Control de documentos

SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HSE
CONTROL DE DOCUMENTOS
Fecha edición:
Fecha de actualización:
1 de Agosto de 2011
12 de Marzo de 2013
Versión No. 02
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1. MODIFICACIONES
PÁGINA
MODIFICACIÓN
CONTENIDO DE
MODIFICADA
Nro.
LA MODIFICACIÓN
01-08-2011
Todas
01
Elaboración del Documento
Se definen los criterios en el registro
12 de Marzo de 2013
9
02
“Listado Maestro de Documentos y
Registros”.
FECHA
FECHA PRIMERA EDICIÓN:
1 de Agosto 2011
PUESTA AL DÍA:
12 de Marzo de 2013
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CONTROL DE REGISTROS Y DOCUMENTOS
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2.
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OBJETIVO Y ALCANCE
Establecer los lineamientos básicos para el control de los documentos y el control de los registros,
tanto de origen interno como externo en GEOCIENCIAS Y SISTEMAS LTDA y todas sus
dependencias; durante sus fases de elaboración, revisión, aprobación, publicación, difusión e
impresión, incluyendo el control de documentos obsoletos
Este procedimiento es de aplicación en todos los procesos de la organización.
2.1 GLOSARIO, SIMBOLOS Y ABREVIATURAS
Documento: datos que poseen significado y su medio de transporte que puede ser físico o
magnético.
Disposición: Destino final del registro cuando se ha cumplido el tiempo de conservación establecido.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas. (ISO 9000:2000). Pueden ser escritos, en medios magnéticos y/o audiovisuales,
entre otros.
Documento de origen externo: Son los documentos no generados por la Compañía, pero que se
pueden utilizar en la ejecución de algunas actividades de la misma, entre ellas se pueden contar los
manuales de funcionamiento de los equipos, normas, códigos, catálogos etc.
Formato: Plantilla para registrar (diligenciar) información de una actividad o de un resultado.
Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso (ISO 9000:2000).
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSE: Es la
relación de todos los documentos del Sistema de Gestión HSE en la cual se consignan aspectos
básicos de control como son: nombre, fecha de edición y lista de distribución (cargos).
Elaboración: Etapa del desarrollo de un documento que inicia con la elaboración del documento
borrador, de acuerdo con los criterios establecidos.
Revisión: Actividad que consiste en la verificación del documento desde el punto de vista técnico y
su coherencia con la realidad.
Aprobación: Actividad que consiste en verificar que lo que se encuentra documentado corresponde
con las políticas, objetivos, con los procesos operativos, y con los requisitos del Sistema de Gestión
HSE. Constituye la autorización para iniciar su aplicación, la cual culmina con la firma de la Gerencia
General.
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3. PROCEDIMIENTO GENERAL
Estructura de la documentación:
La documentación de GEOCIENCIAS Y SISTEMAS LTDA. Presenta los siguientes niveles
1. Manual de Gestión Integral: documento que describe el sistema de
gestión integral de GEOCIENCIAS Y SISTEMAS LTDA incluyendo la
secuencia e interacción de procesos y el alcance del sistema de gestión.
2. Procedimientos: documento que describe “¿Cómo?” se ejecutan los
procesos, contiene la secuencia de actividades, los responsables,
recursos, y registros utilizados.
3. Planes o Programas: documento que describe cómo la organización
cumple con los parámetros o requisitos únicos de un producto, proceso,
proyecto o contrato en particular
4. Un Instructivo (AST): es un documento orientado a la operación o
ejecución de tareas; describe de forma sistemática y detallada las
actividades, y las áreas o personal responsable de las mismas.
5. Registro: documento que suministra evidencia sobre las actividades
efectuadas o los resultados alcanzados en los procesos. Los registros
pueden ser: actas de comité, formularios, comunicaciones del cliente,
solicitudes, certificados, entre otros.
6. Documentos de referencia: son de origen externo o interno, tales
como manuales de operación de equipos, normas nacionales o
internacionales, catálogos, decretos, leyes, resoluciones que apliquen a
la compañía.
El responsable de asegurar el cumplimiento de este procedimiento es el Representante de la Alta
Dirección.
3.1.1 El diseño de los procedimientos contiene los siguientes capítulos
NIVELES
1
Documento
Capitulo
Manual de
Gestión
2
3
Procedimiento
Calidad ó
4
5
Instructivo
Registro
Plan de
6
Documento
programa
Referencia
Especificación
Encabezado
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Pie de página
Op
Op
Op
Op
Op
Op
Objetivo y Alcance
(*)
Si
DL
DL
DL
DL
de
y
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NIVELES
1
Documento
Capitulo
Manual de
Gestión
2
3
Procedimiento
Calidad ó
4
5
Instructivo
Registro
Plan de
6
Documento
programa
Referencia
de
y
Especificación
Glosario, símbolos y
abreviaturas
(*)
Op
DL
DL
DL
DL
Descripción
Procedimiento
(*)
Si
DL
DL
DL
DL
Anexos
(*)
Op
DL
DL
DL
DL
(*) El Manual de Gestión tiene disposiciones propias para su elaboración y control.
Convenciones: Si: Uso Obligatorio Op: Uso según conveniencia DL: Diseño Libre
A. Objetivo: especifica el propósito del procedimiento, ampliando la información contenida en
el título y debe redactarse al inicio, con un verbo en infinitivo.
B. Glosario, símbolos y abreviaturas: describe los términos y sus definiciones, incluyendo
interpretación de símbolos y abreviaturas.
C. Descripción del Procedimiento: El nivel de detalle puede variar dependiendo de la
complejidad de las actividades, debe incluir por lo menos: el qué debe hacerse (actividad),
por quién (responsable), cuándo, dónde y cómo. Puede incluir diagramas y hacer llamados
a otros procedimientos o manuales del cliente cuando se requiera.
D. Anexos: es una relación de otros documentos que están vinculados con el procedimiento
descrito. Pueden ser procedimientos, registros u otros.
Documento Controlado: Documento aprobado y actualizado de uso interno de GEOCIENCIAS Y
SISTEMAS LTDA requiere control estricto en cuanto a sus modificaciones y sitios de distribución.
Documento no Controlado: Es aquel que no requiere de un control estricto en cuanto a sus
modificaciones y se entrega a las personas, entidades o entes certificadores que requieran saber
acerca del Sistema de Gestión. Estos documentos se identifican como copias no controladas.
2.1.2
Etapas del Ciclo de Control de los Documentos
2.1.3
Identificar la necesidad de elaborar o actualizar un documento (Responsable: Empleado o
dueño del proceso)
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 Cuando se necesite elaborar un documento nuevo, se propone a través de un memorando, acta,
o de manera verbal como resultado de auditorías, por cambios en legislación, cambios en
documentos del cliente que impactan documentos de GEOCIENCIAS Y SISTEMAS LTDA.
 Se procede a revisar y actualizar un documento cuando se presenten cambios de fondo en el
desarrollo de una actividad o proceso. Los cambios de forma (ejemplo, problemas de
trascripción, impresión, ortografía entre otros) los identifica y analiza el cargo responsable de
elaborar el documento para ser tenidos en cuenta en la próxima actualización del mismo.
 Comunicar al jefe inmediato la necesidad para su concepto.
2.1.4
Aprobar la solicitud (verbal o escrita) de la elaboración o actualización (Responsable: Dueño
de proceso).
 Designar la persona que coordina el proceso de elaboración o actualización del documento
 Informar al empleado por qué no se elabora el documento sugerido.
2.1.5
Elaborar o actualizar el documento (Responsable: Empleado asignado)



Recolectar información (instructivos actuales, decretos, resoluciones aplicables, etc.)
Los documentos se identifican con el TITULO DEL DOCUMENTO y/o CODIGO.
Cuando se actualice un documento cambia su número de ACTUALIZACIÓN con el fin de
conocer el documento vigente.
 El control de DOCUMENTOS DE REFERENCIA cubre únicamente su distribución y uso. Al
conocer cambios en documentos de dominio público (leyes, decretos, normas, etc.), se adquiere
el documento en mención y se procede a actualizar la documentación en caso necesario.
 Para el diseño de documentos tener presente las siguientes recomendaciones:
 tipo de letra: ARIAL, tamaño 11; y Márgenes: de 2 cm a la izquierda, derecha, y 1.5 cm
superior e inferior).
 El encabezado de los documentos (manual y procedimientos) tiene el siguiente diseño. Esto
no aplica para los registros.
 Encabezado: A continuación se presenta el modelo a utilizar como encabezado de la
documentación, del nivel 1 al 6.
SERVICIOS
EFICIENTES
CON SOLIDEZ
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2.1.6 Control de Cambios en Documentos Internos y Externos: Con el fin de tener un control en las
actualizaciones de los documentos, el documento debe llevar en la primera hoja el siguiente formato
de control:
MODIFICACIONES
FECHA
PÁGINA
MODIFICADA
MODIFICACIÓN Nro. CONTENIDO DE LA MODIFICACIÓN
FECHA PRIMERA EDICIÓN:
PUESTA AL DÍA:
En el cual se expresa la naturaleza o descripción del cambio, su justificación y quien autoriza. El
control de los documentos Externos solamente abarca su distribución y uso. En caso de presentarse
actualización de estos, se debe adquirir la nueva versión y cambiarlo físicamente en los sitios donde
ha sido distribuido.
2.1.7 Codificación de Documentos: Se han determinado dos tipos de codificación, dependiendo el tipo
de documento con que se trabaje, a seguir:
 Codificación Alfanumérica: Aplica a la mayoría de la documentación generada por la
organización, el siguiente es un ejemplo de la manera como se debe codificar numéricamente en
GEOCIENCIAS Y SITEMAS LTDA Ver Política integral HSE.
Organización
Nivel
Proceso
Consecutivo
GEO
05
HSE
001
Donde el primer campo corresponde al la Sigla de la organización, el segundo campo al nivel del
documento, el tercero al proceso relacionado y el cuarto al consecutivo del documento.
Clasificación de Procesos:
.
 Proceso HSE: HSE
 Proceso Administrativo y Gestión Humana: ADM
3.1.8
Revisar el documento (Responsable: Dueño del proceso).
 Evaluar que lo que se encuentra documentado es lo que se hace en la práctica.
 En caso necesario, devolver el documento para correcciones.
3.1.9 Autorizar la aplicación del documento, por medio de su aprobación (Gerente ó representante).
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 Evaluar que lo que se encuentra documentado es lo que se debe hacer en la organización
 En caso necesario, devolver el documento para correcciones
3.1.10 Editar el documento Administrador de la documentación:
 Actualizar el listado maestro de documentos, incluyendo el nuevo documento aprobado o modificando
el # de la actualización del documento actualizado.
 Actualizar en el listado maestro, el # de copias controladas a distribuir y en que áreas fueron
distribuidas.
 Para los registros, actualizar el registro “Criterios para el control de registros”.
3.1.11 Comunicar, mantener y aplicar los documentos aprobados (Responsable: Profesional dueño del
proceso)
 Difundir o comunicar los nuevos criterios del documento aprobado al personal.
 Evitar el daño o pérdida de los documentos.
 Asegurar la disposición y aplicación de documentos actualizados en el sitio de trabajo.
3.1.12 Control de documentos obsoletos (Responsable: Administrador de la documentación)
 Recoger los documentos obsoletos y destruirlos.
3.3
Etapas del Ciclo de control de Registros
En el sistema de documentación se publicará el formato en blanco para su diligenciamiento. Estos
registros pueden ser internos o externos y, para su control se definen los criterios en el registro
“Listado Maestro de Documentos y Registros”
ACTIVIDAD
1. Identificar los
registros
2. Recolectar los
registros del puesto
de trabajo
RESPONSABLE
COMENTARIOS
Dueño del proceso  Se identifican con un título y/o código.
Empleado
asignado
 La recolección se ejecuta por la persona asignada y con
la frecuencia que defina cada área de acuerdo con el
proceso (diario, semanal).
3. Clasificar los
registros
Empleado
asignado
 Clasificación: se pueden organizar en carpetas con un
nombre para facilitar su recuperación (ejemplo: por
proveedor o por procesos), y dentro de la carpeta
separarlos (ejemplo: por material, por equipos o fechas).
4. Definir
autorizaciones de
acceso
HSE.
 Para cada registro, se establece que cargos tienen
autorización para consultarlo
y obtener un mejor
conocimiento y desarrollo de sus actividades.
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ACTIVIDAD
5. Almacenar los
registros
6. Definir tiempo de
retención de los
registros
7. Autorizar la
disposición final de
los registros
8. Proteger los
registros
Página 8 de 10
RESPONSABLE
COMENTARIOS
Empleado
designado
 Los registros en medio magnético deben estar
respaldados por las copias de seguridad pertinentes
(back up)
 Se deben almacenar en instalaciones que ofrezcan un
ambiente que asegure su preservación para prevenir el
deterioro o daño y evitar la pérdida.
 Los registros en papel, se mantienen en archivadores
localizados en las oficinas de cada área para asegurar
su conservación.
HSE.
HSE.
 Los registros de carácter técnico se retienen por un
lapso mínimo de un año, excepto los que tengan un
tiempo definido por ley.
 CT: Conservación Total,
Microfilmación, S: Selección.
E:
Eliminación,
M:
 Los registros en medio magnéticos según importancia,
pueden tener protección con clave de acceso para evitar
la modificación no autorizada de los datos, o para
evidenciar el nivel de autoridad asignada al personal en
Dueño del proceso
un proceso.
 En medio físico, los datos se consideran aprobados con
una firma sobre el registro, ó cuando se presentan
analizados para el seguimiento y la toma de decisiones
correspondientes.
4. CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Todas las comunicaciones provenientes del exterior de la organización recibidas a través de
cualquier
medio
(fax, mensajería,
correo
físico), excluyendo las comunicaciones
enviadas a través de medio magnético, se les colocará el sello de recibo. Una vez,
es aceptada se le asigna un consecutivo, el cual se registra en el formato CORRESPONDENCIA
RECIBIDA.
Con la relación de la correspondencia recibida se hace entrega a cada una de las personas que
corresponda e inmediatamente se pasa para la firma de recibido.
4.1 CORRESPONDENCIA ENVIADA
A todas las comunicaciones enviadas se les asigna un consecutivo de acuerdo al formato
CORRESPONDENCIA ENVIADA.
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El consecutivo con el que se identifican las comunicaciones que produce esta organización, se
compone de los siguientes elementos:
El consecutivo inicia con las siglas GYS, sseguido de un guión “-” , el año que se identifica con las
dos últimas cifras del año respectivo y por último el numero consecutivo.
Ejemplo:
GYS-12-005 De manera
que este consecutivo
representara
la Comunicación
número 005 del año 2011 y el área corresponde a Administración. Debe tenerse en
cuenta que:
• El consecutivo siempre tiene cuatro dígitos (005).
• La referencia del año se compone de dos dígitos así: 11 y no 2011.
El consecutivo se escribe de dos a tres interlíneas del margen superior de la Comunicación.
Cuando un documento emitido en la organización sea entregado directamente por el emisor
se remite con la respectiva evidencia de entrega a la persona responsable
de
diligenciar el formato CORRESPONDENCIA ENVIADA para el control de las comunicaciones
enviadas.
5. MENSAJERIA
En el momento que cualquier área de la organización necesite llevar a cabo una
diligencia a través de mensajería se radica dicha diligencia en el formato Correspondencia
enviada por mensajería en la Administración.
El Administrador
entrega al mensajero
el rrecorrido
diario de mensajería,
el
mensajero
entrega los registros de las diligencias realizadas al Administrador, la cual
verifica que se hayan realizado.
6. REGISTROS
Formato Listado Maestro de Documentos.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
NOMBRE
NTC-ISO 9000:2005
NTC-ISO 9001:2008
GTC- ISO / TR 10013
Ley 594 de 2000
Decreto 2527 de 1950
TITULO
Sistemas de Gestión de la Calidad, fundamentos y
vocabulario.
Sistemas de Gestión de la Calidad, implementación.
Directrices para la documentación del SGC.
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivo.
Autoriza el procedimiento de microfilm en archivos y se
concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los
documentos microfilmados.
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NOMBRE
Decreto 2095 de 1997
Acuerdo 39 de 2002
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TITULO
Tabla de Retención Documental.
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las Tablas de Retención Documental en
desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.