Caracterización del Proceso de Gestión Administrativa y Financiera

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Código
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Caracterización del Proceso de Gestión Administrativa y Financiera
OBJETIVO DEL PROCESO
RESPONSABLE
Apoyar y controlar la gestión financiera y administrativa de la Universidad de Pamplona, la equitativa
distribución de los recursos para promover la transparencia y el efectivo cumplimiento de los objetivos
de nuestra Institución
Inicia
Planificación del Proceso
ALCANCE
Termina
Medición, Análisis y Mejora
LIDER DEL PROCESO
INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS
EMISOR
ENTRADA
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDA
Direccionamiento
Estratégico –
Planeación
Normatividad
Direccionamiento
Estratégico
Estado
Plan de Desarrollo
Institucional
Presupuesto Institucional
aprobado
Elaboración del Plan de
Acción
Plan de acción
elaborado
Identificación de
Necesidades
Solicitud de personal,
bienes, equipos e
insumos
Política de calidad
Objetivos de calidad
RECEPTOR
P
Líder del Proceso
Gestión del
Talento Humano
Gestión
Adquisición de
Bienes y Servicios
Gestión de la
Infraestructura y
Apoyo Logístico
Manual de
Procedimientos y
Operaciones
Sistema Integrado
de Gestión
FAC-23 “Planificación,
Control y Seguimiento al
Sistema Integrado de
Gestión”
Revisión de su pertinencia
y/o actualización
Documentos revisados Sistema Integrado
y/o actualizados
de Gestión
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EMISOR
ENTRADA
ACTIVIDADES
Solicitud de Financiación
de Matricula
Estudio de aprobación de la
Financiación
Estudiantes
Solicitud de Reembolso
de Matricula
Gestión
Presupuestal y
Contable
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disponibilidad
presupuestal y registros
presupuestal elaborados
H
Calendario
Académico para
liquidación de matricula
financiera
RESPONSABLE
SALIDA
RECEPTOR
Líder del Proceso
Financiación
Aprobada
Estudiantes
Solicitud de
disponibilidad
presupuestal
Gestión
Presupuestal y
Contable
Cuenta por pagar
aprobada
Proceso de
Pagaduría y
Tesorería
Publicación de la
liquidación de
matricula financiera
Estudiantes
Verificación de la solicitud
de reembolso
Líder del Proceso
Autorización del trámite
para pago de reembolso
Técnico
Administrativo
Verificación de documentos
soporte
Líder del Proceso
Autorización de Pago
Parametrización del
aplicativo
Gestión Académica
Código
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Asignación de Descuentos
Pruebas de
liquidación
Verificación de la
liquidación
Técnico
Administrativo
Líder del Proceso
Profesional y
Técnico de
Liquidación de
Matriculas
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EMISOR
ENTRADA
Gestión de
Recursos Físicos y
Apoyo Logístico
Solicitud de autorización
de combustible
Personal directivo
Solicitud de autorización
de línea celular
Gestión
Presupuestal y
Contable
Disponibilidad
presupuestal y registros
presupuestal elaborados
Rectoría
Viáticos autorizados
Gestión
Presupuestal y
Contable
Disponibilidad
presupuestal, registros
presupuestal y
Orden de Pago
elaborados
Líder del proceso,
OPS
Informes de
cumplimiento
Rectoría
Autorización de tiquetes
aéreos y reservas de
hotel
Alta Dirección
Autorización de
contratación de OPS
ACTIVIDADES
Verificación de la solicitud
Autorización
Verificación de documentos
soporte
Autorización de Pago
Liquidación de viáticos
H
Elaboración de Resolución
y legalización mediante la
firma
Recepción y verificación de
los documentos
Establecen contacto con la
agencia de viajes y los
hoteles para la solicitud de
reserva
Verificación de la
documentación
Ingreso de datos al sistema
Elaboración,
perfeccionamiento del
contrato
RESPONSABLE
SALIDA
RECEPTOR
Líder del Proceso
Solicitud de
disponibilidad
presupuestal
Gestión
Presupuestal y
Contable
Gestión de
Pagaduría y
Tesorería
Técnico
Administrativo
Relación para pago de
líneas de celular
Líder del Proceso
Cuenta por pagar
aprobada
Proceso de
Pagaduría y
Tesorería
Solicitud de
disponibilidad
presupuestal
Gestión
Presupuestal y
Contable
Resolución y soportes
de la cuenta para
pago
Proceso de
Pagaduría y
Tesorería
Relación de Pagos
Presupuesto y
Pagaduría
Asistente
Administrativo
Solicitud de
disponibilidad
presupuestal
Gestión
Presupuestal y
Contable
Asistente
Administrativo
Contrato elaborado
OPS
Técnico
Administrativo
Técnico
Administrativo
Líder del Proceso
Técnico
Administrativo
Líder del Proceso
Técnico de Nómina
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EMISOR
ENTRADA
Gestión del Talento
Humano
Solicitud de necesidades
de capacitación,
inducción,
entrenamiento, bienestar
social
Infraestructura y
Logística
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Identificación de
necesidades
Necesidades de
mantenimiento de
equipos e infraestructura
.Análisis de necesidades
de infraestructura y
mantenimiento de equipos
Líder del Proceso
Aplicación de las directrices
documentales
Gestión Documental
Administración del
SIG
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Directrices de la
documentación
PAC-01, PAC-02, PAC04, PAC-05, PAC-06,
PAC-08, PAC-12 FAC23
H
Revisión, análisis de la
gestión documental en el
Proceso
Ejecución de los
documentos exigidos por la
norma
Ejecución del FAC-23
“Planificación, Control y
Seguimiento al SIG”
Medición de indicadores
Toma de acciones de
mejora continua
SALIDA
RECEPTOR
Solicitud de
necesidades de
capacitación,
inducción,
entrenamiento,
bienestar social
Gestión del
Talento Humano
Solicitud de
requerimientos
Infraestructura y
Logística
Solicitud para
inclusión o eliminación
de documentos en las
Tablas de Retención
Gestión
Documental
Documentación
actualizada
Líder del Proceso
FAC-08 “Actas de
Reunión”
Informes acorde a las
fechas establecidas en
el FAC-23
Administración del
SIG
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Revisión y aprobación
menores a 300 smmlv
Dependencia
adscritas a la
Vicerrectoría
Administrativa y
Financiara
Solicitud de disponibilidad
presupuestal
Solicitud de
requerimientos de
bienes y servicios
Líder del Proceso
Contrato o Convenio
Almacén e
Inventarios
RESPONSABLE
SALIDA
RECEPTOR
Ejecución del Proceso
Precontractual
Designación del supervisor
o interventor
EMISOR
ENTRADA
Administración del
SIG
Plan de Auditorías
Internas
Solicitud de Planes de
mejoramiento producto
de auditorias
Control Interno
EMISOR
ACTIVIDADES
Ejecución de Auditorias
V
ENTRADA
ACTIVIDADES
Solicitud de informes de
avance
Administración del
SIG
Control Interno
Instrumento para
identificación de riesgos
(Mapa de riesgos del
proceso)
Elaboración del plan de
mejoramiento
Informes de Auditorias
Líder del Proceso
RESPONSABLE
Plan de mejoramiento
aprobado
SALIDA
Control Interno
RECEPTOR
Control y seguimiento
a la efectividad de las
acciones correctivas y
preventivas
Ejecución de acciones
correctivas y preventivas
Administración del
SIG
A
Líder del Proceso
Seguimiento y control a los
riesgos Identificados y
valorados
Control Interno
Riesgos actualizados y
controlados
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CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL
QUE SE CONTROLA
COMO SE
CONTROLA
QUIEN LO
CONTROLA
FRECUENCIA DEL
CONTROL
REGISTRO DEL
CONTROL
Teniendo en cuenta los
criterios establecidos
en: Reglamento
académico
Calendario
Académico para
liquidación de
matricula financiera
Control en las
entradas
Solicitud de
reembolsos
Controles en las
actividades
Calendario académico
Líder del proceso
semestral
Normatividad interna y
externa aplicable
parametrización del
aplicativo
Verificación de la
solicitud
Acuerdo 86 del 2 de
diciembre de 2005
Solicitud de
financiación de
matricula financiera
A través del PDE.VA06 Financiación de
Matricula Financiera
Estudio de aprobación
de la Financiación
Según lo establecido
en la actividad 4.2 y
4.3 del PDE.VA-06
Financiación de la
Matricula Financiera y
Aprobación
Financiación
Aplicativo
ACADEMOSOFT
Copias de seguridad
Líder del proceso
Líder del Proceso
Líder del proceso
Permanente
FDE.VA-01Reembolso
Semestral
FDE.VA-08 Solicitud de
Financiación de
Matricula Financiera y
Compromiso de Pago
Semestral
FDE.VA-08 Solicitud de
Financiación de
Matricula Financiera y
Compromiso de Pago
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CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL
QUE SE CONTROLA
COMO SE
CONTROLA
QUIEN LO
CONTROLA
FRECUENCIA DEL
CONTROL
REGISTRO DEL
CONTROL
Con la autorización de
viáticos
Correo electrónico de
autorización.
Normatividad vigente
Liquidación de viáticos
Líder del proceso
Permanente
PDE.VA-03 Trámite de
Viáticos y/o Gastos de
Desplazamiento
Cuentas por pagar
aprobadas
Controles a las
salidas
Solicitud de
disponibilidad
presupuestal
Entrega de cuentas al
proceso de Pagaduría
descritas en el libro
radicador donde se
relacionan los soportes
Solicitud registrada en
el libro radicador para
entrega al Proceso de
Presupuesto
FDE.VA-03 Liquidación
de Viáticos
Líder del proceso
Permanente
Libro radicador
Líder del proceso
Permanente
Libro radicador
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RECURSOS
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE
TRABAJO
TALENTO HUMANO
Líder del Proceso de Gestión Administrativa
y Financiera
Asistentes Administrativo
Técnicos Administrativo
Profesionales y OPS
Oficinas (Dotación básica, computadores –
software de oficina-impresoras, conexiones
eléctricas de comunicación y archivador,
planoteca)
Estanterías para archivo
Servicios de apoyo, teléfono y fax
TECNOLOGICOS
Hardware y Software
Red de comunicaciones ( teléfono, fax, internet,
spark, etc )
REQUISITOS ASOCIADOS
NORMAS TECNICAS DE CALIDAD
NTCGP 1000:2009 Gestión de la
Calidad en el Sector Público
4.2.3 -4.2.4 – 7.1 -7.2 – 7.5 – 8.2.1 –
8.2.3 – 8.2.4 – 8.3 – 8.4 – 8.5 MECI
LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN








Resolución No. 089 del 8 de febrero de 2010
Resolución No 005 del 20 de enero de 2009
Resolución 0321 de fecha 30 de abril de 2009
Acuerdo 186 del 2 de Diciembre del año 2005
Decreto No. 1398 del 26 de Abril de 2010. Departamento
Administrativo de la Función Pública.
Resolución No.0036 del 17 de Enero de 2006, Oficina de
Rectoría
Acuerdo No.186 02 de diciembre de 2005, Por el cual compila y
actualiza el Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado.
Resolución 1801 del 18 de Agosto de 2015
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NTCGP 1000:2009 Gestión de
la Calidad en el Sector Público
NTCISO 9001:2005 Sistema de
Gestión de la Calidad.
Fundamentos y vocabulario





Acuerdo No.051 26 de Julio de 2008, Por el cual se
establecen, unifican y actualizan las Normas relacionadas
con los derechos académicos de los programas de
pregrado de la modalidad a Distancia (Acuerdo Vigente).
Acuerdo No.080 del 17 de agosto de 2007. Por el cual se
establecen los costos de unos derechos académicos de la
modalidad a distancia.
Acuerdo No.024 8 de marzo de 2005. Por el cual se
establece la tabla de matrículas para los programas de
pregrado de modalidad presencial de la Universidad de
Pamplona a partir del primer periodo de 2003.
Acuerdo No.005 23 de enero de 2006. Por el cual se
establece la tabla de matrículas para los programas de
pregrado de modalidad presencial de la Universidad de
Pamplona primer periodo académico 2006.
Acuerdo No.069 12 de junio de 2006. Por el cual se
establece la tabla de matrículas para los programas de
pregrado de modalidad presencial de la Universidad de
Pamplona segundo periodo académico 2006.
Acuerdo No.095 6 de octubre de 2006. Por el cual se
establece la tabla de matrículas para los programas de
pregrado de modalidad presencial de la Universidad de
Pamplona primer periodo académico 2007. (Acuerdo
vigente)
Ley 403 de 1997. Por la cual se establecen estímulos para
los sufragantes.
Resolución 379 del 27 de Noviembre del 2008, por la cual
la Secretaria de Hacienda del Departamento Norte de
Santander establece el cobro de la Estampilla Pro-cultura.
Acuerdo 0121 del 16 de Agosto de 2005. Por el cual se
crea el fondo de capital semilla para planes de negocio
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DOCUMENTOS ASOCIADOS
DOCUMENTOS
Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos
REGISTROS
Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos
INDICADORES
Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos
RIESGOS
Ver FCI-10 Mapa de Riesgos
OBJETIVOS DE
CALIDAD
ASOCIADOS
Garantizar la sustentabilidad y crecimiento institucional