FORMATOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA

FORMATOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Item
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Código – Nombre del formato – Versión Descripción
Fecha
MPA-02-F-01 - Solicitud de Fotocopias – Formato para autorización de pedido de fotocopias. Uso
General.
Versión 2 - 09/10/09
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MPA-02-F-02 - Control solicitud de fotocopias - Formato para consolidado de las solicitudes de fotocopias. Uso
de las Direcciones Territoriales.
Dirección Territorial – Versión 2 - 09/10/2009
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Formato para registrar el listado de personal que requiere el
MPA-02-F-03 - Autorización entrada de
ingreso a las instalaciones de la corporación en horario fuera de
personal en horas no laborales – Versión 2 oficina, para adelantar labores, otorgándosele la respectiva
17/09/09
autorización para ello. Uso General.
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Formato para el tramite y otorgamiento de solicitudes de
MPA-02-F-04 - Solicitud de permisos – Versión permisos, licencias, vacaciones y otro tipo de ausentismos
justificados por parte de los funcionarios de la Corporación. Uso
2 – 17/09/09
General.
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MPA-02-F-05 – Solicitud de
laborales – Versión 2 – 17/09/09
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Formato para registrar y controlar las solicitudes de certificados
certificados laborales, por parte del personal de la Corporación. Uso de la
Secretaria General - Área de Talento Humano y área de
Contratación.
Encuesta para realizar las entrevistas a los productores de los
documentos de CORPONOR, según los formatos establecidos
por el Archivo General de la Nación de Colombia, con el objetivo
MPA-02-F-01-1 - Encuesta de Estudio Unidad de identificar y definir las unidades documentales, analizar la
Documental – Versión 2 – 08/09/09
producción y trámite documental, con base en los manuales de
procedimientos de las dependencias e Identificar los valores
primarios de la documentación. Uso Secretaria General - área
de Archivo y Correspondencia.
Formato para registrar el listado de series y sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por
MPA-02-F-01-2
- Tabla de
retención
cada unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones,
documental - Versión 2 – 08/09/09
indicando la disposición final de los mismos. Uso Secretaria
General - área de Archivo y Correspondencia.
Formato para registrar el archivo considerado como fondo
acumulado, aplicando criterios de selección y valoración
MPA-02-F-01-3Tabla
de
valoración secundaria de la documentación, para presentarla en el comité
documental - Versión 2 – 08/09/09
de Archivo y Correspondencia y aprobar el destino final de la
documentación: Conservación Total, Eliminación y Digitalización.
Uso Secretaria General - área de Archivo y Correspondencia.
MPA-02-F-01-4 - Listado de documentos en Formato para relacionar los documentos que conforman el
expediente y dejar constancia de su existencia. Uso General.
Expediente - Versión 2 - 09/10/09
Formato para actualizar el Inventario del archivo central e
MPA-02-F-01-5 - Inventario Único Documental
histórico que haya cumplido el tiempo de retención de los
- Versión 2 - 09/10/09
documentos. Uso General.
Formato para dejar constancia de que el funcionario o contratista
MPA-02-F-01-6 - Paz y Salvo - Versión 4 - ha cumplido con las obligaciones previstas de acuerdo con sus
09/10/09
funciones, con motivo de la liquidación del contrato, traslado o
desvinculación. Uso General.
Formato para registrar el préstamo de documentos de acuerdo a
MPA-02-F-01-7 - Planilla control prestamos de
las solicitudes verbal o escrita de funcionarios y/o contratistas.
documentos - Versión 3 - 09/10/09
Uso General.
Formato para dejar constancia sobre la visita para entrega de
MPA-02-F-02-1 - Constancia de Visita Servicio correspondencia en cada área, en el caso de no encontrarse al
personal encargado de recibirla, en la ruta establecida. Uso
de Recorrido Interno – Versión 2 - 09/10/09
Secretaria General - área de Archivo y Correspondencia
MPA-02-F-02-2 - Nota interna - Versión 2 - Formato para dar trámite a la documentación interna y externa
09/10/09
de la Corporación. Usado también para realizar la devolución de
Item
Código – Nombre del formato – Versión Fecha
mensajería
Descripción
los documentos cuando llegan incompletos o no están
debidamente firmados el original y sus copias haciendo las
respectivas observaciones del caso. Uso General.
Formato de apoyo utilizado para registrar y llevar el control de la
rutas de entrega de correspondencia (correo entregado a la
mano) dirigida al exterior de la Corporación, en el caso de que el
sistema CID no genere el reporte. Uso Secretaria General área de Archivo y Correspondencia.
Formato para registrar la correspondencia que ha sido devuelta
por la empresa de correos y ser nuevamente entregada a cada
Subdirección u Oficina que había solicitado el servicio de envió,
dejando constancia de la devolución. Uso Secretaria General área de Archivo y Correspondencia.
Formato para señalar el traslado de un documento, cuando el
trámite u objeto al que hace mención compete a otra
dependencia y debe hacerse llegar a la oficina y/o funcionario
inherente. Uso General.
Formato diseñado para registrar las solicitudes de envió y
recepción de documentos a través del fax, por parte de las
diferentes dependencias. Uso Secretaria General - área de
Archivo y Correspondencia.
Formato para registrar y hacer entrega de revistas, folletos,
invitaciones, copias, etc, recibidos externamente como parte de
la correspondencia externa recepcionada, y ser distribuida en las
rutas de entrega de correspondencia interna a las dependencias
que corresponda. Uso Secretaria General - área de Archivo y
Correspondencia
Formato para llevar un control y registro las comunicaciones
internas y externas que llegan a la dependencia, así como
señalar el traslado de los mismos, cuando el trámite u objeto al
que hace mención compete a otra dependencia y debe hacerse
llegar a la oficina y/o funcionario inherente, permitiendo hacer el
respectivo seguimiento de la respuesta del comunicado. Uso
General.
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MPA-02-F-02-3 - Planilla de
externa – Versión 2 – 09/10/09
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MPA-02-F-02-4 - Planilla devolución correo
externo - Versión 2 – 09/10/09
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MPA-02-F-02-5 - Planilla de Control de pases
de comunicaciones oficiales - Versión 2 09/10/09
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MPA-02-F-02-6 - Control fax recibidos y
enviados - Versión 2 - 09/10/09
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MPA-02-F-02-7- Planilla envió copias y folletos
- Versión 2 - 09/10/09
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MPA-02-F-02-8 - Registro de comunicaciones
en la Dependencia – Versión 2 – 08/09/09
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Formato para registrar y controlar la entrega o traspaso de
MPA-02-F-02-9 – Planilla de entrega de documentos, expedientes y/o archivos para dar el trámite
documentos - Versión 2 - 09/10/2009
correspondiente por parte de otras dependencias, oficinas o
personal designado. Uso General.
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MPA-02-F-03-1 - Boletín de publicaciones Versión 2 - 05/10/09
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MPA-02-F-03-2 - Registro de usuario – Versión
2 - 05/10/09
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MPA-02-F-03-3 – Formato Control de
préstamo documentos - Versión 2 - 05/10/09
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MPA-02-F-03-4 - Autorización de descuento –
Versión 2 - 05/10/09
Formato para registrar la información nueva que ha adquirido el
Centro de Documentación Ambiental en un periodo determinado
(trimestral) y hacerla de conocimiento público para el personal
interno de la Corporación y los usuarios. Uso Secretaria
General - Centro de Documentación Ambiental.
Formato de registro y control de usuarios que diariamente van al
Centro de Documentación Ambiental, a solicitar información y
realizar consultas del material bibliográfico disponible. Ficha que
debe ser suministrada a cada usuario para ser diligenciada. Uso
Secretaria General - Centro de Documentación Ambiental.
Formato para registrar el préstamo de documentos, material de
consulta, videos, etc del Centro de Documentación Ambiental, de
acuerdo a las solicitudes verbal o escrita de funcionarios y/o
contratistas. Uso Secretaria General Centro de
Documentación Ambiental.
Formato para ser diligenciado en el caso de que un funcionario
no cumpla con la reposición del material que le hayan prestado,
en los términos del artículo sexto del Reglamento del Centro de
Documentación Ambiental de CORPONOR, o en caso de
pérdida, daño, mutilación o no entrega, será descontado
directamente del salario o liquidación final de las prestaciones
sociales mediante la autorización de descuento. Uso Secretaria
General - Centro de Documentación Ambiental.
Item
Código – Nombre del formato – Versión Fecha
Descripción
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Formato para identificar las necesidades de información de los
funcionarios adscritos a las subdirecciones misionales, con el fin
MPA-02-F-03-5 - Perfil del usuario - Versión 1 - de enviarles la tabla de contenido de los documentos que el
05/10/09
Centro de Documentación
considera importantes para el
desarrollo de sus actividades. Uso Secretaria General - Centro
de Documentación Ambiental.
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Formato para registrar y controlar la información entregada en
MPA-02-F-03-6 - formato control devolución a
medio digital a los usuarios que lo solicitan y proporcionan este
los usuarios de CD ROM y/o DVD con
medio para grabarla (CD ROM - DVD). Uso Secretaria General
información ambiental - Versión 1 - 05/10/09
- Centro de Documentación Ambiental
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Formato para control y registro de los mantenimiento
proyectados y autorizados a los equipos, bienes y vehículos
MPA-02-F-04-1 – Autorización Mantenimiento automotores de la Corporación conforme al programa de
– Versión 2 – 05/10/09
mantenimiento anual según los términos estipulados dentro de
cada contrato perfeccionado para ejecutar tal labor. Uso
Secretaria General – Área Servicios Generales.
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Documento para elaborar la programación semanal de
MPA-02-F-04-2 - Programación Semanal de
asignación de vehículos para el cumplimiento de las actividades
Vehículos de la Corporación – Versión 2 – misionales de las subdirecciones. Uso Subdirecciones
05/10/09
Misionales.
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Formato para realizar el seguimiento y control de las salidas y
MPA-02-F-04-3 - Control de salida y entrada entradas de los vehículos de la Corporación, en cumplimiento de
de vehículos de la Corporación - Versión 2 – las funciones y actividades propias de la entidad, y/o
programación de mantenimientos preventivos y correctivos. Uso
05/10/09
Secretaria General – Área Servicios Generales.
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Formato para registro y control de la salidas y entradas de
MPA-02-F-04-4 – Control de salida y entrada
bienes muebles y equipos de la Corporación, previa autorización
de equipos de la Corporación - Versión 2 –
del Jefe Inmediato. Uso Secretaria General – Área Servicios
05/10/09
Generales.
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Formato para realizar el seguimiento y control de las salidas y
entradas de equipos y vehículos de las Direcciones Territoriales
MPA-02-F-04-5 - Control de salida y entrada
de la Corporación, en cumplimiento de las funciones y
de vehículos y equipos de la dirección
actividades propias de la entidad, y/o programación de
territorial - Versión 2 – 05/10/09
mantenimientos preventivos y correctivos. Uso exclusivo de
Direcciones Territoriales
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Formato para registrar las autorizaciones de salidas de vehículos
MPA-02-F-04-10 – Autorización salida de
que no han sido contempladas dentro de la programación
vehículos - Versión 2 – 05/10/09
semanal. Uso Secretaria General – Área Servicios Generales.
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Formato usado para hacer los respectivos pedidos de insumos
MPA-02-F-05-1 - Solicitud elementos consumo
y/o elementos al almacén para el normal funcionamiento de las
- Versión 2 - 05/10/2009
actividades de cada dependencia. Uso General.
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Formato para registrar el cambio de la ubicación física de bienes
MPA-02-F-05-2 - Traslado de elementos
dentro de las dependencias y oficinas de la entidad, ocasionando
devolutivos entre dependencias – Versión 2 por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los
05/10/09
entrega y transfiriéndola a quien la recibe. Uso General.
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Formato para dejar constancia de entrega de bienes y elementos
MPA-02-F-05-3 - Acta de entrega de bienes y
entregados a usuarios externos de la Corporación. Uso
elementos – Versión 2 - 05/10/09
Exclusivo Secretaria General – Área de Almacén.
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Formato para verificar la información que se ha suministrado al
nuevo personal de ingreso de la Corporación. Información sobre
MPA-02-F-08-1 - Lista de chequeo - inducción
cultura organizacional de la entidad, condiciones de trabajo,
de personal – Versión 2 – 17/09/09
responsabilidades, funciones del cargo, el Sistema de gestión de
calidad y Sistema de control interno. Uso de Secretaria General
Item
Código – Nombre del formato – Versión Fecha
Descripción
– Área de Talento Humano.
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Formato para verificar que la hoja de vida del funcionario esta
MPA-02-F-08-2 – Lista de Chequeo – Hojas de
completa y cumple con los requisitos exigidos. Uso de la
Vida - Versión 2 – 17/09/09
Secretaria General - Área de Talento Humano.
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MPA-02-F-08-3 - Relación de calificación Formato para relacionar las calificaciones por niveles del
personal de carrera administrativa – Versión 3 personal de carrera administrativa. Uso de la Secretaria
General - Área de Talento Humano.
- 17/09/09
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Formato para registro de la identificación de las necesidades de
capacitación del personal a nivel general de cada dependencia,
MPA-02-F-09-1 - Identificación necesidades de
que se puedan incluir dentro del plan de Capacitación
capacitación – Versión 2 – 27/08/09
Institucional de la vigencia. Uso de los Subdirectores, Jefes de
Oficina y Área de Talento Humano.
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Formato para registro de la identificación de las necesidades de
MPA-02-F-09-2 - Identificación necesidades
capacitación a nivel individual del personal de las dependencia
individuales de capacitación – Versión 2 –
de la Corporación, que se puedan incluir dentro del plan de
27/08/09
Capacitación Institucional de la vigencia. Uso General.