LA ECUACION CONTABLE REGISTROS CONTABLES

LA ECUACION CONTABLE
REGISTROS CONTABLES
Normas para registros y libros de contabilidad
Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, los cuales
deben estar fechados y autorizados por quienes los elaboran. Dichos soportes
deben acompañarse a los respectivos comprobantes de contabilidad,
debiéndose archivar en orden cronológico para que posibiliten su verificación.
Los comprobantes deben enumerarse consecutivamente, indicando el día de
su preparación, su origen, descripción, valor de la operación e indicar las
cuentas afectadas.
EL PROCESO DE RECOLECCIÓN, ORGANIZACIÓN Y REGISTRO DE LOS
HECHOS ECONÓMICOS CONSTITUYE EL SISTEMA CONTABLE. Para el
tratamiento contable de estos hechos, existe una serie de libros que permiten
un adecuado flujo de información y facilita la obtención de datos para elaborar
los estados financieros. El ente económico debe llevar los libros auxiliares
necesarios para conocer las transacciones individuales, establecer sus activos
y obligaciones derivadas de sus actividades, conocer los códigos o series
cifradas que identifiquen las cuentas y cumplir las exigencias legales
existentes. El ente económico debe conservar los medios para la consulta y
reproducción de los asientos contables. En los libros se debe anotar el número
y la fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.
La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema
de partida doble, en libros registrados, de manera que suministren una historia
clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante.
En los libros de contabilidad está prohibido:
•
Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se
refieren.
•
Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los
asientos o a continuación de los mismos.
•
Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
•
Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
•
Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Libro Diario
Fecha
Detalle
Parciales
Débito
Fecha: indica la fecha en que se realizó la transacción, año, mes y día.
Crédito
Detalle: indica las cuentas que se afectaron con cada transacción. Incluye una
breve explicación.
Parciales: cuando la cuenta es afectada por más de un valor, se deben colocar
subtotales en esta columna.
Débito: muestra el total de las cuentas que se debitan.
Crédito: muestra el total de las cuentas que se acreditan.
El manejo de las columnas DÉBITO y CRÉDITO se rige por las siguientes
reglas:
•
El aumento en una cuenta del activo se registra en el débito.
•
Una disminución en una cuenta del activo se registra en el crédito.
•
Un aumento en una cuenta del pasivo o patrimonio se registra en el
crédito.
•
Una disminución en una cuenta del pasivo o patrimonio se registra al
débito.
•
Un gasto incurrido se registra en el débito.
•
Un ingreso se registra en el crédito.
Regla
Aumento en el activo
Disminución en el activo
Aumento en el pasivo
Disminución en el pasivo
Aumento en el patrimonio
Disminución en el patrimonio
Creación de un gasto
Creación de un ingreso
Débito Crédito
X
X
X
X
X
X
X
X
Ilustración
Seinsa Ltda., inició actividades el primero de febrero mediante aportes en
efectivo de dos (2) socios por valor de $150.000 c/u. Adicionalmente la
empresa realizó las siguientes transacciones durante el mes:
Febrero 02 Pagó $30.000 por el arriendo de febrero.
Febrero 11 Bancolombia concedió un préstamo a la empresa por $200.000.
Febrero 13 Adquirió equipo por $100.000, pagó $20.000 y firmó una letra por
el saldo.
Febrero 15 Canceló sueldos por $100.000 correspondientes a la primera
quincena
Febrero 21 La empresa prestó servicios eléctricos por $240.000 a dos (2)
Clínicas. De la Clínica Las Américas recibió $80.000 en
efectivo. La Clínica Medellín pagó en efectivo $40.000 y quedó
debiendo $120.000
Febrero 27
Febrero 28
Prestó servicios eléctricos a la empresa El termostato por
$160.000, $80.000 de contado y crédito por el resto.
La empresa pagó servicios públicos por $12.000, adicionalmente
liquidó y canceló sueldos por $140.000.
Fecha Detalle
Feb 01 Bancos
Aportes capital socio 1
Aportes capital socio 2
Capital social
Feb 02 Gastos arrendamiento
Bancos
Feb 11 Bancos
Obligación financiera
Feb 13 Equipo
Bancos
Letra (documentos) por pagar
Feb 15 Gastos personal. Sueldos
Bancos
Feb 21 Bancos
Clínica Las Américas
Clínica Medellín
Servicios por cobrar Clínica Medellín
Ingresos operacionales
Clínica Las Américas
Clínica Medellín
Feb 27 Bancos
Servicios por cobrar El Termostato
Ingresos operacionales
Feb 28 Gastos servicios públicos
Gastos personal. Sueldos
Bancos
Total
Parciales
Débito
$300.000
Crédito
$150.000
150.000
$300.000
30.000
30.000
200.000
200.000
100.000
20.000
80.000
100.000
100.000
120.000
80.000
40.000
120.000
240.000
80.000
160.000
80.000
80.000
160.000
12.000
140.000
1.282.000
152.000
1.282.000
Libro Mayor
Los cambios que tienen las cuentas durante un período se registran en el libro
mayor. Los cambios que originan las transacciones se traducen en aumentos o
disminuciones en las cuentas, las cuales proporcionan la información necesaria
para la preparación de los estados financieros. El sistema de información
contable exige un registro para cada cuenta de los estados financieros, por
ejemplo, obligaciones financieras. Esta cuenta debe mostrar los aumentos por
préstamos obtenidos y las disminuciones por cancelaciones parciales o totales
de los mismos. El registro que se emplea para asentar los cambios recibe el
nombre de CUENTA. El libro mayor está conformado por el conjunto de
cuentas.
Una cuenta T está compuesta de la siguiente manera:
Nombre de la Cuenta
Lado izquierdo Lado derecho
Débito
Crédito
Debe
Haber
Cargo
Abono
Saldo débito Saldo crédito
Al finalizar el período contable se procede a sacar el saldo de la cuenta. Si el
lado izquierdo (total débitos registrados) excede al lado derecho (total de
créditos registrados) el saldo es débito. Por el contrario, si el lado derecho
excede al lado izquierdo, el saldo es crédito. Se espera que una cuenta de
activo o gasto presente saldo débito y que una cuenta de pasivo, patrimonio o
ingreso, presente saldo crédito.
Las reglas para registrar las transacciones en el LIBRO DIARIO tienen vigencia
para registrar las transacciones en las cuentas del LIBRO MAYOR, de acuerdo
con el siguiente esquema:
Nombre de la Cuenta
Débito
Crédito
Aumento en activo
Disminución en activo
Creación de un gasto
Creación de un ingreso
Disminución en pasivo
Aumento en pasivo
Disminución en patrimonio Aumento en patrimonio
Esta convención garantiza permanentemente la igualdad en la ecuación
contable ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO.
Ilustraciones
Se compra un vehículo por $9.800.000, cancelando con cheque $3.500.000 y
el resto con crédito.
Cuentas que intervienen:
Vehículo: Activo. Aumenta (débito) $9.800.000
Bancos: Activo. Disminuye (crédito) $3.500.000
Obligaciones financieras: Pasivo. Aumenta (crédito) $6.300.000
Vehículo
$9.800.000
Bancos
$3.500.000
Obligaciones financieras
$6.300.000
Registrar en el mayor las operaciones que realizó Seinsa Ltda, ya registradas
en el libro de diario.
Feb01
$300.000
Feb11
200.000
Feb21
120.000
Feb27
80.000
Bancos
Feb02
$30.000
Feb13
20.000
Feb15
100.000
Feb28
152.000
Capital social
Feb01
$300.000
Gastos arrendamiento
Feb02
$30.000
700.000
398.000
302.000
Obligaciones financieras
Feb11
$200.000
Gastos personal sueldos
Feb15
$100.000
Feb28
140.000
240.000
Equipo
Feb13
$100.000
Servicios por cobrar
clientes
Feb13
$120.000
Feb27
80.000
200.000
Letra por pagar
Feb13
$80.000
Ingresos operacionales
Feb21
$240.000
Feb27
160.000
400.000
Gastos servicios públicos
Feb28
$12.000
Balance de Prueba
Si las transacciones han sido registradas correctamente en las cuentas, EL
LIBRO MAYOR debe balancear, es decir, la suma de todos los débitos debe
dar igual a la suma de todos los créditos. Para comprobar esa igualdad se
prepara el balance de prueba, este constituye un medio para verificar la
exactitud de la igualdad matemática del libro mayor en una fecha determinada.
Se debe preparar antes de elaborar los estados financieros. Los nombres de
las cuentas se listan de acuerdo al orden en que figuran en el libro mayor y los
saldos monetarios débito se anotan en la columna izquierda del balance de
prueba y los saldos monetarios crédito en la columna de la derecha. Por lo
general, los saldos de las cuentas del activo y de los gastos se presentan en la
columna izquierda y los saldos de las cuentas del pasivo, patrimonio e ingresos
en la columna derecha.
Ilustración
Elaborar el balance de prueba con base en los registros del libro mayor que
realizó Seinsa Ltda.
SEINSA S.A..
BALANCE DE PRUEBA AL 28 DE FEBRERO.
Cuentas
Débito
Crédito
Bancos
$398.000
Capital social
$300.000
Gastos arrendamiento
30.000
Obligaciones financieras
200.000
Equipo
100.000
Gastos de personal, sueldos
240.000
Servicios por cobrar clientes
200.000
Ingresos operacionales
400.000
Gastos servicios públicos
Letra por pagar
Total
12.000
80.000
980.000
980.000
Estado de Resultados y Balance General
A partir de las cuentas del libro mayor que contiene el BALANCE DE PRUEBA,
se procede a preparar los estados financieros, es decir, el ESTADO DE
RESULTADOS Y EL BALANCE GENERAL.
SEINSA LTDA.
ESTADO DE RESULTADOS. MES DE
FEBRERO.
Ingresos operacionales
$400.000
Gastos operacionales:
Sueldos
240.000
Arrendamiento
30.000
Servicios públicos
12.000
Total gastos
282.000
operacionales
Utilidad del ejercicio
118.000
SEINSA LTDA.
BALANCE GENERAL AL 28 DE FEBRERO.
Activos
Pasivo y patrimonio
Corrientes
Pasivo
Bancos
$398.000 Obligaciones financieras
$200.000
Servicios por cobrar clientes
200.000 Letras (documentos) por
80.000
pagar
Total activo corriente
598.000 Total pasivos
280.000
Activo fijo
Patrimonio
Equipo
100.000 Capital social
300.000
Total activo fijo
100.000 Utilidad del ejercicio
118.000
Total patrimonio
418.000
Total activos
698.000 Total pasivo y patrimonio
698.000
Para el libro mayor se utiliza un formato que cuenta con saldo continuo.
Nombre de la Cuenta
Fecha
Detalle
Débito Crédito
Saldo
Los componentes de la cuenta con saldo continuo son:
•
Nombre de la cuenta de cualquier estado financiero.
•
Fecha del movimiento según orden cronológico.
•
Detalle. Se anota la transacción que explica el registro.
•
Débito. Se anota el valor del movimiento débito.
•
Crédito. Muestra el valor una vez registrado el débito o crédito.
Ilustración:
A partir del movimiento que presentó la cuenta bancos de Seinsa Ltda., durante
el mes de febrero.
Bancos
Fecha
Detalle
Feb01 Aporte de los socios
Feb02
Feb11
Feb13
Feb15
Feb21
Feb27
Feb28
Pago arrendamiento
Legalización préstamo bancario
Pago cuota inicial equipo
Pago de (nómina) sueldos
Venta de servicios
Venta de servicios
Pago de nómina (sueldos) y servicios
Débito Crédito
$300.00
0
$30.000
200.000
20.000
100.000
120.000
80.000
152.000
Saldo
$300.00
0
270.000
470.000
450.000
350.000
470.000
550.000
398.000