guia para el área de mantenimiento físico sede bucarica y

PROCESO DE RECURSOS FISICOS
SUBPROCESO MANTENIMIENTO FÍSICO
GUIA PARA EL ÁREA DE
MANTENIMIENTO FÍSICO SEDE
BUCARICA Y GUATIGUARÁ
Revisó:
Administrador/Coordinador
sede Bucarica y Guatiguará
Aprobó:
Rector
Código: GRF.10
Versión:
03
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Fecha de Aprobación:
Febrero 13 de 2008
Resolución No 185
1. OBJETIVO.
Definir los lineamientos generales, para el desarrollo de las actividades de reparación de la
infraestructura física.
2. ALCANCE.
Aplica al personal responsable de la ejecución del mantenimiento de la infraestructura física de la
Sede Bucarica y Guatiguará.
3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
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Área de mantenimiento físico: Obedece a las actividades relacionadas a la atención de
las solicitudes de mantenimiento, adecuación y/o remodelación de las instalaciones físicas.
Mantenimiento: Conjunto de actividades desarrolladas con el fin de conservar las
propiedades o bienes (inmuebles, instalaciones, máquinas, equipos, herramientas, etc.), en
condiciones de funcionamiento seguro, eficiente y económico, previniendo daños o
reparándolos cuando estos se presenten.
Mantenimiento Preventivo: Obedece a una programación preestablecida para evitar las
causas de posibles fallas de la infraestructura física de las sedes.
Mantenimiento correctivo: Obedece a las solicitudes de los usuarios para eliminar fallas
presentadas en la infraestructura física de las sedes.
Plan preventivo de mantenimiento de techos y cubiertas: Corresponde a las
actividades desarrolladas mensualmente para evitar que se presenten goteras. Ver anexo 1.
Herramientas: Corresponde a los elementos utilizados en las labores diarias cuya función
es facilitar la aplicación de energía a una pieza o material durante la realización de una tarea.
Insumos: El insumo es un bien consumible utilizado en la producción de otro bien o en la
prestación de un servicio.
4. CONTENIDO DE LA GUÍA.


Con respecto a cadena de mando
Todo el personal que realiza labores de mantenimiento responde al control del
Administrador de la sede Bucarica o del Coordinador de la sede Guatiguará según
corresponda su lugar de trabajo, y en cada caso responde al profesional que realiza las
labores de asistencia administrativa en cada una de las sedes.
Todas las novedades que se presenten en el desarrollo de las actividades diarias deben ser
reportadas al administrador o coordinador de la sede según corresponda o al profesional
que realiza las labores de asistencia administrativa, tales como fuga de agua, goteras,
problemas eléctricos, fisuras, daño de piso, daños de tableros, o cualquier ruptura de
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elementos, utilizando para ello el “Formato de Solicitud de servicio de mantenimiento,
adecuación y/o remodelación (FRF.26)”
- Con respecto a las herramientas e insumos

Las herramientas utilizadas para el desarrollo de sus actividades, estarán bajo la
responsabilidad del empleado, y deberán permanecer en todo momento dentro de las
instalaciones de la sede, de igual manera no puede prestar las herramientas sin previa
autorización de la Administración o Coordinación de la sede, según corresponda.
 El encargado de la bodega de materiales de mantenimiento es el responsable directo de
la administración de los mismos, para tal fin debe registrar los ingresos y salidas de los
materiales en el formato de control de insumos y materiales identificado con el código
FRF.28. De igual forma debe mantener el orden y aseo en la bodega.
- Con respecto a su trabajo

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
El personal de mantenimiento durante el tiempo que realice su servicio, debe mantener
una imagen impecable, portando todos los días el uniforme limpio, estar afeitado,
peluqueado, etc.
Atender las solicitudes realizadas por el profesional y dar cumplimiento a las mismas de
acuerdo al grado de importancia dado por el profesional.
El personal de mantenimiento debe estar atento a recibir las recomendaciones de la
Coordinación/Administración de la sede según corresponda, asociadas a su desempeño
en la zona asignada.
Realizar la visita de diagnóstico a la dependencia solicitante, describiendo con claridad el
daño presentado, los materiales necesarios para su reparación, e identificando posibles
soluciones, información que deberá registrar en el formato certificado de visita,
seguimiento y aceptación del servicio, identificado con el código FRF.39, y que entregará
al profesional de la sede una vez realizada la visita.
El uso de materiales de óptima calidad, la aplicación de buenas técnicas de preparación y
la utilización de las mismas son responsabilidad del trabajador quien realiza la labor de
mantenimiento.
La Coordinación/Administración de las sedes aplica el registro de forma aleatoria del
formato Verificación de Actividades FRF.40 dos veces al mes
El empleado debe utilizar los elementos de protección y seguridad que se les suministra
por parte de la Universidad y las recomendaciones dadas en la guía de criterios de
almacenamiento de materiales e insumos Sede Bucarica y Guatiguará, identificada con el
código GRF.15.
El personal de aseo debe diligenciar todos los días el formato de Control de Temperatura
y Humedad Relativa en el horario de las 12:00 pm y 5:00 pm.
Al finalizar el trabajo el empleado debe pedir la aprobación del cliente y pasar informe a
la coordinación de la sede; esto se registra en el formato “Certificado de visita,
seguimiento y aceptación del servicio” (FRF.39).
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Debe hacer inspección al sistema de aguas lluvias, bajantes, muros y paredes de las áreas
comunes, con el fin de contribuir al buen estado de la infraestructura de las sedes.
Debe ser cordial, atento y responsable con las dependencias a las cuales esta atendiendo.
Con respecto a las instalaciones sanitarias

-
Las instalaciones sanitarias deben ser mantenidas en condiciones adecuadas desde el
punto de vista físico, funcional, y sanitario. Las tuberías y accesorios dañados, defectuosos
o corroídos deberán ser sustituidos por otros de calidad estándar que presenten iguales
condiciones operativas y de seguridad, dentro de los patrones de desempeño
establecidos para este tipo de instalaciones. Se debe dar énfasis a la detección y
corrección de fugas por sus repercusiones económicas y su impacto en el deterioro de la
edificación.
Con respecto a las instalaciones eléctricas

-
Los sistemas eléctricos y mecánicos deberán ser mantenidos bajo condiciones
satisfactorias de operación y seguridad de acuerdo al RETIE. Las instalaciones y redes
deterioradas, obsoletas o que presenten deficientes condiciones de operación deberán
ser reparadas o sustituidas por nuevas que cumplan con todas las especificaciones que
exigen las normas vigentes.
Con respecto a la pintura


Toda pared que presente pintura levantada, tendrá que hacerse el análisis de causas
(humedad, inadecuada aplicación, mala calidad del producto, etc.), la cual será registrada
en el formato certificado de visita, seguimiento y aceptación del servicio, identificado con
el código FRF.39.
El procedimiento básico de recuperación es el siguiente, (Siendo ajustado según las
características de la pared y si estas son interiores o exteriores, y del análisis de causas
realizado con anterioridad): la pared debe ser raspada, resanada dejando la superficie lisa
y libre de cualquier vestigio de suciedad o ralladuras. Deberán utilizarse materiales de la
mejor calidad.
5. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN
APROBACIÓN
Febrero 13 de
01
2008
02
Abril 11 de 2008
03
Noviembre 05 de
2009
DESCRIPCION DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento
Adición del plan preventivo de mantenimiento de techos y
cubiertas.
Inclusión de la actividad de verificación y Control de
Temperatura y Humedad Relativa
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ANEXO 1
PLAN PREVENTIVO DE MANTENIMIENTO DE TECHOS Y CUBIERTAS
De todas las superficies exteriores del edificio del establecimiento, los techos, tejados o cubiertas
son los más vulnerables a presentar fallas, debido a su implacable exposición al sol, viento, lluvia y
temperaturas extremas. Por tal razón se establece una jornada de inspección de techos y cubiertas
durante todos los viernes de cada mes bajo la siguiente programación, tal como se evidencia en los
planos de cada una de las sedes.
SEDE BUCARICA
Período
PRIMER VIERNES
SEGUNDO VIERNES
TERCER VIERNES
CUARTO VIERNES
Sector
Emisoras
CIDLIS
Cubierta Norte
Cubierta Central
Cubierta Sur
Patio Interno
Consultorio Jurídico
SEDE BUCARICA
PLAN PREVENTIVO DE MANTENIMIENTO DE
TECHOS Y CUBIERTAS
TERRAZAS
COMUNICACIONES
TERCER SEGUNDO PISO
1 VIERNES
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SEDE BUCARICA
PLAN PREVENTIVO DE MANTENIMIENTO DE
TECHOS Y CUBIERTAS
2 VIERNES
RECTORIA
SEGUNDO
PISO
CIDLIS
TERCER PISO
SEDE BUCARICA
PLAN PREVENTIVO DE MANTENIMIENTO DE TECHOS Y
CUBIERTAS
3 VIERNES
CUBIERTAS NORTE
CENTRAL Y SUR
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SEDE BUCARICA
PLAN PREVENTIVO DE MANTENIMIENTO DE TECHOS Y
CUBIERTAS
4 VIERNES
CONSULTORIO JURÍDICO
PRIMER PISO
TERRAZAS
SEGUNDO PISO
SEDE GUATIGUARÁ
Programación De Mantenimiento A Techos Y Cubiertas de la sede Guatiguará
Período
PRIMER VIERNES
SEGUNDO VIERNES
TERCER VIERNES
Sector
Área administrativa CIC
Área administrativa coordinación
CINBIN
CINTROP
Corasfaltos
CIDELAC
CDPA
CICTA
CICAT
Laboratorios de GIMBA
Cuarto de cableado dos
UPS
Planta de emergencia
Área administrativa GIMBA
Aula 205
Aula 206
Cafetería
CEIAM
CDT de gas
INSED
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CUARTO VIERNES
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Laboratorio de análisis Petrofísico
Laboratorio de comportamiento de
fases
CIGP
Cuarto de cableado uno
Laboratorios CIC
Auditorio Nicanor Pinzón Neira
Aula 101
Aula 102
Aula 103
SEDE GUATIGUARÁ
PLAN PREVENTIVO MANTENIMIENTO TECHOS Y CUBIERTAS
Consideraciones durante la inspección:


El personal de mantenimiento deberá estar atento ante cualquier daño para así reportarlo a
la coordinación o administración de la sede, según corresponda, en el formato de solicitud
de mantenimiento, adecuación y/o remodelación (FRF.26).
Evaluar los efectos que sufre el material de la placa y de impermeabilización frente a
cambios de temperatura, y en forma especial en todos los techos que presentan voladizos,
salidas de ductos de extracción, entradas de gases, aberturas para iluminación, etc.
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Tener adecuado control sobre el acceso a las cubiertas de manera que solo permita el
ingreso a personal autorizado, para garantizar el tiempo de vida a los bajantes.
Los casos críticos deben ser de atención inmediata.
ANEXO 2
PLAN PREVENTIVO DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES ELECTRICAS
Debido al impacto que puede causar un daño en las redes eléctricas en la sede Guatiguará por los
equipos que deben mantener temperaturas adecuadas para la preservación de muestras, se
establece una jornada de mantenimiento preventivo.
ESPECIFICACIONES GENERALES
Realizar el mantenimiento preventivo en las siguientes zonas:
Zonas
Transformadores
Cajas de inspección
Gabinetes eléctricos
Líneas aéreas
Descripción