Documentación del SGC - Instituto Nacional de las Mujeres

Clave:
P1-SGC
No. Revisión:
5
Fecha de Revisión:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Julio 2007
Página:
1 de 13
DOCUMENTACIÓN DEL INMUJERES

I.
OBJETIVO

II.
ALCANCE


III.
POLÍTICAS


Definir la estructura y las reglas para la elaboración y aprobación de los documentos
relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad y Equidad de Género y procesos no
certificados del Instituto Nacional de las Mujeres.
Aplica para la generación del Manual de Organización, Manual de Calidad y Equidad
de Género, Manual de Planeación de Calidad, procedimientos, instrucciones de trabajo,
formatos, documentos técnicos y generales que integran el Sistema de Gestión de
Calidad y Equidad de Género y procesos no certificados del Instituto Nacional de las
Mujeres.
Se codificarán los documentos del Sistema de Gestión de Calidad y Equidad de
Género y documentos de procesos no certificados del Instituto Nacional de las Mujeres
a fin de poder ser identificados y controlados de acuerdo a lo establecido en el Anexo I.
Se documentarán tantos manuales, procedimientos e instrucciones como sean
necesarios para asegurar el cumplimiento de la Norma (ISO 9001) y el control del
Sistema de Gestión de Calidad y Equidad de Género y procesos no certificados del
Instituto Nacional de las Mujeres.
Los procedimientos normativos serán revisados por la/el Representante de la
Dirección y autorizados por la/el titular de la Presidencia.
Las modificaciones a todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad y
Equidad de Género y procesos no certificados del Instituto Nacional de las Mujeres se
realizarán de acuerdo al P2-SGC Control de Documentos.
Todo el personal del Instituto Nacional de las Mujeres aplicará este procedimiento para
la creación de documentos del Sistema de Gestión de Calidad y Equidad de Género y
procesos no certificados del Instituto Nacional de las Mujeres.
 La(s)/lo(s) responsable(s) del Control de Documentos, controlará(n) la documentación
del Sistema de Gestión de Calidad y Equidad de Género y procesos no certificados del
Instituto Nacional de las Mujeres.
 La Subdirección de Certificación de Procesos es la/el Responsable del Control de
Documentos del Sistema de Gestión de Calidad y Equidad de Género y procesos por
incluir al mismo.
 La Subdirección de Organización Interna es la/el Responsable del Control de
Documentos de los procesos no certificados del Instituto Nacional de las Mujeres.

IV.
RESPONSABILIDADES
V.
MARCO NORMATIVO
Ley del Instituto Nacional de las Mujeres (D.O.F. 12/01/01); con sus reformas y
adiciones.
 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, Art. 18 y 19 (D.O.F. 29/12/76); con

Sello
Elaboró
B. Daniela Rodríguez Abarca
Responsable de Control de Documentos
Certificados /Subdirección de
Certificación de Procesos
F1 P1-SGC Rev. 1
Humberto Conde Hernández
Responsable de Control de
Documentos no Certificados/
Subdirección de Organización Interna
Revisó
Autorizó
Ma. Carmela Chávez Galindo
Dirección General de Administración
y Finanzas
Ma. del Rocío García Gaytán
Presidencia del Inmujeres
Clave:
P1-SGC
No. Revisión:
5
Fecha de Revisión:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Julio 2007
Página:
2 de 13
DOCUMENTACIÓN DEL INMUJERES








VI.
DEFINICIONES




Sello
sus reformas y adiciones.
Norma (ISO 9001:2000) NMX-CC-9001-IMNC-2000, Sistema de Gestión de Calidad,
requisitos.
Modelo de Equidad de Género MEG:2003 (Primera edición julio 2003); con sus
reformas y adiciones.
COFEMER: Comisión Federal de Mejora Regulatoria.
Documento: Es la información escrita que proporciona los conocimientos y/o las
directrices necesarias para interpretar y/o ejecutar una función, actividad o decisión.
Equidad: Es el reconocimiento de la diversidad del/la otro/a para propiciar condiciones
de mayor justicia e igualdad de oportunidades, tomando en cuenta la especificidad de
cada persona.
Formato: Es un esquema predeterminado en papel u otros medios que permite
organizar la información de la misma forma en documentos y registros.
Igualdad: La igualdad es al mismo tiempo un objetivo y un medio por el cual los
individuos se benefician del mismo trato en el marco de la Ley y de las mismas
oportunidades para gozar de sus derechos y desarrollar sus talentos y habilidades de
manera que puedan participar en el desarrollo político, económico, social y cultural,
como beneficiarios y como agentes activos.
Instrucción de Trabajo: Es un documento que específica y detalla la forma de realizar
una actividad determinada. Una instrucción es un documento más detallado que un
procedimiento y representa el tercer nivel de la documentación del Sistema de Gestión
de Calidad y Equidad de Género y del Inmujeres.
Manual de Calidad y Equidad de Género: Es el documento que establece la Política
de Calidad y describe el Sistema de Gestión de Calidad y Equidad de Género de una
organización y cómo se da cumplimiento a cada uno de los requisitos de la norma y8/o
modelo. Representa el primer nivel de la documentación del Sistema de Gestión de
Calidad y Equidad de Género y del Inmujeres.
Manual de Planeación de Calidad: Documento que específica qué procedimientos y
recursos asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a
un proyecto, proceso o servicio específico.
Manual de Organización: Documento que especifica el objetivo, las
responsabilidades, autoridades y líneas de comunicación de los puestos que integran
un área, así como las funciones que desempeñan.
Procedimiento: Forma específica de desarrollar una actividad o llevar a cabo un
proceso. Los procedimientos están documentados y representan el segundo nivel de la
documentación del Sistema de Gestión de Calidad y Equidad de Género y del
Elaboró
B. Daniela Rodríguez Abarca
Responsable de Control de Documentos
Certificados /Subdirección de
Certificación de Procesos
F1 P1-SGC Rev. 1
Humberto Conde Hernández
Responsable de Control de
Documentos no Certificados/
Subdirección de Organización Interna
Revisó
Autorizó
Ma. Carmela Chávez Galindo
Dirección General de Administración
y Finanzas
Ma. del Rocío García Gaytán
Presidencia del Inmujeres
Clave:
P1-SGC
No. Revisión:
5
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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3 de 13
DOCUMENTACIÓN DEL INMUJERES
Inmujeres.
 Registro de Calidad: Es el documento que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de las actividades ejecutadas. Los registros constituyen el cuarto
nivel de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad y Equidad de Género y
del Inmujeres.
 SGC: Sistema de Gestión de Calidad y Equidad de Género.
 Sistema de Gestión de Calidad: Sistema de Gestión para dirigir y controlar una
organización con respecto a la calidad.
 Sistema de Equidad de Género: Sistema de gestión que busca combatir costumbres
y prácticas discriminatorias, promoviendo una cultura de igualdad de oportunidades
entre hombres y mujeres.
VII.
DOCUMENTOS
RELACIONADOS
VIII.
FORMATOS
DERIVADOS
Sello







M1-SGC Manual de Calidad y Equidad de Género.
P2-SGC Control de Documentos y Registros.
Guía para la asignación de claves a procedimientos, instrucciones de trabajo, trámites
y formatos.
F1 P1-SGC Formato para la Captura de Procedimientos.
F2 P1-SGC Formato para la Captura de Instrucciones de Trabajo.
F3 P1-SGC Formato Descripción y Perfil de Puesto
F5 P1-SGC Formato para la Captura de Manuales.
Elaboró
B. Daniela Rodríguez Abarca
Responsable de Control de Documentos
Certificados /Subdirección de
Certificación de Procesos
F1 P1-SGC Rev. 1
Humberto Conde Hernández
Responsable de Control de
Documentos no Certificados/
Subdirección de Organización Interna
Revisó
Autorizó
Ma. Carmela Chávez Galindo
Dirección General de Administración
y Finanzas
Ma. del Rocío García Gaytán
Presidencia del Inmujeres
Clave:
P1-SGC
No. Revisión:
5
Fecha de Revisión:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DOCUMENTACIÓN DEL INMUJERES
IX.No
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
INICIO
MANUAL DE CALIDAD Y EQUIDAD DE GÉNERO
Actualiza, a través de la/el servidor público que designe, el Manual de
Calidad y Equidad de Género y turna a la /el Representante de la Dirección
para su Vo.Bo.
1
Se deberán considerar los requisitos normativos (ISO 9001:2000) NMX-CC- Titular de la Dirección
9001-IMNC-2000 y del Modelo de Equidad de Género MEG:2003; de Recursos Humanos
asegurando la integridad del Sistema de Gestión de Calidad y Equidad de
Género y consistencia con otros documentos del Inmujeres.
Cada vez que el
Sistema así lo
requiera
Utiliza como guía de elaboración lo establecido en el Anexo I.
2
Revisa el contenido y lo turna a la Presidenta para su revisión y aprobación.
3
Aprueba y firma el Manual de Calidad y Equidad de Género. En caso
necesario, sugiere modificaciones.
4
5
Representante de la
Dirección
2 días después
de haberlo
recibido
Titular de la Presidencia
del Inmujeres
3 días después
de haberlo
recibido
Responsable del
Una vez aprobado, se asegura que todo el personal tenga acceso a dicho
Control de Documentos/
documento a través de la publicación del mismo en la Intranet del Instituto.
Representante de la
Dirección
Representante de la
Dirección/Titulares de
Difunden y promueven su uso.
las Direcciones de Área
y Subdirecciones
Sello
Elaboró
B. Daniela Rodríguez Abarca
Responsable de Control de Documentos
Certificados /Subdirección de
Certificación de Procesos
F1 P1-SGC Rev. 1
Humberto Conde Hernández
Responsable de Control de
Documentos no Certificados/
Subdirección de Organización Interna
De acuerdo al
P2-SGC
Permanente/
De acuerdo al
P2-SGC
Revisó
Autorizó
Ma. Carmela Chávez Galindo
Dirección General de Administración
y Finanzas
Ma. del Rocío García Gaytán
Presidencia del Inmujeres
Clave:
P1-SGC
No. Revisión:
5
Fecha de Revisión:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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5 de 13
DOCUMENTACIÓN DEL INMUJERES
MANUAL DE PLANEACIÓN DE CALIDAD
Actualiza el Manual de Planeación de Calidad, según considere necesario,
puede apoyarse en el personal cuya aportación y relación con las
actividades a documentar contribuya al mejor desarrollo y turna a la/el
Representante de la Dirección para su revisión.
6
Para su elaboración, considera la norma (ISO 9001:2000) NMX-CC-9001- Titular de la Dirección
IMNC-2000 Sistema de Gestión de Calidad, requisitos, asegurando la de Recursos Humanos
integridad del SGC, el apego a la reglamentación y normatividad que regula
las actividades del Instituto y consistencia con otros documentos del
Inmujeres.
Cada vez que el
Sistema así lo
requiera
Utiliza como guía de elaboración lo establecido en el Anexo II.
7
Evalúa el contenido, el cumplimiento de las reglas de elaboración y que los
aspectos técnicos y administrativos del documento sean adecuados y
reflejen las operaciones del Inmujeres.
¿Se aprueba?
Sí: Se turna a la Presidenta para su autorización.
Representante de la
Dirección
3 días hábiles
para su revisión
No: Sugiere las modificaciones necesarias en el mismo documento y lo
entrega a la/el Titular de la Dirección de Recursos Humanos para su
modificación. Regresa a la actividad No. 6
8
Aprueba y firma el Manual de Planeación de Calidad.
En caso necesario, sugiere modificaciones.
Titular de la Presidencia
del Inmujeres
3 días después
de haberlo
recibido
9
Asegura la publicación del documento en la Intranet del Inmujeres, iniciando
Responsable del
entonces su vigencia.
Control de Documentos
De acuerdo al
P2-SGC
Difunden el Manual de Planeación de Calidad a las y los involucrados para
10
su aplicación.
Sello
Elaboró
B. Daniela Rodríguez Abarca
Responsable de Control de Documentos
Certificados /Subdirección de
Certificación de Procesos
F1 P1-SGC Rev. 1
Humberto Conde Hernández
Responsable de Control de
Documentos no Certificados/
Subdirección de Organización Interna
Titulares de las
Direcciones de Área y
Subdirecciones
Permanente/
De acuerdo al
P2-SGC
Revisó
Autorizó
Ma. Carmela Chávez Galindo
Dirección General de Administración
y Finanzas
Ma. del Rocío García Gaytán
Presidencia del Inmujeres
Clave:
P1-SGC
No. Revisión:
5
Fecha de Revisión:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Julio 2007
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6 de 13
DOCUMENTACIÓN DEL INMUJERES
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Actualiza, a través de la/el servidor público que designe, el Manual de
Organización y turna a la /el Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas para su revisión.
11 En caso necesario se turnará a las áreas para su validación.
Se deberá considerar su congruencia con el Reglamento Interior, Estatuto
Orgánico y normatividad vigente que aplique al Instituto Nacional de las
Mujeres, así como con los dictámenes técnico-funcionales.
12
Titular de la Dirección
de Recursos Humanos
Titular de la Dirección
General de
Administración y
Finanzas
Revisa y turna para informe y autorización a la Junta de Gobierno y a la
COFEMER para su publicación en el Diario Oficial de la Federación.
Cada vez que se
modifique la
Estructura
Orgánica
Cuando sesione
la Junta de
Gobierno y de
acuerdo a lo
programado por
el Inmujeres.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Identifica la necesidad de creación o modificación de un procedimiento y
realiza su documentación, de acuerdo al P2-SGC Control de Documentos y
Registros.
13 De acuerdo con la naturaleza del procedimiento y según considere
necesario, puede apoyarse en el personal cuya aportación y relación con las
actividades a documentar contribuya al mejor desarrollo del mismo.
Todo el personal del
Inmujeres con
aprobación del dueño
del proceso
Permanente
Todo el personal del
Inmujeres con
aprobación del dueño
del proceso
Permanente
Utiliza como guía de elaboración lo establecido en el Anexo III.
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Identifica la necesidad de elaborar una instrucción de trabajo que
complementa a un procedimiento y procede a su documentación.
14
Una instrucción de trabajo se requiere cuando su ausencia pueda afectar
adversamente la realización del servicio o los procesos.
Sello
Elaboró
B. Daniela Rodríguez Abarca
Responsable de Control de Documentos
Certificados /Subdirección de
Certificación de Procesos
F1 P1-SGC Rev. 1
Humberto Conde Hernández
Responsable de Control de
Documentos no Certificados/
Subdirección de Organización Interna
Revisó
Autorizó
Ma. Carmela Chávez Galindo
Dirección General de Administración
y Finanzas
Ma. del Rocío García Gaytán
Presidencia del Inmujeres
Clave:
P1-SGC
No. Revisión:
5
Fecha de Revisión:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DOCUMENTACIÓN DEL INMUJERES
Se utilizará como guía de elaboración lo establecido en el Anexo IV.
FORMATOS
Identifican la necesidad de crear los formatos que permitan organizar y
estandarizar la información del Sistema de Gestión de Calidad y Equidad de
Género y procesos no certificados del Instituto Nacional de las Mujeres.
15
(registros). Los formatos emanan de los procedimientos y las instrucciones
de trabajo y mantienen su relación con los mismos a través de su código o
nombre, el cual se establece en el Anexo V.
Todo el personal del
Inmujeres con
aprobación del dueño
del proceso
Permanente
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

16
Actualiza, a través de la/el servidor público que designe, las
Titular de la Dirección Cada vez que se
descripciones y perfiles de puestos de acuerdo al Manual de
de Recursos Humanos
modifique la
Organización y las documenta en el F3 P1-SGC Formato Descripción y
Estructura
Perfil de Puesto.
OTROS DOCUMENTOS
Identifican la necesidad de contar con otros documentos, tales como Guías
de soporte o trámite, ya sean de carácter técnico o general y establecen su
empleo asegurando el cumplimiento de los siguientes requisitos:


17

Identificación del(os) responsable(s) de elaborar el documento.
Identificación y firma del(os) responsable(s) de revisar y aprobar el
documento.
Establecimiento de los formatos sobre los cuales se elaboran los
documentos que como mínimo deben incluir: Título, nivel de revisión,
fecha, responsable(s) de su elaboración, revisión y aprobación.
Todo el personal del
Inmujeres con
aprobación del dueño
del proceso
Permanente
NOTA: Los documentos de carácter técnico y general se consideran dentro
del tercer nivel de la documentación del Inmujeres.
FIN
Sello
Elaboró
B. Daniela Rodríguez Abarca
Responsable de Control de Documentos
Certificados /Subdirección de
Certificación de Procesos
F1 P1-SGC Rev. 1
Humberto Conde Hernández
Responsable de Control de
Documentos no Certificados/
Subdirección de Organización Interna
Revisó
Autorizó
Ma. Carmela Chávez Galindo
Dirección General de Administración
y Finanzas
Ma. del Rocío García Gaytán
Presidencia del Inmujeres
Clave:
P1-SGC
No. Revisión:
5
Fecha de Revisión:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DOCUMENTACIÓN DEL INMUJERES
X.-
ANEXOS
Anexo I:
Contenido del Manual de Calidad y Equidad de Género.
Portada: Título, No. de revisión, fecha de revisión, y firmas de aprobación, así como el código del manual de la siguiente
forma:
MX -YY
Donde:
“M” Indica que se trata de un manual.
“X” Indica el número consecutivo de identificación del manual.
“YY” Es el centro de costo al cual pertenece, o bien las siglas de “SGC” en caso de tratarse de un manual
normativo.
Ejemplo: “M1-SGC”
“M” Manual
“1” Manual número 1
“SGC” Sistema de Gestión de Calidad
Índice: Relación de todos los capítulos que integran el manual con referencia a las páginas donde se encuentran.
Objetivo y alcance: Delimita la extensión del sistema y sus características.
Contenido o descripción del Sistema de Gestión de que se trate: En concordancia con la norma aplicable, las
responsabilidades y las referencias a los procedimientos documentados por requisito.
Glosario de términos: Relacionados con el contenido o con el Sistema de Gestión de que se trate.
Anexos: Se puede incluir información relevante como el control de cambios del documento, los flujos de los procesos,
matrices etc.
Sello
Elaboró
B. Daniela Rodríguez Abarca
Responsable de Control de Documentos
Certificados /Subdirección de
Certificación de Procesos
F1 P1-SGC Rev. 1
Humberto Conde Hernández
Responsable de Control de
Documentos no Certificados/
Subdirección de Organización Interna
Revisó
Autorizó
Ma. Carmela Chávez Galindo
Dirección General de Administración
y Finanzas
Ma. del Rocío García Gaytán
Presidencia del Inmujeres
Clave:
P1-SGC
No. Revisión:
5
Fecha de Revisión:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DOCUMENTACIÓN DEL INMUJERES
Anexo II: Contenido del Manual de Planeación de Calidad
Encabezado
Logotipo del Instituto Nacional de las Mujeres.
Código: Nomenclatura que representa la identificación única del documento de acuerdo al siguiente sistema de
codificación:
MX -YY
Donde:
“M” Indica que se trata de un manual.
“X” Indica el número consecutivo de identificación del manual.
“YY” Es el centro de costo al cual pertenece, o bien las siglas de “SGC” en caso de tratarse de un manual
normativo.
Ejemplo: “M2-SGC”
“M” Manual
“2” Manual número 2
“SGC” Sistema de Gestión de la Calidad
No. Revisión: Número consecutivo asignado al documento cada vez que este es modificado; indica el nivel o edición del
documento.
Fecha de Revisión: la fecha de la emisión o revisión del documento en el siguiente formato mm / aa (mes / año).
Página: Número consecutivo de cada página con respecto al total de las mismas.
CONTENIDO
Introducción: Descripción del contenido del Manual de Planeación de la Calidad.
Objetivo: Define la razón de ser del Manual de Planeación de la Calidad (Definición de los procesos y su interrelación,
estableciendo los indicadores del Sistema de Gestión de Calidad),
Alcance: Establece el campo de aplicación del Manual de Planeación de la Calidad.
Modelo de Identificación de Procesos. Menciona la estructura del funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad a
partir de la identificación de procesos.
 Diagrama de Proceso: La representación gráfica de los procesos básicos.
Sello
Elaboró
B. Daniela Rodríguez Abarca
Responsable de Control de Documentos
Certificados /Subdirección de
Certificación de Procesos
F1 P1-SGC Rev. 1
Humberto Conde Hernández
Responsable de Control de
Documentos no Certificados/
Subdirección de Organización Interna
Revisó
Autorizó
Ma. Carmela Chávez Galindo
Dirección General de Administración
y Finanzas
Ma. del Rocío García Gaytán
Presidencia del Inmujeres
Clave:
P1-SGC
No. Revisión:
5
Fecha de Revisión:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Julio 2007
Página:
10 de 13
DOCUMENTACIÓN DEL INMUJERES
 Descripción del Proceso: La descripción de manera textual y descriptiva de los procesos básicos mencionados.
 Plan de Calidad: Define los puntos críticos o de control identificados en los Diagramas de Proceso mencionados.
Interacción de los procesos: La interacción entre los diferentes procesos del Sistema de Gestión de la Calidad a través de
entradas y salidas.
Anexo III: Contenido de los procedimientos
ENCABEZADO
Logotipo del Instituto Nacional de las Mujeres
Nombre del procedimiento
Código: Nomenclatura que representa la identificación única del procedimiento de acuerdo a la Guía para la Asignación de
Claves a Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, Trámites y Formatos.
No. Revisión: Número consecutivo asignado al procedimiento cada vez que este es modificado; indica el nivel o edición del
documento. Un procedimiento nuevo se emite con revisión 0 (cero).
Fecha de Revisión: la fecha de la emisión o revisión del procedimiento en el siguiente formato mm / aa (mes / año).
Página: Número consecutivo de cada página con respecto al total de las mismas.
I.
OBJETIVO: Describe la razón de ser del procedimiento. Señala su propósito.
II. ALCANCE: Delimita el campo de acción del procedimiento, es decir, departamentos, actividades, funciones,
documentos, procesos o productos a los que aplica.
III. POLÍTICAS: Lineamientos internos que rigen las actividades descritas en el procedimiento. Éstas deben incluir el
principio de equidad e igualdad y no permitir excepciones. El propósito real de las políticas, es simplificar la burocracia
administrativa y tiene razón de ser, cuando contribuye directamente a que las actividades y procesos logren sus
propósitos. Deben cumplir con las siguientes características:






Sello
Debe ser aplicable conforme a lo establecido en el procedimiento. En caso de aplicar excepciones,
éstas sólo podrán ser autorizadas con la debida justificación por la/el Titular de Área quien autoriza el
procedimiento y/o la/el Titular de Presidencia.
Ser una decisión unitaria que se aplica a todas las situaciones similares.
Ser una orientación clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo tipo.
Ser una manera consistente de tratar al personal.
Ser un lineamiento que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias.
Expresar lo que la dirección desea que se haga en cada situación definida.
Elaboró
B. Daniela Rodríguez Abarca
Responsable de Control de Documentos
Certificados /Subdirección de
Certificación de Procesos
F1 P1-SGC Rev. 1
Humberto Conde Hernández
Responsable de Control de
Documentos no Certificados/
Subdirección de Organización Interna
Revisó
Autorizó
Ma. Carmela Chávez Galindo
Dirección General de Administración
y Finanzas
Ma. del Rocío García Gaytán
Presidencia del Inmujeres
Clave:
P1-SGC
No. Revisión:
5
Fecha de Revisión:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Julio 2007
Página:
11 de 13
DOCUMENTACIÓN DEL INMUJERES
IV. RESPONSABILIDADES: Describe en forma general las principales responsabilidades de los puestos que intervienen
en la ejecución del procedimiento.
V. MARCO NORMATIVO: Leyes, normas o reglamentos aplicables al procedimiento.
VI. DEFINICIONES: Incluye las definiciones de los términos más importantes y estrictamente necesarios para la
comprensión del procedimiento. Para algunas definiciones puede utilizarse el vocabulario NMX-CC-9000-IMNC-2000
Fundamentos y vocabulario.
VII. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Documentos o manuales de apoyo que son necesarios para el cumplimiento del
procedimiento.
VIII. FORMATOS DERIVADOS: Nombre y código de todos los formatos que emanan del procedimiento.
IX. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Descripción clara y concisa de las actividades que se llevan a cabo para conseguir
los fines que persigue el procedimiento, identificando a los responsables de cada actividad.
X. ANEXOS: Donde se puede incluir información relevante como, los flujos de los procesos, matrices etc. (por ejemplo:
formatos o listados).
CONTROL DE REVISIONES: Muestra el historial de las modificaciones, números de revisión, fecha de elaboración y motivo
de los cambios.
Anexo IV: Contenido de Instrucciones de Trabajo
ENCABEZADO
Logotipo del Instituto Nacional de las Mujeres.
Nombre de la instrucción de trabajo
Código: Nomenclatura que representa la identificación única de la instrucción de trabajo de acuerdo a la Guía para la
Asignación de Claves a Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, Trámites y Formatos.
No. Revisión: Número consecutivo asignado a la instrucción de trabajo cada vez que ésta es modificada; indica el nivel o
edición del documento. Una instrucción de trabajo nueva se emite con revisión 0 (cero).
Fecha de Revisión: Fecha de la emisión o revisión de la instrucción de trabajo (mes / año).
Página: Número consecutivo de cada página con respecto al total de las mismas.
I.
OBJETIVO: Describe la razón de ser de la instrucción de trabajo. Señala su propósito.
Sello
Elaboró
B. Daniela Rodríguez Abarca
Responsable de Control de Documentos
Certificados /Subdirección de
Certificación de Procesos
F1 P1-SGC Rev. 1
Humberto Conde Hernández
Responsable de Control de
Documentos no Certificados/
Subdirección de Organización Interna
Revisó
Autorizó
Ma. Carmela Chávez Galindo
Dirección General de Administración
y Finanzas
Ma. del Rocío García Gaytán
Presidencia del Inmujeres
Clave:
P1-SGC
No. Revisión:
5
Fecha de Revisión:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Julio 2007
Página:
12 de 13
DOCUMENTACIÓN DEL INMUJERES
II. ALCANCE: Delimita el campo de acción de la instrucción de trabajo, es decir, departamentos, actividades, funciones,
documentos, procesos o productos a los que aplica.
III. DEFINICIONES: Incluye las definiciones de los términos más importantes y estrictamente necesarios para la
comprensión de la instrucción de trabajo. Para algunas definiciones puede utilizarse el vocabulario NMX-CC-9000IMNC-2000 Fundamentos y vocabulario.
IV. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Documentos, manuales de apoyo, normas y documentos suplementarios, que son
necesarios para el cumplimiento de la Instrucción de Trabajo.
V. FORMATOS DERIVADOS: Nombre y código de todos los formatos que emanan de la instrucción de trabajo.
VI. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Descripción clara y concisa de las actividades que se llevan a cabo para conseguir
los fines que persigue la instrucción de trabajo, identificando a los responsables de cada actividad.
VII. ANEXOS: Donde se puede incluir información relevante como, los flujos de los procesos, matrices etc. (por ejemplo:
formatos o listados).
CONTROL DE REVISIONES: Muestra el historial de las modificaciones, números de revisión, fecha de elaboración y motivo
de los cambio
Anexo V: Diseño de formatos
Título: Nombre del formato, el cual generalmente denota su propósito.
Código: De acuerdo a la Guía para la Asignación de Claves a Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, Trámites y
Formatos.
No. Revisión: Número consecutivo asignado al formato cada vez que se modifica; indica el nivel o edición del documento.
Un formato nuevo se emite con revisión 0 (cero) y se coloca después del código, precedido por la abreviatura Rev.
El código y la revisión se registran en cualquier lugar visible del encabezado o pié de página. Para formatos en excel se
recomienda registrarlos en el encabezado.
Para formatos que por su naturaleza no pueda colocarse un código, como cuando son generados por un sistema
informático, éstos se identificarán por su nombre y su número de revisión se controlará a través de la Lista Maestra de
Documentos Controlados F2_P2-SGC.
Los registros que se deriven de los procedimientos o instrucciones de trabajo que no requieren código ni revisión son
aquellos que por su diversidad en la información cambian constantemente; ejemplo, minutas, actas, oficios etc. Estos
registros son controlados en su archivo y conservación como lo considere el responsable del registro, e identificados a partir
de su nombre
Sello
Elaboró
B. Daniela Rodríguez Abarca
Responsable de Control de Documentos
Certificados /Subdirección de
Certificación de Procesos
F1 P1-SGC Rev. 1
Humberto Conde Hernández
Responsable de Control de
Documentos no Certificados/
Subdirección de Organización Interna
Revisó
Autorizó
Ma. Carmela Chávez Galindo
Dirección General de Administración
y Finanzas
Ma. del Rocío García Gaytán
Presidencia del Inmujeres
Clave:
P1-SGC
No. Revisión:
5
Fecha de Revisión:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Julio 2007
Página:
13 de 13
DOCUMENTACIÓN DEL INMUJERES
Control de Revisiones
REVISIÓN
FECHA DE REVISIÓN
0
Julio 2003
1
Septiembre 2003
2
Enero 2005
Simplificación del proceso y eliminación de formatos (antes P-SGC-01)
3
Agosto 2005
Se modifican las especificaciones sobre el control de revisiones de los
procedimientos, se incluye las actividades específicas del Manual de
Organización y se agregan algunos tiempos de actividades.
4
Julio 2006
Actualización y adecuaciones de acuerdo a observaciones de segunda y
tercera auditoría interna.
Julio 2007
Aclaración de definición de políticas por observación 02-04/2007 de la auditoría
04/2007 realizada por el Órgano Interno de Control.
Adicionalmente se actualiza y amplía alcance del manual para que aplique a
los documentos de procesos no certificados con el objetivo de estandarizar la
operación.
5
Sello
MOTIVO
Creación del Sistema de Gestión de la Calidad
Actualización
Elaboró
B. Daniela Rodríguez Abarca
Responsable de Control de Documentos
Certificados /Subdirección de
Certificación de Procesos
F1 P1-SGC Rev. 1
Humberto Conde Hernández
Responsable de Control de
Documentos no Certificados/
Subdirección de Organización Interna
Revisó
Autorizó
Ma. Carmela Chávez Galindo
Dirección General de Administración
y Finanzas
Ma. del Rocío García Gaytán
Presidencia del Inmujeres