instructivo de descargue y cargue de archivos de beneficiarios de

INSTRUCTIVO DE DESCARGUE Y CARGUE DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE
ÚLTIMO GRADO 11 QUE FORMALIZARON LA GRADUACIÓN –
MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
Departamento Administrativo para la Prosperidad Social
Bogotá, 2015
INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE
DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE
ÚLTIMO GRADO 11 QUE
FORMALIZARON LA GRADUACIÓN –
MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
CÓDIGO: I-GI-6
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
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1. INTRODUCCIÓN
El programa Más Familias en Acción, requiere identificar a los beneficiarios de último
grado 11 que formalizaron la graduación durante la vigencia escolar con el fin de
habilitar la priorización correspondiente a los nuevos integrantes del grupo familiar
en educación siempre y cuando cumplan los criterios de verificación.
2. OBJETIVO
El presente documento define el paso a paso para el registro de aprobación de los
beneficiarios de último grado 11 que formalizaron la a cargo de las instituciones
educativas durante la vigencia escolar.
3. INGRESO A LA PLATAFORMA
Para acceder al Sistema de Información del programa Más Familias en Acción –
SIFA, ingrese por el navegador de búsqueda
a la siguiente
dirección electrónica masfamilias.dps.gov.co e ingrese con el usuario y contraseña
asignado por el programa.
4. DESCARGUE DE ARCHIVOS
A continuación se relacionan las actividades a realizar en el descargue de los
archivos con beneficiarios grado 11, así:
4.1 Ingresar por la opción “Cumplimiento de Compromisos- Manejo de Archivos –
Descargar archivos con beneficiarios Grado 11”.
I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación
Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que
Formalizaron la Graduación. (Versión 1)
Gestión para la Inclusión Social
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Una vez que ingresa a la opción de descargue se habilita la siguiente pantalla:
4.2 Al desplegar el campo entidades educativas, aparecen todas las sedes adscritas
al colegio principal al cual tiene acceso el Rector de la entidad y tienen niños, niñas y
adolescentes - NNA beneficiarios del programa. El descargue de archivos debe
hacerse sede por sede.
Una vez seleccionada la entidad haga clic sobre el botón “Generar” y el sistema
descarga el archivo correspondiente. En el siguiente ejemplo se explica la estructura
del nombre del archivo que se ha generado.
Ejemplo:
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RegCumBenefGrado11: este encabezado identifica el proceso a realizar.
12: corresponde al total de registros (NNA) que se encuentra en el archivo.
271: corresponde el código SIFA de la sede, este número es el que se debe
registrar para ver el resultado de la validación del archivo posteriormente.
05001: corresponde al código del municipio.
18_3_2014: corresponde a la fecha en que se descarga el archivo
(DD_MM_AAAA)
11_53_27_497: corresponde a la hora en que se descargó el archivo
(HORA_MINUTOS_SEGUNDOS_ CENTESIMOS DE SEGUNDOS).
El archivo contiene la información de los NNA que la vigencia anterior cursaban
grado 11.
Registrar si el beneficiario curso y aprobó el grado 11, para lo cual es
importante tener en cuenta que todos los NNA bajan con S, y la institución debe
indicar en cada caso si el menor efectivamente Curso y aprobó el grado 11, para
lo cual es preciso que:
• Si el adolecente curso y aprobó el grado 11 mantener la S para el beneficiario.
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• Si el adolecente NO curso y aprobó el grado 11 cambiar la S por la N para el
beneficiario.
Adicionalmente para los NNA que la Institución Educativa ha reportado con S lo que
indica que cursó y aprobó grado 11 y se debe de registrar la fecha del acta de grado
con que se formalizó la graduación del NNA, así como se observa a continuación.
El formato de fecha de grado debe ser AAAAMMDD por ejemplo 20150531
• A manera informativa en la columna SIMAT registra como graduado” se indica si el
menor en el SIMAT se registra como graduado, con el propósito que la entidad
educativa verifique el estado del alumno.
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5. CARGAR ARCHIVOS
Una vez los archivos están debidamente registrados debe realizarse el cargue de los
archivos. A continuación se describe el proceso:
5.1 INGRESO A LA PLATAFORMA
Para acceder al Sistema de Información del programa Más Familias en Acción –SIFA,
ingrese por el navegador de búsqueda
a la siguiente dirección
electrónica masfamilias.dps.gov.co e ingrese con el usuario y contraseña asignado
por el programa.
Al Ingresar por la opción “Cumplimiento de Compromisos - Cargar Archivo de
cumplimiento por Entidades”.
Se habilita la siguiente pantalla
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Adjuntar el archivo en el botón seleccionar archivo y dar clic en “Cargar”
5.2 Si el archivo que ha sido cargado cumple con la estructura requerida aparecerá el
siguiente mensaje:
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Es importante que tengan en cuenta que la validación de la
información cargada NO se realiza en línea, tiempo real, es decir el
archivo cargado entra en cola y el resultado del cargue cada rector
debe visualizarlo posteriormente.
Por esto es importante que el Rector esté consultando, el estado del
proceso hasta que encuentre que ha finalizado y visualice el resultado
obtenido después de la validación realizada por el sistema.
5.3. El resultado de la validación se puede ver ingresando por opción:
“Cumplimiento de Graduados Grado 11 - Cargar Archivo de “cumplimiento graduados
grado 11” y registrando en el campo Código
Sede, el código (SIFA) de la institución, que corresponde al número indicado en el
encabezado del archivo descargado:
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El código para consulta del resultado del proceso, también puede
visualizarse en el nombre del archivo tal como se muestra en el
siguiente ejemplo:
Nombre del archivo descargado
Para el ejemplo, el código Sifa de la sede es: 271. Registre este código en el campo
Código Sede:
Al dar Buscar, el sistema presenta la siguiente información.
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En el espacio “Estado de proceso” se muestran los siguientes datos:

El estado:
 Pendiente: El archivo aún está en cola pendiente de ejecución.
 Ejecución: El archivo se está ejecutando. Si desea esperar el resultado, pueda
dar Buscar en el código para refrescar la información en pantalla.
 Finalizado: Indica que el proceso de validación del archivo finalizó.
 Finalizado con error: Indica que el proceso de validación del archivo no
Terminó presentando error por alguna de las siguientes causas:
comunicación, servidor, luz, tiempo de espera agotado o cierre de inicio de
sesión por tiempo inactivo. En este caso debe comunicarse con la mesa de
ayuda, numeral 9 del presente instructivo. En este caso el archivo debe
cargarse nuevamente.

La fecha y hora asociada al estado así:
 Pendiente: Indica la fecha y hora en el que se realizó el cargue del archivo.
 Ejecución: Indica la fecha y hora en que se está ejecutando el proceso de
validación del archivo cargado.
 Finalizado: Indica la fecha y hora en que finalizó la ejecución del proceso de
validación del archivo cargado.

Mensaje
Presenta el total de registros procesados, el total de registros cargados con
cumplimiento, el total de registros cargados con incumplimiento y el total de
registros inconsistentes.
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En la parte inferior del mensaje se presenta la Huella Digital, la cual permite garantizar
la integridad de la información del archivo cargado. Este número debe ser conservado
por el Rector, ya que en caso de requerirse alguna revisión o reclamo por parte de la
institución debe ser suministrado.
6. CORRECCIONES AL REGISTRAR CUMPLIMIENTOS GRADO 11
Se entiende por corrección de Cumplimientos Grado 11 cuando después de haber
registrado y cargado el archivo con una “N”, se desea cambiarlo por una “S”.
En este caso se procede a descargar nuevamente el archivo de “Registro de
Cumplimientos Grado 11” siguiendo los pasos indicados en el Numeral 4.
Para realizar la corrección requerida, se debe buscar en el archivo y luego a los
menores que requieren corrección y en el campo “Curso y aprobó grado 11” cambiar la
N por S.
Luego se debe cargar nuevamente el archivo y verificar el resultado del cargue.
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7. MESA DE AYUDA
Si usted requiere asesoría, apoyo o solución a algún inconveniente presentado, puede
comunicarse con la Mesa de Ayuda del Programa, de lunes a viernes en horario de
8:00 a.m. a 5:15 p.m. enviando su solicitud al correo
[email protected]
CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
RAZÓN DE LA MODIFICACIÓN
1
15-12-2015
Verificación de Compromisos
REVISÓ:
APROBÓ:
Nombre: Andrea Paola Fernandez Guarín
Nombre: Yolima Alejandra Acosta Lobo
Cargo: Profesional Especializado
I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación
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Cargo: Coordinadora Seguimiento y
Monitoreo – Gestión para la Inclusión
Social
Gestión para la Inclusión Social