Orientar a los estudiantes para adelantar los tramites generales de... pregrado y posgrado ofrecidos por el Departamento de Estadística.

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INSTRUCTIVO TRAMITES DE GRADO
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1. OBJETIVO
Orientar a los estudiantes para adelantar los tramites generales de grado de los programas de
pregrado y posgrado ofrecidos por el Departamento de Estadística.
2. ALCANCE
Este instructivo parte desde la revisión de los requisitos necesarios para inscripción a grado y
concluye con la entrega de invitaciones para asistir a la ceremonia.
3. DOCUMENTOS Y NORMAS RELACIONADAS
Acuerdo 008 de 2008 del CSU. Estatuto estudiantil de la Universidad Nacional de Colombia.
Acuerdo 012 de 2009 del CSU. Fijan los derechos de pago para la expedición de documentos
y tramites administrativos.
Acuerdo 035 de 2008 del CSU. Certificación de conocimiento de segunda lengua como
requisito de grado para programas de pregrado.
Resolución 003 de 2009 de la Secretaria General. Reglamentación de procesos y
procedimientos
Resolución 195 de 2010 del Consejo de Facultad de Ciencias. Requisitos de grado para
alumnos de posgrado de los programas ofrecidos por la facultad.
Resolución 386 de 2010 del Consejo de Facultad de Ciencias. Reglamentación de
modalidades y procedimientos relacionados con trabajos finales, tesis y examen de calificación
4. ASPECTOS A TENER EN CUENTA
 Recuerde que para inscribirse a la ceremonia de grados debe tener en cuenta las fechas del
calendario académico vigente.
 Si usted es estudiante de pregrado debe cumplir adicionalmente con el requisito de haber
presentado el Examen de Estado de Calidad de la Educación Superior SABER-PRO
(ECAES)
 A la entrega de los documentos, quien los recibe exigirá la presentación de los documentos
de identificación originales, incluyendo el carné estudiantil el cual no será retenido (en caso
de perdida deberá cancelar el duplicado en la pagaduría y presentar el recibo).
 El valor a pagar por concepto de derechos de grado para estudiantes de pregado es de siete
(7) puntos y para estudiantes de posgrado es de veinte (20) puntos. El valor por punto
definido en el acuerdo 012 de 2009 es equivalente a un día de salario mínimo legal vigente.
 La consignación de derechos de grado debe legalizarse ante la oficina de pagaduría de la
Facultad de Ciencias, ubicada en el Edificio 476 del campus, previo a la entrega de la
documentación, para lo cual se debe adjuntar copia de la consignación con el nombre y
numero de documento de identidad del aspirante.
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 En caso de no poder recibir el diploma personalmente el graduando debe otorgar el poder
legal, autenticado, a una persona mayor para que reciba el diploma expresando fielmente el
juramento de rigor1
 Toda las comunicaciones relacionadas con los tramites de grado serán notificados por
medio del correo institucional por lo cual se recomienda revisarlo regularmente durante el
tiempo que dure el proceso de grado.
5. PASOS A SEGUIR
#
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
Ingresar a la ventana principal del SIA en el modulo de “Historia
académica” y verificar que ha cursado y aprobado todas las asignaturas del
plan de estudios y que se encuentra activo el nodo de finalización. Así
mismo, en el modulo de “Mis deudas” verificar que se encuentre a paz y
salvo y que cuente con la aprobación del requisito de idioma extranjero
cumplido los requisitos para grado.
Si no cumple con alguno de los requisitos mencionados deberá remítirse a
la Dirección del Programa Curricular o a la División de Registro para
identificar la falencia que se presenta y hallar la solución o aclaración
respectiva.
Revisar
1 cumplimiento de
requisitos
TIPS:
 Previamente conviene hablar en la dirección de su programa académico
para verificar los posibles motivos de la inconsistencia y recibir una
orientación general sobre como solucionar los inconvenientes
presentados.
 Si encuentra alguna anomalía en la historia académica comuníquela a la
Secretaria Académica de la Facultad de Ciencias, enviando un correo
electrónico a: [email protected] aclarando el caso,
suministrando los soportes disponibles y números telefónicos de contacto
 También es conveniente en caso de presentarse algún incumplimiento de
los requisitos que consulte el Acuerdo 008 de 2008 y la normatividad
relacionada para facilitar la gestión de su solicitud o en su defecto acudir
a la oficina de Bienestar de sede para recibir apoyo a su solicitud.
Después de verificar el cumplimiento de los requisitos para grado y tener el
Preinscribirse
nodo de finalización activo en el SIA, debe ingresar en el modulo de
2 para ceremonia
atención de solicitudes estudiantiles y presentar la solicitud de inscripción a
de grados por SIA
grados.
La documentación que se debe entregar para adelantar el tramite de grado
ante la Dirección de área curricular es:
Preparar
1. Hoja de vida. (Según formato de Bienestar)
3 documentación
2. Fotocopia de la Cedula de Ciudadanía o de extranjería (por ambas caras
para grado
y ampliada al 150%).
3. Fotocopia de la libreta militar (hombres) (por ambas caras y ampliada al
El poder debe incluir el siguiente texto sin alteración alguna: “Yo, ____________________, identificación con documento de
identidad __________________ No. ____________ de _________, juro obedecer la constitución y las leyes de la republica, honrar a
la Universidad Nacional de Colombia y cumplir leal y fielmente los deberes de mi profesión”.
1
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150%)
4. Recibo de consignación por concepto de derechos de grado a la cuenta
de ahorros No. 012720017 del Banco Popular, del Fondo Especial de la
Facultad de Ciencias.
5. Formato diligenciado de recepción de tesis y trabajos de grado en
Hemeroteca.
6. Para estudiantes de posgrado: Certificado de entrega de reseña Tesis
de Maestría y Doctorado en la Vicedecanatura de Investigación y
Extensión.
Para estudiantes de pregrado: Copia del certificado del Examen de estado
de Calidad de Educación Superior. ECAES.
7. En caso de otorgar poder a un tercero para reclamar el Diploma, debe
adjuntarse el poder original autenticado.
4
Revisar
documentación
Comprobar
situación
5
académica y
económica
6
Verificar
documentación e
información del
estudiante.
TIPS:
Estos documentos deben ser entregados en un sobre de manila tamaño
carta el cual deberá marcarse como sigue:
 Nombre del programa curricular.
 Nombres y apellidos del estudiante.
 Tipo, numero y lugar de expedición del documento de identidad del
estudiante.
 (Hombres) Numero y distrito militar de la libreta militar del
estudiante.
 Dirección de residencia y teléfono de contacto (actuales)
 Dirección de correo electrónico institucional y personal.
En la Dirección de Área Curricular revisaran que la documentación este
completa y cumpla los requisitos anteriores, de lo contrario no recibirán
dicha documentación.
Luego de recibir la documentación en la Dirección de Área Curricular allí se
verifica en el SIA que el estudiante haya cumplido con los compromisos
académicos de su plan de estudios y de los derechos académicos y
administrativos exigidos para optar al titulo.
Para el caso de posgrado se verifica que el estudiante cumpla con el
requisito de aprobación del idioma extranjero y que haya presentado el
resumen ejecutivo de su trabajo de grado para su publicación en la reseña
académica de la Facultad de Ciencias. Así mismo, para los programas de
Doctorado se debe anexar copia del artículo, asociado al trabajo de tesis,
publicado en revista indexada.
Por otra parte, la Dirección de Área Curricular debe verificar que el
estudiante este a paz y salvo con la Universidad por todo concepto.
Si la documentación cumple los requisitos y esta completa se foliara y
enviara a la Secretaria Académica de la Facultad de Ciencias adjuntando
también el listado de los aspirantes a grado de pregrado y posgrado que se
inscribieron durante el periodo permitido.
En la Secretaria de Facultad revisan la documentación que se encuentre
correctamente diligenciada y que no presente ninguna inconsistencia. En
caso de presentarse alguna novedad se contactan directamente con el
estudiante para resolver la situación.
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ACTIVIDAD
7
Aprobación de
Graduandos
8
Elaboración y
firma de diploma
9
Diligenciar el
registro de
diplomas
Elaboración y
10 distribución de
invitaciones
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DESCRIPCIÓN
El Consejo de Facultad, mediante resolución aprueba la graduación de
aquellos estudiantes aspirantes que cumplen con los requisitos
académicos y administrativos exigidos.
En la Secretaria de Facultad de Ciencias se gestiona la elaboración y firma
de los diplomas y de las actas de grado.
En la Secretaria de Facultad deben incorporar los datos de los diplomas y
actas de grado al libro de registro de diplomas, de modo que quede la
evidencia de la fecha de entrega de los mismos y de la identificación de
cada uno de ellos.
En la Secretaria de Facultad se gestiona la elaboración de las invitaciones
y se hace entrega a cada uno de los graduandos dos (2) invitaciones para
que asistan con el mismo numero de acompañantes.
6. FLUJOGRAMA (ANEXO)