Código: GR-RF-P5 Versión: 10 PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Vigente desde: 18/01/2016 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos, actividades y responsabilidades para el control, seguimiento y ejecución de las apropiaciones presupuestales asignadas al Ministerio del Interior, así como para el Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia. 2. ALCANCE Inicia con la asignación interna de las apropiaciones y culmina con la presentación de informes. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Apropiación Presupuestal: Es el monto máximo autorizado para asumir compromisos con un objeto determinado durante la vigencia fiscal. El anexo del decreto de liquidación define el detalle de cada uno de los rubros presupuestales según el objeto de gasto o proyecto. Beneficiario de Pago - Tercero: Es la persona natural o jurídica a quien la entidad, en cumplimiento de objeto social, debe realizarle el pago. Cuenta Bancaria: Corresponde a la cuenta corriente o de ahorros que el beneficiario del pago señala para que allí le sean consignados los pagos que la entidad debe realizarle. Certificado de Disponibilidad Presupuestal de Gasto - CDP: Documento mediante el cual el Coordinador del Grupo de Gestión Financiera y Contable certifica que en el presupuesto de la entidad existe apropiación suficiente para adquirir el compromiso. Certificado de Disponibilidad Presupuestal de Modificación al Presupuesto: Documento que certifica que existe apropiación suficiente para realizar una reducción o traslado presupuestal. Decreto de Liquidación Anual del Presupuesto: Es un acto administrativo en el que se aprueba el presupuesto anual, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos. Dirección General del Presupuesto Público Nacional – DGPN Dirección del Tesoro Nacional – DTN Grupo de Gestión Financiera y Contable - GGFC Registro Presupuestal de Compromiso: Es la acción mediante la cual se afecta la apropiación presupuestal de manera definitiva, garantizando que ésta no se desvíe a ningún otro fin. Es requisito de perfeccionamiento de los actos administrativos que afectan el presupuesto. Ley de Presupuesto General de la Nación: Es el instrumento para el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo económico y social. Ministerio del Interior – MI Oficina Asesora de Planeación - OAP Parametrización: Configurar de una manera específica, teniendo en cuenta los parámetros de seguridad, dándole los permisos necesarios pero sin exceso de los mismos; asignarlo a los usuarios que lo necesiten y realizar todas las actividades necesarias. Perfil: En el Sistema Integrado de Información Financiera los perfiles son definidos por el Administrador del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y están clasificados por conjunto de transacciones por instancias en la ejecución presupuestal. A su vez, las transacciones dispuestas en el perfil pueden ser objeto de restricción para establecer de acuerdo con las competencias del usuario. Plan Anual de Caja Mensualizado - PAC: Monto máximo de pagos que puede realizar la entidad en un periodo por rubro presupuestal, subunidades y situación de fondos. Recursos Con Situación de Fondos: Corresponde a aquellos recursos que recibe la entidad y que provienen de la Dirección del Tesoro Nacional. Recursos Sin Situación de Fondos: Característica referida a aquellos recursos que recibe la entidad y que no provienen de la Dirección del Tesoro Nacional, sino que llegan de la fuente directamente a la entidad beneficiaria o si fuere del caso directamente al beneficiario o proveedor. Página 1 de9 Código: GR-RF-P5 Versión: 10 PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Vigente desde: 18/01/2016 Registro de Bienes y Servicios: Es la enumeración de los bienes y servicios clasificados, estandarizados y codificados que corresponden al universo de productos que pueden adquirir las entidades públicas. Reserva Presupuestal: Son los compromisos legalmente constituidos que tienen registro presupuestal pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y serán pagados dentro de la vigencia siguiente, la Reserva de apropiación afecta el presupuesto de la vigencia en la cual fue constituida. Serán constituidas por el Ordenador del gasto y el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces. Las reservas presupuestales que al 31 de diciembre no se han ejecutado expiran sin excepción. Registro Presupuestal de Compromiso - RP Rubro Presupuestal del Gasto: Son las codificaciones presupuestales en que se clasifican las apropiaciones establecidas en el anexo del decreto de liquidación presupuestal. Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF: Es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, propicia una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y brinda información oportuna y confiable. Subunidad Ejecutora: Son las Subunidades o Asignaciones Internas que existen en el Ministerio, para efectos del manejo presupuestal y contable, con la finalidad de facilitar el manejo operativo, de gestión y control de cada una de las dependencias estadísticas y funcionales en que se organiza la entidad. Subdirección de Gestión Contractual – SGC Subdirección de Gestión Humana - SGH Unidad Ejecutora: Unidad administrativa responsable en forma total o parcial de la gestión a nivel de una acción presupuestal. 4. RESPONSABILIDAD. El líder del subproceso de Gestión de Recursos Financieros es responsable de la revisión, aprobación, socialización, concientización y aplicación de los documentos asociados a este subproceso. Los funcionarios y contratistas de la Gestión de Recursos Financieros son responsables de la adecuada aplicación de este procedimiento. 5. NORMATIVIDAD 5.1. CONSTITUCIÓN POLÍTICA Artículo 352 de la Constitución Política 5.2. LEYES. Ley de Presupuesto para la respectiva vigencia fiscal. 5.3. DECRETOS. Decreto 1068 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público. 5.4. RESOLUCIONES. Resolución 450 de 2003, por la cual se Organizan el Comité Directivo y el Comité de Seguridad del SIIF Nación. Resolución 464 de 2003, por la cual se adopta el sistema de control interno del Ministerio del Interior. Resolución 036 de 1998, por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales, suministro de información y su sistematización del Presupuesto General de la Nación. Página 2 de9 Código: GR-RF-P5 Versión: 10 PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Vigente desde: 18/01/2016 5.5. OTRAS Plan General de Contabilidad Pública. Manuales sobre teoría del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF II. Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Guía procedimental para el uso del aplicativo SIIF II. 6. DESARROLLO No. 1 2 3 Actividad Parametrizar el SIIF – Perfil Presupuesto. Asignar el presupuesto a cada una de las Subunidades Ejecutoras Solicitar y expedir el CDP Tarea Punto de Control Responsable Solicitar a la administración del SIIF, la creación de las subunidades requeridas por el MI, remitiendo nombre y código de la subunidad. Verificar la Subunidad Creada por la administración Funcionario Área de del SIIF Presupuesto con Perfil Parametrizar la respectiva subunidad, de Parametrizador. acuerdo con el “Manual de Parametrización SIIF Nación”. Se confronta el anexo del decreto Verificar que el cargue realizado en el de liquidación del aplicativo SIIF, por la DGPN, se haya presupuesto, con la realizado en los rubros y cuantías apropiación cargada correspondientes. en el SIIF por parte de la DGPN Recibir de la OAP la resolución de desagregación del Presupuesto de gastos de personal y gastos generales del MI. Cuando existe un proyecto nuevo en el anexo del decreto Clasificar las apropiaciones en cada una de liquidación, se de las subunidades creadas en el SIIF consulta a la OAP, según las necesidades de la entidad. la dependencia responsable de los recursos, para poder clasificarlos. Elaborar solicitud del CDP y enviar al GGFC, Cuando se trate de recursos de inversión y/o de programas misionales de funcionamiento se adjunta copia de la viabilidad técnica emitida por la OAP. Funcionario del GGFC con perfil Gestión Administrador Presupuestal Funcionario Asignado en OAP. la Funcionario GFC con perfil Gestión Administrador Presupuestal Directores o Jefes de Dependencia y/u Oficina Funcionario Recibir y verificar que la solicitud de CDP Se verifica el valor GGFC con cumpla con todos los parámetros solicitado frente a la Gestión establecidos apropiación Presupuesto disponible Gastos del perfil de Página 3 de9 Código: GR-RF-P5 Versión: 10 PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN PRESUPUESTAL No. Actividad Tarea Punto de Control Vigente desde: 18/01/2016 Responsable Registrar la solicitud de CDP en el aplicativo SIIF, y expedir el mismo. Imprimir y entregar al coordinador del GGFC para revisión y firma Entregar el CDP a la dependencia solicitante, y se archiva la solicitud Nota 1. Cuando se requiera un traslado presupuestal a mivel decreto de liquidación, se debe expedir un CDP de Se verifican los tipo Modificación Presupuestal. datos registrados Nota 2. Cuando se trate de traslado presupuestal a nivel desagregado, tanto para gastos de personal como gastos generales, se debe expedir una certificación de existencia de apropiación disponible Funcionario del GGFC con perfil Gestión Presupuesto de Gastos y Coordinador Financiero y Funcionario asignado del GGFC Nota 3. Cuando se requiera anular un CDP, se debe anexar el CDP original. Diligenciar el formato GR-RF-P5-F1, adjuntando la copia de la cedula, el RUT y la certificación bancaria 4 5 Registrar y actualizar los beneficiarios y las cuentas bancarias. Se verifica que los datos relacionados en los documentos Registrar en el SIIF los datos del soportes, beneficiario, para posteriormente realizar correspondan con la su validación información reportada en el aplicativo. Remitir la solicitud de RP con todos los documentos soportes en original al GFC, (contrato, RUT, cedula, certificación Bancaria, formato SIIF), para el caso de Se verifica que el viáticos y gastos de viaje, se recibe la RP esté de acuerdo con la información Solicitar y expedir el orden de comisión o autorización de viaje contenida en el RP. Verificar que la documentación adjunta en contrato o acto la solicitud cumpla con todos los administrativo parámetros exigidos Elaborar, imprimir y revisar el RP y entregar al Coordinador Financiero para Funcionario asignado por SGC. la Funcionario del GGFC con perfil gestión presupuesto de gastos Perfil beneficiario – cuenta (coordinador) Funcionario designado de la SGC y/o Dependencia Correspondiente. Funcionario del GGFC con perfil Gestión Presupuesto de Gasto Funcionario del Página 4 de9 Código: GR-RF-P5 Versión: 10 PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN PRESUPUESTAL No. Actividad Tarea Punto de Control su firma, para el caso de viáticos y gastos de viaje, se efectúa el RP y se anota en la orden de comisión o autorización de viaje y se entrega al Coordinador Financiero para la firma Entregar el RP a la SGC con sus soportes originales, para el caso de los viáticos y gastos de viaje, se entrega el original de la orden de comisión a la SGH. Vigente desde: 18/01/2016 Responsable GGFC, con perfil gestión presupuesto gastos Funcionario del GFC, con perfil gestión presupuesto gastos Solicitar a las dependencias, un informe sobre los compromisos presupuestales adquiridos que no han sido obligados a diciembre 31 de cada vigencia, a fin de determinar cuáles deben constituirse como reserva presupuestal. 6 Constituir las reservas presupuestales. Verificar que la información suministrada por las dependencias, Depurar los compromisos que constituirán corresponda a la las reservas presupuestales. información registrada en el aplicativo, para proceder a la depuración. Verificar que todos los compromisos que cuenten con Efectuar en el SIIF el traslado del rezago saldo por obligar al presupuestal. cierre de la vigencia se efectúe el traslado del rezago presupuestal Imprimir las Reservas presupuestales Constituidas, Revisar y Archivar. Funcionario GGFC con Gestión Presupuesto Gastos del perfil Funcionario GGFC con Gestión Presupuesto Gastos del perfil Coordinador GGFC del de de Página 5 de9 Código: GR-RF-P5 Versión: 10 PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN PRESUPUESTAL No. Actividad Tarea Diligenciar formato GR-RF-P5-F4 “Informe de Austeridad del Gasto por Dependencia” (Anexo 4), y pasar al Coordinador del Grupo de Gestión Financiera y Contable, Revisar, Firmar y Remitir a la Oficina de Control Interno. 7 Presentar Informes los Cuando entidades externas y/o organismos de control, requieran información presupuestal a las dependencias del MI, esta tiene que ser confrontada por el GGFC en el SIIF, por ser éste el sistema oficial; a solicitud escrita por la dependencia interesada. Cuando se trate de convenios con Banca Multilateral, el administrador del proyecto correspondiente debe reportar mensualmente a la Dirección del Proyecto y al GGFC, el Formato “Ejecución Presupuestal Proyectos Banca Multilateral” GR-RF-P5-F5, (Anexo 5). Igualmente el administrador del proyecto debe dar cumplimiento al instructivo de requerimientos para la administración de proyectos de Banca Multilateral. Vigente desde: 18/01/2016 Punto de Control Responsable Funcionario del GGFC con perfil Gestión Presupuesto de Gastos Coordinador GGFC Funcionario Confrontar la GGFC con información Gestión reportada por la Presupuesto Dependencia con la Gastos información registrada en el SIIF Administrador Proyecto. del del perfil de del 7. REGISTROS REGISTROS Valores diarios recaudados por clasificar en ingresos - vigencia actual Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Registro Presupuestal (RP) Compromiso de Vigencias Futuras Registro de Beneficiario de Pagos Registro de Apertura y Constitución de Caja menor Desagregación de Apropiaciones RESPONSABLE FRECUENCIA Funcionario designado Mensual GFC UBICACIÓN SIIF Funcionario GFC designado Diaria SIIF Funcionario GFC Funcionario GFC Funcionario GFC Funcionario GFC designado Diaria SIIF designado Semestral SIIF designado Mensual SIIF designado Anual SIIF Funcionario GFC designado Anual SIIF Página 6 de9 Código: GR-RF-P5 Versión: 10 PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Asignación Apropiaciones Modificaciones presupuestales Consignaciones de Funcionario GFC Funcionario GFC Funcionario GFC Constitución de reservas Funcionario GFC Informes de Austeridad Funcionarios del GFC Informes Organismos de Funcionarios control del GFC Vigente desde: 18/01/2016 designado Mensual SIIF designado Mensual SIIF designado Mensual SIIF designado Anual SIIF Asignados Mensual GFC Asignados N.A Aplicativo SIIF, GFC 8. ANEXOS Anexo 1 Formato Información de Beneficiarios y Cuentas. Anexo 2 Formato Ejecución Presupuestal Vigencia Actual. Anexo 3 Formato Ejecución Reserva Presupuestal. Anexo 4 Formato Informe de Austeridad del Gasto por Dependencia. Anexo 5 Formato Ejecución Presupuestal- Proyectos Banca Multilateral. Anexo 6 Solicitud de CDP. Anexo 7 Instructivo Administradores de Proyectos-Banca Multilateral. 9. CONTROL DE CAMBIOS FECHA 22/01/2010 02/11/2010 10/08/2011 CAMBIO Se consolidaron los siguientes procedimientos: - PF-GFC-001 Ingresos por contribuciones, fondos especiales y otros conceptos - PF-GFC-002 Reintegro de recursos no utilizados en el presupuesto de gastos - PF-GFC-003 Asignación interna de apropiaciones - PF-GFC-004 Solicitud y expedición de CDP - PF-GFC-005 Solicitud y expedición de RP - PF-GFC-006 Registro y actualización de beneficiarios cuentas bancarias - PF-GFC-015 Constitución de Reservas Presupuestales Se utiliza formato nuevo que incluye: Definición de la política de operación y de administración del riesgo; se redefinió el objetivo, alcance, las definiciones, el desarrollo, el riesgo, el control del riesgo e información secundaria. Las solicitudes de CDP podrán ser solicitados por los Directores, Jefes de Dependencias o Coordinadores al Grupo Financiero. Se mejoró los formatos de Solicitud de CDP Se modifico el procedimiento para efectuar el registro Presupuestal Se elimina el Anexo de solicitud de Registro Presupuestal Se redefine el objetivo, alcance, definiciones desarrollo y tareas nuevas como : Registrar Valores diarios recaudados por clasificar en ingresos Además se incluye un nuevo formato para la ejecución presupuestal de proyectos VERSIÓN 01 02 03 Página 7 de9 Código: GR-RF-P5 Versión: 10 PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN PRESUPUESTAL FECHA 20/02/2012 28/12/2012 12/03/2013 25/09/2013 30/10/2013 18/06/2014 Vigente desde: 18/01/2016 CAMBIO financiados con la Banca Multilateral. Anexo 4 GF-P-05-F-04 Formato Ejecución Presupuestal- Proyectos Banca Multilateral Se modifica la Versión 03, con el fin de dar cumplimiento al Decreto 2893 de 2011, el cual modifica los objetivos, la Estructura Orgánica y las Funciones del Ministerio del Interior, afectando esto directamente al Subproceso de Gestión de Recursos Financieros. Se modifica la actividad No 3 del procedimiento correspondiente a la solicitud y expedición del certificado de la disponibilidad presupuestal y viabilidad técnica, así mismo se modifica el anexo No 5 Solicitud del CDP, donde se incluye en el anexo la VIABILIDAD TÉCNICA (Recursos de Inversión - Programas Misionales de Funcionamiento). Por último se ajusta el documento al nuevo formato para procedimiento por actividad contenido en la Guía para la elaboración, modificación y/o eliminación de documentos. Se modifica la versión 05 del procedimiento, del instructivo y de todos sus formatos con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior. Se modifica la versión 06 del procedimiento para cambiar imagen, logo y algunas actividades del procedimiento entre ellas: Se elimina del Procedimiento de Ejecución Presupuestal la actividad Registrar reintegros y devoluciones de la ejecución presupuestal, Registrar los valores diarios recaudados por clasificar en ingresos. Se actualizó la actividad Constitución de Reserva Presupuestal Se modifica la versión 7 del procedimiento para cambiar actividades del procedimiento relacionadas con la expedición del CDP y se modifica el Anexo No. 6 formato de solicitud de CDP. Se incluye nueva normatividad: Decreto 1957 de 2007, Decreto 2674 de 2012, Decreto 4836 de 2011 Se modifica en la actividad No. 5 lo siguiente: 1. Para solicitar el RP, la SGC o dependencia correspondiente, debe remitir el original del Contrato o Acto Administrativo. 2. Entrega el original del Registro Presupuestal junto con el original del contrato o acto administrativo al funcionario que designe la SGC, o la SGH, se deja copia del registro presupuestal digitalizada en el Área de Presupuesto. Se modifica la versión 09 por actualización del logo y lema del Ministerio de Interior, el formato 1 y todas las actividades. Se elimina el registro de Informes de ejecución presupuestal, pagos y reintegros, por ser responsabilidad ahora de la Oficina Asesora de Planeación VERSIÓN 04 05 06 07 08 09 10 Página 8 de9 Código: GR-RF-P5 Versión: 10 PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Vigente desde: 18/01/2016 Elaboró Revisó y Aprobó _____________________________ Edith Toro Profesional Especializado ______________________________ Alfonso Santos Arias Coordinador del Grupo de Gestión Financiera y contable _________________________________ Cesar Eduardo Camargo Ramirez Subdirector Administrativo y Financiero “Archivar en” 1103.47.05 Procesos y Procedimientos de Apoyo/ Subproceso de Gestión de Recursos Financieros Página 9 de9