Gestión Documental - Gobernación del Atlántico

MANUAL DE CALIDAD
CARACTERIZACION – ANEXO C
Versión 1
04/05/2009
PROCESO
Gestión Documental
RESPONSABLE
Profesional Especializado encargado de Archivo
Custodiar y conservar la memoria documental que reposa en el archivo central y los archivos de gestión de
manera cronológica y sistemática. Así mismo suministrar a los usuarios la información y/o los documentos
contenidos en el archivo central, acorde con los procedimientos internos establecidos.
OBJETIVO
I.
INTERRELACIONES
PROVEEDOR
Proceso Planeación
ENTRADAS
ACTIVIDADES
Plan de Desarrollo
Planes de Acción
Definir y ejecutar proyectos.
Proceso Gestión de
Proyectos
Contrato de Proyecto
Todos los Procesos
Documentos Físicos
Ley 594 de 2000
Archivo General de la
Acuerdos y Decretos
Nación
Reglamentarios
Necesidades de
Todos los Procesos
archivo
Archivo General de la Formato Unico de
Nación
Inventario
Ley 594 de 2000
Archivo General de la
Acuerdos y Decretos
Nación
Reglamentarios
Información variables
Todos los procesos
indicadores
Administración del
Información variables
Sistema de Gestión
indicadores
de la Calidad
Recibir Transferencia de Documentación
SALIDAS
 Planificación de
Proyectos
 Proyectos
Activos en
Ejecución
Documentos
archivados
CLIENTE
Proceso Gestión de
Proyectos
Proceso Gestión
Documental
Realizar almacenamiento físico de los documentos Documentos
por Fondo Documental.
archivados
Proceso Gestión
Documental
Establecer y Aplicar las Tablas de Retención Tablas de Retención
Documental.
por Secretaria
Inventario de
Realizar el Inventario de Documentos.
Documentos
Archivo General de
la Nación
Archivo General de
la Nación
Establecer y aplicar políticas para la conservación Documentos
de los documentos y la Información
archivados
Proceso Gestión
Documental
Realizar Autoevaluación de Gestión
Verificar los resultados de los Indicadores de
Gestión
Informe de
Autoevaluación
Informe de
Resultados de
Gestión
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Control Interno
Administración del
Sistema de Gestión
de la Calidad
MANUAL DE CALIDAD
CARACTERIZACION – ANEXO C
PROVEEDOR
Todos los procesos
Todos los procesos
Control Interno
Todos los procesos
II.
ACTIVIDADES
Informes de
Autoevaluación
Informes de
Resultado
Generar las acciones correctivas y preventivas
Informe de Auditorias requeridas
Informe de
Resultados de
Gestión
SALIDAS
Acciones
Correctivas y
Preventivas
CLIENTE
Proceso Control
Interno
INDICADORES DE GESTION

III.
ENTRADAS
Versión 1
04/05/2009
Implementar en toda la Entidad las Tablas de Retención Documental.
REGISTROS Y FORMATOS
Ver Tablas de Retención Documental.
IV.
NORMATIVIDAD LEGAL ASOCIADA
Ver Normograma.
ELABORO
REVISO
APROBO
Agente de Cambio – Líder de Proceso
Representante de la Dirección
Comité de Calidad
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