LOS CAMPOS DE OPORTUNIDADES DE LA JCI EDICIÓN EN ESPAÑOL "We believe: That faith in God gives meaning and purpose to human life; That the brotherhood of man transcends the sovereignty of nations; That economic justice can best be won by free men through free enterprise; That government should be of laws rather than of men; That earth's great treasure lies in human personality; And that service to humanity is the best work of life." "Creemos: Que la fe en Dios da sentido y objeto a la vida; Que la hermandad de los hombres trasciende la soberanía de las naciones; Que la justicia económica puede ser obtenida mejor por hombres libres a través de la libre empresa; Que los gobiernos deben ser de leyes más que de hombres; Que el gran tesoro de la tierra reside en la personalidad humana; Y que servir a la humanidad es la mejor obra de una vida.” “Nous croyons : Que la foi en Dieu donne à la vie son véritable sens; que la fraternité humaine transcende la souveraineté des nations; que la liberté des individus et de l’entreprise assure mieux la justice économique; que le gouvernement doit s’appuyer sur la loi et non sur l’arbitraire; que la personne humaine est la plus précieuse des richesses; et que servir l’humanité constitue l’œuvre la plus noble d’une vie.” 2 LOS CAMPOS DE OPORTUNIDADES DE LA JCI Edición de 2002 INTRODUCCIÓN El Concepto de los Campos de Oportunidades no es algo completamente nuevo, sino el resultado de un proceso de evolución que comenzó con el nacimiento de la Cámara Júnior Internacional. No es exagerado afirmar que la experiencia didáctica de los miembros de la Cámara Júnior gira en torno de los Campos de Oportunidades. Los Campos de Oportunidades, establecidos sobre los cimientos del propósito de la Cámara Júnior — ofrecer oportunidades a los miembros y una filosofía que les guíe—, siguen siendo la piedra angular de la organización. Las actividades que se realizan en los Campos buscan alcanzar el propósito de la organización en el marco de sus principios. La palabra determinante del concepto es “oportunidades”, que promueven la participación plena de los miembros de la Cámara Júnior en cualquiera de los Campos. El concepto es válido en todos los planos de la organización pero surte mayor efecto en el plano local, en los capítulos, que es donde se desarrolla la mayor parte de la actividad. Toda organización debe funcionar de manera eficaz. Precisa un sistema de funcionamiento que sea claro y conciso y que se entienda en todos sus niveles; que sea fácil de dar a conocer y que, ante todo, ayude a la consecución de los propósitos y los objetos de la organización. Los Campos de Oportunidades de la JCI es una de las muchas publicaciones editadas por la Sede de la JCI edita. En ella se explican los cinco Campos de Oportunidades de la JCI y las relaciones que existen entre ellos, y se recomiendan métodos que los capítulos pueden emplear para adaptar este sistema a sus condiciones particulares. Esperamos que ayude a su capítulo a triunfar en sus actividades. Utilícela como herramienta para construir una eficaz estructura local y como brújula que oriente sus actividades. Agradecemos sus comentarios, críticas y sugerencias, ya que con ellos podemos seguir mejorando el calibre de nuestros servicios. Indíquenos qué más necesita su capítulo y nuestro personal profesional tendrá sumo gusto en ayudarle. Le rogamos, eso sí, que sus solicitudes sean concretas, para poder brindarle sugerencias, publicaciones y recomendaciones pertinentes. Estamos para servirle. Secretario General Cámara Júnior Internacional Derechos reservados © 2002 por la Cámara Júnior Internacional (JCI). 1 ÍNDICE EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO ............................................................................................... 1. El Sistema de Comisiones ............................................................................................... 2. El Sistema de los Campos de Actividad ......................................................................... 3. El propósito de la Cámara Júnior Internacional .............................................................. 4. Los Campos de Oportunidades ....................................................................................... 5. Las Comisiones ............................................................................................................... 6. La estructura del capítulo ................................................................................................ EL CAMPO DE OPORTUNIDADES INDIVIDUALES ........................................................... Ideas para el Campo de Oportunidades de Superación Personal ........................................... A. Comisión de Desarrollo Personal.................................................................................... B. Comisión de Instructores ................................................................................................ C. Comisión de Capacitación de Funcionarios .................................................................... D. Comisión de Aumento de Miembros y Extensión .......................................................... E. Comisión de Reuniones .................................................................................................. EL CAMPO DE OPORTUNIDADES EN LA COMUNIDAD .................................................. A. Comisión del Tema de Mayor Énfasis de la JCI ............................................................. B. Comisión de Desarrollo y Participación en la Comunidad ............................................. C. Comisión de Asuntos Económicos ................................................................................. D. Comisión de la Niñez y la Juventud................................................................................ E. Comisión de Asuntos Gubernamentales y Cívicos ......................................................... El ciclo de planificación de los proyectos de la JCI .............................................................. EL CAMPO DE OPORTUNIDADES INTERNACIONALES .................................................. A. Comisión de Asuntos y Relaciones Internacionales ....................................................... B. Comisión de Capítulos Hermanos .................................................................................. C. Comisión de Reuniones de la JCI ................................................................................... D. Comisión de Premios ...................................................................................................... EL CAMPO DE OPORTUNIDADES COMERCIALES............................................................ A. Comisión de Finanzas ..................................................................................................... B. Comisión de Registros .................................................................................................... C. Comisión de Planificación .............................................................................................. D. Comisión de Mercadeo y Relaciones Públicas ............................................................... E. Comisión de Asuntos Comerciales ................................................................................. F. Consejo Comercial Internacional .................................................................................... G. Comisión de Asociación con la Cámara de Comercio .................................................... OPORTUNIDADES ADMINISTRATIVAS .............................................................................. EL VALOR DE COMITÉS Y COMISIONES ............................................................................ Propósito................................................................................................................................ Tamaño y composición ......................................................................................................... Reuniones ........................................................................................................................... Preparación ........................................................................................................................... El Presidente del Comité ....................................................................................................... LAS OPORTUNIDADES EN LA CÁMARA JÚNIOR ............................................................. A. Establezca el propósito de su capítulo ............................................................................ B. Evalúe su actuación......................................................................................................... C. Planifique su programa ................................................................................................... UNA OPORTUNIDAD PARA USTED...................................................................................... 2 3 3 3 4 4 4 5 7 8 8 8 9 9 10 11 11 11 11 11 11 12 13 13 13 13 14 15 15 15 15 16 16 16 17 18 19 19 19 19 19 20 23 23 24 27 32 EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO La eficacia de una organización se mide por su capacidad de revisar sus sistemas y adaptarlos constantemente a fin de preservar sus principios filosóficos y lograr sus objetos y propósitos. En la Cámara Júnior Internacional, esa labor de revisión es responsabilidad del Comité de Planes Estratégicos o CPE (antes conocido como el Comité de Planes de Largo Alcance o COPLA). Este grupo se reúne cada cinco años para estudiar a fondo a toda la organización y formular recomendaciones a la Asamblea General acerca de procedimientos, administración, finanzas, actividades, etc. 1. EL SISTEMA DE COMISIONES El Sistema de Comisiones que se inauguró a finales de los años cuarenta consistía en diez comisiones. Su propósito era: 1) clasificar las muchas actividades de la Cámara Júnior en ciertas categorías; y 2) abrir vías de comunicación entre las organizaciones nacionales y locales de todo el mundo. Este sistema resultó muy eficaz, especialmente en los capítulos de más de 50 miembros. Pero los capítulos más pequeños no contaban con miembros suficientes para dirigir todas las comisiones, en tanto que otros se sentían limitados por las diez comisiones. El resultado fue que algunos capítulos muy numerosos llegaron a contar con 30 comisiones, mientras que otros, casi siempre pequeños, combinaron dos o tres comisiones en una sola. Gradualmente se fue creando una confusión, una especie de babel, que afectó negativamente al propósito del Sistema de Comisiones. 2. EL SISTEMA DE LOS CAMPOS DE ACTIVIDAD Para resolver el problema, el Comité de Planes de Largo Alcance (COPLA) de 1974 emprendió un estudio a fondo de todos los aspectos de la organización. Un tema que recibió especial atención fue cómo mejorar la eficacia de los capítulos, cuestión que reviste especial importancia para el éxito de la Cámara Júnior. El COPLA recomendó el “Sistema de Campos de Actividad” que, aunque persigue los mismos objetivos, modificó la estructura del sistema de comisiones al agrupar a éstas en tres campos de actividad: Interno: relacionado con la buena administración del capítulo y conocido como el Campo de Actividad de la OLM. Externo: dedicado al entorno socioeconómico y político de los miembros, tanto global como local. Su nombre formal era Campo de Actividad en la Comunidad. Individual: consagrado a la superación de los miembros individuales y llamado el Campo de Actividad Individual. El Sistema de los Campos de Actividad hizo posible que los capítulos fuesen más flexibles y contasen con una administración más eficaz. No obstante, el aspecto internacional de la organización pasaba casi inadvertido. 3 3. EL PROPÓSITO DE LA CÁMARA JÚNIOR INTERNACIONAL En 1979, el COPLA formuló esta pregunta: “¿Por qué existe una organización llamada la Cámara Júnior? ¿Cuál es su propósito?” La respuesta en ese entonces fue la misma que hoy, con la única excepción del “espíritu de empresa”, incorporado en 1995: El propósito de la Cámara Júnior, inspirado en la Declaración de Principios, será: “Contribuir al adelanto de la comunidad mundial proporcionando a las personas jóvenes la oportunidad de desarrollar la capacidad de liderazgo, la responsabilidad social, el espíritu de empresa y el compañerismo necesarios para crear cambios positivos.” 4. LOS CAMPOS DE OPORTUNIDADES El propósito habla, pues, de “oportunidad” y no de “actividad”. Además, el COPLA estimó que se debía poner más énfasis en el aspecto internacional de la organización. Fue así como “actividad” pasó a ser “oportunidades”, que indica mejor la índole voluntaria de la organización, y como se estableció el nuevo Campo de Oportunidades Internacionales, separando al internacionalismo del Campo de Actividad en la Comunidad. El sistema volvió a cambiar en 1984 porque el COPLA de ese año estimó que el concepto de los Campos de Oportunidades resultaba demasiado amplio y vago, y era motivo de confusión para muchos capítulos. El Comité recomendó simplificar el sistema al agrupar las distintas comisiones en cada Campo de Oportunidades. El Comité de Planes Estratégicos de 1990 recomendó añadir más comisiones a cada Campo de Oportunidades con el fin de darles más medios a los capítulos para desarrollar y ofrecer programas equilibrados a sus miembros. En el Congreso Mundial de 1990, en San Juan, Puerto Rico, la Asamblea General aprobó la recomendación de que los capítulos y las organizaciones nacionales equilibrasen sus actividades en las distintas comisiones que integraban los Campos de Oportunidades. En 1994 se añadió el Campo de Oportunidades comerciales con dos Comisiones más. En la Asamblea General de 1999, el Comité de Planes estratégicos recomendó que se incorporara el Campo de Oportunidades de Administración en los otros cuatro Campos. Se pensó que todas las actividades brindan oportunidades de administración; que la administración del capítulo es una obligación, no un Campo de Oportunidades; y que se debe dedicar más tiempo a proyectos y capacitación que a la administración del capítulo. 5. LAS COMISIONES El objeto de las comisiones es fomentar la uniformidad en los programas, promover las buenas comunicaciones y la comprensión en el plano internacional. Muchos capítulos han puesto en práctica los Campos de Oportunidades y el Sistema de Comisiones con todo éxito, poniendo el mismo grado de 4 hincapié en una variedad de proyectos. Los miembros han tenido así la oportunidad de trabajar en proyectos en los cinco Campos de Oportunidades gracias a la labor que desarrollan en las comisiones. Se les recomienda a los capítulos y a las organizaciones nacionales que, para organizar sus actividades equilibrada y ordenadamente, realicen sus actividades de programas de acuerdo con el sistema de comisiones establecido dentro de los Campos de Oportunidades: A. CAMPO DE OPORTUNIDADES INDIVIDUALES Comisión de Desarrollo Personal Comisión de Instructores Comisión de Capacitación de Funcionarios Comisión de Aumento de Miembros y Extensión Comisión de Reuniones B. CAMPO DE OPORTUNIDADES EN LA COMUNIDAD Comisión del Tema de Mayor Énfasis de la JCI Comisión de Desarrollo/Participación en la Comunidad Comisión de Asuntos Económicos Comisión de la Niñez y la Juventud Comisión de Asuntos Gubernamentales y Cívicos C. CAMPO DE OPORTUNIDADES INTERNACIONALES Comisión de Asuntos y Relaciones Internacionales Comisión de Capítulos Hermanos Comisión de Reuniones de la JCI Comisión de Premios D. CAMPO DE OPORTUNIDADES COMERCIALES Comisión de Finanzas Comisión de Registros Comisión de Planificación Estratégica Comisión de Mercadeo y Relaciones Públicas Comisión de Asuntos Comerciales Consejo Comercial Internacional Comisión de Asociación con la Cámara de Comercio También se recomienda que los capítulos nombren sendos directores para estas comisiones, que se encarguen de coordinar las actividades de los proyectos en sus respectivas comisiones y de rendir informes al vicepresidente asignado a su Campo de Oportunidades. La flexibilidad que hace posible este sistema no limita las actividades a las categorías anteriores sino que, antes bien, las considera puntos de partida para proyectos de mayor trascendencia local. 6. LA ESTRUCTURA DEL CAPÍTULO 5 Es posible que haya que hacer algunos cambios a la estructura actual del capítulo con el fin de adaptarla a los Campos de Oportunidades y al Sistema de Comisiones. La gráfica siguiente ilustra la organización de un capítulo y las distintas responsabilidades y líneas de comunicación. La estructura de cada capítulo está en función de su tamaño, y debe adaptarse a sus necesidades particulares. Por lo general, los miembros individuales comienzan como miembros del comité encargado de algún proyecto. El próximo paso es ser director de un proyecto. Después pueden pasar a ser director de una comisión y, finalmente, a desempeñar el primer cargo electivo: vicepresidente. El vicepresidente es miembro de la Junta Directiva y está bajo la supervisión de un vicepresidente ejecutivo que, a su vez, integra el Comité Ejecutivo del capítulo. Los capítulos grandes, con más de 50 miembros, deben elegir a uno o dos vicepresidentes ejecutivos que supervisen a los cinco vicepresidentes encargados de los Campos de Oportunidades. El vicepresidente ejecutivo tiene la responsabilidad de nombrar a los directores de las comisiones, que están subordinados a sus respectivos vicepresidentes y que, a su vez, supervisan a los directores de los proyectos que caen en sus respectivas comisiones. Los capítulos más pequeños, con menos de 50 miembros, pueden elegir a cinco vicepresidentes o menos y encargarle a cada uno más de un Campo de Oportunidades. Si el capítulo no tuviese miembros suficientes para llenar todos los cargos, una misma persona pudiera ser directora de varias comisiones. Modelo de estructura para un capítulo de más de 50 miembros. PRESIDENTE* SECRETARIO GENERAL ASESOR LEGAL GENERAL VICEPRESIDENTE EJECUTIVO TESORERO VICEPRESIDENTE OPORTUNIDADES INDIVIDUALES VICEPRESIDENTE OPORTUNIDADES EN LA COMUNIDAD VICEPRESIDENTE OPORTUNIDADES INTERNACIONALES VICEPRESIDENTE OPORTUNIDADES COMERCIALES DIRECTORES DE COMISIONES DIRECTORES DE COMISIONES DIRECTORES DE COMISIONES DIRECTORES DE COMISIONES DIRECTORES DE PROYECTOS DIRECTORES DE PROYECTOS DIRECTORES DE PROYECTOS DIRECTORES DE PROYECTOS MIEMBROS 6 PRESIDENTE ANTERIOR EL CAMPO DE OPORTUNIDADES INDIVIDUALES “El gran tesoro de la tierra reside en la personalidad humana.” Proporcionarles a los miembros individuales la oportunidad para que hagan realidad su potencial personal mediante programas de capacitación. La Cámara Júnior tiene un Campo de Oportunidades específicamente reservado para la superación personal, pero, en realidad, todas las actividades que emprende la organización tienen por finalidad desarrollar el potencial y las dotes de sus miembros individuales. La participación activa en cualquiera de los cinco Campos de Oportunidades ofrece a los miembros la oportunidad de hacer realidad su potencial. Día tras día, innumerables personas en las profesiones y ocupaciones más disímiles tienen que hacer frente a desafíos cada vez más complejos en sus vidas profesional y privada. Los cambios y los adelantos constantes que nos rodean exigen una actitud positiva hacia la superación personal. Lo que aprendimos ayer pudiera resultar inservible hoy. El ser humano de este siglo tiene que estar consciente de los cambios de su medio ambiente; ha de tener la capacidad de adaptarse a esos cambios y —ante todo— tiene que desarrollar la capacidad necesaria para entenderlos y para compartir ese entendimiento con los demás. Hoy en día, la capacidad directiva se considera actividad profesional muy importante. No aceptamos ya que sean únicamente las escuelas y las universidades las que preparen a los jóvenes para dirigir a sus profesiones o a sus comunidades; antes bien, esa responsabilidad recae sobre todos los líderes y, en muchos casos, sobre todas las personas. Los programas organizados de capacitación y la experiencia práctica en todo tipo de actividades le hacen posible a la Cámara Júnior satisfacer esta necesidad al darles a los miembros las oportunidades de alcanzar este nivel de superación personal. Los capítulos que no cuentan con programas de superación individual se ven obligados a pedirles a sus miembros que acudan a otros para recibir esa capacitación. Por consiguiente, cuando un capítulo brinda esos programas, cumple con su obligación de darles a los miembros la oportunidad de superarse, es decir, la razón por que ingresaron en el capítulo. Gracias a los programas de capacitación y superación personal, el capítulo puede fomentar actitudes mutuamente provechosas entre sus miembros. Todo buen capítulo elige a un vicepresidente para que coordine su Campo de Oportunidades de Superación Personal. Ese funcionario tiene la responsabilidad de determinar el tipo de capacitación que los miembros necesitan. La tarea no es fácil y pudiera resultar frustrante cuando no se satisfacen esas necesidades. Tampoco es una tarea que admite espera, porque los miembros no satisfechos pronto pierden interés en el capítulo. En esta sección ofrecemos algunas ideas prácticas sobre cómo los capítulos pueden llevar a cabo programas efectivos en el Campo de Oportunidades Individuales, programas que satisfagan a sus miembros. Los temas de esta sección se refieren a las tres comisiones que integran este Campo de Oportunidades: Comisión de Desarrollo Personal Comisión de Instructores Comisión de Capacitación de Funcionarios Comisión de Aumento de Miembros y Extensión Comisión de Reuniones 7 ALGUNAS IDEAS PARA EL CAMPO DE OPORTUNIDADES INDIVIDUALES Los programas del Campo de Oportunidades Individuales deben llevarse a cabo en función de la capacidad del capítulo y sus miembros. Al determinar las actividades que deben realizarse, uno debe responder a preguntas tales como: 1. 2. 3. 4. 5. 6. ¿Qué tipo de cursos de capacitación desean los miembros? ¿Qué cursos se han llevado a cabo anteriormente? ¿Cuáles son los antecedentes de los miembros? ¿Qué grado de eficacia tiene la actuación de los funcionarios del capítulo? ¿Qué aspectos de la capacitación y la superación individual no se han presentado aún en el capítulo? ¿Con cuántos instructores cuenta el capítulo y cuál es su grado de actividad? Dependiendo de las respuestas, el vicepresidente apropiado puede programar y llevar a cabo el tipo de programas que satisfaga las necesidades de los miembros y del capítulo. Ofrecemos a continuación algunas sugerencias para las tres comisiones comprendidas en el Campo de Oportunidades Individuales: 1. COMISIÓN DE DESARROLLO INDIVIDUAL Los programas de esta comisión pueden dividirse en tres categorías principales: básicos, intermedios y avanzados. NIVEL I : PROGRAMAS BÁSICOS Estas sesiones deben ofrecerse a los nuevos miembros durante su primer año en el capítulo: Curso de orientación de nuevos miembros Curso de Líderes a la Vanguardia Curso de oratoria efectiva Curso de dinámica del liderazgo Curso de proyectos para nuevos miembros Curso de planificación de proyectos Curso de procedimientos parlamentarios Curso de administración del tiempo NIVEL II : PROGRAMAS INTERMEDIOS Estas sesiones deben ofrecerse a los miembros durante su segundo año en el capítulo: Curso de delegación efectiva Curso sobre cómo tomar decisiones Curso de aptitudes administrativas Curso de creatividad Curso sobre los Campos de Oportunidades Curso de comunicaciones efectivas Curso de desarrollo del capítulo Visión, Misión y Valores de la Cámara Júnior NIVEL III : PROGRAMAS AVANZADOS Estas sesiones deben ofrecerse a los miembros durante su tercer año en el capítulo: Seminario de administración del capítulo Curso de programación de la mente Curso de relaciones humanas Curso sobre cómo presidir reuniones Curso de oratoria Curso de desarrollo comercial. 2. COMISIÓN DE INSTRUCTORES Esta comisión garantiza la continuidad de los programas de capacitación al poner instructores nuevos y capaces a disposición del capítulo todos los años. Dependiendo del tamaño del capítulo, los 8 instructores pudieran traerse de fuera para realizar sesiones avanzadas de capacitación para la formación de los futuros instructores del capítulo. Sugerimos los cursos siguientes para la Comisión de Instructores: Curso sobre cómo presentar pláticas y seminarios Curso para determinar las necesidades de capacitación Juegos sobre las aplicaciones del liderazgo * Curso PRIME* de la JCI Curso EXCEL** de la JCI Cómo preparar auxiliares visuales El curso PRIME de la JCI puede llevarlo a cabo únicamente una organización nacional o un capítulo con la aprobación de su organización nacional. Sólo los instructores certificados de PRIME pueden dictar este curso. Comuníquese con la Sede de la JCI, que con mucho gusto le proporcionará una lista de instructores certificados para el programa PRIME y le indicará cómo adquirir ejemplares del manual para los participantes y el instructor. ** El curso EXCEL de la JCI se puede llevar a cabo únicamente en las Conferencias de Área y el Congreso Mundial de la JCI, o en actos especiales y con la aprobación de la Comisión de Certificación. Sólo los instructores certificados de EXCEL pueden dictar este programa. Después de graduarse del programa PRIME, los instructores pueden aspirar a ingresar en el Instituto de Capacitación de la JCI y pasar por sus cuatro etapas. Si desea más información sobre el Programa de Certificación del Instituto de Capacitación, sírvase comunicarse con la Sede de la JCI. C. COMISIÓN DE CAPACITACIÓN DE FUNCIONARIOS Esta comisión tiene la responsabilidad de la capacitación ininterrumpida de los funcionarios del capítulo. Los ex funcionarios de más experiencia deben pertenecer a ella. A continuación sugerimos algunos cursos para funcionarios actuales y futuros del capítulo: Capacitación en administración del capítulo Capacitación de Líderes Locales Curso sobre cómo forjar equipos Curso de relaciones públicas Curso sobre cómo motivar a los voluntarios Curso de planificación eficaz Curso de oratoria Cómo trazar planes y presupuestos eficaces Hay que recordar que los funcionarios cambian todos los años y que, para mantenerlos preparados para las tareas que han de desempeñar, los cursos de capacitación de funcionarios deben realizarse todos los años, preferiblemente poco después de tomar posesión de sus cargos los nuevos funcionarios. Cerciórese de que haya instructores capacitados que puedan encargarse de los cursos de capacitación de funcionarios del capítulo. Los ex funcionarios locales, nacionales e internacionales son idóneos para este nivel de capacitación por cuanto la experiencia es factor importantísimo en los cursos de capacitación. La Sede de la JCI tiene a la venta las publicaciones de los cursos de Administración del Capítulo y Capacitación de Líderes Locales. D. COMISIÓN DE AUMENTO DE MIEMBROS Y EXTENSIÓN Esta comisión se esfuerza por que el capítulo cuente siempre con nuevos miembros, por que éstos reciban la orientación adecuada y tomen parte en las actividades del capítulo inmediatamente después de ingresar en él. La extensión, es decir, la creación de otros capítulos, también es responsabilidad de 9 esta comisión. La lista siguiente debe ser de utilidad práctica para los miembros de la Comisión de Aumentos de Miembros y Extensión. Una respuesta negativa indica que es necesario examinar ese asunto. SÍ NO i. ¿Ingresan nuevos miembros en el capítulo todos los meses? ii. ¿Se reemplazaron con nuevos miembros los que por un motivo u otro dejaron el capítulo el año pasado? iii. ¿Aumentó el año pasado el número de miembros del capítulo? iv. ¿Reciben los nuevos miembros la debida orientación; se les incluye inmediatamente en las actividades del capítulo? v. ¿Hubo alguna extensión por parte del capítulo durante los últimos dos años? E. COMISIÓN DE REUNIONES Es función de esta comisión cerciorarse de que las reuniones del capítulo estén debidamente planeadas y que los miembros tengan la oportunidad de participar en ellas. La lista siguiente debe ser de utilidad práctica para los miembros de la Comisión de Reuniones. Una respuesta negativa indica que es necesario examinar ese asunto. SÍ NO i. ¿Tienen todas las reuniones un claro propósito y cuentan con su orden del día por escrito? ii. ¿Son interesantes y amenas todas las reuniones de la Asamblea General? iii. ¿Son democráticos los procedimientos en las reuniones y siguen las Reglas de Orden de Robert? iv. ¿Tienen todos los miembros la oportunidad de tomar parte en las reuniones del capítulo? v. ¿Se redactan y hacen circular avisos, órdenes del día y actas? 10 EL CAMPO DE OPORTUNIDADES EN LA COMUNIDAD “El servicio a la humanidad es la mejor obra de una vida.” Desarrollar la sensibilidad de los miembros individuales en lo que respecta a los problemas de la sociedad, y reconocer la dinámica de la comunidad en la solución de estos problemas, mediante experiencia real. El Campo de Oportunidades en la Comunidad da cabida a inquietudes en torno a personas, vidas, ideas y superación. Relaciona a los miembros del capítulo con su entorno, no como benefactores sino como beneficiarios porque, en fin de cuentas, ellos también son parte de ese entorno. Los Júniors, como todos los ciudadanos, están vivamente interesados en los asuntos de sus comunidades. El Campo de Oportunidades en la Comunidad consta de cinco comisiones. A continuación explicamos algunos conceptos básicos que se agrupan en cada una de ellas: A. COMISIÓN DEL TEMA DE MAYOR ÉNFASIS DE LA JCI La responsabilidad de esta comisión es promover y coordinar proyectos relacionados con el Tema de Mayor Énfasis de la JCI. Si desea recibir una publicación que explica el actual Tema de Mayor Énfasis, sírvase comunicarse con la Sede de la JCI. B. COMISIÓN DE DESARROLLO DE LA COMUNIDAD Por comunidad aquí se entiende el barrio, el vecindario. El ciclo de planificación de proyectos establecido por la JCI continúa siendo el método básico para realizar proyectos que satisfagan las necesidades de la comunidad. Si desea más información sobre el ciclo de planificación de proyectos, consulte el Manual de Proyectos para el Progreso y el Curso de Planificación de Proyectos que pone a su disposición la Sede de la JCI. C. COMISIÓN DE ASUNTOS ECONÓMICOS La responsabilidad de esta comisión es promover y coordinar proyectos que tienen por finalidad mejorar la economía de la comunidad. La comisión también se interesa en los asuntos económicos del gobierno municipal y la comunidad. . D. COMISIÓN DE LA NIÑEZ Y LA JUVENTUD La responsabilidad de esta comisión es promover y coordinar proyectos relacionados con la niñez y la juventud. El futuro de nuestras comunidades descansa en las manos de los jóvenes de hoy y es preciso, por consiguiente, llevar a cabo numerosos proyectos para cerciorarse de que los jóvenes estén preparados para desempeñar las funciones directivas que el futuro les tiene deparadas. E. COMISIÓN DE ASUNTOS GUBERNAMENTALES Y CÍVICOS Esta comisión debe trabajar constantemente en cuestiones cívicas y gubernamentales. El desarrollo y la mejoras de nuestras comunidades no puede dejarse únicamente en manos del gobierno. 11 EL CICLO DE PLANIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS DE LA JCI 1. ENCUESTA La mejor manera de descubrir las necesidades de la comunidad es realizar una amplia encuesta. La encuesta debe formular preguntas acerca de los problemas y las necesidades de la comunidad. 2. ANÁLISIS Después de realizada la encuesta, el capítulo analiza los resultados y coloca la lista de necesidades de la comunidad en orden de importancia relativa. Los resultados pertinentes de la encuesta deben ser presentados a la comunidad, a los líderes cívicos y a los medios noticiosos. 3. PLANIFICACIÓN El próximo paso es asignar un grado de importancia relativa a los proyectos que exigen atención urgente y nombrar directores para cada uno de ellos. La base del éxito de todo proyecto es un equipo bien organizado que lo lleve a cabo. Y la mejor forma de asegurar ese éxito es asignar los distintos proyectos a respectivos comités presididos por directores cuya primera responsabilidad debe ser escoger a los integrantes de cada comité. 4. ACCIÓN En la fase de la acción, el proyecto se pone en marcha y todos los participantes se dedican a cumplir con sus responsabilidades. El director de cada proyecto debe utilizar aptitudes muy importantes como la delegación, la supervisión, las comunicaciones, el manejo de los recursos humanos, la oratoria y muchas otras más. A la hora de asignar responsabilidades, hay que recordar que el proyecto exige sacrificios; los miembros sacrifican tiempo libre y pudieran tener que sacrificar también pasatiempos e intereses hasta que el proyecto quede terminado. 5. EVALUACIÓN La evaluación es la culminación natural del proyecto. La responsabilidad del capítulo no termina hasta después de hacer la evaluación del proyecto. Y si el proyecto fracasó, es necesario saber las razones de su fracaso y las medidas correctivas que pueden aplicarse ahora o en el futuro, cuando se vuelva a intentar un proyecto semejante. La evaluación suele descuidarse porque los participantes en el proyecto estiman que con haberlo terminado basta. 12 EL CAMPO DE OPORTUNIDADES INTERNACIONALES “La hermandad de los hombres trasciende la soberanía de las naciones.” Proporcionar a los miembros individuales la oportunidad para que contribuyan al desarrollo de la buena voluntad, la comprensión y la cooperación entre todos los pueblos. Para los miembros de la Cámara Júnior, la comunidad mundial tiene dimensiones globales y locales. Nos preocupamos por nuestra comunidad . . . internacional, nacional y localmente. El mundo se hace cada día más pequeño, y sus habitantes cada vez más interdependientes. Los días en que el hambre en un rincón del mundo pasaba inadvertida en otro han pasado a la historia. Hoy en día, las catástrofes de esa índole afectan indirectamente a muchos otros pueblos, a miles de kilómetros de distancia. En el plano local, la participación activa no se limita a repartir donativos a los pobres sino que exige crear una vida mejor para todos. El Campo de Oportunidades Internacionales está dividido en tres comisiones: A. COMISIÓN DE ASUNTOS Y RELACIONES INTERNACIONALES La JCI ofrece a sus miembros la oportunidad de darse cuenta de que las responsabilidades de la persona trascienden las limitaciones de su localidad y su país. Los miembros de la JCI están conscientes del hecho de que los problemas actuales del mundo pueden resolverse mediante la cooperación, la tolerancia y la amistad internacionales. Los miembros hacen realidad este concepto cuando colaboran en programas de envergadura mundial. B. COMISIÓN DE CAPÍTULOS HERMANOS El capítulo puede llevar a cabo innumerables proyectos internacionales, entre ellos programas de intercambio, de capítulos hermanos, de ciudades hermanas y de veladas internacionales. Para encontrar un capítulo con el que el suyo pueda entablar relaciones fraternas, escoja un país, escríbale a la organización nacional y pídale el nombre y la dirección de un capítulo que esté dispuesto a iniciar un proyecto de capítulos hermanos. Si desea un folleto sobre el programa de capítulos hermanos, así como una lista de todas las organizaciones nacionales, comuníquese con la Sede de la JCI. C. COMISIÓN DE REUNIONES DE LA JCI Los miembros cruzan las fronteras nacionales motivados por el compañerismo y el deseo de experimentar intercambios culturales cada vez que asisten a alguna de las muchas reuniones internacionales de la JCI que se celebran anualmente. En el Congreso Mundial, la JCI elige a sus líderes, despacha los asuntos de la organización e imparte capacitación a sus miembros. Las Conferencias de Área se celebran en cada una de las Áreas en que la organización está dividida territorialmente, y ofrecen magníficas oportunidades de entablar relaciones internacionales a los que no pueden asistir al Congreso Mundial. En las Conferencias se tratan las cuestiones de interés para cada Área y se imparte capacitación de nivel internacional a los delegados asistentes. 13 D. COMISIÓN DE PREMIOS Esta comisión es la encargada de honrar a miembros y funcionarios por sus esfuerzos en pro de los objetivos y propósitos del capítulo. También tiene la responsabilidad de preparar las inscripciones de premios en los programas nacional e internacional. La lista siguiente debe ser de utilidad práctica para los miembros de la Comisión de Premios. Una respuesta negativa indica que es necesario examinar ese asunto. SÍ NO i. ¿Cuenta el capítulo con un programa permanente de premios? ii. ¿Toma parte el capítulo en los programas de premios de su ONM y de la JCI? iii. ¿Ha merecido alguna vez el capítulo un premio nacional o de la JCI? iv. ¿Honran el presidente y otros funcionarios a los miembros del capítulo por su labor destacada durante el año? v. ¿Se honra de alguna forma a las personas que, sin pertenecer al capítulo, ayudan de algún modo a alcanzar sus objetos y actividades? 14 EL CAMPO DE OPORTUNIDADES COMERCIALES “La justicia económica puede ser obtenida mejor por hombres libres a través de la libre empresa.” Dar a los miembros individuales la oportunidad de contribuir con el desarrollo y la mejora de la infraestructura económica, la prosperidad y el bienestar de todas las naciones. Casi todos los miembros de la Cámara Júnior desarrollan alguna actividad comercial: pueden trabajar por su cuenta, con alguna compañía o pueden estar preparándose para abrir su propio negocio. La Cámara Júnior se fundó en 1915 con el propósito de dar a los jóvenes una voz activa en los círculos de negocios. Ése es el mismo propósito que anima al Campo de Oportunidades Comerciales, que se divide en dos comisiones: A. COMISIÓN DE FINANZAS Esta comisión garantiza que las finanzas del capítulo se manejen en forma debida, y busca maneras de darle mayor estabilidad económica. La lista siguiente debe ser de utilidad para los miembros de la Comisión de Finanzas. Una respuesta negativa indica que es necesario examinar ese asunto. SÍ NO i. ¿Cuenta el capítulo con un presupuesto anual y una política fiscal? ii. ¿Examina periódicamente el presupuesto la Junta Directiva? iii. ¿Se someten a la aprobación de la Asamblea General los compromisos económicos de monto considerable? iv. ¿Se efectúa la revisión fiscal de las cuentas de acuerdo con las disposiciones de ley? v. ¿Cuenta el capítulo con compañías que patrocinen sus principales actividades? B. COMISIÓN DE REGISTROS Esta comisión vela por que se lleve la historia del capítulo y por que se rinda un informe final sobre todos los proyectos, con el fin de poder consultarlo en el futuro. Los registros financieros, las actas y los documentos importantes deben conservarse en un sistema organizado a fin de tener acceso fácil a ellos cuando sea necesario. La lista siguiente debe ser de utilidad práctica para los miembros de la Comisión de Registros. Una respuesta negativa indica que es necesario examinar ese asunto. SÍ NO i. ¿Exige el capítulo que se levanten actas de todas las reuniones? ii. ¿Exige el capítulo un informe final por escrito sobre todos los proyectos que se llevan a cabo? iii. ¿Se llevan los informes financieros y los registros para fines legales e históricos? iv. ¿Se archivan los registros en un lugar seguro que, a la vez, permita consultarlos con facilidad? v. ¿Se dispone de los nombres, direcciones y números de teléfono de los socios? vi. ¿Se conservan los nombres de ex funcionarios y ganadores de premios? D. COMISIÓN DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Esta comisión debe constar de una mezcla de miembros experimentados y novatos. Su tarea consiste en revisar periódicamente la estructura y las actividades del capítulo y recomendar cambios. La lista 15 siguiente debe ser de utilidad práctica para los miembros de la Comisión de Planificación Estratégica. Una respuesta negativa indica que es necesario examinar ese asunto. SÍ NO i. ¿Está bien equilibrada la estructura funcional del capítulo? ii. ¿Están claramente definidas las líneas de autoridad y de comunicaciones? iii. ¿Están claramente entendidos los deberes y las responsabilidades de los funcionarios? iv. ¿Emprendió nuevos programas el capítulo el año pasado? v. ¿Cuenta el capítulo con una clara visión de su futuro? D. COMISIÓN DE MERCADEO Y RELACIONES PÚBLICAS Esta comisión vela por que el capítulo sea conocido en la comunidad y proyecte una buena imagen. La lista siguiente debe ser de utilidad práctica para los miembros de la Comisión de Mercadeo y Relaciones Públicas. Una respuesta negativa indica que es necesario examinar ese asunto. SÍ NO i. ¿Está consciente la comunidad de la existencia del capítulo? ii. ¿Goza el capítulo de una imagen positiva en la comunidad? iii. ¿Hay un programa anual de relaciones públicas para mantener a la comunidad informada de las actividades del capítulo? iv. ¿Dispone el capítulo de un sistema de comunicaciones internas con sus miembros, tales como circulares, boletines, etc.? v. ¿Se aprovechan las visitas de funcionarios nacionales e internacionales para fomentar la imagen y las relaciones públicas del capítulo? E. COMISIÓN DE ASUNTOS COMERCIALES En la Comisión de Asuntos Comerciales, los miembros pueden intercambiar ideas comerciales o hacer negocios con cualquier socio, en una red de casi 400.000 miembros en todo el mundo. Las oportunidades comerciales hacen posible que la Cámara Júnior ayude al desarrollo de la economía local mediante proyectos destinados a incrementar la productividad comercial. Se puede lograr progreso económico visitando a compañías de éxito probado para aprender cómo giran comercialmente e invitando a figuras que han triunfado en los negocios a dirigirles la palabra a los miembros en las reuniones mensuales del capítulo. La Cámara Júnior puede realizar sesiones de capacitación sobre cómo mejorar las operaciones de las compañías y promover la libre empresa como la manera ideal de lograr la libre empresa. Muchas organizaciones nacionales y capítulos organizan misiones comerciales a otros países para entablar relaciones de negocios e intercambiar conocimientos tecnológicos, organizar clubes de pequeñas inversiones para practicar la libre empresa y fomentar contactos comerciales. F. CONSEJO COMERCIAL INTERNACIONAL La afiliación a la Red Comercial Internacional de la Cámara Júnior Internacional es una magnífica oportunidad de relacionarse con miembros y ex miembros de todo el mundo. Muchas organizaciones nacionales y locales han establecido sus propias redes comerciales. 16 G. COMISIÓN DE ASOCIACIÓN CON LA CÁMARA DE COMERCIO Desde sus orígenes, la Cámara Júnior ha mantenido estrechos vínculos con las Cámaras de Comercio. En muchas comunidades, el capítulo local goza del patrocinio de la Cámara de Comercio y celebra sus reuniones y tiene su secretaría en el edificio de ésta. En otras comunidades, los capítulos locales y la Cámara de Comercio han firmado convenios de cooperación, y colaboran para fomentar la actividad económica de sus localidades. La Cámara Júnior Internacional ha concertado un convenio formal con la Cámara Internacional de Comercio y todos los capítulos deben aprovechar las oportunidades que se derivan de un convenio formal con las Cámaras de Comercio de sus respectivas localidades. Las siguientes pautas pueden ayudar a los capítulos a establecer acuerdos formales con sus respectivas Cámaras de Comercio: Objetivo: Fortalecer la cooperación entre las Cámaras Júnior y las Cámaras de Comercio en los planos internacional, nacional y local. Esas alianzas deben basarse en la similitud de nuestros principios y enfoques filosóficos, y deben fijar objetivos comunes que ofrezcan beneficios mutuos. Marco: Las Cámaras Júnior en los planos local y nacional deben ponerse en contacto con sus respectivas Cámaras de Comercio. Estos contactos serán el punto de partida para un cambio de impresiones y, finalmente, el acuerdo de emprender proyectos conjuntos e iniciativas comunes de capacitación directiva. Metas de los convenios: 1. Los convenios no restringirán en lo absoluto la independencia de las respectivas organizaciones, ni tampoco su libertad de acción y expresión. 2. El presidente de la Cámara Júnior nacional o local nombrará a un funcionario de enlace para que asista a varias reuniones de la Cámara de Comercio y la Cámara Júnior, y desarrolle ideas que den pie a proyectos conjuntos. 3. Se invitará a representantes de una organización a asistir a las reuniones anuales o semestrales de la otra. 4. Una organización incluirá a la otra en su lista de envíos postales, de manera que pueda haber un intercambio y una actualización de la información. 5. Una organización mantendrá a la otra al día de sus actividades mediante el envío de sus programas de actividades y calendario de reuniones. 6. Las Cámaras Júnior permitirán que las respectivas Cámaras de Comercio informen a sus miembros de las actividades de la Cámara Júnior y de las oportunidades que ésta ofrece. 7. Siempre que sea posible, la Cámara de Comercio permitirá que las Cámaras Júnior utilicen sus recursos para programas, reuniones y capacitación. 8. La Cámara de Comercio podrá presentar ideas de proyectos a las respectivas Cámaras Júnior y tratar de desarrollar proyectos de orientación comercial o económica en la localidad. 17 OPORTUNIDADES ADMINISTRATIVAS “Los gobiernos deben ser de leyes más que de hombres.” Desarrollar la capacidad administrativa de los miembros individuales ofreciéndoles capacitación administrativa y experiencia real como líderes en todos los niveles de la organización. La eficacia es la clave del éxito, ya sea que uno administre un negocio, ejerza una profesión o maneje los asuntos de una organización como la Cámara Júnior. El médico y el ingeniero tienen en sus alforjas un rico caudal de conocimientos académicos y de experiencia práctica; por su parte, el hombre de negocios también tiene acceso a métodos y técnicas, a los que añade la experiencia de su giro. En todo campo del quehacer humano existe un cierto volumen de conocimientos prácticos. Pero, cuando de eficacia se trata, lo importante no es poseer conocimientos sino saber cómo adaptarlos y aplicarlos a las situaciones que se plantean en la vida cotidiana. Los problemas no vienen hechos a la medida . . .; son las soluciones las que deben hacerse a la medida de los problemas. Es función de la Administración velar por que la Cámara Júnior siga siendo una organización pujante y activa. Suministra conocimientos y experiencia en el manejo de los asuntos de los capítulos . . . esos conocimientos esenciales sobre los que cada capítulo puede estructurar sus actividades. El sistema de la Cámara Júnior es tal que no permite que ningún miembro desempeñe el mismo cargo durante más de un año. Este sistema puede crear muchos desafíos con esta renovación anual de sus cuadros pero, por otra parte, pone al alcance de un mayor número de miembros esa oportunidad de adquirir conocimientos prácticos que supone un cargo en la organización. 18 EL VALOR DE COMITÉS Y COMISIONES El trabajo en comité acaso sea la técnica que los capítulos de la Cámara Júnior utilizan más frecuentemente para alcanzar sus metas. Un comité de voluntarios hace posible ver con más claridad las necesidades y actitudes de los miembros, un factor de importancia fundamental para el proceso de toma de decisiones por parte de la dirigencia del capítulo. PROPÓSITO Antes de constituir un comité, la Junta Directiva del Capítulo debe especificar cuál ha de ser su propósito. Ocurre en muchos casos que los comités se crean sin haber considerado debidamente cuáles son sus objetivos. TAMAÑO Y COMPOSICIÓN Los comités deben ser ampliamente representativos de los distintos elementos que integran el capítulo, de manera de garantizar el mayor grado posible de participación. Las decisiones en cuanto al número y la identidad de los miembros del comité no suele estar en manos de su presidente, aun cuando muchos sí influyen en ellas. Dependiendo de la naturaleza del comité y de sus tareas, los comités más pequeños resultan generalmente más eficaces que los más grandes. Si bien no hay ningún número que resulte válido en todas las circunstancias, es aconsejable que el comité tenga entre 5 y 15 miembros. Los peritos en dinámica de grupos consideran que un número entre 6 y 10 es el más efectivo, ya que es lo suficientemente pequeño para que todos los miembros participen y, a la misma vez, lo suficiente grande como para estimular el intercambio de opiniones. Un número menor de cinco no basta para representar a todos los sectores del capítulo, en tanto que más de 16 miembros pudieran restarle eficacia al proceso de toma de decisiones. Otro factor que debe considerarse al escoger a los miembros del comité es su grado de experiencia en el capítulo; en la mayoría de los casos es importante lograr un equilibrio entre miembros veteranos y novatos. De esta manera se evitan la inercia conservadora y los arrebatos revolucionarios. REUNIONES Una vez que se han escogido los miembros del comité, es preciso determinar la frecuencia y la naturaleza de sus reuniones. El presidente del comité, en consulta con los miembros, debe determinar el programa y los tipos de reuniones. Los factores determinantes deben ser la complejidad de las tareas del comité, la disponibilidad de un lugar conveniente, y las limitaciones de tiempo de los integrantes del comité. PREPARACIÓN Para que todo comité triunfe en su labor, es preciso que planifique de antemano sus actividades y que su presidente esté completamente preparado. El propósito, los puntos del temario y el tiempo que se le dedicará a cada uno deben determinarse. De esta manera el presidente podrá supervisar debidamente el movimiento de la reunión y asegurarse de que se tratan todos los puntos del orden del día. El presidente debe elaborar todos los materiales que sean necesarios para la reunión, tales como información de fondo o aparatos audiovisuales. Después de decidir lo que se va a tratar en la reunión, es necesario formular un orden del día y hacérselo llegar a todos los miembros del comité con la suficiente 19 antelación de manera que puedan prepararse para considerar debidamente los asuntos que van a despacharse. EL PRESIDENTE DEL COMITÉ El elemento más importante del éxito del comité es la eficacia con que su presidente pueda hacer que los miembros trabajen juntos y colaboren los unos con los otros. La creación de un clima que dé incentivos a los miembros del comité para cumplir con sus responsabilidades es el resultado de la esmerada planificación por parte del presidente y de los miembros del comité. Las personas trabajan en comités por distintas razones: algunas tienen que ver con su personalidad, otras son de índole filantrópica; algunas obedecen al deseo de superarse. Los que aspiran a ocupar cargos directivos en el capítulo quieren darse a conocer; otros buscan superarse; no faltan los que quieran cambiar aspectos de su capítulo o su comunidad. Estas razones no son mutuamente excluyentes. Pero si el presidente del comité sabe cuáles motivan a los distintos miembros, podrá apelar a ellas como acicate para que los miembros concluyan sus labores. No cabe duda de que la capacidad del presidente de equilibrar las necesidades de los miembros del grupo con los requisitos de la tarea que ha de realizarse es de suprema importancia para el buen éxito del comité. El buen presidente de comité también une, concentra y moviliza a los miembros al prestar cuidadosa atención a la dinámica del grupo en las reuniones. Todos los grupos productivos normalmente experimentan cuatro etapas en su vida: formación, tormenta, normatividad y reforma. Es importante que el presidente pida opiniones y pareceres y acepte criterios divergentes mientras el grupo está en la etapa de formación. Durante la segunda etapa, los grupos comienzan a darse cuenta de su poder y pudieran desafiar la autoridad del presidente. El presidente que sabe prever este desafío, prestarle atención al grupo y adaptarse a las inquietudes válidas de los miembros está en mejores condiciones de facilitar la transición del grupo a la etapa normativa, en la que éste toma sus decisiones más importantes. Por último, es probable que antes de cada reunión el grupo atraviese un período que exija “reforma”, dependiendo del número de miembros que estuvieron ausentes de la última reunión o de las personas que hayan ingresado en él. En ese caso, el comité tiene que volver a pasar por las tres primeras etapas para poner a todos sus miembros al día. El presidente desempeña diversas funciones en distintas etapas de la actuación del comité: Concertación de los primeros encuentros. La primera reunión de todo comité debe comenzar con una oportunidad para que los miembros se conozcan. Antes de cada reunión, los miembros deben recibir las actas de la reunión anterior, que sirven para orientar a los nuevos miembros. Una vez que se inicie la reunión, el presidente debe cerciorarse de que todos los miembros entiendan sus funciones, es decir, deben expresar su propósito y, de resultar pertinente, los éxitos logrados anteriormente por el comité. El comité también debe acordar de qué manera va a lograr su propósito. Mantenimiento de una posición neutral. Al igual que otros líderes efectivos, el presidente del comité debe poder permanecer neutral, evitando los sermones y guiando a los miembros en sus deliberaciones de problemas y soluciones. El mantener la neutralidad durante los debates no quiere decir necesariamente que el presidente del comité no tenga sus opiniones sobre las cuestiones que se tratan. Si el presidente favorece un resultado en particular, debe formular una estrategia que conduzca al debate en esa dirección. El comité que considere que su presidente lo ha dominado o manipulado pudiera rebelarse en su frustración y perder interés en las 20 actividades del grupo. Es preciso, pues, que el presidente sea siempre flexible y que haga todo lo posible por que todos los miembros del comité participen en la resolución de los problemas. Facilitación del debate. El presidente del comité puede utilizar numerosas técnicas para fomentar las ideas originales o hacer cristalizar las decisiones. Una de ellas es la llamada tormenta de ideas, mediante la cual el grupo expone ideas sin analizarlas ni evaluarlas. Un voluntario las va anotando en un rotafolio y posteriormente se las agrupa por categorías, se las coloca en orden de importancia y se las evalúa como es debido. Otra técnica que muchos presidentes de comités consideran muy útil consiste en pedirles a los miembros que anoten sus ideas y las repitan en voz alta durante la reunión. De esta manera todo el mundo puede hacer su aportación. El permitir un franco intercambio de ideas, fomentar la participación de todos los presentes y limitar la posibilidad de influencias negativas contribuye a crear una atmósfera positiva para la reunión. Sucede, no obstante, que a los presidentes de comités a veces les resulta difícil controlar a ciertas personas que tienen la tendencia a dominar el grupo. Para evitar este problema y crear una sensación de responsabilidad compartida por el resultado de la reunión, el presidente pudiera establecer reglas básicas. Por ejemplo, se pudiera limitar la duración de las distintas intervenciones de manera de mantener a los miembros concentrados en el tema que se está tratando. Con todo, la responsabilidad de ejercer el control está en manos del presidente, que debe tratar de limar asperezas, evitar tensiones y mantener el equilibrio en el grupo. El presidente puede hacerlo quitándole la vista a la persona que intenta dominar las deliberaciones, interrumpiéndole y llevando la discusión hacia otros cauces; pidiéndoles a otros que expresen su opinión; y, si todas estas técnicas no dan el resultado apetecido, ofreciéndose a tratar la situación en privado durante el receso. Paso de un tema a otro. Otra inquietud común a todos los presidentes de capítulos es cómo dar por concluido el debate sobre un punto del orden del día, especialmente en los casos en que no parece posible llegar a un acuerdo. En este caso, si los participantes comienzan a repetir lo que ya han dicho antes o si el tiempo apremia, el presidente debe resumir los puntos tratados hasta ese momento. El uso del rotafolio puede ayudar al grupo a advertir la diversidad de los puntos de vista que se han expresado y muchas veces sirve para romper la inercia y llegar a una solución. Otra manera en que el presidente puede dar por terminado un debate es aplazar el plan de acción hasta después que los miembros hayan tenido ocasión de hablar del asunto en privado o de reflexionar sobre sus respectivas posiciones. El presidente también pudiera nombrar a un subcomité con la encomienda de que presente sus recomendaciones a la reunión. Conclusión de la reunión. Después de cada reunión, el presidente debe evaluarla y encomendar actividades de seguimiento a los distintos miembros. De esta manera se fomentan las buenas comunicaciones y el sentido de responsabilidad en el seno del comité, ambos indispensables para la consecución de sus metas. El presidente también pudiera solicitar las opiniones del grupo y pedir voluntarios para realizar ciertas tareas. En todo momento, eso sí, el presidente tiene que saber lo que cada cual está haciendo y supervisar su trabajo. Después de concluida la reunión, la interacción entre el presidente y los miembros del comité continúa desarrollándose por teléfono, a fin de garantizar que los planes se están llevando a cabo como es debido. 21 Resumiendo, pues, estos cinco componentes son esenciales si se quiere que las reuniones tengan propósito y den resultados: 1. Los participantes deben llegarse a conocer y establecer relaciones que identifiquen y coordinen los objetivos personales, profesionales y del capítulo. 2. El comité debe velar por que la reunión satisfaga los objetivos de sus miembros. 3. Debe haber un flujo de información concreta que facilite el paso de los temas generales a los específicos y que haga posible agotar todos los puntos del orden del día. 4. El presidente debe verificar periódicamente que todos los miembros del comité participan en la reunión y que ésta se está desenvolviendo como es debido. 5. Antes de clausurar la reunión se debe hacer una revisión de lo que se ha hecho y se deben determinar las medidas que deberán tomarse en el futuro. UNA HERRAMIENTA ÚTIL EN TODO MOMENTO El temor de que las reuniones se vean desplazadas por la información de las computadores es absolutamente infundado. Las organizaciones cuyos miembros se reúnen periódicamente y llevan a cabo actividades concebidas con la finalidad de alcanzar metas comunes experimentan beneficios incomparables. Esos beneficios pueden seguirse cosechando mientras que las reuniones se manejen con habilidad y los miembros obtengan satisfacción personal y profesional de su participación en ellas. 22 LAS OPORTUNIDADES EN SU CAPÍTULO Ha llegado el momento de hacer una pausa y reflexionar sobre: a. la razón de ser de su capítulo; b. la calidad de la actuación de sus funcionarios: y c. la posibilidad de que los miembros se estén perdiendo valiosas oportunidades. Vuelva a las primeras páginas de este manual y piense acerca del propósito de la Cámara Júnior y de esta pregunta fundamental: ¿Por qué existe una organización llamada la Cámara Júnior? ¿Cuál es su propósito?? “Contribuir al adelanto de la comunidad mundial proporcionando a las personas jóvenes la oportunidad de desarrollar la capacidad de liderazgo, la responsabilidad social, el espíritu de empresa y el compañerismo necesarios para crear cambios positivos.” Los ideales son nobles, pero, ¿de qué manera se relacionan con su capítulo? La búsqueda de la respuesta a esta pregunta pudiera ser la clave de la mejora que usted y los demás funcionarios quieren para su capítulo. En la próxima reunión de la Junta Directiva, durante las sesiones de planificación estratégica, en el curso de capacitación de funcionarios o en cualquier otra reunión de líderes, saque a colación esta publicación y rellene los cuestionarios que aparecen en las páginas siguientes. Es un ejercicio que sirve para crear un capítulo superior, con más y mejores oportunidades para los miembros. A. ESTABLEZCA EL PROPÓSITO DE SU CAPÍTULO ¿Por qué existe una Cámara Júnior? Un capítulo existe para el beneficio de sus miembros y su comunidad. ¿Cuál es, pues, el propósito de una Cámara Júnior? El propósito de un capítulo es contribuir con el adelanto de la comunidad al ofrecerles a sus miembros: 1. La oportunidad de alcanzar su potencial personal mediante los programas de capacitación y la experiencia que imparte la participación en proyectos activos de la Cámara Júnior. 2. La oportunidad de desarrollar sus aptitudes administrativas por medio de la capacitación directiva y la experiencia adquirida como líderes en los distintos planos de la organización. 3. La oportunidad de crearse una mayor conciencia de los problemas de la sociedad y de ayudar a solucionarlos por medio de las actividades de la Cámara Júnior. 4. La oportunidad de hacer su aportación al fomento de la buena voluntad, la comprensión y la cooperación entre todos los pueblos que integran la comunidad internacional. 5. La oportunidad de contribuir con el desarrollo de las actividades empresariales y la mejora de la infraestructura económica, la prosperidad y el bienestar de todos los miembros de la comunidad. 23 Éstas son, pues, la razón de ser del capítulo y su propósito: ofrecer OPORTUNIDADES a los miembros. Como líder de su capítulo, debe usted determinar hasta qué punto la organización cumple con su propósito de ofrecer oportunidades a sus miembros. Para hacerlo, puede llevar a cabo las actividades siguientes: 1. Convoque a una reunión de la Junta Directiva y pídales a los líderes del capítulo que debatan estos dos puntos: a. ¿Por qué existe el capítulo? b. ¿Cuál es el propósito del capítulo? 2. Debata esos puntos. ¿Qué respuestas tiene? ¿Están todos de acuerdo con ellas? Ya sea que lo estén o no, lo importante es evaluar lo que el capítulo hace para alcanzar su propósito. Ése es el próximo paso. B. EVALÚE SU ACTUACIÓN 1. OPORTUNIDADES INDIVIDUALES Supongamos que la Junta Directiva está de acuerdo con el propósito de la Cámara Júnior Internacional y que ha formulado el propósito del capítulo basándose en el de la JCI. A continuación, responda a las listas siguientes para evaluar la labor de su capítulo. ¿Qué grado de eficacia alcanza su capítulo en lo que se refiere al ofrecimiento de oportunidades a los miembros para que se superen personalmente? El año pasado: SÍ NO a. Se realizó una encuesta de los miembros para determinar lo que necesitaban para su superación personal. b. Se ofrecieron los siguientes cursos de capacitación: Oratoria y debate Procedimientos parlamentarios Líderes a la Vanguardia* Toma de decisiones Ideas ingeniosas Dinámica personal* Otros:_________________________________________________ c. ¿Qué otras oportunidades se han ofrecido para desarrollar el potencial personal de los miembros? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 24 2. OPORTUNIDADES ADMINISTRATIVAS ¿Qué grado de eficacia alcanza su capítulo en lo que se refiere al ofrecimiento de oportunidades a los miembros para que desarrollen sus aptitudes administrativas? SÍ NO a. Tan pronto como ingresa en el capítulo, ¿se asigna a cada miembro a un proyecto, dependiendo de sus intereses? b. ¿Se le ofrece a cada miembro la oportunidad de desempeñar un papel administrativo en la dirección de un proyecto dentro de los seis meses siguientes a su ingreso en el capítulo? c. ¿Han sido directores de proyectos todos los miembros que llevan al menos 12 meses en el capítulo? d. ¿Han sido miembros de la Junta Directiva todos los miembros que llevan al menos dos años en el capítulo? e. ¿Se han ofrecido los siguientes cursos de administración a los funcionarios del capítulo al comienzo de su año en el cargo? Capacitación en administración de capítulos* Capacitación de líderes locales* Planificación de proyectos* f. Enumere los cursos de administración que se ofrecieron a los miembros el año pasado: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ g. ¿Dispone el capítulo de un programa formal de capacitación de nuevos funcionarios o asisten éstos a una sesión organizada por la ONM? _________________________________________________________________________ (*) Estos títulos pueden adquirirse en la Sede de la JCI 3. OPORTUNIDADES EN LA COMUNIDAD ¿Qué grado de eficacia alcanza su capítulo en lo que se refiere al ofrecimiento de oportunidades a los miembros para que tomen conciencia de las necesidades de su comunidad y hagan algo para ayudar a resolverlas mediante proyectos del capítulo? SÍ NO a. ¿Cuándo fue la última vez que el capítulo les preguntó a sus miembros cuáles eran, en su opinión, las necesidades de la comunidad? ____________________ b. ¿Llevó alguno de esos comentarios sobre las necesidades de la comunidad a 25 emprender un proyecto de acción? c. ¿Hay algún proyecto de la comunidad, salvo los de recaudación de fondos, que se haya llevado a cabo todos los años durante más de tres años? d. ¿Cuándo fue la última vez que su capítulo: habló de las necesidades de la comunidad con: recibió una carta de agradecimiento de: el alcalde __________________ _______________ un hombre de negocios __________________ _______________ un maestro __________________ _______________ una persona mayor __________________ _______________ un niño __________________ _______________ un pobre __________________ _______________ un médico __________________ _______________ e. ¿Cuándo fue la última vez que un orador habló en una reunión del capítulo e instó a los miembros a trabajar para resolver un problema de la comunidad? _________________________________________________________________________ f. ¿Trabajó su capítulo en ese problema de la comunidad? g. ¿Cuándo fue la última vez que su capítulo hizo una encuesta de las necesidades de la comunidad? _____________________ h. ¿Cuándo fue la última vez que su capítulo recaudó fondos para alguna causa de la comunidad?_____________________ i. ¿Cuándo fue la última vez que su capítulo aspiró a un premio nacional o internacional por un proyecto de desarrollo de la comunidad? ________________________________________________________________________ j. ¿Cuántos proyectos comunitarios llevará a cabo su capítulo este año?_________________ 4. OPORTUNIDADES INTERNACIONALES ¿Qué grado de eficacia alcanza su capítulo en lo que se refiere al ofrecimiento de oportunidades a los miembros para que se beneficien de los aspectos internacionales de la Cámara Júnior y fomenten una mejor comprensión entre las naciones? SÍ NO a. ¿Ha preguntado el capítulo si sus miembros están interesados en algún tipo de programa internacional? 26 b. ¿Ha apoyado el capítulo algún programa de ayuda o socorro internacional? c. ¿Ha mantenido correspondencia el capítulo con Cámaras Júnior extranjeras? d. ¿Ha recibido el capítulo visitas de Júniors extranjeros? e. ¿Han asistido miembros del capítulo a alguna reunión internacional? f. ¿Ha invitado el capítulo a alguna figura extranjera a hablar en sus reuniones? g. ¿Ha considerado el capítulo iniciar un programa de capítulos hermanos? 5. OPORTUNIDADES COMERCIALES ¿Qué grado de eficacia alcanza su capítulo en lo que se refiere al ofrecimiento de oportunidades a los miembros para que se relacionen y reciban capacitación en asuntos comerciales? ¿Ofrece el capítulo oportunidades a los miembros de participar en el fomento del espíritu de empresa y la justicia económica en la comunidad? SÍ NO a. ¿Están conscientes los miembros del Campo de Oportunidades Comerciales? b. ¿Organiza funciones el capítulo con el objeto de que los miembros promuevan sus propios negocios? c. ¿Cuenta el capítulo con algún proyecto cuya finalidad sea promover el desarrollo económico de la comunidad? d. ¿Están conscientes los miembros de la posibilidad de pertenecer a la Red Comercial Nacional e Internacional? e. ¿Ha hecho negocios algún miembro del capítulo con un Júnior de otro capítulo durante el año pasado? f. ¿Cuándo fue la última vez que el capítulo invitó a un orador a disertar sobre temas de negocios? _____________________________ ___________________________________ g. Enumere los cursos de capacitación comercial que se ofrecieron a los miembros durante el año pasado: ________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ C. PLANIFIQUE SU PROGRAMA ¿Qué puntuación obtuvo su capítulo? ¿Les ofrece OPORTUNIDADES a sus miembros? ¿Ofrece OPORTUNIDADES equilibradas en todos los campos? Como es lógico, no hay respuestas correctas o incorrectas a estas preguntas, ya que la actuación de su capítulo depende de muchos factores, entre ellos el número de miembros, sus intereses y las características de la comunidad. 27 La Cámara Júnior Internacional espera que haya sacado usted en claro algunas buenas ideas sobre las ventajas de ofrecer a los miembros las OPORTUNIDADES que necesitan. Al llenar el cuestionario anterior, es probable que haya descubierto usted aspectos en que las actividades del capítulo dejan algo que desear. De ser así, nuestras recomendaciones se resumen en dos palabras: CONCIENCIA y PLANIFICACIÓN. Consideremos estos dos conceptos. CONCIENCIA Asegúrese de que tanto usted como la Junta Directiva del capítulo están siempre conscientes de la necesidad de ofrecer OPORTUNIDADES a los miembros. Es preciso evaluar toda decisión que se toma, todo discurso que se pronuncia, toda reunión que se celebra y todo proyecto que se lleva a cabo para determinar si en realidad ha servido para alcanzar esta misión. Si el capítulo experimenta problemas para atraer y retener miembros, ello pudiera ser obedecer a la falta de esas oportunidades que esperaron recibir en la Cámara Júnior. PLANIFICACIÓN Para mejorar esas deficiencias, es menester contar con un plan. Cuando se vayan a formular los planes del capítulo para el año siguiente, es aconsejable crear un comité que considere los cinco Campos de Oportunidades: 1. OPORTUNIDADES DE SUPERACIÓN INDIVIDUAL a. Determine los intereses de sus miembros. Recabe sus ideas, envíeles cuestionarios, pregúnteles por separado qué oportunidades quisieran recibir en la Cámara Júnior. Recuerde que, a medida que cada miembro se supera, sus intereses cambian y necesita nuevos desafíos. b. Considere las necesidades de sus miembros. Usted sabe (o debiera saber) cuáles son los puntos débiles de sus miembros. Aproveche la reunión del comité de planificación para ver qué necesidades pudiera tener cada miembro. Basándose en estas actividades, podrá formular una lista de oportunidades que se les pueden ofrecer a los miembros. c. Enumere los recursos de que dispone para atender los intereses de los miembros y satisfacer sus necesidades. Debe contar con todos estos recursos o, cuando menos, con algunos de ellos: i. Publicaciones nacionales e internacionales ii. Miembros con experiencia iii. Recursos de la comunidad: 28 Universidad o colegios Figura cívica u hombre de negocios con experiencia Funcionarios internacionales y nacionales de la Cámara Júnior Otras organizaciones voluntarias iv. Ocasiones, gracias a las actividades del capítulo, en que los miembros tienen la oportunidad de aplicar lo que han aprendido para superarse. Cuenta usted ya con todo lo que necesita para formular un programa que ofrezca OPORTUNIDADES INDIVIDUALES a sus miembros. 2. OPORTUNIDADES DE CAPACITACIÓN ADMINISTRATIVA a. Determine los intereses y las necesidades de sus miembros. Por lo general, muchos de estos intereses y necesidades ya habrán salido a relucir cuando consideró las oportunidades de superación personal. b. Enumere sus recursos Pero en este caso descubrirá que muchas oportunidades administrativas se encuentran en el mismo capítulo y bastan para impartir conocimientos y experiencia a los miembros. Considere cuántas OPORTUNIDADES ADMINISTRATIVAS se ofrecen a los miembros si su capítulo tiene: i. Una organización adecuada, estructurada de acuerdo con las necesidades y sometida a revisión constante. ii. Un programa sistemático y planificado. iii. Técnicas establecidas para organizar proyectos y actividades. iv. Un buen método para formular y regular el presupuesto. v. Reuniones bien planeadas. vi. Un programa de reclutamiento, retención y activación de miembros. vii. Un sistema eficaz de comunicaciones internas. viii. Buenas comunicaciones con la comunidad y un programa de relaciones públicas que proyecte una buena imagen. ix. Un programa que premie los logros y las aportaciones más sobresalientes. Todo miembro que pertenezca al capítulo tendrá muchas OPORTUNIDADES ADMINISTRATIVAS para observar, aprender y utilizar buenas técnicas administrativas. ¿Qué está haciendo su capítulo al respecto? ¿Ha llevado a cabo el Seminario de Desarrollo de Capítulos de la JCI? 29 3. OPORTUNIDADES DE DESARROLLO DE LA COMUNIDAD a. Determine los intereses de sus miembros. Los miembros viven en la comunidad y ven sus problemas, desde la falta de semáforos en las cercanías de una escuela hasta las dificultades que el gobierno causa con reglamentos innecesarios a los negocios que son fuente de empleos para la comunidad. Si los miembros están conscientes de los problemas de la comunidad, también estarán interesados en trabajar para resolverlos. Pídales su cooperación. b. Determine las necesidades de la comunidad. Consulte nuevamente la lista que llenó antes; en ella encontrará ideas sobre dónde comenzar a buscar. Considere llevar a cabo una amplia encuesta de la comunidad que seguramente sacará a relucir necesidades de las que sus miembros no están al tanto. Una encuesta completa pudiera ser una valiosa cantera de proyectos durante largos años. Y no olvide que es usted también parte de la comunidad nacional y la internacional. c. Enumere sus recursos. Descubrirá que tiene muchos, además del esfuerzo de los miembros y las posibilidades económicas del capítulo. Considere: i. Aprovechar la capacidad del capítulo de influir en la opinión pública. ii. Trabajar con otros grupos u otras personas interesadas en problemas de la comunidad. iii. Recaudar fondos y conseguir patrocinadores. iv. Presentarle al gobierno propuestas lógicas y bien planeadas. El deseo de servir a la comunidad fue una de las principales razones que llevó a un grupo de jóvenes a asociarse en San Luis y crear la organización que, con el paso del tiempo, llegó a ser la Cámara Júnior de hoy en día. El ofrecimiento de OPORTUNIDADES EN LA COMUNIDAD sigue siendo el meollo del movimiento de la Cámara Júnior. Sus miembros esperan esas oportunidades. 4. OPORTUNIDADES INTERNACIONALES a. Determine los intereses de sus miembros. Sucede con frecuencia que los miembros de la Cámara Júnior no están al tanto de las oportunidades internacionales que la organización les ofrece. Haga una lista de las cosas que pueden hacer en el campo internacional y publíquela en el próximo número de la revista o el boletín. Pídales a los miembros que indiquen qué proyectos o actividades les gustaría emprender. b. Enumere sus recursos. Entre sus recursos se cuentan: i. La Sede de la JCI ii. Su organización nacional iii. Extranjeros residentes en la comunidad; escuelas iv. Otras organizaciones internacionales v. Dependencias oficiales vi. Embajadas y consulados. Henry Giessenbier, el fundador de la Cámara Júnior, escribió en cierta ocasión: Espero que de lo profundo de esta organización, donde descansan los cimientos de la entereza y del civismo, surja algún día un mensaje que mueva a los hombres a establecer una paz duradera en el mundo.” Todo miembro de la Cámara Júnior a quien se le da la oportunidad de relacionarse con alguien de otro color, otra cultura, religión o nacionalidad, y de forjar un vínculo de entendimiento, da un paso de avance hacia la consecución del sueño de Henry Giessenbier. ¡Su capítulo tiene la responsabilidad de ofrecer esa OPORTUNIDAD. 5. OPORTUNIDADES DE DESARROLLO COMERCIAL a. Determine los intereses de sus miembros. Aun cuando prácticamente todos los miembros se ganan el sustento mediante algún tipo de actividad comercial, no todos los capítulos cuentan con actividades formales encaminadas a fomentar el desarrollo económico de la comunidad y ofrecer a sus miembros la oportunidad de mejorar sus propios negocios. b. Enumere sus recursos. Entre sus recursos debe considerar los siguientes: i. La Cámara de Comercio de la localidad ii. La experiencia de los miembros en distintas actividades comerciales iii. Universidades y escuelas de comercio iv. Oradores profesionales que tratan de temas relacionados con el comercio. Fomentar el espíritu de empresa, comprometerse con el concepto del desarrollo económico sostenible, y ratificar el principio de la JCI que postula que “la justicia económica puede ser obtenida mejor por hombres libres a través de la libre empresa” les dará a sus miembros muchas ocasiones de mejorar sus propios negocios y trabajar para brindar OPORTUNIDADES DE DESARROLLO COMERCIAL a todos los integrantes de la comunidad. 31 UNA OPORTUNIDAD PARA USTED Esta breve publicación ha hecho hincapié en las OPORTUNIDADES. Le ha mostrado a usted, en su condición de líder de la Cámara Júnior, la responsabilidad que tiene de ofrecer OPORTUNIDADES a sus miembros. Pero, al ofrecerles esas oportunidades, usted también tendrá la OPORTUNIDAD de desarrollar su potencial personal y sus dotes administrativas. Advertirá y acaso resolverá también algunos de los problemas que aquejan a la comunidad local, nacional e internacional, mejorando a la vez su propio negocio y poniendo un mejor nivel de vida al alcance de su familia y su comunidad. ¡Buena suerte; no se pierda la OPORTUNIDAD! 32 JCI Mission: “To contribute to the advancement of the global community by providing the opportunity for young people to develop the leadership skills, social responsibility, entrepreneurship and fellowship necessary to create positive change.” La Misión de la JCI: “Contribuir al adelanto de la comunidad mundial proporcionando a las personas jóvenes la oportunidad de desarrollar la capacidad de liderazgo, la responsabilidad social, el espíritu empresarial y el compañerismo necesarios para crear cambios positivos”. “La Mission de la Jeune Chambre : "Contribuer au progrès de la communauté mondiale en offrant aux jeunes gens la possibilité de développer les techniques de direction, la responsabilité sociale, l’esprit d’entreprise et la solidarité nécessaire pour effectuer des changements positifs." 33 Junior Chamber International Cámara Júnior Internacional Jeune Chambre Internationale Published by: Junior Chamber International 16120 Chesterfield Parkway West, Suite 250 Chesterfield, MO 63017 U.S.A. TEL. 1 (636) 449 3100 ; FAX 1 (636) 449 3107 E-mail: [email protected] - Web site: www.juniorchamber.org 34