Solicitud documental.

FORMATO
SOLICITUD DOCUMENTAL
Versión:
0
Fecha de Emisión:
13/04/2015
Página:
1 de 2
FECHA DE ELABORACIÓN:
DIA
MES
AÑO
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
DIA
MES
ÁREA EXCLUSIVA DE CALIDAD (1)
FOLIO SOLICITUD:
TIPO DE DOCUMENTO (Según estructura):
FECHA DE
VERSIÓN:
EMISIÓN:
DATOS DEL SOLICITANTE (2):
NOMBRE:
TIPO
DE
SOLICITUD
(3):
ALTA
AÑO
ÁREA:
TIPO
DE
DOCUMENTO
(4):
INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO (5)
MODIFICACIÓN
BAJA
INTERNO
EXTERNO
NOMBRE:
PROCESO:
SUBPROCESO:
EN CASO DE MODIFICAR EL DOCUMENTO, DESCRIBIR BREVEMENTE EN QUÉ CONSISTE EL
CAMBIO (6)
UBICACIÓN (Sección, párrafo,
CAMBIO PROPUESTO
tabla, etc.)
JUSTIFICAR (DE ACUERDO AL TIPO DE SOLICITUD) (7)
LISTADO DE DOCUMENTOS O REGISTROS (8)
ELABORA (9)
AUTORIZA (9)
Vo. Bo.(9)
Firma
Nombre y Firma
Nombre y Firma
FORMATO
SOLICITUD DOCUMENTAL
Versión:
0
Fecha de Emisión:
13/04/2015
Página:
2 de 2
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NUMERO
1
2
3
4
5
6
DESCRIPCIÓN
El área de calidad realizara el llenado de los siguientes apartados:
a) FOLIO SOLICITUD: se aplica en base a la siguiente estructura: consecutivo, tipo de
documento/ tipo de solicitud, año. El consecutivo constara de 3 números, el tipo de
documento será identificado con la siguiente sigla (SD), el tipo de solicitud se diferenciará
de acuerdo a las siguientes siglas (AL) alta, (BA) baja y (MO) modificación, el año en
curso.
Ejemplo: 001SD/AL2015, 001SD/BA2015, 001SD/MO2015.
b) TIPO DE DOCUMENTO: señale con una “X” el nivel que pertenece de acuerdo a la
estructura documental del SGC, el cual se muestra en el apartado 4 del Procedimiento
para el Control de Documentos y Registros.
c) VERSION: Se anotara para la primera versión “0”, para la segunda “1” y así
sucesivamente.
d) FECHA DE EMISION: se anotara la fecha en que se autorice el documento.
En los datos del solicitante el nombre de la persona y área que realizan la solicitud
documental.
En el renglón de área(s) responsable(s) de conservarlos anotara el nombre área (s) o
departamento responsable de mantener los registros como evidencia de la operación del
procedimiento.
Se señalara con una “X” el tipo de solicitud ya sea un alta, baja o modificación del
documento.
Se señalara con una “X” el tipo de documento ya sea interno o externo.
Anotara el nombre del documento el cual se dará de alta o se realizara el cambio,
pudiendo ser: Procedimientos Reglamentarios, Planes de Procesos, Instructivos de
trabajos, Formatos y/o Documentos Externos. La redacción del nombre debe llevar de
forma implícita, el producto que genera.
Descripción de cambio: Se mencionara en forma breve el cambio y las razones que lo
motivaron.
7
Se deberá redactar una justificación de acuerdo al tipo de solicitud ya sea Alta, Baja o
Modificación.
8
Elaborar una lista de documentos o registros que estén incluido dentro de un
procedimiento o plan de proceso que se solicite la alta de este.
9
Se establecerá el nivel de responsabilidades de acuerdo a la estructura documental del
SGC, el cual se muestra en el apartado 4 del Procedimiento para el Control de
Documentos y Registros. ELABORA (Líder de proceso), AUTORIZA (Jefe Inmediato) y
Vo. Bo. (RD del SGC).