descripción del sistema de gestión y control del organismo intermedio

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
Y CONTROL DEL PO PLURIRREGIONAL
“ADAPTABILIDAD Y EMPLEO” DEL SOIB
PERIODO 2007-2013
Versión 2
1
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………...3
2. FUNCIONES PRINCIPALES DEL SOIB COMO ORGANISMO
COLABORADOR……………………………………………………………………………..3
3. FUNCIONES DE LAS UNIDADES DEL SOIB QUE INTERVIENEN EN LA
GESTIÓN DE LAS LINEAS DE ACCION DEL POAE……………………………….…6
3.1. ESTRUCTURA Y FUNCIONES ……………..…………………………………...7
3.2. ORGANIGRAMA ………………………………………………….…….…….…20
4. OPERACIONES CON CARGO AL PROGRAMA OPERATIVO ………………40
4.1.PROGRAMACIÓN……………………………………………………..……..…40
4.2. PROCESO DE SELECCIÓN, APROBACIÓN Y PUESTA EN MARCHA
DE LAS OPERACIONES……………………………………….…………………….40
4.2.PROCESO DE EJECUCION DE LAS OPERACIONES …..………………42
5. EL PROCESO DE SEGUIMIENTO……………………………………………………46
5.1. EL SEGUIMIENTO TÉCNICO…………………..………………………......46
5.2. EL SISTEMA INFORMÁTICO………………………………………………..49
5.3. SEGUIMIENTO FINANCIERO……………………………………………….50
5.4. SEGUIMIENTO FISICO………………………………………………………..51
5.5. INFORMES DE EJECUCIÓN ANUAL Y FINAL……………………….….58
6. EL PROCESO DE CONTROL Y VERIFICACIÓN………………………………….58
6.1.LIQUIDACIÓN………………..………………………………………………….58
6.2. LAS VERIFICACIONES………………………………………………………...59
6.3. CERTIFICACIÓN DE DECLARACIÓN DE GASTOS Y SOLICITUD DE
PAGO………………………………………..……………………………………..……63
7. EL PROCESO DE EVALUACIÓN……………………………………………………65
8. LOS PROCESOS DE SOPORTE………………………………………………………66
8.1. INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD………………………………....…….66
8.2. GESTIÓN DOCUMENTAL………………………..………………..……66
8.3.
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO…………………………..…………68
8.4.
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO…………………………….………68
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1. INTRODUCCIÓN
El Programa Operativo Plurirregional FSE Adaptabilidad y Empleo 2007-2013
(POAE), conforme a sus disposiciones de aplicación, designa a la Unidad
Administradora del Fondo Social Europeo (UAFSE) del Ministerio de Trabajo e
Inmigración como Autoridad de Gestión, y designa al Servicio Público de
Empleo Estatal (SPEE) como Organismo Intermedio (OI).
El SPEE en el desarrollo de sus funciones y sin perjuicio de su responsabilidad,
contará con el apoyo de los organismos competentes de las Comunidades
Autónomas.
Respecto de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares, el Acuerdo de 30 de
marzo de 2009 por el que se regulan las competencias de la Autoridad de Gestión que
serán desarrolladas por el Servicio Público de Empleo Estatal designa como
organismo colaborador al Servicio de Empleo de las Illes Balears (SOIB).
El SOIB ejerce las competencias que le atribuye la Ley 7/2000, de 15 de junio,
de creación del mismo, modificada por el artículo 33 de la Ley 8/2004, de 30
de diciembre, modificada por la disposición final quinta de la Ley 9/2009, de
21 de diciembre de presupuestos generales de la comunidad autónoma de las
Illes Balears para el año 2010 y modificada por el Decreto ley 4/2011, de 5 de
agosto, de modificación de la Ley 7/2000, de 15 de junio antes mencionada .
Se trata de una entidad autónoma, de carácter administrativo, dotada de
personalidad jurídica propia y plena capacidad de obrar, adscrita a la
Consejería competente en materia de Educación.
2. FUNCIONES PRINCIPALES DEL SOIB COMO ORGANISMO
COLABORADOR
La Descripción de Sistemas de Gestión y control del Servicio Público de Empleo Estatal y el
Acuerdo de 30 de marzo de 2009, por el que se regulan las competencias de la Autoridad
de Gestión que serán desarrolladas por el Servicio Público de Empleo Estatal disponen
que los organismos colaboradores, en nuestro caso el SOIB, prestará al SPEE
todo el apoyo y colaboración en la gestión y ejecución de las siguientes tareas:
1) Establecer procedimientos que garanticen que la selección de las
operaciones para su financiación se realizan de conformidad con criterios
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aplicables al PO, debidamente aprobados por el Comité de Seguimiento, y que
dichas operaciones se atienen a las normas comunitarias y nacionales
aplicables en la materia durante todo el período de ejecución.
2) Garantizar frente al SPEE que se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o
la prestación del servicio objeto de cofinanciación, que se ha efectuado
realmente el gasto declarado por los beneficiarios en relación con las
operaciones, y que éste cumple con las normas comunitarias y nacionales
aplicables en la materia. Para ello, los SPE realizarán tanto las verificaciones
administrativas de todos los gastos relativos a las operaciones incluidas en los
distintos certificados de gastos que se remitan al SPEE, como las verificaciones
in situ que abarquen parte de los gastos antes mencionados, y que cumplan
con los requisitos establecidos en el artículo 13.3 del Reglamento (CE) 1828/2006
del Consejo, de 11 de julio de 2006, por el que se establecen las disposiciones relativas al
Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión y
se deroga el Reglamento (CE) nº1260/1999.
3) A efectos de garantizar su cumplimiento frente a la Autoridad de Gestión, el
responsable de cada organismo participante, firmará el certificado de
verificaciones y el informe del resultado de las mismas, que acompañará a cada
Certificado de gastos que presente al SPEE. Asimismo, remitirán toda la
información que le sea requerida por el SPEE en este sentido.
4) Asegurar el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad
establecidos en el art. 69 del Reglamento (CE) 1083/2006 de la Comisión, de 8 de
diciembre de 2006, que fija las normas de desarrollo para el Reglamento (CE) nº
1083/2006 del Consejo, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al
Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión, y
el Reglamento (CE) nº 1080/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo al
Fondo Europeo de Desarrollo Regional.
5) Velar porque los beneficiarios y otros organismos participantes en la
ejecución de las operaciones mantengan un sistema de contabilidad separado
o una codificación contable adecuada, en relación con el contenido de las
operaciones, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional.
6) Garantizar que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las
auditorías necesarios para contar con una pista de auditoría apropiada que
garantice la fiabilidad de las solicitudes de reembolso que se presenten al
SPEE. Estos documentos pueden encontrarse directamente en su poder o
puede establecerse su custodia por los beneficiarios, tal y como se prevé en el
artículo 19 del Reglamento (CE) 1828/2006.
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7) Garantizar que todos los documentos justificativos relacionados con los
gastos y con las auditorías correspondientes al POAE se mantienen a
disposición de la Comisión y del Tribunal de Cuentas y otros Organismos de
Control durante un período de tres años a partir del cierre del POAE, o a partir
del año en el que haya tenido lugar el cierre parcial, en su caso, conforme a lo
establecido en el art. 90 del Reglamento (CE) 1083/2006.
8) Asimismo, en su caso, introducirá la información relativa a los informes de
ejecución anual y final del POAE en el sistema SPEE-2007.
9) Colaborar en la ejecución del Plan de Información y Comunicación del SPEE
para el periodo 2007-2013, haciendo un seguimiento de las actividades de
información y publicidad realizadas y suministrando al SPEE toda la
documentación requerida a tal efecto.
10) Trasladar a los beneficiarios la información comunicada por el SPEE en
relación con la adecuada gestión del POAE, y en particular la relativa a las
condiciones específicas de los bienes o servicios prestados en el marco de la
operación, el plan de financiación, el plazo límite de ejecución, la información
financiera y de otro tipo que se deba conservar y comunicar.
11) Informar a beneficiarios de que la aceptación de la financiación del FSE
implicará la aceptación de su inclusión en la lista de participantes. (Anexo XXIII
del Reglamento (CE) Nº 1828/2006).
12) Garantizar que los beneficiarios potenciales de las operaciones han
recibido la información prevista en el artículo 5.2 del Reglamento (CE)
1828/2006.
13) Colaborar con el SPEE para la realización de las evaluaciones vinculadas al
seguimiento del POAE y facilitar al SPEE la información necesaria para que se
puedan llevar a cabo el resto de las evaluaciones pertinentes, de conformidad
con los artículos 47, 48 y 49 del Reglamento (CE) 1083/2006. A tales efectos,
prestarán su colaboración y participarán en cuantos Comités o Grupos
Técnicos de Evaluación, nacionales o comunitarios, se les requiera.
14) Suministrar al SPEE, en el ámbito de su competencia, la documentación e
información necesarias para que las reuniones y trabajos del Comité de
Seguimiento se puedan llevar a cabo.
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3. ORGANIGRAMA Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES DEL SOIB QUE
INTERVIENEN EN LA GESTIÓN DE LAS LINEAS DE ACCION DEL
POAE
El artículo 25 del Decreto 30/2001, de 23 de febrero, de constitución y
régimen jurídico del Servicio de Empleo de las Illes Balears dispone que el
Servicio de Empleo de las Illes Balears se estructura en las siguientes áreas:
Gestión administrativa y servicios.
Intermediación laboral.
Promoción del empleo.
Formación para el empleo.
El artículo 24 del proyecto de Decreto de organización y régimen jurídico del
Servicio de Empleo de las Illes Balears, actualmente en trámite, estructura el
SOIB en las áreas siguientes:
Asuntos Generales
Intermediación laboral
Fomento del empleo
Formación para el empleo
Orientación para el empleo y el autoempleo
Teniendo en cuenta ambos preceptos el SOIB se estructura en dos
Departamentos: Asuntos Generales y Gestión y Planificación Administrativa, y
la figura de un coordinador. En el Departamento Gestión y Planificación
Administrativa se distinguen a su vez tres áreas: Formación, Fomento y
Orientación (estas dos última áreas se corresponden con Promoción del
empleo). El área de Intermediación, con la figura del Coordinador depende
directamente del/de la Director/a.
3.1. ESTRUCTURA Y FUNCIONES
El SOIB, como organismo colaborador del POAE tiene un/a Presidente/a, un/a
Vicepresidente/a y un Director/a.
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Tras la modificación operada en la Ley 7/2000, de 15 de junio, de creación del
SOIB, por el Decreto Ley 4/2011, de 5 de agosto, que adscribe el SOIB a la
consejería competente en materia de educación, el/la PRESIDENTE/A del
SOIB es el titular de la consejería competente en materia de educación o la
persona que se nombre por acuerdo del Consejo de Gobierno, a propuesta del
titular de la consejería de Educación, Cultura y Universidades, oído
previamente el Consejo General.
La presidencia es el órgano superior de dirección unipersonal, le corresponde la
máxima representación del ente y presidir a la vez el Consejo General. Son
funciones del Presidente: ejercer la autoridad superior sobre el personal del
Servicio; ejercer las funciones que sean inherentes a la condición de presidente
del Consejo General; dirigir, coordinar y gestionar la actividad del Servicio;
dirigir la elaboración y ejecución del Plan de Actuación del SOIB; coordinar
las actuaciones del Servicio con las Administraciones Públicas implicadas en
las políticas de empleo y en la formación profesional, y, sobre todo, con el
Servicio Público de Empleo Estatal; autorizar gastos, contraer obligaciones y
proponer pagos del Servicio; suscribir convenios en las materias de
competencia del SOIB, y ser su órgano de contratación; conceder ayudas y
subvenciones; nombrar y cesar a los responsables de las áreas del Servicio;
dirigir los recursos humanos del Servicio, de acuerdo con la legislación
específica; suscribir contratos en nombre del Servicio de Ocupación de las Illes
Balears; adoptar las medidas necesarias para el control y funcionamiento del
Servicio, y cualquier otra facultad que no corresponda a otro órgano o que le
sea asignada por la normativa vigente.
El/la VICEPRESIDENTE/A del Servicio de Ocupación de las Illes Balears es el
órgano directivo encargado de la gestión de los servicios comunes. Tras la
anteriormente citada modificación operada en la Ley 7/2000, de 15 de junio,
de Creación del SOIB, por el Decreto Ley 4/2011, de 5 de agosto, el cargo lo
ocupa el titular de la secretaria general de la consejería competente en materia
de educación o la persona que se nombre por acuerdo del Consejo de
Gobierno, a propuesta del titular de la consejería de educación o la persona
que se nombre por acuerdo del Consejo de Gobierno, a propuesta del titular
de la consejería de Educación, Cultura y Universidades, oído previamente el
Consejo General.
Las funciones del Vicepresidente son: sustituir al presidente en casos de
ausencia, vacante, enfermedad y cualquier otra circunstancia que le impida
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ejercer sus funciones ; la gestión patrimonial de los bienes muebles e inmuebles
y el mantenimiento del inventario del Servicio de Ocupación de las Illes
Balears.; la gestión de los asuntos generales del Servicio: régimen interior,
mantenimiento de instalaciones y similares; la gestión de los recursos
humanos, económicos y jurídicos del Servicio; la elaboración del anteproyecto
de presupuestos del SOIB y control de la gestión del presupuesto; y por último,
la gestión del registro general.
El/la DIRECTOR/A es el órgano ejecutivo ordinario del Servicio de Ocupación
de las Illes Balears y asume la gestión y dirección de éste. El nombramiento y
cese del director del SOIB se ha de realizar mediante acuerdo del Consejo de
Gobierno, a propuesta del titular de la consejería competente en materia de
Educación, Cultura y Universidades, oído previamente el Consejo General.
El/la Director/a del Servicio de Ocupación de las Illes Balears ejercerá las
facultades de administración y gestión ordinaria del Servicio y, en general, las
funciones ejecutivas que de éstas le sean asignadas por delegación, comisión o
apoderamiento. En particular, de acuerdo con las directrices que el presidente
señale, son atribuciones del director las siguientes: auxiliar al presidente en las
actividades para el cumplimiento de las funciones del Servicio; elaborar y
presentar las memorias anuales y los programas de actuación, así como dirigir
su ejecución y controlar su adecuado cumplimiento; dirigir, coordinar,
planificar, controlar y proponer las actividades del Servicio necesarias para
cumplir los fines y las funciones que tenga asignadas; gestionar la
intermediación en el mercado laboral de las Illes Balears; velar para la
utilización racional y eficiente de los medios materiales del Servicio; realizar las
propuestas de resolución; proponer el nombramiento y cese de los
responsables de las áreas del Servicio; ejecutar los acuerdos del Consejo
General y velar por su cumplimiento; informar al presidente y al Consejo
General de cuantas cuestiones se refieran a la gestión del Servicio; ejecutar las
funciones que le delegue el presidente o el Consejo General; presidir las
reuniones del Consejo General y de la Comisión Ejecutiva en ausencia del
presidente y del vicepresidente; y en general, todas las otras funciones que
correspondan a la gestión del servicio, dentro de las directrices establecidas
por el presidente o por el Consejo General, o le sean atribuidas por éstos.
El/la Director/a, es el responsable de las relaciones con el Organismo
Intermedio y con las autoridades de gestión, certificación o auditoria. Asiste a
las reuniones de coordinación que el Organismo Intermedio convoque. Firma
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los certificados exigidos por la normativa sobre fondos transferidos desde el
Organismo Intermedio y los informes parciales de ejecución anual y final.
Bajo la dependencia del Director/a el SOIB se estructura en los dos grandes
Departamentos y un coordinador :
 Asuntos Generales
 Gestión y Planificación Administrativa
 Coordinador para la Intermediación
 DEPARTAMENTO DE ASUNTOS GENERALES
El/la Jefe/a de Departamento de Asuntos Generales, sustituye al/a la
Director/a en las relaciones con el Organismo Intermedio. Bajo la
responsabilidad del/de la Vicepresidente/a y del/de la Director/a supervisa y
propone la modificación del SOIB y planifica, coordina y dirige las áreas de los
Servicios Generales. Propone la contratación de personal laboral temporal,
controla la plantilla presupuestaria de capitulo I. Conjuntamente con el Jefe/a
de Departamento de Gestión y Planificación Administrativa programa las
convocatorias de todas las subvenciones gestionadas desde el SOIB. Controla
el procedimiento de aprobación de convocatorias hasta su publicación en el
BOIB. Coordina, supervisa y gestiona las actuaciones necesarias para llevar a
cabo la ejecución de los presupuestos del SOIB. Es responsable de la gestión,
control y seguimiento de los Programas Operativos del FSE. Es responsable de
informar a la Comisión Ejecutiva sobre las convocatorias de subvenciones que
tramita el SOIB y de las relaciones con la Autoridad de Auditoria. Es
secretario/a de la Comisión Ejecutiva y del Consejo General del SOIB. Asiste a
la Vicepresidencia y a la Dirección del SOIB en las funciones que le encarguen.
Este Departamento se articula en cinco Servicios:
 Jefe/a de Servicio Jurídico
Depende orgánicamente del Jefe/a de Departamento de Asuntos
Generales. Le corresponde el asesoramiento de los órganos
superiores y directivos del SOIB. Es responsable de las tareas propias
del Servicio. Elabora los informes jurídicos preceptivos y otros que se
soliciten en los expedientes administrativos que tramite el personal
del SOIB. Resolución de recursos administrativos. Ejecución de
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sentencias y colaboración con el orden jurisdiccional. Elabora la
normativa del SOIB.
De este Servicio depende una Sección, que auxilia al Servicio en sus
funciones. Además tiene dos técnicos/as superiores y un
administrativo/a.
 Jefe/a de Servicio de la Unidad de Gestión Económica
Depende orgánicamente del Jefe/a de Departamento de Asuntos
Generales. Es responsable de la gestión económico-financiera del
Organismo Colaborador. Elabora el anteproyecto de presupuesto
del SOIB. Controla, gestiona y ejecuta el presupuesto y todos los
actos con incidencia presupuestaria de las operaciones. Responsable
de la cumplimentación y remisión al SEPE, de los Anexos de carácter
presupuestario de la orden TIN anual de distribución territorial de
fondos. Responsable de la custodia de los Anexos de la orden TIN
anual de distribución territorial de fondos.
Responsable de la tramitación de documentos contables en el
sistema informático SAP.
Depende de este servicio una Sección, que auxilia al Jefe de Servicio
en sus funciones.
Además es personal de este servicio un técnico/a de grado medio y
dos auxiliares.
 Jefe/a del Servicio de Contratación y Patrimonio
Depende orgánicamente del Jefe/a de Departamento de Asuntos
Generales. Es responsable de la gestión, tramitación y seguimiento
de la ejecución de los contratos administrativos que realice el SOIB.
También es responsable de la gestión de Patrimonio, incluyendo
alquileres, gestión y tramitación de los proyectos de inversión y de
todas las incidencias técnicas, informáticas (también gestión de
usuarios), suministros de material fungible de todas las unidades y
oficinas del SOIB, así como el desarrollo y actualización de la página
web del SOIB.
El servicio cuenta con 1 facultativo/a superior, 1 facultativo/a
técnico/a informático/a, 1 técnico/a administrativo,
1
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administrativo/a, y 3 subalternos, de los cuales, uno de ellos es
chofer.
De este servicio depende una sección de informática, responsable de
la elaboración de la nueva herramienta de gestión del SOIB. Cuenta
con 1 facultativo superior informático.
El Jefe/a de área de personal, depende orgánicamente del/ la Jefe/a
de Departamento de Asuntos Generales y del Jefe/a del Servicio de
Contratación y Patrimonio. Se ocupa de la coordinación del
personal, del control del horario y las incidencias. Cuenta con 1
administrativo/a y 1 auxiliar administrativo/a.
 Jefe/a del Servicio de Archivos
Depende orgánicamente del Jefe/a de Departamento Asuntos
Generales. Es responsable de la custodia y conservación de los
expedientes finalizados de las operaciones cofinanciadas. Garantiza
la digitalización y conservación de la documentación relevante y su
custodia hasta el período establecido en la normativa europea.
Mantiene las relaciones con el Archivo General de la Administración.
Responsable del registro y control de los expedientes a su cargo.
Responsable de la entrega y recepción de los expedientes completos
para las auditorias que se realicen.
En el caso de documentación relacionada con las operaciones del
PO FSE 2007-2013, o del PO Adaptabilidad y Empleo, comunica al
Organismo Intermedio o a la Sección de Programas Operativos del
FSE, respectivamente, el archivo de la documentación y su ubicación,
al objeto de permitir la realización de auditorías por parte de los
órganos de control (Intervención General CAIB, Autoridad de
Gestión, Tribunal de Cuentas, Comisión Europea, OLAF).
Es responsable del Registro General del SOIB.
Tiene a su cargo 1 auxiliar administrativo y 1 subalterno.
Dado que el OI ha delegado en el SOIB la selección y aprobación de las
operaciones y la gestión de las mismas, esta estructura garantiza la
correcta segregación de funciones a través de la Jefatura de Sección de
Programas operativos del FSE, depende orgánicamente del Jefe/a de
Departamento de Asuntos Generales. Supervisa la realización de las
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tareas de verificación del art.13 del personal del Servicio. Pertenece al
Grupo de Trabajo del Comité Consultivo de Seguimiento y Evaluación
del FSE y asiste a las reuniones que convoca la Autoridad de Gestión.
Responsable de la determinación de la muestra de las operaciones a las
que se deberá realizar las visitas in situ. Supervisa las verificaciones
administrativas e in situ del art. 13 del Reglamento (CE) 1828/2006.
Elabora los informes anuales y final a partir de la información que
introduzcan en “Fondos Europeos” las unidades de gestión
correspondientes. Responsable de la cumplimentación y remisión al
SEPE, de los Anexos de la orden TIN anual de distribución territorial de
fondos relativos a la justificación de operaciones cofinanciadas por el
Fondo Social Europeo. Colabora con el SPEE para la realización de las
evaluaciones vinculadas al seguimiento del POAE y facilitar al SPEE la
información necesaria para que se puedan llevar a cabo el resto de las
evaluaciones pertinentes. Suministrar al SPEE, en el ámbito de su
competencia, la documentación e información necesarias para que las
reuniones y trabajos del Comité de Seguimiento se puedan llevar a cabo.
Responsable de la elaboración y remisión al SPEE de los informes
parciales de ejecución anual y final.
Introduce la información del sistema informático SAP en la aplicación
“Fondos Europeos”.
Dependen de esta Sección 1 técnico/a superior, 1 técnico/a de grado
medio y 1 auxiliar.
Para garantizar el cumplimiento de lo establecido en el art. 13 del
Reglamento (CE) 1828/2006, la unidad responsable de las verificaciones
es independiente funcionalmente de las unidades de gestión de las
operaciones. No obstante, en los casos en que sea necesario se podrá
recurrir a una empresa externa para la realización material de las
verificaciones administrativas e in situ, sin menoscabo de que su
supervisión corresponde al/a la Jefe/a de Sección de Programas
Operativos FSE.
El SOIB también es organismo beneficiario del POAE, en cuanto a que dispone
de un 3% del presupuesto anual, repartido en la Conferencia Sectorial, para la
gestión de las operaciones de Ocupación (bloque A) y un 5% para la gestión de
las operaciones de Formación (bloque B). Para ello, se contrata personal
interino de soporte a la gestión.
Además, dispone de un presupuesto para la Modernización de los Servicios
Públicos de Empleo.
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 DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVA
DE
PLANIFICACIÓN
Y
GESTIÓN
El/la Jefe/a de Departamento de Planificación y Gestión Administrativa es
responsable ante el/la Director/a del SOIB de las tareas de gestión y
seguimiento de las acciones formativas, becas, acciones de orientación y de
fomento del empleo. Coordina y dirige las áreas de Fomento del Empleo,
Orientación y Formación. Es responsable del control y seguimiento de los
convenios del SOIB. Conjuntamente con el Jefe/a de Departamento de Asuntos
Generales programa las convocatorias de todas las subvenciones gestionadas
desde el SOIB. Prepara los informes técnicos necesarios para las auditorías de
la Intervención General y otros informes en materia de gestión y planificación
administrativa. Supervisa y controla las verificaciones administrativas e in situ
de primer nivel. . Es secretario del Consejo de Formación del SOIB. Asiste a la
Dirección del SOIB en las funciones que le encomiende.
Este Departamento se divide en tres grandes áreas:
Formación
Se articula en tres Servicios:
 Jefe/a del Servicio de Seguimiento Administrativo de Formación
Depende orgánicamente del Jefe/a de Departamento de Planificación
y Gestión Administrativa. Es responsable de la tramitación
administrativa de todos los expedientes relacionados con
operaciones cofinanciadas en materia de Formación (convocatorias,
concesiones, convenios, pagos a beneficiarios, justificaciones y
reintegros). Es responsable de la introducción en la aplicación
informática “Fondos Europeos” de la documentación de carácter
administrativo de cada uno de los expedientes.
Es responsable de la custodia de la “Documentación administrativa”
de los expedientes en tramitación hasta su traspaso al Servicio de
Archivo. Responsable de la unificación de las distintas partes del
expediente (administrativa, técnica, económica y recursos, en su
caso) una vez realizada la fase de cierre de la convocatoria.
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Cuenta con 1 Sección, 1 Jefe/a de Negociado, 4 técnicos/as
superiores, 1 técnico/a de grado medio, 1 administrativo/a, y 1
auxiliar.
 Jefe/a del Servicio de Seguimiento Técnico, Certificaciones y
Acreditaciones.
Responsable ante el Jefe/a del Departamento de Planificación y
Gestión Administrativa del seguimiento técnico de los expedientes
que generan las convocatorias de subvenciones y los convenios
relacionados con Formación de: ocupados, desocupados, colectivos
vulnerables etc. que se realicen con cargo al PO. Responsable
también de las tareas de inscripción y acreditación de centros,
fichero de especialidades formativas, evaluación de la experiencia
profesional, certificados de profesionalidad y centros integrados de
formación. Representa al SOIB en los órganos colegiados de los
centros integrados de formación, lleva la coordinación con los
centros de referencia y colabora en el desarrollo normativo en
materia de formación.
Supervisa y controla las verificaciones in situ de primer nivel. Es
responsable de la introducción en la aplicación informática “Fondos
Europeos” de la documentación de carácter técnico de cada uno de
los expedientes (Proyecto, valoración del proyecto, actas de
seguimiento, informe intermedio, Memoria final y Informe Técnico
Final).
Responsable de la custodia del “Seguimiento técnico” de los
expedientes de su responsabilidad en tramitación hasta su traspaso
al Servicio de Gestión Administrativa.
Este Servicio se estructura en dos áreas:
Parte de seguimiento Técnico
Jefe de sección de seguimiento:
o Desocupados..
o Ocupados.
o Colectivos vulnerables.
Para ello se cuenta con 5 técnicos superiores, 8 técnicos
medios, 1 administrativos y 6 auxiliares.
Homologaciones y Certificaciones.
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Cuenta con 4 técnicos/as superiores.
 Jefe/a del Servicio de Seguimiento Económico de Formación
Depende orgánicamente del Jefe/a de Departamento de Asuntos
Generales, pero funcionalmente del área de formación. Es
responsable de las verificaciones administrativas de primer nivel de
las justificaciones económicas de gastos de las subvenciones
presentadas por las personas o entidades beneficiarias cofinanciadas
en materia de Formación.
Es responsable de la introducción en la aplicación informática
“Fondos Europeos” del coste total subvencionable de las
operaciones verificadas y de la documentación relacionada con la
liquidación económica.
Es responsable de la custodia de la documentación que conforma la
Memoria Económica de los expedientes en tramitación hasta su
traspaso al Servicio de Gestión Administrativa.
Apoya la revisión de los presupuestos de las subvenciones otorgadas
por el SOIB.
Depende de este servicio un Jefe/a de Negociado, 2 técnicos/as
superiores, 2 técnicos/as de grado medio, 2 administrativos/as y 3
auxiliares.
Orientación
Se organiza en dos servicios:
 Jefe/a de Servicio de Seguimiento Técnico de Orientación
Fomento del Empleo
y
En el ejercicio de estas funciones depende orgánicamente del Jefe/a
de Departamento de Planificación y Gestión Administrativa.
Responsable del seguimiento técnico de los expedientes que generan
las convocatorias de subvenciones y los convenios relacionados con:
-
Orientación laboral: Orientación profesional y oportunidades
para colectivos con especiales dificultades, autoempleo y
creación de empresas (Acciones de orientación para el empleo y
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de asistencia al autoempleo, Procesos de acompañamiento para
colectivos específicos, Programas experimentales, Autoempleo y
creación de empresas y Renta Mínima de Inserción) y Atención a
Mujeres Víctimas de Violencia de género.
-
Fomento del empleo: Oportunidades de empleo y fomento de la
contratación, oportunidades de empleo y formación, y
promoción del desarrollo y la actividad económica territorial
(Agentes de Desarrollo Local, Escuelas Taller, Casas de Oficio y
Talleres de Ocupación, Corporaciones Locales y Organismos
Autónomos).
Responsable de la mejora en las políticas activas de empleo
relacionadas con su servicio y de la coordinación entre las entidades
colaboradoras y la dirección del SOIB para impulsar nuevas
estrategias y metodologías en las actuaciones del servicio.
Es también responsable de las verificaciones “in situ” de primer nivel.
Es responsable de la introducción en la aplicación informática
“Fondos Europeos” de la documentación de carácter técnico de
cada uno de los expedientes (Proyecto, valoración del proyecto,
actas de seguimiento, informe intermedio, Memoria final y Informe
Tècnico Final). Es responsable de la custodia del “Seguimiento
Técnico” de los expedientes en tramitación hasta su traspaso al
Servicio de Gestión Administrativa.
Se estructura en las siguientes áreas:
-
Orientación: 1 sección, 2 técnico/a superior y 1 técnico/a de
grado medio. Realiza el seguimiento técnico de los proyectos
correspondientes a las convocatorias y convenios de acciones de
Orientación laboral.
-
Fomento del empleo (Desarrollo local y creación directa de
empleo): con 5 técnicos superiores y 3 técnicos de grado medio.
Realiza el seguimiento técnico de los proyectos correspondientes
a las convocatorias y convenios de desarrollo local y creación
directa de empleo.
-
Proyectos: 1 técnico de grado medio y 2 auxiliares
administrativos. Realiza el apoyo administrativo a las áreas
anteriores y apoya al jefe de servicio en la mejora de los procesos
que se establecen, así como el desarrollo de programas.
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 Jefe/a de Servicio de Gestión Administrativa y Seguimiento
Económico de Orientación
Depende orgánicamente del Jefe/a de Departamento de Planificación
y Gestión Administrativa. Responsable de la tramitación
administrativa de todos los expedientes relacionados con
operaciones
cofinanciadas
en
materia
de
Orientación
(convocatorias, concesiones, convenios, pagos a beneficiarios,
justificaciones y reintegros).
Es también responsable de las verificaciones administrativas de
primer nivel de las justificaciones económicas de gastos de las
subvenciones presentadas por las personas o entidades beneficiarias
cofinanciadas en materia de Orientación.
Es responsable de la introducción en la aplicación informática
“Fondos Europeos” de la documentación de carácter administrativo
de cada uno de los expedientes, del coste total subvencionable de
las operaciones verificadas y de la documentación relacionada con la
liquidación económica.
Es responsable de la custodia de los expedientes en tramitación
hasta su traspaso al Servicio de Archivo. Responsable de la
unificación de las distintas partes del expediente (administrativa,
técnica, económica y recursos, en su caso) una vez realizada la fase
de cierre de la convocatoria.
Para el desarrollo de estas funciones cuenta con dos equipos
diferenciados:
Equipo para la Gestión Administrativa: 1 jefe de sección, 1 técnico
de grado medio, 1 administrativo y 2 auxiliares administrativos.
Equipo para el Seguimiento Económico: 1 jefe de sección, 3
administrativos, 1 auxiliar administrativo.
Fomento
Se organiza en dos servicios:
 Jefe/a de Servicio de Seguimiento Técnico de Orientación
Fomento de la Ocupación
y
17
Servicio compartido con el área de Orientación.
 Jefe/a de Servicio de Seguimiento Administrativo y Económico de
Fomento del Empleo
Depende orgánicamente del Jefe/a de Departamento de Planificación
y Gestión Administrativa. Responsable de la tramitación
administrativa de todos los expedientes relacionados con
operaciones cofinanciadas en materia de Fomento del Empleo
(convocatorias, concesiones, convenios, pagos a beneficiarios,
justificaciones y reintegros).
Es también responsable de las verificaciones administrativas de
primer nivel de las justificaciones económicas de gastos de las
subvenciones presentadas por las personas o entidades beneficiarias
cofinanciadas en materia de Fomento.
Es responsable de la introducción en la aplicación informática
“Fondos Europeos” de la documentación de carácter administrativo
de cada uno de los expedientes, del coste total subvencionable de las
operaciones verificadas y de la documentación relacionada con la
liquidación económica.
Es responsable de la custodia de los expedientes en tramitación
hasta su traspaso al Servicio de Archivo. Responsable de la
unificación de las distintas partes del expediente (administrativa,
técnica, económica y recursos, en su caso) una vez realizada la fase
de cierre de la convocatoria.
El servicio cuenta con 1 sección, 1 técnico/a superior, 1 técnico/a de
gestión, 1 Negociado, 4 administrativos y 2 auxiliares
administrativos.
Área de Intermediación
Depende directamente de la Dirección del SOIB.
El art.20 del Decreto 30/2001, de 23 de febrero, de constitución y
régimen jurídico del Servicio de Empleo de las Illes Balears prevé la
figura del COORDINADOR/A DE LA INTERMEDIACIÓN. El
coordinador/a de la intermediación es un órgano unipersonal de
18
asesoramiento con funciones consultivas, de propuesta, estudio y
coordinación en materia de intermediación para el empleo. Debe
coordinar su actuación bajo las directrices del Presidente/a del SOIB,
y será nombrado y separado por el Presidente/a del SOIB.
Le corresponde: elaborar propuestas de definición de los procesos
básicos de intermediación laboral a nivel de todas las Illes Balears,
coordinar de forma adecuada a todos los agentes implicados en
funciones de intermediación y orientación laboral, implantar el
proceso de modernización del SOIB mediante el uso de servicios
telemáticos y las nuevas tecnologías, cualquier otra función
enmarcada en sus competencias que le sea encargada por el
Presidente o Presidenta del SOIB.
El área de Intermediación se organiza en 9 oficinas en la isla de
Mallorca, 2 en Menorca, 2 en Eivissa y 1 en Formentera.
Cuenta con una Jefatura de Servicio:
 Jefe/a de Servicio de Intermediación y Sistemas Informativos.
Depende orgánicamente de la Dirección del SOIB. Responsable de la
administración SILCON (Sistema de Confidencialidad) y
mantenimiento operativo de todos los usuarios y entidades que
utilizan las aplicaciones informáticas SISPE-CEUS y de Vida Laboral.
Incorporación de nuevas aplicaciones. Responsable de la explotación
de la información, tanto con fines estadísticos, como de gestión.
Participa en el proyecto SISPE a nivel estatal, mediante la
incorporación a diferentes órganos como la CCS (Comisión de
Coordinación y Seguimiento del SISPE. Responsable de la
elaboración trimestral y anual respectivamente del Catálogo de
Ocupaciones de Difícil Cobertura y de la Contratación en origen de
trabajadores extranjeros. Es responsable del procedimiento de
autorización de Agencias de Colocación. Es responsable del
Programa EURES (portal europeo para la movilidad de los
trabajadores).Participa mensualmente como vocal en la Comisión
Provincial del SEPE y bimestralmente en la Comisión de Seguimiento
de Contratación Laboral. Gestiona cuando es necesario la
incorporación de nuevas aplicaciones.
Este servicio consta de una Jefatura de Negociado y de un técnico/a
superior que actúa como Consejero de la red EURES a nivel de les
Illes Balears.
19
3.2 ORGANIGRAMA
En los siguientes gráficos se muestra la estructura orgánica del SOIB con
responsabilidades en la gestión de las operaciones cofinanciadas por el FSE, en
el marco del POAE.
Ver anexos de organigrama (dependencia orgánica) y estructura funcional
(dependencia por áreas de trabajo).
20
21
21
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38
39
4. OPERACIONES CON CARGO AL PROGRAMA OPERATIVO
Este capítulo tiene el objetivo de presentar, de forma simplificada, todas las
fases que constituyen el proceso de gestión y ejecución de las operaciones que
se financiarán con cargo al PO Plurirregional.
4.1. PROGRAMACIÓN
La programación es el proceso dirigido a definir el conjunto de tareas a realizar
con carácter previo a la aprobación de un programa con cargo al Programa
Operativo.
En esta fase previa, una unidad administrativa del SOIB impulsa una medida
de alguna de las líneas de actuación del POAE. Para la determinación
completa de las operaciones y la cuantificación de los objetivos que han de
conseguirse anualmente, es necesario considerar la capacidad de financiación
existente en cada momento por eje y tema prioritario. Para ello se tendrán en
cuenta los presupuestos del SOIB, la cuantía acumulada de la programación
inicial prevista, las declaraciones de gastos realizadas de años anteriores y las
previsiones para el año correspondiente. Por ello, en esta etapa intervienen
tanto el Departamento de Asuntos Generales, especialmente la Unidad de
Gestión Económica, y el Servicio Jurídico, como el Departamento de
Planificación y Gestión Administrativa y sus servicios
de Gestión
Administrativa, de Seguimiento Económico, y de Seguimiento Técnico
correspondientes a la materia de que se trate.
4.2. PROCESO DE SELECCIÓN, APROBACIÓN Y PUESTA EN MARCHA
DE LAS OPERACIONES.
La finalidad última de este procedimiento es definir el conjunto de tareas
necesarias que deben efectuarse para el inicio de la ejecución de las
operaciones susceptibles de recibir una ayuda del FSE a través del PO
plurirregional.
En este sentido, un elemento previo que señala la normativa comunitaria es
informar de las posibilidades de financiación que ofrece el FSE. Esto implica “la
obligación de hacer públicos los pasos que ha de seguir un beneficiario potencial para
40
presentar una solicitud de financiación, así como los criterios de selección que se van a
aplicar” (artículo 5 del Reglamento (CE) 1828/2006).
La selección por el SOIB de las operaciones a cofinanciar, deberá realizarse
mediante un examen de la elegibilidad de la operación con arreglo a los
Criterios de Selección de las Operaciones aprobados por el Comité de Seguimiento
del POAE.
Este examen de elegibilidad se realizará sobre el borrador de
convocatoria/convenio/pliegos, comprendiendo la revisión los siguientes
aspectos:
Comprobar que el proyecto se ha imputado en el Eje y Tema prioritario
correspondiente.
Cumple los porcentajes de cofinanciación que aparecen recogidos para
ese eje y tema prioritario en el Programa Operativo.
Cumple con la igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres.
Cumple la normativa en publicidad e información.
Así, en esta Fase previa las etapas en las que se articula este procedimiento son
las siguientes:
1. Información a los beneficiarios potenciales de los Criterios de Selección
de las Operaciones susceptibles de cofinanciación.
2. Anuncio por parte de los organismos colaboradores de las
convocatorias de ayudas o convenios que pretendan llevar a cabo.
3. Preparación de las solicitudes/ofertas por parte de los beneficiarios
potenciales.
4. Evaluación de las solicitudes por parte del órgano impulsor del
organismo colaborador.
5. Aprobación de las operaciones seleccionadas y posterior comunicación
de la decisión resolutoria.
6. Información a los beneficiarios de las obligaciones asumidas con la
aprobación de la operación.
41
4.3. PROCESO DE EJECUCION DE LAS OPERACIONES
Los órganos ejecutores de las operaciones aprobadas para su cofinanciación
por el PO Plurirregional Adaptabilidad y Empleo son los responsables de la
efectiva realización de tales actuaciones y, por tanto, de la gestión de la
ejecución de dicho gasto.
En este sentido, se pueden distinguir tres grandes grupos de procedimientos
diferenciados:
Procedimiento para la ejecución de actuaciones mediante la concesión de
subvenciones .
Procedimiento para la ejecución de actuaciones mediante la realización de
convenios.
Procedimiento para la ejecución de actuaciones mediante la adjudicación
de contratos.
El procedimiento de concesión de subvenciones para la ejecución de las
actuaciones programadas en el PO debe considerar, de acuerdo con lo
establecido en la normativa regional y nacional (Ley 38/2003, de 17 de
noviembre, General de Subvenciones, Decreto legislativo 2/2005, de 28 de
diciembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Subvenciones)
la especificación del órgano que concede las ayudas, las características de las
actuaciones subvencionadas y de los destinatarios de las ayudas, así como el
procedimiento para la recuperación de pagos indebidos. Al mismo tiempo, las
órdenes de ayuda deben ajustarse a los términos recogidos en la normativa
europea en relación con los regímenes de ayuda.
De esta forma, el procedimiento de gestión de ayudas que posibilita la
ejecución de las actuaciones susceptibles de recibir cofinanciación comunitaria
se puede dividir en cinco grandes fases:
Aprobación de las bases reguladoras
Aprobación de la convocatoria de subvención
Proceso de concesión de subvenciones
Ejecución material de la ayuda por parte del beneficiario
Procedimiento de liquidación
42
Los convenios, de acuerdo con lo establecido en la Ley 30/1992, de 26 de
noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y
Procedimiento Administrativo Común, constituyen acuerdos de colaboración
establecidos entre la Administración General y los Organismos públicos
vinculados o dependientes de la misma y los órganos correspondientes de las
Administraciones de las Comunidades Autónomas en el ámbito de sus
respectivas competencias.
En el procedimiento para la ejecución de actuaciones mediante la celebración
de convenios se distinguen cuatro fases:
Preparación del borrador del convenio
Aprobación del convenio
Ejecución del convenio
Liquidación o cierre del convenio
Dispone el art 1254 del Código Civil que el contrato existe desde que una o
varias personas consienten en obligarse, respecto de otra u otras, a dar alguna
cosa o prestar algún servicio. La contratación del sector público viene regulada
en la Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre por el que se
aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público (BOE
núm. 276, de 16 de noviembre) que tiene por objeto garantizar que la
contratación pública se ajusta a los principios de libertad de acceso a las
licitaciones, publicidad y transparencia de los procedimientos, y no
discriminación e igualdad de trato entre los candidatos, y de asegurar una
eficiente utilización de los fondos destinados a la realización de obras, la
adquisición de bienes y la contratación de servicios mediante la exigencia de la
definición previa de las necesidades a satisfacer, la salvaguarda de la libre
competencia y la selección de la oferta económicamente más ventajosa.
Es igualmente objeto de esta Ley la regulación del régimen jurídico aplicable a
los efectos, cumplimiento y extinción de los contratos administrativos. A los
efectos de esta Ley se considera que forman parte del sector público las
Administraciones Públicas, dentro de las cuales se integran los organismos
autónomos, y los denominados poderes adjudicadores.
Los contratos del sector público pueden tener carácter administrativo o
carácter privado. Tendrán carácter administrativo los contratos siguientes,
siempre que se celebren por una Administración Pública: los contratos de
obra, concesión de obra pública, gestión de servicios públicos, suministro, y
servicios, así como los contratos de colaboración entre el sector público y el
43
sector privado. Los contratos de objeto distinto a los anteriormente
expresados, pero que tengan naturaleza administrativa especial por estar
vinculados al giro o tráfico específico de la Administración contratante o por
satisfacer de forma directa o inmediata una finalidad pública de la específica
competencia de aquélla. Los contratos administrativos se regirán, en cuanto a
su preparación, adjudicación, efectos y extinción, por el Real Decreto
Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre y sus disposiciones de desarrollo.
Tendrán la consideración de contratos privados los celebrados por los entes,
organismos y entidades del sector público que no reúnan la condición de
Administraciones Públicas, así como cualesquiera otros contratos distintos de
los anteriores. Los contratos privados se regirán, en cuanto a su preparación y
adjudicación, en defecto de normas específicas, por el Real Decreto Legislativo
3/2011, de 14 de noviembre y sus disposiciones de desarrollo, y en cuanto a
sus efectos y extinción, estos contratos se regirán por el derecho privado.
En el procedimiento para la ejecución de actuaciones mediante la adjudicación
de contratos se distinguen cuatro etapas:
Redacción de los pliegos
Adjudicación del contrato
Ejecución de la actuación
Liquidación del contrato
En materia de subvenciones y de convenios, en el área de Formación, bajo la
supervisión del Jefe de Departamento de Planificación y Gestión Administrativa
hay un servicio encargado de la Gestión Administrativa de subvenciones , otro
encargado del Seguimiento Técnico y de las Acreditaciones y Certificaciones de
Centros, y un último servicio de Seguimiento Económico de Formación que
depende orgánicamente del Departamento de Asuntos Generales y
funcionalmente del Departamento de Gestión y Planificación Administrativa
En el servicio de Seguimiento Técnico , Acreditación y Certificación de Centros
hay un equipo técnico especializado en cada una de las líneas de ayuda de
formación y recualificación profesional: formación para preferentemente
desocupados, formación para preferentemente ocupados, formación para
colectivos vulnerables y formación con compromiso de contratación y un
segundo equipo encargado de la Acreditación y Certificación de Centros.
En el área de Fomento del Empleo, también bajo la supervisión del Jefe de
Departamento de Planificación y Gestión Administrativa hay un Servicio
44
encargado de la Gestión Administrativa y del Seguimiento Económico, y otro
Servicio encargado del Seguimiento Técnico tanto de Fomento del Empleo
como de Orientación. El Servicio de Seguimiento Técnico tiene un equipo
técnico especializado en materia de oportunidades de empleo y fomento de la
contratación, de oportunidades de empleo y formación, y así como de
promoción del desarrollo y la actividad económica territorial (líneas de
escuelas taller, casas de oficios y talleres de empleo, planes de contratación
temporal en colaboración con corporaciones locales, y planes de contratación
temporal en colaboración con diferentes entidades sin fines de lucro).
En Orientación, del mismo modo, bajo la supervisión del Jefe de
Departamento de Planificación y Gestión Administrativa hay un Servicio
encargado de la Gestión Administrativa y del Seguimiento Económico, y otro
Servicio encargado del Seguimiento Técnico tanto de Orientación como de
Fomento del Empleo. El Servicio de Seguimiento Técnico tiene un equipo
técnico especializado en materia de orientación profesional y oportunidades
para colectivos con especiales dificultades, autoempleo y creación de empresas
(programas experimentales en materia de empleo, acciones de orientación
para el empleo y de asistencia al autoempleo).
En esta etapa se elaboran y redactan las diferentes convocatorias o convenios,
en un trabajo conjunto del jefe/a de Departamento de Asuntos Generales y sus
servicios de la Unidad de Gestión Económica (en adelante UGE), y jurídico y
del jefe/a de Departamento de Planificación y Gestión Administrativa y sus
servicios de Gestión Administrativa, Seguimiento Económico y Seguimiento
Técnico de cada área (Formación, Fomento del Empleo y Orientación).
Los Servicios de Gestión Administrativa de cada área supervisan la
tramitación administrativa de todos los expedientes relacionados con
operaciones cofinanciadas (convocatorias, concesiones, convenios, pagos a
beneficiarios, justificaciones y reintegros)
Posteriormente a su publicación en el Boletín Oficial de las Islas Baleares, se
inicia el plazo para la presentación de las solicitudes de subvención por parte
de las entidades beneficiarias.
La Comisión Evaluadora encargada de valorar todos los proyectos presentados
elabora un Acta de Evaluación.
Los servicios de UGE y de Gestión Administrativa son los encargados de
contabilizar todo los datos de la resolución. UGE remite las propuestas
resolución junto con los documentos contables “AD” a Intervención para su
45
validación. Posteriormente se tramitan los pagos correspondientes a los
anticipos.
En materia de contratos, el/la jefe/a de servicio de Contratación y Patrimonio
es el encargado de elaborar los Pliegos de Clausulas Administrativas
Particulares. Los Pliegos de Prescripciones Técnicas se redactan por los
correspondientes Servicios de Gestión Administrativa y de Seguimiento Técnico
de cada área, dependiendo de la materia de la que se trate.
Al servicio de Contratación y Patrimonio le corresponde gestionar la
adjudicación, la ejecución y la liquidación del contrato.
5. EL PROCESO DE SEGUIMIENTO
Junto a la etapa de realización de las actuaciones enmarcadas en el POAE se
desarrolla una acción paralela, la del seguimiento. Es la etapa del ciclo de
gestión relativa a la ejecución de los proyectos, cuya finalidad principal es
mantener informados a todos los agentes implicados sobre el estado en que se
encuentra la ejecución y verificar en qué grado se están realizando las
actividades y alcanzando los resultados y objetivos previstos. Del mismo modo
se corrigen y reorientan las desviaciones detectadas durante el proceso de
seguimiento.
5.1. EL SEGUIMIENTO TÉCNICO
El objetivo de este proceso es el adecuado desarrollo de las actuaciones
cofinanciadas por el FSE con el fin de garantizar el cumplimiento de los
requisitos definidos en las normas comunitarias y nacionales.
Este procedimiento general comprende desde la aprobación de las
intervenciones cofinanciadas con FSE hasta la liquidación y pago de las
mismas, a través del seguimiento continuo realizado por el SOIB. Éste órgano
realiza un examen dirigido a validar la elegibilidad de la intervención que se
46
quiere cofinanciar durante la preparación de la convocatoria o en su caso, de
los pliegos del contrato.
Una vez aprobada la intervención a cofinanciar, el SOIB requerirá la necesaria
documentación y dejará constancia de la correcta cumplimentación de la
misma, de su valoración a través de los criterios establecidos y del seguimiento
de las actuaciones.
En el área de Formación, el Servicio de Seguimiento Técnico realiza las tareas
de acreditación e inscripción de centros, tramitación de certificados de
profesionalidad, elaboración de la parte técnica de las convocatorias,
valoración de los proyectos solicitados, mecanización de datos en el SILCOI,
visado de la publicidad de las acciones formativas, control de asistencia de
alumnos, requerimientos de subsanación de incidencias detectadas y visitas in
situ de las operaciones de formación que se ejecutan y revisión de la memoria
técnica final.
En el área de Fomento del Empleo, el Servicio de Seguimiento Técnico (que se
comparte con Orientación) es el encargado del seguimiento de las operaciones
en materia de oportunidades de empleo y fomento de la contratación, y de
oportunidades de empleo y formación (líneas de escuelas taller, casas de
oficios y talleres de empleo, planes de contratación temporal en colaboración
con corporaciones locales, y planes de contratación temporal en colaboración
con diferentes entidades sin fines de lucro). En concreto, el personal
especializado en cada una de las líneas de actuación del POAE, desarrollan las
funciones propias de seguimiento:
-
Oportunidades de empleo y fomento de la contratación (planes
de contratación temporal en colaboración con diferentes
entidades sin fines de lucro y planes de contratación temporal en
colaboración con corporaciones locales) : Asesoramiento e
información a las entidades, atención de problemas, visitas de
seguimiento, informes, gestión de la página web, actualización y
mantenimiento de la base de datos, estudio de metodologías,
intercambio de experiencias y buenas prácticas, revisión de
memoria final de cada proyecto, atención telefónica, gestión de
contratación de trabajadores/as, recogida de los indicadores
físicos de ejecución y de resultado, realización de informe final,
vigilancia de la difusión de la cofinanciación de las actuaciones, y
escaneo de la documentación.
-
Oportunidades de Empleo y Formación (escuelas taller, talleres
de empleo y casas de oficios): Información a las entidades para
la elaboración de las ofertas públicas de empleo de los
47
profesionales, participación en la selección de los mismos,
asesoramiento en la selección de alumnos, visitas in situ, gestión
documental, gestión de la página web, gestión y mantenimiento
de la base de datos, revisión de memorias finales, informe final,
elaboración de diplomas, registro de información en el SILCOI,
archivo de documentación, recogida de los indicadores físicos de
ejecución y de resultado, y vigilancia de la difusión de la
cofinanciación de las actuaciones,
y escaneo de la
documentación.
En el área de Orientación, el Servicio de Seguimiento Técnico (que se
comparte con Fomento del Empleo) es el encargado del seguimiento de las
operaciones en materia de orientación profesional y oportunidades para
colectivos con especiales dificultades, autoempleo y creación de empresas,
promoción del desarrollo y la actividad económica territorial (programas
experimentales en materia de empleo, acciones de orientación para el empleo
y de asistencia al autoempleo). En concreto, el personal especializado en cada
una de las líneas de actuación del POAE, desarrollan las funciones propias de
seguimiento:
-
Orientación profesional y oportunidades para colectivos con
especiales dificultades (procesos de acompañamiento al empleo
para colectivos vulnerables): Información a las entidades,
atención de problemas, visitas de seguimiento, informes, gestión
de la página web, actualización de las bases de datos, gestión en
la Mesa de Trabajo con Apoyo, coordinación territorial de los
recursos ocupacionales, trabajo en red entre diferentes recursos,
gestión de la lista de distribución, revisión de memorias finales,
informe final, estadísticas, valoración de indicadores físicos de
ejecución y de resultado, vigilancia de la difusión de la
cofinanciación de las actuaciones,
y escaneo de la
documentación.
-
Autoempleo y creación de empresas, promoción del desarrollo y
la actividad económica territorial(agentes de empleo y desarrollo
local): Información a las entidades, remisión a las mismas del
protocolo de selección de nuevos ADL, proceso de selección,
contratación, diagnóstico territorial, gestión del Plan Avanza,
gestión de la página web y de la base de datos, coordinación
territorial de los recursos ocupacionales, trabajo en red entre
diferentes recursos, gestión de la lista de distribución, revisión de
memorias finales, informe final, estadísticas, valoración de
indicadores, estudios de impacto, vigilancia de la difusión de la
48
cofinanciación de
documentación.
las
actuaciones,
y
escaneo
de
la
5.2. EL SISTEMA INFORMÁTICO
La Unidad de Gestión de la UAFSE ha diseñado una aplicación informática
(FSE 2007), a la que está vinculado el organismo intermedio (SPEE) y
colaboradores de todos los PO cofinanciados por el FSE. Los objetivos de este
sistema de seguimiento son los siguientes:
-Garantizar la correcta administración de los flujos financieros con la Unión
Europea y con cada uno de los promotores de las actuaciones.
-Asegurar la identificación de las actuaciones cofinanciadas, al objeto de
facilitar la medición del valor añadido de la cofinanciación aportada por el FSE
a las prácticas habituales de los órganos colaboradores.
-Aportar información cualitativa sobre el contenido y los resultados de la
intervención, facilitando la estimación de los impactos de las actuaciones
sobre los beneficiarios en cuestión.
Es responsabilidad del SPEE, como OI, garantizar que dispone de sistemas
informatizados compatibles con el FSE2007, y que se procede a la recopilación
de los datos necesarios sobre la ejecución para la gestión financiera, el
seguimiento, las verificaciones, las auditorías y la evaluación. Por ello,
proporcionará al SOIB acceso al sistema informático de seguimiento (SILCOI,
JACO,…), que permitirá la carga de toda la información necesaria
correspondiente a los gastos cofinanciados, así como llevar a cabo el
seguimiento financiero y cualitativo de la intervención.
La Secretaría General de la Consejería de Turismo y Trabajo, como Organismo
Intermedio del PO FSE Illes Balears 2007-2013, en ese momento, adquirió
para el nuevo periodo de programación una aplicación informática de gestión,
seguimiento y control denominada “Fondos Europeos”. Esta herramienta ya está
plenamente implantada y en funcionamiento en el OI y en todos los
organismos colaboradores. El SOIB es uno de los organismos colaboradores
más importantes del PO regional y ya está utilizando la citada herramienta.
Esta herramienta informática, en uso en otras ocho comunidades autónomas
para la gestión, seguimiento y control de los programas operativos, tanto del
FSE como del FEDER, ha sido desarrollada como plataforma multiprograma y
multifondo, esto es, permite el seguimiento y control de varios programas
operativos y varios fondos simultáneamente.
49
En el caso de las Illes Balears se está llevando a cabo el seguimiento y control
de los Programas operativos regionales del FSE y del FEDER. En el caso del
Programa Operativo Plurirregional Adaptabilidad y Empleo también se ha
previsto su control y seguimiento. Mediante un control de acceso, los usuarios
del SOIB acceden a la herramienta informática, según el rol que tienen
asignado: Coordinación para el caso del personal de la Sección de Programas
Operativos del FSE y Gestor para el caso de las otras unidades administrativas
del SOIB que actuarán a modo de gestores.
Esta herramienta ya se encuentra operativa y ha sido auditada por la
Autoridad de Auditoria en el Programa operativo regional sin que se haya
puesto de manifiesto ningún reparo.
Los objetivos de este sistema de seguimiento son los siguientes:
Garantizar la correcta administración de los flujos financieros con la Unión
Europea y con cada uno de los promotores de las actuaciones.
Asegurar la identificación de las actuaciones cofinanciadas, al objeto de
facilitar la medición del valor añadido de la cofinanciación aportada por el
FSE a las prácticas habituales de los órganos colaboradores.
Aportar información cualitativa sobre el contenido y los resultados de la
intervención, facilitando la estimación de los impactos de las actuaciones
sobre los beneficiarios en cuestión.
El programa de Fondos Europeos permite la carga de toda la información
necesaria correspondiente a los gastos cofinanciados, así como llevar a cabo el
seguimiento financiero y cualitativo de la intervención.
El citado sistema recoge cuantos datos relativos al seguimiento material sean
precisos para la elaboración de los informes anuales, las evaluaciones y las
verificaciones, cumpliendo así con el seguimiento de la pista de auditoría.
Esta herramienta permite el volcado de la información en ella almacenada en el
sistema informático de seguimiento del SPEE el programa JACO 2013.
5.3. SEGUIMIENTO FINANCIERO
El seguimiento financiero se refiere a los datos de ejecución de la intervención.
Los datos financieros deben registrarse para cada operación que ha tenido
50
gastos efectivamente realizados y que vayan a certificarse en la anualidad que
se trate. Por lo tanto, los datos han de corresponderse con gastos
efectivamente pagados por los beneficiarios, en los términos que señala el
artículo 56.1 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006.
De esta forma, el SOIB deberá rellenar los datos financieros del año que se
fuera a certificar en el sistema informático de Fondos Europeos para el
seguimiento de las operaciones cofinanciadas por el FSE. Los importes a
consignar en el sistema informático de seguimiento serán los correspondientes
a aquellos gastos efectivamente pagados de cada una de las diversas
operaciones en las que hayan participado.
Es importante resaltar que la ejecución ha de registrarse a nivel de operación,
haciendo referencia explícita para cada una de ellas del Tema Prioritario (o
Categoría de Gasto) y Prioridad (o Eje) correspondiente. De esta forma, se
facilita su agregación posterior por Temas Prioritarios y Prioridades, tal y como
aparece en el PO, sin perder la identificación del conjunto de las operaciones
llevadas a cabo.
Por último, las cantidades que se ejecuten deberán identificar claramente la
aportación comunitaria, que resultará de aplicar el porcentaje o tasa de
cofinanciación del FSE, del 50% en todos los ejes.
5.4. SEGUIMIENTO FISICO
El seguimiento físico se realiza a través de comprobaciones sobre el terreno con
objeto de verificar la realidad de las intervenciones y a través de los indicadores
cualitativos.
El POAE fija una serie de objetivos y plantea una estrategia de actuación en
base a unos ejes prioritarios de intervención. La ejecución del POAE supone la
realización de diferentes operaciones dentro de cada eje prioritario.
Para lograr una ejecución eficaz del PO y conseguir los objetivos definidos es
necesario vigilar y estudiar si la ejecución del propio programa está
discurriendo como se esperaba.
El seguimiento financiero y físico mediante un sistema de Indicadores permite
estudiar la evolución del PO y detectar anomalías en un estadio temprano para
proceder a su corrección, localizando el origen de las mismas.
Los objetivos del Sistema de Indicadores son:
51
Asegurar que los recursos y los ejes prioritarios se están ejecutando
correctamente
Garantizar que la estrategia puesta en marcha es la más adecuada para
alcanzar los objetivos previstos.
La siguiente tabla recoge los tipos de indicadores que existen a través de los
cuales se realiza el seguimiento de las acciones cofinanciadas por el FSE:
TIPOLOGIA
DESCRIPCIÓN
ESTRATÉGICOS
Miden la evolución del contexto respecto a las metas
establecidas en las principales políticas públicas:
Ej.: tasa de desempleo, tasa de creación de empresas,…
Miden la ejecución física provocada
actuaciones. Se distinguen en dos tipos:
OPERATIVOS
por
las
Indicadores de Realización Física o Financiera: permiten la
cuantificación de la actividad y el control el presupuesto
disponible y ejecutado de los programas.
Indicadores de Resultado: presentan los beneficios o
efectos directos de las acciones cofinanciadas.
DE EVALUACIÓN
Indicadores de Resultado: ya descritos como indicadores
operativos.
Indicadores de Impacto: se refieren a las consecuencias de
los programas en el contexto en el que operan más allá
de los efectos inmediatos. Miden la efectividad del PO y
debe pasar un lapso temporal suficiente para medirlos
(6meses, un año, dos años).
52
El SOIB recoge esta información de los beneficiarios finales de las operaciones,
y suministra adecuadamente, en tiempo y forma, el valor de los indicadores
operativos y de alerta
El procedimiento de Información de Indicadores del P.O. se inicia con la
obtención, por parte del SOIB de los valores de cada uno de los indicadores.
Estos valores se obtienen mediante la información proporcionada por los
Beneficiarios de las diferentes operaciones en ejecución.
El SOIB, a través de las aplicaciones corporativas del SPEE: JACO 2013, SILET
y FSILBD, rellena los campos de información relativos a los indicadores
estratégicos, así como la información adicional requerida por la UAFSE, si
procede. La información se deberá proporcionar a nivel de Expediente,
Operación, Tema y Eje Prioritario.
Posteriormente, el SPEE, tras el análisis y verificación de la información
recibida realizado por procede SPEE a su introducción en la aplicación FSE2007 de la UAFSE.
La UAFSE accede a los datos volcados y cargados en la aplicación FSE-2007 y
procede a su análisis.
53
Los indicadores estratégicos del PO Plurirregional FSE 2007-2013 de Balears
EJE
1
2
 INDICADORES ESTRATÉGICOS
Tasa de creación de empresas
Porcentaje de personas entre 25 y 64 años asistente a
cursos de educación permanente
Tasa de empleo masculina y femenina
Desempleo juvenil masculino y femenino (*)
Contratos firmados a inmigrantes respecto al total de
nuevos contratos
Tasa de abandono escolar masculino y femenino
3
Tasa bruta de personas graduadas en enseñanza
obligatoria
 UNIDAD
MEDIDA
%
Hombres y
mujeres
%
%
%
%
Hombres y
mujeres
 FUENTE ESTADÍSTICA
Ministerio de Trabajo e Inmigración e INE
Ministerio de Educación y Ciencia (Las cifras de
la educación en España)
INE (Encuesta de Población Activa)
INE (Encuesta de Población Activa)
Ministerio de Trabajo e Inmigración
Ministerio de Educación y Ciencia (Las cifras de
la educación en España)
Ministerio de Educación y Ciencia (Las cifras de
la educación en España)
54
Los indicadores operativos de realización y resultado del PO plurirregional FSE 2007-2013 de Balears
Tip
o
Indicador
Rz Nº de personas participantes
Unidad de
medida
Eje 1
Eje 2
Eje 3
Hombres y
mujeres
TP 62 /
63 / 68
TP 66 / 69
/ 70 / 71 /
80
TP 72 /
74
Hombres y
mujeres
Hombres y
mujeres
Hombres y
mujeres
TP 62 /
63
TP 66 / 69
TP 63
TP 66
Rz Nº de empresas beneficiadas
Nº
TP 62 /
63 / 68
TP 65 / 69
Rz Seminarios / estudios
Nº de redes y/ asociaciones creadas en actuaciones de
Rz
cooepración transnacional y/ interregional
Rz Reuniones realizadas (seminarios, comités, etc.)
Rz Estudios realizados
Rz Evaluaciones realizadas
Rz Acciones publicitarias y de difusión
Nº
Rz Nº de personas participantes (entre 18 y 24 años)
Nº de personas que han seguido un módulo de sensibilización
ambiental
Nº de personas que participan en cursos de formación
Rz
específicos en medio ambiente
Rz
Rd Nº de personas que han participado en acciones de formación
Eje 5
TP 73
TP 65
Nº
TP 80
Nº
Nº
Nº
Nº
Hombres y
Eje 4
TP 85
TP 85
TP85/86
TP 86
TP 62
55
Tip
o
Indicador
continua que mantienen su empleo o han mejorado en el
mismo
Nº de empresas que han introducido esquemas de prevención
Rd
de rieSOIBos laborales
Rd Nº de empresas creadas por hombres y mujeres
Rd
Rd
Rd
Rd
Rd
Rd
Rd
Rd
Nº de personas con contrato temporal o por cuenta propia,
que se han beneficiado de contratos fijos
Nº de empresas que han implementado sistemas para la
modernización de la gestión
Empresas tuteladas que han sobrevivido
Nº de personas en situación de desempleo, que han sido
beneficiarias de medidas activas de inserción laboral, que
accedieron a un contrato de trabajo
Nº de empresas que han implantado medidas para luchar
contra la desigualdad de género en el lugar de trabajo
Nº de personas beneficiarias de servicios para el cuidado y
atención de personas dependientes
Nº de contratos registrados a hombres inmigrantes en las
oficinas de empleo
Nº de contratos registrados a mujeres inmigrantes en las
oficinas de empleo
Unidad de
medida
mujeres
Eje 1
Nº
TP 62
Nº
TP 62 /
68
Hombres y
mujeres
TP 63
Nº
TP 63
Nº
TP 68
Eje 2
Hombres y
mujeres
TP 66
Nº
TP 69
Hombres y
mujeres
TP 69
Nº
TP 70
Nº
TP 70
Eje 3
Eje 4
Eje 5
56
Tip
o
Indicador
Rd Nº de personas discapacitados contratados
Rd Nº de personas en riego de exclusión contratadas
Nº de nuevas titulaciones y/o nuevas certificaciones
profesionales
Rd Nº de centros de enseñanza on-line o telecentros
Nº de alumnos/as que han participado en acciones de
refuerzo, orientación y apoyo que permanecen en el sistema
Rd
educativo y/o han superado la educación secundaria
obligatoria
Nº de redes o proyectos de colaboración empresas-Centros de
Rd
Enseñanza Superior-Centros tecnológicos y de investigación
Rd
Rd Nº de investigadores/as contratadas por empresas
Unidad de
medida
Hombres y
mujeres
Hombres y
mujeres
Eje 1
Eje 2
Eje 3
Eje 4
Eje 5
TP 71
TP 71
Nº
TP 72
Nº
TP 72
Alumnos y
alumnas
TP 73
Nº
TP 74
Investigadores/
as
TP 74
57
5.5. INFORMES DE EJECUCIÓN ANUAL Y FINAL
De acuerdo con lo establecido en el artículo 67 del Reglamento (CE) Nº
1083/2006, las autoridades nacionales, con el fin de garantizar una gestión
correcta y eficaz de los Programas de los Fondos Estructurales, deben elaborar
informes de ejecución anual y final. El contenido que deben abordar ambos
documentos está especificado en el artículo 67.2 del Reglamento (CE)
1083/2006.
Dicha responsabilidad recae, en última instancia, sobre la Autoridad de
Gestión, en nuestro caso la UAFSE, si bien el SPEE, en virtud del Acuerdo de
delegación de competencias de la UAFSE al SPEE, elaborará dichos informes. Para
ello, el SOIB debe elaborar un informe parcial en relación con las actuaciones
de su competencia y remitirlos a la Subdirección General de Gestión
Financiera, que efectúa su armonización, para su posterior remisión a la
Autoridad de Gestión, UAFSE, dentro del plazo establecido.
El informe anual debe ser enviado a la Comisión Europea, a más tardar el 30
de junio de cada año.
El informe anual constituye una de las condiciones necesarias para que la
Comisión siga efectuando los pagos intermedios. Además, el informe anual
representa la principal fuente de información en la que basar un debate eficaz
entre la Autoridad de Gestión y la Comisión con motivo del Examen Anual
previsto en el artículo 68 del Reglamento (CE) nº 1083/2006.
6. EL PROCESO DE CONTROL Y VERIFICACIÓN
6.1. LIQUIDACIÓN
Tras la ejecución de la operación, se produce la liquidación una vez ha sido
verificada la justificación, para lo que es obligatorio que el SOIB guarde y
custodie los justificantes del gasto ejecutado, garantizando los siguientes
aspectos:
-
Que es posible conciliar los importes agregados certificados a la
Comisión con los registros contables detallados y los
documentos acreditativos que obran en poder del SOIB.
58
-
Que se puede verificar el pago de la contribución pública al
Beneficiario
-
Que se puede verificar la aplicación de los criterios de selección
establecidos por el Comité de Seguimiento para el POAE.
-
Que se dispone, para cada operación, según proceda, de las
especificaciones técnicas, de los documentos relativos a la
aprobación de la concesión o a la contratación pública, de los
informes de situación y de los informes sobre las verificaciones y
auditorías realizadas.
En el caso del procedimiento de concesión de subvenciones, el Servicio de
Seguimiento Económico correspondiente, una vez que recibe la
documentación económica inicia su revisión, y finalmente los técnicos que han
revisado los expedientes económicos emiten un Informe de liquidación. Por su
parte, el Servicio de Seguimiento Técnico correspondiente, analiza la Memoria
Técnica presentada por el beneficiario y emite su Informe Técnico.
El Servicio de Gestión Administrativa con ambos Informes (económico y
técnico) procede a elaborar la propuesta de pago final, teniendo en cuenta los
anticipos realizados, o en su caso inicia un expediente de reintegro.
6.2. LAS VERIFICACIONES
De acuerdo con el procedimiento de verificación y en los términos establecidos
en el artículo 60 b) del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio de
2006, por el que se establecen las disposiciones relativas al Fondo Europeo de Desarrollo
Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión y se deroga el Reglamento (CE)
nº1260/1999 y el artículo 13.2 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006 de la Comisión,
de 8 de diciembre de 2006, que fija las normas de desarrollo para el Reglamento (CE) nº
1083/2006 del Consejo, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al
Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión, y
el Reglamento (CE) nº 1080/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo al
Fondo Europeo de Desarrollo Regional, el SOIB, en delegación de funciones del
Organismo Intermedio, ha de garantizar la legalidad de las operaciones en un
momento previo a la declaración del gasto o solicitud de reembolso (ex-ante), a
través del procedimiento de verificación de las operaciones que se realiza por la
Sección de Programas Operativos del Fondo Social Europeo.
59
Las verificaciones constituyen un procedimiento cuyo objetivo es garantizar
que la selección y ejecución de las operaciones se ha realizado correctamente,
tanto desde una perspectiva documental, como física, en el marco establecido
por la normativa regional, estatal y comunitaria, así como por el propio PO.
Dicha verificación resulta independiente del procedimiento de control que ha
de realizar la Autoridad de Auditoría, una vez ha sido certificado el gasto,
correspondiendo a la Autoridad de Gestión el establecimiento de las normas y
procedimientos para las verificaciones, así como la conservación de los
registros de cada uno de ellos, dejando constancia de los trabajos realizados,
la fecha y los resultados obtenidos en los mismos, así como las medidas
adoptadas para la subsanación de las irregularidades detectadas (artículo 13.3
del Reglamento (CE) Nº 1828/2006).
Los ámbitos de actuación de las verificaciones de las operaciones
Ámbitos
Objetivos
Verificación de la conformidad del gasto declarado con
las normas nacionales y comunitarias en materia de
Ámbito
subvencionabilidad, contratación pública, medio
Administrativo
ambiente, ayudas de estado, información y publicidad,
etc.
Comprobación de la corrección de la solicitud de
financiación.
Ámbito
Garantía de la inexistencia de doble financiación del
Financiero
gasto en otros regímenes comunitarios y otros periodos
de programación.
Constatación de que los bienes han sido entregados y
Ámbito
servicios realizados de conformidad con la decisión
Técnico
aprobatoria del proyecto.
Comprobación de la realidad del gasto y del servicio
Ámbito Físico
prestado y/o bien entregado.
El SOIB realiza estas verificaciones a través de su Sección de Programas
Operativos del Fondo Social Europeo, sin menoscabo de una contratación
externa de la asistencia técnica.
En función de los artículos reglamentarios previamente mencionados, las
verificaciones han de incluir dos tipologías complementarias:
 Verificaciones administrativas de todas las solicitudes de reembolso de los
beneficiarios.
60
 Verificaciones sobre el terreno de operaciones concretas.
Todas las verificaciones administrativas que se realicen sobre las declaraciones
de gasto presentadas por los beneficiarios, han de soportarse en un expediente
de verificaciones, que contendrá la documentación siguiente:
-
Cuadro resumen de gasto justificado por conceptos,
importe máximo concedido, importe aceptado por el
verificador y el importe, en su caso, rechazado con una
breve explicación de la causa de no aceptación.
-
Identificación y firma del verificador, así como del
supervisor.
-
Listados de comprobación (check-list) cumplimentados.
Éstos se irán adaptando para cada tipo de operación.
La verificación deberá analizar la elegibilidad de cada uno de los conceptos
incluidos en una justificación, dejando constancia de los aspectos revisados a
través del listado de comprobación o Check-list, que deberá ser suscrito por
los responsables y de obligado cumplimiento para el 100% de los expedientes
gestionados y que vayan a ser certificados al FSE en cumplimiento del artículo
13.2. del Reglamento (CE) Nº 1828/2006.
Cada línea de acción define sus propios conceptos de gasto elegible, pero con
carácter general para el FSE se deberá cumplir lo dispuesto en el Reglamento
(CE) Nº 1083/2006 y en la Orden TIN/2965/2008, de 14 de octubre, por la
que se determinan los gastos subvencionables por el Fondo Social Europeo
durante el período de programación de 2007-2013.
Con carácter general se consideran elegibles los siguientes gastos:
Los ejecutados en el periodo de subvencionabilidad.
Los que se adecuen al proyecto presentado y subvencionado.
Los que por concepto son subvencionables conforme a la normativa
reguladora.
La forma de justificar los gastos es mediante la aportación por parte del
destinatario de facturas originales, comprobantes de pago y actas o
certificados de la operación subvencionada.
De manera general, las comprobaciones que tiene que realizar el organismo
que emite la decisión aprobatoria respecto a la justificación presentada por el
beneficiario son:
61
Que la fecha de entrada de la justificación se encuentra dentro del plazo
de presentación indicado en la Resolución de la ayuda.
Que la fecha de comienzo del proyecto se encuentra también dentro de
los plazos establecidos.
Que las condiciones que se fijan en la Resolución de ayuda se han
cumplido o van a cumplirse a la presentación del saldo de la ayuda.
Que se ha aportado adecuada y suficientemente la documentación
justificativa del gasto.
Que se cumplen las condiciones mínimas de elegibilidad.
Igualmente, se deberá comprobar la veracidad, totalidad y exactitud de los
gastos, estableciendo la pista de auditoría correspondiente, comprobando los
siguientes aspectos:
Que los gastos subvencionados han sido registrados contablemente y de
forma independiente del resto de las operaciones normales del
destinatario.
Verificar que los gastos subvencionados se encuentran recogidos en la
totalidad de los gastos contabilizados por el beneficiario, obteniendo
los requisitos e impuestos que sean aplicables en función de si el
beneficiario es persona física o jurídica.
Prestar especial atención a la inclusión del Impuesto sobre el Valor
Añadido como gasto elegible ya que sólo tendrá esta consideración en
el caso de que no resultara recuperable por parte del destinatario.
Las verificaciones sobre el terreno tienen por objeto comprobar la realidad de la
operación de acuerdo con las condiciones establecidas en las bases
reguladoras de la subvención. Dado que no se realizan sobre el total de
operaciones certificadas, el SOIB debe establecer un método de muestreo, que
quede por escrito, y conforme al artículo 13.3 del Reglamento (CE)
1828/2006, por lo que el tamaño de la muestra ofrece garantías razonables en
cuanto a la legalidad y regularidad de las transacciones conexas. Asimismo, el
método de muestreo será revisado cada año y validado por el SPEE.
Una vez que se tenga la muestra de operaciones a verificar, conforme al
método de muestreo validado, se elaborará un calendario de verificaciones
para todo el ejercicio, y tras las visitas del técnico, éste cumplimentará un
Check-list de la visita in situ. Si se detectan irregularidades se elaborará un
62
informe-resumen, en el que constan, en su caso, las deficiencias detectadas y
las recomendaciones hechas a los beneficiarios para su subsanación.
SOIB - ENTIDAD EXTERNA
BENEFICIARIO
1.
Documentación
justificativa del gasto y pago
realizado
2. Recepción de la documentación justificativa
3. 1. VERIFICACIONES ADMINISTRATIVAS: Cumplimiento
del check 1828/2006 del 100% de los expedientes. En caso de
existir deficiencias detectadas en las verificaciones sobre el
terreno realizadas durante la ejecución de las acciones, se
comprobará que se han subsanado las mismas.
3. 2. VISITAS IN SITU: Informe de
cumplimiento del Art. 13 1828/2006 de
una muestra representativa de
expedientes.
4. ¿Cumple todos los requisitos para ser
cofinanciado?
Se rechaza
liquidación
NO
SI
Aceptación de la
liquidación
6.3CERTIFICACIÓN DE DECLARACIÓN DE GASTOS Y SOLICITUD DE
PAGO.
Cada año en la Conferencia Sectorial se aprueba el presupuesto para el SPEE,
con la asignación presupuestaria correspondiente a las Comunidades
Autónomas, y trimestralmente se transfiere el importe correspondiente.
El objetivo de la Certificación es preparar la Declaración de Gastos para enviar
al Servicio Público de Empleo Estatal como OI. Éste presentará la Solicitud de
Pago ante la Autoridad de Certificación de la Unidad Administradora del FSE.
63
la
El SPEE validará los gastos incluidos en las certificaciones parciales recibidas
por el SOIB, antes de incluirlos en la Declaración de gastos definitiva, haciendo
constar el importe total de los gastos subvencionables abonados por el SOIB,
así como la contribución pública correspondiente.
ORGANISMO QUE ENCARGA LAS
OPERACIONES
Operaciones
gestionadas
por el SOIB
Verificaciones
sobre el terreno
durante la
ejecución de las
operaciones
Verificaciones
administrativas
del 100% de
las
operaciones
Declaraciones
Parciales de
Gastos
SPEE
Verificación en
cumplimiento del Art. 13
Declaración de gastos del
SPEE y Solicitud de Pago
UAFSE
64
7.EL PROCESO DE EVALUACIÓN
El SOIB es responsable de recopilar toda la información de la ejecución de las
operaciones cofinanciadas por el FSE, en el marco del POAE, así como de las
desviaciones detectadas, y de su envío al Servicio Público de Empleo Estatal
(SPEE).
De esta forma, el Organismo Intermedio, una vez que ha recopilado toda la
información de los Organismos Colaboradores, realiza las evaluaciones
operativas previstas en el artículo 47 del Reglamento (CE) 1083/2006:
evaluaciones vinculadas al seguimiento de la Estrategia FSE del SPEE para el
período 2007-2013 con la finalidad de conocer el grado de desarrollo de las
líneas de acción, identificar posibles desviaciones y proponer medidas a
adoptar para su corrección y subsanación.
La Evaluación Operativa se define como “un proceso dinámico, continuo y
sistemático, enfocado a apoyar el seguimiento de los Programas Operativas a través del
análisis del grado de ejecución de sus indicadores de alerta, de las desviaciones de dichos
indicadores y de las modificaciones entre Ejes a realizar con la finalidad de alcanzar los
objetivos planificados”. Existen tres conceptos esenciales sobre los que se asienta
la evaluación operativa:
 Indicador de Alerta: Subconjunto de los indicadores operativos que se
caracterizan por: estar particularizados por regiones y PO, definidos a nivel
de Eje prioritario, con valores a alcanzar anualmente a partir de 2009 y
tienen atribuidos unos niveles necesarios de ejecución acumulada.
 Desviación: Diferencia porcentual entre el valor ejecutado real y el valor de
ejecución necesaria valorado en términos acumulados. En aquellos casos en
que sea significativa, y pueda obedecer a problemas estructurales en el
desarrollo del programa, puede motivar una revisión del mismo.
 Revisión: Modificación del PO que afecta a dos o más Ejes Prioritarios. En
este sentido, los cambios dentro de un Eje prioritario no se consideran
revisión y requerirán, si procede, sólo el conocimiento y aprobación del
Comité de Seguimiento para su ejecución.
De esta forma, la Evaluación Operativa constituye un proceso basado en los
siguientes elementos clave:
65
Análisis de los indicadores de alerta. Tiene por objetivo conocer el grado de
desviación entre la ejecución real y la necesaria y la existencia de
desviaciones significativas.
Evaluación por desviación significativa. Tiene por objeto examinar las causas que
han provocado la desviación significativa del indicador alerta cuando así es
considerada a través del análisis de los indicadores de alerta, y proponer
las medidas a adoptar para corregir dicha desviación. De manera general,
esta evaluación amplía y complementa el análisis de los indicadores de
alerta y se origina por una desviación significativa a nivel de Eje Prioritario.
Evaluación por Revisión. Tiene por objetivo analizar la adecuación y
pertinencia de las modificaciones de un PO cuando dicho cambio implica a
dos o más ejes.
A tales efectos, el SOIB prestará su colaboración y participará en cuantos
Comités o Grupos Técnicos de Evaluación, nacionales o comunitarios, se le
requiera.
8.LOS PROCESOS DE SOPORTE
6.1.
INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD
Los procedimientos de información y publicidad se regirán por lo establecido
en el Reglamento (CE) Nº 1828/2006 y en el Plan de Comunicación del SPEE
2007-2013.
Es función del SPEE definir un sistema de seguimiento relativo a las medidas de
información y comunicación adoptadas en el Plan de Comunicación del SPEE,
que permita constatar el grado de ejecución del Plan, los resultados
alcanzados en los Comités de Seguimiento, los informes de ejecución anual y
final, de acuerdo con el artículo 4 del Reglamento (CE) 1828/2006.
8.2. GESTIÓN DOCUMENTAL
Este procedimiento tiene por objetivo definir y relacionar la documentación
que debe ser mantenida y conservada por el SOIB y las entidades beneficiarias
de las subvenciones cofinanciadas por el FSE.
66
El SOIB y los beneficiarios de las subvenciones son los responsables de la
guardia y custodia de los documentos necesarios a la hora de presentar la
justificación necesaria para mantener una pista de auditoría adecuada. Estos
documentos deben custodiarse durante un período de tres años desde el cierre
del POAE, hasta 2020.
Los documentos que se deben conservar y custodiar son:
-
Los que permitan conciliar los importes agregados
certificados ante el OI, con los registros contables
detallados y los documentos acreditativos que obren en
poder del SOIB.
-
Documento de pago acreditativo del pago del SOIB al
Beneficiario
-
Documentación de aprobación de la concesión de la
ayuda de cada operación
-
Documentos relativos a los procedimientos
contratación pública, en caso de aplicarse
-
Informes de auditorías y verificaciones realizadas.
de
Los soportes de gasto generalmente aceptados serán, como mínimo, los
siguientes:
-
fotocopias de documentos originales
-
microfichas de documentos originales
-
versiones electrónicas de documentos originales
-
documentos que sólo existan en versión electrónica
El sistema de archivo para las acciones cofinanciadas relativas a convocatorias
aprobadas a partir del año 2010 se organiza a través del Programa Fondos
Europeos, previo escaneado de la documentación.
El SOIB cuenta con una Jefatura de Servicio de Archivo, que controlará las
entradas y salidas de documentación, persona que solicita dicha información,
fechas, etc.
Los expedientes se archivan siguiendo las instrucciones del Archivo General de
la Comunidad Autónoma y el proceso interno de Archivo.
67
8.3 PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
En la gestión del Archivo del SOIB, podemos distinguir tres procedimientos
distintos:
-Procedimiento de archivo documental
-Procedimiento de archivo digital
 Procedimiento de archivo documental
Regula el procedimiento de gestión del archivo interno de toda la
documentación que genera cada convocatoria y cada expediente vinculado a la
misma hasta que se remite al archivo general del SOIB.
Toda la documentación generada a raíz de un expediente se custodia por el
propio Servicio que la genere hasta llegar a la fase de cierre del expediente. Una
vez se llega a esa fase, se prepara el expediente conforme a los requisitos
exigidos por la Orden de la vicepresidenta y consejera de relaciones institucionales de 10
de diciembre de 2004, de medidas para la transferencia de documentación al Archivo
Administrativo General de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears y se rellena la
correspondiente lista de comprobación de documentación. En el caso de que se trate
de un expediente de concesión de subvenciones o de un convenio, el Servicio
correspondiente remite su parte del expediente al Servicio de Gestión
Administrativa de la materia a que se refiera la operación. En el caso de
contratos la documentación se custodiará íntegramente durante toda la vida
del expediente por el jefe de Servicio de Contratación y Patrimonio.
 Procedimiento de archivo digital
Como complemento del archivo documental, los expedientes objeto de
cofinanciación son digitalizados mediante su escaneado e incorporados al
expediente digital en el programa Fondos Europeos.
8.4 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO
El procedimiento de registro interno del SOIB tiene como finalidad mantener
una pista de auditoría adecuada de la documentación que se registra de
68
entrada en el SOIB y garantizar que todos los escritos dirigidos al SOIB sean
tramitados por el adecuado Servicio gestor.
Con esta finalidad, toda la documentación registrada de entrada diariamente
en el Registro interno del Servicio de Ocupación de las Illes Balears (sede
central, delegaciones insulares y oficinas de empleo del SOIB), y que va
dirigida a los Servicios y Secciones del SOIB, se recoge en un listado de
documentación registrada que se genera diariamente por el personal del propio
registro y que se remite también diariamente a la Secretaría de la Dirección del
SOIB. Desde la Secretaría se reparte la documentación a los Servicios
destinatarios, junto con un documento de remisión de la documentación registrada por
cada Servicio y devuelve el listado al Registro con la conformidad de la recepción
de la documentación relacionada.
Cada servicio lleva un registro interno diario de la documentación
recepcionada.
69