responsabilidades de la dependencia o proyecto solicitante

MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
FORMATO: LISTADO DE REQUISITOS PARA TRÁMITE DE ORDEN
CONTRACTUAL CON PROVEEDOR EXTRANJERO
Código: U-FT-12.002.015
Versión: 0.0
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RESPONSABILIDADES DE LA DEPENDENCIA O PROYECTO SOLICITANTE
1. Verificar que exista disponibilidad de recursos para la orden contractual requerida, y demás gastos de nacionalización
inherentes a la importación de bienes, los cuales deben estar contemplados en el presupuesto aprobado del proyecto.
2. Tramitar las autorizaciones y/o directrices técnicas previas, según lo establecido en la normatividad vigente en la
Universidad, y adjuntarlos a la solicitud.
3. Anexar documentos que acrediten la seriedad comercial del oferente, como:
 Certificaciones o recomendaciones de clientes, y/o
 Copias de órdenes contractuales o contratos celebrados por el proveedor (Persona jurídica) con la Universidad a o
con otras personas jurídicas, nacionales o extranjeras.
4. Para la contratación de servicios personales, el solicitante deberá presentar adicionalmente la oferta traducida al idioma
castellano.
Nota: a Cuando la seriedad comercial se acredite con órdenes contractuales suscritas con la Universidad (posteriores al año 2001), no
será necesario anexar copias de las mismas, y su veracidad deberá verificarse en el Sistema de Gestión Financiera QUIPU. Dicha
experiencia será válida siempre que se presente en una relación escrita que incluya el número de la orden contractual, año de
elaboración y la dependencia o proyecto para el cual ejecutó la orden contractual.
RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA
Todo oferente seleccionado no residente en Colombia, o proveedor extranjero sin representante comercial o distribuidor
autorizado en Colombia, que aspire a celebrar ordenes contractuales con la Universidad Nacional de Colombia, deberá
presentar los siguientes documentos, según sea el caso:
1. Cuando la orden contractual de prestación de servicios personales, sea ejecutada desde en el exterior:
a. Oferta escrita a nombre de la Universidad Nacional de Colombia, que incluya las condiciones comerciales.
b. Copia del Documento de identidad ó Pasaporte.
c. Información bancaria para giro al exterior.
2. Cuando la orden contractual de prestación de servicios personales, sea ejecutada en Colombia:
a. Oferta escrita a nombre de la Universidad Nacional de Colombia, que incluya las condiciones comerciales.
b. Copia del Documento de identidad ó Pasaporte.
c. Copia del seguro de viaje vigente (se deberá exigir al momento de iniciar la ejecución) y documentos que acrediten
su vinculación al Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensiones en el país de su residencia (se deberá exigir
al momento de iniciar la ejecución).
d. Información bancaria para giro al exterior.
e. Copia de Visa, según aplique en los siguientes casos:
1) Visa de Cortesía, cuando el extranjero ingrese como jurado internacional de tesis en maestría o doctorado; o
como conferencista, experto, especialista o docente universitario cuyo fin sea el fortalecimiento académico en
el marco de programas de pregrado, cursos especializados de educación superior, posgrado, maestría o
doctorado; o como invitado para hacer parte de procesos y/o actividades de fortalecimiento en investigación; o
como personalidad de reconocido prestigio internacional invitada en desarrollo de proyectos y programas que
promuevan la transferencia de conocimientos y de nuevas tecnologías en distintas disciplinas. Aplica, siempre
y cuando ,el ciudadano extranjero no se encuentre en el país y sea invitado bajo la responsabilidad contractual
remunerada de la Universidad, sin que la misma constituya una relación laboral; ó,
2) Visa Temporal Trabajador, para los demás casos no incluidos en la categoría de visa de cortesía, se expedirá a
solicitud y bajo la responsabilidad de la Universidad, quien debe avalar la petición. Debe ser exigida previo al
inicio de la ejecución de la orden contractual de prestación de servicios.
3. Para adquisición de bienes o servicios con proveedores extranjeros (Personas jurídicas) sin representante
comercial o distribuidor autorizado en Colombia:
a. Oferta o Factura Pro forma escrita, que cumpla con los requisitos mínimos exigidos para una negociación
internacional (moneda de negociación, términos INCOTERMS, forma de pago, plazo de entrega).
b. Catálogos del bien ofertado.
c. Para el trámite de la licencia de importación de bienes, si son reactivos, anexar fichas técnicas y No. de CAS.
d. Certificación reciente expedida por la casa matriz, en el que conste que la empresa extranjera no tiene
representación comercial o distribuidor autorizado en el país, expedidos con antelación máxima de noventa (90)
días a la solicitud de la orden contractual. No obligatoria para organismos internacionales.
e. Información bancaria para giro al exterior.
4. Para adquisición de bienes o servicios con proveedores extranjeros (Personas jurídicas) que tengan
representante comercial o distribuidor autorizado en Colombia, se deberá cumplir con los requisitos
establecidos para proveedores nacionales.