Custodia de fondos.

Número
CICLO DE SUCURSALES
1.3.1.3
ADM. DE FONDOS – DISPONIBILIDADES – CUSTODIA DE FONDOS
I- OBJETIVO
Detallar los controles mínimos que hay que realizar para
custodiar los fondos existentes en caja y bancos.
II- ALCANCE:
La presente norma tiene alcance para las operaciones realizadas
en sucursales o depósitos con las excepciones establecidas en cada caso
en particular.
III- SECTOR RESPONSABLE:
El responsable es el jefe administrativo de la sucursal.
IV- ACTIVIDADES:
1- Arqueos de caja
2- Conciliaciones bancarias.
3- Canjes de valores.
1- ARQUEOS DE CAJA:
A)- Control diario de caja:
Todos los días al cierre de la operaciones el
tesorero de la sucursal deberá realizar las siguientes tareas:
1- Listar la “planilla de caja y valores” ingresando por
el punto del menú Listados – Tesorería – Planilla
de caja. Esta planilla muestra el saldo al inicio,
total de ingresos y egresos de efectivo y valores del
día, y el saldo al final
2- Listar la “Planilla de ingreso y egreso de efectivo”
por el punto del menú Consultas – Tesorería –
Ingresos y egresos de efectivo. Esta planilla
contiene todo el movimiento de efectivo realizado
en el día (ingresos y egresos) y muestra el saldo
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que debe tener el efectivo en la planilla de caja y
valores.
Contar todo el dinero existente en caja (efectivo y
valores) determinando el monto resultante.
Dicho monto debe ser coincidente con el saldo de la
planilla de caja.
Consultar el saldo de la cuenta contable “Fondos a
depositar” Cuenta. 11101003000, la que también
debe coincidir el saldo de la planilla de caja. Esta
consulta se realiza por el punto del menú Consultas
– Mayor de cuentas contables – Balance cuentas
contables .
Se debe controlar el Fondo fijo, puesto que la suma
del dinero del FF existente más los comprobantes
de gastos rendidos debe coincidir con el total del
fondo fijo asignado a la sucursal. Dicho monto lo
constituye el saldo de la cuenta contable “Fondo
fijo” nro. 11101001000.
Luego de estos controles el tesorero debe proceder
a realizar el “cierre de la caja”.
Se deberá archivar junto a la planilla de caja del día
todos los comprobantes de ingresos y egresos que
la conforman. Dicha planilla con los adjuntos debe
ser firmada por el jefe administrativo y tesorero.
B)- Arqueo mensual:
Al cierre de cada mes se debe realizar un arqueo
de caja con intervención del tesorero y jefe administrativo.
La metodología debe ser igual a la detallada en
el punto A).
C)- Planilla de Caja:
Todos los días al realizar el cierre de caja el
tesorero deberá listar la Planilla de caja y el listado de
valores en cartera. Se deberá mantener un archivo de las
mismas adjuntando los comprobantes que la conforman.
Dicha planilla deberá ser firmada por tesorero y
jefe administrativo.
2)- CONCILIACIÓN BANCARIA:
Para el proceso de Conciliación Bancaria de deben realizar
tres tareas:
1. Determinación del saldo según Libros.
2. Marcado en el sistema computarizado de todos los movimientos de
los extractos bancarios.
3. Armado del Informe de Conciliación al cierre de cada mes.
1)- Determinación del saldo bancario según Libros:
Para determinar el saldo bancario según Libros hay que tener en cuenta
los siguientes procedimientos:
1a)- Registración de todos los movimientos
bancarios:
Cuentas recaudadoras:
Ingresos
Depósitos: cte. 132
Egresos
Cheques rechazados de la sucursal: cte. 139
Gastos bancarios: cte. 137
Captación de fondos desde C. Matriz: cte. 685
Transferencias a C. Matriz: cte. 128
Cuentas pagadoras:
Ingresos
Transferencias desde C. Matriz: cte. 128
Egresos
Orden de pago directa: cte. 670
Orden de pago F.Fijo: cte. 671
Gastos bancarios: cte. 137
Pago débitos automáticos: cte. 672
2-
b)- Obtención del saldo según libros:
Para ello se debe ingresar por Consultas – Resumen de cuentas – Saldos
de maestros. Estos saldos deberán ser comparados con los saldos de las
cuentas contables de bancos ingresando por Consultas – Mayores
contables – Balances por período contable.
2)- Marcado en el sistema computarizado:
3-
a)- Cuentas Recaudadoras:
Cheques de terceros:
A partir del 1º de junio se modifica la conciliación de Cheques de
terceros. En el sistema anterior dicha conciliación se realizaba a través
del tipo de comprobante 132 (boleta de depósito). A partir de este
nuevo sistema lo que se conciliarán son directamente los cheques uno
por uno en forma automática.
En primer lugar se deberá bajar vía internet los cheques de GesVal
ingresando a la Banca Internet del Bco. Credicoop. A continuación se
muestran las impresiones de pantalla de la bajada a Excel.
Esta es la ruta por la cual se debe ingresar a GesVal:
Luego se debe clickear sobre la cuenta recaudadora, seleccionar
“Valores al Cobro”, “por fecha de liquidación”, fecha Desde/Hasta. Aquí
debemos seleccionar la fecha para la cual vamos a conciliar. Se debe
conciliar día por día.
Luego debemos seleccionar el formato con el cual se debe exportar.
Seleccionamos “Separado por comas (.csv)” en el menú desplegable y
luego se hace clic sobre “Exportar”. Aparece el siguiente menú
emergente:
Se debe guardar en alguna carpeta específica por ejemplo:
D:\Conciliación\GesVal 02-05.csv
Luego se debe abrir el programa Microsoft Excel. Dentro del programa
ingresar por Archivo – Abrir. En tipo de archivo se debe seleccionar
“Archivo de Texto (*.prn; *.txt; *.csv)” y luego abrir el archivo que se
grabó en el paso anterior.
Luego en Excel debe clickearse en Archivo – Guardar Como… y en
“Guardar Como tipo” debe seleccionarse “Texto (delimitado por
tabulaciones)(*.txt)” y clickear “Guardar”.
Va a aparecer la siguiente ventana:
Se debe clickear sobre “Si”. Luego se cierra el programa Excel y si el
mismo pide guardar los cambios se elige “No”.
Posteriormente deberemos ingresar al sistema al punto de menú
Procesos – Conciliación Bancaria – Conciliación Ch. Terceros. Aquí se
coloca Sucursal. Luego se debe buscar el archivo que grabamos
anteriormente el cual debe estar con formato txt.
Clickeamos sobre “Procesar”. En la pantalla aparecerán los cheques que
se encontraron en el extracto y en el sistema los cuales se conciliarán
marcándolos y clickeando “Graba”. Antes de hacer este proceso se
debe clickear sobre “Cheques No Conciliados” y si hubiera se debe
imprimir una copia para luego conciliarlos manualmente como se indica
mas adelante.
En la parte inferior de la pantalla se encuentran 3 botones (Cheques No
Conciliados, Cheques A Conciliar y Novedades). Los 3 conforman el
extracto y se dividen de la siguiente manera:
Los Cheques A Conciliar son los cheques que encontró en el sistema. Los
Cheques No Conciliados son los cheques que están en el resumen de
GesVal y que no están en el sistema o que tienen algún error en la
carga. Por el botón novedades se pueden ver los cheques rechazados de
ese extracto.
Los cheques que no se conciliaron en el proceso automático, los cuales
previamente han sido impresos a través del botón “Cheques NO
Conciliados” del proceso anterior, deben conciliarse manualmente.
En la mayoría de los casos el sistema no los encuentra ya que en la
boleta de depósito (TC 132) el número de banco o cheque fueron
grabados con algún error. Para realizar este proceso ingresar por
Procesos – Conciliación Bancaria – Conciliación Manual Ch. Terceros.
Debe colocarse número de banco y los últimos 4 números del cheque.
Posteriormente debe colocarse la fecha de acreditación del extracto.
Luego clickeamos “Procesar”. Se debe controlar el importe del cheque y
luego marcarlo. Posteriormente se graba. Si se quisiera desmarcar un
cheque se deben colocar número de banco y cheque y en Tipo
seleccionar 1-Desmarca.
Una vez realizado el proceso de marcado de cheques de terceros se
deberá ingresar por el punto Procesos - Conciliación Bancaria –
Conciliación Bancaria solicitando el maestro del banco el que traerá
solamente los comprobantes que restan conciliar (depósitos en efectivo,
depósitos directos de clientes, etc). Estos comprobantes deberán ser
marcados en forma manual en el sistema (forma tradicional).
Otras Consultas:
Consulta – Conciliación Bancaria – Cheques de Terceros
Acreditados
Debe colocarse maestro, desde / hasta fecha de acreditación y tildar
“depositado”.
Esta consulta permite controlar los cheques que fueron conciliados para
una fecha de acreditación determinada.
Consulta – Conciliación Bancaria – Cheques de Terceros No
Acreditados
Debe colocarse maestro, desde / hasta fecha de vencimiento y tildar
“depositado”. Esta consulta permite controlar los cheques que han
vencido y que todavía no han sido conciliados.
Consulta – Conciliación Bancaria – Control de Boletas de
Deposito
Debe colocarse el Tipo de Comprobante 132 y desde / hasta fecha de
del comprobante. Esta consulta me permite controlar que importe del
comprobante 132 se ha conciliado y que importe todavía no se ha
conciliado.
Aspectos a tener en cuenta:
 Depósitos de cheques realizados directamente por los
clientes: por razones administrativas, impositivas y
jurídicas se prohíbe registrar estos depósitos simulando un
depósito en efectivo. Solo se permitirá su registro si al
ingresar el comprobante (Ctes. 774 o 776) se conocieran
los datos del “banco y número de cheque”, y por lo tanto
fuera registrado íntegramente
 Existen algunos casos donde el banco acredita un cheque por nota
de crédito – NC/ND gravada- y no por Gesval y esa NC/ND
gravada tampoco es por el importe exacto del cheque sino que
tiene descontados gastos. En estos casos no se podrá conciliar por
automáticamente con los datos de GesVal por lo que se deberá
solicitar los datos al cliente para luego conciliarlos manualmente.
 Depósitos de efectivo y cheques: ya sea que el depósito lo hubiera
realizado la misma sucursal o directamente el cliente (Ctes. 132,
774 o 776, según el caso), siempre se deberá registrar separado
el efectivo de los cheques.
 Siempre hay que verificar que el extracto bancario coincida con el
GesVal.
Otros movimientos:
Los demás movimientos de las cuentas recaudadoras deberán
conciliarse en forma manual contra los comprobantes que les
dieron origen.
En el caso de los depósitos de efectivo que realizan directamente los
clientes existe una consulta que permite identificar los mismos por fecha
de acreditación. Se debe ingresar por Consultas – Valores – Cobros con
depósitos. Luego se solicitan los tipos de comprobantes 774 y 776. El
listado desplegará todos los comprobantes registrados mostrando en la
primer columna la fecha real de acreditación y todos los datos del cliente
para lograr identificarlos fácilmente en el estracto.
4-
B)- Cuentas Pagadoras:
Las cuentas pagadoras deberán conciliarse en forma manual contra los
comprobantes que les dieron origen (como hasta ahora).
3)- Informe mensual de Conciliación bancaria:
Para la realización del informe de conciliación mensual se deberá utilizar
los siguientes listados:
Cheques pendientes de acreditar: Este listado detalla todos aquellos
cheques que no han sido marcados una vez realizado el mencionado
procedimiento automático. Se deberá ingresar por Consulta –
Conciliación Bancaria – Cheques de Terceros No Acreditados
(también pueden consultarse Consulta – Tesorería - Mov de
Conciliación – tildar sin marcar).
3)- CANJE DE VALORES:
Se utiliza en el caso de que un cliente
solicite cancelar un cheque que se encuentra en
la cartera de la sucursal, con efectivo u otro
cheque.
Se debe aplicar el siguiente procedimiento:
- Registrar la operación mediante el tipo
de comprobante 124 “Cobro y canje
de
valores”.
Este
comprobante
realiza el ingreso a la caja del efectivo
o cheque y el egreso del valor que se
encontraba en cartera.
- Se deberá realizar un recibo manual
para ser entregado al cliente.
- El comprobante 124 deberá registrarse
con el número del recibo manual.
- El original del comprobante manual
debe ser entregado al cliente y el
duplicado debe quedar archivado junto
a la planilla de caja firmado por el jefe
administrativo.