LEGISLACION COSTARRICENSE Y LA TIPOLOGIA DOCUMENTAL

LEGISLACION COSTARRICENSE Y LA TIPOLOGIA DOCUMENTAL II
PARTE
Ericka Fallas Garro
En el XV Congreso Archivístico Nacional se analizó la relación que existe entre nuestro
ordenamiento jurídico y la tipología documental, a partir del estudio de varias leyes.
El propósito de esta ponencia es ampliar el listado de normas que contemplan aspectos
generales referidos a las formalidades mínimas que debe contener un documento.
Partiendo de la gestión administrativa de los diferentes tipos documentales que se
manejan en la administración pública debemos realizar una breve pincelada de esos
aspectos:
IDIOMA:
- Redactado en idioma español.
- Respetar las normas prosódicas, ortográficas y gramaticales.
- Este aspecto es de carácter obligatorio en la Administración Pública.
Constitución Política, artículo 76
Ley de Defensa del Idioma Español y Lenguas Aborígenes Costarricense. Artículo 1
inciso e y g, artículo 4.
Código Procesal Civil, artículo 133
Código Notarial, artículo 71,72
Código de Trabajo, artículo 6
Código de Comercio, artículo 411
USO DE NUMEROS Y ABREVIATURAS:
- Prohibición de usar abreviaturas.
- Fechas y cantidades deben consignarse en letras (el propósito es dar mayor certeza y
seguridad en la información)
Código Procesal Civil, artículo 139
Código Notarial, artículo 74
Ley sobre Inscripción de documentos en el Rgistro Público, artículo 13
NOMBRE:
- SIMPLE O COMPUESTO: sea por una o dos palabras máximo, más los apellidos
de la madre y el padre. La madre soltera transmite los apellidos de ella.
En el caso de extranjeros se usa solo un apellido por su nacionalidad.
- SEUDONIMO: se usan cuando adquieren igual o mayor importancia que el
nombre.
Código civil, artículos 49,50,51
Código Notarial, artículo 85
Ley de Inscripción de documentos en el Registro Público, artículo 13
FECHA:
- RESOLUCIONES: Inician con la fecha.
- ACTOS NOTARIALES: Se consigna generalmente al final salvo en actas y
protocolizaciones que se consigna al inicio.
- ACTOS ADMINISTRATIVOS: Se refiere a la actuación en días hábiles para laborar.
Ley General de la Administración Pública, artículos 134,243,256,270
Código Procesal Civil, artículo 134
Código Notarial, artículo 92 inciso d
HORAS:
- Se consigna de la 1 a la 24 en letras.
Ley General de la Administración Pública, artículo 267
Código Procesal Civil, artículo 138 y 139
Ley de notificaciones, artículo 8
TIPO PAPEL:
- MATERIA NOTARIAL: Se utiliza tamaño oficio de acuerdo con el Código Fiscal
que contiene el escudo nacional, sello de agua y es de treinta líneas.
- CORTE SUPREMA DE JUSTICIA: Papel carta para uso de los procedimientos
judiciales.
Código Fiscal, artículo 238 a 269
Código Notarial, artículo 76
Código de Trabajo, artículo10
Código de Familia, artículo 6
Estatuto del Servicio Civil, artículo 49
Código Procesal Civil, artículo 6
Reglamento sobre Inscripción de Documentos Públicos en el Registro,
artículo 28
Reglamento a la presentación de índices
ASPECTOS ESPECIFICOS SEGÚN EL TIPO DOCUMENTAL
I.
DENUNCIA DISCIPLINARIA: Es el acto procesal mediante el cual el denunciante
que se siente lesionado en su esfera personal o jurídica acciona ante el órgano
jurisdiccional competente. La denuncia puede presentarse contra el o los profesionales
considerados infractores mediante un escrito que contendrá:

Relación de hechos.

Prueba testimonial.

Lugar para oír notificaciones.

Firma del denunciante.

Escrito original con dos juegos de copias.
La denuncia puede ser por escrito o verbal en este último formato el órgano
jurisdiccional competente procederá a levantar un acta.

Reglamento de Procedimiento Interno Trámite Quejas Ante la Fiscalía del Colegio de
Abogados, artículos 4 y 29
II.
DENUNCIA PENAL: Es el acto procesal mediante el cual se inicia un proceso en
virtud de la existencia de un hecho ilícito que lesiona a una persona física o jurídica
dependiendo del hecho punible que nace a la vida jurídica. Contendrá los siguientes
aspectos:

Podrá presentarse en forma escrita o verbal.
Puede ser personalmente o por mandatario especial, de ser así acompañar el escrito
con el poder, con indicación de las calidades del denunciante y del denunciado.


Exponer una relación clara, precisa y circunstanciada del hecho.

Fundamento de Derecho.

Las pruebas.

Notificaciones.

La firma del actuante.
Código Procesal Penal, artículo 279 y 280
III.
NOTIFICACION POR FAX: Refiere al tipo documental mediante el cual se
comunica el inicio, desarrollo o conclusión de un proceso o inclusive la tramitación de
un acto administrativo. Contendrá los siguientes aspectos:

La notificación se transmitirá con una carátula o portada.

Indicará la hora, la fecha en que se transmitió.

Nombre y apellidos o razón social.

Nombre del funcionario que transmite el fax.

Dejar constancia de la comprobación de que el fax fuera transmitido correctamente.
Artículo 46 Ley Orgánica de Agricultura e Industria de la Caña de Azúcar N.28665-MAG
N.7818
IV.
ACTA DE NOTIFICACION: Es el medio por el cual se comunica el inicio,
desarrollo o conclusión de un proceso o inclusive la tramitación de un acto
administrativo. Se confecciona en el despacho del órgano jurisdiccional. Contendrá los
siguientes aspectos:

Casilla (debe ser completada la información a mano por el notificador)

Debe estar ubicada en la parte superior del documento.
No debe contener borrones, entrerrenglonaduras o cualquier otro tipo de corrección
que implique alteración de la misma.

Cualquier enmienda se hará por medio de nota al margen del documento con la firma
y fecha del notificador.

Artículo 29 Reglamento de Procedimiento Interno Trámite Quejas Ante la Fiscalía del
Colegio de Abogados
V.
CONSTANCIA DE ENTREGA: Es el documento en el que se hace constar que el
interesado ha recibido la notificación. Contendrá los siguientes aspectos:

Hora y fecha.

Dirección exacta.
Nombre de la persona que recibe, número de cédula, espacio para consignar la firma
del interesado.


Número de causa, partes, tipo de proceso, contenido del acto jurídico a comunicar.

Deberá el notificador llenar con su puño y letra el documento.

Nombre y firma del notificador.
Artículo 29 Reglamento de Procedimiento Interno Trámite Quejas Ante la Fiscalía del
Colegio de Abogados
VI.
ACTA DE SECUESTRO: Es el documento que manejan y suscriben los oficiales
del Orgnismo de Investigación Judicial para efectos de respaldar el retiro de un tipo
documental o bien lo que el órgano jurisdiccional le solicite a través de un
mandamiento. Contendra los siguientes aspectos:

Indicar el nombre de la oficina actuante.

Señalar lugar, fecha y hora del secuestro.

Persona que presencia el acto del secuestro.

Indicar detalladamente el objeto del secuestro.
Observaciones en caso de que asì se requiera detarllar algo especial del objeto o
acto del secuestro.

Nombre, frima ynùmero de cèdula de: el encargado de la comisiòn, dos testigos y del
intresado.

Código Procesal Penal, artículos 136,198,199
Ley General de la Administración Pública, artículos 56,270,313
VII. RECURSOS DE HABEAS CORPUS Y AMPARO: El primero de ellos refiere al
derecho que tiene toda persona para garantizar la libertad e integridad personales y el
segundo al derecho de mantener o restablecer el goce de los otros derechos
consgrados en la Cosntitución Política así como en instrumentos internacionales sobre
derechos humanos. Ambos recursos contendran los siguientes aspectos:
Puede presentarse por cualquier persona, mayor, o menor de edad, nacional o
extranjero, a su favor o a favor de otro.


En cualquier idioma.

En cualquer tipo de papel.
Escrito a mano, a màquina o en computadora e inclusive en telegrama (sin costo
alguno) o por fax (solo en horas de oficina)


No necesita formalidad especial para su presentación.

Indicar el nombre, número de cédula, y otros datos de identificación de la persona.

Nombre de la persona, auotiradad o institución contra la que se dirige.d

Detallar el problema, el derecho violentado o amenazado

Prueba.

Lugar para oir notificaciones.

Firmar el documento.
Constitución Polìtica, artículo 48
VIII. INDICES NOTARIALES: Refiere al tipo documental que deben presentar los
notarios quincenalmente indicando la cartulación –escrituras públicas- efectuada en su
tomo de protocolo. Contendrá los siguientes aspectos:

Nombre del notario.

Número de carné del Colegio de Abogados.

Quincena, mes en letras y año en número.

Número de tomo, folio, número de escritura, fecha y hora de otorgamiento.

Acto o contrato.

Nombre de los otorgantes.

Firma del notario, sello y timbre del Archivo Nacional de ¢20.
Decreto Ejecutivo N. 30247 MP, Reglamento para la presentación de índices, artículo 5
IX.
LIBRO DE SERVICIOS PROFESIONALES: Todo Contador Público Autorizado
que ejerza libremente la profesión deberá llevar un “Libro de Servicios Profesionales”
legalizado por la Fiscalía del Colegio. Este libro deberá ser empastado y foliado. Los
asientos en el libro deberán ser hechos en tinta, en orden cronológico sin dejar espacios
libres y contendrán para cada servicio profesional lo siguiente:

Nombre y domicilio del cliente.

Fecha de inicio y terminación del trabajo.

Descripción del trabajo.

Honorarios cobrados.

Monto del timbre o de los timbres adheridos y cancelados.
Indicación de la elaboración del trabajo sea individualmente o con la colaboración de
otro profesional y de ser así indicar el nombre y número de registro de éste.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, artículos 37, 96,174
Código de Comercio, artículos 251 al 264
Reglamento N.13606-E, artículo 15
X.
REGISTRO DE PROVEEDORES: Refiere al tipo documental en el cual se
consignan todos los datos de las personas sean físicas o jurídicas que poseen
capacidad de ofrecer un servicio que le interesa
contratar a una institución
determinada. Contendrá los siguientes aspectos:

Fehca de inclusión y de renovación.

Nombre exacto o razón social.

Código del Proveedor: refiere al número de identidad o jurídica.

Apoderado legal.

Dirección y señas exactas.
Tipo de Proveedor: refiere a la relación de su actividad (sea fabricante, distribuidor,
consultor, constructor, y otros.


Citas de inscripciòn como persona jurídica.
Monto mínimo de participación: es el rubro de cotización que el proveedor haya fijado
para contratar.


Nombre del agente de ventas.
Forma de pago: sea al contado, carta de crédito, giro a la vista, o por cualquier otro
medio así estipulado.


Nombre y firma del interesado.
Reglamento Utilización del Registro de Proveedores N.25113-H, artículos 4 y5
XI.
CARTEL: Refiere al tipo documental en el cual un ente que requiere contratar
determinados servicios estipula taxativamente los requisitos necesarios para realizar la
contratación. Contendrá los siguientes aspectos:
Un encabezado con la identificación de la institución, el número de concesión, el
servicio objeto de la misma, el lugar donde deberá prestarse.


Descripción detallada del servicio objeto de la concesión.

El horario o jornada para prestar el servicio.

Obligaciones y responsabilidad del contratista.

Indicación de la oficina que tramita el procedimiento.

Costo y forma de pago para adquirir las bases de la concesión.
Fecha exacta con indicación del día y la hora para recepción y apertura de las
ofertas.


Monto y forma de pago.

Indicación de las especies fiscales y/o timbres por aportar.

Plazo de vigencia de la oferta, de la contratación y de la adjudicación de la oferta.

Documentación por adjuntar.

Sanciones por incumplimiento.

Formalidades de las ofertas.
Reglamento Ley de Correos N. 27238-6, artículo 47
Reglamento a Ley Contratación Administrativa , artículos 37,44,45
XII. OFERTAS: Refiere al tipo documental por medio del cual una persona física o
jurídica participa ofreciendo sus servicios para la contratación que al efecto realiza una
institución determinada que requiere de ese servicio. Contendrá los siguientes
aspectos:

Deben presentarse por escritoy en la oficina que indique el cartel.

Estar confeccionada en idioma castellano.

Presentarse por escrito en sobre cerrado personalmente o por correo.
Estar firmada por el respesentante legal, en el caso de personas jurídicas o por el
propio oferente en el caso de las personas físicas.

Indicación expresa de someterse a las condiciones y requisitos estipulados en el
cartel.


Declaración jurada de que no le alcanzan las prohibiciones indicadas por el cartel.
Reglamento Ley de Correos N.27238-6, artìculo 48
Reglamento a Ley Contratación Administrativa , artículos 18,49,50
Código de Comercio, artículo360
Ley Reguladora del servicio Público de Transporte Remunerado de Personas en
Vehículo Taxis N.7969,artículos 18 y 32
XIII. FACTURAS O COMPROBANTES DE INGRESOS Y GASTOS: Refiere a la
obligación de las personas físicas o jurídicas de extender este tipo documental el cual
deberá estar autorizado por la Administración Tributaria respecto de las ventas de
mercancías o por los servicios prestados por ellas. Contendrá los siguientes aspectos:
La emisión de las facturas deberá estar redactada en español con una copia como
mínimo. El original es para el cliente y la copia para amparar sus asientos contables.

Los comprobantes deben tener numeración preimpresa y consecutiva e imprimirse
en el extremo superior o inferior derecho del comprobante.


Espacio para la fecha.

La numeración de las facturas podrá tener hasta ocho dígitos.

Identificación y nombre de la imprenta.
Nombre completo del propietario o razón social y la denominación del negocio
(nombre de fantasía dsi existe)

Indicar el número de inscripción. (si es persona física la cedula de identidad, o si es
persona jurídica la cédula jurídica).


Dirección del establecimiento.
Además en los casos en que corresponda, los comprobantes deberán contar con el
espacio, para consignar los datos de emisión que detallan a continuación:

Nombre completo del comprador.
Número de cédula física o jurídica siempre que el comprador sea contribuyente del
impuesto.

Detalle o descripción de la mercancía vendida o del servicio prestado, separados en
gravados y exentos, precio unitario y monto de la operación, expresada en colones.


Descuentos concedidos.

Subtotal.

Monto del impuesto selectivo de consumo.

Precio neto de venta.

Monto del impuesto de ventas.

Valor total de la factura.
Ley del Impuesto General sobre la Ventas, artículos 8 y 18
Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta, artículo 9
Resoluciones N. 11-97, 13-97 y 14-97 del 12 de agosto de 1997, publicadas en la
Gaceta N. 171 del 5 de setiembre de 1997 y 1-2000,2-2000 del 1 de febrero del 2000,
04-003 del 27 de enero de 2003.
XIV. DECLARACION DEL IMPUESTO GENERAL SOBRE LAS VENTAS (REGIMEN
TRADICIONAL): Este documento se encuentra debidamente impreso mediante la
facilitación al usuario de un formulario denominado D-104 que para tales efectos facilita
el Ministerio de Hacienda. Contendrá los siguientes aspectos:

Número de Declaración.

Período.

Código Administrativo.
Cédula de persona física o jurídica según corresponda o el que le asigne la
Administración Tributaria si es extranjero.


Ventas del período.

Compras e importaciones

Determinación del impuesto.

Liquidación tributaria.

Total de deuda tributaria.

Nombre, apellidos, cédula y firma del contribuyente o representante legal.

Fecha de recepción, con firma y sello.

La Administración Tributaria indica como recomendaciones generales las siguientes:
Completar a máquina y adherir la etiqueta identificativa facilitada por la
Administración tributaria.


No se debe escribir sobre los espacios sombreados en color celeste.

No tachar ni realizar correciones en su llenado.

No incluír decimales en ninguno de los montos.

No presentar hojas adicionales junto al formulario.
Ley del Impuesto sobre la Venta, artìculos 14 y 23
Código de Normas y Procedimientos Tributarios, artículos 45 y 48
Formulario D-104 facilitado por la Dirección General de Tributación, Ministerio de
Hacienda
XV. BAJA DE BIENES POR DONACION: Es la operación mediante la cual se donan
el o los bienes del inventario y patrimonio de una institución. Contendrá los siguientes
aspectos:
Lista de bienes suceptibles de dar de baja por donación (descripción, número de
patrimonio, estado, avalúo de los bienes, debidamente firmada por el funcionario
competente para tales casos.

Nombre y cualidades de la institución o instituciones que fueron beneficiadas con la
donación.

La comisión deberá levantar un acta con el detalle de los bienes donados con ls
respectivas firmas y sellos del donante y donatario. Este último deberá firmar el Acta en
el acto de entrega de los bienes.

En vío de los documentos a la Dirección General de Administración de Bines y
Contratación Administrativa.

Reglamento para Registro y Control de Bienes de la Administraciòn Central N. 30720-H,
artìculos 6,24,27,43
XVI. CEDULAS HIPOTECARIAS: Refiere a aquellos tipos documentales que se
constituyen como garantía para responder a un crédito personal . Contendrá los
siguientes aspectos:

Pueden emitirse en moneda extranjera o moneda nacional.
Deben estar firmadas por el dueño y por el registrador general o el designado para
ese efecto.

Datos necesarios para poder identificar las fincas hipotecadas que no podrá ser más
de una.


La cantidad total de la hipoteca.

El nombre y apellidos de la persona a cuyo favor se extiende, la fecha y lugar.
Reglamento del Registro Pùblico, artìculos 74 al 81
XVII. PAGARE: De acuerdo con las formalidades que establece la Ley y los
estipulados por la C.C.S.S dicho tipo documental que se utiliza legalmente para
garantizar un crédito contrendrá los siguientes aspectos:

Se debe confeccionar en papel tamaño oficio.

Debe ser totalmente legible, sin tachaduras o enmiendas.
Debe llebar timbre fiscal de ¢25.00 en cual se debe adherir en la parte superior
izquierda del pagaré.

Debe indicar claramente la razón social del deudor, cédula jurídica, número patronal,
dirección de la empresa, datos personales del respresentante legal, así como de los
fiadores.


Origen de la deuda, monto, cuota, fecha de pago y tipo de interés fijo o fluctuante.
Debe ser firmado por el representante legal y por los respectivos fiadores, esto para
personas jurídicas. Por el deudor y dos fiadores en caso de ser personas físicas.

Código de Comercio, artículo 7999
XVIII. TITULO DE PRENDA: De acuerdo con las formalidades que establece la Ley,
dicho tipo documental que se utiliza legalmente para garantizar un crédito a partir del
gravamen que se pueda aplicar al bien si este es inscribible o no. Si es inscribible se
otorgará en escritura pública. Contrendrá los siguientes aspectos:
Nombre, calidades y domicilio del beneficiario, sea persona física o jurídica, quien
para todos los efectos es el deudor.


Monto en colones, por lo que responde.

El grado en el que se constituye la prenda.

Descripción del bien prendado.

Lugar en el que se efectuará el pago de lo adeudado.

Estimación para el remate.

Indicación de quien es el depositario

Fecha y vencimiento de la prenda.

Lugar y fecha de emisión del título de prenda.
Firma del beneficario o su representante legal, debidamente autenticada por un
abogado o en su defecto deberán firmar dos testigos presenciales del otorgamiento,
siempre que se trate de documentos que no revistan el carácter notarial.

Ley General de Aduanas, artìculo 33
Còdigo de Comercio, artìculo 537 y 554
Reglamento de Organizaciòn del registro Pùblico de la Propiedad Mueble, artìculos 70
al 81
XIX. CERTIFICACION DE CHEQUES: Refiere al tipo documental que se utiliza a
efecto de certificar a los clientes los cheques pagados con cargo a sus cuentas
corrietnes, utilizando las entidades bancarias la IMAGEN DIGITAL.Dicha imagen
contendrá los siguientes aspectos:
El tamaño de la imagen digital o microfilmación no podrá ser menor al tamaño del
documento original.

El tipo de papel debe ser bond, con 279 mm de longitud y 216 mm de altura, blanco,
no satinado.

Impresión deberà ser tanto al anverso como el reverso, de ser en hojas separadas
deberá contener el sello certificador en lugar visible, y ser óptima para la plena
identificación del documento que ampara.

Posterior a la impresión de la imagen el banco consignará la leyenda que lo certifica
como copia fiel y exacta del original, indicando:


Nombre del banco.

Nombre, firma y número de cédula de la persona que certifica.

Fecha de expedición de la certificción.
La imagen digital o mirofilmación puede ser autenticada por el funcionario autorizado
por cada banco.

Si la certificación es para efectos legales autenticará el profesional facultado para dar
fe pública.

Reglamento del Sistema de Pagos N.5077-2001