviará copia de la orden. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formato 4 Acta de Inicio de Auditoría ÓRGANO INTERNO DE CONTROL (QUE CORRESPONDA) (1) ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Folio 20003001 (2) En México, Distrito Federal, (o la localidad donde se levanta el acta), siendo las (anotar la hora del inicio del acto) horas, del día (anotar el día, mes y año correspondiente), los CC. (mencionar el nombre completo de los auditores comisionados) auditores públicos adscritos al Órgano Interno de Control en (citar el nombre del ente), hacen constar que se constituyeron legalmente en las oficinas que ocupa (anotar el nombre del área visitada), ubicadas en (anotar el domicilio completo del lugar donde se levanta el acta), a efecto de hacer constar los siguientes: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Hechos-(3)-------------------------------------------------------------En la hora y fecha mencionadas los auditores actuantes se presentaron en las oficinas citadas y ante la presencia del C. (nombre del titular del área visitada incluyendo su cargo), procedieron a identificarse en el orden mencionado con las credenciales números: (anotar los números de credenciales institucionales de cada auditor público), expedidas por (mencionar el área que expide las credenciales).---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Acto seguido, hacen entrega formal del original de la orden de auditoría (anotar el número y fecha de la orden de auditoría), emitida por el Titular del Órgano Interno de Control (o por quien lo supla, de conformidad con el Reglamento Interior de la SFP) en (mencionar el ente correspondiente) al C. (citar el nombre completo y puesto del servidor público a quien está dirigida la orden de auditoría), quien firma para constancia de su puño y letra en un ejemplar de la misma orden, en el cual también se estampó el sello oficial de la unidad administrativa visitada, acto con el que se tiene por formalmente notificada la orden de auditoría que nos ocupa. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Para los efectos del desahogo de los trabajos a que la misma se contrae, se solicita al servidor público que la recibe se identifique, exhibiendo éste (anotar el tipo y número de la identificación que presenta) expedida a su favor por (mencionar la instancia que la expide), documento que se tiene a la vista y en el que se aprecia en su margen (citar el lugar donde se encuentra la fotografía del servidor público que la presenta) una fotografía cuyos rasgos fisonómicos corresponden a su portador, a quien en este acto se le devuelve por así haberlo solicitado.----------------------------------------Formatos de la Guía General de Auditoria Pública ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Los auditores públicos exponen al titular de la unidad administrativa visitada el alcance de los trabajos a desarrollar, los cuales se ejecutarán al amparo y en cumplimiento de la orden de auditoría citada, mismos que estarán enfocados a (mencionar los alcances de la revisión y el ejercicio o período por auditar). Acto seguido se solicita al C. (anotar el nombre del servidor público con quien se entiende el acto) designe dos testigos de asistencia (En caso de negativa serán nombrados por los auditores actuantes), quedando designados los CC. (mencionar los nombres completos de las personas designadas como testigos, domicilios oficiales o particulares, documento con que se identifican, Registro Federal de Contribuyentes), quienes aceptan la designación.----------------------------------------------------------------------------------El C. (nombre del titular del área visitada) en este momento designa al C. (anotar el nombre y cargo del servidor público) como la persona encargada (enlace) de atender los requerimientos de información relacionados con la auditoría, quien acepta la designación (solicitar que la designación se realice a través de oficio) --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------pasa al folio 20003002---------------------------------------------------------------------------------------------------------viene del folio 20003001-----------------------------------------El C. (nombre de la persona con quien se entiende la diligencia), previo apercibimiento para conducirse con verdad y advertido de las penas en que incurren los que declaran con falsedad ante autoridad distinta a la judicial, según lo dispone la fracción I del artículo 247 del Código Penal, manifiesta llamarse como ha quedado asentado, tener la edad de (anotar la edad del visitado) años, estado civil (anotar el estado civil del visitado), originario de (anotar la localidad y estado de nacimiento del visitado), con domicilio en (anotar el domicilio particular u oficial, del visitado) y Registro Federal de Contribuyentes número (anotar el registro federal de contribuyentes del visitado), dice que en este acto recibe el original de la orden de auditoría número (citar el número y fecha de la orden de auditoría), hecho con el que se da por formalmente notificado y se pone a las órdenes de los auditores actuantes para atender los requerimientos que le formulen para que cumplan su cometido.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------No habiendo más hechos que hacer constar se da por concluida la práctica de esta diligencia, siendo las (anotar la hora de conclusión del acto) de la misma fecha en que fue iniciada.------------------------Asimismo, previa lectura de lo asentado la firman al margen y al calce de todos y cada uno de los folios los que en ella intervinieron, haciéndose constar que este documento fue elaborado en tres ejemplares, de los cuales se entrega uno al servidor público con el que se entendió la diligencia.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Por (mencionar el nombre del área que intervino en el acta, seguido del ente) C. (nombre y firma de la persona que atendió la diligencia) (4) Formatos de la Guía General de Auditoria Pública C. (nombre y firma de la persona designada como enlace) Por el Órgano Interno de Control (5) (nombre y firma de los auditores participantes) Testigos de Asistencia (6) (nombre y firma del testigo) (nombre y firma del testigo) Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Acta de Inicio de Auditoría 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Hacer constar la entrega formal de la orden de auditoría, el nombre, cargo y datos de identificación de los servidores públicos participantes en el acto; el alcance de los trabajos a desarrollar y período por auditar. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano interno de control 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Ente Ente Correspondiente. 2 Folio Número de folio. 3 Hechos Menciona quiénes intervienen en el acto y el objetivo del mismo. 4 Nombre y Firma Nombre y firma de la persona que atendió la diligencia y del enlace asignado. 5 Por el Órgano Interno de Control 6 Testigos de asistencia Nombre y firma de los auditores que participaron. Nombre y firma del testigo Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formato 5 Marco Conceptual Órgano Interno de Control en (1) Marco Conceptual Ente: (1) Área a auditar: (2) No. de auditoría: (3) Clave de programa y descripción de la auditoría: (4) Concepto a revisar: (5) Objetivo: (6) Universo: (7) Muestra: (8) Procedimientos: (9) Fecha de elaboración: ____________________ elaboró (10) visto bueno (11) nombre y firma nombre y firma Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Marco Conceptual 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Identificar datos de la auditoría; concepto a revisar; objetivo específico que se persigue; universo, muestra, así como los procedimientos que se aplicarán durante el desarrollo del trabajo, de acuerdo con las especificaciones. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de Control (OIC) 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Ente Nombre del ente correspondiente. 2 Área a auditar Nombre del área sujeta a revisión. 3 No. De Auditoria Número de la auditoría que se practica, de acuerdo con su Programa Anual de Trabajo o el número que le corresponda tratándose de auditorías no programadas. 4 Clave de programa y descripción de la auditoria Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo -detallado- del OIC. 5 Concepto a revisar Concepto a revisar específico asignado al auditor público para su análisis por ejemplo, obra pública: a) planeación; b) contratación; c) ejecución; d) finiquito. 6 Objetivo Fin que se persigue al efectuar la revisión de los conceptos seleccionados. Los objetivos deben ser claros, concisos, medibles y alcanzables. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Id. Elemento Descripción 7 Universo Procesos, programas u operaciones totales susceptibles de ser revisados. Cuando el universo se refiera a datos que puedan cuantificarse econonómicamente, también se indicará dicha cuantificación. 8 Muestra Parte seleccionada del universo para su revisión y los criterios utilizados. Indicar el porcentaje que representa la muestra respecto del universo. 9 Procedimientos Mención cronológica de los procedimientos de auditoría que se desarrollarán; considerando el alcance y naturaleza de las pruebas que el auditor público considere pertinentes para cumplir el objetivo de la revisión del concepto seleccionado. 10 Elaboró Nombre y firma de la persona que elabora el marco conceptual. 11 Vo.Bo. Nombre y firma del Jefe de Grupo que otorga el visto bueno al marco conceptual. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formato 6 Cédulas de Trabajo Nombre del ente: (1) Elaboró (6) Fecha (6) Área auditada: (2) Revisó (7) Fecha (7) Número de auditoría: (3) Concepto a revisar: (4) Tipo de cédula: (5) (8) Cuerpo de la Cédula Notas: (9) Marcas: (10) Fuentes: (11) Conclusiones (12) Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Cédulas de trabajo 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: La ejecución de los procedimientos de auditoría se registra en cédulas de trabajo, las cuales se realizan conforme las necesidades de información que requiere analizar y registrar el auditor público. Enseguida se describen algunos requisitos mínimos que deben contener las cédulas de trabajo. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de control (OIC) 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Nombre del ente Nombre del ente correspondiente. 2 Área auditada Nombre del área sujeta a revisión. 3 Numeró de Auditoria Número de auditoría. 4 Concepto a revisar Nombre específico del Concepto a revisar. 5 Tipo de cédula Tipo de cédula: sumaria, analítica 6 Elaboró y Fecha Iniciales del auditor que elaboró la cédula, rúbrica y fecha. 7 Revisó y Fecha Iniciales del Jefe de Grupo, rúbrica y fecha. 8 Cuerpo de la cédula El cuerpo de la cédula debe identificar claramente los datos ahí asentados, haciendo uso de conectores, marcas y cruces para dar mayor claridad al Id. Elemento Formatos de la Guía GeneralDescripción de Auditoria Pública contenido. 9 Notas Al calce de la cédula se incluyen las notas aclaratorias que procedan. 10 Marcas Al calce de la cédula se define el significado de las marcas utilizadas (en caso de no contar con cédula de marcas). 11 Fuentes Al calce se menciona la fuente documental de los datos registrados en la cédula. 12 Conclusiones Opinión del auditor respecto de la situación de los Conceptos revisados. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formato 7 Cédula de Observaciones Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Cédula de Observaciones 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Presentar los resultados que se determinen en la auditoría de las situaciones irregulares o susceptibles de mejora. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de Control (OIC) 3. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 4. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Ente Nombre del ente correspondiente. 2 No. De hojas Número consecutivo que corresponde a cada hoja iniciando con la del índice y se numerará una vez que se cuente con el informe completo. 3 Número de auditoria Número de auditoría. 4 Número de observaciones Número asignado a la observación dentro de la auditoría. 5 Monto fiscalizable Importe expresado en miles de pesos del total de los procesos, programas u operaciones del concepto susceptible de revisar, cuando proceda cuantificar. 6 Monto fiscalizado Importe revisado, expresado en miles de pesos, que forma parte del importe identificado en el punto 5 como fiscalizable. 7 Monto por aclarar Importe expresado en miles de pesos, que Id. Elemento Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Descripción deberá ser aclarado, en su caso. 8 Monto por recuperar Importe expresado en miles de pesos, que deberá ser reembolsado, en su caso. 9 Riesgo Clasificación de la observación conforme se señale en los “Lineamientos Generales para la Presentación de los Informes y Reportes del Sistema de Información Periódica”. 10 Sector Nombre del sector al que pertenece el ente. 11 Clave Clave presupuestaria del sector al que pertenece el ente. 12 Área auditada Nombre del área a la que se practicó la auditoría. 13 Clave de programa y descripción Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo -detallado- del OIC. de auditoria 14 Observaciones Observación Título: Describir de manera concisa el concepto de la observación. Observación: Plantear de manera clara y precisa las situaciones, hechos, conductas u omisiones detectadas, con la identificación de los elementos que la constituyen y, en su caso, la integración de los importes por recuperar y/o aclarar expresados en pesos. Causa: Señalar el motivo que dio origen a la observación. Efecto Señalar las posibles repercusiones generadas y las que en un futuro puedan generarse con la continuación de la situación observada. Fundamento legal: En su caso, indicar los artículos o referencias de las leyes, reglamentos y toda normatividad transgredida, por los actos u omisiones descritos en la observación. 15 Recomendaciones Recomendaciones: Id. Elemento Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Descripción Correctiva: Proponer acciones inmediatas de solución a los hechos observados. Preventiva: Propuesta que permita prevenir la recurrencia de las observaciones determinadas, que elimine las causas que las originaron o que promuevan una mejora. 16 Fecha compromiso Fecha compromiso: Anotar día, mes y año en el que el servidor público responsable encargado de su atención se compromete a atender las recomendaciones propuestas, sin exceder de un plazo de 45 días hábiles; quien debe firmar cada cédula anotando su nombre, cargo y fecha de firma. 17 Auditor/Jefe de grupo Nombre, cargo y firma del auditor público que detectó la observación y del Jefe de Grupo. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formato 8 Oficio de Envío de Informe de Auditoría Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Oficio de Envío de Informe de Auditoría 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Documento mediante el cual se hace la entrega del informe de auditoría al servidor público del ente a quien le fue remitida la orden de auditoría. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de Control (OIC) 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Ente Nombre del ente correspondiente. 2 Hoja No. Número consecutivo de las hojas del oficio de envío. 3 Total de Hojas Número total de las hojas que integran el oficio de envío. 4 No. De Auditoria Número de la auditoría que corresponda, de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo del OIC o el que le corresponda a la auditoría no programada. 5 Sector Nombre del sector al que pertenece el ente auditado. 6 Clave Registro presupuestario del ente. 7 Área Auditada Nombre del área auditada. 8 Clave de Programa y descripción de auditoria Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo -detallado- del OIC. Nota: En el cuerpo del modelo de oficio se citan las instrucciones a seguir, con negritas entre paréntesis, para identificar la información que se debe incluir en cada espacio. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formato 9 Informe de Auditoría Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Informe de Auditoria 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Dar a conocer los hallazgos detectados y emitir la opinión general o juicio respecto de la situación de los conceptos auditados, apoyada en la evidencia obtenida. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de Control (OIC) 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Ente Nombre del ente correspondiente. 2 Hoja No. Número consecutivo que corresponde a cada hoja iniciando con la del índice y se numerará una vez que se cuente con el informe completo. 3 Total de Hojas Número total de hojas que integran el informe de auditoría a partir del índice 4 No. De Auditoria Número de la auditoría que corresponda, de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo del OIC o el que le corresponda a la auditoría no programada. 5 Sector Nombre del sector al que pertenece el ente auditado. 6 Clave Registro presupuestario del ente. 7 Área Auditada Nombre del área auditada. 8 Clave de Programa y descripción de auditoria Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo -detallado- del OIC. Nota: En el cuerpo del modelo del informe se citan las instrucciones a seguir, con negritas entre paréntesis, para identificar la información que se debe incluir en cada espacio. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formato 10 Cédula de Seguimiento Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Cédula de seguimiento 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Mostrar el avance en la atención de las recomendaciones hechas por el auditor y las acciones implantadas por el área auditada. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de Control (OIC) 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Ente Nombre del ente correspondiente. 2 Número de auditoria Número de auditoría en la que se generó la observación. 3 Número de Observación Número asignado a la observación en la auditoría original. 4 Instancia fiscalizadora Iniciales de la instancia fiscalizadora que generó la observación (AE, ASF, OIC, UAG, entre otros). 5 Monto por aclarar Monto por aclarar determinado en la observación original. 6 Monto por recuperar Monto por recuperar determinado en la observación original. 7 Hoja No. de Número consecutivo que corresponde a la cédula y al total de las cédulas elaboradas en el seguimiento. 8 Número de Auditoria de seguimiento Número de auditoría de seguimiento. 9 Saldo por aclarar Saldo por aclarar del monto determinado en la observación original. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Id. Elemento Descripción 10 Saldo por recuperar Saldo por recuperar del monto determinado en la observación original. 11 Avance Porcentaje de avance alcanzado a la fecha del seguimiento. 12 Sector Nombre del sector al que pertenece el ente auditado. 13 Clave Clave presupuestaria del ente auditado. 14 Área auditada Nombre del área a la que se practica la auditoría de seguimiento. 15 Clave de programa y descripción Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo -detallado- del OIC. de la auditoria 16 Observación Transcribir la observación y recomendación original a la cual se dio seguimiento, tal como se encuentran en la cédula de observaciones original. Las causas, efectos y fundamentos legales no se incluyen. 17 Situación actual Resumen de las acciones implantadas por las áreas responsables de dar atención a las recomendaciones señaladas en la observación original, montos aclarados y/o recuperados. Argumentos para dar por solventada o no la observación. 18 Replanteamiento En caso de que la recomendación original no permita dar solución a la observación, ésta deberá replantearse. 19 Fecha compromiso y servidor Fecha en la que el responsable del área auditada implementará las recomendaciones replanteadas, en caso de aprobarse el replanteamiento. Asimismo, asentar nombre y cargo del servidor público encargado de dar atención a las recomendaciones; quién deberá firmar la cédula. público encargado de su atención 20 Auditor/Jefe de grupo Nombre y firma del auditor público que practicó el seguimiento y del Jefe de Grupo. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formato 11 Oficio de Resultados de Seguimiento Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Oficio de resultados de seguimiento 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Dar a conocer los resultados determinados en la auditoría al Titular del ente auditado, al responsable del área auditada y a las instancias que en cada caso se requieran. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de Control (OIC) 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Ente Nombre del ente correspondiente. 2 Hoja No. de Número de hoja del oficio y del total de las hojas que lo integran. 3 Sector Nombre del sector al que pertenece el ente auditado. 4 No. Auditoria Número de la auditoría de seguimiento. 5 Trimestre Trimestre que se reporta. 6 Titular del ente Nombre del Titular del ente al que se practicó el seguimiento y domicilio oficial. 7 Oficio No. Número de oficio que le corresponda. 8 Fecha Lugar, día, mes y año en que se emite el oficio. 9 Total de observaciones Número total de observaciones a las que se dio seguimiento. 10 No. de observaciones Número de observaciones atendidas. 11 No. de observaciones Número de observaciones determinadas en el trimestre que se reporta. determinadas Id. Elemento Descripción Formatos de la Guía General de Auditoria Pública 12 Observaciones por atender Número total de observaciones por atender. 13 Días transcurridos Días transcurridos a partir de la fecha del informe de la auditoría en que se determinó la observación. 14 Aspectos relevantes Anotar nombre de la instancia fiscalizadora, área auditada, número de la observación original y breve descripción de la observación. 15 Importe en miles Importe pendiente de atender. 16 No. de observaciones Número de observaciones registradas en el Sistema Auxiliar de Control (SAC). Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formato 12 Cédula de supervisión de auditoría Órgano Interno de Control en (1) CÉDULA DE SUPERVISIÓN DE AUDITORÍA Ente: (1) No. de auditoría: (2) Área auditada: (3) No. Concepto 1 La orden de auditoría contiene el fundamento legal correcto e incluye a los auditores públicos comisionados, el objetivo, alcances, conceptos y período a revisar. 2 El Acta de Inicio de Auditoría se encuentra suscrita por todos los participantes. 3 El Cronograma de Actividades a Desarrollar es congruente con la Carta de Planeación e incluye los tiempos programados y reales de las actividades. 4 Los Marco(s) Conceptual(es) incluyen todos los Conceptos a revisar. 5 El universo de cada uno de los Conceptos a revisar incluye todos los elementos que lo conforman. 6 La muestra seleccionada para su revisión fue representativa, de acuerdo con el objetivo de la auditoría. 7 El (los) Marco(s) Conceptual(es) contiene(n) referencias -cruces de auditoría- entre su contenido y los papeles de trabajo. 8 Se encuentran claramente definidos los criterios empleados para determinar la muestra seleccionada para su revisión. 9 En el Marco Conceptual se registró la proporción porcentual de la muestra respecto del universo. 10 El alcance, oportunidad, técnicas y procedimientos de auditoría, pruebas y objetivos específicos de cada uno de los conceptos a revisar se llevaron a cabo conforme se estableció en la planeación detallada. 11 La ampliación, reducción o sustitución del grupo de auditores fue notificada al auditado mediante oficio debidamente fundamentado. 12 Los oficios de solicitud de información se fundamentaron legalmente. 13 Las cédulas de trabajo muestran el análisis de la información con base en el desarrollo de los procedimientos y técnicas de auditoría registrados en el Marco Conceptual. Rev.(4) No. Concepto Formatos de la Guía General de Auditoria Pública 14 Los papeles de trabajo cubren las características de suficiencia, competencia, pertinencia y relevancia, sin que haya evidencia documental en exceso. 15 Los papeles de trabajo se encuentran ordenados, con índices, cruces y marcas de auditoría, enlazando las cédulas de trabajo con la evidencia documental. 16 Todos los hallazgos determinados por los auditores públicos se encuentran incluidos en las Cédulas de Observaciones. 17 Las Cédulas de Observaciones se encuentran sustentadas con cédulas de trabajo y evidencia documental suficiente, competente, pertinente y relevante. 18 Las Cédulas de Observaciones se encuentran enlazadas con las cédulas de trabajo mediante cruces de auditoría. 19 Las Cédulas de Observaciones contienen los hallazgos detectados, sus causas y efectos, así como la normatividad transgredida, incumplida u omitida. 20 Las Cédulas de Observaciones incluyen fecha compromiso de atención, así como el nombre, cargo y firma de los responsables de atenderlas. 21 Las observaciones fueron concertadas con el área auditada. 22 El contenido del informe incluye la problemática general acorde con las observaciones, antecedentes, objetivo y alcances de la auditoría, resultados, conclusión y recomendación general. 23 La ampliación, reducción o sustitución del grupo de auditores se mencionó en el informe 24 El informe fue oportuno, completo, exacto objetivo, convincente, claro, conciso y útil. 25 Los resultados de la auditoría fueron notificados al área auditada y a las instancias correspondientes. 26 El informe se encuentra firmado por el Titular del OIC. 27 Se integró el expediente de la auditoría de manera ordenada, con cédulas, informes, anexos y papeles de trabajo generados en cada una de las etapas. 28 Los hallazgos que conllevan a presuntas responsabilidades fueron comentados con el Área de Responsabilidades y se están atendiendo sus recomendaciones para la correcta integración de los informes y expedientes correspondientes. Aclaraciones o comentarios: Elaboró (5) Jefe de Grupo Revisó (6) Fecha (7) Rev.(4) Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Cédula de Supervisión de Auditoría 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Evidenciar de la supervisión realizada en los papeles de trabajo. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de Control (OIC) 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Ente Nombre del ente correspondiente. 2 No. de auditoría Número de la auditoría. 3 Área auditada Nombre del área a la que se practica la auditoría. 4 Revisado Registro del cumplimiento del aspecto revisado (sí, no, no aplica-n/a-). 5 Elaboró Nombre y firma del Jefe de Grupo. 6 Revisó Nombre y firma de la persona que revisó el cumplimiento de los requisitos de la cédula de supervisión de auditoría o de seguimiento, que corresponderá al Titular del Área de Auditoría Interna. 7 Fecha Día, mes y año de la elaboración de la cédula. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formato 13 Cédula de supervisión de seguimiento Órgano Interno de Control en (1) CÉDULA DE SUPERVISIÓN DE SEGUIMIENTO Ente: (1) No. de auditoría: (2) Área auditada: (3) rev. No. concepto 1 2 (4) Se dio seguimiento a la totalidad de observaciones pendientes a la fecha de la auditoría de seguimiento, incluyendo las determinadas por diversas instancias fiscalizadoras (AE, ASF, OIC, UAG, etc.). Se elaboraron las Cédulas de Seguimiento correspondientes en las que se asentaron las acciones realizadas por las áreas auditadas para atender las recomendaciones. En su caso, se replantearon las recomendaciones y/o las fechas compromiso de atención. 3 El seguimiento se encuentra sustentado con evidencia documental suficiente, competente, pertinente y relevante. 4 Las cédulas de seguimiento y su evidencia documental se encuentran enlazadas mediante índices y cruces de auditoría. 5 Las cédulas de seguimiento fueron comentadas con el área auditada y se obtuvo la firma del responsable de atender las recomendaciones. 6 El oficio de resultados de seguimiento fue oportuno, objetivo, claro y conciso. Aclaraciones o comentarios: Elaboró (5) Jefe de Grupo Revisó (6) Fecha (7) Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Cédula de Supervisión de Auditaría y Seguimiento 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Evidenciar la supervisión realizada en los papeles de trabajo. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de Control (OIC) 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Ente Nombre del ente correspondiente. 2 No. de auditoria Número de la auditoría. 3 Área auditada Nombre del área a la que se practica la auditoría. 4 Revisión Registro del cumplimiento del aspecto revisado (sí, no, no aplica-n/a-). 5 Elaboró Nombre y firma del Jefe de Grupo. 6 Revisó Nombre y firma de la persona que revisó el cumplimiento de los requisitos de la cédula de supervisión de auditoría o de seguimiento, que corresponderá al Titular del Área de Auditoría Interna. 7 Fecha Día, mes y año de la elaboración de la cédula. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formato 14 Cédula Única de Auditoría Órgano Interno de Control en (1) CÉDULA ÚNICA DE AUDITORÍA Ente auditado: (1)____________________________________________________________________________ Área auditada:(2)_______________________________________________________________________ ______ Clave de programa y descripción auditoría:(3)__________________________________________________ de la Número de auditoría:(4)_______________________________________________________________________ Fecha de inicio:(5)__________________________________Fecha término:(6)________________________ Tiempo real auditado:(8)_________________________ de empleado:(7)____________________________Período Nombre del Jefe Grupo:(9)__________________________________________________________________ Cantidad de asignados:(10)____________________________________________________________ Observaciones determinadas Rubro (11) Total: cantidad (12) (13) Montos concepto miles de de auditores Seguimiento Concepto cantidad (18) Observaciones originales (19) Solventadas (20) No solventadas (21) Saldo por aclarar (22) Saldo por recuperar (23) Fiscalizable Fiscalizado Monto por aclarar Monto por Recuperar Elaboró: pesos (14) (15) (16) (17) (24) Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Autorizó nombre y firma (25) nombre y firma Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Cédula Única de Auditoria 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Suscribir o pactar las acciones a implementar por parte de las áreas evaluadas como resultado de las revisiones de control practicadas, que deriven de procesos o riesgos de alto impacto, así como cuando exista un número importante de acciones a implementar que involucren dos o más áreas. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de Control (OIC) 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Ente auditado Nombre del ente correspondiente. 2 Área auditada Nombre completo del área a la que se practicó la auditoría. 3 Clave de programa y descripción de la auditoria Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo -detallado- del OIC. 4 No. de auditoria Número de la auditoría. 5 Fecha de inicio Fecha en que dio inicio la auditoría. 6 Fecha de término Fecha en que concluyó la auditoría. 7 Tiempo real empleado Tiempo real empleado en la auditoría (días). 8 Periodo auditado Período que abarcó la revisión de los conceptos auditados. 9 Nombre del Jefe de Grupo Nombre del Jefe de Grupo. 10 Cantidad de auditores asignados Cantidad de auditores que participaron en la auditoría. Id. Elemento Descripción Formatos de la Guía General de Auditoria Pública 11 Rubro Clasificadas por tipo de auditoría (rubros). 12 Cantidad Cantidad de respectivo. 13 Total Cantidad total de observaciones derivadas de la auditoría. 14 Fiscalizable Señalar el monto total susceptible de fiscalizar o auditar (importe de las partidas o cuentas). 15 Fiscalizado Importe total que representaron los rubros o conceptos auditados. 16 Monto por aclarar Importe que deberá ser aclarado. 17 Monto por Recuperar Importe que deberá ser reembolsado, en su caso. 18 cantidad En caso de una auditoría de seguimiento se anotará la cantidad de observaciones de acuerdo con cada concepto. 19 Observaciones originales Cantidad total de observaciones a las cuales se dio seguimiento. 20 Solventadas Cantidad de observaciones a las que se dio solución. 21 No solventadas Cantidad de observaciones que aunque están siendo atendidas no se encuentran solventadas. 22 Saldo por aclarar Saldo por aclarar de los montos determinados en la observación original. 23 Saldo por recuperar Saldo por recuperar de los montos determinados en la observación original. 24 Elaboró Nombre y firma del Jefe de Grupo. 25 Autorizó Nombre y firma del Titular del Área de Auditoría Interna. observaciones del rubro Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formato 15 Acuerdo de Control ACUERDO DE CONTROL SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA Formato e Instructivo de llenado QUE CELEBRAN POR UNA PARTE LA (S) (ÁREA O UNIDAD ADMINISTRATIVA) EN (NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN), REPRESENTADA (S) POR EL (LOS) C. (NOMBRE DEL TITULAR DEL ÁREA O UNIDAD ADMINISTRATIVA) EN SU CARÁCTER DE TITULAR (ES), Y POR LA OTRA EL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA INSTITUCIÓN, REPRESENTADO POR SU TITULAR C. (NOMBRE DEL TITULAR DEL OIC), A QUIENES EN LO SUCESIVO SE LES DENOMINARÁ “LA INSTITUCIÓN” Y “EL OIC” RESPECTIVAMENTE, CON OBJETO DE IMPLEMENTAR ACCIONES DE MEJORA PARA FORTALECER EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, DERIVADAS DE LA REVISIÓN DE CONTROL No. (NÚMERO DE REVISIÓN) EN (RUBRO Y NOMBRE DEL PROCESO REVISADO O SUBPROCESO, PROGRAMA, SISTEMA, ETC.), EN EL MARCO DEL PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN “LA INSTITUCIÓN”, AL TENOR DE LOS SIGUIENTES ANTECEDENTES Y PUNTOS DE ACUERDO: ANTECEDENTES El fortalecimiento de control interno, es una iniciativa impulsada por la Presidencia de la República y contenida en el Plan Nacional de Desarrollo, dentro del capítulo “Orden y Respeto”, destacando como uno de sus objetivos rectores: el combate a la corrupción, el fomento de la transparencia y desarrollo administrativo. Para el cumplimiento cabal de dicho objetivo se han definido diversas estrategias en la Secretaría de la Función Pública, entre las que destaca la necesidad de transformar a los Órganos Internos de Control de las Dependencias y Entidades, privilegiando un enfoque preventivo de las funciones que desarrollan, que centre la atención en el mejoramiento continuo del sistema de control gubernamental. Mediante revisiones de control con enfoque preventivo y de mejora, y en colaboración con las instituciones, se establecen acciones de mejora orientadas al fortalecimiento de los controles internos en los procesos, áreas, programas y sistemas, mejorando la gestión gubernamental, la evaluación y administración de riesgos, la adopción de mejores prácticas, la revisión de control interno a la tecnología de información, la promoción de un ambiente ético y una adecuada cultura de control, entre otros aspectos. Estas revisiones promueven, de acuerdo al nuevo enfoque de los Órganos Internos de Control, la disminución de la problemática recurrente, previenen la materialización de riesgos que pueden afectar el cumplimiento de metas y objetivos institucionales, estimulan el autocontrol y la autoevaluación. PUNTOS DE ACUERDO PRIMERO.- El Acuerdo de Control tiene por objetivo asegurar la implementación de las acciones de mejora al sistema de control interno, derivadas de la Revisión de Control No. (NÚMERO DE REVISIÓN) realizada por “EL OIC” en “LA INSTITUCIÓN”, las cuales están contenidas en Cédula anexa, misma que pasa a formar parte integrante del presente documento. SEGUNDO.- Las acciones de mejora a que se refiere el punto anterior, se desarrollarán conforme a las fechas comprometidas en la Cédula anexa. TERCERO.- Para el cumplimiento del objetivo, “EL OIC” en “LA INSTITUCIÓN” se compromete a: Formatos de la Guía aGeneral de Auditoria Pública sobre el I. Establecer un programa de seguimiento en atención las fechas acordadas, cumplimiento de los compromisos asumidos por “LA INSTITUCIÓN”, mismo que será reportado trimestralmente a la Secretaria de la Función Pública (SFP), a través del Sistema de Información Periódica (SIP). II. Evaluar la efectividad y evidencia de los resultados del cumplimiento de las acciones de mejoramiento del control interno establecidas en el presente Acuerdo, de manera conjunta con las unidades administrativas o áreas responsables en “LA INSTITUCIÓN”. III. Dentro del marco de sus facultades, “EL OIC” proporcionará a “LA INSTITUCIÓN”, la asesoría necesaria para la adecuada implementación de las acciones de mejora. CUARTO.- Por su parte, “LA INSTITUCIÓN”, se compromete a: I. Establecer y llevar a cabo las actividades necesarias para implementar las acciones de mejora al sistema de control interno establecidas en la Cédula anexa, considerando los plazos previstos al efecto. II. Informar a la SFP, por conducto de “EL OIC” y a través del SIP, de los avances logrados respecto a la ejecución de dichas acciones de mejora. QUINTO.- En las sesiones periódicas del (COMITÉ DE CONTROL Y AUDITORÍA O COMITÉ DE CONTROL INTERNO) “EL OIC” y “LA INSTITUCIÓN”, por conducto de sus áreas o unidades administrativas responsables, informarán acerca del avance en el cumplimiento del presente Acuerdo de Control. SEXTO.- La vigencia del presente Acuerdo de Control será a partir de la fecha de su suscripción y hasta el cumplimiento de la totalidad de las acciones de mejora contenidas en la Cédula anexa. SÉPTIMO.- Las partes convienen en que el presente documento podrá ser modificado o adicionado de común acuerdo; las modificaciones o adiciones respectivas surtirán efecto a partir de la fecha en que se suscriba el documento correspondiente. Leído que fue el presente Acuerdo de Control por las partes que en él intervienen, y enteradas de su contenido, lo firman por duplicado, en (LUGAR), a los (DÍA) días del mes de (MES) de (AÑO). POR “LA INSTITUCIÓN”, POR “EL OIC” Titular (es) del (las) área (s) o unidad (es) administrativa (s) Titular del Órgano Interno de Control ____________________________________ NOMBRE * • _____________________________________ NOMBRE** Abrir los espacios correspondientes para la firma de cada uno de los titulares de las áreas o unidades administrativas involucradas. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formato 16 Cédula de Acciones de Mejora Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Cedula de Acciones de Mejora 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Describir las debilidades de control interno identificadas, así como las oportunidades de mejora o las situaciones detectadas en las revisiones de control. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de Control (OIC) 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Ente Anotar el nombre de la Dependencia, Órgano Desconcentrado, Entidad Paraestatal o Procuraduría General de la República, donde se encuentra el Órgano Interno de Control. 2 No. de revisión de control Indicar el número de la revisión de control programada o adicional, registrado en el Programa Anual de Trabajo del OIC (PAT). 3 Tipo de revisión de control Describir el tipo de revisión de control programada o adicional, según el Programa Anual de Trabajo del OIC y los Lineamientos Generales para la Elaboración y Presentación del Programa Anual de Trabajo del Órgano Interno de Control. 4 Rubro o aspecto a evaluar Indicar el rubro o aspecto a revisar o evaluar. 5 Área/Unidad Administrativa Citar el Área o Unidad Administrativa involucrada en la revisión de control. 6 Hoja No. Señalar el número de corresponde al documento. 7 Total de hojas Anotar el número total de páginas que integran el documento. 8 Fecha Marcar la fecha de elaboración de la Cédula de Acciones de Mejora (día / mes / página que Id. Elemento Descripción Formatos de la Guía General de Auditoria Pública año). 9 Situación debilidad de control Describir brevemente la situación, debilidad de control u oportunidad de mejora encontrada por cada acción de mejora, señalando el área donde se suscitó, así como las causas reales que la provocaron y/o el riesgo o repercusión potencial que se pudiera generar de persistir la situación o debilidad de control encontrada. 10 Acción o mejora concertada Describir cada una de las acciones de mejora concertadas, entre el área operativa y el OIC que deben orientarse o hacer énfasis en el aspecto preventivo y de control interno. 11 Responsable Anotar el nombre y firma del responsable de llevar a cabo la acción de mejora y el área a la que pertenece. 12 Fecha compromiso Indicar la fecha compromiso para concluir la adopción de la acción de mejora por parte del área responsable. 13 Responsable de la revisión de Señalar el nombre, cargo y firma del Responsable de la revisión de control (la fecha se refiere al día en que firma la cédula). control (OIC) 14 Titular del área de control y evaluación (OIC) Anotar el nombre y firma del Titular del Área de Control y Evaluación del OIC (la fecha se refiere al día en que firma la cédula). El Titular del Área de Control y Evaluación también puede fungir como responsable de la revisión de control. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública ORGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA (1) AREA DE QUEJAS EXP. No.- Formato 17 / Acuerdo de Improcedencia EN LA CIUDAD DE MEXICO DISTRITO FEDERAL, A LOS ________ DIAS DEL MES DE _____ DEL _____.(2)----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------VISTO: EL ESTADO QUE GUARDA EL EXPEDIENTE CITADO AL RUBRO, INSTRUIDO CON MOTIVO DE LA DENUNCIA PRESENTADA POR EL O LOS CC. ________________, EN LA CUAL MANIFIESTAN PRESUNTAS IRREGULARIDADES CONSISTENTES EN ________________________ EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA, Y ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------RESULTANDO----------------------------------------------------1.2.3.---------------------------------------------------------CONSIDERANDO----------------------------------------------------PRMERO.SEGUNDO.TERCERO.POR LO ANTERIORMENTE EXPUESTO, ES DE ACORDARSE Y SE ---------------------------------------------ACUERDA PRIMERO.- CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO POR EL ARTICULO 10 DE LA LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PUBLICOS, SE DA POR CONCLUIDO EL PRESENTE ASUNTO EN VIRTUD DE QUE _______________________________________________AMEN DE QUE LA DENUNCIA NO CONTIENE DATOS O INDICIOS QUE PERMITAN ADVERTIR PRESUNTA RESPONSABILIDAD DE ALGUN SERVIDOR PUBLICO DEL FONDO DE CULTURA ECONOMICA.-------------- SEGUNDO.- NOTIFIQUESE EL PRESENTE ACUERDO EN TERMINOS DE LEY, ARCHIVESE Y HAGANSE LAS ANOTACIONES EN LOS REGISTROS Formatos de laCORRESPONDIENTES.----------------------Guía General de Auditoria Pública -------------------------ASI LO PROVEYO Y FIRMA EL LIC. ___________________________, TITULAR DEL AREA DE QUEJAS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Acuerdo de Improcedencia 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Que el personal del área de quejas cuente con los elementos suficientes para entender el procedimiento y requisito fundamental que debe contener un acuerdo de improcedencia. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de Control (OIC) 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Ente Nombre del ente correspondiente. 2 Lugar y fecha Lugar y fecha de donde se expide el documento. 3 Visto Indica el nombre de la persona que levanta la denuncia y contra quién la hace. 4 Resultando Antecedentes de la denuncia, queja inconformidad etc. 5 Considerando Análisis de la acción u omisión denunciada, con los elementos de prueba e investigación efectuada 6 Acuerda Conclusión: Determinación o resolución del asunto, disposiciones y términos legales. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formato 18 Acta de Comparecencia --- En la Ciudad de México, Distrito Federal, siendo las ___ horas del día _(1)___ de ____ del año _____, ante la presencia del C. Lic. ___________(2), Titular del Área de Quejas en el Órgano Interno de Control del Fondo de Cultura Económica, quien actúa de acuerdo a las atribuciones que le conceden los artículos 3 fracción III, 4, 20, 23 y demás relativos de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos; 37 Fracción XVll de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, 62 Fracción l de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales; 67 fracción III numeral 1 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública y artículo 34 del Estatuto Orgánico del Fondo de Cultura Económica, y ante la presencia de los testigos de asistencia que al final de la presente firman para constancia, comparece el C. _____(3)________, previo oficio citatorio número ___(4)_____ de fecha _____de ____del _____, mismo que le fue notificado el mismo día y conforme al cual se presenta, a efecto de que se lleve a cabo la diligencia administrativa a que se refiere dicho oficio; por lo que a continuación el compareciente se identifica con _______, con numero de folio _______, emitida por __________, en la cual aparece una fotografía a color cuyos rasgos fisonómicos concuerdan fielmente con los del interesado y en el reverso de dicho documento aparece una firma legible que el compareciente reconoce como suya por haberla estampado de su puño y letra y ser utilizada en todos sus documentos públicos y privados; identificación que se tiene a la vista y que en este acto se devuelve al interesado, quien la recibe de conformidad, dejando para tales efectos copia fotostática de la credencial en comento. A continuación el personal actuante, en cumplimiento a lo ordenado por los artículos citados de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, apercibe al C. ____________para que se conduzca con verdad en la presente diligencia y desde luego se le advierte de las penas a que se hacen acreedores los que declaran con falsedad ante Autoridad distinta de la Judicial, en ejercicio de sus funciones, conforme a lo prescrito en el Artículo 247 Fracción l del Código Penal Federal y quien por sus generales manifestó: llamarse como ha quedado escrito; de ____ años de edad; estado civil ________; de nacionalidad __ con R.F.C. _______ actualmente con percepción aproximada de $________; con domicilio en ___________________, en ________________, mismo domicilio que señala para oír y recibir todo tipo de notificaciones y documentos, A continuación el personal actuante hace del conocimiento del compareciente, que la presente diligencia se lleva a cabo con motivo de ____________________, documento que obra en el expediente en que se actúa, en el que denuncia textualmente lo siguiente: “… ____________________...” En ese sentido, el C. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública ______________, manifiesta lo siguiente: ---(5)---------------------------------------------------------------------------------------------------------Y que es todo lo que desea declarar. ------------------------------------------------------------------------------------ Con fundamento en lo dispuesto por el artículo 113 del Código Federal de Procedimientos Civiles, de aplicación supletoria en la materia, se procede a formular el siguiente interrogatorio:------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Primera.- Que diga el compareciente si _______________.- R= _______________.----------------------------Segunda.- Que diga el compareciente si _______________.- R= _______________.--------------------------Tercera.- Que diga el compareciente si _______________.- R= _______________.---------------------------Al no haber más preguntas por formular por el personal actuante, se da por concluida la presente diligencia, siendo las _(6)___ horas con ____ minutos del día en que se actúa, firmando al margen y al calce, las personas que en ella intervinieron, previa su lectura y ratificación------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONSTE ------------------------------------------------------------TITULAR DEL AREA DE QUEJAS EL COMPARECIENTE (7) ___________________________________ ____________________________________ TESTIGO DE ASISTENCIA (8) _____________________________________ _____________________________________ TESTIGO DE ASISTENCIA Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Acta de Comparecencia 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Que el personal del área de quejas cuente con los elementos suficientes para entender el procedimiento y requisito fundamental que debe contener un acta de esta naturaleza. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de Control (OIC) 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Fecha y hora Fecha y hora de la comparecencia 2 Nombre del servidor público quien preside el acta. Se identifica el servidor público facultado de quien lleva el acta y fundamento con el cual la lleva. 3 Nombre del quejoso o denunciante El nombre del quejoso o denunciante que comparece y sus generales 4 Número y fecha 5 ó manifiesta Se hace del conocimiento el motivo Señala compareciente si ratifica de la denuncia o queja denuncia o queja 6 Hora Hora de término de la diligencia 7 Firma Titular del Área Compareciente 8 Firmas Testigos de Asistencia Se identifica el Número del oficio y fecha del citatorio de por o no Quejas el la y Formatos de la Guía General de Auditoria Pública ORGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA AREA DE QUEJAS OFICIO No. EXP. Formato 19 Citatorio (1) (2) MEXICO, D.F., A ___ DE _____ DEL ______ C. ________________________ (3) (4)PRESENTE POR ESTE CONDUCTO, ME PERMITO COMUNICAR A USTED, QUE CON FECHA _____ DE _________________, SE ENTREGO A ESTE ORGANO INTERNO DE CONTROL, EL ____________ CONTENIDO EN ____________FOJAS DEL DIA _______ DEL _____________, REMITIDO AL __________________________, EL CUAL TIENE COMO _____________________________; EN ESE ENTORNO, ME PERMITO MANIFESTARLE QUE _______________________ SE HACE DEL CONOCIMIENTO DE ___________________ LO RELATIVO A LOS SIGUIENTES HECHOS: “…________________________________…”.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------(5)EN VIRTUD DE LO ANTERIOR, ESTA AUTORIDAD LE REQUIERE, PARA QUE EL DIA _____ DE ____________ A LAS ______________ HORAS SE PRESENTE ANTE EL SUSCRITO, EN LAS OFICINAS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA, SITAS EN EL SEXTO PISO DE LA CARRETERA PICACHO-AJUSCO No. 227 COL. BOSQUES DEL PEDREGAL, C.P. 14200, MEXICO, D.F. CON EL FIN DE RATIFICAR Y EN SU CASO AMPLIAR LOS HECHOS DESCRITOS, TRAYENDO CONSIGO UNA IDENTIFICACION OFICIAL, LO ANTERIOR, DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO POR Formatos de la Guía General de Auditoria Pública LOS ARTICULOS 4, 8 FRACCION XVI Y 10 DE LA LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PUBLICOS.-----------POR OTRA PARTE, EN RELACIÓN CON LAS QUEJAS, DENUNCIAS O PETICIÓN SOBRE TRÁMITES Y SERVICIOS QUE FORMULEN LOS CIUDADANOS, LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, MEDIANTE OFICIO CIRCULAR DGAC/08/2006 DEL 20 DE FEBRERO DEL 2006, HIZO DEL CONOCIMIENTO DE LOS TITULARES DE LOS ÓRGANOS INTERNOS DE CONTROL, QUE CUANDO SE RECABEN DATOS PERSONALES, SE DEBERÁ HACER DEL CONOCIMIENTO DE SU TITULAR LA SIGUIENTE LEYENDA: “C. CIUDADANO: LOS DATOS PERSONALES POR USTED PROPORCIONADOS SERÁN PROTEGIDOS EN TÉRMINOS DE LA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL Y LOS LINEAMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EMITIDOS POR EL IFAI SE REGISTRARÁN EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE ATENCIÓN CIUDADANA CUYA FINALIDAD ES SUPERVISAR, CONTROLAR Y DAR SEGUIMIENTO A LA ATENCIÓN QUE SE BRINDE A SU PETICIÓN, LO ANTERIOR CON FUNDAMENTO EN EL ARTÍCULO 37 FRACCIONES IV Y VII DEL REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARIA DE LA FUNCIÓN PUBLICA “, SITUACIÓN QUE SE PONE A SU CONSIDERACIÓN Y CONOCIMIENTO PARA LOS EFECTOS LEGALES A QUE HUBIERE LUGAR, EN CUYO CASO, SI USTED HICIERA DEL CONOCIMIENTO DE ESTA AUTORIDAD ADMINISTRATIVA ALGÚN DATO DE CARÁCTER PERSONAL, SE LE COMUNICA QUE LOS MISMOS ESTARÍAN PROTEGIDOS DE CONFORMIDAD CON LOS PRECEPTOS DE REFERENCIA. SIN OTRO PARTICULAR, RECIBA UN CORDIAL SALUDO. ATENTAMENTE (6) LIC. ________________________________________ TITULAR DEL AREA DE QUEJAS EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Citatorio 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Que el personal del Área de quejas cuente con los elementos suficientes para entender el procedimiento y requisito fundamental que debe contener el oficio citatorio. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de Control (OIC) 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Titulo Formato 19 Citatorio 2 Lugar y Fecha Se indica lugar y fecha de de emisión del citatorio 3 C. A quien va dirigido Nombre de la persona a quien va dirigido el citatorio y domicilio 4 Fundamento del servidor público que suscribe el documento Se cita el fundamento jurídico que faculta al servidor público a formulara el citatorio, y se ordena la entrega del citatorio, señalando lugar y fecha. 5 Descripción de hechos Breve descripción de la denuncia o queja. 6 Atentamente Nombre y firma de quien emite el citatorio. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública ORGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA AREA DE QUEJAS EXP. Formato 20 Acta de Notificación (1) (2) EN LA CIUDAD DE MEXICO DISTRITO FEDERAL, SIENDO LAS ___________HORAS DEL DÍA _________ DE _____ DEL AÑO ________, SE HACE CONSTAR LA NOTIFICACION DEL ___________ DE FECHA ______ DE _______ DEL _______ AL C. ___________________, QUIEN SE IDENTIFICA CON __________________________________________ EXPEDIDA POR ____________________, DOCUMENTO QUE SE TUVO A LA VISTA Y QUE EN ESTE ACTO SE LE DEVUELVE AL INTERESADO, POR LO QUE EN VIA DE NOTIFICACION PERSONAL LE HAGO ENTREGA DEL _______ ANTES CITADO CONSTANTE DE ____ FOJA (S) UTIL (ES), MISMO QUE SE EMITIO CON MOTIVO DEL PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACION CITADO EN EL CUERPO DE ESTE DIVERSO, QUEDANDO DEBIDAMENTE NOTIFICADO EL C. ________________, DE LA NOTIFICACION DE MERITO, FIRMANDO A CONTINUACION PARA CONSTANCIA. (3) NOTIFICÓ (4)LIC. ______________________________ (5)C. _____________________________ TITULAR DEL AREA DE QUEJAS EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA RECIBIÓ Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Acta de Notificación 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Que el personal del área de quejas cuente con los elementos suficientes para entender el procedimiento de llenado y requisito fundamental que debe contener un acta de notificación. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de Control (OIC) 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Titulo Formato 20 acta de notificación 2 Lugar y Fecha Lugar y fecha en la que se hace constar la notificación 3 Notifico y Recibió Indica quien notifica, que se notifica a quien se notifica y quien recibe. 4 Datos de quien notifica Nombre y firma de quien notifica 5 Datos de quien recibe Nombre y firma de quien recibe Formatos de la Guía General de Auditoria Pública ORGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA AREA DE QUEJAS OFICIO No. EXP. (1)Formato 21 ACUERDO DE ARCHIVO (2) EN LA CIUDAD DE MEXICO, DISTRITO FEDERAL, A _______ DE _____ DEL AÑO _____------------------------------------------------------------------------------------------------------------------VISTO: ------------------------------------------------------------(3)-RESULTANDO----------------------------------------------------------PRIMERO.SEGUNDO.TERCERO.CUARTO.QUINTO.------------------------------------------------------(4)-- CONSIDERANDOS------------------------------------------------------PRIMERO.SEGUNDO.TERCERO.- ES DE ACORDARSE Y SE -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------(5)--ACUERDA-------------------------------------------------------------PRIMERO.- DESE POR CONCLUIDA LA PRESENTE INVESTIGACION POR ______________ A CARGO DE _____________________, ARCHIVANDOLA Y HACIENDO LAS ANOTACIONES EN LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES.----------------------------------------------------------------------------------------SEGUNDO.- NOTIFIQUESE EL PRESENTE ACUERDO EN TERMINOS DE LEY. -----------------------------------------------------------------------------------------(6)--CUMPLASE-------------------------------------------------------------(7) ASI LO ACORDO Y FIRMA EL LIC. _________________, TITULAR DEL AREA DE QUEJAS EN EL ORGANO INTERNO DE CONTROL DEL FONDO DE CULTURA ECONOMICA. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Formato 21 Acuerdo de Archivo 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Que el personal del Área de quejas cuente con los elementos suficientes para entender el procedimiento y requisito fundamental que debe contener un acuerdo de archivo. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de Control (OIC) 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Título 2 Resultando Antecedentes de la queja o denuncia, en que consistió y quien la formuló, y actuaciones que se llevaron a cabo. 3 Considerandos Análisis de la denuncia, elementos probatorios, y razonamiento jurídico del archivo 4 Acuerda Puntos Resolutivos del acuerdo. 5 Cumple Validación por parte del responsable 6 Firma de validación Firma del Titular del área de quejas en el Órgano interno del Fondo de Cultura Económica Formato 21 ACUERDO DE ARCHIVO Formatos de la Guía General de Auditoria Pública Formato 22 OFICIO DE RESOLUCIÓN (1) (2) MEXICO, DISTRITO FEDERAL, A ______ DE _______.----------------------------------------------------------------VISTO.- Y ---------------------------------------------------------------------------------------------------- (3) RESULTANDO 1.2.3.4.5.UNA VEZ HECHO LO ANTERIOR, SE PROCEDE AL ANALISIS LOGICO-JURIDICO DEL ASUNTO QUE NOS OCUPA, CON BASE A LOS SIGUIENTES: -------------------------------------------------------------------------(4)CONSIDERANDOS I.II.III.IV.V.(5) EN CUANTO A LAS CIRCUNSTANCIAS SOCIOECONOMICAS DEL SERVIDOR PUBLICO…-----------POR LO QUE HACE AL NIVEL JERARQUICO, LOS ANTECEDENTES Y LAS CONDICIONES DEL INFRACTOR...----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONDICIONES EXTERNAS Y MEDIOS DE EJECUCION...-----------------------------------------------------------LA REINCIDENCIA EN EL INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES...--------------------------------------------POR LO QUE HACE AL ELEMENTO RELACIONADO CON EL DAÑO O PERJUICIO DERIVADO DEL INCUMPLIMIENTO DE SU OBLIGACION...--------------------------------------------------------------------------------EN VIRTUD DE LOS ANTERIORES ELEMENTOS, ESTA AUTORIDAD CON FUNDAMENTO EN LOS ARTICULOS 13 FRACCION I, 14, 16 FRACCION I, 21, 24 Y 30 PARRAFO PRIMERO DE LA LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PUBLICOS, DETERMINA QUE ES PROCEDENTE IMPONERLE LA SANCION ADMINISTRATIVA CONSISTENTE EN ________________; SANCION QUE ES ACORDE CON LA CONDUCTA INDEBIDA QUE REALIZO EL C. _________________, QUIEN ________________EN EL ENTENDIDO DE QUE, CON DICHA SANCION SE BUSCA CASTIGAR LA ACTUACION DEL SERVIDOR PUBLICO, QUIEN TENIA LA OBLIGACION DE Formatos de la Guía General de Auditoria Pública ______________DE LOS CONSIDERANDOS DE LA PRESENTE RESOLUCION, A FIN DE SALVAGUARDAR LOS PRINCIPIOS DE LEGALIDAD Y EFICIENCIA QUE RIGEN EN EL SERVICIO PUBLICO, SIN EMBARGO, EN EL CASO QUE NOS OCUPA, NO CUMPLIO CON TAL OBLIGACION.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------POR LO EXPUESTO Y FUNDADO ES DE RESOLVERSE Y SE.-----------------------------------------------------(6)RESUELVE PRIMERO.- ES EXISTENTE LA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA ATRIBUIDA AL C. _________________, QUIEN ________________EN EL ____________________, POR LOS RAZONAMIENTOS LOGICO-JURIDICOS EXPUESTOS EN LOS CONSIDERANDOS _______________ DE LA PRESENTE RESOLUCION, CON BASE EN LOS CUALES, SE LE IMPONE LA SANCION ADMINISTRATIVA CONSISTENTE EN _______________.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SEGUNDO.- CON FUNDAMENTO EN EL ARTICULO 21 FRACCION III DE LA LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PUBLICOS, NOTIFIQUESE LA PRESENTE RESOLUCION AL C. _______________________.--------------------------------------------------TERCERO.- TODA VEZ QUE DE AUTOS, SE OBSERVA QUE EL C. _________________, EN LA ACTUALIDAD _____________ SUS SERVICIOS PARA LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL, ES QUE, COMUNIQUESE LA PRESENTE RESOLUCION A LA SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA, PARA QUE A TRAVES DE SU SISTEMA DE REGISTRO DE SERVIDORES PUBLICOS SANCIONADOS, QUEDE DEBIDAMENTE REGISTRADA LA SANCION IMPUESTA AL C. _________.--------------------------CUARTO.- INFORMESE EL CONTENIDO DE LA PRESENTE RESOLUCION A LA SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA, A TRAVES DEL SISTEMA ELECTRONICO DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVOS DE RESPONSABILIDADES, ASI COMO AL TITULAR DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA.-------------------------------------------------------QUINTO.- HECHO LO ANTERIOR, ARCHIVESE EL ASUNTO COMO TOTAL Y DEFINITIVAMENTE CONCLUIDO.-------------------------------------------------------------------------------------------------------(7)ASI LO RESOLVIO Y FIRMA EL LIC. ________________, TITULAR DEL AREA DE RESPONSABILIDADES DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública (8)ORGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA AREAS DE RESPONSABILIDADES OFICIO No. (9)MÉXICO, D.F., A ____ DE _____ DE ___ (10)C.______________________________ H. ADMINISTRACION LOCAL DE SERVICIOS AL CONTRIBUYENTE DE LA SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO EN ________________________________. (11)PRESENTE COMO ANTECEDENTE, ME PERMITO INFORMAR A USTED, QUE EL ORGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA, LLEVO A CABO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDADES EN CONTRA DE ______________________DEL ORGANISMO EN CUESTION, CULMINANDO CON RESOLUCION ADMINISTRATIVA SANCIONATORIA DE FECHA _______ DE ______ DEL ________; EN ESE ENTORNO, LE COMUNICO A USTED, QUE DE LA INVESTIGACION Y ACTUACIONES SEGUIDAS EN EL PROCEDIMIENTO DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, ESTA AUTORIDAD IMPUSO DIVERSAS SANCIONES AL C. ______________, DENTRO DE LAS QUE SE ENCUENTRA LA RELATIVA A SANCION ECONOMICA POR LA CANTIDAD DE $______________, CUYA EJECUCION DEBERA SER REALIZADA EN LOS TERMINOS SEÑALADOS EN EL PARRAFO TERCERO DEL ARTICULO 30 DE LA LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PUBLICOS. VISTO LO ANTERIOR, POR ESTE CONDUCTO, ME ESTOY PERMITIENDO REMITIR A USTED, EN COPIA CERTIFICADA LA RESOLUCION DICTADA EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDADES No. ______________, ASI COMO COPIA CERTIFICADA DEL ACTA DE NOTIFICACION DE DICHA RESOLUCION AL ___________________, SOLICITANDO SU VALIOSO APOYO, PARA QUE SE HAGA EFECTIVA LA SANCION ECONOMICA IMPUESTA AL _______________, MEDIANTE EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE EJECUCION CORRESPONDIENTE; EN ESE ENTENDIDO, ME PERMITO SEÑALAR QUE EL DOMICILIO DEL C. __________________ SE ENCUENTRA UBICADO EN ___________________. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública EN ESE MISMO SENTIDO, ESTA AUTORIDAD ADMINISTRATIVA, SE PONE A SUS ORDENES PARA CUALQUIER DUDA O ACLARACION EN ___________________. SIN OTRO PARTICULAR, RECIBA UN AFECTUOSO SALUDO. (12)A T E N T A M E N T E LIC. _______________________________________________ TITULAR DE LAS AREAS DE RESPONSABILIDADES Y QUEJAS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FONDO DE CULTURA ECONOMICA Formatos de la Guía General de Auditoria Pública INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Formato 22 RESOLUCIÓN 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Que el personal del Área de quejas cuente con los elementos suficientes para entender el procedimiento y requisito fundamental que debe contener una resolución administrativa. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Órgano Interno de Control (OIC) 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico/Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Título 2 Lugar y fecha Se indica lugar y fecha de emisión del documento 3 Resultado Antecedentes de la queja o denuncia, en que consistió y quien la formuló, y actuaciones que se llevaron a cabo. 4 Considerandos Fundamento de la actuación del servidor público que emite la resolución, análisis de la denuncia, elementos probatorios, y razonamiento jurídico del archivo 5 Análisis de los elementos subjetivos del Servidor Público Se analizan los elementos subjetivos del empleo cargo o comisión del servidor público 6 Resuelve Puntos Resolutivos del la resolución. Formato 22 RESOLUCIÓN NOTA: En el formato del procedimiento que corresponde a la resolución, está inserto el formato del llenado del oficio por el cual se remite a la SHyCP, la sanción económica impuesta al servidor público, el cual no reviste mayor complejidad, toda vez que se trata de la remisión de la resolución administrativa a la autoridad exacta a efecto de que ejecute la sanción de mérito, por lo que el formato que se adecua, es el que se establece como oficio citatorio. Formatos de la Guía General de Auditoria Pública SIGLAS SFP SECRETARÍA Secretaría de la Función Pública OIC Órgano Interno de Control ASF Auditoría Superior de la Federación AE Auditoría Externa UAG Unidad de Auditoría Gubernamental COCOA Comité de Control y Auditoría CISO Comité Interno de Selección de Obras