RC-C-01 V10

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA
P-H-V-A
CODIGO
RC-C-01
VERSIÓN
11
VIGENCIA
11-12-2013
PÁGINA 1 de 9
1
PLANEAR
1. DUEÑO DEL PROCESO
Directora Técnica de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
PROPÓSITO DEL PROCESO
Tramitar los procesos de responsabilidad fiscal, de conformidad con la ley y el debido proceso, para establecer los responsables del daño al patrimonio
público, así como obtener su resarcimiento a través del procedimiento de Reglamento Interno de Recaudo de Cartera.
OBJETIVOS DEL PROCESO
 Determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de su gestión fiscal o con ocasión
de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado.
 Establecer las reglas que rigen el desarrollo de la función de cobro, dentro del marco de las nuevas disposiciones legales y de orden administrativo
vigentes. Plasmando las políticas de cobro de la entidad y las actividades que se deben surtir por los funcionarios y por los deudores para el pago
de las obligaciones fiscales.
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN QUE AYUDA A CUMPLIR ESTE PROCESO
 Mejorar la cobertura del control y vigilancia fiscal siendo oportunos, íntegros, eficaces, eficientes, efectivos y transparentes.
 Aplicar la normatividad correspondiente a los asuntos encomendados.
 Consolidar el proceso de mejoramiento continuo en la Contraloría Municipal de Neiva.
“Credibilidad en el control fiscal con prevención, participación y efectividad”
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA
P-H-V-A
CODIGO
RC-C-01
VERSIÓN
11
VIGENCIA
11-12-2013
PÁGINA 2 de 9
REQUISITOS A CUMPLIR
LEGALES O REGLAMENTARIOS
Constitución Política de Colombia de 1991, Ley 42 de
1993, Ley 610 de 2000, Decreto 01 de 1984 “Código
Contencioso Administrativo”, Ley 1437de 2011
“Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo”, Ley 1474 de 2011
“Normas Orientadas a Fortalecer los mecanismos de
Prevención, Investigación y Sanción de Actos de
Corrupción y la Efectividad del Control de la Gestión
Pública”, Decreto 1400 y 2019 de 1970 “Código de
Procedimiento Civil”, Ley 599 de 2000 “Código Penal”,
Ley 906 de 2004 “Código de Procedimiento Penal”,
Ley 57 de 1887 “Código Civil”, Decreto 410 de 1971
“Código de Comercio”, Decreto 624 de 1989 “Estatuto
Tributario”, Resolución 165 de 2008 “Por medio del
cual se establece el reglamento interno de recaudo de
cartera…”, Sentencia SU-620 de 1996 M.P. Dr.
ANTONIO MARIA CARBONELL, Sentencia C-840 de
2001 M.P. Dr. JAIME ARAUJO RENTERIA, Sentencia
C-619 de 2002 M.P. Drs. JAIME CORDOBA TRIVIÑO
y RODRIGO ESCOBAR GIL y demás normas
concordantes de acuerdo al caso objeto de
investigación.
NTCGP 1000:2009
4.1. Requisitos Generales
4.2. Gestión Documental
5.4. Planificación
5.5.3 Comunicación Interna
5.6.2 Informe de entrada para la revisión
7.1 Planificación de la realización del producto
7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el
producto
7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el
producto
7.2.3 Comunicación con el cliente
7.5.1 Control de la producción y de la prestación del
servicio
7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de
la prestación del servicio
7.5.3 Identificación y trazabilidad
7.5.4 Propiedad del cliente
7.5.5 Preservación del producto
8.1 Generalidades
8.2.1 Satisfacción del cliente
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
8.2.4 Seguimiento y medición del producto
8.3 Control del producto y/ servicio no conforme
8.4 Análisis de datos
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora Continua
8.5.2 Acción Correctiva
8.5.3 Acción Preventiva
MECI 1000:2005
1.3 Administración del riesgo
1.3.1 Contexto Estratégico
1.3.2 Identificación de eventos
1.3.3 Análisis de riesgo
1.3.4 Valoración del riesgo
1.3.5 Políticas de administración del riesgo
2.1 Actividades de Control
2.1.1 Políticas de operación
2.1.2 Procedimiento
2.1.3 Controles
2.1.4 Indicadores
2.1.5 Manual de procedimientos
2.2 Información elementos de control
2.2.1 Información Primaria
2.2.2 Información Secundaria
2.2.3 Sistemas de Información
3 Control de evaluación
3.1.1 Autoevaluación del control
3.1.2 Autoevaluación de gestión
3.3 Planes de mejoramiento elementos de control
3.3.1 Plan de mejoramiento Institucional
3.3.2 Planes de mejoramiento por procesos
“Credibilidad en el control fiscal con prevención, participación y efectividad”
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA
P-H-V-A
CODIGO
RC-C-01
VERSIÓN
11
VIGENCIA
11-12-2013
PÁGINA 3 de 9
POLÍTICAS INTERNAS PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCESO
 Dar cumplimiento al trámite ordenado por la Ley 610 de 2000, Ley 1474 de 2011 y demás normas complementarias para el desarrollo del proceso
de Responsabilidad Fiscal.
 Dar cumplimiento al trámite ordenado por el Estatuto Tributario desarrollado en la Resolución No. 165 del 2 de octubre de 2008 “Por medio del cual
se establece el reglamento interno de recaudo de cartera en aplicación del artículo 2º de la Ley 1066 de 2006; se compila el procedimiento para el
cobro coactivo y las competencias para su ejecución en la Contraloría Municipal de Neiva” y demás normas concordantes para el desarrollo del
procedimiento de Jurisdicción Coactiva.
 Realizar seguimiento y medición al beneficio del control fiscal de los procesos misionales de la entidad (Fiscalización, Participación Ciudadana y
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva).
INTERRELACION ENTRADAS DEL PROCESO (que no vengan de los procesos del SGC de la Contraloría)
Entradas del Proceso
Entidad (Externos)
Solicitudes de Información
Auditoría General de la República y demás entes de control
Información solicitada para los procesos de Secretarías de Tránsito; Oficina de Registro de Instrumentos Públicos; Cámara de Comercio; DIAN;
responsabilidad fiscal y coactiva
Cajas de Compensación Familiar entre otras
PROCESOS CON LOS QUE SE INTERRELACIONA ESTE PROCESO:
Proceso /
Proceso /
Que recibe el Proceso
Que entrega el proceso
proveedor
Cliente
Direccionamiento - Políticas y decisiones del despacho del
Direccionamiento - Plan de acción.
estratégico
contralor.
Estratégico
- Cumplimiento de Directrices.
- Decisiones del comité de evaluación y
- Necesidades de cambio del proceso
planeación.
- Plan Estratégico.
- Planes y programas.
RESPONSABILIDAD
- Directrices del SGC.
FISCAL Y
Gestión del
- Requerimientos de Talento Humano.
JURISDICCION
Gestión del
- Talento Humano.
Talento Humano - Requerimientos de Capacitaciones.
COACTIVA
Talento Humano
- Capacitaciones.
- Evaluaciones de desempeño.
- Requerimientos de evaluación de
desempeño.
- Actividades de bienestar y estímulos.
Gestión
- Correspondencia.
Gestión
- Correspondencia
Documental
- Trasferencias documentales.
Documental
- Documentos internos del SGC.
- Necesidades de modificación, adición y
- Documentos para consulta.
eliminación de documentos y registros del
- Documentos y Registros actualizados y
SGC.
“Credibilidad en el control fiscal con prevención, participación y efectividad”
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA
P-H-V-A
CODIGO
RC-C-01
VERSIÓN
11
VIGENCIA
11-12-2013
PÁGINA 4 de 9
publicados en la red de la entidad.
- Directrices de gestión documental
contenidas en el manual.
- Necesidades de consulta de documentos
archivados.
- Cumplimiento de directrices.
Comunicación
pública
- Publicaciones en todos los medios que
posee la entidad.
Comunicación
Pública
Fiscalización
- Hallazgos Fiscales
e informes de
auditoría.
- Conceptos Técnicos o peritazgos.
Fiscalización
- Solicitudes de informes técnicos
peritazgos.
- Devolución de hallazgos fiscales.
Participación
Ciudadana
- Proyectos de contestación de Derechos de
Petición.
- Requerimientos de conceptos, asesorías y
revisión de Resoluciones.
Participación
Ciudadana
- Actos administrativos de conclusión de
quejas.
- Derechos de petición.
- Requerimientos para publicaciones.
- Suministro de información.
o
Gestión Jurídica
- Copia de Resoluciones imponiendo
sanción debidamente ejecutoriadas.
- Conceptos, asesorías y revisión de
Resoluciones.
Gestión Jurídica
Gestión de
Recursos Físicos
y Financieros
- Insumos, servicios y equipos de
trabajo.
- Mantenimiento correctivo y preventivo
del software y hardware.
Gestión de
- Necesidades de bienes y servicios
Recursos Físicos - Solicitudes de mantenimiento preventivo y
y Financieros
correctivo.
Gestión de Control
- Requerimientos
de
planes
de
mejoramiento (ACPM).
- Informes de auditorías internas.
- Informes de auditorías internas de
calidad.
Mejoramiento
Continuo
- ACPM cerradas.
- Informes de revisión del SGC.
Gestión de
Control
Mejoramiento
Continuo
- Informes bimensuales
- Requerimientos de auditorías internas- Planes de Mejoramiento (ACPM).
- Planes de mejoramiento (ACPM)
- Informes para la revisión de la Dirección del
SGC.
“Credibilidad en el control fiscal con prevención, participación y efectividad”
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA
P-H-V-A
CODIGO
RC-C-01
VERSIÓN
11
VIGENCIA
11-12-2013
PÁGINA 5 de 9
INTERRELACION SALIDAS DEL PROCESO (que no vayan dirigidos a procesos del SGC de la Contraloría)
Salidas del Procesos
Destino (Externos)
Fallos y Autos de Archivo de Responsabilidad Comunidad, los implicados y la entidad afectada
Fiscal
Resolución de Archivo (Coactiva)
Comunidad, los ejecutados y la entidad afectada
Respuesta a informes o solicitudes
Otras entidades de control (Procuraduría General de la Nación, Fiscalía General de la Nación, Auditoria
General de la República, Contraloría General de la República, Tribunal Contencioso Administrativo,
Personería Municipal entre otras).
RECURSOS
Recurso Humano
Infraestructura
Directora Técnica de Responsabilidad fiscal y Computadores, impresoras, Escritorios,
jurisdicción coactiva, Profesional Especializado comunicaciones, Internet.
II, Profesional Especializado II (Coactiva)
Auxiliar Administrativo II, Auxiliar Administrativo I
(coactiva) conforme a sus funciones.
AUTOCONTROL
Criterio
Medir el grado de avance
Medir el grado de efectividad
Ambiente de trabajo
Red Ambiente que garantice las condiciones
ergonómicas básicas, luminosidad y aireación
adecuada.
Método
Registro
La Directora Técnica de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Hoja de ruta de procesos de
y el o los Profesionales Especializados II realizarán seguimiento al Responsabilidad Fiscal RC-F-84,
estado de los procesos en trámite.
Hoja de ruta de Indagaciones
Preliminares RC-F-85, Hoja de ruta
de
procesos
de
Jurisdicción
Coactiva RC-F-160 e Informe de
Responsabilidad GC-F-15 e Informe
de Jurisdicción Coactiva GC-F-12
La Directora Técnica de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
y los Profesionales Especializados II, Auxiliar Administrativo I (Coactiva)
y Auxiliar Administrativo II, realizarán control y seguimiento a los
términos de las decisiones más importantes de los Procesos de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
Seguimiento términos Jurisdicción
Coactiva del Mandamiento de Pago
RC-F-169, Seguimiento a términos
de
Jurisdicción
Coactiva
de
excepciones
RC-F-170,
Seguimiento a términos procesos
de
Responsabilidad
Fiscal e
Indagaciones Preliminares RC-F-
“Credibilidad en el control fiscal con prevención, participación y efectividad”
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA
P-H-V-A
CODIGO
RC-C-01
VERSIÓN
11
VIGENCIA
11-12-2013
PÁGINA 6 de 9
171, seguimiento a términos de
recursos de reposición RC-F172,
seguimiento a términos de Grado
de Consulta RC-F173, seguimiento
términos a fallos RC-F- 174 y RC-F175 seguimiento a términos al auto
que decreta pruebas después de la
imputación.
“Credibilidad en el control fiscal con prevención, participación y efectividad”
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA
P-H-V-A
CODIGO
RC-C-01
VERSIÓN
11
VIGENCIA
11-12-2013
PÁGINA 7 de 9
INDICADORES DE GESTION
Objetivo
Indicador
Que mide el
indicador
(eficiencia,
eficacia,
efectividad)
Determinar y establecer la responsabilidad de
los servidores públicos y de los particulares,
cuando en el ejercicio de su gestión fiscal o con
ocasión de ésta, causen por acción u omisión y
en forma dolosa o culposa un daño al
patrimonio del Estado.
Eficacia
en
la
calificación de las
indagaciones
preliminares y los
procesos
de
responsabilidad
fiscal
Eficacia
(Número de indagaciones y procesos calificados dentro del
término legal / Número de indagaciones y procesos con
término para calificar) * 100
Efectividad
( Valores recaudados durante la vigencia por la entidad en
los procesos coactivos con Mandamiento de Pago librados
que presenten pago total, acuerdo de pago, pago por la
aseguradora y/o embargos / Valores de los procesos
coactivos con Mandamiento de Pago librados que presenten
pago total, acuerdo de pago, pago por la aseguradora y/o
embargos )*100%
Establecer las reglas que rigen el desarrollo de
la función de cobro, dentro del marco de las
nuevas disposiciones legales y de orden
administrativo vigentes. Tomando medidas en la
apertura del proceso para decretar medidas
cautelares para garantizar el cumplimiento del
fallo, es decir el resarcimiento del daño al
patrimonio del Estado.
Determinar y establecer la responsabilidad de
los servidores públicos y de los particulares,
cuando en el ejercicio de su gestión fiscal o con
ocasión de ésta, causen por acción u omisión y
en forma dolosa o culposa un daño al
patrimonio del Estado
Efectividad en el
recaudo de dinero
frente
a
los
Mandamientos de
Pago
Eficiencia de la
decisión
final
proferida en el
Proceso
de
Responsabilidad
Fiscal
Eficiencia
Índice
(Número de procesos fallados con responsabilidad fiscal /
Número de procesos confirmados en grado de consulta) *
100
“Credibilidad en el control fiscal con prevención, participación y efectividad”
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA
P-H-V-A
CODIGO
RC-C-01
VERSIÓN
11
VIGENCIA
11-12-2013
PÁGINA 8 de 9
2. HACER
CARGO RESPONSABLE DE
REALIZAR LA ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
1. Planificar el desarrollo del proceso de Responsabilidad
Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
2. Recibir y analizar antecedentes (Hallazgo Fiscal o acto
administrativo de conclusión de queja)
3. Proferir Auto de indagación preliminar o Auto de Apertura
o Auto de Apertura e Imputación (procedimiento verbal)
4. Dar trámite a los procesos de Responsabilidad Fiscal
(procedimiento ordinario o verbal).
5. Finalización del proceso de responsabilidad fiscal por
cualquiera de las causales contempladas en la ley.
6. Dar traslado a Jurisdicción Coactiva y dar cumplimiento a
lo ordenado en la parte resolutiva del fallo con
responsabilidad fiscal.
7. Analizar si reúne requisitos para conformar título
ejecutivo.
8. Librar mandamiento de pago.
9. Dar trámite a los procesos de Jurisdicción Coactiva.
10. Realizar seguimiento y medición a la ejecución del
proceso y su respectivo análisis.
11. Determinar e implementar acciones correctivas, de
corrección, preventivas y de mejora y efectuar
seguimiento
Directora Técnica de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción
Coactiva
Directora Técnica de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción
Coactiva
Directora técnica de Responsabilidad
Fiscal y Jurisdicción Coactiva
Profesional Especializado II
Directora Técnica de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción
Coactiva
Profesional Especializado II
Directora Técnica de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción
Coactiva
Profesional Especializado II
Directora Técnica de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción
Coactiva
Profesional Especializado II
Profesional Especializado II
Profesional Especializado II
Directora Técnica de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción
Coactiva
Directora Técnica de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción
Coactiva
DOCUMENTO UTILIZADO COMO GUIA PARA
REALIZAR LA ACTIVIDAD – Si aplica
DE-F-03 Planes
RC-P-01 Responsabilidad Fiscal
RC-P-01 Responsabilidad Fiscal
RC-P-01 Responsabilidad Fiscal
RC-P-01 Responsabilidad Fiscal
RC-P-01 Responsabilidad Fiscal
RC-P-02 Reglamento interno de recaudo de
cartera
RC-P-02 Reglamento interno de recaudo de
cartera
RC-P-02 Reglamento interno de recaudo de
cartera
RC-P-01 Responsabilidad Fiscal y RC-P-02
Reglamento interno de recaudo de cartera
MC-F-15 Registro de ACPM
“Credibilidad en el control fiscal con prevención, participación y efectividad”
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA
P-H-V-A
CODIGO
RC-C-01
VERSIÓN
11
VIGENCIA
11-12-2013
PÁGINA 9 de 9
3. VERIFICAR
ACTIVIDAD
Los ejecutores del proceso deben analizar en forma permanente los registros generados durante la ejecución del mismo, con el fin de garantizar
el control de las actividades.
Los ejecutores del proceso deben documentar y analizar el resultado de los Indicadores de Gestión según la frecuencia establecida en el
documento Informe de indicadores.
Los ejecutores del proceso deben analizar el resultado de las Auditorías Internas, cuando reciban el respectivo informe
Los ejecutores del proceso deben analizar el resultado de las Revisiones del SGC, cuando reciban el respectivo informe
Los ejecutores del proceso deben administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos)
La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo y hacer
monitoreo al plan de contingencias, a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté
llevando a cabo de manera eficaz.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
4. ACTUAR
ACTIVIDAD
2.1. Los ejecutores del proceso deben generar acciones correctivas, preventivas o de mejora, de acuerdo al resultado del “VERIFICAR” del
proceso. Estas acciones de autocontrol deben ir con su respectivo plan de mejoramiento.
2.2. Los ejecutores del proceso deben realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo asociados a los procesos.
NOMBRE : SILVIA LEONOR OSORIO GALINDO
NOMBRE : SILVIA LEONOR OSORIO GALINDO
CARGO:
DIRECTORA TÉCNICA DE RESPONSABILIDAD
CARGO: DIRECTORA TÉCNICA DE RESPONSABILIDAD
FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA.
FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA.
FECHA:
9 DE ABRIL DE 2012
FECHA:
9 DE ABRIL DE 2012
ELABORO
FIRMA:
NOMBRE : LUZ FANNY PEÑA GONZALEZ
CARGO:
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN.
FECHA:
9 DE ABRIL DE 2012
REVISO
FIRMA:
APROBO
FIRMA:
“Credibilidad en el control fiscal con prevención, participación y efectividad”