PC-C-01 PARTICIPACION CIUDADANA

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
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PLANEAR
DUEÑO DEL PROCESO
Director (a) Técnico de Participación Ciudadana
PROPÓSITO DEL PROCESO
 Incentivar la participación de la comunidad de Neiva en la vigilancia y control fiscal a la gestión de la Administración Municipal y demás entes
vigilados mediante la atención de peticiones, quejas, denuncias y derechos de petición.
OBJETIVO DEL PROCESO
 Contribuir con la participación ciudadana para dar cumplimiento a la constitución y las normas que reglamentan los espacios que tiene la comunidad
en el ejercicio del control fiscal a través de los procedimientos de PQD y del Programa Institucional Contralor Comunitario.
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN QUE AYUDAN A CUMPLIR ESTE PROCESO
 Consolidar una red de veedores y contralores comunitarios y estudiantiles solida, capacitada, objetiva y comprometida en la vigilancia social de la
Administración Municipal.
 Fortalecer la Institucionalidad de La Contraloría y sus Entidades Vigiladas
LEGALES O REGLAMENTARIOS
- Constitución Política de Colombia
(artículos 268, 272).
- Decreto No. 1 DE 1984 Código
Contencioso Administrativo. (artículos 4,
33)
- Acuerdo 012 de 2012.
- Resolución No. 107 y 108 del 1 de julio
de 2008.
- Normograma de la entidad.
REQUISITOS A CUMPLIR
NTCGP 1000: 2009
4.1 Requisitos Generales
4.2 Gestión documental
5.4 Planificación
5.5.3 Comunicación interna
5.6.2 Información de entrada para la revisión
7.1 Planificación del la realización del producto o
prestación del servicio.
7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados
con el producto y/o servicio.
7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el
producto y/o servicio.
7.2.3 Comunicación con el cliente.
7.5.1 Control de la producción y de la prestación
del servicio
7.5.2 Validación de los procesos de la producción y
de la prestación del servicio.
7.5.3 Identificación y trazabilidad
7.5.5 Preservación del producto y/o servicio
8.1 Generalidades
8.2.1 Satisfacción del cliente
MECI 1000: 2005
1.3 Administración del Riesgo
1.3.1 Contexto Estratégico
1.3.2 Identificación del Riesgo
1.3.3 Análisis del Riesgo
1.3.4 Valoración del Riesgo
1.3.5 Políticas de Administración del Riesgo
2.0 Control de Gestión
2.1.1 Políticas de Operación
2.1.3 Controles
2.1.4 Indicadores
2.2.1. Información primaria
2.2.2. Información secundaria
2.2.3. Sistemas de información
3. Control de Evaluación
3.1. Autocontrol
3.1.1 Autoevaluación del Control
3.1.2 Autoevaluación de Gestión
3.3.1. Planes de mejoramiento institucional
“Credibilidad en el control fiscal con prevención, participación y efectividad”
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8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
3.3.2 Planes de Mejoramiento por Procesos
8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o 3.3.3 Plan de mejoramiento individual.
servicio
8.3 Control del producto y/o servicio no conforme
8.4 Análisis de datos
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora continua
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva


POLÍTICAS INTERNAS PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCESO
Realizar el seguimiento y actuaciones administrativas para cada una de las peticiones, quejas y denuncias, que presenten los
ciudadanos, durante los términos fijados.
Contribuir a la participación ciudadana con el programa institucional contralor comunitario y contralor estudiantil, dentro del Municipio
de Neiva.
INTERRELACION ENTRADAS DEL PROCESO (que no vengan de los procesos del SGC de la Contraloría)
Entradas del Proceso
Entidad (Externos)
PQD verbales, escritas, teléfono o por correo Contralores comunitarios, Contralores estudiantiles y Comunidad en general.
electrónico
Solicitudes para asistencia a capacitaciones
Otras entidades, Contraloría General de la República, Auditoria General de la República, Procuraduría
General de la Nación, SENA, SURCOLOMBIANA.
Invitación a reuniones
Otras entidades, Contraloría General de la República, Auditoria General de la República, Procuraduría
General de la Nación, SENA, SURCOLOMBIANA.
Proceso
Proveedor
-La comunidad
y/o
-funcionarios o
servidores
públicos
PROCESOS CON LOS QUE SE INTERRELACIONA ESTE PROCESO
¿Qué recibe el
Proceso cliente
¿Que entrega el Proceso?
Proceso?
Quejas
RC-Responsabilidad Fiscal y Queja analizada
PARTICIPACIÓN
Denuncias
Denuncia atendida
Jurisdicción Coactiva
CIUDADANA
Derechos de petición
FI-Fiscalización
Derechos de petición atendidos
Y
demás
entidades Peticiones atendidas
Peticiones
competentes.
Informes técnicos de
Requerimiento de informes técnicos
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visitas fiscales.
- Fiscalización Proyectados
la
-Responsabilidad contestación
de
Fiscal y
derechos de petición.
Jurisdicción
Coactiva
Requerimiento para que proyecte la
contestación de los derechos de petición.
Direccionamiento El Plan Estratégico
Estratégico
Directrices del SGC
Políticas y decisiones
del
Comité
de
Evaluación
y
Planeación.
Gestión
de Insumos, servicios y
Recursos Físicos equipo de trabajo.
y Financieros
Adquisición
de
mantenimiento
preventivo y correctivo
de software y hardware
Gestión
del
Talento Humano
Talento Humano
Capacitaciones
Actividades
de
bienestar y estímulos.
Requerimiento
de
Evaluación
de
desempeño.
Direccionamiento Estratégico Plan de Acción
Cumplimiento de Directrices, Políticas y
decisiones.
Necesidad de cambio del proceso.
Atención personalizada dentro o fuera de la
Contraloría.
Gestión de Recursos Físicos Necesidad de bienes y servicios.
y Financieros
Solicitudes de mantenimientos preventivo y
correctivo
Gestión del Talento Humano
Conceptos, asesorías y
Gestión Jurídica
PARTICPACIÓN
Proyectados derechos
CIUDADANA
de petición
de Requerimientos
de
Gestión de Control
Planes
de
Mejoramiento,
Requerimiento de talento humano
Requerimiento de Capacitaciones
Evaluación de desempeño.
Gestión Jurídica
Requerimientos de conceptos, asesorías,
Contestación de Derechos de Petición
Gestión
Control
Informes bimensual
Planes de mejoramiento (ACPM)
Requerimiento de Auditoria Interna.
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Comunicación
Publica
Gestión
Documental
Mejoramiento
Continuo
Auditorias
internas,
Oficios.
Informe
auditoria
Interna de Calidad.
Publicaciones en los
Comunicación Publica
diferentes medios de
comunicación de la
Contraloría Municipal.
Archivos
de
Gestión Documental
documentos de PC.
-Correspondencia
y
documentos
internos
del SGC
-Documentos
y
registros actualizados y
publicados en la red de
la entidad.
PARTICIPACIÓN
-Directrices de Gestión
CIUDADANA
Documental contenida
en el manual.
ACPM cerrados.
Mejoramiento Continuo
Informes de revisión del
SGC
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Requerimientos para publicaciones
suministro de información.
y
Trasferencias documentales
-correspondencia
Necesidad de modificación, adiciones y
eliminación de documentos y registros del
SGC.
Requerimiento
para
préstamo
de
documentos de archivos.
Cumplimiento
de
las
directrices
correspondientes.
Planes de Mejoramiento (ACPM)
Informes para la revisión de la Dirección del
SGC
INTERRELACION SALIDAS DEL PROCESO (que no vayan dirigidos a procesos del SGC de la Contraloría)
Salidas del Procesos
Destino (Externos)
Auto de conclusión mediante el cual se Comunidad
comunica la decisión final.
Fiscalía General de la Nación
Contralorías Departamental y General de la República
Control Interno Disciplinario de cada entidad.
Procuraduría Provincial o Regional.
Auditoria General de la República
D.I.A.N.
Superintendencias
Informes a los entes de control
Auditoría General de la República, Concejo Municipal y Entes Externos, Departamento Administrativo
de la Función Pública.
Informe de gestión y evaluación de la Organismos de Control y Comunidad.
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Contraloría Municipal de Neiva.
Comunicaciones oficiales de seguimiento a Comunidad.
peticiones y reuniones con contralores
comunitarios, estudiantiles y comunidad en
general.
RECURSOS
Infraestructura
Recurso Humano






Director(a) Técnico Participación Ciudadana
Auxiliar de Participación Ciudadana
Servidores Públicos de la Entidad
Pasantes
contratistas
Conductor para visitas a trabajo de campo


Criterio
Medir grado de avance
Medir el grado de efectividad

Medir grado
comunidad
de
impacto
Condiciones ergonómicas óptimas, condiciones
de iluminación natural y artificial óptimas,
Modulares, red telefónica, equipos de cómputo, condiciones de ventilación, ruido e higiene
internet, logística.
adecuadas para el desarrollo eficiente y eficaz de
las labores.
AUTOCONTROL
Método
Reunión mensual con auxiliares administrativos
Encuesta
en
Ambiente de trabajo
la Encuesta
Registro
PC-F-10 Acta de reunión
PC-F-09 Encuesta de satisfacción
telefónica y/o personal
PC-F-09 Encuesta de satisfacción
telefónica y/o personal
“Credibilidad en el control fiscal con prevención, participación y efectividad”
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INDICADORES DE GESTION
Que mide el
indicador
Indicador
(eficiencia,
eficacia,
efectividad)
Objetivo
Consolidar una red de veedores y
contralores comunitarios y
estudiantiles sólida, capacitada,
objetiva y comprometida en el control
y vigilancia fiscal.
Frecuencia de las
capacitaciones programadas
por participación ciudadana
dentro de los Programas
Institucionales “Contralor
Comunitario” – “Contralor
Estudiantil”
Programar y realizar el día de
los veedores y Contralores
Comunitarios.
Convenios interinstitucionales
para el fortalecimiento de los
espacios y mecanismos de
participación ciudadana.
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Índice
Eficacia
(No. de capacitaciones ejecutadas/No. de capacitaciones
programadas
Eficacia
Evento Programado/Evento realizado
Eficacia
Convenios suscritos/convenios requeridos.
Aplicar la normatividad
correspondiente a la Atención y
trámite en oportunidad a las
peticiones, quejas y denuncias de los
ciudadanos.
Responder las PQD dentro de
los términos y según el caso
continuar el seguimiento.
Efectividad
N° de PQD atendidas en oportunidad/ N° de PQD radicadas
Mejora continua
Medir el cumplimiento de los
términos en el trámite de PQD.
Eficiencia
Número de PQD terminadas / Número de PQD aperturadas
durante el bimestre
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2. HACER
CARGO RESPONSABLE
DE REALIZAR LA
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
1.
2.
3.
4.
Trámite de peticiones, quejas y denuncias ciudadanas
Atención a derechos de petición
Atención directa a ciudadanos
Acompañamiento a los contralores comunitarios y estudiantiles.
Director Técnico
Participación ciudadana
Auxiliares administrativos
DOCUMENTO UTILIZADO
COMO GUÍA PARA REALIZAR
LA ACTIVIDAD – Si aplica
PC-P-01 Gestión de PQD
PC-P-02
Participación
comunitaria
3. VERIFICAR
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
ACTIVIDAD
Los ejecutores del proceso deben analizar en forma permanente los registros generados durante la ejecución del mismo, con el fin de garantizar
el control de las actividades.
Los ejecutores del proceso deben documentar y analizar el resultado de los Indicadores de Gestión según la frecuencia establecida en el
proceso.
Los ejecutores del proceso deben analizar el resultado de las Auditorías Internas, cuando reciban el respectivo informe
Los ejecutores del proceso deben analizar el resultado de las Revisiones del SGC, cuando reciban el respectivo informe
Los ejecutores del proceso deben administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos).
4. ACTUAR
1) Los ejecutores del proceso deben generar acciones correctivas, preventivas o de mejora, de acuerdo al resultado del “VERIFICAR” del proceso.
Estas acciones de autocontrol deben ir con su respectivo plan de mejoramiento.
2) Los ejecutores del proceso deben realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo asociados con el objetivo del proceso.
NOMBRE: CESAR AUGUSTO ACOSTA
CARGO: Director Técnico Participación Ciudadana
FECHA:
27 de Mayo de 2013
NOMBRE: CESAR AUGUSTO ACOSTA
CARGO: Director Técnico Participación Ciudadana
FECHA:
27 de Mayo de 2013
ELABORÓ
FIRMA:
NOMBRE : SONIA CONSTANZA GUTIERREZ ANDRADE
CARGO:
Representante de la Dirección
FECHA:
30 de mayo de 2013
REVISÓ
FIRMA:
APROBO
FIRMA:
“Credibilidad en el control fiscal con prevención, participación y efectividad”