instructivo de uso portal de prestadores

Cafesalud EPS
INSTRUCTIVO DE USO
PORTAL DE
PRESTADORES
2015
Cafesalud EPS
Contenido
1.
2.
3.
4.
Ingreso Portal del Prestador
Creación de usuarios
Restablecimiento de contraseña
Radicación de facturas
4.1 Cargue de archivos de datos
4.2 Cargue de soportes de factura
4.2.1 Cargue individual
4.2.2 Cargue masivo
4.2.3 Radicación de la factura
4.3 Configuración de prefijos para unidades documentales
5. Consultas
5.1 Facturas
5.2 Certificados de radicación
5.3 Histórico de cargue de archivos planos
5.4 Histórico de cargue de soportes
6. Reingresos
7. Sustentación de Glosas
Cafesalud EPS
1. Ingreso portal del prestador
 Ingrese a la página institucional (Imagen 1).
 http://www.cafesalud.com.co/NuevaCafesalud/
 http://www.cruzblanca.com.co/
Imagen 1
2. Creación de usuarios
 Haga clic en “Nuevo registro” (Imagen 2)
Imagen 2
Cafesalud EPS
 A continuación se habilitará la siguiente ventana en la cual debe registrar
los datos requeridos. (Imagen 3)
Imagen 3
Al final del formulario debe adjuntar los siguientes documentos (Imagen 4).



Cargar soporte: Carta firmada por Gerencia o Representante
legal, donde autoriza la creación del usuario
RUT
Cámara de comercio
Cafesalud EPS
Imagen 4
 Para cargar los documentos haga clic en “seleccionar archivo”, el
sistema le habilitará una ventana adicional para ubicar la ruta del archivo
el cual debe estar en formato .pdf (Imagen 5).
Cafesalud EPS
Imagen 5
 Para finalizar haga clic en “Solicitar” (Imagen 6).
Imagen 6
Cafesalud EPS
 Confirmación de solicitud de creación de usuarios (imagen 7)
Imagen 7
 Una vez sea creado el usuario, recibirá la notificación al correo electrónico
diligenciado en el formulario.
3. Restablecimiento de contraseña
 Haga clic en recordar contraseña
Imagen 8
Cafesalud EPS
 Se habilitara una ventana adicional donde deberá diligenciar los
siguientes campos:
Imagen 9
 Una vez diligenciados los campos se enviará un correo asignando una
nueva contraseña.
4. Radicación de facturas
4.1.
Cargue de archivos de datos
Para inciar la radicación de las cuentas medicas es necesario hacer el cargue
del arhivo plano (.txt) comprimido en un archivo .zip.
Cafesalud EPS
Los archivos planos que puede cargar al portal del prestador son: Plano IPS,
Red alterna y Rips.
A continuación se mostrará el paso a paso para el cargue de los archivos
planos.
 Ingrese a Cargue de archivos y se desplegará el menú que se muestra
a continuación (ver imagen 10).
Imagen 10
 Seleccione archivos planos e indique la EPS a la cual le cargará el
archivo plano (ver imagen 11).
Imagen 11
NOTA: El sistema habilitara únicamente la(s) EPS que al momento de realizar el
cargue se encuentren con contrato activo.
 Al seleccionar la EPS el sistema habilitará una ventana adicional, deberá
buscar la ruta donde tiene almacenado el archivo plano comprimido (.zip)
Cafesalud EPS
Imagen 12
 Una vez se sube el archivo el sistema mostrará un número de cargue que
identificara el archivo, a continuación el sistema procederá a su
validación.
Imagen 13
Cafesalud EPS
4.2.
Cargue de soportes de la factura
4.2.1. Cargue individual
 Ingrese al Menú principal y seleccione cargue de archivos / Archivos
de soporte y visualizará el siguiente menú.
Imagen 14
 Seleccione la opción Facturas con soportes incompletos y el sistema
le mostrará las facturas que están pendientes por cargar documentos.
Imagen 15
Cafesalud EPS
 Realice la búsqueda de la factura a la cual cargara los soportes y de clic
en ver soportes, el sistema desplegara en la parte inferior los tipos
documentales.
Imagen 16
 Escoja el tipo documental y seleccione el documento el cual se debe
encontrar en formato .pdf.
Imagen 17
4.2.2. Cargue masivo
Cafesalud EPS
 Ingrese al Menú principal / cargue de archivos / Archivos de soporte/
Adjuntar archivos de soporte masivo, a continuación el sistema le
mostrara una ventana adicional para buscar la ruta donde se tienen
almacenados los documentos comprimidos en un archivo .zip.
 Nota:Las carpetas deben ser nombradas con el pre fijo y numero de
factura. Ejemplo F1_1234
En caso de no tener prefijo, deberá nombrar la carpeta según el número
de factura. Ejemplo: 1234
Imagen 18
NOTA: Para realizar el cargue masivo de soportes es necesario comprimir las
carpetas en un archivo .zip
 Una vez realizado el cargue de las imágenes el sistema asignara un numero
de cargue para su seguimiento.
Cafesalud EPS
Imagen 19
4.2.3. Radicación de la factura
 Radicación de factura individual
Ingrese a la siguiente ruta Menú principal / Cargue de archivos /
Archivos de soporte/ Facturas por radicar,
 Realice la búsqueda de la factura que desea radicar y de clic en Ver
soportes, en la parte inferior se visualizaran los soportes que tiene cargada
la cuenta, verifique que la documentación este completa y haga clic en
radicar.
Nota: Para radicar la cuenta debe realizar mínimo el cargue del documento
correspondiente a la factura.
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Imagen 20
 Radicación masiva
Ingrese a la siguiente ruta Menú principal / Cargue de archivos /
archivos de soporte, a continuación mostrara el siguiente menú.
Imagen 21
 Seleccione facturas por radicar, se listaran en la parte superior las
facturas pendientes por radicar
Cafesalud EPS
Imagen 22
 Verifique que los documentos cargados correspondan a las facturas y
proceda a realizar la radicación masiva. Clic en radicar todo.
Imagen 23
4.3.
Configuración de prefijos para unidades documentales
 Para configurar el nombre de los tipos documentales deberá ingresar a
Cargue de archivos y seleccionar configuración
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Imagen 24
 A continuación el sistema mostrara una ventana donde debe ingresar los
prefijos de los nombres de los archivos según el tipo documental.
Nota: De acuerdo a los nombres que sean asignados a los tipos
documentales, se deberán nombrar los documentos de soporte de cada
cuenta médica de la misma manera.
Imagen 25
 Confirmación del registro de la configuración de los prefijos.
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Imagen 26
Imagen 27
5. Consultas
5.1.
Facturas
 Para seguimiento de las facturas radicadas ingrese a la ruta Menú
principal/ Consultas/ Facturas y visualizara el siguiente menú. Aquí
podrá filtrar la búsqueda por una EPS específica y por fecha para
visualizar el estado de las facturas.
Cafesalud EPS
Imagen 28
 Seleccione el rango de fechas que desee consultar
Imagen 29
 A continuación mostrara la información agrupada por mes; cantidad de
facturas radicadas y valor total de facturas.
Cafesalud EPS
Imagen 30
 Seleccione el detalle del mes que desea consultar, se listaran las facturas
radicadas en ese mes
Imagen 31
 Para visualizar los soportes de la cuenta de clic en Ver, se listaran los
tipos documentales en la parte inferior donde en cada uno de ellos
reflejara la cantidad de soportes cargados.
Cafesalud EPS
Imagen 32
 Para visualizar el documento haga clic sobre éste y tendrá el visor ubicado
en la parte derecha de la pantalla.
Imagen 33
5.2. Certificados de radicación
Para generar la certificación de las facturas radicadas, ingrese a Menú
principal /Certificados de radicación y seleccione la EPS que corresponda.
Cafesalud EPS
Imagen 34
 Después de seleccionar la EPS haga clic sobre el año que desea
consultar, a continuación mostrara los certificados disponibles. Para
proceder a la descarga de clic en descargar certificado.
Imagen 35
 El sistema le genera un documento en formato .pdf con la certificación de
radicación de cuentas. Imagen 38
Cafesalud EPS
Imagen 36
5.3.
Histórico de cargue de archivos planos
A través de esta opción el usuario visualizara los cargues exitosos y con
inconsistencias de los archivos planos cargados.
 Ingrese a Menú principal/Consultas/Histórico cargue planos y
seleccione el filtro que desea realizar, por EPS o todos los cargues.
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Imagen 37
 Seleccione el rango de fechas a consultar y se listara el histórico:
Aquí puede realizar la descarga de las inconsistencias presentadas y
certificados de cague exitoso.
Imagen 38
5.4. Histórico de cargue de soportes
Mediante esta opción el usuario visualizara los cargues exitosos y con
inconsistencias de los soportes cargados.
 Ingrese a Menú principal/Consultas/Histórico soportes y seleccione el
rango de fechas a consultar.
Cafesalud EPS
Imagen 39
6. Reingresos De Facturas
6.1.
Seleccione el módulo DEVOLUCIONES del Menú Principal.
Imagen 40
Aparecerán 4 módulos, uno por cada EPS y el módulo “Todos” que las
agrupa.
Cada módulo muestra el número de facturas que fueron devueltas.
Imagen 41
Cafesalud EPS
6.1.1. Seleccione el módulo de la EPS que quiere revisar.
Imagen 42
6.1.2. Aparece el recuadro en el que se debe indicar el rango de fechas a consultar.
Diligencie el periodo “desde – hasta” y haga clic en el botón “Consultar”.
Imagen 43
6.1.3. Se listaran la cantidad y valor de facturas devueltas, agrupadas por mes de
acuerdo al rango de fechas seleccionadas.
Para visualizar el detalle del mes seleccione “Detalle”
Cafesalud EPS
Imagen 44
6.1.4 Aparece el listado de las facturas devueltas, las cuales debe revisar y
corregir. Dé clic en el botón “Reingreso”.
Imagen 45
El siguiente recuadro muestra la causal y observación por la cual fue devuelta
la factura.
Seleccione el botón “DESCARGAR PDF DEVOLUCIONES” para que
visualizar y descargar la carta de devolución emitida por la EPS.
En la parte inferior se encuentran los tipos documentales, para revisar
que soportes tiene cargados la cuenta y tiene la disponibilidad para
adjuntar más soportes.
-Los módulos de color azul son los que contienen imágenes, los grises
están vacíos.
Cafesalud EPS
Imagen 46
6.1.5. Si selecciona la pestaña de desplazamiento que se encuentra en la
parte inferior derecha de los módulos, se podrá dirigir a los demás
tipos documentales de la factura en revisión.
Imagen 47
6.1.6. Para insertar una imagen, de clic en el tipo documental que
corresponda y realice la búsqueda del PDF.
-Si ya tiene imágenes cargadas, el sistema la mostrará con el nombre
“OLD” en la parte inferior de la imagen.
-Para visualizar el contenido de la imagen, clic sobre ella para ampliar la
visualización.
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Imagen 48
6.1.7.Cuando agrega una imagen el sistema la mostrará con el nombre “NEW”.
Imagen 49
6.1.8 El portal sólo permitirá cargar imágenes en PDF, si inserta cualquier otro tipo
de imagen aparecerá la siguiente notificación:
Imagen 50
Seleccione la imagen en tipo PDF que desea insertar y tendrá el siguiente
aviso:
Cafesalud EPS
Imagen 51
6.1.9. El tipo documental donde ingresó la(s) imagen(s) se actualiza
automáticamente, para ver la imagen insertada haga clic en el módulo
correspondiente.
Imagen 52
Si necesita eliminar una imagen cargada, ubique el botón “HERRAMIENTAS”, está
ubicado en la parte inferior derecha;
Imagen 53
Clic en el icono que contiene las hojas y seleccione la imagen a
Ver imagen resaltada.
Imagen 54
eliminar.
Cafesalud EPS
6.2.1.Después de seleccionada la imagen (se punteará en sus extremos), clic en el
icono de papelera y la imagen se eliminara.
Imagen 55
Imagen 56
Para finalizar el proceso de corrección de la factura dé clic en el botón “RADICAR”
que se encuentra en la parte inferior derecha de los módulos.
Imagen 57
El sistema indicara el número de radicado anterior y el nuevo número de
radicado para la factura que reingreso.
Imagen 58
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6.2.2. El trámite quedará con un nuevo número de radicado e iniciará nuevamente
el proceso de la Cuenta Médica.
Imagen 59
7.
Sustentación de Glosas
En el menú principal ingrese al módulo Sustentación
Imagen 60
7.1.
Se visualizarán tres libros con las diferentes clases de glosas;
Administrativas, Pertinencia y Mixtas.
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Seleccione el libro donde realizará la sustentación
Imagen 61
Aquí se listaran las facturas que fueron glosadas.
Seleccione la cuenta dando clic sobre la casilla sombreada.
Imagen 62
El sistema mostrará en Revisión documental los datos básicos de la factura y
si los soportes fueron verificados correctamente.
Cafesalud EPS
Imagen 63
Seleccione la pestaña Datos de las Glosas para visualizar las causales de
Glosa asociadas a cada prestación.
Imagen 64
Seleccione Datos de las Prestaciones y Glosas, aquí visualizara todas las
prestaciones de la cuenta médica y las glosas generadas.
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Imagen 65
Seleccione Datos del Expediente, para visualizar los datos básicos de la cuenta.
Imagen 66
Sustentación de glosa sin adjuntar documento
Seleccione los procedimientos a apelar/sustentar dando clic en la casilla sombreada
y posteriormente haciendo un clic en Guardar
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Imagen 67
Registre la observación o motivo por el cual no acepta la glosa generada.
Imagen 68
Haga clic en aceptar, el sistema notificara los cambios registrados.
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Imagen 69
Ubicando el cursor sobre el signo, el sistema le mostrara la descripción de la
apelación/ sustentación que acaba de ingresar.
Imagen 70
Haciendo un clic sobre la llave, parte derecha de la grilla, el sistema mostrará
el detalle de la sustentación.
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Imagen 71
Si desea eliminar el soporte que adjuntó y la observación que ingresó en la
apelación/sustentación, en la columna Nro Doc haga clic sobre la llave.
Clic en la x y Aceptar.
Sustentación con documentos adjuntos
Seleccione la(s) prestaciones que desea apelar/sustentar
Agregar soporte
y haga clic en
Cafesalud EPS
Imagen 72
Ingrese el motivo de la apelación de la(s) glosa(s) y haga clic en aceptar.
Imagen 73
En la parte inferior se mostrarán los tipos documentales, seleccione el tipo
documental y cargue el soporte en formato PDF.
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Imagen 74
Una vez cargado el documento, el sistema mostrara el siguiente mensaje.
Imagen 75
Para visualizar el soporte cargado, haga clic sobre el tipo documental y
posteriormente sobre la imagen de la parte inferior. El sistema habilitara el
visor sobre la parte derecha de la pantalla.
Cafesalud EPS
Imagen 76
Una vez sustentada la glosa, seleccione Finalizar sustentación
Imagen 77
El sistema mostrara el siguiente mensaje, clic en aceptar para enviar nuevamente
la cuenta.
Cafesalud EPS
Imagen 78
El sistema mostrara el mensaje que se adjunta, cuando la cuenta sustentada
ingresa nuevamente.
Imagen 79
Apelar o sustentar todas las glosas
Para apelar todas las prestaciones glosadas, haga clic en la opción
sombreada
Cafesalud EPS
Imagen 80
Posteriormente debe agregar una descripción del motivo por el cual no acepta
la glosa y/o adjuntar algún soporte. Ver indicaciones puntos anteriores
(referenciarlos)
Aceptar todas las glosas
Para aceptar toda las glosas seleccione Aceptar todas las glosas del
expediente.
Imagen 81
Para visualizar los soportes cargados, seleccione en la parte inferior el botón Ver soportes.
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Imagen 82