PERFIL DEL CARGO TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

PERFIL DEL CARGO TECNÓLOGO EN
GESTIÓN DOCUMENTAL
IDENTIFICACIÓN GENERAL DEL CARGO
Nombre del cargo: Tecnólogo en Gestión Documental Palmira.
Unidad a la que pertenece: Coordinación de Gestión Documental – Secretaría General
Reporta a: Secretario General
Personal a cargo: N.A.
Horario: Medio tiempo
Objetivo del cargo: Garantizar el adecuado manejo, organización, conservación y custodia
de los archivos, asegurando los procesos y procedimientos archivísticos, con el fin de que
sean llevados a cabo de forma adecuada y oportuna, desde las dependencias de origen
hasta el archivo general, de acuerdo con los lineamientos institucionales.
Funciones

Asesorar las diferentes unidades de la universidad sobre el manejo y control de los
archivos administrativos, para el correcto traslado documental al archivo central.

Realizar acompañamiento a las unidades de la Seccional, con el fin de asegurar que
las recomendaciones impartidas hayan sido aplicadas adecuadamente, y elaborar
programa de entrega de los archivos a cargo del personal administrativo.

Elaborar cronograma de reuniones con las personas que integran las unidades que
realizan gestión documental con el fin de garantizar el adecuado manejo, organización,
conservación y custodia de los archivos a cargo de cada unidad

Recibir y confrontar que la documentación consignada en los formatos de traslado
haya quedado debidamente registrada y corresponda con lo entregado por la
dependencia.

Procesar los archivos que llegan por transferencia interna, marcando las carpetas y
ubicándolas en las unidades de instalación (cajas).

Estructurar instrumentos de control documental (inventarios, índices, referencias
cruzadas, entre otros), para agilizar el acceso a la información.

Participar y elaborar las actas en los comités de archivo institucionales.

Programar y convocar al equipo del departamento, para realizar las “Brigadas”,
actividades que permitan avanzar en los procesos de los archivos administrados
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(archivo central, contratos y convenios, fotográfico, planos, material académico como
libros y actas de calificaciones, tesorería, contabilidad e historias clínicas de la IPS
UPB adscrita al Instituto Familia y Vida).

Asegurar el seguimiento de la normatividad del Archivo General de la Nación en los
procedimientos documentales institucionales.

Cotizar, analizar y proponer la adquisición de mobiliario e insumos de archivo
apropiados para garantizar la perdurabilidad de la información custodiada por el área
de Gestión documental y en las demás Unidades de Archivo de las dependencias; y
enviarlo a la sección de compras para su respectivo trámite. En las unidades este
proceso se lleva a cabo sólo por solicitud de la misma.

Contactar y definir citas con otras instituciones, para ser visitadas por el equipo de
trabajo, con el propósito de observar, comprender e intercambiar conceptos
archivísticos que puedan serle de utilidad al área de Gestión documental.

Recibir, tramitar y dar respuesta oportuna a las consultas emitidas desde las diferentes
unidades, brindando atención personalizada a los usuarios internos (administrativodocentes-investigadores-estudiantes) y externos, sobre información contenida en los
archivos institucionales.

Recibir y asumir asesoría de la sede central en la organización y clasificación de los
archivos como sistema nacional, para lo cual deberá tener permanente contacto con
el departamento de Gestión Documental de la UPB Medellín.

Cumplir con las normas de bioseguridad establecidas y requeridas.

Responder por el uso adecuado de los equipos y elementos de trabajo asignados a
su cargo.

Participar en las capacitaciones y programas establecidos por la universidad.

Apoyar en las diferentes actividades administrativas cuando se requiera.

Presentar informes de avance y gestión de las actividades asignadas al superior
inmediato cuando éste lo considera conveniente.

Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de
acuerdo a la naturaleza del cargo.
Formación Académica: Tecnólogo de archivo, gestión o administración documental.
Conocimientos Esenciales
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GESTIÓN DOCUMENTAL

Normatividades y técnicas archivísticas.

TIC.

Sistema de Calidad.
Experiencia
Dos (2) años en cargos o actividades similares.
Competencias
NIVEL
COMPETENCIAS
A
B
D
C
Competencias especificas
Calidad en el trabajo
X
Autocontrol
Organización y Planificación
X
X
Competencias institucionales
Ética
Liderazgo
X
X
Compromiso/ Identificación con la
organización
X
Competencias generales
Orientación al cliente externo e interno
X
Orientación al resultado
X
Trabajo en equipo
X