iii. manuales. - Poder Judicial del Distrito Federal

1
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN
DEL ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA-RECEPCIÓN
ÁREAS ADMINISTRATIVAS
DATOS QUE DEBEN INCORPORARSE Y LINEAMIENTOS
COMPLEMENTARIOS
(1)
Denominación del Área sujeta a entrega-recepción.
(2)
Hora en la que se inicia el levantamiento del acta.
(3)
Día.
(4)
Mes.
(5)
Año en que inicia el acto de entrega-recepción.
(6)
Domicilio del Área sujeta a entrega-recepción.
(7)
Nombre completo del Servidor Público que entrega.
(8)
Señalar el número del Registro Federal de Causantes de la Secretaria de
Hacienda y Crédito Público del Servidor Público que recibe.
(9)
Señalar el número del Registro Federal de Causantes de la Secretaria de
Hacienda y Crédito Público del Servidor Público que entrega.
(10)
Señalar el domicilio que el Servidor Público que entrega, designa para oír y
recibir todo tipo de notificaciones y documentos relacionados con el ejercicio
de su empleo, cargo o comisión (en caso de ser de un Estado de la
Federación, anotar el Municipio y la Entidad correspondiente).
(11)
Denominación oficial del empleo, cargo o comisión de que se trate.
(12)
Nombre y apellidos del Servidor Público entrante o de la persona que recibe,
ya sea como Titular o Encargado del Área objeto de la entrega-recepción.
(13)
Se utilizará el término que corresponda: Para el nuevo titular ya nombrado se
usará la palabra “Designación”, para el caso en que sólo sea comisionado
para la entrega-recepción, se usará la palabra “Comisión”.
(14)
Se utilizará el término “Ocupar” en caso de haber sido electo o nombrado; o
bien el término “Recibir” para el caso en que sólo haya sido comisionado para
la entrega-recepción.
(15)
Día, mes y año a partir del cual surte efecto la elección, el nombramiento o la
comisión del servidor público entrante.
(16)
En caso de haber sido nombrado se utilizará el término “La Titularidad”; en el
caso de ser comisionado se utilizará el término “El Encargo”.
(17 y (18) Nombre y apellidos de los testigos de asistencia.
(19)
Área donde presta sus servicios el servidor público que interviene como
testigo de asistencia.
(20)
Denominación del empleo, cargo o comisión en el servicio público del testigo.
(21)
Documento de identificación utilizado en este acto, preferentemente
credencial de elector, de la cual deberá agregarse copia. (de no contarse con
tal documento se deberá agregar el número de la clave única del registro de
población o el número del Registro Federal de Contribuyentes).
(22)
Domicilio particular del testigo (en caso de ser de un Estado de la Federación,
anotar el Municipio y la Entidad correspondiente).
(23)
Nombre completo del servidor público designado por la Encargada de la
Contraloría del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal.
(24)
Nombre y cargo de la Encargada de la Contraloría del Tribunal Superior de
Justicia del Distrito Federal.
(25)
Número de oficio con el que se designa la Encargada de la Contraloría del
Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal.
(26)
Día, mes y año del oficio de comisión.
(27)
En su caso, nombre de la persona designada por el servidor público saliente
para proporcionar la información necesaria, verificar la entrega física y hacer
las aclaraciones pertinentes.
(28)
Denominación del empleo, cargo o comisión del servidor público designado.
(29)
En su caso, nombre de la persona designada por el servidor público que
recibe, para verificar la recepción de la documentación, recursos y solicitar las
aclaraciones correspondientes.
HECHOS:
I. ESTRUCTURA ORGÁNICA.
(30)
Este rubro contendrá los datos relativos a la estructura orgánica autorizada
NUMERAL
2
para el área de que se trate y se incluirá como anexo copia del organograma
correspondiente. Se señalará la estructura real con que se cuenta y se incluirá
como anexo el documento elaborado.
(31)
Se citará el número de anexo que corresponda en forma consecutiva
conforme a su aparición en el cuerpo del acta, anexos que deben ser foliados
y firmados por los servidores públicos responsables de su elaboración.
II. MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN.
Deberá incluirse como anexo la relación de los principales ordenamientos que
regulan la actuación del área de que se trate, así como los manuales
administrativos y de procedimientos y, en su caso, se entregarán físicamente
cuando se trate de publicaciones oficiales del Tribunal Superior de Justicia del
Distrito Federal o del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal.
III. MANUALES.
(32)
Agregar aquellos manuales o procedimientos que auxilian al buen
funcionamiento del área sujeta a entrega-recepción.
IV. RECURSOS HUMANOS.
(33)
Señalar en la relación del personal, el nombre, categoría y número de
empleado, e indicar si es de base o confianza, así como el tipo de contrato y
su percepción mensual.
(34)
Señalar en la relación del personal, el nombre de la persona que presta sus
servicios, su percepción mensual y la descripción de sus actividades, así
como la fecha de terminación del contrato de honorarios.
(35)
Señalar en la relación del personal, el nombre de la persona, el período que
abarca para el caso de la licencia o permiso; y para el caso del personal
comisionado, el nombre del área en la que está adscrito, el área donde está
comisionado y el período respectivo.
(36)
Nombre del servidor público (en su caso) designado como pagador habilitado
del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal o Consejo de la
Judicatura del Distrito Federal.
(37)
Número total de cheques, con número y letra.
(38)
Importe de la suma de todos los cheques, con número y letra.
(39)
Importe total del efectivo, con número y letra.
V. RECURSOS MATERIALES.
(40)
Señalar en la relación, el número de inventario, descripción del artículo,
marca, modelo, serie, ubicación, nombre del servidor público a quien se le
tiene asignado el bien y la referencia de resguardo. En esta relación, incluir en
su caso el equipo médico y de hospitales; instrumentos de medición, de
precisión; maquinaria ligera y pesada propiedad del Tribunal Superior de
Justicia del Distrito Federal. En áreas especializadas deberá formularse una
relación por cada tipo de bienes, y deberá señalarse si los bienes que se
entregan se refieren a la oficina del servidor público saliente o a toda la
Institución.
(41)
Señalar en la relación, el tipo, marca, modelo, color, placas, número de
control, serie, así como el nombre y cargo del servidor público a quien se le
tiene asignado y la referencia del resguardo. Asimismo se indicará por cada
bien, el estado físico y de funcionamiento que guardan.
(42)
Señalar en la relación por cada bien, el número de inventario, tipo de aparato,
marca y serie, así como el nombre y cargo del servidor público resguardante.
(43)
Señalar en la relación por cada bien, los datos del Registro Público de la
Propiedad y del Comercio, la descripción del bien, el tipo de predio, ubicación
y el uso actual que se le da al bien.
(44)
Señalar en la relación por cada bien, el número y nombre del artículo, unidad
de medida y existencias del mismo.
(45)
Señalará en la relación de cada libro o archivo, su objeto, vigencia,
localización último registro y el nombre del servidor público resguardante.
(46)
Describir el contenido de la o las cajas fuertes, siendo factible relacionarlo en
un anexo, de ser bienes confidenciales o numerosos.
VI. SITUACIÓN PROGRAMÁTICA.
(47)
Señalar el ejercicio al que corresponda el programa, que deberá coincidir con
el ejercicio en que se deja el empleo, cargo o comisión; en caso que se
acerque el fin del ejercicio que esté corriendo, se entregará además el
Proyecto o Anteproyecto del P. O. A. para el ejercicio siguiente.
3
(48)
Período a que se refiere la información proporcionada.
VII. SITUACIÓN PRESUPUESTAL.
(49)
Enlistar cada uno de los estados financieros que se entregan, por ejemplo:
balance general, estado de resultado y estado de origen y aplicación de
recursos etc. De igual manera se relacionarán los libros, auxiliares y registros
de contabilidad.
(50)
Día, mes y año de la fecha de corte a la que se informa.
(51)
Importe con número y letra a pesos y centavos de la suma total de los saldos
en bancos a la fecha.
(52)
Nombre y cargo de los servidores públicos cuyas firmas estaban registradas
para firmar cheques.
(53)
Nombre y cargo de los servidores públicos cuyas firmas se registran para la
expedición de cheques.
(54)
Número de (los ) oficio (s) emitido (s) para notificar el cambio de firmas a la (s)
institución (es) bancaria (s).
(55)
Día, mes y año del (los) oficio (s) remitidos a la (s) institución (es) bancaria
(s).
(56)
Nombre o razón social de la institución bancaria a que corresponde la cuenta.
(57)
Número de la cuenta bancaria.
(58)
Número del último cheque expedido.
(59)
Importe del último cheque expedido.
(60)
Nombre de la persona, empresa o institución beneficiaria. Los numerales 54,
55, 56, 57 y 58, deberán repetirse tantas cuentas existan en el área, siendo
factible hacerlo en un anexo cuando existan numerosas cuentas bancarias.
(61)
Número y fecha del (de los ) oficio (s) para el cambio de firmas. En este anexo
deberá señalarse los números de cuenta, nombres de las instituciones
bancarias, fechas de vencimiento, saldos, firmas registradas y los estados de
cuenta correspondientes, expedidos por la institución de que se trate,
debidamente conciliados.
(62)
Señalará en la relación los documentos y cuentas por cobrar, la cual
contendrá: número de documento, nombre del deudor, saldo, vencimiento y el
concepto de la deuda.
(63)
Nombre y cargo del servidor público que tenga un su poder cheques, vales o
efectivo pendientes de entregar a los beneficiarios.
(64)
Cantidad de cheques pendientes de entregar a los beneficiarios.
(65)
Importe total con número y letra, en pesos y centavos, de los cheques
pendientes de entregar a beneficiarios.
(66)
Cantidad de vales, que en su caso existan.
(67)
Concepto de los vales, que pueden ser de gasolina, despensa, etc.
(68)
Valor nominal de cada uno de los vales, ejemplo: 20 de $50.00 cada uno, 10
de $20.00 cada uno, etc.
(69)
Importe total con número y letra, en pesos y centavos de todos los vales en
existencia.
(70)
Importe total con número y letra, en pesos y centavos del efectivo.
(71)
Señalará en la relación el folio de ingresos, fechas y monto del mismo.
(72)
Señalará según la clasificación hecha por el tiempo en que se cubrirá la
deuda, y en cuyos pasivos se indicará el número de documento, nombre del
acreedor, saldo, vencimiento y concepto de la deuda.
(73)
Señalará el ejercicio que corresponda, el capítulo, partida, número de cuenta,
subcuenta, importe parcial e importe total.
(74)
Número de oficio de la Secretaría de Finanzas.
(75)
Día, mes y año de expedición del oficio.
(76)
Fecha de la última modificación autorizada al presupuesto.
(77)
Importe con número y letra del Presupuesto Anual modificado.
(78)
Día, mes y año a la que se reporta el presupuesto ejercido.
(79)
Importe total con número y letra del presupuesto ejercido.
(80)
Día, mes y año.
(81)
Nombre de (los) programa (s) especial (es).
(82)
Importe total asignado, incluidas sus modificaciones con número y letra.
(83)
Día, mes y año.
(84)
Importe total ejercido, con número y letra de estos recursos adicionales o
especiales.
4
(85)
(86)
(87)
(88)
(89)
(90)
Denominación del Área con la que efectuaron las conciliaciones.
Día, mes y año.
Nombre y cargo de la persona que maneja el fondo revolvente.
Importe total con número y letra de la asignación total del fondo revolvente.
Número y fecha del oficio de autorización.
Importe total con número y letra del disponible en efectivo o en la cuenta
bancaria; en este último caso, se indicará el número de cuenta, el banco, el
contrato, así como último estado de cuenta.
(91)
La cantidad de documentos, indicando en la relación, la descripción de los
documentos comprobatorios del gasto, así como la relación de las pólizas
cheque o libro de bancos con el cual se controla el ejercicio del gasto. Esta
descripción indicará: fecha, número de factura, proveedor, concepto y
cantidad.
(92)
Importe total en número y letra de los documentos comprobatorios del
ejercicio del gasto, en poder del área sujeta a entrega-recepción.
(93)
Indicar el (los) número (s) de oficio, fecha (s) y a quien se envió, la
documentación comprobatoria del gasto, que está en trámite de reembolso.
(94)
Importe total con número y letra del reintegro correspondiente.
(95)
En caso de que existan otros conceptos por los cuales debe realizarse el
cambio de registro de firmas, deberán agregarse.
VIII. OBRAS PÚBLICAS.
(96)
Deberá incluirse la información correspondiente a las Obras Públicas
realizadas o pendientes de realizar por parte del área objeto de la entregarecepción en el ejercicio correspondiente a la fecha en que se lleve a cabo la
sustitución de servidores públicos, mencionando los programas, nombre de la
obra, ubicación, metas, inversión autorizada, ejercida y por ejercer.
(97)
Indicar además los proyectos de obra, período de ejecución, porcentaje de
avance físico y financiero, modalidad de adjudicación, número de contrato,
nombre o razón social del contratista y costo total de la obra, y la autorización
respectiva, datos de los contratos anuales, bianuales y multianuales, partida
correspondiente autorizada para el gasto, costo total de la obra, monto de los
anticipos, amortizaciones, estimaciones, pagos, supervisión de la obra, estado
que guarda, garantías, fecha de entrega de la obra terminada y toda la
información inherente a las obras realizadas, en proyecto o por realizarse.
IX. DERECHOS Y OBLIGACIONES.
(98)
Día, mes y año. Deberán detallarse en la relación, los contratos o convenios
en que el Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal o Consejo de la
Judicatura del Distrito Federal sea parte, distinto a los contratos de obra,
precisando el tipo de contrato o convenio, persona física o moral con quien se
celebró el contrato, los conceptos, obligaciones y derechos a ejercer por el
área, garantías en su caso, fecha de inicio y vigencia. En este apartado
deben incluirse los contratos de adquisiciones, arrendamientos y prestación
de servicios relacionados con bienes muebles; contratos de arrendamiento de
bienes inmuebles y contratos de prestación de servicios profesionales.
(99)
Día, mes y año. Deberán detallarse los contratos de fideicomiso, anexarse las
reglas de operación, relacionar las cartas de instrucción, las que se
encuentren pendientes, el libro de bancos, las cuentas bancarias, las
personas autorizadas para el manejo de las cuentas y estados financieros, los
programas de inversión autorizados en que el Tribunal Superior de Justicia del
Distrito Federal o Consejo de la Judicatura del Distrito Federal sea parte.
X. OTROS.
(100)
Deberán incluirse en este rubro únicamente la relación de los archivos físicos
y magnéticos en custodia del titular del Área sujeta a entrega-recepción,
especificando nombre de expedientes que contiene, ubicación de los archivos
y número correspondiente de inventario del archivo, tema o materia, etapa en
que se encuentra su trámite y los datos del registro informático que, en su
caso, exista.
(101)
Deberá referirse únicamente la relación de asuntos pendientes de atender por
parte del servidor público saliente y, cuando la importancia del caso lo
amerite, de las áreas bajo su dirección; señalando, número y fecha del escrito,
el número de expediente que lo contiene, la fecha de ingreso al área, asunto y
estado que guarda su trámite, en su caso el grado de importancia, porcentaje
5
de avance y fecha probable de conclusión o resolución, el producto esperado,
así como las instancias involucradas y el personal responsable del asunto o
trámite, en su caso.
(102)
La relación de las formas contendrá el nombre de la forma, para qué se utiliza,
numeración, cantidad, precio unitario y total y nombre del responsable de su
custodia.
(103)
La relación de los sellos administrativos, contiene además el estampado
debidamente referido a su denominación.
(104)
Se deberá relacionar qué llave abre qué cerradura y a cargo de quien están.
(105)
Relacionar las líneas telefónicas directas y de extensión, así como el número
de aparatos telefónicos, acceso a internet, ubicación, y quienes son sus
resguardantes.
XI. INFORME DE GESTIÓN.
(106)
Señalar la denominación de su empleo, cargo o comisión.
(107)
Indicar el período en que ejerció el empleo, cargo o comisión que es motivo
de la entrega-recepción, y la remisión al formato del Informe de Gestión
elaborado por la Contraloría del Tribunal Superior de Justicia del Distrito
Federal.
El Informe de Gestión debe contener un resumen, que se incluirá como
anexo, de los asuntos relevantes en que haya participado el servidor público
saliente durante el período de su gestión, debiendo hacer una relación sucinta
de los aspectos más importantes de las actividades desarrolladas en dichos
asuntos relevantes, indicando la ubicación de los expedientes respectivos y
apegándose al formato y lineamientos establecidos por el Órgano de Control.
En el Informe de Gestión, únicamente se registrará
información respecto al ejercicio fiscal que transcurra o,
comprendiendo además al inmediato anterior, si la separación
del empleo, cargo o comisión surte efectos dentro de los tres
primeros meses del ejercicio de que se trate.
XII. OTROS HECHOS.
(108)
Señalar según corresponda: empleo, cargo o comisión.
(109)
Número total de anexos que se incluyen al acta de entrega-recepción.
(110)
Número total de fojas del total de anexos que integran el acta de entregarecepción.
(111)
Número total de fojas que integran el acta.
(112)
Señalar la hora en que concluye el acto.
(113)
Día, mes y año en que concluya el acto.
Los anexos del acta de entrega-recepción, deberán estar conformados por las relaciones de
los recursos y asuntos a que se refieren cada uno de los rubros descritos con antelación,
firmados por las personas responsables de su elaboración, o a las que competan los
asuntos correspondientes, foliados en forma consecutiva, debiendo ser revisados y
firmados por los servidores públicos entrante, saliente, así como las personas que, en
su caso, hayan sido designadas para proporcionar y verificar la información; en la
entrega-recepción de los titulares de las área sujetas a estas disposiciones de conformidad
con los Acuerdos 44-19/2003 y 12-28/2004 emitidos por el Pleno del Consejo de la
Judicatura del Distrito Federal. Podrán firmarse los anexos, solo los servidores públicos
responsables de su elaboración y los designados para proporcionar y verificar la
información, siempre y cuando estén de acuerdo los servidores públicos entrante y saliente.