INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código: 08/I2 Versión: 00 Fecha de aprobación: 15-07-10 Página 1 de 4 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y directrices necesarios para realizar adecuadamente las transferencias documentales desde los archivos de gestión hacia el archivo central; además favorecer la conservación y las futuras consultas físicas y digitales de la documentación producida en la entidad. 1. DEFINICIONES 1.1. ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión una vez finalizado su trámite, los cuales siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias dependencias o los particulares si el documento es público. 1.2. ARCHIVOS DE GESTIÓN: Es aquel donde se reúne la documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa por la misma oficina u otras que lo soliciten. Son los archivos de las oficinas productoras. 1.3. ARCHIVO HISTORICO: A él transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Ley 594 de 2000. 1.4. DOCUMENTO DE APOYO: Es un documento producido por Entidades externas que llega a la Empresa y sirve como información de soporte para el normal desarrollo de las actividades de la misma. 1.5. RETENCIÓN: Plazo en términos de tiempo (años), en que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central. 1.6. SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES: Nombres asignados a los conjuntos de unidades documentales, emitidas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. 1.7. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 2. ACTIVIDADES PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Las transferencias documentales deberán realizarse con base en las Tablas de Retención Documental de la Entidad, es decir cada dependencia deberá verificar el cumplimiento de los tiempos de retención de las unidades documentales que produce y tramita, con el fin de llevar a cabo su traslado al archivo central oportunamente y con base al cronograma de fechas establecido para tal fin. La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de la INTRANET-SIGO. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código: 08/I2 Versión: 00 Fecha de aprobación: 15-07-10 Página 2 de 4 2.1. LEGAJAR LOS DOCUMENTOS Y NUMERAR CARPETAS: Los documentos deben ir debidamente legajados, y las carpetas numeradas consecutivamente comenzando con el número 1,2 y así sucesivamente. NOTA: No se deben utilizar A-Z para el almacenamiento de la documentación. 2.2. MARCAR CARPETAS: Las carpetas se deben marcar con el nombre de la empresa y de la dependencia productora de dichos documentos con su respectivo código, y deben reflejar las series y subseries documentales (hace referencia al asunto) de dicha dependencia, todo lo anterior según las Tablas de Retención Documental de la Entidad. Además se deben anotar las fechas extremas de los documentos que conforman la unidad documental y el número de folios. 2.3. MARCAR CAJAS: Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos. 2.4. ELIMINAR DUPLICIDAD DOCUMENTAL: No enviar dentro de las carpetas documentos duplicados (fotocopias) de un mismo ejemplar o documentos que no hacen parte de la serie o que están contenidos en otras series documentales, en este caso se debe hacer mención de su ubicación para facilitar la consulta. 2.5. SEPARAR LOS DOCUMENTOS DE APOYO: Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto no deberán ser o hacer parte de una transferencia documental al Archivo Central y podrán ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de la unidad administrativa. 2.6. ORDENAR LOS DOCUMENTOS: Los documentos al interior de la carpeta se deben ordenar cronológicamente, el folio uno (1) registra la fecha más antigua y el último folio registra la fecha mas reciente. Se debe tener cuidado de no repetir números en la foliación o de omitirlo, no utilizar 1ª. 1B, 1Bis. Si el expediente lleva más de dos (2) carpetas, la foliación de la segunda será continuación de la primera, ejemplo si la primera carpeta termina en el folio 200, la segunda iniciara con el folio 201, precisando en la carpeta 1 de 2 y en la segunda 2 de 2. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de las unidades de archivo, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. 2.7. FOLIAR LAS UNIDADES DOCUMENTALES: Para asegurar la integridad de las series documentales, se debe foliar cada uno de los documentos que conformen una unidad La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de la INTRANET-SIGO. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código: 08/I2 Versión: 00 Fecha de aprobación: 15-07-10 Página 3 de 4 documental. Consiste en numerarlos en la parte superior derecha con lápiz color rojo de forma tal que no oculte la información allí registrada; antes de foliar se deben retirar los documentos duplicados y documentos de apoyo, también los ganchos, clips y desdoblar la hojas. 2.8. DILIGENCIAR EL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO: En el momento de realizar las transferencias, los archivos deben estar debidamente relacionados en el formato único de inventario que se anexa, de no observar este formato las transferencia no serán recibidas en el archivo. 2.9. RELACIONAR LOS ANEXOS DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES: Relacionar tanto los expedientes, como los medios magnéticos en el formato único de inventario documental anexo, el cual debe estar completamente diligenciado y remitirse como anexo de un comunicado interno dirigido al Centro de Administración Documental. Tener en cuenta que la relación de cada dependencia es para el control y consulta de los archivos de gestión en el archivo central. 2.10. REALIZAR TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRAL: En las tablas de retención aprobadas para la entidad en el 2003, se establecieron unas fechas para que cada dependencia realice sus transferencias documentales. Dichas fechas pueden verse en el siguiente cuadro. Dependencia Gerencia General Secretaría General Control Interno Dirección de Relaciones con la Comunidad Gerencia de Contratación Gerencia Administrativa y Financiera Dirección Administrativa Dirección Financiera Gerencia de Proyectos Urbanos Gerencia de Vivienda y Hábitat Gerencia de Gestión Urbana Gerentes Especiales Gerencia del Centro Programas Urbanos Integrales –PUI Ejecución Plan de Ordenamiento del Poblado 2.11. Código 10100 10200 10300 10400 11000 12000 12100 12200 13000 14000 15000 16000 16100 16200 16300 Fecha Abril Abril Mayo Mayo Junio Julio Agosto Agosto Septiembre Septiembre Octubre Octubre Noviembre Noviembre Noviembre RECOMENDACIONES No se deben enviar carpetas con nombres genéricos que no expresan la información que contienen. Varios La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de la INTRANET-SIGO. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código: 08/I2 Versión: 00 Fecha de aprobación: 15-07-10 Página 4 de 4 Asuntos varios Comunicaciones enviadas o comunicaciones recibidas Pendientes, etc. Los legajos deben tener solo los documentos que hacen parte integral de la serie y subserie (temas) que se producen en el transcurso de los trámites y están unidos por la relación causa efecto, de ahí que deban ser ordenados cronológicamente y en forma descendente. Por ejemplo si se trata de un contrato podrá ordenarse la información de la siguiente manera: Solicitud de cotización, cotización, acta de comité, solicitud disponibilidad y compromiso, etc. No se deben enviar documentos con clips, ganchos mariposa o ganchos de cosedora. Las carpetas no deben tener más de un gancho legajador por que de lo contrario, quedan muy gruesas y pesadas, lo que conllevará al maltrato y deterioro de los documentos. Se sugiere que cada carpeta lleve máximo 250 folios. No se recibirán archivos en A-Z, solo en la unidad de conservación (carpetas). No se deben enviar carpetas, diskettes, CD, VHS etc; en paquetes amarrados, en su lugar, se empacan en cajas de archivo debidamente marcadas para evitar el deterioro o pérdida de los mismos. Estos documentos deben ir debidamente marcados en las etiquetas de la misma forma que los expedientes. La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de la INTRANET-SIGO. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA