¿A quién le corresponde la diligencia de apertura de los libro

Contadores Públicos
Autorizados y Consultores
Firma Miembro en Panamá de
Grant Thornton International
Grant Thornton Cheng y Asociados
2002-04
21 de enero de 2002
No es una función de los Notarios Públicos, señala respuesta del Viceministro Interior de Comercio e Industrias.
En reciente consulta formal que hiciéramos al
Viceministro de Comercio Interior del Ministerio de Comercio e Industrias, licenciado
Temístocles Rosas R., con relación a la apertura de los libros de las sociedades anónimas
y otras que por ley se les exige mantener libros de Actas y Registros de Acciones, nos
respondió que de acuerdo con su criterio, el
CPA podría llenar esta función que no está
clara en las normas jurídicas pertinentes.
A continuación citamos los cambios habidos
en el Código de Comercio conforme a la Ley 5
de 1997 y su reglamentación a través del Decreto Ejecutivo N°34 del MEF de 1998:
Artículo 73 del Código de Comercio: Los registros indispensables de contabilidad que
debe llevar todo comerciante son: un Diario y
un Mayor. Las sociedades comerciales deberán llevar además un Registro de Actas y, un
Registro de Acciones y Accionistas, o en su
caso un Registro de las Cuotas o Aportes de
Participación Patrimonial o Social.
En esta normativa se eliminó definitivamente
la diligencia de apertura que estaba confinada a los Juzgados de Circuito en donde, por
medio de un acto protocolar, se sellaba la
primera página con la información del propietario de los libros, el Juzgado rubricador, la
firma del Juez o Secretario y el número de la
constancia de registro y todas las páginas del
libro con el sello del Juzgado. A pesar de la
formalidad que se requería en esta diligencia
de apertura, en la práctica no existía una verdadera función fiscalizadora ni de control.
Decimos esto porque el propio sistema posibilitaba a cualquier individuo apersonarse a
cualquier Juzgado del Circuito (y en caso de
encontrarse el sistema judicial de vacaciones, esta función era asumida por los Juzgados Municipales), para realizar cuantas veces
deseara la misma diligencia y quedaban varios libros formalmente rubricados. Todo esto
era posible porque había un control responsable de cuál era el número que le correspondía al libro a rubricar (si es el Diario N°1, 2
o 3, etc.), ni si la persona que aparecía en la
diligencia de apertura tenía o no la facultad
de hacerlo (esta persona no intervenía, o por
lo menos no había constancia de su intervención y que generalmente era un mensajero) y
tampoco existía (como ahora tampoco existe)
un control único.
Con la introducción de la nueva disposición,
por lo menos se exige la firma de las personas
responsables que supuestamente son conocedoras de la empresa (el representante legal y un CPA).
Todo lo anterior pareciera resolver el tema
práctico de la formalización de la apertura de
los libros de contabilidad; sin embargo, el legislador en su oportunidad dejó totalmente
fuera del ámbito de la ley y su reglamentación, el designar la o las personas responsables de llevar a cabo esta misma diligencia en
cuanto a los Libros de Actas y Registro de
Acciones se refiere, que son los dos libros
que no son de contabilidad pero que sí son
requeridos por las sociedades comerciales,
tal como lo indica la precitada Ley 5 de 1997.
Esta duda siempre había estado en nuestra
mente y en una ocasión anterior habíamos
elevado similar consulta al mismo ministerio,
recibiendo una respuesta parca informándonos simplemente que la ley no autorizaba a
los CPA para llevar a cabo la función pero sin
dar su opinión sobre a quien le competía tal
función.
En ausencia de un criterio formal del ente encargado a normar sobre la materia, se había
estado dando el caso de que los Notarios Públicos habían asumido la función de llevar a
cabo esta diligencia de apertura en ocasiones iban más allá de esta libre interpretación,
invadiendo el terreno claramente establecido
por ley que le corresponde a los Contadores
Públicos Autorizados, al llevar a cabo la diligencia de la apertura de los libros de contabilidad.
En nuestra precitada consulta al Viceministro
Interior de Comercio e Industrias, afortunadamente respondió admitiendo, sin titubeo,
que en la ley existe una laguna jurídica en lo
que respecta a la diligencia de apertura de
los libros de Registros de Actas y Acciones y
Accionistas.
En la misma respuesta, el funcionario toma la
salomónica decisión de indicar que: no obstante lo anterior, no señala la excerta legal
que los Notarios tienen entre sus funciones la
apertura de tales libros, por lo que somos del
criterio que la misma debe realizarla el Representante Legal y el Contador Público Autorizado, tal como lo hacen para los libros de
Diario y Mayor.
Somos de la opinión de que con la respuesta
recibida del Viceministro Temístocles Rosas
R. de fecha 26 de noviembre de 2001 distinguido bajo la nota VMI-1248-01, se han disipado las dudas al respecto y ya tenemos un
apoyo de un funcionario de jerarquía para
cumplir con la diligencia de la apertura de
todos los libros que se requieren para la información comercial de las empresas panameñas.
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