50-DGI-P01 Control de Documentos y Registros

RED DE PROCESOS
INSTITUTO DE FORMACIÓN DOCENTE DEL ESTADO DE SONORA
DIRECCIÓN GENERAL
Fecha de
Hojas
elaboración
Diciembre de 2013
1 de 1
Código de la Red
50-DGI-RP/REV.01
DIRECCIONAMIENTO
3 - 3.1
FACULTAD
A
NO.
MACROPROCESO
1
CATÁLOGO DE
MACROPROCESOS
Gestión de la
1
Calidad
2
3
4
5
6
7
8
Formación Inicial
Planeación
Académica
Formación
Continua
Profesionalización
Gestión
Administrativa
Vinculación
Institucional
Planeación
Institucional
NO.
1
SUBPROCESO
Sistema de
Gestión de
Calidad
A
B
C
D
TIPO
Soporte
CATÁLAGO DE
FACULTADES
Sistema de
Gestión de
Calidad
Gestión
Académica
Planeación
Académica
Gestión
Administrativa
E
Vinculación
F
Planeación
RESPONSABLE
Dirección
General
PRODUCTO
Calidad en el
Servicio
INDICADOR
Aspecto
Esperado en
calidad/ Aspecto
de Calidad
Percibido por el
Usuario
NO.
1
PROCEDIMIENTO
Control de
documentos y
registros
PRODUCTO
INDICADOR
CLIENTE
Lista maestra
de control de
documentos y
registros
No. de
documentos y
formatos
documentados
/ No. de
documentos y
formatos del
Instituto
Clientes
Internos: Todo
el personal del
IFODES que
solicite un
formato
Elaboró
Revisó
Validó
Margarita Taddei
Cabrero
Titular de la
Unidad de
Planeación
Gerardo Ochoa
Salcido
Secretario
General
Académico
Reginaldo
Duarte Íñigo
Director General
SIP-F01/REV.01
LISTA MAESTRA
INSTITUTO DE FORMACIÓN DOCENTE DEL ESTADO DE SONORA
Fecha
Hoja
Diciembre de 2013
1 de 1
Dirección General
CÓDIGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO
No. DE
REVISIÓN
FECHA DE
EMISIÓN
01
Diciembre de
2013
01
Diciembre de
2013
RED DE PROCESOS
50-DGI-RP/REV.01
Red de procesos de Dirección General
PROCEDIMIENTOS
50-DGI-P01/REV.01
Control de documentos y registros
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
50-DGI-P01-F01/REV.00
50-DGI-P01-F02/REV.00
50-DGI-P01-G01/REV.00
Lista maestra de control de documentos y
registros internos
Lista maestra de control de documentos y
registros externos
ANEXOS
Control de documentos y registros
00
00
00
Diciembre de
2011
Diciembre de
2011
Diciembre de
2011
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de documentos y registros
Fecha de Emisión: Diciembre
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 50-DGI-P01/REV.01
de 2013
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los pasos a seguir para llevar un estricto control de documentos y registros (formatos) de
cada uno de los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad, a fin de estandarizarlos y
evitar duplicidades.
II. ALCANCE
Aplica a todos los documentos y formatos del Sistema de Gestión de Calidad del Instituto de
Formación Docente del Estado de Sonora.
III. DEFINICIONES
IFODES: Instituto de Formación Docente del Estado de Sonora.
SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
UA: Unidades Académicas.
Procedimiento: Conjunto de actividades establecidas en un formato.
Documento: Forma y tamaño de un impreso, libro, etc.
Registro (Formato): Escrito que provee evidencia objetiva del cumplimiento de los requisitos y
de la efectividad de la operación de los elementos del Sistema de Gestión de Calidad.
IV. REFERENCIAS ESPECIFICAS
 Manual de Calidad del IFODES
 Plan de Calidad del IFODES
 Manual de Organización del IFODES.
V. POLÍTICAS
1. Los requerimientos mínimos para diseñar un documento o registro, se establecen en el
procedimiento 50-DGI-P08/REV.01 Elaboración de documentos.
2. La codificación de los formatos iniciará con la letra F, y posteriormente se le otorgará un
número consecutivo que proporcionará el Controlador de Documentos del SGC de la
Administración Central o de la UA del IFODES según sea el caso.
3. Es responsabilidad del dueño del documento entregar los formatos para su llenado, en las
áreas donde se realicen las actividades, una vez que se le asigne código.
4. Todos los campos de los documentos o formatos deben ser llenados en forma completa y
legible.
5. Todos los registros utilizados deben ser almacenados de manera que se preserven.
6. Es responsabilidad de los usuarios de los documentos o registro, preservarlos y mantenerlos
en buen estado..
7. Es responsabilidad del Controlador de Documentos del SGC, revisar el presente documento y
actualizarlo cada vez que se requiera una modificación, o bien que se añadan por la edición
de un nuevo documento.
8. Los documentos, registros o formatos pueden mantenerse de manera impresa o en la página
web del IFODES, y no será necesario la firma de quién elabora.
9. El tiempo de conservación de la documentación será como mínimo el tiempo establecido por
el responsable de la elaboración y en los casos de que no se realicen cambios a la
documentación, se conservará la última revisión después de haber transcurrido el tiempo
acordado.
10.
Los criterios para definir los tiempos de retención y de almacenamiento en el archivo
muerto de la documentación serán basados:
o Al inicio y término de los actividades de los servicios y áreas.
o Mientras dure la relación de trabajo.
o Actualización de la información.
o Establecidos por hacienda y gobierno.
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
11.
Para garantizar las condiciones físicas de los documentos, formatos o registros, así
como el manejo de los mismos, los responsables de utilizarlos deberán verificar el buen
estado de los documentos archivados y el buen manejo de los mismos.
12.
El responsable del área debe asegurarse de que:
 La última versión de los documentos aplicables se encuentran publicadas en la página WEB.
 Las personas involucradas tengan acceso a la consulta de los archivos.
 Los documentos permanezcan legibles y fácil de identificar.
 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
 Asegurarse de la pertenencia del documento.
13. El Controlador de Documentos deberá:
 Controlar los documentos en electrónico asignando
 Asignar al pie de página la leyenda “Al ser impreso este documento, no es válido para el
Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”.
 Cuando se desee publicar por medio electrónico algún documento externo, se le colocará la
leyenda de “DOCUMENTO EXTERNO”.
 Convierte archivo electrónico a formato PDF protegiéndolo contra cambios o modificaciones al
momento de ser publicado.
 Solicita a la Unidad de Sistemas su publicación y protección de la documentación en la red
interna del IFODES.
VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
50-DGI-P01-F01/REV.00 Lista maestra de control de documentos y registros internos
50-DGI-P01-F02/REV.00 Lista maestra de control de documentos y registros externos
VII. ANEXOS
50-DGI-P01-G01/REV.00 Diagrama de flujo de control de documentos y registros
RESPONSABLE
Elaborador de
documentos
Controlador de
documentos
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1. Elabora Documentos.
1.1. Inicia con el Procedimiento 50-DGIP08/REV.01-Elaboración
de
documentos,
cumpliendo con cada paso que le indica el
Coordinador de Calidad.
1.2. Remite procedimiento, registros, formatos y
diagrama de flujo al Controlador de Documentos
para asignar código.
2. Asigna códigos.
2.1. Asigna un número de código para el
procedimiento, formatos y diagrama, cumpliendo
con lo establecido en las políticas de este
procedimiento y notas establecidas en este mismo
apartado.
2.2. Remite al área responsable para su revisión.
Nota:
 La codificación para identificar los documentos
son:
 MC: Manual de calidad
 PC: Plan de Calidad
 P: Procedimiento
 F: Formato
 IT: Instrucción de Trabajo
 D: Documento.
 C:Catálogo
 T: Tablas
 L: Lista.
 M: Manuales
 B: Dibujos
 G: Diagrama de Flujo
REGISTRO
F02-DGI
F03-DGI
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
Responsable de área
Elaborador de
documentos/Controlador
de documentos
 O: Organigramas
 La codificación para definir los procesos será de
tres siglas:
 DGI: De la Dirección General
 ACD: De la Secretaría General Académica
 UAI: De las Unidades Académicas
 FII: De la Coordinación General de
Formación Inicial
 FCI: De la Coordinación General de
Formación Continua
 IDP: De la Coordinación General de
Investigación, Desarrollo y Posgrado
 ADM:
De
la
Secretaría
General
Administrativa
 RHI: De la Coordinación General de
Recursos Humanos
 RMS: De la Coordinación General de
Recursos Materiales y Servicios.
 FIN: De la Coordinación General de
Finanzas
 VIN: De la Unidad de Vinculación y
Extensión
 Los
requerimientos
mínimos
para
los
documentos son:
 Código
 Título
 Nombre y firma de los que elabora, revisa y
autoriza
 Fecha de elaboración
 Número de revisión
 Número de páginas
 Para los documentos externos, deberá
tener un sello en el documento que
contenga la leyenda “EXTERNO”, sólo en
una hoja.
3. Revisa y valida documentos.
3.1. Revisa y valida documento verificando que se
cumpla con la normatividad correspondiente para
las UA y del IFODES.
3.2. En caso de encontrar alguna diferencia lo
informa para su corrección al elaborador de
documentos o controlador de documentos.
3.3. Cambios: Remite información al Controlador
de documentos y al Elaborador.
4. Realiza los cambios y actualiza registro y
fecha.
4.1. Realiza cambios ya autorizados, dentro de
cada documento y los registra con código REV.
Nota:
 En el momento de que un documento, registro
o formato se actualice y este en trámite de
revisión y autorización se colocará la leyenda
“DOCUMENTO EN REVISION
 En el caso de alguna baja de un documento se
sella
el
original
con
“DOCUMENTO
CANCELADO”, y se almacena en el archivo
muerto durante un tiempo determinado e
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
Controlador de
documentos
identificándolo en el archivo y se elimina de la
red interna del IFODES.
 Una vez realizada una nueva revisión del
documento, se debe retirar la revisión anterior
enviándola a archivo muerto previo sello de
“DOCUMENTO OBSOLETO”, y si existiera
otro en el archivo muerto debe ser retirado del
mismo y destruirse.
4.2
Actualiza el número y la fecha de revisión
al realizar un cambio en un documento. Si el
cambio se realizara en algún formato anexo al
documento este no afectará al Número y Fecha
de revisión del documento, solo al del formato de
cambio.
5. Registra documento, publica e informa.
5.1. Registra documentos en la Lista maestra de
control de documentos y registros internos F01DGI, así como el formato de Control de
documentos y registros externos F02-DGI, cuando
corresponda
5.2 Pública con ayuda de la Unidad de Sistemas
de Información y Comunicación el documentos en
la página WEB del Instituto en el link del SGC
5.3. Informa vía electrónica a los responsables de
los procedimientos sobre su publicación.
Fin del Procedimiento
Elaboró:
Revisó:
_________________________
Margarita Taddei Cabrero
_______________________
Gerardo Ochoa Salcido
Secretario General
Académico
Titular de la Unidad de Planeación
Aprobó:
______________________
Reginaldo Duarte Íñigo
Director General
SIP-F02/REV.01
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
INSTITUTO DE FORMACIÓN DOCENTE DEL ESTADO DE SONORA
Dirección General
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de documentos y
registros.
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 50-DGI-P01/REV.01
Fecha de elaboración:
Diciembre de 2013
No.
Registro
Lista maestra de control
de documentos y
registros internos
Lista maestra de control
2
de documentos y
registros externos
1

Resguardo
Puesto
Responsable *
Tipo
Tiempo
Ubicación
Controlador de
Documentos
Papel /
Sistema
1 año
Carpeta en la U. de
Planeación
Controlador de
Documentos
Papel /
sistema
1 año
Carpeta en la U. de
Planeación
El responsable del resguardo será responsable de su protección.
SIP-F03/REV.01
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INSTITUTO DE FORMACIÓN DOCENTE DEL ESTADO DE SONORA
Dirección General
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de documentos y Hoja 1 de 1
registros.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 50-DGI-P01/REV.01
Fecha de la verificación:
No.
1
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SI
NO
NOTAS:
Se inició con el procedimiento de Elaboración de documentos.
2
3
El Elaborador remitió los documentos, registros y formatos al
Controlador de Documentos.
El Controlador de Documentos asignó código a los documentos,
registros y/o formatos.
4
El responsable del área de los documentos, revisó los documentos
5
El responsable del área de los documentos, validó los documentos
6
Se indicaron cambios a los documentos, registros o formatos
Se realizaron los cambios a los documentos, registros o formatos
Existen documentos en:
a) Revisión
b) Cancelados
c) Obsoletos
Se actualizaron las fechas de los documentos
Se actualizó el número de revisión de los documentos o formatos.
Se elaboró la lista maestra de control de documentos y registros
internos
Se elaboró el control de documentos y registros extrnos
Se publicaron los documentos, registros y formatos
Reginaldo Duarte Íñigo
Director General
SIP-F04/REV.01
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
Lista Maestra de Control de Documentos y Registros Internos
No. de revisión: ___________
Fecha de revisión__________
Área que
elabora el
procedimiento
Documento
y/o Registro
Código
Título del
Lugar de
Documento
almacena
y/o Registro
miento
Documentos y Registros Sustantivos
No. de
revisión
Fecha de
revisión
Tiempo
de
archivo
Documento
de
referencia
Área Usuaria y
/o responsable
de conservarlo
Documentos y Registros de Soporte
Documentos y Registros de Calidad
50-DGI-P01-F01/REV.00
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
Lista Maestra de Control de Documentos y Registros Externos
No. de revisión: ___________
Fecha de revisión__________
Documento y/o
Registro
Código
Título del Documento
y/o Registro
Dependencia de
origen
Procedimiento de
referencia
Área Usuaria y /o
responsable de
conservarlo
Lugar de
almacenami
ento
Tiempo
de
archivo
Documentos y Registros Sustantivos
Documentos y Registros de Soporte
Documentos y Registros de Calidad
50-DGI-P01-F02/REV.00
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
ANEXOS: DIAGRAMA DE FLUJO
ENTE PÚBLICO: Instituto de Formación Docente del Estado de Sonora
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de documentos y registros
INICIO
Elaborador
de
documentos
elabora
los documentos de
acuerdo al Procedimiento Elaboración de
Documentos P01-DGI
y remite información.
Controlador
de
documentos
asigna
número de código y
remite información para
revisión y validación.
HOJA 1 DE 1
Fecha de Emisión: Diciembre de 2013
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
50-DGI-P01/REV.01
Responsable del área,
revisa
documentos,
gestiona
cambios,
valida y turna.
Elaborador
de
Documentos
y
Controlador
de
documentos, realizan
cambios y actualizan
códigos,
fecha
y
número de revisión.
Controlador
de
documentos
elabora
lista maestra, control de
documentos,
publica
información
en
la
página WEB e informa
a los involucrados.
FIN
50-DGI-P01-G01/REV.00
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”