MACROPROCESO: Apoyo PROCESO: Gestión de recursos tecnológicos y de la información SUBPROCESO: Gestión Documental PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 3 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Ofrecer la adecuada atención de la Comunidad y a las Entidades públicas para lograr satisfacer y orientar a resultados por demanda. ITEM 1 ACTIVIDADES RESPONSABLE Recepcionar y/o radicación de solicitudes de Usuarios personales, telefónicas o de línea de atención al usuario y Web. Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo 2 Escaneo de la documentación recibida 5 8 9 Radicación a la solicitud Técnico Administrativo Constitución política NTCGP-1000-2009 Software Gestión Docmt. Listado de radicación Entregar Documentación o solicitudes físicas recibidas a la Dependencias Auxiliar Administrativo Constitución Política NTCGP-1000-2009 Software Gestión Doct. Listado de radicación Constitución política NTCGP-1000-2009 MECI 1000 Constitución política NTCGP-1000-2009 MECI 1000 Constitución política NTCGP-1000-2009 MECI 1000 Constitución política NTCGP-1000-2009 MECI 1000 –Ley 594/00 Constitución política NTCGP-1000-2009- Ley 594 /2000 Base de datos Gestión Documental Revisión diaria de los pendientes de respuesta en el software de gestión documental y realizar respuesta a los Derechos de Petición – PQR Radicar, escanear y registrar documentos internos salientes Auxiliar Administrativo cada Secretaría Auxiliar Administrativa 6 7 Base de datos de Gestión Documental REGISTROS Registro en el Programa del Sistema de Gestión Documental 3 4 DOCUMENTACIÓN APLICABLE Constitución Política NTCGP-1000-2009 Ley 594/2000 - Acuerdo 060/2002 Constitución política NTCGP-1000-2009 Distribución de documentos internos salientes, citadores –correo fuera del tarea metropolitana- Entrega Diaria Recepción y respuesta solicitudes de información del Archivo central o Gestión Documental a Entes fiscalizados , a los ciudadanos o usuario interno Actualización y aprobación de las Tablas de Retención Documental Citadores Correo Auxiliar Administrativo o Técnico Administrativo Técnico Administrativo Base de datos SGD – listado Oficio entregado con recibido Respuesta oportuna al solicitantes, con recibido entrega Acta del Comité de las T.R.D. modificadas ACTIVIDADES ITEM RESPONSABLE 10 Transferencias documentales de las diferentes Secretarías de la Municipio de Dosquebradas. 11 Recepción y organización Archivo Central – Ubicación Estanterías Auxiliar Administrativo de Archivo 12 Verificación de cumplimiento del ciclo documentación – preparación y organización documentos. Auxiliar Administrativo de Archivo Funcionamiento del Comité de Archivo realizar mínimo 2 reuniones al año Técnico Administrativo 13 Visitas de verificación de manejo de Gestión Documental y de los Archivos Municipales. Técnico Administrativo 14 Informe al Consejo Municipal de Archivo de Gobernación - realizar 2 informes anuales. Técnico Administrativo 15 Capacitación e Inducción de archivo y aplicación de las T.R.D. y cumplimiento ley 594/00 Técnico Administrativo 16 Atender solicitudes de expedición certificados laborales con funciones y para bono pensional formato 1,2 y 3 Minhacienda. Técnico Administrativo Radicación y archivo de gestión de los Actos administrativos firmados por el Alcalde Municipal Auxiliar Administrativo 17 18 Auxiliares Administrativos DOCUMENTACIÓN APLICABLE Acuerdo 60/2002 Constitución política NTCGP-1000-2009 Ley 594-00 Constitución política NTCGP-1000-2009 MECI 1000- Ley 594-0 Constitución política NTCGP-1000-2009 MECI 1000- Ley 594-0 Constitución política NTCGP-1000-2009 MECI 1000- Ley 594-0 Constitución política NTCGP-1000-2009 MECI 1000- Ley 594-0 Constitución política NTCGP-1000-2009 MECI 1000- Ley 594-0 Constitución política NTCGP-1000-2009 MECI 1000- Ley 594-0 Constitución política NTCGP-1000-2009 Ley 594-2000 Acuerdo N. 060-02 Constitución política NTCGP-1000-2009 MECI 1000 REGISTROS Inventario Único Documental Inventario Único Documental Actas de eliminación Actas de Reuniones Encuesta o Actas de visita Actas de Reuniones Encuesta o Actas visita Certificados laborales Historia laboral Listado libro Radicador – Archivo gestión Elaboro: Luz Estela Betancur Sanchez Reviso: Dr. Harold Albeiro Gil Serna Aprobó: Dr. Juan Carlos Agudelo S. Cargo: Técnico Administrativo Cargo: Coordinador Comité de Calidad Cargo: Director Administrativo