FUN. ADMON. ADMON COORDINACION Y REC HUM

Albergue “Las Cuadritas” Fray Antonio Alcalde, O.P.D.
Departamento de Recursos Humanos
Descripción de Puesto
Fecha de actualización: Marzo 2013.
a. Identificación del Puesto.
Puesto: Administrador, Coordinación de Operación y Recursos Humanos.
Departamento: Administrativo
Nivel: Ejecutivo
Reporta a: Dirección. Supervisa a: Cocina, mantenimiento, intendencia,
almacén y lavandería
Horario: L-V de 8 a.m. a 2 p.m. Carga horaria: 30 hrs. semanales
b. Descripción Genérica.
Atender asuntos administrativos en coordinación con Tesorería y Contabilidad.
Atender el mantenimiento y la operación de las áreas de trabajo y servicio.
Atender las necesidades, obligaciones y responsabilidades del equipo de
trabajo.
c. Descripción Específica.
Actividades Administrativas*:
A. Checar entradas y salidas.
1. Operar en correlación directa con Dirección, informando de sus proyectos, avances
y logros.
2. Generación de documentos oficiales a la Instancia correspondiente para atender el
mantenimiento del edificio principal.
3. Elaborar los documentos legales, actas, etc. y vigilar su entrega oportuna según se
requiera o lo solicite la Dirección o Tesorería.
4. Representar a Dirección cuando sea necesario.
5. Responder las llamadas hechas a Dirección durante su ausencia.
6. Vigilar la buena dirección y atención de las juntas y eventos dentro y fuera del
Albergue que se lleven a cabo con Instituciones o Instancias relacionadas con él.
7. Elaborar material que será necesitado en las juntas y eventos.
8. Responsabilizarse de todo lo referente a la Administración del Albergue.
9. Organizar el trabajo del Albergue en días festivos.
10. Recoger la cuenta diaria del cobro de cuotas por estancia de los albergados.
11. Elaborar el listado de pago de cada albergado, cotejando con cada recibo en
consecutivo.
12. Imprimir la información y archivarla en la computadora con respaldo en USB
13. Efectuar diariamente el depósito bancario.
14. Entregar relación de albergados con sus pagos, ticket de la registradora y ficha de
depósito que coincidan.
15. Archivar.
16. Reporte de pagos de 15,10, 5 y días adicionales.
17. Depósito de la venta de papel higiénico y jabón
18. Elaborar un archivo con copia de los depósitos, requisiciones de gastos y resumen
de pagos por albergado.
19. Conseguir cotizaciones y presupuestos para compras y gastos de mantenimiento
20. Llevar un archivo electrónico de toda la pepelería contable con apoyo del
almacenista.
21. Llevar un archivo electrónico de la captura de datos de proveedores, gasto
mensual por cada uno.
22. Llevar archivo electrónico para la auditoria superior, escaneando cada documento
contable con apoyo del almacenista.
23. Presentarme en el albergue en fin de semana o dias festivos si un evento lo
requiere.
24. Sellar y folear todos los documentos contables con apoyo del almacén.
25. Conseguir algunos donativos, tales como los programas Compaq.
26. Dar respuesta a las auditorias en las áreas de procesos.
27. Llevar un inventario detallado de todo el mobiliario, equipo de oficina, cocina,
consultorios, habitaciones, pertenecientes a Galilea 2000 A.C. y entregado en
comodato, los que son propiedad del albergue u otros comodatos como el de la
Secretaría de Salud.
28. Llevar altas y bajas del inventario.
29. Llevar un archivo con las copias de las actas de la junta de Gobierno y las
publicaciones en Gaceta, referentes al Albergue.
30. Apoyar a Contabilidad en las Auditorias con la información que se solicite.
Actividades de Obtención de Recursos*:
1. Elaborar documentos para enviar a Instituciones, Instancias, Particulares o
Empresas para solicitar apoyo, servicio o dar información.
2. Brindar atención a los visitantes del Albergue.
3. Generar carpetas informativas de proyectos del Albergue para fundaciones,
empresas y particulares cuando se solicite.
Actividades de Coordinación de Operación*:
1. Supervisar el almacenamiento, orden y limpieza de todo el albergue asi como de
los almacenes, bodegas y archivos.
2. Vigilar el orden, limpieza, mantenimiento y servicio del equipo de cocina, así como
los alimentos que pueden donarse a otras Instituciones
3. Verificar la distribución de donativos de acuerdo a su especie y uso.
4. Supervisar el funcionamiento, orden, limpieza y mantenimiento de cada
Departamento y cada área del Albergue y casa anexas.
5. Disponer el ordenamiento y limpieza correspondientes con cada una de las
personas encargadas de cada una de las áreas.
6. Acordar la supervisión de banquetas y techos limpios, así como el
impermeabilizado de techos en tiempo oportuno.
7. Revisar la bitácora de descomposturas y necesidades para dar seguimiento a los
casos y anotar su cumplimiento.
8. Obtener los presupuestos para el mantenimiento, técnicos y refacciones.
9. Supervisar el mantenimiento del edificio, pintura, baños, cocina, habitaciones,
techos, azoteas, puertas, mantenimiento de equipo de oficinas, bombas de agua,
calentadores, tanques de gas, cámara de refrigeración y congelación, estufas,
instalaciones de gas, refrigerador.
10. Coordinar eventos especiales.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Actividades de Protección Civil*.
Elaboración del Manual.
Coordinar las Brigadas.
Elaborar presupuestos del equipo.
Dar mantenimiento al equipo, como extinguidores
Coordinar los eventos de simulacro
Llevar la bitácora de eventos y documentos como actas y reportes.
Actividades de Recursos Humanos*.
1. Registrar diariamente las incidencias de cada empleado.
2. Elaborar solicitudes de permisos y faltas para informe y autorización de
Dirección.
3. Hacerles conocer el reglamento y eventos especiales
4. Actualizar sus funciones, responsabilidades, contratos, cuando haya cambios.
5. Bajas y renuncias.
6. Convocar a las juntas mensuales
7. Convocar a la capacitación quincenal por equipos
8. Organizar el trabajo, guardias, en los dias festivos o por faltas del titular del
puesto.
9. Cada quincena sacar el reporte del reloj chocador de cada empleado y revisar,
faltas, retardos e incidencias en general para preparar la nómina.
10. Vaciar los datos en el informe quincenal para que la Contadora pueda pagar la
nómina
11. Elaborar la EAD del Instituto de Pensiones del Estado para el pago de cuotas y
descuentos.
12. Elaborar el recibo para la transferencia a pensiones.
13. Actualizar el Manual de Operación por Departamento y Puesto
14. Llenar la forma quincenal de incidencias con justificantes y comprobantes.
15. Llevar el record de vacaciones de cada empleado e informar por quincena a
Dirección y Tesorera.
16. Llevar una forma de registro anual de incidencias por empleado
17. Llevar el archivo físico y electrónico
18. Llevar un expediente por empleado con su documentación, incidencias,
contrato y funciones
19. Llevar un expediente con los descuentos de pensiones.
20. Llevar la vitrina de avisos actualizada.
21. Elaborar los oficios con avisos al personal
*Estas actividades se realizan de acuerdo a las necesidades institucionales.
Empleado que ocupa el puesto:
María del Carmen Rábago Hernández
Clave de empleado: A13
Ingreso: 01 de mayo de 2004
El empleado firma el documento como evidencia de que las actividades
propias de su puesto le han sido informadas y clarificadas.